Khi bạn bắt đầu quá trình lập kế hoạch dự án, một trong những câu hỏi đầu tiên bạn nên tự hỏi mình là, "Điều gì có thể xảy ra?"
Nghe có vẻ bi quan, nhưng các nhà quản lý dự án thực dụng hiểu rằng kiểu suy nghĩ này có thể ngăn ngừa được. Các vấn đề chắc chắn sẽ phát sinh và bạn sẽ cần một chiến lược quản lý rủi ro ở chỗ để biết cách quản lý rủi ro trong quá trình chuẩn bị dự án.
Nhưng làm thế nào để bạn giải quyết những điều chưa biết? Trong bài đăng này, chúng tôi sẽ nói về các cách để nhận ra những rủi ro tiềm ẩn để bạn có thể xác định và theo dõi chúng trong dự án của mình. Bạn sẽ học cách lập kế hoạch quản lý rủi ro dự án và cách thực hiện đánh giá.
Chính xác thì Quản lý Rủi ro Dự án (PRM) là gì?
Quản lý rủi ro dự án là quá trình mà qua đó các nhà quản lý dự án quản lý các rủi ro tiềm ẩn có thể có tác động đến dự án, cả thuận lợi và tiêu cực. Mục đích là để giảm mức độ nghiêm trọng của những mối nguy hiểm này.
Rủi ro là gì?
Rủi ro được định nghĩa là bất kỳ sự cố bất ngờ nào có thể ảnh hưởng đến con người, công nghệ, nguồn lực hoặc quy trình (bao gồm cả các dự án). Rủi ro, trái ngược với các vấn đề thông thường, là những tình huống có thể xảy ra đột ngột, và đôi khi hoàn toàn bất ngờ.
Các nhà quản lý dự án không phải lúc nào cũng biết những rủi ro mà dự án sẽ phải đối mặt khi nào chúng sẽ xảy ra và tại sao. Do mức độ không chắc chắn đáng kể, việc quản lý rủi ro dự án đòi hỏi một cách tiếp cận nghiêm túc và thấu đáo.
Tóm lại, quy trình Quản lý Rủi ro Dự án là phát hiện rủi ro, phân tích chúng và sau đó ứng phó với bất kỳ mối nguy hiểm nào có thể phát triển trong vòng đời của dự án.
Điều này được thực hiện để hạn chế tác động của rủi ro càng nhiều càng tốt để các mục tiêu sẽ được hoàn thành trong tương lai.
Ai phụ trách Quản lý Rủi ro Dự án?
Mặc dù Quản lý Rủi ro Dự án là giống nhau đối với mọi dự án, nhưng nó có thể có nhiều hình thức khác nhau. Các loại và quy mô dự án khác nhau đòi hỏi một cách tiếp cận khác nhau để quản lý rủi ro.
Nhiều dự án quy mô lớn dành một lượng lớn thời gian và nỗ lực cho các giải pháp quản lý rủi ro và giải quyết vấn đề toàn diện.
Một danh sách ưu tiên đơn giản gồm các rủi ro ưu tiên cao, trung bình và thấp là đủ cho các dự án nhỏ hơn.
Đánh giá Quản lý Rủi ro Dự án
Việc đánh giá rủi ro thích hợp trong quản lý dự án sẽ không chỉ làm giảm nguy cơ xảy ra sự kiện tiêu cực mà còn giúp giảm thiểu quy mô mà sự kiện xảy ra. Một kết quả tiêu cực không lường trước được là cơn ác mộng tồi tệ nhất của người quản lý dự án; từ mua sắm dự án đến thực hiện dự án, một triệu lẻ một việc có thể xảy ra sai sót. Đây là lúc đánh giá quản lý rủi ro dự án hoặc đánh giá rủi ro phát huy tác dụng.
Đánh giá rủi ro
Đánh giá rủi ro là một khái niệm quản lý rủi ro chủ yếu quan tâm đến việc phân tích xác suất và quy mô của các mối nguy cụ thể. Để xác định mức độ quan trọng của rủi ro, rủi ro ước tính được so sánh với các tiêu chí rủi ro được xác định trước.
Nó có tính đến bất kỳ mối quan hệ nào giữa các thành phần nằm trong hoặc ngoài phạm vi nghiên cứu. Các nhà tính toán hoặc chuyên gia đánh giá rủi ro luôn phụ trách quá trình này.
Tầm quan trọng của Đánh giá Quản lý Rủi ro Dự án
Một dự án được thực hiện tốt phụ thuộc vào năng lực thực hiện đánh giá rủi ro kỹ lưỡng trước khi bắt đầu dự án. Điều này đảm bảo rằng các thành viên trong nhóm dự án không chỉ biết những gì sẽ xảy ra mà còn nắm bắt được tầm quan trọng của một sự kiện không lường trước được như vậy.
Nó cho phép các bên liên quan tạo ra một kế hoạch dự phòng có thể giúp họ lập kế hoạch tốt hơn và sau đó chấp nhận, di dời hoặc loại bỏ rủi ro.
Một tuyên bố an toàn là kết quả của việc đánh giá rủi ro. Tuyên bố an toàn đảm bảo rằng:
- Tổ chức hoạt động có đạo đức.
- Trong trường hợp xảy ra vụ kiện, tất cả các bên liên quan đều có sự bảo vệ của pháp luật.
- Nó đảm bảo rằng tổ chức được chuẩn bị về mặt tài chính cho bất kỳ chi phí nào có thể phát sinh.
Các bước trong Đánh giá Quản lý Rủi ro Dự án
# 1. Tất cả các mối nguy hiểm tiềm ẩn được xác định bởi người đánh giá rủi ro.
Để xác định các mối nguy, người đánh giá có thể tham khảo cơ sở dữ liệu về các dự án tương tự trước đó. Sau đó, một buổi động não được tổ chức để làm mới ký ức của các thành viên trong nhóm về các sự kiện trước đó trong khi đặc biệt chú ý đến các mối quan hệ cá nhân, sự năng động của nhóm và bỏ qua mọi lời chỉ trích.
Người đánh giá sẽ cố gắng khám phá nguyên nhân cốt lõi của rủi ro bằng cách tập trung vào các khía cạnh quan trọng đối với sự thành công của dự án trong khi mọi người cân nhắc về các mối quan tâm có thể khiến các thành phần thành công đó thất bại. Những câu hỏi như, "Điều gì có thể xảy ra?" ”“ Nó sẽ xảy ra ở đâu? " "Làm sao điều này xảy ra được? ”Cũng như“ Nó sẽ xảy ra như thế nào? ”Được đặt ra.
Nó cũng sẽ hữu ích nếu biết liệu các mối nguy hiểm là vật chất, pháp lý, chiến lược hoặc tài chính.
# 2. Phân loại rủi ro
Người đánh giá rủi ro phân loại tất cả các rủi ro được phát hiện dựa trên xác suất và tác động ở giai đoạn đánh giá rủi ro này.
Người đánh giá xem xét khả năng xảy ra rủi ro và phân loại nó thành thấp, trung bình hoặc cao. Về tác động, hãy xem xét mức độ lan truyền của nó và những ai hoặc những nơi nào có thể bị ảnh hưởng. Điều này cũng có thể được phân loại là thấp, trung bình hoặc cao.
# 3. Đánh giá rủi ro
Chuyên gia tính toán hoặc chuyên gia đánh giá (tùy thuộc vào người bạn chọn) quyết định cách xử lý các rủi ro có mức độ ưu tiên cao hơn trong khi đánh giá rủi ro. Công ty bảo hiểm có thể được kêu gọi để cung cấp bảo hiểm rủi ro.
Trong một số trường hợp, các đề xuất để giảm hoặc loại bỏ rủi ro có thể được đưa ra; các hoạt động xung quanh nó có thể bị thay đổi và rủi ro loại thấp hơn hoặc trung bình sẽ được theo dõi để xác định xem chúng có phát triển thành rủi ro loại cao hơn hay không.
#4. Các phân tích và đánh giá được lập thành văn bản, đồng thời đưa ra các khuyến nghị thích hợp cho nhóm dự án.
Dự phòng được đưa ra trong giai đoạn đánh giá rủi ro dự án này để đảm bảo cho dự án và tất cả tài sản. Điều này được thực hiện theo một số cách:
- Chấp nhận rủi ro
- Chuyển giao nguy cơ (cho công ty bảo hiểm)
- Chấp nhận nguy hiểm
- giảm rủi ro
Các khía cạnh của Kế hoạch quản lý rủi ro
Sẽ có những mối nguy hiểm trong bất kỳ dự án thiết kế và phát triển web nào, dự án xây dựng, hoặc thiết kế sản phẩm. Đó chỉ đơn giản là bản chất của quản lý dự án. Nhưng đó cũng là lý do tại sao việc lập kế hoạch trước thời hạn bằng cách xây dựng chiến lược quản lý rủi ro dự án luôn là điều cần thiết. Kế hoạch quản lý rủi ro dự án thường bao gồm một số khía cạnh, được trình bày chi tiết dưới đây.
# 1. Nhận biết các mối nguy tiềm ẩn
Việc xác định rủi ro diễn ra ở cả dự án và trong toàn bộ dự án. Trong khi nhiều mối nguy hiểm được coi là “rủi ro đã biết”, những nguy cơ khác có thể cần điều tra thêm.
Tạo danh sách kiểm tra nhận dạng rủi ro phù hợp với loại dự án của bạn để phát hiện rủi ro. Điều này có thể được thực hiện bằng cách phỏng vấn tất cả các bên liên quan và các chuyên gia trong ngành. Nhiều mối nguy có thể được phân loại là kỹ thuật hoặc tổ chức, sau đó được xác định theo các danh mục phụ cụ thể như công nghệ, giao diện, hiệu suất, hậu cần, ngân sách, v.v. Tạo rủi ro kho mà bạn có thể chia sẻ với mọi người mà bạn đã phỏng vấn để có một vị trí tập trung cho tất cả các mối nguy hiểm đã biết được phát hiện trong quá trình xác định.
# 2. Tạo một biểu đồ so sánh tác động với khả năng xảy ra.
Trong giai đoạn quản lý này, bạn sẽ xem xét tác động định tính và định lượng của rủi ro, chẳng hạn như khả năng rủi ro xảy ra so với tác động đến dự án của bạn và đưa nó ra ma trận hoặc bảng tính.
Để bắt đầu, bạn sẽ cung cấp điểm xác suất cho khả năng xảy ra nguy hiểm từ thấp đến cao. Sau đó, bạn sẽ xếp hạng tác động rủi ro của mình từ thấp đến trung bình đến cao và ấn định điểm số cho từng loại. Điều này sẽ cung cấp cho bạn một dấu hiệu về mức độ rủi ro có thể có ảnh hưởng đến sự thành công của dự án, cũng như mức độ phản ứng ngay lập tức.
Để làm cho ma trận dễ nắm bắt hơn đối với tất cả các thành viên trong nhóm và các bên liên quan, hãy cung cấp điểm rủi ro tổng thể bằng cách nhân điểm mức ảnh hưởng của bạn với điểm xác suất rủi ro.
# 3. Lập kế hoạch ứng phó rủi ro
Lập kế hoạch ứng phó rủi ro của bạn thông thường bao gồm ba khái niệm cơ bản: loại bỏ rủi ro của bạn và giảm thiểu cả tác động của rủi ro đối với dự án và rủi ro xảy ra. Làm như vậy thường phải trả giá bằng cả thời gian hoặc tiền bạc. Do đó, bạn nên bố trí thời gian, tiền bạc và phạm vi của mình một cách hợp lý trước khi phát triển kế hoạch quản lý rủi ro của mình.
#4. Gán rủi ro cho Chủ sở hữu.
Ngoài ra, bạn nên chỉ định một chủ sở hữu rủi ro cho mỗi rủi ro. Mặc dù trình quản lý dự án thường là mặc định, nhưng bạn phải cụ thể. Khi tạo ma trận của bạn, hãy bao gồm chủ sở hữu của mỗi rủi ro để không ai không rõ ai sẽ chịu trách nhiệm thực hiện phản ứng nếu rủi ro xảy ra và chủ sở hữu có thể có hành động kịp thời.
Ghi lại phản hồi cụ thể và được tất cả các bên liên quan cho phép trước khi thực hiện. Bằng cách đó, bạn sẽ có một bản ghi về vấn đề và cách giải quyết của nó sau khi dự án kết thúc.
# 5. Nhận ra các kích hoạt của bạn
Điều này có thể xảy ra có hoặc không có rủi ro đã ảnh hưởng đến dự án của bạn và nó đặc biệt phổ biến trong các mốc quan trọng của dự án như một cách để xem xét tiến độ dự án. Nếu có, hãy nghĩ đến việc phân loại lại các mối nguy hiện có.
Ngay cả khi các yếu tố kích hoạt nhất định chưa được thỏa mãn, bạn nên phát triển một kế hoạch dự phòng khi dự án tiến triển — có lẽ các tiêu chí cho một rủi ro nhất định sẽ không còn tồn tại khi một điểm nhất định trong dự án đã đạt được.
# 6. Tạo kế hoạch dự phòng
Hãy coi tác động rủi ro và ma trận xác suất của bạn là một tài liệu luôn thay đổi. Phân loại rủi ro của bạn có thể thay đổi bất kỳ lúc nào trong quá trình thực hiện dự án của bạn, do đó bạn phải phát triển một kế hoạch dự phòng như một phần của quy trình của mình.
Việc phát hiện ra những rủi ro mới trong suốt các mốc quan trọng của dự án và đánh giá lại những rủi ro hiện có để xem liệu có đáp ứng được bất kỳ điều kiện nào cho những rủi ro đó hay không là những ví dụ về lập kế hoạch dự phòng. Bất kỳ phân loại lại rủi ro nào cũng cần phải điều chỉnh một chút đối với kế hoạch dự phòng của bạn.
# 7. Xác định ngưỡng rủi ro của bạn
Việc đo lường ngưỡng rủi ro của bạn đòi hỏi phải xác định rủi ro nào là quá cao và thảo luận với các bên liên quan để xác định xem liệu có đáng để tiếp tục dự án hay không - về mặt thời gian, tiền bạc hoặc phạm vi.
Xem xét các rủi ro của bạn có điểm “rất cao” hoặc nhiều hơn một vài xếp hạng “cao” và tham gia với nhóm lãnh đạo của bạn và các bên liên quan để đánh giá xem bản thân dự án có nguy cơ thất bại hay không. Những rủi ro cần tham vấn thêm đã vượt qua ngưỡng rủi ro.
Các phương pháp hay nhất để cập nhật kế hoạch quản lý rủi ro dự án của bạn
Các kế hoạch quản lý rủi ro dự án chỉ thất bại theo một số cách: dần dần do thiếu tiền, do lỗi mô hình hóa hoặc do bỏ qua rủi ro của bạn một cách trắng trợn.
Kế hoạch quản lý rủi ro của bạn phát triển trong suốt thời gian của dự án, từ đầu đến cuối. Do đó, các phương pháp hay nhất là tập trung vào giai đoạn giám sát của kế hoạch quản lý rủi ro. Tiếp tục đánh giá và đánh giá lại rủi ro của bạn và điểm số tương ứng của chúng, đồng thời giải quyết các rủi ro ở mỗi mốc dự án.
Câu hỏi thường gặp về quản lý rủi ro dự án
Rủi ro tích cực trong quản lý dự án là gì?
Rủi ro tích cực là bất kỳ điều kiện, sự kiện, sự kiện xảy ra hoặc tình huống nào có khả năng mang lại lợi ích cho dự án hoặc tổ chức.
Một dự án rủi ro cao là gì?
Các dự án rủi ro cao là những dự án có khả năng hiển thị cao, có ảnh hưởng rộng rãi cả bên trong và bên ngoài doanh nghiệp, đồng thời là những thách thức lớn đối với khả năng thực hiện của nhóm dự án.
Rủi ro tích cực và tiêu cực trong quản lý dự án là gì?
Rủi ro tích cực, nói chung, là điều bạn nên luôn cởi mở và thậm chí khuyến khích, bởi vì nó có những tác động có giá trị đối với dự án của bạn. Mặt khác, rủi ro tiêu cực là ngược lại, và trường hợp xấu nhất đối với rủi ro đó là dự án thất bại.
- Phân tích tác động kinh doanh BIA: Các bước và ví dụ quy trình chi tiết
- GIẢM THIỂU RỦI RO CHIẾN LƯỢC: Cách thực hiện đúng
- Quản lý phạm vi dự án: Định nghĩa & ví dụ về kế hoạch quản lý phạm vi
- Tuyên bố phạm vi dự án: Hướng dẫn tạo Tuyên bố phạm vi với các ví dụ
- Giảm thiểu rủi ro: Ví dụ & Cách lập kế hoạch để Giảm thiểu rủi ro
- Rủi ro tài chính: Định nghĩa, Loại, Quản lý, Tổng quan, Phân tích (+ pdf miễn phí)
- RỦI RO THỊ TRƯỜNG: Các phương pháp hay nhất và Hướng dẫn dễ dàng với các ví dụ
