Trello là ứng dụng tạo danh sách và công cụ cộng tác được các nhóm quản lý dự án sử dụng để lập kế hoạch và theo dõi công việc. Nó có một loạt các sử dụng. Điều này bao gồm quản lý dự án linh hoạt cũng như nhóm nội dung, sáng kiến tiếp thị, theo dõi hỗ trợ khách hàng, quy trình bán hàng và theo dõi nhân sự. Ví dụ: mẫu quản lý dự án Trello giúp bạn tổ chức dự án của mình một cách linh hoạt. Vì vậy, các tổ chức coi trọng việc quản lý thời gian sẽ cần Trello để giúp chạy các dự án của họ một cách đơn giản và nhanh hơn. Trong bài viết này, bạn sẽ được cung cấp thông tin về những điều cần biết về phần mềm quản lý dự án Trello, các tính năng, mẫu và cách sử dụng phần mềm này.
Phần mềm quản lý dự án Trello là gì?
Phần mềm quản lý dự án Trello là một công cụ cộng tác cho phép bạn biết công việc đang làm, ai đang làm việc gì và khung thời gian thực hiện công việc. Nó giống như một bảng trắng ảo với các ghi chú dính, được chia theo nhóm và dự án, và được cấu trúc theo trạng thái của họ trong khung thời gian làm việc.
Trello hình dung quy trình công việc bằng cách sử dụng các nguyên tắc Kanban để cung cấp bức tranh toàn cảnh về lịch trình dự án. Trello có 3 thành phần chính bao gồm bảng điều khiển Trello, thẻ và Danh sách
- Trang tổng quan: Điều này sử dụng nhiều bảng, cho phép bạn xem tất cả thông tin về một mặt hàng cụ thể khi sử dụng Trello. Ví dụ: bạn có thể có một bảng điều khiển để quản lý các dự án phát triển phần mềm và một bảng điều khiển khác để quản lý các dự án tiếp thị.
- Thẻ Trello, còn được gọi là các khối xây dựng của bất kỳ bảng điều khiển Trello nào, là một thành phần khác của Trello mà bạn có thể sử dụng để trình bày các nhiệm vụ và ý tưởng khác nhau. Một lá bài có thể đại diện cho bất cứ điều gì, chẳng hạn như một nhiệm vụ đã hoàn thành hoặc được gọi lại. Thông tin hữu ích khác về các thẻ này bao gồm ngày hết hạn, thẻ và tệp đính kèm.
- Danh sách: Danh sách là một thành phần quan trọng khác của Trello. Họ hỗ trợ bạn theo dõi các thẻ Trello. Bạn có thể sử dụng bảng điều khiển Trello để theo dõi tiến trình thực hiện các nhiệm vụ của mình.
Điều này đảm bảo rằng tất cả các thành viên trong nhóm đều có khả năng hiển thị đầy đủ tất cả các nhiệm vụ và giai đoạn hiện tại của họ trong quy trình làm việc. Để theo dõi các nhiệm vụ, các nhóm không cần các chuỗi email dài hoặc vô số cuộc họp. Bảng điều khiển Trello cũng tăng tính minh bạch và đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn.
Các tính năng của Phần mềm quản lý Trello:
# 1. Danh sách kiểm tra đồng hồ đo tiến độ
Danh sách kiểm tra đồng hồ đo tiến độ trong công cụ quản lý dự án Trello hỗ trợ theo dõi các đơn vị công việc trong Thẻ bảng Trello. Tuy nhiên, một thẻ cũng có thể chứa nhiều Danh sách kiểm tra.
# 2. Bộ lọc dữ liệu
Bộ lọc dữ liệu có ba loại. Tuy nhiên, bạn có thể lọc và hiển thị các thẻ có tên của chúng dựa trên nội dung trong từ khóa bộ lọc hoặc các yếu tố khác.
# 3. Thông báo và Cảnh báo cho Thời hạn
Theo mặc định, bạn sẽ được thông báo 24 giờ trước thời hạn của Thẻ nếu ngày đến hạn do bạn đặt và bạn là thành viên của Thẻ đó. Mỗi khi có điều gì đó xảy ra trên Board, bạn sẽ nhận được thông báo trong Trello.
#4. Thông báo email tự động
Mỗi khi có điều gì đó xảy ra trên Board, bạn sẽ nhận được thông báo qua email tự động trong Trello. Có thể nhận được thông báo qua email bất cứ khi nào Thẻ hoặc Bảng mà bạn đăng ký được cập nhật.
# 5. Nhật ký hoạt động
Nguồn cấp dữ liệu này trong công cụ Quản lý dự án Trello hiển thị tất cả các hoạt động của Hội đồng quản trị của bạn.
# 6. Sao lưu thông tin
Bản sao lưu thông tin sẽ tự động quay ngược thời gian và lưu các bản sao lưu gia tăng của Bảng Trello của khách hàng và khôi phục.
# 7. Chế độ xem thân thiện với thiết bị di động
Phần mềm Quản lý Dự án Trello có giao diện thân thiện với người dùng cho các thiết bị di động và máy tính bảng để giúp điều hướng dễ dàng hơn. Tuy nhiên, bạn có thể quyết định quản lý các dự án của mình từ thiết bị di động hoặc máy tính để bàn. Phiên bản di động của nền tảng này thân thiện với người dùng và có giao diện dễ hiểu.
#số 8. API dành cho nhà phát triển
Phần mềm quản lý dự án Trello bao gồm một API cơ bản cho phép bạn tương tác với từng loại tài nguyên (ví dụ: Thẻ, Hội đồng quản trị hoặc Thành viên) thông qua URL của nó.
# 9. Đơn giản để cài đặt và sử dụng
Phần mềm quản lý dự án Trello là một công cụ đơn giản để sử dụng và dễ học. Tuy nhiên, bạn sẽ cần phải nhập một vài chi tiết để đăng ký, và thế là xong. Bạn có thể bắt đầu với một bảng trống hoặc chọn một mẫu từ thư viện của nó.
# 10. Cấu trúc Định giá Ba Tầng
Trello là một nền tảng miễn phí với các tùy chọn định giá dành cho doanh nhân và doanh nhân. Nhiều nhóm và cá nhân tiếp tục sử dụng phiên bản miễn phí, trong khi các nhóm lớn hơn với quy trình làm việc phức tạp có thể nâng cấp lên phiên bản trả phí, cung cấp nhiều chức năng hơn.
Tại sao Trello lại tốt cho việc quản lý dự án?
Khi sử dụng Trello, sự hợp tác giữa các thành viên trong nhóm được đơn giản hóa. Cho dù bạn đang làm việc trong một dự án cá nhân hay trong một nhóm lớn, Trello có thể giúp bạn luôn cập nhật mọi thứ. Chỉ cần đăng ký, lập bảng và bắt đầu chia sẻ! Trong tương lai, bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn.
Trello là kiểu quản lý dự án nào?
Trello là một công cụ tuyệt vời cho mọi loại dự án và nhóm vì nó giúp mọi người làm việc cùng nhau và theo dõi nhiệm vụ của họ. Điều này bao gồm các nhóm nội dung, dự án tiếp thị, theo dõi hỗ trợ khách hàng, quy trình bán hàng, theo dõi nhân sự và thậm chí quản lý dự án Agile.
Cách sử dụng phần mềm quản lý Trello
Trello hỗ trợ các nhóm ở mọi giai đoạn của quy trình, từ lập kế hoạch đến thực hiện. Nếu bạn chưa quen với công cụ quản lý dự án Trello, nó không chỉ để khởi động các dự án. Dưới đây là tóm tắt nhanh về những gì nó đòi hỏi:
# 1. Lập kế hoạch
Giai đoạn lập kế hoạch là khi bạn tiến hành nghiên cứu, đặt mục tiêu và vạch ra chiến lược dự án tổng thể của mình. Mục tiêu là xác định phạm vi dự án của bạn. Bạn sẽ làm việc với các bên liên quan để đặt mục tiêu và tạo ngân sách. Khi bạn tạo ngân sách, hãy tạo một thẻ nhiệm vụ và chỉ định nó cho các thành viên trong nhóm thích hợp. Tuy nhiên, nếu bạn tham gia Trello ở giữa một dự án, bạn có thể tạo nhiệm vụ tại bất kỳ thời điểm nào trong quy trình làm việc bằng cách nhấp vào nút “Thêm thẻ khác” ở cuối danh sách bất kỳ. Nếu không, bạn rất có thể sẽ thêm các nhiệm vụ vào bước tiến trình đầu tiên của bảng kanban.
Khi bạn nhấp vào nút này, một cửa sổ tác vụ mới sẽ xuất hiện trên màn hình. Điều này cho phép bạn nhập các chi tiết dự án như:
- Ngày hoàn thành
- Ảnh bìa thẻ
- Mô tả
- Nhận xét về công việc từ người dùng
- Các nhãn phân loại và ưu tiên các nhiệm vụ của bạn dựa trên nhóm, tầm quan trọng, chức năng, v.v.
- Phần đính kèm có thể bao gồm tệp, hình ảnh, tài liệu, cấu trúc phân tích công việc, v.v.
Tuy nhiên, để hiểu rõ hơn về tiến độ công việc, hãy bao gồm danh sách kiểm tra trong thẻ cũng hiển thị tỷ lệ phần trăm hoàn thành để bạn không bao giờ ở trong bóng tối khi theo dõi việc thực hiện. Cuối cùng, thêm các thành viên trong nhóm phụ trách các nhiệm vụ này vào thẻ. Chỉ cần chọn “Thành viên” từ menu bên phải trong bất kỳ cửa sổ tác vụ nào.
Sau khi bạn thêm họ vào nhiệm vụ, họ sẽ nhận được tất cả các thông báo về dự án. Điều này bao gồm nhận xét, thay đổi và khi thẻ được chuyển từ bước này sang bước tiếp theo.
# 2. Thành lập
Giai đoạn thứ hai là giai đoạn thiết lập cho phép bạn bắt đầu tập hợp các phần của dự án lại với nhau. Điền vào các trường sẽ tạo danh sách bảng của bạn là bước đầu tiên trong quá trình thiết lập. Tốt nhất bạn nên tổ chức một cuộc họp để xem xét chi tiết, cho dù nhóm của bạn đang ở văn phòng hay ở xa. Bạn có thể phân phối kế hoạch dự án, xem xét nhiệm vụ của mọi người và trả lời bất kỳ câu hỏi nào có thể xuất hiện. Đây cũng là một nơi tuyệt vời để thu hút phản hồi từ nhóm của bạn và thực hiện các thay đổi trước khi bạn bắt đầu.
# 3. Thực hiện
Ở giai đoạn này, ý tưởng trở thành hành động. Mặc dù bạn có thể bắt đầu tin rằng phần lớn công việc của bạn đã gần như hoàn thành, nhưng trường hợp này không phải vậy. Điều quan trọng là phải giữ tay của bạn. Khi bức tranh lớn bắt đầu xuất hiện, hãy tham dự các cuộc họp, thu thập báo cáo tiến độ và cung cấp thông tin cập nhật cho các bên liên quan.
# 4. Đóng cửa
Khi bạn đã hoàn thành tất cả các nhiệm vụ trong dự án của mình, đã đến lúc kết thúc nó và tiến hành phân tích hậu dự án để xác định hiệu suất của nhóm bạn đã học được gì và bạn có thể làm gì tốt hơn trong tương lai. Đây là giai đoạn mà bạn và nhóm của bạn hoàn thành những bước cuối cùng cho các dự án của mình. Tốt nhất bạn nên làm điều này càng sớm càng tốt, trong khi ký ức của bạn về chuyến hành trình vẫn còn tươi nguyên. Tất cả những gì bạn sẽ phải làm khi tiến bộ qua giai đoạn thực hiện dự án của mình là kéo và thả các nhiệm vụ của bạn vào từng giai đoạn của quy trình, từ lập kế hoạch đến thực hiện
Sử dụng “Power-Ups”, bạn sẽ có thể tự động hóa các chức năng Trello nhất định sẽ hợp lý hóa quá trình thực thi khi bạn tiến hành dự án của mình. Các tính năng tự động hóa này sẽ hỗ trợ bạn chuyển các nhiệm vụ mới lên đầu danh sách khi chúng tiến triển trong quy trình làm việc. Bạn có thể tạo thẻ hành động định kỳ mới mà bạn sẽ cần thường xuyên và sắp xếp thẻ theo nhãn, ngày đến hạn, người dùng, v.v. Hơn nữa, tự động hóa giải phóng thời gian để bạn tập trung vào việc thực hiện nhiệm vụ và tiến độ dự án hơn là vào các chi tiết và hành động trần tục.
Quản lý dự án Trello có miễn phí không?
Có bốn mức giá cho Trello: miễn phí, tiêu chuẩn, cao cấp và doanh nghiệp. Bậc miễn phí là gói cơ bản dành cho một người hoặc một nhóm nhỏ. Nó có tất cả các tính năng cơ bản mà bạn cần để có được. Gói Tiêu chuẩn, có giá 5 đô la cho mỗi người dùng mỗi tháng, có một số tính năng cơ bản nhưng thiếu một số tính năng tuyệt vời dành cho doanh nghiệp.
Mẫu quản lý dự án Trello
Việc sử dụng mẫu quản lý dự án Trello là vô tận. Dưới đây là một số mẫu quản lý dự án để giúp bạn bắt đầu với Trello:
# 1. Dự án
Mẫu quản lý dự án Trello là Bảng Trello hiệu quả nhất với tất cả các danh sách và thẻ phù hợp để bắt đầu dự án của bạn, được tạo bởi Nhóm tiếp thị mẫu quản lý dự án Trello. Để sử dụng mẫu quản lý dự án Trello này, bạn có thể bắt đầu bằng cách thêm tất cả tài liệu, thiết kế, thông số kỹ thuật hoặc bất kỳ thứ gì khác mà bạn sẽ cần tham khảo khi làm việc với dự án của mình vào Danh sách tài nguyên. Sau đó, bạn có thể di chuyển thẻ từ Danh sách việc cần làm sang Danh sách đang chờ xử lý, bị chặn và hoàn thành. Ngoài ra còn có một danh sách mà bạn có thể thêm câu hỏi cho cuộc họp tiếp theo.
# 2. Dự án Salesforce
Ban dự án Salesforce được Shubham Sonar, một nhà tư vấn của Salesforce, thiết kế cho các Dự án Salesforce và người dùng có thể bắt đầu bằng cách tạo các thẻ về dự án trong danh sách 'Giới thiệu về Dự án' và di chuyển các thẻ qua các danh sách khác nhau như Thảo luận Yêu cầu, Yêu cầu được Chấp thuận, Công việc- Đang tiến hành, Đánh giá UAT, Đánh giá Sản xuất, Đánh giá Tài liệu và Đã hoàn tất.
# 3. Quản lý quy trình làm việc của khách hàng
Jordan L. Couch, Luật sư tại Palace Law, đã tạo ra Mẫu quản lý quy trình làm việc Trello của khách hàng. Mẫu này, như tên của nó, là để quản lý quy trình làm việc của khách hàng. Bởi vì điều này được tạo ra bởi một luật sư, các tên danh sách được đặt một cách thích hợp. Mặc dù bạn có thể thay đổi tên cho phù hợp với dự án và ngành của mình, Bạn có thể sử dụng bảng này để thêm khách hàng mới, chỉ định luật sư hoặc thành viên nhóm và chuyển họ vào danh sách Đang thực hiện, Giữ nguyên, Giành và Mất.
#4. Khám nghiệm tử thi
Khám nghiệm trước là một chiến lược quản lý trong đó nhóm dự án tưởng tượng rằng dự án của họ đã thất bại và sau đó hoạt động trở lại để xác định yếu tố nào góp phần gây ra thất bại. Atlassian Team Playbook đã tạo Bảng khám nghiệm trước. Bảng này hỗ trợ bạn trong việc tạo tiền đề cho dự án của bạn một cách trực quan. Nó cho phép bạn trả lời các câu hỏi khó và khó như:
- Điều gì có thể khiến chúng tôi bỏ lỡ thời hạn?
- Những tài nguyên nào chúng ta đã có sẽ hữu ích cho dự án này?
- Bạn học được gì từ những dự án trước?
- Điều gì đang hỗ trợ chúng tôi đáp ứng thời hạn của chúng tôi?
- Dự án này đòi hỏi chúng ta thiếu những gì?
- Chính xác thì bạn đang buồn vì điều gì?
- Điều gì làm cho bạn hạnh phúc như vậy?
# 5. Quy trình biên tập
Andy Venderbell, Giám đốc phát triển đối tượng tại Wired Vương quốc Anh, đã tạo Quy trình biên tập. Mẫu này lý tưởng cho các nhóm có quy trình quản lý và cập nhật nội dung trang web có hệ thống. Các thành viên có thể tạo thẻ cho các ý tưởng và chuyển chúng qua các giai đoạn được ủy quyền, sẵn sàng cho trình biên tập phần, sẵn sàng cho lần chỉnh sửa cuối cùng, sẵn sàng cho SEO, chờ hình ảnh, sẵn sàng cho cuộc sống và danh sách trực tiếp. Các tính năng bổ sung như trường tùy chỉnh, bộ lặp thẻ, tăng cường lịch và báo lại thẻ có sẵn cho Người dùng Hạng Thương gia.
# 6. Quản lý chương trình
Mẫu quản lý chương trình, do Soniya Ahuja thiết kế, là một bảng phức tạp tuân theo nhiều danh sách khác nhau, chẳng hạn như các chỉ số hiệu suất chính, số liệu và báo cáo, các mốc quan trọng và ngày quan trọng, rủi ro và phụ thuộc, đào tạo và chứng nhận, quản lý sự kiện, tài chính và ngân sách, mở yêu cầu, quản lý phát hành, và một bản tin.
Nhược điểm của Trello là gì?
Mặc dù Trello là một nền tảng chi phí thấp để quản lý dự án, nhưng nó thiếu một số khả năng linh hoạt đáng kể. Nó cũng khiến việc đứng dậy hàng ngày trở nên khó khăn hơn vì bạn không nhận được quan điểm cấp cao thống nhất về công việc của người khác.
Kết luận
Tôi hy vọng bây giờ bạn đã được cung cấp thông tin về những gì bạn cần biết về phần mềm quản lý dự án Trello, các tính năng, mẫu và cách sử dụng phần mềm này.
Câu hỏi thường gặp về quản lý dự án Trello
Trello và Jira có giống nhau không?
Trong khi cả Trello và Jira đều cung cấp các công cụ quản lý tác vụ tuyệt vời, chúng có những lợi thế riêng biệt. Sự khác biệt chính giữa hai loại này là Trello chỉ cung cấp bảng Kanban, trong khi Jira cung cấp bảng Kanban, Scrum và sprint.
Trello là kanban hay scrum?
Trello là một ứng dụng quản lý dự án Kanban dành cho web. Nó cho phép hợp tác đơn giản, trong thời gian thực giữa các thành viên trong nhóm cũng như nhiều nhóm và dự án. Bảng Scrum và Kanban đều được sử dụng để theo dõi trực quan các nhiệm vụ của một dự án.
Trello có phải là một phương pháp Agile không?
Trello là một ứng dụng web dựa trên hệ thống Kanban tích hợp liền mạch các nguyên tắc Agile. Nó đơn giản để sử dụng và cung cấp một cách tiếp cận đồ họa để quản lý dự án.
Bạn có thể sử dụng Trello làm cơ sở dữ liệu không?
Vấn đề là Trello không phải là cơ sở dữ liệu, vì vậy nếu chúng tôi muốn di chuyển hoặc sử dụng thông tin này trong một chương trình khác, bạn sẽ phải nhập lại mọi thứ theo cách thủ công.
Bài viết liên quan
- PHẦN MỀM QUẢN LÝ CÔNG VIỆC: 25 Giải pháp Phần mềm Quản lý Công việc Tốt nhất
- Phần mềm quản lý dự án: 31+ Phần mềm PM tốt nhất cho doanh nghiệp
- Công cụ quản lý dự án: 25 + Công cụ và kỹ thuật tốt nhất
- Báo cáo Quản lý Dự án: Ví dụ, Phần mềm & Công cụ
- LAO ĐỘNG DOANH NGHIỆP: Loại, Lợi ích và Ví dụ (+ Tùy chọn phần mềm miễn phí & trả phí)
- LAO ĐỘNG DOANH NGHIỆP: Loại, Lợi ích và Ví dụ (+ Tùy chọn phần mềm miễn phí & trả phí)
- Quản lý đại lý trung tâm cuộc gọi từ xa và tại chỗ
- Khung ra quyết định: Khung tốt nhất để ra quyết định hiệu quả
