Khi bạn đang quản lý nhiều sáng kiến và không có cơ chế theo dõi chi tiêu và nguồn lực, dự án thất bại là điều không thể tránh khỏi. Mặt khác, theo dõi dự án rất hữu ích trong tình huống này. Về cơ bản, các nhóm thuộc mọi quy mô có thể hưởng lợi từ việc theo dõi dự án bằng cách quản lý tốt hơn nguồn lực của họ và tạo ra kết quả hỗ trợ việc mở rộng kinh doanh của họ. Vì vậy, trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích lý do tại sao việc triển khai hệ thống theo dõi dự án trong doanh nghiệp của bạn lại quan trọng và mọi điều khác mà bạn cần biết.
Theo dõi dự án là gì
Một kỹ thuật quản lý dự án được gọi là theo dõi dự án được sử dụng để giám sát trạng thái công việc trong một dự án. Bằng cách theo dõi dự án của mình, bạn có thể đánh giá tiến độ thực tế so với dự kiến và phát hiện bất kỳ vấn đề nào có thể gây khó khăn hơn cho việc hoàn thành dự án đúng thời hạn và ngân sách.
Các phương pháp quản lý dự án và việc sử dụng các công cụ theo dõi dự án là rất cần thiết để theo dõi dự án. Chẳng hạn, tổng quan về các hoạt động, khối lượng công việc và các mốc quan trọng ở bất kỳ giai đoạn nào trong vòng đời dự án được cung cấp bằng biểu đồ Gantt, cho phép người quản lý theo dõi tiến độ dự án. Báo cáo trạng thái và các báo cáo dự án khác có thể thu thập thông tin bổ sung giúp làm sáng tỏ hơn về sản phẩm, rủi ro và hiệu suất. Sau đó, nhóm dự án và các bên liên quan có thể nhận được thông tin này để cập nhật thông tin.
Tại sao theo dõi dự án lại quan trọng
Trình theo dõi dự án là một công cụ mà người quản lý có thể sử dụng để theo dõi cách nhóm của họ đang thực hiện và phân bổ nguồn lực. Nó là một công cụ quan trọng để duy trì ngân sách và lịch trình của dự án.
Các mẫu cho trình theo dõi dự án có thể được sử dụng như một nguồn thông tin duy nhất để phát triển dự án. Nhóm dự án có thể điền vào mẫu thông tin liên quan đến sự phát triển của dự án, sau đó có thể chia sẻ thông tin này với người quản lý dự án và các bên liên quan khác để cho họ thấy vị trí hiện tại của dự án.
Tuy nhiên, sử dụng phần mềm quản lý dự án để theo dõi các dự án là sự lựa chọn đáng tin cậy nhất. Các cập nhật theo thời gian thực được thực hiện cho các công cụ trực tuyến và phần mềm chia sẻ thông tin này. Sau đó, nó có thể tạo ra các báo cáo bao gồm các sự kiện hiện tại để hỗ trợ bạn ra quyết định.
Cách theo dõi quá trình phát triển dự án
Mặc dù việc theo dõi quá trình phát triển dự án của bạn có vẻ như là một nỗ lực khó khăn, nhưng bạn có thể chuẩn bị cho mình thành công bằng cách vạch ra quy trình và lập kế hoạch trước. Bạn có thể thực hiện ngay các hành động sau để quay lại đúng hướng:
- Tạo các cột mốc và sản phẩm bàn giao
- Đặt mục tiêu có thể đạt được, đo lường được và thực tế.
- Sử dụng công cụ quản lý dự án để theo dõi thời gian, chi phí và nhiệm vụ.
- Họp nhóm và các bên liên quan định kỳ
- Đặt thời hạn xác định
- Khuyến khích minh bạch
Những đề xuất này mang tính cấu trúc và phải được thực hiện cho từng dự án. Để cung cấp cho người quản lý dự án những chi tiết cụ thể mà họ yêu cầu để giữ cho nhóm của họ tuân theo lịch trình và ngân sách dự kiến, họ có thể làm việc với phần mềm theo dõi dự án hoặc mẫu theo dõi dự án.
Phương pháp theo dõi dự án nào hoạt động tốt nhất
Có nhiều kỹ thuật theo dõi dự án, từ biểu đồ Gantt đến phác thảo đề cương dự án, như chúng tôi đã mô tả trước đây. Người quản lý dự án và các thành viên trong nhóm có thể thấy trạng thái của dự án và mối quan hệ giữa các nhiệm vụ của nó nhờ biểu đồ Gantt. Bạn có thể tạo biểu đồ Gantt trong Excel nhưng nền tảng có khả năng theo dõi dự án sẽ cung cấp cho bạn phiên bản mạnh mẽ hơn, hiển thị các thay đổi và cập nhật theo thời gian thực. Chúng ta sẽ nói nhiều hơn về điều đó trong phần tiếp theo. Trong thời gian chờ đợi, sau đây là các mẹo giúp bạn tìm ra cách quản lý dự án.
#1. Trước khi bắt đầu, hãy phát triển một kế hoạch
Một trong những nguyên nhân chính khiến việc theo dõi dự án trở nên khó khăn là xu hướng nhảy vào dự án mà không thực hiện các bước chuẩn bị cần thiết. Có kế hoạch và mục tiêu cho phép bạn theo dõi sự phát triển của dự án.
#2. Tìm kiếm Dấu hiệu Đỏ và Khắc phục Sự cố
Các yếu tố có thể tạo ra hoặc hủy hoại một dự án là các chỉ số cảnh báo. Dự án của bạn sẽ thất bại nếu bạn không nhận thấy bất kỳ dấu hiệu đỏ nào. Có các ứng dụng quản lý dự án có thể giúp hiển thị các thông báo cảnh báo. Trong khi đó, bạn nên tranh thủ sự giúp đỡ nếu có nhiều nhiệm vụ chưa hoàn thành.
#3. Tuân thủ lịch trình công việc
Sau khi dự án được lên kế hoạch, công việc có thể được tiến hành. Các sản phẩm bàn giao cấp cao có thể được chia thành các nhiệm vụ nhỏ hơn để cung cấp cho mọi người hiểu rõ hơn về những gì được mong đợi ở họ. Điều này sẽ giúp họ nhận thức được thế nào là một công việc tốt trước khi họ bắt đầu làm việc. Dự án đang tiến triển như thế nào có thể được xác định chắc chắn bằng cách xem xét các nhiệm vụ và kế hoạch. Chủ động với công việc của các dự án đảm bảo rằng không có gì có thể lọt qua khoảng trống và ngăn cản dự án hoàn thành.
#4. Chỉ đánh dấu các nhiệm vụ là đã hoàn thành khi chúng
Khi mọi thứ diễn ra chậm chạp, có vẻ là khôn ngoan khi bắt đầu đánh dấu công việc là đã hoàn thành mặc dù chúng mới chỉ được hoàn thành một phần. Tiến độ thực sự của dự án trở nên khó theo dõi hơn do những báo cáo không có thật này.
Bạn nên tìm gì trong một công cụ quản lý dự án
Mỗi công cụ quản lý dự án có một tính năng đặc biệt để cung cấp. Tuy nhiên, khi nói đến các tính năng thiết yếu, tích hợp phần mềm, ứng dụng dành cho thiết bị di động và tự động hóa quy trình làm việc sẽ dẫn đầu.
#1. Tự động hóa quy trình làm việc
Một trong những yếu tố chính trong hiệu quả của dự án là tự động hóa quy trình làm việc, giúp nhóm dự án của bạn không phải thực hiện các hoạt động lặp đi lặp lại, tốn thời gian như di chuyển các nhiệm vụ qua quy trình dự án hoặc thông báo cho các thành viên trong nhóm ngay khi nhiệm vụ hoàn thành.
Tự động hóa cho phép bạn thiết kế quy trình công việc của riêng mình và trên một số chương trình (như Monday.com), bạn có thể bắt đầu bằng cách chọn từ các mẫu có sẵn hoặc hoàn toàn tùy chỉnh của riêng bạn để đáp ứng các yêu cầu của nhóm.
Chẳng hạn, bạn có thể lập trình tự động để thông báo cho trưởng nhóm khi hợp đồng thay đổi thành đã ký. Trong trường hợp này, trưởng nhóm không phải dành thời gian tìm kiếm các cập nhật trạng thái; thay vào đó, họ chỉ nhận được thông báo khi ai đó ký hợp đồng.
# 2. Ứng dụng di động
Một nền tảng không hỗ trợ truy cập di động là phản đề của năng suất, đó là tất cả những gì phần mềm quản lý dự án hướng tới. Nhóm của bạn vẫn có thể truy cập các nhiệm vụ và giao tiếp theo ngữ cảnh khi đang di chuyển từ bất kỳ thiết bị nào họ chọn mặc dù Monday.com không chỉ đơn giản là một công cụ quản lý dự án.
Khả năng theo dõi tiến độ dự án và phân công nhiệm vụ ngay tại chỗ là rất quan trọng đối với người quản lý dự án dẫn dắt các nhóm ở xa. Các nhóm có thể theo dõi ngày đến hạn và vận hành các dự án từ A đến Z trên Monday.com Work OS, hệ điều hành này cũng cho phép bạn điều chỉnh bất kỳ quy trình công việc nào để tối ưu hóa bất kỳ quy trình công việc, dự án hoặc nhiệm vụ nào.
#3. Hợp nhất phần mềm
Bạn không nên (hoặc không thể) từ bỏ các công cụ yêu thích hiện tại của mình chỉ vì bạn đang tìm kiếm một công cụ theo dõi dự án hợp nhất. Đương nhiên, bạn sẽ muốn phần mềm quản lý dự án mà bạn chọn hoạt động tốt với phần còn lại của hệ thống CNTT của bạn. Bạn thực sự có thể có tất cả công việc của nhóm mình ở một nơi với sự tích hợp liền mạch của Monday.com với tất cả các công cụ yêu thích của bạn.
Phần mềm theo dõi dự án
Cách dễ nhất để theo dõi các dự án là sử dụng phần mềm theo dõi dự án, phần mềm này sẽ theo dõi tất cả các công việc liên quan và hỗ trợ bạn đúng giờ. Hầu hết các phần mềm theo dõi dự án cũng có thể được sử dụng để theo dõi ngân sách và phân bổ nguồn lực của bạn ngoài các hoạt động.
Ngay cả trước khi dự án bắt đầu giai đoạn thực hiện, trình theo dõi dự án vẫn hữu ích. Nó có thể hỗ trợ bạn trong việc quản lý các tài nguyên mà bạn sẽ cần để thực hiện các nhiệm vụ trong quá trình lập kế hoạch dự án. Chương trình thực sự phát huy tác dụng khi bạn đang trong giai đoạn giám sát và kiểm soát dự án của mình, cho phép bạn kiểm tra xem tiến độ thực tế của mình có tương ứng với nơi bạn dự đoán sẽ đạt được vào thời điểm đó hay không.
Bất kỳ dự án nào cũng phải được quản lý bằng bảng điều khiển quản lý dự án. Nó cung cấp cho bạn một cơ chế để quản lý ba giới hạn về thời gian, tiền bạc và phạm vi. Các nhà quản lý biết khi nào các hoạt động kết thúc và họ không tiêu tốn nhiều tài nguyên và chi phí hơn mức được phân bổ.
Công cụ theo dõi dự án
Nền tảng phần mềm dựa trên web hoặc đám mây được gọi là công cụ theo dõi dự án cho phép các nhóm và cá nhân lên lịch dự án, theo dõi tiến trình của họ và thúc đẩy tinh thần đồng đội tốt hơn. Một số chương trình có thể hỗ trợ bạn theo dõi các sáng kiến của mình là:
- Monday.com là Hệ điều hành công việc (Work OS) hỗ trợ các nhóm thuộc mọi quy mô tổ chức và quản lý mọi hình thức công việc.
- Microsoft Project: MS Project được thiết kế cho các dự án thác nước lớn, phức tạp; tuy nhiên, các phương pháp nhanh nhẹn có thể không phù hợp lắm với nó.
- Trello: Bảng và các công cụ lập danh sách của Trello, tập trung vào bảng Kanban, hỗ trợ các nhóm tổ chức dự án.
- Evernote là một công cụ ghi chú nổi tiếng cho phép người dùng lưu và sắp xếp các ghi chú và nội dung khác trên nền web.
- Jira: Nhiều nhà phát triển thích Jira là phần mềm ưa thích của họ. Chương trình này đặc biệt nổi tiếng với việc tổ chức phát triển mã và giám sát vấn đề.
Công cụ theo dõi dự án mang lại những ưu điểm gì
Bằng cách sử dụng công cụ thích hợp, người quản lý dự án có thể đảm bảo rằng quy trình làm việc của nhóm của họ được nâng cao đồng thời giữ cho dự án đúng tiến độ và trong phạm vi ngân sách.
Họ làm gì khác?
- Tạo thuận lợi cho việc lập kế hoạch dự án. Các nền tảng hoàn chỉnh nhất cung cấp tính năng chia sẻ tài liệu trong nền tảng, biểu đồ Gantt, chế độ xem Kanban và các quy trình linh hoạt khác.
- Để lập kế hoạch dự án một cách hiệu quả, bạn sẽ cần một công cụ cho phép bạn phân chia nhiệm vụ giữa các thành viên trong nhóm và gắn thẻ họ trên nền tảng để mọi người đều biết phải làm gì.
- Theo dõi thời gian: Một công cụ quản lý dự án cũng sẽ cung cấp cho bạn một cách để theo dõi thời gian dành cho từng nhiệm vụ và tiến độ đã được thực hiện.
- Kiểm tra trạng thái của các nhiệm vụ dự án – Trạng thái là một phương pháp nhanh chóng và đơn giản để xem nhóm đang ở đâu. một số Phần mềm dễ tiếp cận hơn sử dụng các nhãn bắt mắt, có thể chỉnh sửa để bất kỳ ai cũng có thể nhanh chóng xem tiến trình của dự án, nhiệm vụ và nhiệm vụ con.
- Việc đặt lịch trình dự án là rất quan trọng để đảm bảo rằng mọi người đều thống nhất với nhau, cho dù bạn muốn mô tả trực quan về các mốc thời gian của tất cả các dự án của mình hay cần biết bạn và nhóm của bạn phải hoàn thành một nhiệm vụ hoặc dự án trong bao lâu.
Theo dõi dự án miễn phí
Mọi người quản lý các nhiệm vụ theo cách riêng của họ. Một số người thích quản lý trách nhiệm của họ bằng cách sử dụng hộp thư đến của họ. Một số người thậm chí thích kỹ thuật bút và giấy đã lỗi thời trong khi những người khác thích xem công việc của họ trên bảng Kanban hoặc trong chế độ xem lịch.
8 công cụ miễn phí hàng đầu để quản lý dự án
- Trello để quản lý dự án với hình ảnh
- Asana cho các đội
- Đối với chế độ xem tác vụ tùy chỉnh, hãy sử dụng Bấm lên
- Đối với chức năng giống như bảng tính, hãy sử dụng viết
- Jira cho các nhà phát triển;
- Hoạt động cộng tác cho các nhà thầu độc lập và các nhóm đại lý nhỏ;
- Airtable để tạo một công cụ quản lý dự án riêng biệt;
- GoodDay cho các kỹ thuật quản lý dự án khác nhau.
Ứng dụng theo dõi dự án
Dưới đây là một số danh sách Ứng dụng theo dõi dự án có ích cho doanh nghiệp của bạn:
# 1. Trello
Các doanh nghiệp nhỏ muốn vượt ra ngoài bảng tính điển hình nên xem xét Trello. Vì có vô số tính năng có sẵn trong gói miễn phí, nó cũng là một lựa chọn tuyệt vời cho mục đích sử dụng cá nhân. Trello sẽ không làm bạn thất vọng nếu bạn cần phần mềm quản lý dự án plug-and-play với khả năng bảo mật tuyệt vời và một ứng dụng dành cho thiết bị di động.
# 2. Asana
Đây là một lựa chọn tốt nếu bạn thích Trello (mà chúng tôi sẽ thảo luận bên dưới) nhưng yêu cầu nhiều tính năng phong phú hơn. Asana là một công cụ quản lý dự án toàn diện cho phép bạn theo dõi từng thành viên trong nhóm và các nhiệm vụ họ đang thực hiện. Bạn có thể cập nhật các nhiệm vụ, ghi chú, không gian làm việc và thẻ của quy trình dự án nhờ các bản cập nhật theo thời gian thực của nền tảng.
Bạn có thể đặt quyền cho từng thành viên trong nhóm trong Asana và các thành viên trong nhóm có thể chia sẻ tài liệu dự án ở đó thay vì gửi nhiều email.
# 3. Thứ Hai.com
Hơn 200 mẫu trực quan có sẵn trên Monday.com để giúp bạn bắt đầu. Để thiết kế một quy trình công việc độc đáo, bạn có thể kéo và thả hơn 30 loại cột khác nhau. Ngoài ra, để giảm thiểu công việc bận rộn và tăng hiệu quả, bạn có thể tự động hóa các quy trình thông thường.
Để đơn giản hóa các thao tác phức tạp, bạn có thể liên kết các bảng, thêm tệp vào dự án và giao tiếp với các thành viên trong nhóm. Chế độ xem khối lượng công việc cho phép người quản lý xem từng thành viên trong nhóm đang làm việc gì mà không cần tổ chức các cuộc họp vô nghĩa.
# 4. Căn cứ
Nền tảng tốt nhất để cộng tác nhóm, quản lý dự án và chia sẻ tệp là Basecamp. Nền tảng này có các tích hợp mạnh mẽ, có thể giúp bạn sử dụng ít phần mềm hơn để điều hành tổ chức của mình. Việc áp dụng định giá cố định (thay vì thanh toán theo người dùng) của Basecamp khiến nó trở nên khác biệt so với các đối thủ.
# 5. Bảng thông minh
Các công cụ cộng tác dựa trên web có sẵn từ Smartsheet để giúp bạn hợp lý hóa các sáng kiến của mình. So với đối thủ Wrike, nó cung cấp khả năng giới thiệu nhanh hơn. Các công cụ quản lý tài nguyên và tự động hóa hỗ trợ cân bằng phân bổ và tránh tắc nghẽn.
Theo dõi và giám sát dự án là gì?
Theo dõi dự án bắt đầu bằng việc lập kế hoạch sớm và tiếp tục cho đến khi dự án kết thúc. Theo sự phát triển của dự án, phát hiện sớm các vấn đề tiềm ẩn và khắc phục chúng.
Tại sao theo dõi dự án lại quan trọng?
Bạn có thể hợp lý hóa các hoạt động với tính năng theo dõi dự án bằng cách theo dõi nhiệm vụ nào đến trước. hỗ trợ bạn trong việc lựa chọn cái này hơn cái kia. Ngoài ra, làm như vậy cho phép bạn hoàn thành thời hạn, xác định những trở ngại và loại bỏ chúng, đồng thời giảm thiểu rủi ro. Di chuyển nhóm và dự án về phía trước thành công tổng thể.
Bạn sử dụng gì để theo dõi các dự án?
Một trong những phương pháp phổ biến nhất để theo dõi quá trình phát triển dự án của bạn là biểu đồ Gantt. Nó cung cấp cho các thành viên trong nhóm một bức tranh trực quan về tiến độ theo thời gian thực để quản lý dự án. Ngoài ra, biểu đồ Gantt giúp việc xác định các nhiệm vụ có liên quan với nhau trở nên đơn giản hơn.
Ai chịu trách nhiệm theo dõi dự án?
Lập kế hoạch dự án đặt nền tảng cho việc theo dõi quản lý dự án hiệu quả và báo cáo trạng thái. Người quản lý dự án và giám đốc điều hành thiết lập các sản phẩm và điểm kiểm tra xác định để đánh giá tiến độ tại thời điểm này. Các trưởng nhóm nên giám sát việc theo dõi dự án vì lợi ích của cả nhóm.
Phần mềm theo dõi dự án làm gì?
Trình theo dõi dự án là một công cụ mà người quản lý có thể sử dụng để theo dõi cách nhóm của họ đang thực hiện và phân bổ nguồn lực. Nó là một công cụ quan trọng để duy trì ngân sách và lịch trình của dự án. Các mẫu cho trình theo dõi dự án có thể được sử dụng như một nguồn thông tin duy nhất để phát triển dự án.
Kết luận
Theo dõi dự án bắt đầu bằng việc lập kế hoạch sớm và tiếp tục cho đến khi dự án kết thúc. Giám sát hiệu suất dự án một cách thường xuyên để phát hiện những sai lệch so với kế hoạch quản lý dự án có thể giúp bạn đảm bảo rằng các dự án của bạn đang đúng tiến độ.
Bài viết liên quan
- 10 phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM) tốt nhất cho doanh nghiệp
- PHẦN MỀM THEO DÕI DỰ ÁN: Đánh giá về 25 Phần mềm Theo dõi Dự án Hàng đầu
- Phần mềm quản lý quy trình làm việc: Các tùy chọn hàng đầu trong năm 2023
- TỰ ĐỘNG HÓA QUY TRÌNH CÔNG VIỆC: Định nghĩa, Bước, Phần mềm, Lợi ích & Tiếp thị
- QUY TRÌNH CÔNG VIỆC: Định nghĩa, Công cụ và Lợi ích
dự án
