Một trong những khía cạnh khó khăn nhất của quản lý dự án là quản lý thời gian hiệu quả. Là một người quản lý dự án, bạn có thời gian dành cho mình. Có những mục tiêu cạnh tranh thường xuyên cần giải quyết, chưa kể đến yêu cầu của nhóm của bạn cũng như mong đợi của khách hàng và các bên liên quan. Tất cả đều có thể hơi (tốt, rất nhiều) áp đảo. Vì vậy, chúng ta sẽ đi vào chi tiết về quy trình quản lý thời gian trong quản lý dự án và bạn sẽ khám phá các công cụ và phần mềm sẽ giúp ích trong quá trình quản lý thời gian của bạn.
Quản lý thời gian trong Quản lý dự án là gì?
Quản lý thời gian được định nghĩa là lượng thời gian dành cho một dự án và lượng tiến độ đã hoàn thành. Đó là một trong những khía cạnh quan trọng nhất của quản lý dự án và là vấn đề mà hầu hết các nhà quản lý dự án đều quan tâm. Quản lý thời gian cho phép bạn lên lịch và giám sát việc hoàn thành một dự án. nói một cách đơn giản, nó đang phát triển và lên lịch thời gian hoàn thành dự án.
Tại sao Quản lý thời gian lại rất quan trọng trong các Dự án?
Quản lý thời gian là một thành phần thiết yếu của quản lý tác vụ. Nó hỗ trợ trong việc chia nhỏ các dự án, phân công nhiệm vụ và hoàn thành các dự án đúng thời hạn. May mắn thay, với một chút nỗ lực, bạn có thể sử dụng các kỹ thuật quản lý thời gian không chỉ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn mà còn có thể làm cho cuộc sống làm việc của bạn vui vẻ hơn.
Các chiến thuật này có thể được phân thành ba loại lớn:
- Quy trình quản lý thời gian dự án
- Đưa các phương pháp hay nhất về quản lý thời gian vào hành động
- Sử dụng các công cụ quản lý thời gian dự án thích hợp
Tất nhiên, có một số chồng chéo trong các danh mục này, vì vậy đừng nghĩ chúng là các giai đoạn phải được hoàn thành theo một thứ tự cụ thể. Thay vào đó, hãy xem xét nhu cầu của nhóm của bạn và doanh nghiệp lớn hơn, sau đó bắt đầu bằng cách áp dụng các kỹ thuật có vẻ có tác động nhất.
Quy trình quản lý thời gian dự án
Quy trình quản lý thời gian của dự án bao gồm sáu quy trình. Chúng ta hãy xem chúng chi tiết dưới đây.
# 1. Lập kế hoạch dự án
Lập kế hoạch là một thành phần quan trọng của quản lý dự án. Với tư cách là người quản lý dự án, bạn có nghĩa vụ phát triển một kế hoạch dự án. Theo Viện Quản lý Dự án, kế hoạch dự án là “tài liệu chỉ rõ cách thức dự án sẽ được thực hiện, giám sát và kiểm soát, và kết thúc.”
Nó chỉ rõ các mục tiêu và phạm vi dự án của bạn và đóng vai trò là điểm tham chiếu chính thức cho nhóm dự án, công ty rộng hơn, và các bên liên quan dự án. Chỉ đơn giản bằng cách lập một chiến lược vững chắc, bạn sẽ tiết kiệm cho mình và nhóm của bạn một lượng thời gian đáng kể và cả sự thất vọng khi dự án tiến hành.
# 2. Quy trình quản lý lịch trình dự án
Đây là quy trình quan trọng nhất trong quy trình quản lý thời gian của dự án. Lịch trình dự án không chỉ là một lịch đơn giản. Nó chỉ định thời gian biểu của dự án cũng như các nguồn lực tổ chức cần thiết để hoàn thành từng nhiệm vụ. Mọi thành viên trong nhóm phải có quyền truy cập vào lịch trình của dự án. Mục tiêu của nó là truyền tải thông tin quan trọng cho nhóm, do đó, nó phải thật kỹ lưỡng và đơn giản để nắm bắt.
Một số giai đoạn trong việc phát triển lịch trình dự án liên quan trực tiếp đến quản lý thời gian và chúng phụ thuộc lẫn nhau. Sau đây là một số phương pháp quản lý thời gian trong một dự án phải được hoàn thành theo thứ tự sau:
# 3. Phác thảo các hoạt động của dự án
Điều này có thể cơ bản giống như việc lập danh sách các nhiệm vụ phải hoàn thành để hoàn thành dự án của bạn. Trong trường hợp có các dự án lớn, có thể có lợi nếu tổ chức các nhiệm vụ này dưới dạng Cấu trúc phân chia công việc (WBS), là biểu đồ hình ảnh hóa các nhiệm vụ và các nhiệm vụ phụ của chúng.
#4. Xác định sự phụ thuộc
Khi bạn đã vạch ra tất cả các hoạt động của dự án, hãy xem xét cẩn thận từng hoạt động để xác định xem các nhiệm vụ có phải dựa vào người khác để hoàn thành hay không. Ví dụ: nếu bạn đang xây nhà, bạn không thể lợp mái cho đến khi hoàn thành khung. Điều quan trọng là phải xác định chính xác tất cả các phụ thuộc công việc của bạn để bạn có thể lên lịch chính xác và tránh bị chậm trễ.
# 5. Sắp xếp các hoạt động theo một trình tự hợp lý
Bạn có thể trình tự các hoạt động của mình khi bạn đã chỉ định các phần phụ thuộc của chúng. Tại thời điểm này, bạn chưa chỉ định bất kỳ thời gian nào cho các hoạt động của mình về giờ làm việc hoặc ngày đến hạn. Thay vào đó, bạn đang tập trung vào thứ tự hoàn thành tất cả các hoạt động của dự án để tạo ra dòng chảy hiệu quả nhất.
# 6. Ước tính thời lượng và nguồn lực
Cách tốt nhất để ước tính thời lượng là sử dụng dữ liệu từ các công việc tương tự trước đó. Nếu bạn không có bất kỳ dữ liệu nào để làm việc và không có tiêu chuẩn ngành nào mà bạn có thể tham khảo, hãy đưa ra một phỏng đoán có học thức dựa trên mức trung bình của các khả năng tốt nhất, kém nhất và có khả năng xảy ra nhất. Ước tính các nguồn lực cần thiết cho mỗi hoạt động của dự án.
Hãy nhớ rằng việc phân bổ nguồn lực có ảnh hưởng đến lịch trình của bạn; nếu cùng một thành viên trong nhóm phụ trách nhiều công việc, họ không thể thực hiện cùng một lúc, điều này ảnh hưởng đến lịch trình của bạn.
Thực hiện các kỹ thuật quản lý thời gian hiệu quả
Bạn sẽ có một khởi đầu tốt nếu bạn lập kế hoạch trước và sử dụng các công cụ quản lý dự án chính xác. Bây giờ là lúc để thêm một số phương pháp quản lý thời gian vào quản lý dự án của bạn.
# 1. Lập danh sách công việc
Tạo danh sách nhiệm vụ cho chính bạn, tách biệt với danh sách công việc dự án của bạn (mặc dù điều đó rất quan trọng) và thúc giục đồng nghiệp của bạn cũng làm như vậy. Điều cần thiết là phát triển một danh sách công việc trong một khoảng thời gian cụ thể, ngay cả khi đó chỉ là một ngày.
# 2. Đặt mức độ ưu tiên
Ivy Lee là một chuyên gia quan hệ công chúng người Mỹ, nhưng phương pháp mang tên ông là về năng suất. Phương pháp năm bước để hoàn thành nhiều việc hơn của anh ấy cực kỳ đơn giản, nhưng đừng bỏ qua nó. Trong hơn một thế kỷ, nó đã hỗ trợ mọi người loại bỏ các mục khỏi danh sách việc cần làm của họ.
- Viết ra sáu - và chỉ sáu - những việc quan trọng nhất bạn cần làm vào ngày hôm sau khi kết thúc ngày làm việc.
- Sắp xếp các nhiệm vụ theo mức độ quan trọng.
- Tập trung hoàn toàn vào nhiệm vụ số 1 khi bạn trở lại làm việc vào sáng hôm sau. Làm việc đó cho đến khi nó hoàn thành trước khi chuyển sang nhiệm vụ số 2.
- Lặp lại cho nhiệm vụ số 2 và cứ tiếp tục như vậy trong danh sách. Nếu bạn bị gián đoạn bởi một trường hợp khẩn cấp thực sự, hãy quay lại nhiệm vụ của bạn càng sớm càng tốt.
- Lập danh sách sáu thứ tự ưu tiên cho ngày làm việc sau đây vào cuối ngày, chuyển những hạng mục còn tồn đọng.
# 3. Tránh phiền nhiễu.
Như đã nói trước đây, sự chú ý là rất quan trọng để hoàn thành công việc và quản lý thời gian của bạn một cách hiệu quả. Dành thời gian cho công việc tập trung vào nhiệm vụ của bạn. Bạn cũng có thể sắp xếp các cuộc hẹn trên lịch của mình để nhóm của bạn biết bạn đang bận.
#4. Cử đại biểu
Nếu bạn không bao giờ có đủ thời gian để hoàn thành danh sách công việc của mình, hãy cân nhắc việc giao trách nhiệm cho các thành viên khác trong nhóm của bạn. Trở thành một nhà quản lý dự án hiệu quả không có nghĩa là tự mình thực hiện tất cả công việc. Nó đòi hỏi phải đảm bảo rằng công việc được hoàn thành và hoàn thành tốt, bất kể ai làm việc đó.
# 5. Xác định vị trí tắc nghẽn
Nếu nhóm của bạn liên tục chạy chậm so với kế hoạch, hãy xem lại quy trình làm việc của bạn để xem điểm nghẽn ở đâu. Khi các thành viên trong nhóm làm việc quá tải, đây là một nguyên nhân phổ biến.
Sử dụng Phần mềm và Công cụ Quản lý Thời gian Dự án Thích hợp
Trong vài năm qua, thế giới quản lý dự án kỹ thuật số đã mở rộng đáng kể, mang đến cho các nhà quản lý dự án ở mọi cấp độ rất nhiều công cụ giúp quản lý dự án và thời gian.
Dưới đây là một số công cụ hỗ trợ bạn quản lý thời gian của mình trong việc quản lý dự án:
# 1. Hệ thống Kanban
Bảng kanban là một loại quản lý dự án trực quan cho phép mọi người trong nhóm xem nhanh dự án và các nhiệm vụ của nó. Mỗi nhiệm vụ được đại diện bởi một thẻ chứa thông tin quan trọng như người được phân bổ cho nhiệm vụ và ngày đến hạn.
# 2. Máy chấm công
Mỗi phần trong dự án của bạn đều cần thời gian, tuy nhiên khi bạn kết thúc dự án, có thể khó xác định ai đã dành bao nhiêu thời gian cho các hoạt động cụ thể khi nhìn vào bảng điều khiển dự án. Nếu sắp có một dự án tương đương, bạn cảm thấy mình nên biết cần dành bao nhiêu thời gian cho từng nhiệm vụ và giai đoạn của dự án, nhưng nếu nhóm của bạn trước đây không thể đo lường thời gian của họ, thì đó là một trò chơi đoán mò.
Một trình theo dõi thời gian dự án có thẩm quyền hỗ trợ việc lập hóa đơn không chính xác, quản lý nhóm sắc sảo và lập kế hoạch tỉ mỉ.
# 3. Một công cụ để cộng tác
Nhiều đội lãng phí thời gian do các công cụ giao tiếp không hiệu quả. Đôi khi các công cụ này rất khó sử dụng; những lần khác, có một số kênh liên lạc và mọi người không thể kiểm tra tất cả chúng. Việc kiểm tra tất cả các kênh (email, SMS, tin nhắn tức thì, thư thoại… danh sách cứ lặp đi lặp lại!) Có thể mất rất nhiều thời gian. Đơn giản hóa các kênh giao tiếp của nhóm là một phần của việc quản lý thời gian tốt.
Bạn có thể sử dụng phần mềm quản lý thời gian dự án, phần mềm này bao gồm tất cả các tính năng cần thiết để quản lý hiệu quả các dự án của bạn.
Phần mềm quản lý thời gian dự án tốt nhất
# 1. ProofHub
Ưu điểm đáng kể nhất của ProofHub là nó cung cấp giải pháp “tất cả trong một” để quản lý thời gian dự án và giao tiếp. Ngoài phần mềm theo dõi thời gian, nó còn chứa nhiều tính năng cần thiết khác như kiểm tra, gắn nhãn trắng, nhiệm vụ, Bảng Kanban, Biểu đồ Gantt, báo cáo, trò chuyện và lịch để hỗ trợ các nhóm làm được nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn.
# 2. Toggl
Toggl là một phần mềm theo dõi thời gian đơn giản mà bạn có thể thêm vào các công cụ hiện có của mình để giúp bạn làm việc hiệu quả hơn suốt cả ngày. Tuy nhiên, khả năng của nó là khá hạn chế. Toggl có thể không đạt được kỳ vọng của bạn và nhóm của bạn, đặc biệt nếu bạn yêu cầu theo dõi thời gian dự án kỹ lưỡng. Công cụ này thường được ca ngợi vì dễ sử dụng.
# 3. Hubstaff
Hubstaff là một công cụ quản lý thời gian phổ biến khác bao gồm quản lý thời gian dự án. Dưới dạng báo cáo hoạt động, phần mềm theo dõi thời gian dành cho công việc cũng như thời gian giải trí của nhân viên của bạn. Nó cũng cung cấp chế độ xem lịch có thể định cấu hình cho phép bạn xem các mục thời gian hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng. Đây là một tính năng tuyệt vời để liên tục phân tích hiệu suất của nhóm của bạn và quản lý các dự án.
#4. Thời gian nhấp chuột
ClickTime là một chương trình theo dõi thời gian để quản lý ngân sách dự án cung cấp dữ liệu thời gian thực về giờ làm việc, tình trạng sẵn sàng và chi tiêu của nhân sự. Nó hỗ trợ bạn trong việc dự báo các yêu cầu của dự án bằng cách theo dõi lượng thời gian mà nhóm dành cho bất kỳ dự án nào. Tuy nhiên, phần mềm có một đường cong học tập, và báo cáo rất khó và không nhất quán.
# 5. Làm việc theo nhóm
Với Làm việc theo nhóm, bạn có thể ước tính lượng thời gian bạn nghĩ sẽ mất để hoàn thành nhiệm vụ và sau đó theo dõi thời gian thực tế của bạn so với ước tính đó. Nó cho phép bạn theo dõi các hoạt động diễn ra trong bao lâu để bạn có thể lập kế hoạch làm việc cho nhóm của mình.
Nếu bạn luôn sắp xếp thời hạn và thời hạn giao hàng, bạn có thể sẽ kiếm được lợi nhuận từ phần mềm quản lý thời gian của dự án.
Lợi ích của việc sử dụng quản lý thời gian dự án
Quản lý thời gian hiệu quả có tác động thuận lợi đến cuộc sống cá nhân và nghề nghiệp của mọi người. Quản lý thời gian dự án cũng có những ưu điểm sau:
Đạt được mục tiêu
Chiến lược quản lý thời gian hỗ trợ trong việc hoàn thành các dự án và có tác động đến các mục tiêu cá nhân và nghề nghiệp đa dạng.
Nó nâng cao năng suất
Quản lý thời gian trong các dự án giúp tăng năng suất và giúp bạn tập trung vào những việc quan trọng nhất. Nó cho phép bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các hoạt động của mình.
Nó làm giảm căng thẳng
Quản lý thời gian dự án sử dụng các chiến lược và phần mềm giúp giảm bớt căng thẳng liên quan đến thời hạn họp.
Nó làm giảm lỗi
Tập trung vào một khu vực duy nhất của dự án cho phép bạn hoàn thành công việc một cách chính xác và cũng tránh mắc sai lầm về lâu dài.
Nó dẫn đến chuyên môn
Một thời gian biểu cho dự án rất hữu ích và cho phép các nhóm xem những gì họ cần làm và khi nào họ nên làm điều đó. Điều này dẫn đến chuyên môn và sự thành thạo trong tất cả các khía cạnh của công việc của họ.
Cơ hội lớn hơn
Quản lý thời gian dự án hỗ trợ các nhóm hoặc phòng ban hiệu quả hơn trong việc quản lý dự án và hoàn thành dự án đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách. Điều này xây dựng năng lực để làm được nhiều việc hơn trong tương lai.
Nó cắt giảm quá mức
Nó giúp kiểm soát chi tiêu của bạn bằng cách giảm chi phí và nó cũng đảm bảo với các bên liên quan rằng tiền của họ đang được chi tiêu một cách khôn ngoan.
Kết luận
Thời gian cũng giống như tiền bạc, vừa có giá trị vừa là hữu hạn. Những người sử dụng các kỹ thuật quản lý thời gian hiệu quả;
- Hiệu quả hơn
- Có sức chịu đựng lớn hơn
- Cảm thấy bớt căng thẳng
- Hoàn thành các nhiệm vụ bổ sung.
- Họ hài lòng với chính họ.
Do đó, bạn nên tìm ra phương pháp quản lý thời gian phù hợp nhất với mình. Vì vậy, bạn có nó. Lời chúc tốt nhất!
Câu hỏi thường gặp về quản lý thời gian dự án
4 D của quản lý thời gian hiệu quả là gì?
Bốn chữ D là: Thực hiện, Trì hoãn (Trì hoãn), Ủy quyền và Xóa (Bỏ qua).
Bước đầu tiên trong quản lý thời gian là gì?
Theo dõi hoạt động là bước đầu tiên trong việc thiết lập mục tiêu và quản lý thời gian vì nó đặt ra các tiêu chuẩn để đánh giá sự tiến bộ của bạn.
Một số ví dụ về các công cụ quản lý thời gian là gì
Lịch, phần mềm ghi chú, công cụ theo dõi thời gian, ứng dụng quản lý thời gian cụ thể, v.v.
- Quản lý các mốc quan trọng của dự án: Hướng dẫn chi tiết với các ví dụ
- Quản lý chi phí dự án: Cách tạo kế hoạch quản lý chi phí
- Phân tích chuỗi giá trị: Các bước để phân tích chuỗi giá trị
- Lịch trình làm việc: Các bước để lên lịch cho nhân viên một cách hiệu quả
- 7 chiến lược quản lý thời gian hàng đầu tạo nên hoặc đánh dấu công việc kinh doanh của bạn -1
