Khi tạo một dự án, bạn cũng phải tạo ra một tài liệu trình bày chi tiết chính xác những gì nó bao gồm. Tài liệu này, kiểm tra phạm vi dự án, là một thành phần thiết yếu trong quy trình của bạn vì nó giúp mọi người trong nhóm thấy những gì cần phải làm và những gì đã hứa. Nhưng trước tiên, hãy xem phạm vi dự án là gì và cách bạn có thể xây dựng một tài liệu giúp bạn và nhóm của bạn đi đúng hướng. Chúng ta cũng sẽ thấy một ví dụ về tuyên bố phạm vi dự án sẽ phục vụ như một hướng dẫn trong khi chúng ta đang viết.
Phạm vi dự án là gì?
Phạm vi dự án là mô tả chi tiết về nỗ lực dự án cần thiết để đáp ứng mong đợi của các bên liên quan. Nó thảo luận về những gì được bao gồm. Tuy nhiên, giải quyết những gì bị loại trừ có thể làm tăng đáng kể sự rõ ràng của công việc được yêu cầu. Có hai loại phạm vi: 1) Phạm vi sản phẩm và 2) Phạm vi dự án
Phạm vi sản phẩm
Phạm vi sản phẩm là một tập hợp con của phạm vi dự án. Nó xác định nỗ lực cần thiết để đạt được các yêu cầu của dự án. Quản lý phạm vi dự án là quan trọng vì sản phẩm là sản phẩm chính của dự án. Các giấy tờ và phương pháp dự án đặc biệt được sử dụng để xác minh rằng kết quả cuối cùng đáp ứng các tiêu chí chấp nhận của các bên liên quan trong dự án. Kế hoạch quản lý yêu cầu và Ma trận xác định nguồn gốc yêu cầu là hai tài liệu dự án duy nhất chỉ dành riêng cho Phạm vi sản phẩm.
Quản lý cấu hình là một quy trình riêng biệt được tạo ra để xử lý các thay đổi về đặc tính vật lý hoặc chức năng của Sản phẩm. Trước khi chúng có thể được thừa nhận và phân phối cho các bên liên quan phù hợp, hàng hóa cũng phải trải qua quá trình xác minh và xác nhận.
Phạm vi dự án
Phạm vi dự án chứa Phạm vi sản phẩm và cũng xác định tất cả các công việc khác phải được thực hiện bởi dự án. Nó được quy định trong Kế hoạch Quản lý Phạm vi cũng như Đường cơ sở Phạm vi, và nó được lập thành văn bản trong Kế hoạch Quản lý Dự án. Kế hoạch quản lý phạm vi vạch ra cách thức phạm vi sẽ được lập kế hoạch, thực hiện và kiểm soát. Đường cơ sở về Phạm vi mô tả Phạm vi dự án trong ba tài liệu:
- Tuyên bố Phạm vi
- Cơ cấu phân chia công việc (WBS)
- Từ điển WBS.
Đường cơ sở phạm vi là tài liệu để họ đo lường hiệu suất phạm vi.
Tuyên bố Phạm vi Dự án là gì?
Một tuyên bố về phạm vi, thường được thực hiện bởi người quản lý dự án, bao gồm toàn bộ dự án, bao gồm bất kỳ sản phẩm nào được giao và đặc điểm của chúng, cũng như danh sách các bên liên quan sẽ bị ảnh hưởng. Nó cũng sẽ bao gồm bất kỳ mục tiêu dự án chính nào, các sản phẩm phân phối và các mục tiêu để giúp định lượng hiệu suất.
Tuyên bố phạm vi dự án của bạn sẽ là công cụ chính cho các bên liên quan và các nhóm tham khảo và sử dụng làm kim chỉ nam để đánh giá mức độ thành công của dự án một cách thích hợp.
Hôm nay, tôi muốn trình bày cách kiểm soát phạm vi đáng tin cậy hơn, bằng cách sử dụng một ví dụ trong thế giới thực.
Ví dụ về Tuyên bố phạm vi dự án trong đời thực
Dưới đây là tuyên bố về phạm vi dự án cho một dự án thực tế khiêm tốn làm ví dụ.
(Tôi đã thay đổi tên của các mặt hàng và khách hàng.)
Các ý tưởng về quản lý phạm vi dự án sẽ giống nhau đối với bất kỳ dự án nào. Ngay cả một cái lớn cũng sẽ có tất cả các thành phần giống nhau.
Vì vậy, đừng quản lý phạm vi quá phức tạp.
Cũng cần lưu ý rằng nó quá cơ bản. Ngoài ra, bạn không cần phải bao gồm mọi thứ mà Hướng dẫn PMBOK đề xuất. Chỉ cần đảm bảo rằng Đường cơ sở phạm vi phục vụ công việc của nó.
Phác thảo Tuyên bố Phạm vi Dự án
Tương tự như Five W's of Journalism— Ai, Cái gì, Khi nào, Ở đâu và Tại sao — để có bản tuyên bố về phạm vi dự án của bạn được viết đúng cách, bạn phải giải quyết bảy điểm sau:
# 1. Biện minh
Không có dự án nào bắt đầu mà không có nhu cầu hiện có, vì vậy hãy sử dụng nó làm đối số của bạn. Bắt đầu tuyên bố về phạm vi dự án của bạn bằng cách nêu rõ sự cần thiết đối với dự án của bạn và kết quả cuối cùng sẽ đáp ứng yêu cầu đó như thế nào.
Ví dụ về các nhu cầu bao gồm:
- Một đối thủ cạnh tranh đã tung ra một sản phẩm mới mà thị trường hiện không có đối thủ cạnh tranh.
- Phản hồi của khách hàng cho thấy mong muốn một công cụ mới trở thành một phần của sản phẩm của bạn.
- Khả năng tích hợp dọc /doanh thu định kỳ đã xuất hiện.
# 2. Phạm vi công việc
Đây có vẻ là một bước đơn giản, nhưng nó là một trong những bước quan trọng nhất trong tuyên bố phạm vi dự án. Liệt kê những gì được và không thuộc phạm vi dự án của bạn ở cấp độ cao. Điều này sẽ hỗ trợ trong việc thiết lập ranh giới của dự án. Nó cũng xử lý các kỳ vọng / đầu vào của các bên liên quan và cung cấp cho các thành viên trong nhóm của bạn một số ràng buộc sáng tạo để hoạt động bên trong.
Phần mềm quản lý dự án có thể giúp bạn quản lý các bên liên quan tốt hơn.
# 3. Mục tiêu kinh doanh
Vạch ra các mục tiêu kinh doanh của bạn bằng cách nêu các mục tiêu bạn muốn đạt được với dự án này. Điều này có thể liên quan đến ngày ra mắt sản phẩm, chiến lược kinh doanh mới để cung cấp tỷ lệ phần trăm doanh thu định kỳ lớn hơn, mức độ hài lòng của khách hàng cao hơn, tăng khách hàng lần đầu tiên và những thứ khác.
#4. Dự án có thể bàn giao
Lập danh sách các công việc mà các thành viên trong nhóm của bạn phải tạo ra để đáp ứng các mục tiêu của công ty. Điều này có thể bao gồm bản thân sản phẩm, hướng dẫn sử dụng và cài đặt, tài liệu tiếp thị, bản tin tức, chiến dịch quảng cáo, cũng như các tài nguyên khác.
# 5. Loại trừ dự án
Mặc dù việc xác định ranh giới của dự án ngay từ đầu là rất quan trọng, nhưng việc liệt kê những gì dự án không bao gồm cũng rất quan trọng. Ví dụ:
- Nâng cấp ứng dụng được lên kế hoạch cho một dự án tiếp theo nhưng không được bao gồm trong dự án này.
- Quyền truy cập của khách hàng vào các dòng hỗ trợ / chức năng sản phẩm cụ thể đã bị hạn chế hoặc lên lịch lại.
# 6. Hạn chế
Các ràng buộc của dự án là những gì làm cho việc quản lý dự án trở thành một vấn đề khó xử lý. Ba hạn chế hàng đầu trong quản lý dự án thường là thời gian, tiền bạc và phạm vi. Chúng liên kết với nhau, có nghĩa là nếu bạn kéo một đòn bẩy trên 'phạm vi', một đòn bẩy khác trên 'tiền' hoặc 'thời gian, cũng sẽ di chuyển.
Tuy nhiên, có thể nảy sinh nhiều hạn chế hơn đối với dự án bất cứ lúc nào, chẳng hạn như rủi ro, nguồn lực, tổ chức, cách tiếp cận, khách hàng, v.v. Liệt kê tất cả các hạn chế mà bạn dự đoán trong dự án của mình để bạn có thể cố gắng chuẩn bị sẵn sàng các giải pháp khi chúng phát sinh.
# 7. Giả định
Các giả định về dự án của bạn thường xoay quanh các yếu tố kết thúc là các ràng buộc, chẳng hạn như thời gian, tiền bạc và phạm vi. Ví dụ: trong phần này, bạn có thể viết, “nhóm phát triển front-end sẽ có mặt trong giai đoạn dự án này” hoặc “nhóm dịch vụ khách hàng sẽ được đào tạo về sản phẩm mới trước x thời gian”. Điều quan trọng là phải đề cập đến những điều này vì điều này sẽ không chỉ thông báo các bên liên quan chủ chốt về các yêu cầu nguồn lực cốt lõi của bạn để hoàn thành dự án, nhưng nó cũng sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn sâu sắc ngay lập tức về các yếu tố rủi ro lớn nhất của bạn ở đâu.
Đề cương tuyên bố phạm vi dự án của bạn sẽ đóng vai trò là kim chỉ nam khi bạn tạo tuyên bố phạm vi toàn diện của mình. Bởi vì, mặc dù dự đoán tương lai của dự án là không thể ở cấp độ này, nhưng đây là bước đầu tiên để đưa dự án của bạn đến gần với kết quả nhất có thể. Bạn có thể bắt đầu một dự án thành công bằng cách bắt đầu với bảy khẳng định quan trọng được liệt kê ở trên.
Đọc thêm: Tuyên bố kết thúc: Định nghĩa và Mẹo để Viết Tuyên bố Hiệu quả
Điều gì đặt ra Tuyên bố Phạm vi Dự án Ngoài các Tài liệu Quản lý Dự án khác?
Trong khi tuyên bố về phạm vi dự án là cần thiết cho sự thành công của dự án, các khía cạnh nhất định của dự án được đề cập trong các tài liệu riêng biệt. Đây là hai trường hợp nổi bật.
Tuyên bố về phạm vi sản phẩm Cũng như có sự khác biệt nhỏ giữa các công việc của người quản lý sản phẩm và người quản lý dự án, có một số khác biệt giữa phạm vi dự án và phạm vi sản phẩm. Phạm vi sản phẩm chứa nhiều thông tin hơn về các đặc điểm và chức năng của sản phẩm, dịch vụ hoặc giải pháp mà một dự án sẽ sản xuất. Phạm vi dự án có thể tuyên bố, "Xuất xưởng một máy tính bảng mới vào cuối năm 2020", nhưng phạm vi sản phẩm sẽ bao gồm thông tin như kích thước màn hình, loại bộ xử lý, dung lượng RAM, v.v.
Kế hoạch tổng thể cho dự án. Nếu tuyên bố phạm vi dự án là nền tảng mà họ xây dựng dự án, thì quy hoạch tổng thể của dự án là phần còn lại của cấu trúc. Theo Alexis, kế hoạch tổng thể của dự án bao gồm tiến trình dự án và tổ chức công việc kỹ lưỡng, cũng như các chính sách và thủ tục để quản lý rủi ro, quản lý chất lượng và quản lý thông tin liên lạc. Mặt khác, sức mạnh của tuyên bố phạm vi dự án của bạn quyết định sự thành công của kế hoạch tổng thể dự án của bạn, ông nói.
Làm thế nào để mài giũa kỹ năng quản lý dự án của bạn
Lấy bằng thạc sĩ về quản lý dự án là một trong những lựa chọn để có được kiến thức và khả năng quản lý dự án trong bối cảnh chuyên nghiệp. Cùng với việc học cách tạo tuyên bố phạm vi dự án, bạn cũng sẽ học cách tương tác với giám đốc điều hành và nhà tài trợ dự án, thực hành sử dụng các kỹ năng mềm để quản lý nhóm và chuẩn bị đảm nhận trách nhiệm cao hơn bằng cách quản lý một nhóm lớn hơn và / hoặc ngân sách lớn hơn .
Câu hỏi thường gặp về Tuyên bố Phạm vi Dự án
Điều gì không nên được đưa vào tuyên bố phạm vi dự án của bạn?
Các loại trừ, giả định và hạn chế của dự án (trong số các thông tin khác) có trong Tuyên bố về phạm vi dự án.
Sáu yếu tố của một tuyên bố phạm vi điển hình là gì?
Các thành phần điển hình của tuyên bố phạm vi dự án bao gồm mục tiêu dự án, lý giải, mô tả sản phẩm, kết quả dự kiến, giả định và ràng buộc.
