Không giống như một dự án có mục tiêu cuối cùng cụ thể hoặc có thể phân phối được, danh mục đầu tư đại diện cho một ủy ban lập kế hoạch chiến lược hơn để liên tục tối ưu hóa việc phân bổ, ưu tiên và lập lịch trình các nguồn lực trên nhiều dự án. Do đó, danh mục dự án là một thuật ngữ đề cập đến một nhóm các dự án của một tổ chức và quy trình mà chúng được lựa chọn và quản lý. Trên hết, tất cả những yếu tố này và hơn thế nữa làm rõ rằng quản lý danh mục đầu tư dự án là một quy trình có thể phục vụ bất kỳ tổ chức nào có danh mục dự án. Hãy theo dõi để tìm hiểu về cách tạo danh mục dự án.
Giới thiệu chung
Nói chung, các tổ chức sẽ có cơ hội cho nhiều dự án hơn nhiều so với khả năng tài trợ có thể hỗ trợ, vì vậy quy trình lựa chọn phải chọn một tập hợp con các dự án để tối đa hóa mục tiêu lợi nhuận của công ty trong khi vẫn tuân theo các hạn chế về ngân sách. Cùng với nhau, các giám đốc điều hành mong muốn quản lý rủi ro tổng thể của danh mục đầu tư trong khi vẫn đảm bảo rằng dòng tiền và các yêu cầu khác như vậy được đáp ứng.
Do đó, Project portfolio là một thuật ngữ đề cập đến một nhóm các dự án của một tổ chức và quy trình mà chúng được lựa chọn và quản lý. Ngoài ra, Danh mục dự án là các nhóm dự án hoặc chương trình khác nhau được lựa chọn một cách chiến lược phù hợp với các hoạt động khác nhau liên quan đến dự án nhằm thúc đẩy các mục tiêu tổ chức của tập đoàn.
Danh mục đầu tư dự án nên bao gồm những gì?
Danh mục đầu tư dự án của bạn nên tập trung vào công việc dự án, nghĩa là các cam kết duy nhất có các sản phẩm được chỉ định và ngày bắt đầu và ngày kết thúc dự kiến. Xác định ai, cái gì và khi nào đang làm hoặc sẽ làm công việc, dự án là gì và trong khoảng thời gian nào công việc dự kiến sẽ được thực hiện.
2 loại danh mục đầu tư chính là gì?
Có hai loại đánh giá danh mục đầu tư chính: danh mục đầu tư “hướng dẫn” hoặc “làm việc” và danh mục đầu tư “giới thiệu”. Ngoài ra, Danh mục giới thiệu thường được sử dụng để chia sẻ những thành tích tốt nhất của học sinh hoặc bằng chứng về việc học tập. Học sinh thường được lựa chọn để quyết định những gì được xuất bản. Ngoài ra, họ hỗ trợ tự tiếp thị, xây dựng thương hiệu trực tuyến hoặc xây dựng dấu ấn kỹ thuật số tích cực.
Trong giáo dục đại học, chúng ta thường thấy các danh mục giới thiệu làm nổi bật CV hoặc sơ yếu lý lịch của sinh viên để phù hợp với một mục đích cụ thể, chẳng hạn như thu hút các nhà tuyển dụng tiềm năng. Và, danh mục đầu tư làm việc, loại danh mục đầu tư thứ hai mà chúng ta thường thấy giống như một bản ghi quá trình học tập. Mục đích là để nắm bắt quá trình học tập. Nó còn được gọi là danh mục đầu tư phát triển, danh mục đầu tư phản ánh hoặc danh mục đầu tư hình thành.
Cách tạo danh mục đầu tư dự án
Nếu bạn có một vài dự án với mục tiêu và chiến lược tương tự, bạn có thể đặt chúng vào danh mục đầu tư để bạn có thể quan sát tất cả thông tin liên quan đến nhiều dự án cùng một lúc. Chúng ta hãy xem các bước để tạo một danh mục dự án.
#1. Xác định mục tiêu định hướng của doanh nghiệp
Trước khi bắt đầu nghĩ đến việc quản lý danh mục đầu tư, bạn cần hiểu mục tiêu kinh doanh và mục tiêu chiến lược của tổ chức mình. Ý tưởng là danh mục đầu tư dự án của bạn phù hợp với kế hoạch chiến lược của tổ chức, vì vậy bạn sẽ cần kiểm tra xem các mục tiêu tài chính và giá trị khách hàng có đủ tốt cho tổ chức của bạn hay không.
#2. Nắm bắt và nghiên cứu các yêu cầu và ý tưởng
Ý tưởng dự án có thể đến từ bất cứ đâu vào bất cứ lúc nào. Điều quan trọng là phải có một quy trình tiếp nhận thường xuyên để nắm bắt những ý tưởng này để có thể theo dõi và đánh giá chúng. Điều này có thể đơn giản như một bảng tính do người quản lý danh mục đầu tư duy trì hoặc nó có thể là cơ sở dữ liệu trực tuyến nơi mọi người trong công ty có thể nhập ý tưởng khi họ nghĩ về chúng.
#3. Chọn dự án tốt nhất
Sau khi các ý tưởng được nắm bắt, các nhà quản lý danh mục đầu tư phải trải qua một quy trình tiêu chuẩn để đánh giá và lựa chọn các dự án sẽ tiếp tục. Điều này đòi hỏi nhiều hơn là chỉ đảm bảo chúng phù hợp với các mục tiêu của công ty, chẳng hạn như:
- Tiền liên quan?
- Thơi gian dự định?
- Lợi tức của dự án này là gì? (Quan tâm?)
- Các tài nguyên có sẵn không?
- Những nguy hiểm liên quan đến dự án này là gì?
Vì các quyết định được đưa ra cho nhiều dự án cùng một lúc nên điều này thậm chí có thể trở nên phức tạp hơn. Tuy nhiên, một cách phổ biến để đơn giản hóa quy trình quản lý danh mục đầu tư dự án và loại bỏ bất kỳ sự sắp xếp nào, là tạo một danh sách tiêu chí đơn giản mà mỗi dự án được đo lường và cho điểm, chẳng hạn như lợi tức đầu tư (ROI), là một yếu tố xếp hạng phổ biến .
#4. Xác thực tính khả thi của danh mục đầu tư và bắt đầu dự án
Sau khi đã đưa ra kết luận về những dự án sẽ tiếp tục, điều quan trọng là phải xác thực toàn bộ danh mục đầu tư. Điều này bao gồm việc đảm bảo sự kết hợp của các dự án được chọn không quá lớn, rủi ro, tốn kém hoặc phụ thuộc lẫn nhau. Ngoài ra, danh mục đầu tư phải được cân bằng hợp lý và phù hợp với mục tiêu kinh doanh. Sau khi danh mục đầu tư được xác thực, người quản lý dự án có thể được chỉ định và các dự án bắt đầu.
#5. Quản lý và giám sát danh mục đầu tư
Các dự án thay đổi và phát triển theo thời gian, và những ý tưởng mới có thể được thêm vào danh sách các dự án tiềm năng. Đây là lý do tại sao điều quan trọng là phải liên tục quản lý cả việc thực hiện danh mục đầu tư đang diễn ra và quá trình tiếp nhận. Quản lý và giám sát danh mục đầu tư có thể bao gồm những điều sau đây:
- Làm việc với các nhà quản lý dự án để giám sát việc thực hiện các dự án
- Xác định và giải quyết xung đột giữa các dự án
- Thực hiện các thay đổi đối với danh mục đầu tư khi cần, bao gồm tạm dừng dự án, hủy dự án và thêm dự án mới
- Đảm bảo các dự án vẫn phù hợp với mục tiêu kinh doanh
Phần mềm quản lý danh mục đầu tư dự án
Rõ ràng rằng việc quản lý một danh mục đầu tư mà không có phần mềm phù hợp để giám sát các dự án đồng thời là một nhiệm vụ khó khăn. Lưu trữ và phân tích dữ liệu bằng phần mềm truyền thống cũng có thể gây ra sự không nhất quán của dự án và vượt chi phí. Do đó, phần mềm quản lý danh mục Dự án cung cấp cho doanh nghiệp khả năng tổ chức nhiều chương trình và dự án thành một danh mục và thu thập dữ liệu quan trọng giữa các dự án.
Do đó, phần mềm quản lý danh mục đầu tư dự án được thiết kế để xử lý các dự án, chương trình hoặc sản phẩm tổng thể với mục đích hiển thị hiệu suất và nhu cầu tài nguyên của các dự án hiện tại, cũng như các dự án đang được đấu thầu, bán hoặc sẽ bắt đầu vào một ngày trong tương lai.
Ví dụ về phần mềm quản lý danh mục đầu tư dự án tốt nhất
Dưới đây là các công cụ và phần mềm quản lý danh mục đầu tư dự án tốt nhất hiện có có thể nâng cao cách bạn làm việc.
# 1. Thứ Hai.com
monday.com là một phần mềm quản lý dự án và công việc từng đoạt giải thưởng giúp các nhóm thuộc mọi quy mô lập kế hoạch, ưu tiên, quản lý và thực hiện công việc của họ hiệu quả hơn. Phần mềm cung cấp các giải pháp cho nhiều trường hợp sử dụng như tiếp thị, bán hàng, vận hành, CNTT, nhân sự, v.v.
#2. Dự án Kissflow
Kissflow Project là một cái tên đang phát triển trong thế giới quản lý danh mục đầu tư dự án nhờ thiết kế đẹp mắt và giao diện không bắt buộc. Với không gian làm việc đơn giản nhưng hiệu quả cao, Kissflow Project cho phép người dùng tích hợp rộng rãi các quy trình trên nhiều kênh và tự động hóa việc thu thập dữ liệu trên một nền tảng duy nhất.
# 3. Bảng thông minh
Smartsheet là một phần mềm cộng tác và quản lý dự án trực tuyến. Nó bao gồm các cảnh báo tự động, cập nhật và chia sẻ tức thời giữa các thành viên trong nhóm, quản lý tài nguyên, các nhiệm vụ lồng nhau được tổ chức theo thứ bậc, chế độ xem biểu đồ Gantt, báo cáo có thể xuất và tự động cũng như tích hợp.
#4. Oracle Primavera
Oracle's Primavera là bộ phần mềm được thiết kế cho xây dựng và các ngành sử dụng nhiều tài sản khác. Nó chứa nhiều thành phần lập kế hoạch, quản lý và thực hiện dự án để người mua lựa chọn.
# 5. Tiêu điểm vi mô
Đây là một phần mềm lai dựa trên đám mây tích hợp dữ liệu với quy trình công việc để điều chỉnh chiến lược kinh doanh với các khoản đầu tư của công ty. Mô-đun quản lý danh mục đầu tư của nó cho phép người dùng xem xét các tình huống giả định khác nhau và tạo ra sự kết hợp lý tưởng giữa các đề xuất và dự án.
Các yếu tố cần xem xét khi chọn phần mềm quản lý danh mục đầu tư dự án
Có một số lĩnh vực cơ bản bạn nên cân nhắc khi chọn giải pháp phần mềm quản lý danh mục đầu tư.
# 1. Giá cả
Cũng giống như mọi công ty cần tìm thứ gì đó phù hợp với ngân sách tổng thể của mình. Khi xem xét chi phí, hãy xem chi phí hàng tháng cũng như mọi chi phí của bên thứ ba (chẳng hạn như tích hợp với phần mềm khác) có thể cần thiết để có một hệ thống hiệu quả. Như đã nói, bạn cũng muốn đảm bảo rằng mình đang đầu tư vào một hệ thống có thể theo kịp quy trình làm việc hàng ngày của mình.
#2. Hiệu quả
Chọn một hệ thống giúp người của bạn quản lý công việc hiệu quả. Khả năng tạo các nhiệm vụ và theo dõi chúng thông qua dòng thời gian của dự án giúp bạn hiểu được các dự án phức tạp với nhiều phần chuyển động. Có các tính năng quản lý phù hợp là rất quan trọng để phục vụ loại hình này.
# 3. Uyển chuyển
Mọi thứ thay đổi nhanh chóng trong nhiều hoạt động của công ty. Phần mềm quản lý danh mục đầu tư dự án của bạn sẽ cung cấp cho bạn nhiều tùy chọn để tùy chỉnh quy trình công việc, nhiệm vụ và các tùy chọn khác. Bằng cách này, bạn có một giải pháp biến thành thứ mà công ty của bạn cần để tổ chức các dự án hơn là thứ bạn cần thay đổi hệ thống để phù hợp.
#4. Tích hợp phần mềm
Điều này có thể lấp đầy rất nhiều khoảng trống trong hệ thống của bạn khi nói đến tính linh hoạt. Nhiều nhà cung cấp hàng đầu cung cấp khả năng kết nối dữ liệu với các loại ứng dụng kinh doanh khác, từ hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM) đến hệ thống lưu trữ đám mây và hơn thế nữa. Những tích hợp này có thể tự động hóa rất nhiều công việc tẻ nhạt của bạn bằng cách tự động kết nối thông tin từ các nền tảng khác này và đưa dữ liệu đó vào giải pháp quản lý dự án của bạn.
#5. Minh bạch cho tất cả các bên liên quan
Các bên sẽ có thể xem toàn bộ danh sách dự án, vị trí của từng dự án và xem xét dự án nào được ưu tiên trong danh sách. Như đã nói, việc có một bộ tùy chọn quyền mạnh mẽ có thể giúp bạn duy trì tính bảo mật của dự án. Mặc dù một số nhân viên trong nhóm của bạn có thể cần quyền chỉnh sửa đầy đủ đối với các mục nhiệm vụ, nhưng có thể có những trường hợp bạn đang xử lý thông tin nhạy cảm và muốn chặn các bên không liên quan khỏi dự án. Bạn cũng có thể chuyển đổi quyền truy cập xem-chỉnh sửa cho người dùng tùy thuộc vào mức độ tham gia của họ vào dự án.
Quản lý danh mục dự án
Quản lý danh mục đầu tư dự án là một kỹ thuật chính thức được các tổ chức sử dụng để xác định, ưu tiên, điều phối và giám sát các dự án phù hợp với chiến lược và mục tiêu của họ. Cách tiếp cận này xem xét tỷ lệ phần thưởng rủi ro của từng dự án, nguồn vốn khả dụng, khả năng kéo dài thời gian của dự án và kết quả mong đợi.
Bằng cách tổ chức và hội tụ mọi phần dữ liệu liên quan đến các dự án được đề xuất và hiện tại, các nhà quản lý danh mục đầu tư dự án cung cấp dự báo và phân tích kinh doanh cho các công ty muốn đầu tư vào các dự án mới. Về bản chất, với tính năng quản lý danh mục đầu tư dự án, bạn có được tầm nhìn xuyên suốt các dự án và sáng kiến để kết nối những việc cần làm hàng ngày của nhóm với chiến lược tổ chức của công ty bạn.
Do đó, Quản lý danh mục đầu tư dự án nhằm mục đích giảm bớt sự kém hiệu quả xảy ra khi thực hiện một dự án và loại bỏ các rủi ro tiềm ẩn có thể xảy ra do thiếu thông tin hoặc hệ thống có sẵn. Nó giúp tổ chức sắp xếp công việc dự án của mình để đáp ứng các dự án trong khi sử dụng tối đa các nguồn lực của mình. Ngoài ra, tất cả các nhà quản lý dự án của tổ chức cần phải có nhận thức về quản lý danh mục đầu tư dự án của tổ chức để đóng góp vào các mục tiêu của tổ chức khi thực hiện các dự án tương ứng.
Lợi ích của quản lý danh mục đầu tư dự án
Bằng cách tận dụng những lợi ích của việc quản lý danh mục đầu tư dự án, các công ty có thể lập kế hoạch cho tất cả các phần của dự án để đạt được kết quả tốt nhất. Mặc dù điều đó nghe có vẻ dễ dàng, nhưng cần phải có nỗ lực, thời gian và nguồn lực đáng kể để tạo thành công một chiến lược quản lý danh mục đầu tư dự án hiệu quả. Dưới đây là những lợi ích
#1. Căn chỉnh Mục tiêu Dự án với Chiến lược Kinh doanh
Nhiệm vụ cuối cùng của bất kỳ công ty nào là đáp ứng cả mục tiêu ngắn hạn và dài hạn, và mọi dự án được bắt tay vào sẽ đưa công ty đó đến gần hơn với mục tiêu của mình. Người quản lý dự án cần đảm bảo rằng tất cả các dự án đều phù hợp với chiến lược và mục tiêu của công ty. Do đó, khi các dự án không phù hợp với mục tiêu của công ty, điều này có thể dẫn đến lãng phí nguồn lực và nỗ lực của lực lượng lao động, cùng với viễn cảnh quá tải dự án.
#2. Dữ liệu hiệu suất dự án chính xác
Quản lý danh mục đầu tư dự án được xác định nhờ khả năng giám sát và kiểm soát, cho phép người quản lý dự án kết nối dữ liệu danh mục đầu tư cấp cao với các chỉ số dự án, ở cấp cơ sở. Điều này giúp xác định xem danh mục đầu tư có hoạt động như mong đợi hay không. Bằng cách thiết lập các hướng dẫn về hiệu suất và mức dung sai, việc xác định các xu hướng tiềm ẩn có thể ảnh hưởng tiêu cực đến danh mục đầu tư trở nên dễ dàng hơn.
#3. Giúp Ra Quyết Định Dễ Dàng Hơn
Các bên liên quan có thể đấu tranh để quản lý các tranh chấp có thể phát sinh với các nhóm dự án khác nhau tập trung vào các ưu tiên của họ và tranh giành các nguồn lực hạn chế. Bằng cách sử dụng một cách tiếp cận chuẩn hóa để ra quyết định, họ đánh giá một cách chủ quan nhu cầu từ các nhóm dự án cạnh tranh. Ngoài ra, các nhóm quản lý liên tục đưa ra các quyết định quan trọng và họ cần phải thực hiện càng nhiều quyết định đó ngay trong lần thử đầu tiên.
#4. Giúp sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các dự án
Các nhà quản lý danh mục đầu tư dự án giỏi tập trung các nguồn lực hạn chế của họ vào các dự án có giá trị nhất của họ. Khi có yêu cầu của khách hàng, yêu cầu pháp lý hoặc nhu cầu chiến lược, các nhóm sử dụng quản lý danh mục đầu tư dự án để làm việc trên các dự án khả thi giúp đạt được các mục tiêu của tổ chức.
#5. Xây dựng quản trị và giám sát vào quản lý dự án
Quản lý danh mục dự án xây dựng một mô hình quản trị tự nhiên cho tất cả các dự án của một tổ chức. Trong khi quản lý dự án xem xét một dự án duy nhất, nó cung cấp một cái nhìn tổng quan về tất cả các dự án. Người quản lý dự án có thể tạo kế hoạch dự phòng, sử dụng các kỹ thuật dựa trên dữ liệu và dẫn dắt công ty đi đúng hướng.
Loại ngành công nghiệp và công ty nào được hưởng lợi từ danh mục đầu tư dự án?
Theo nghiên cứu của PM Solutions, 71% công ty có hệ thống quản lý danh mục dự án. Sự tăng trưởng của nó thể hiện rõ qua số lượng ngày càng tăng của các công ty áp dụng các giải pháp quản lý danh mục đầu tư dự án. Quản lý danh mục dự án không hướng đến bất kỳ ngành cụ thể nào nếu công ty của bạn xử lý nhiều dự án, nhóm của bạn sẽ được hưởng lợi từ nó. chẳng hạn như:
- IT
- Marketing
- Xây dựng
- Các dịch vụ tài chính
- Đội ngũ quản lý dự án
Quản lý danh mục đầu tư dự án
Người quản lý Danh mục dự án là người nhóm và tổ chức tất cả các dự án của bạn, tìm ra những điểm tương đồng và mâu thuẫn, đan xen các nguồn lực và tìm ra các mốc thời gian phù hợp cho các bản phát hành và thời hạn. Ngoài ra, người quản lý danh mục dự án phát triển, thiết lập và duy trì các tiêu chuẩn và thủ tục để quản lý tất cả các dự án và thu thập phản hồi để đảm bảo rằng mọi kết quả của dự án đều đáp ứng mong đợi của khách hàng và các bên liên quan về thời hạn, chi phí và hiệu suất.
Ngoài ra, công việc của họ được thực hiện bằng cách làm việc với nhiều công cụ quản lý danh mục đầu tư, thuật toán tài chính, tiêu chí, tiêu chuẩn và mô hình để giúp người quản lý danh mục đầu tư dự án điều chỉnh các dự án theo các mục tiêu chiến lược của tổ chức. Dưới đây là các kỹ năng và yêu cầu cần thiết đối với người quản lý danh mục đầu tư dự án,
Kỹ năng và Yêu cầu:
- Sự quyết tâm
- Khả năng phân tích
- Tinh thần cạnh tranh
- Trí tuệ cảm xúc
- Giao tiếp
- Sáng tạo và nhanh nhẹn
- Kỹ năng quản lý
- Kiến thức về các sản phẩm và quy trình liên quan
- Nhiều năm kinh nghiệm trong quản lý dự án
- Bằng thạc sĩ ứng dụng trong quản lý
- cấp giấy chứng nhận
Vai trò của Người quản lý danh mục đầu tư dự án là gì?
Người quản lý danh mục đầu tư dự án đánh giá tất cả các dự án và chương trình từ góc độ chiến lược. Họ có quyền ưu tiên các dự án dựa trên tầm quan trọng của chúng đối với tổ chức và phân bổ nguồn lực phù hợp. Vai trò bao gồm các trách nhiệm sau
- Tạo một hệ thống các dự án và chương trình;
- Sắp xếp đường ống dẫn đến các mục tiêu của doanh nghiệp;
- Quản lý rủi ro danh mục đầu tư dự án, tiến độ và các vấn đề;
- Liên tục theo dõi và báo cáo về danh mục đầu tư;
- Truyền đạt cho lãnh đạo doanh nghiệp về ROI dự kiến cho các dự án và chương trình đã lên kế hoạch.
- Áp dụng hiệu quả quản trị dự án & tích cực thu hút các bên liên quan ở tất cả các cấp
- Chủ động giải quyết vấn đề & quản lý rủi ro
- Định nghĩa các kế hoạch dự án bao gồm xác định các hoạt động chính của dự án, các yêu cầu về nguồn lực kinh doanh & dự án và đường dẫn quan trọng
- Chủ động theo dõi tiến độ dự án theo các mục tiêu đã thỏa thuận
- Dự án chính đảm bảo phạm vi dự án được quản lý, các mục tiêu của dự án được đáp ứng và mức độ chi tiết phù hợp được áp dụng
- Thúc đẩy thực hiện các dự án nội bộ
Lời cuối
Ở đó bạn có nó. Bạn cần biết rằng khi một công ty phát triển và đảm nhận nhiều dự án hơn, việc quản lý danh mục đầu tư ngày càng trở nên quan trọng hơn. Quản lý danh mục đầu tư dự án cung cấp một cái nhìn toàn cảnh về tất cả các dự án tiềm năng và đang diễn ra. Điều này cho phép giám đốc điều hành và người quản lý đưa ra quyết định sáng suốt hơn về hoạt động kinh doanh của họ. Về bản chất, Quản lý danh mục dự án đã giúp các nhà quản lý quản lý hiệu quả thời gian, kỹ năng, nguồn lực và ngân sách. Ngoài ra, việc hoàn thành nhiều nhiệm vụ trở nên dễ dàng hơn nhiều, đặc biệt là trong các tình huống mà người quản lý phải làm nhiều việc cùng một lúc.
dự án
- PHẦN MỀM QUẢN LÝ PORTFOLIO: Phần mềm Đầu tư Hàng đầu Năm 2023
- CÁCH TẠO HỘ CHIẾU: Các bước nhanh chóng và dễ dàng để tạo một danh mục đầu tư trong 30 phút hoặc ít hơn
- QUẢN LÝ PORTFOLIO: Định nghĩa & Mọi thứ bạn cần biết
- CÁCH THAM GIA QUẢN LÝ DỰ ÁN: Định nghĩa, Hướng dẫn và Yêu cầu
- Hệ thống quản lý danh mục đầu tư: Định nghĩa và hướng dẫn quy trình
- QUẢN LÝ DANH MỤC DỰ ÁN: Ý nghĩa, Phần mềm hàng đầu, Quy trình & Lợi ích
