Lập kế hoạch thực hiện một dự án mà không có đủ công cụ và kỹ thuật vì nguồn lực của bạn có thể là một nhiệm vụ quá sức. Là một người quản lý dự án, việc biết phương pháp phù hợp để sử dụng trong quá trình lập kế hoạch đảm bảo hiệu suất tối ưu của bạn trong việc đạt được các mục tiêu của dự án.
Trong bài viết này, chúng tôi đã thảo luận về quy trình lập kế hoạch tài nguyên, các công cụ và kỹ thuật để hướng dẫn bạn quản lý dự án hiệu quả.
Lập kế hoạch dự án là gì?
Lập kế hoạch dự án là một kỷ luật để xác định cách thực hiện một dự án trong một mốc thời gian cụ thể, với các giai đoạn và nguồn lực xác định.
Quy trình lập kế hoạch dự án
Công cụ chính để đảm bảo rằng các hoạt động được thực hiện đúng thời hạn là quá trình lập kế hoạch dự án. Một kế hoạch được thiết lập để tìm ra cách tiếp cận hiệu quả nhất để hoàn thành nhằm đảm bảo rằng một dự án có xác suất thành công tốt nhất và rủi ro thất bại thấp nhất. Nói một cách đơn giản, lập kế hoạch dự án đề cập đến các thủ tục để đảm bảo rằng các hoạt động được hoàn thành một cách hiệu quả. Các nhà lãnh đạo phải quen thuộc với các quy trình và công cụ lập kế hoạch dự án khác nhau để cho phép giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm.
Một bộ bốn quy trình trong lập kế hoạch dự án đảm bảo rằng các nhiệm vụ được hoàn thành và đạt được mục tiêu cuối cùng. Các dự án là khác nhau và khác biệt, và không có hai kỹ thuật để thực hiện một kế hoạch nào giống nhau. Mặc dù các bước cốt lõi của mỗi quy trình lập kế hoạch quản lý dự án là giống nhau, nhưng cách chúng được thực hiện có thể khác nhau. Do đó, giới thiệu dự án, lập kế hoạch dự án, thực hiện dự án và kết thúc dự án là bốn quy trình lập kế hoạch.
Quá trình giới thiệu dự án bắt đầu bằng việc mô tả mục tiêu cần đạt được. Tiếp theo, quy trình lập kế hoạch dự án đảm bảo rằng các mục tiêu của bạn sẽ đi từ một ý tưởng mơ hồ thành hiện thực cụ thể. Các bước tiếp tục được thực hiện để đưa một dự án đến giai đoạn thực hiện khi các mục tiêu và mục tiêu đã được nêu rõ ràng. Quá trình lập kế hoạch vòng đời của dự án chỉ thành công khi tất cả bốn giai đoạn được hoàn thành.
Để thành công, quá trình lập kế hoạch quản lý dự án phải hoàn thành các nhiệm vụ, mục tiêu và mục tiêu. Vấn đề hoặc nhiệm vụ cốt lõi phải được giải thích trong giai đoạn bắt đầu. Một điểm khác cần xem xét là tất cả các giải pháp khả thi và mọi nguy cơ tiềm ẩn cần được khám phá. Đây là phương pháp hiệu quả nhất để xác định các sáng kiến tiềm năng liên quan đến dự án. Khi ý tưởng ban đầu được quyết định, một nhóm lập kế hoạch dự án được thành lập và các công cụ để hoàn thành dự án được chọn.
Tài nguyên lập kế hoạch dự án
Nguồn lực quý giá nhất trong việc lập kế hoạch và thực hiện một dự án là con người — nhóm dự án. Tùy thuộc vào sự kiện quan trọng, các dự án yêu cầu chuyên môn duy nhất tại các điểm cụ thể trong lịch trình. Trong suốt một năm ngân sách, một tổ chức có thể tổ chức nhiều sáng kiến chiến lược cùng một lúc. Điều này ngụ ý rằng nhân viên của nó có thể làm việc trên nhiều dự án cùng một lúc. Ngoài ra, một cá nhân có thể từ vị trí hiện tại của mình trong một tổ chức và tham gia nhóm dự án do một bộ kỹ năng nhất định.
Hơn nữa, nhiều sáng kiến đòi hỏi các kỹ năng và nguồn lực chỉ có thể có được thông qua công việc theo hợp đồng hoặc các nhà thầu bên thứ ba. Có được và chỉ đạo các nguồn nhân lực này, cũng như kiểm soát tiến trình của dự án, là yếu tố quan trọng để đạt được thành công cuối cùng.
Điều quan trọng là phải có một nhóm dự án hiệu suất cao bao gồm các cá nhân có kỹ năng và động lực để đóng góp vào sự thành công của dự án. Một trong nhiều trách nhiệm của người quản lý dự án là cải thiện khả năng đóng góp cho dự án của mỗi thành viên trong nhóm dự án đồng thời khuyến khích sự phát triển và hoàn thành của cá nhân. Đồng thời, mỗi cá nhân phải hợp tác với những người khác trong việc chia sẻ ý tưởng để đạt được mục tiêu chung.
Tài nguyên phải được chỉ định cho mỗi hành động trong danh sách hoạt động của bạn. Trước tiên, hãy xác định sự sẵn có của các nguồn lực trước khi bạn có thể chỉ định chúng cho dự án của mình. Thông tin về sự sẵn có của tài nguyên bao gồm những tài nguyên nào bạn có thể sử dụng khi lập kế hoạch cho dự án của mình và các điều kiện mà chúng sẵn có. Hãy nhớ rằng một số nguồn lực, chẳng hạn như chuyên gia tư vấn phải sẵn sàng trước thời hạn và có thể chỉ có sẵn vào những thời điểm cụ thể.
Kế hoạch tài chính
Tài chính là một nguồn lực cần thiết trong việc lập kế hoạch dự án. Kế hoạch tài chính bao gồm kế hoạch chi tiêu dựa trên tỷ lệ chi tiêu tùy thuộc vào quỹ khả dụng, kế hoạch đầu tư vốn, kế hoạch lợi nhuận, và sử dụng và duy trì dự trữ quản lý.
Các công cụ và kỹ thuật lập kế hoạch dự án
Điều quan trọng là phải chọn đúng kỹ thuật vì nó quyết định xem một dự án sẽ thành công hay thất bại. Và, vì không có chiến lược chung nào phù hợp với tất cả các loại, quy mô hoặc lĩnh vực, bạn phải dành một chút thời gian và nỗ lực để lựa chọn các kỹ thuật hoặc công cụ lập kế hoạch dự án tốt nhất cho tình huống của bạn. Quan trọng nhất, bạn nên biết các bước trong việc lựa chọn các công cụ và kỹ thuật tốt nhất cho việc lập kế hoạch tài nguyên dự án của bạn.
Hãy xem xét các bước sau:
# 1. Sắp xếp các yếu tố dự án của bạn theo mức độ đơn giản hay phức tạp của chúng
Điều này bao gồm bản thân dự án, khách hàng, tài nguyên, giới hạn (chẳng hạn như khẩu vị rủi ro), khung thời gian, công cụ và con người. Lập danh sách các yếu tố này và phân loại chúng theo mức độ đơn giản hay phức tạp.
# 2. Xác định xem nơi làm việc của bạn là nghiêm ngặt hay linh hoạt.
Một kỹ thuật Agile có thể có lợi nếu bạn làm việc ở một nơi làm việc năng động, nơi có mong muốn tiến hóa và thay đổi. Bạn có thể tốt hơn nên sử dụng chiến lược Thác nước nếu bạn đang làm việc với các nhu cầu, lịch trình và ngân sách rất cụ thể.
Ngoài ra, hãy kiểm tra các ràng buộc và nguy cơ của bạn cùng với việc kiểm tra tính linh hoạt của bạn. Ngoài ra, hãy triển khai các phương pháp cho phép nhóm của bạn điều chỉnh các dự án của họ một cách gọn gàng trong giới hạn tổ chức của bạn trong khi giảm thiểu rủi ro lớn
# 3. Hãy suy nghĩ về điều gì mang lại cho bạn cú hích lớn nhất cho số tiền của bạn.
Hỏi về điều gì cung cấp giá trị nhất cho khách hàng (hoặc bên liên quan hoặc người dùng cuối). Lập danh sách các yêu cầu của họ và sử dụng nó để xác định phương pháp làm việc tốt nhất để đạt được những yêu cầu đó.
Ví dụ: nếu khách hàng của bạn thường xuyên đưa ra yêu cầu và dự đoán các bản cập nhật và sửa đổi liên tục, thì một kỹ thuật lặp đi lặp lại với chu kỳ ngắn sẽ khiến họ cảm thấy như thể họ đang nhận được giá trị lớn hơn. Phương pháp luận này sẽ hỗ trợ bạn trong việc cung cấp giá trị và duy trì kết nối khách hàng mạnh mẽ.
#4. Tận dụng tối đa các mục tiêu của công ty bạn,
Để giúp bạn chọn các kỹ thuật lập kế hoạch dự án phù hợp, hãy sử dụng các mục tiêu hoặc mục tiêu dự án mà bạn đã đặt với tư cách là một nhóm hoặc tổ chức. Rõ ràng, các phương pháp của bạn phải là một cách để đạt được mục tiêu — phương pháp tối ưu là phương pháp trực tiếp dẫn bạn đến các mục tiêu chiến lược với lợi ích cao nhất và ít tác động tiêu cực nhất.
# 5. Lập danh sách các giá trị của công ty và nhóm của bạn.
Cuối cùng, và quan trọng nhất, hãy kiểm tra các giá trị của bạn. Vào cuối ngày, các kỹ thuật được thực hiện bởi mọi người — những người có thói quen, quan điểm và giá trị của họ. Thay vì áp đặt một kỹ thuật hợp thời cho nhân viên của bạn, hãy xem xét cách họ suy nghĩ, liên hệ và vận hành để tạo ra một kỹ thuật phù hợp tự nhiên.
Phần lớn, các giá trị của công ty và đội ngũ của bạn có thể giúp phát triển một kỹ thuật bền vững thực sự ít mang tính lý thuyết và hơn thế nữa là một cách để thực hiện một cách có hệ thống các quy trình sống, dễ duy trì hơn theo thời gian.
Tuy nhiên, hãy nhớ rằng không có kỹ thuật nào vượt trội hơn kỹ thuật khác. Tất cả phụ thuộc vào mức độ phù hợp với các mục tiêu và giá trị của tổ chức cũng như các giới hạn mà nhóm dự án phải vượt qua. Ngoài ra, nhu cầu của các bên liên quan, rủi ro liên quan và quy mô, chi phí và độ phức tạp của dự án.
kỹ thuật
# 1. Scrum
Scrum là một kỹ thuật lập kế hoạch dự án trình bày các khái niệm và quy trình để tăng chất lượng phân phối. Đây là một trong những khuôn khổ phổ biến và đơn giản nhất để đưa các ý tưởng Agile thành hiện thực phát triển phần mềm. Trên thực tế, Scrum là về việc trao quyền cho một nhóm tự quản lý để phân phối và xác định các vai trò và nhiệm vụ nhằm thiết lập sự căng thẳng lành mạnh giữa việc cung cấp đúng mặt hàng, đúng cách, càng nhanh càng tốt.
Ngoài ra, Scrum nhằm mục đích tăng cường giao tiếp, làm việc theo nhóm và tốc độ phát triển. Nếu bạn nghe thấy các thuật ngữ như sprint, scrums, backlog và burndown, đó thường là vì họ đang nói về Scrum hoặc một biến thể của nó.
# 2. Kanban
Một trong những kỹ thuật lập kế hoạch dự án khác là Kanban. Đây là một kỹ thuật quản lý dự án dựa trên các khái niệm Lean và một quy trình được xác định rõ để tăng hiệu quả. Nó rất giống Scrum ở chỗ là phân phối thường xuyên và sớm với một nhóm cộng tác và tự quản lý. Mặt khác, Kanban là một sự chuyển đổi mang tính tiến hóa hơn so với Scrum, giúp gia nhập môi trường Agile dễ dàng hơn vì nó ít mang tính quy định hơn.
Kỹ thuật Kanban nhẹ về quy trình, linh hoạt và không có các vai trò được xác định trước. Mục đích duy nhất của nó là nâng cao tính xuyên suốt bằng cách tập trung sự chú ý của nhóm vào những thứ thực sự quan trọng. Hình dung quy trình làm việc, giới hạn công việc đang thực hiện, định lượng thời gian thực hiện, lập chính sách quy trình rõ ràng và liên tục phân tích tiềm năng cải tiến là một trong những nguyên tắc cơ bản.
Tiếp theo, Kanban lý tưởng cho các công việc yêu cầu đầu ra nhất quán, chẳng hạn như sản xuất hoặc hỗ trợ và bảo trì. Nó cũng có thể là một công cụ hữu ích trong thế giới của các đại lý vì nó dễ thích nghi hơn với những thay đổi và khách hàng thích thay đổi suy nghĩ của họ thường xuyên. Kỹ thuật này là một giải pháp thay thế đơn giản hơn cho Scrum nếu bạn muốn “làm Agile” nhưng không muốn quá khắt khe.
# 3. Phương pháp đường dẫn quan trọng
Các ngành xây dựng, phát triển phần mềm và kỹ thuật đều sử dụng kỹ thuật này để lập mô hình và lập lịch trình lập kế hoạch dự án. Sử dụng kỹ thuật này, bạn xác định các hoạt động cần thiết để hoàn thành một dự án, thời gian thực hiện của mỗi dự án, mối quan hệ phụ thuộc giữa chúng và các mục tiêu hoặc cột mốc quan trọng của chúng.
Đây là cách tính toán các con đường dài nhất và nhanh nhất để hoàn thành dự án của bạn, giúp bạn hiểu các hoạt động chính của dự án — có thể bị hoãn lại mà không ảnh hưởng đến các mốc quan trọng của bạn.
# 4. PERT
Kỹ thuật Đánh giá và Đánh giá Chương trình là một kỹ thuật ước tính. Khi ước tính nhiệm vụ / hoạt động riêng lẻ không xác định, nó sử dụng giá trị trung bình có trọng số của các ước tính lạc quan, bi quan và có khả năng xảy ra nhất. Do đó, PERT là một cách để đánh giá và ước tính lượng thời gian để thực hiện một nhiệm vụ.
Điều này tương tự như ước tính Ba điểm nhưng sẽ cung cấp ước tính có trọng số lớn hơn. Việc xem xét ước tính độ không chắc chắn và rủi ro có thể làm tăng độ chính xác của các dự đoán thời gian tác vụ đơn điểm. Kỹ thuật đánh giá và xem xét chương trình đã khai sinh ra khái niệm này (PERT). Để xác định một phạm vi gần đúng cho thời lượng của một nhiệm vụ, PERT sử dụng ba ước tính:
Ước tính có nhiều khả năng nhất (M): Ước tính này dựa trên thời lượng của nhiệm vụ, cũng như các nguồn lực có thể được giao. Một lần nữa, năng suất của họ, kỳ vọng thực tế về khả năng sẵn sàng cho hoạt động và sự gián đoạn.
Lạc quan (O): Độ dài nhiệm vụ được xác định bởi một nghiên cứu về tình huống tốt nhất của nhiệm vụ. Điều này sẽ cho bạn biết nhiệm vụ sẽ mất bao lâu trong thời gian ngắn nhất có thể.
Bi quan (P): Độ dài nhiệm vụ được xác định bằng cách phân tích tình huống xấu nhất của nhiệm vụ. Điều này càng cho thấy lượng thời gian tối đa mà một nhiệm vụ có thể mất.
# 5. Độ nghiêng
Kỹ thuật tinh gọn là một cách tiếp cận lập kế hoạch dự án nhấn mạnh vào hiệu quả. Lean nổi tiếng là “Bố già” của Agile vì nó tập trung vào việc hoàn thành nhiều việc hơn với ít hơn. Nó bắt đầu bằng cách tìm ra giá trị và sau đó tối đa hóa nó thông qua cải tiến liên tục, bao gồm cải thiện dòng giá trị và giảm lãng phí.
Đó là một chủ đề với những lý tưởng hơn là một hệ thống cho bạn biết cách thực hiện mọi thứ. Nó đề xuất rằng việc xử lý ba rối loạn chức năng tạo ra chất thải được gọi là '3M' có thể giúp bạn làm được nhiều việc hơn mà ít tốn kém hơn.
Lean nhằm mục đích thay đổi cách chúng tôi làm việc để chúng tôi có thể chỉ tập trung vào việc cung cấp giá trị. Đó là việc thay đổi trọng tâm khỏi các công nghệ, tài sản và bộ phận dọc riêng lẻ và hướng tới các dòng giá trị hoàn chỉnh chảy theo chiều ngang qua các công nghệ, tài sản và phòng ban cho khách hàng.
Khi phân tích quy trình lập kế hoạch dự án của bạn, áp dụng một tâm lý tinh gọn có thể có lợi. Hãy xem xét cách bạn có thể giảm bớt quy trình lập kế hoạch dự án của mình cho các nguyên tắc cơ bản cốt lõi mang lại giá trị trong khi loại bỏ các yếu tố không liên quan hoặc cách bạn luôn làm mọi việc và bạn sẽ nghĩ đến Tinh gọn.
Vai trò của lập kế hoạch dự án là gì?
Trước khi ai đó phân bổ vai trò cho dự án và nhóm bắt đầu thực hiện kế hoạch, việc lập kế hoạch dự án đòi hỏi phải lập bản đồ kỹ lưỡng và sắp xếp các mục tiêu, nhiệm vụ, lịch trình và tài nguyên của dự án. Với việc lập kế hoạch dự án xuất sắc, bạn hầu như có thể loại bỏ tất cả các vấn đề dẫn đến thất bại của dự án.
4 phần chính của một kế hoạch dự án là gì?
Các nhu cầu của dự án, tầm nhìn cơ bản, các mục tiêu có thể định lượng, các sản phẩm bàn giao và các hành động có thể và không thể thực hiện để đảm bảo hoàn thành thành công dự án đều được bao gồm trong phạm vi của dự án.
6 P trong dự án là gì
Chúng bao gồm một phương pháp, con người, năng lực, lòng nhiệt thành, sự kiên nhẫn và sự xuất sắc.
Bước đầu tiên trong lập kế hoạch dự án là gì?
Giai đoạn ban đầu của việc bắt đầu một dự án mới được gọi là bắt đầu dự án. Bạn quyết định lý do tại sao bạn bắt đầu dự án và giá trị kinh doanh mà nó sẽ mang lại ở giai đoạn bắt đầu dự án. Sau đó, bạn sử dụng kiến thức đó để giành được sự ủng hộ của các bên liên quan chính.
Quá trình lập kế hoạch là gì?
Quá trình lập kế hoạch là một thủ tục được sử dụng để tạo mục tiêu, thiết kế các nhiệm vụ để đạt được mục tiêu, xác định các nguồn lực cần thiết, thiết lập khung thời gian, quyết định theo dõi và đánh giá, hoàn thành kế hoạch và chia sẻ kế hoạch với nhóm.
4C trong quản lý dự án là gì?
Để giải quyết vấn đề này, PBL đã phát triển thành một Tiêu chuẩn Vàng mới bao gồm “Bốn chữ C” của Đối tác vì Học tập Thế kỷ 21: giao tiếp, hợp tác, tư duy phản biện và sáng tạo.
3 giai đoạn lập kế hoạch dự án là gì?
Bắt đầu, lập kế hoạch, thực hiện và kết thúc là các giai đoạn của một dự án.
Kết luận
Các công cụ và kỹ thuật lập kế hoạch dự án là khá quan trọng trong quá trình quản lý dự án, tuy nhiên, sự đóng góp của nguồn nhân lực vẫn là điều tối quan trọng. Do đó, một nhà quản lý dự án phải đảm bảo sự hợp tác hiệu quả giữa bản thân và nhóm của mình.
Bài viết liên quan
- Lập kế hoạch tài chính: Định nghĩa, Chứng chỉ tầm quan trọng
- Sản xuất tinh gọn: Định nghĩa, Phương pháp, Lợi thế và Bất lợi
- Tầm quan trọng của các nguồn lực đối với sự thành công của bất kỳ doanh nghiệp nào
- 4 cách để xây dựng văn hóa công ty khi mới thành lập
- Phần mềm lập kế hoạch dự án: Hơn 60 phần mềm tốt nhất vào năm 2023 (Tùy chọn miễn phí & trả phí)
Câu hỏi thường gặp về lập kế hoạch dự án
5 giai đoạn lập kế hoạch dự án là gì?
Quản lý dự án được Viện quản lý dự án lập bản đồ thành các nhóm quy trình và lĩnh vực kiến thức. Do đó, năm nhóm quy trình chính là; khởi tạo, lập kế hoạch, thực hiện, giám sát và kiểm soát và kết thúc
Các bước cơ bản trong lập kế hoạch dự án là gì?
- Tạo và phân tích tình huống kinh doanh.
- Xác định và Gặp gỡ các Bên liên quan để Phê duyệt.
- Xác định phạm vi dự án.
- Đặt Mục tiêu và Mục tiêu của Dự án.
- Xác định dự án phân phối.
- Tạo lịch trình và các mốc quan trọng của dự án.
- Phân công Nhiệm vụ.
- Thực hiện đánh giá rủi ro
Bạn sẽ chọn một dự án như thế nào?
- Đảm bảo rằng dự án phù hợp với chiến lược tổ chức của bạn. …
- Xác định một nhà vô địch dự án. …
- Tiến hành đánh giá về tổ chức hoặc môi trường. …
- Đánh giá các nguồn lực của bạn. …
- Xác định các thông số của bạn để thành công
Các tiêu chí chính để chọn một dự án là gì?
- Giá trị thời gian của tiền.
- Giá trị hiện tại.
- Giá trị tương lai.
- Giá trị hiện tại và mối quan hệ giá trị tương lai
Lập kế hoạch dự án bao gồm những gì?
Một kế hoạch dự án điển hình bao gồm Bản tuyên bố công việc, danh sách tài nguyên, cấu trúc phân tích công việc, lịch trình dự án và kế hoạch rủi ro. Phạm vi bao gồm nhu cầu kinh doanh và vấn đề kinh doanh, các mục tiêu của dự án, các sản phẩm và các cột mốc quan trọng. Ngoài ra, các đường cơ sở của Dự án được thiết lập trong kế hoạch dự án
