Rất nhiều theo dõi, đánh giá số liệu và phân tích xu hướng xảy ra giữa việc cần làm và dòng để đảm bảo một dự án được thực hiện thành công, đúng thời gian và trong phạm vi ngân sách.
Vì vậy, làm thế nào bạn có thể hiểu tất cả dữ liệu đó với tư cách là người quản lý dự án?
Điều này được thực hiện thông qua báo cáo quản lý dự án. Vì vậy, chúng ta hãy xem các công cụ và phần mềm hiện có để báo cáo quản lý dự án và một số ví dụ về báo cáo dự án.
Báo cáo Dự án là gì?
In quản lý dự án, báo cáo chỉ đơn giản là cung cấp bản tóm tắt cấp cao về dữ liệu quan trọng do dự án tạo ra theo phong cách đơn giản, dễ sử dụng. Báo cáo dự án là rất quan trọng đối với sự thành công của quản lý dự án vì nó cung cấp một cơ hội cho những gì đang diễn ra và những gì cần phải làm cho toàn bộ nhóm.
Tìm hiểu cách sử dụng báo cáo dự án đơn giản hơn, thông minh hơn để thúc đẩy các dự án tốt hơn.
Tại sao Báo cáo Dự án lại rất quan trọng trong Quản lý Dự án?
Nếu không có đầy đủ báo cáo quản lý dự án, nhóm dự án và các bên liên quan của dự án bị bỏ lại trong bóng tối, không thể xác định chính xác những gì đang xảy ra với dự án. Kết quả là, tất cả đều quá đơn giản để dự án thất bại vì các thông tin chi tiết liên quan không được thông qua và kết quả là không đưa ra được các phán đoán thích hợp.
Báo cáo dự án đáp ứng yêu cầu về thông tin trong quy trình quản lý bằng cách vận chuyển dữ liệu từ nơi nó được tạo ra đến nơi nó được phân tích và áp dụng.
Nhìn chung, các báo cáo quản lý dự án là rất cần thiết vì chúng:
- Hiển thị những gì đang hoạt động cho nhóm quản lý dự án để họ có thể giải thích tại sao nó hoạt động và tập trung hơn vào nó.
- Khám phá những gì không hiệu quả để nhóm có thể khám phá và chọn cách hành động tốt nhất, tức là phải làm gì với nó.
- Cung cấp cho nhóm góc nhìn 360 độ về cách dự án đang tiến triển để họ có thể quyết định những bước tiếp theo cần thực hiện.
Hãy xem xét một số loại báo cáo dự án thường xuyên nhất và cách làm cho chúng phù hợp với bạn.
Các loại báo cáo quản lý dự án
Báo cáo dự án không chỉ đơn thuần là thông báo cho nhóm của bạn và các bên liên quan về các bản cập nhật dự án gần đây nhất. Báo cáo dự án cũng có thể được sử dụng để giảm rủi ro, theo dõi ngân sách và thời gian biểu, đồng thời tạo ra các kế hoạch dự án chính xác hơn.
Dưới đây là một số báo cáo dự án mà bạn có thể quan tâm:
- Báo cáo tình trạng sẵn sàng của nhóm
- Báo cáo về tình trạng
- Báo cáo sức khỏe của dự án
- Đánh giá rủi ro
- Báo cáo theo dõi thời gian
- Báo cáo về các điều kiện cơ sở
# 1. Ví dụ về báo cáo tình trạng sẵn sàng của nhóm
Vì vậy, nếu bạn muốn lập một kế hoạch dự án chính xác, trước tiên bạn phải xác định những nguồn lực sẵn có để hoàn thành nhiệm vụ. Báo cáo tình trạng sẵn sàng của nhóm cho bạn biết mỗi thành viên trong nhóm có bao nhiêu công việc trong đĩa của họ, cho phép bạn đưa ra các quyết định sáng suốt về nguồn lực của dự án.
# 2. Ví dụ về Báo cáo Trạng thái
Báo cáo trạng thái hàng tuần là một phương pháp đơn giản để giữ cho nhóm của bạn và các bên liên quan được cập nhật và quản lý các kỳ vọng khi dự án tiến lên. Trong báo cáo trạng thái quản lý dự án của bạn, chúng tôi khuyên bạn nên đánh giá các lượt truy cập nhanh sau:
- Công việc đã hoàn thành
- Công việc sẽ hoàn thành trong tương lai gần
- Tổng thể dự án hoàn thành và chi tiêu
- Các mục cho Hành động
- Mối nguy hiểm hoặc mối quan tâm của dự án
Vì vậy, đây là một ví dụ về mẫu báo cáo trạng thái miễn phí để quản lý dự án:
# 3. Ví dụ về Báo cáo Sức khỏe Dự án
Báo cáo tình trạng dự án cung cấp một cái nhìn tổng quan ở cấp độ cao về tình trạng hiện tại của dự án. Nó lý tưởng để hiển thị trên màn hình trong các cuộc họp với nhóm của bạn và các bên liên quan để mọi người có thể nhanh chóng nhìn thấy những gì đang đi đúng hướng, những gì đang tụt hậu và những gì đã quá hạn.
#4. Ví dụ về đánh giá rủi ro
Đánh giá rủi ro cho phép bạn xác định và phân loại rủi ro dự án dựa trên mức độ nghiêm trọng và khả năng xuất hiện của chúng. Bằng cách đó, bạn có thể ưu tiên các mối quan tâm và tránh rủi ro trước khi chúng chệch hướng thành công của dự án.
# 5. Ví dụ về báo cáo theo dõi thời gian
Báo cáo theo dõi thời gian cho bạn biết nhóm của bạn thực sự dành bao nhiêu thời gian cho các nhiệm vụ của dự án, cho phép bạn đánh giá xem nó như thế nào so với ước tính dự án của bạn. Vì vậy, điều này cho phép bạn dự đoán các khoản vượt ngân sách tiềm năng và cung cấp dữ liệu quan trọng cho các ước tính dự án trong tương lai.
# 6. Ví dụ về báo cáo cơ sở
A cơ sở báo cáo so sánh dòng thời gian ban đầu của bạn với dòng thời gian thực tế của dự án để bạn có thể học hỏi từ quá khứ khi lập kế hoạch cho các dự án trong tương lai. Nó cũng hữu ích để chứng minh các sửa đổi hoặc sự chậm trễ ảnh hưởng như thế nào đến toàn bộ khung thời gian của dự án.
Vì vậy, đây là một ví dụ về báo cáo cơ sở, với dòng thời gian dự kiến có màu xám và dòng thời gian thực tế có màu xanh lam.
Làm thế nào để viết một báo cáo quản lý dự án tốt
Vì vậy, mục tiêu của báo cáo quản lý dự án là cung cấp tất cả thông tin do các dự án của bạn tạo ra ở định dạng đơn giản mà các bên liên quan có thể hiểu và áp dụng. Dưới đây là một số phương pháp hay nhất để tạo báo cáo quản lý cho phép các bên liên quan của dự án đưa ra quyết định sáng suốt.
# 1. Giữ dữ liệu ở vị trí hàng đầu.
Mục đích của báo cáo quản lý dự án là cung cấp dữ liệu đã xử lý cho những người yêu cầu để họ có thể được thông báo và đưa ra quyết định phù hợp. Do đó, điều quan trọng là các báo cáo phải trình bày dữ liệu chắc chắn mà các bên liên quan có thể sử dụng để hiểu được bức tranh toàn cảnh.
# 2. Thực hiện trực quan hóa dữ liệu.
Sử dụng nhiều hình ảnh, biểu đồ và đồ thị bất cứ khi nào có thể để chứng minh kỹ lưỡng tầm quan trọng của bất kỳ dữ liệu nào bạn cung cấp bằng cách sử dụng các công cụ báo cáo quản lý dự án trực quan.
# 3. Cho phép giao tiếp mang tính xây dựng bằng cách để sân khấu mở.
Các báo cáo không nên là những điểm dừng đầy đủ để lấy ra dữ liệu và tiếp tục; thay vào đó, các báo cáo nên cố gắng giải thích dữ liệu và ý nghĩa của nó trong khi mời các câu hỏi bổ sung. Có thể khó, nhưng làm như vậy đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đều ở trên cùng một trang và hiểu đầy đủ về những gì bạn đang cố gắng truyền đạt.
#4. Tạo báo cáo phù hợp với đối tượng mục tiêu của bạn.
Quản lý cấp cao sẽ không có thời gian để tìm hiểu kỹ các chi tiết nhỏ và các thành viên trong nhóm sẽ đấu tranh để hiểu một báo cáo chỉ có một vài dữ liệu, biểu đồ và ghi chú. Các báo cáo phải được điều chỉnh theo yêu cầu của đối tượng mục tiêu của bạn để họ nhận được tất cả thông tin họ yêu cầu mà không bị sa lầy hoặc bị bỏ rơi do không đủ dữ liệu.
Công cụ và Phần mềm cho Báo cáo Quản lý Dự án
Bạn đang tìm kiếm phần mềm hoặc công cụ báo cáo quản lý dự án tốt nhất cho tổ chức của mình? Bạn đã đến đúng nơi! Chúng tôi đã đơn giản hóa công việc bằng cách biên soạn danh sách 10 phần mềm và công cụ báo cáo quản lý dự án.
Kiểm tra các tính năng chính của công cụ, chi phí và điều gì làm cho chúng trở nên độc đáo - và chọn một giải pháp phù hợp với công ty của bạn.
# 1. Scoro
Scoro là một giải pháp toàn diện tích hợp tất cả các yếu tố phần mềm quản lý dự án mà bạn có thể cần: dự án và nhiệm vụ, quản lý liên hệ, báo giá, cộng tác nhóm, thanh toán và báo cáo.
Sau đây là các tính năng:
- Các dự án có nhiệm vụ phụ và thời gian hạn chế
- Trang tổng quan cho các Chỉ số Hiệu suất Chính (KPI) trong Thời gian Thực
- Lịch nhóm và lập lịch họp
- Liên hệ quản lý
- Theo dõi thời gian làm việc và thanh toán
- Báo cáo tài chính chi tiết và tiến độ dự án
- Đặt trước các mẫu để báo giá và lập hóa đơn
Giá bắt đầu từ $ 26 cho mỗi người dùng mỗi tháng.
# 2. ProofHub
ProofHub thay thế gửi email truyền thống và nhiều công cụ khác bằng cách kết hợp nhiều tính năng quản lý dự án như báo cáo dưới một mái nhà.
Sau đây là các tính năng:
- Vai trò người dùng đã được chỉ định.
- Các cuộc trò chuyện và họp nhóm trực tuyến
- Giao nhiệm vụ và phân công trách nhiệm
- Báo cáo và theo dõi tiến độ của một dự án
- Lưu trữ tệp an toàn
Giá bắt đầu từ $ 45 mỗi tháng.
# 3. Căn cứ
Basecamp là công cụ dành cho hàng nghìn nhóm quản lý dự án, những người đánh giá cao giao diện giống phương tiện truyền thông xã hội hiện đại và các tính năng cộng tác nhóm dễ dàng.
Sau đây là các tính năng:
- Dự án quản lý công việc của nhiều người dùng
- Ban thảo luận cho các dự án hoặc ý tưởng mới
- Cộng tác với nhóm trong ứng dụng
- Báo cáo hiệu suất dự án
- Khách hàng sẽ thấy một bảng điều khiển riêng biệt.
- Email và thông báo trên màn hình
Giá: Có sẵn các gói miễn phí, với các gói trả phí bắt đầu từ $ 99 mỗi tháng.
# 4. Asana
Asana kết hợp các yếu tố quản lý dự án, lưu trữ tệp và cộng tác, đồng thời giúp quản lý các dự án trong nhóm mà không cần email.
Sau đây là các tính năng:
- Nhiệm vụ và phân công nhóm
- Các mốc thời gian và lộ trình cho các dự án
- Sự phát triển của nhóm và các mốc quan trọng
- Báo cáo lỗi và chạy nước rút phải được gửi và theo dõi.
- Bảng điều khiển dự án để có cái nhìn tổng quan nhanh chóng
Giá cả: Miễn phí cho tối đa 15 thành viên, các tùy chọn cao cấp bắt đầu từ $ 13 cho mỗi người dùng mỗi tháng.
# 5. Citrix Podio
Podio là một trung tâm web có khả năng thích ứng cao và có thể điều chỉnh để giao tiếp trong công việc và nhóm.
Sau đây là những điểm nổi bật:
- Có thể giao nhiệm vụ, có thể đính kèm tệp và có thể thảo luận chi tiết cụ thể bên trong giải pháp.
- Phân phối các tệp lớn và được mã hóa.
- Tự động hóa các phễu bán hàng và theo dõi ngân sách dự án.
- Bảng điều khiển trực quan cung cấp cái nhìn tổng quan về công ty.
Giá bắt đầu từ 19.20 đô la cho mỗi người dùng mỗi tháng cho đầy đủ các tính năng.
# 6. Khu vực làm việc
Workzone được tạo ra bởi các giám đốc điều hành quảng cáo dày dạn kinh nghiệm nhằm giúp các đại lý và nhóm sáng tạo có được khả năng hiển thị trên toàn bộ danh mục đầu tư của họ.
Sau đây là các tính năng:
- Danh sách việc cần làm dành riêng cho mỗi người
- Lập danh sách các nhiệm vụ con và các nhiệm vụ phụ thuộc.
- Định cấu hình quyền truy cập vào các dự án, nhiệm vụ và tệp cho những người dùng cụ thể (bao gồm cả khách hàng).
- Biểu đồ Gantt cho phép bạn xem nhanh các trạng thái.
- Phân công mọi người vào nhiều nhiệm vụ.
Giá bắt đầu từ $ 24 cho mỗi người dùng mỗi tháng.
# 7. JIRA
JIRA là một phần mềm theo dõi lỗi và vấn đề đa nền tảng với các tính năng quản lý dự án toàn diện như báo cáo.
Sau đây là các tính năng:
- Lập kế hoạch chạy nước rút bằng cách tạo các câu chuyện và vấn đề của người dùng.
- Phân bổ nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm phần mềm của bạn.
- Ưu tiên và thảo luận công việc của nhóm bạn.
- Tổ chức giao tiếp trong nhóm của bạn.
- Xem báo cáo thời gian thực về công việc của nhóm của bạn.
Giá bắt đầu từ $ 10 mỗi tháng cho tối đa mười người dùng, $ 75 mỗi tháng cho mười lăm người dùng và $ 300 mỗi tháng cho năm mươi người dùng.
#số 8. Khái niệm
Notion sẽ cung cấp cho bạn một cái nhìn hoàn toàn mới về quản lý dự án. Nó hỗ trợ lập kế hoạch và thảo luận dự án, chia sẻ thông tin với nhóm và theo dõi tất cả các ý tưởng.
Sau đây là các tính năng:
- Duy trì một danh sách kiểm tra hàng tuần cho bản thân và ghi chú lại.
- Tạo bảng tác vụ bằng trình chỉnh sửa kéo và thả.
- Xếp chồng các trang lên nhau để tạo ra kho kiến thức vô hạn.
Định giá: $ 8 mỗi người dùng mỗi tháng
# 9. Trello
Trello nổi tiếng với việc hiển thị các hoạt động của dự án trên một bảng điều khiển giống như bìa cứng, lý tưởng để quản lý các công việc hàng ngày ngắn và nhanh chóng.
Sau đây là các tính năng:
- Quản lý công việc đơn giản trên một mảnh bìa cứng
- Tạo vô số danh sách nhiệm vụ
- Chia sẻ hình ảnh và tệp
- Danh sách có thể được sắp xếp theo ngày hoặc mức độ ưu tiên.
- Cộng tác và bình luận
Định giá: Sử dụng cá nhân miễn phí, trong khi các công ty phải trả 9.99 đô la cho mỗi người dùng mỗi tháng.
# 10. ActiveCollab
ActiveCollab là một phần mềm quản lý dự án giúp nhóm của bạn luôn có tổ chức trong khi email trở nên lỗi thời.
Sau đây là các tính năng:
- Lập hóa đơn và theo dõi thời gian
- Lập kế hoạch dòng thời gian dưới dạng biểu đồ Gantt
- Thẻ cho Kanban
- Lịch nhóm được chia sẻ để tạo điều kiện cộng tác
Giá bắt đầu từ $ 6.25 mỗi tháng cho các thành viên.
Có những hình thức báo cáo dự án nào?
Báo cáo tình trạng dự án hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng và hàng quý là một số định dạng có sẵn. Họ hợp lý hóa quy trình thu thập và truyền đạt thông tin quan trọng liên quan đến dự án.
Excel có phải là một công cụ để báo cáo không?
Excel là một công cụ tuyệt vời để quản lý và phân tích dữ liệu, nhưng nó không hiệu quả trong việc báo cáo. Bạn có thể tận dụng dữ liệu từ Excel và bất kỳ công cụ nào khác mà nhóm của bạn sử dụng để tạo báo cáo thành công bằng cách kết nối Excel với phần mềm báo cáo như Databox.
Mục tiêu chính của báo cáo là gì?
Kết quả nghiên cứu được trình bày và thảo luận trong các báo cáo. Sự biện minh cho nghiên cứu, mô tả về phương pháp nghiên cứu, phát hiện, kết quả, thảo luận logic và kết luận/khuyến nghị đều được đưa ra cho người đọc.
Cấu trúc báo cáo dự án bao gồm những gì?
Để thiết lập thứ bậc và quyền lực của những người tham gia vào một dự án nhất định, một cơ cấu tổ chức để quản lý dự án được sử dụng. Trên một biểu đồ mà các thành viên trong nhóm có thể tham khảo khi làm việc trên một dự án, cấu trúc chỉ định các vai trò và dòng báo cáo cho từng thành viên trong nhóm.
Định dạng của một báo cáo là gì?
Viết báo cáo là một cách chính thức để viết chuyên sâu về một chủ đề. Văn phong và giọng điệu của một báo cáo luôn trang trọng. Đối tượng mục tiêu là phân khúc mà bạn nên tập trung vào.
Python có được sử dụng để báo cáo không?
Ngoài phân tích dữ liệu, Python còn hữu ích để tự động hóa các quy trình lặp đi lặp lại như báo cáo.
Câu hỏi thường gặp về Báo cáo Quản lý Dự án
Báo cáo trong quản lý dự án là gì?
Trong quản lý dự án, báo cáo chỉ đơn giản là cung cấp bản tóm tắt cấp cao về dữ liệu quan trọng do dự án tạo ra theo phong cách đơn giản, dễ sử dụng.
Tại sao chúng tôi sử dụng phần mềm báo cáo?
Phần mềm báo cáo kết nối với các nguồn dữ liệu, thu thập thông tin và cung cấp thông tin chi tiết dưới dạng đồ thị và biểu đồ dựa trên dữ liệu đầu vào, cho phép người dùng khám phá thông tin quan trọng. Quá trình ra quyết định được hỗ trợ bởi các công cụ báo cáo. Thông tin chi tiết sẽ giúp bạn kiểm soát tốt hơn dữ liệu.
Báo cáo dự án bao gồm những gì?
Báo cáo quản lý dự án bao gồm thông tin về các khía cạnh kinh tế, kỹ thuật, tài chính, quản lý và sản xuất.
