Các tổ chức muốn các dự án của họ thành công và đáp ứng được cả kỳ vọng của khách hàng và mục tiêu nội bộ. Nhưng tình hình thực tế là gì? Theo một phân tích PMI, 14 phần trăm các dự án CNTT được kiểm tra bị đánh giá là thất bại. Chỉ có 57% dự án được hoàn thành trong ngân sách ban đầu của họ, phần còn lại vượt quá mục tiêu mà họ đã đặt ra cho mình.
Đây chắc chắn là một tin xấu đối với các doanh nghiệp, vì chi phí vượt chi phí không chỉ làm giảm tỷ suất lợi nhuận mà còn hạn chế khả năng thực hiện các dự án trong tương lai. Hiểu được cách quản lý chi phí dự án và cách thực hiện hiệu quả có thể giúp các công ty đi đúng hướng.
Trong bài đăng này, chúng tôi sẽ xác định quản lý chi phí dự án, thảo luận về giá trị của nó và xem xét các giai đoạn cần thiết trong việc lập một kế hoạch quản lý chi phí. Ngoài ra, chúng ta cũng sẽ xem một ví dụ về quản lý chi phí dự án và xem xét sự cần thiết của phần mềm trong quản lý.
Quản lý chi phí dự án
Thực hành ước tính, lập kế hoạch và kiểm soát chi phí trong suốt vòng đời của dự án với mục tiêu giữ cho các khoản chi tiêu trong phạm vi ngân sách đã thỏa thuận được gọi là quản lý chi phí dự án.
Để một dự án được coi là thành công, điều cần thiết là:
- Nó đáp ứng các yêu cầu và phạm vi.
- Chất lượng thực thi của nó là tuyệt vời.
- Nó đã được hoàn thành đúng thời hạn, và
- Nó đã được xây dựng đúng thời gian và trong ngân sách.
Do đó, quản lý chi phí dự án là một trong những trụ cột quan trọng nhất của quản lý dự án và có thể áp dụng bất kể lĩnh vực nào, chẳng hạn như sản xuất, bán lẻ, công nghệ hoặc xây dựng. Nó hỗ trợ việc phát triển một đường cơ sở tài chính mà dựa vào đó các nhà quản lý dự án có thể đánh giá tình trạng hiện tại của chi phí dự án của họ và, nếu cần, thiết kế lại hướng đi.
Tầm quan trọng của Quản lý Chi phí Dự án là gì?
Tầm quan trọng của quản lý chi phí là rõ ràng. Để đưa ra một ví dụ về quản lý chi phí dự án từ thực tế cuộc sống, nếu bạn quyết định xây một ngôi nhà, bước đầu tiên là xác định ngân sách của bạn. Khi bạn biết mình muốn chi bao nhiêu cho dự án, bước sau đây là chia ngân sách tổng thể thành chi phí cho các nhiệm vụ phụ và các mục hàng nhỏ hơn.
Ngân sách sẽ xác định các điểm quyết định quan trọng như: cần thuê nhà thiết kế nào — một người cao cấp sẽ xây dựng và giao dự án từ đầu đến cuối, hay ai đó có thể hỗ trợ một số yếu tố và làm việc với ngân sách nhỏ hơn? Ngôi nhà phải có bao nhiêu tầng? Chất lượng vật liệu nên được sử dụng?
Nếu không có ngân sách, bạn không chỉ khó trả lời những băn khoăn này mà còn không thể xác định được liệu bạn có đang đi đúng hướng khi dự án bắt đầu hay không. Phạm vi của vấn đề này được khuếch đại trong các tổ chức lớn do hoạt động đồng thời của một số dự án, những thay đổi trong các giả định ban đầu và việc bổ sung các khoản chi tiêu không lường trước được. Đây là nơi mà việc quản lý chi phí có thể hữu ích.
- Người quản lý dự án có thể tiết kiệm chi phí quản lý bằng cách sử dụng các biện pháp cắt giảm chi phí hiệu quả.
- Thiết lập kỳ vọng rõ ràng với các bên liên quan.
- Phạm vi kiểm soát leo thang do sự minh bạch của khách hàng.
- Theo dõi tiến độ và thực hiện hành động khắc phục càng sớm càng tốt.
- Duy trì tỷ suất lợi nhuận theo kế hoạch, tăng ROI và tránh thua lỗ cho dự án.
- Tạo dữ liệu để sử dụng làm tiêu chuẩn cho các dự án trong tương lai và để theo dõi các xu hướng chi phí dài hạn.
Chi phí của một dự án là gì?
Tổng số tiền cần thiết để thực hiện một dự án hoặc một phần công việc được gọi là Chi phí dự án, bao gồm cả chi phí trực tiếp và gián tiếp.
Kế hoạch quản lý chi phí dự án
Kế hoạch quản lý chi phí dự án là một chiến lược để lập kế hoạch và thực hiện ngân sách của dự án. Tất nhiên, điều này được thực hiện để đảm bảo rằng dự án của bạn được hoàn thành đúng thời gian và ngân sách. Tuy nhiên, nếu bạn không có một kế hoạch quản lý chi phí dự án toàn diện, cả hai điều đó sẽ thất bại, gây tốn kém cho bạn và tổ chức của bạn rất nhiều tiền.
Làm thế nào để bạn lập kế hoạch quản lý chi phí dự án?
Quản lý chi phí đôi khi được biết đến với các tên nhiệm vụ phụ chính xác hơn như quản lý chi tiêu, minh bạch chi phí và kế toán chi phí. Nó thường bao gồm bốn quy trình: lập kế hoạch nguồn lực, ước tính chi phí, lập ngân sách và kiểm soát chi phí.
# 1. Lập kế hoạch Nguồn lực Dự án
Quá trình xác định các nguồn lực cần thiết để thực hiện và hoàn thành một dự án được gọi là lập kế hoạch nguồn lực. Con người (chẳng hạn như nhân viên và nhà thầu) và thiết bị là những ví dụ về nguồn lực (chẳng hạn như cơ sở hạ tầng, phương tiện xây dựng lớn và thiết bị chuyên dụng khác với nguồn cung hạn chế).
Trước khi bất kỳ công việc thực tế nào bắt đầu, việc lập kế hoạch nguồn lực được hoàn thành khi bắt đầu một dự án.
Để bắt đầu, trước tiên người quản lý dự án phải chuẩn bị cấu trúc phân chia công việc (WBS). Họ phải kiểm tra từng nhiệm vụ con trong WBS và hỏi có bao nhiêu người, loại khả năng nào và loại thiết bị hoặc vật liệu nào được yêu cầu để hoàn thành nhiệm vụ này.
Dưới đây là một số lưu ý cần ghi nhớ khi bạn thực hiện quá trình này:
- Trước khi xác định các nhiệm vụ phụ và các tài nguyên liên quan, hãy xem xét dữ liệu lịch sử — các mốc thời gian và nỗ lực trong quá khứ.
- Xem xét phản hồi từ các doanh nghiệp vừa và nhỏ và các thành viên trong nhóm — một cách tiếp cận hợp tác hoạt động hiệu quả, đặc biệt là trong các dự án thiếu dữ liệu lịch sử.
- Kiểm tra ảnh hưởng của thời gian đến các yêu cầu về nguồn lực. Ví dụ, một nguồn lực có thể không có sẵn trong vài tháng, khiến tiến trình của dự án bị trượt. Điều này có thể ảnh hưởng đến ước tính chi phí.
Mặc dù thực tế là bước này xảy ra trong giai đoạn lập kế hoạch, các nhà quản lý dự án phải tính đến thực tế cơ bản. Ví dụ, bạn có thể phát hiện ra một yêu cầu đối với một nguồn lực có chuyên môn cụ thể; nhưng, nếu một nguồn lực như vậy không thể truy cập được trong tổ chức, bạn phải cân nhắc việc thuê một nhà thầu hoặc đào tạo nhân viên của mình để nâng cao tốc độ của họ. Tất cả các yếu tố trong thế giới thực này đều có tác động đến việc quản lý chi phí.
# 2. Ước tính chi phí
Quá trình tính toán các chi phí liên quan đến tất cả các nguồn lực cần thiết để hoàn thành dự án được gọi là ước tính chi phí. Chúng tôi yêu cầu các thông tin sau để tính toán chi phí:
- Tài nguyên cần thiết (đầu ra từ bước trước)
- Chi phí của từng tài nguyên (ví dụ: chi phí nhân viên mỗi giờ, chi phí thuê nhà cung cấp, chi phí mua sắm máy chủ, giá nguyên vật liệu trên mỗi đơn vị, v.v.)
- Khung thời gian mà mỗi tài nguyên được yêu cầu
- Danh sách giả định
- Rủi ro có thể tồn tại
- Chi phí dự án trước đây và các tiêu chuẩn ngành nếu có
- Hiểu rõ về tình hình tài chính và cấu trúc báo cáo của công ty
Ước tính có thể là bước khó nhất trong quản lý chi phí vì độ chính xác là rất quan trọng. Các nhà quản lý dự án cũng phải xem xét các chi phí cố định và biến đổi, chi phí chung, lạm phát và giá trị thời gian của tiền.
Chênh lệch giữa chi phí ước tính và chi phí thực tế càng lớn thì khả năng thành công của dự án càng thấp. Tuy nhiên, có rất nhiều mô hình ước tính để lựa chọn. Nếu bạn có nhiều dữ liệu chi phí trong quá khứ từ các dự án tương tự, ước tính tương tự là một lựa chọn hữu ích. Một số doanh nghiệp thích các phương pháp toán học như mô hình tham số hoặc kỹ thuật đánh giá và xem xét chương trình (PERT).
Sau đó, có một câu hỏi là nên đi từ trên xuống hay từ dưới lên. Khi dữ liệu chi phí trong quá khứ có sẵn, tính năng đặt giá từ trên xuống sẽ hoạt động tốt. Trong trường hợp này, các nhà quản lý dự án thường có kinh nghiệm trước với các dự án tương tự và do đó có thể đưa ra quyết định sáng suốt. Bottom-up hoạt động hiệu quả đối với các dự án mà các tổ chức thiếu kinh nghiệm và rất hợp lý khi tính toán ước tính chi phí ở cấp nhiệm vụ và sau đó cuộn lên trên cùng.
Ước tính chi phí như một công cụ hỗ trợ quyết định
Trong nhiều trường hợp, các nhóm quản lý dự án phát triển nhiều giải pháp cho một dự án và ước tính chi phí hỗ trợ họ quyết định con đường nào sẽ đi. Có rất nhiều phương pháp luận chi phí có sẵn để hỗ trợ việc này phân tích so sánh, bao gồm chi phí dựa trên hoạt động, chi phí công việc và chi phí vòng đời.
Ví dụ, chi phí vòng đời tính đến toàn bộ vòng đời từ đầu đến cuối của một dự án. Ví dụ, chi phí bảo trì thường bị bỏ qua trong các dự án CNTT, nhưng chi phí vòng đời được coi là dài hạn và chiếm sử dụng tài nguyên cho đến khi kết thúc chu trình. Tương tự, mục tiêu của các dự án sản xuất là giảm chi phí dịch vụ và thay thế trong tương lai.
Quá trình ước tính đôi khi có thể được các nhóm sử dụng để đánh giá và giảm chi phí. Ví dụ, kỹ thuật giá trị trong quản lý dự án hỗ trợ việc tận dụng tối đa dự án trong khi giảm chi phí.
# 3. Lập ngân sách Chi phí
Lập ngân sách chi phí có thể được xem như một phần mở rộng của ước tính hoặc như một quá trình riêng biệt theo đúng nghĩa của nó. Lập ngân sách là quá trình phân bổ chi phí cho một phần cụ thể của dự án, chẳng hạn như các nhiệm vụ hoặc mô-đun riêng lẻ, trong một khoảng thời gian nhất định. Ngân sách bao gồm các khoản dự phòng dự phòng được trích lập để đối phó với các chi phí phát sinh ngoài dự kiến.
Giả sử tổng chi phí cho một dự án ba năm là 2 triệu đô la. Tuy nhiên, vì việc phân bổ ngân sách dựa trên thời gian, người quản lý dự án quyết định tập trung vào hai quý đầu tiên trong thời điểm hiện tại. Họ xác định các hạng mục công việc phải hoàn thành và lập ngân sách, ví dụ, $ 35,000 cho khoảng thời gian này và các hạng mục công việc này. Để đi đến con số này, người quản lý dự án sử dụng cấu trúc phân tích công việc (WBS) và một số phương pháp ước tính được thảo luận trong phần trước.
Lập ngân sách thiết lập một đường cơ sở về chi phí mà dựa vào đó, hiệu suất chi phí của dự án có thể được đo lường và đánh giá trong tương lai. Nếu không có ngân sách, tổng chi phí ước tính sẽ là một con số vô định hình và khó có thể định lượng được nửa chừng. Việc đánh giá hiệu suất dự án cho phép bạn xác định cần bao nhiêu ngân sách cho các giai đoạn sau của dự án.
Một lý do khác để thắt chặt ngân sách là các tổ chức thường dựa vào các dòng tiền dự đoán trong tương lai để tài trợ cho chính họ. Người quản lý dự án có nguồn tài chính hạn chế trong giai đoạn đầu và phải đặt ra các mục tiêu cho phù hợp. Nó giống như bắt đầu với phần móng và một tầng của một ngôi nhà và sau đó hoàn thành phần còn lại của dự án khi bạn tiết kiệm được nhiều tiền hơn.
#4. Kiểm soát chi phí
Kiểm soát chi phí là quá trình đo lường các phương sai chi phí so với đường cơ sở và thực hiện hành động thích hợp để thu hẹp khoảng cách đó, chẳng hạn như tăng ngân sách được phân bổ hoặc giảm phạm vi công việc. Nó là một quá trình liên tục xảy ra trong suốt vòng đời của một dự án. Sự nhấn mạnh ở đây là cả việc đo lường và báo cáo kịp thời và rõ ràng.
Kế hoạch quản lý chi phí, cùng với đường cơ sở chi phí, là đầu vào quan trọng để kiểm soát chi phí. Kế hoạch này bao gồm các chi tiết như cách đo lường hiệu suất dự án, ngưỡng lệch là bao nhiêu, hành động nào sẽ được thực hiện nếu vi phạm ngưỡng và danh sách những người và vai trò có thẩm quyền ra quyết định điều hành.
Quản lý giá trị thu được (EVM) là một phương pháp phổ biến để đo lường hiệu suất chi phí. Để làm ví dụ về quản lý chi phí dự án, hãy xem xét những điều sau:
Ví dụ
Bạn đo lường tiến độ của nhiệm vụ X vào cuối tuần và phát hiện ra rằng nó đã hoàn thành 25%. Làm cách nào để biết liệu bạn có đang đi đúng hướng để hoàn thành nhiệm vụ trong phạm vi ngân sách hay không?
Đầu tiên, người quản lý dự án xác định giá trị ước tính của nhiệm vụ (ở giai đoạn lập kế hoạch). Giả sử Nhiệm vụ X có ngân sách $ 4000 và dự kiến sẽ hoàn thành một nửa vào cuối tuần.
Giá trị kế hoạch của Nhiệm vụ X (PV) theo tuần = $ 4000 * .5 = $ 2000
Giá trị kiếm được (EV) của nhiệm vụ X chia cho số tuần = $ 4000 * .25 = $ 1000
Bây giờ bạn phải tính toán chi phí thực tế (AC) của công việc, bao gồm các biến bổ sung như chi phí thiết bị và vật liệu (ví dụ: 800 đô la).
EV - PV = $ 1000 - $ 2000 = - $ 1000.
EV - AC = $ 1000 - $ 800 = phương sai chi phí $ 200
Phương sai lịch trình âm cho biết rằng nhiệm vụ đang chạy chậm hơn so với kế hoạch, nhưng phương sai chi phí dương cho biết nó đang chạy dưới ngân sách.
Khi giải quyết hàng trăm nhiệm vụ trong các dự án lớn, việc kiểm soát chi phí có thể mang lại sự minh bạch mà những người ra quyết định cần để phản ứng nhanh với tình huống.
Phần mềm quản lý chi phí dự án
Quản lý chi phí, giống như các khía cạnh khác của quản lý dự án, trở nên phức tạp khi có nhiều biến số. Bản thân quy trình này rất phức tạp, đòi hỏi sự chú ý tỉ mỉ đến từng chi tiết cũng như cách tiếp cận nghiêm ngặt. Quá trình này có thể được hỗ trợ rất nhiều nhờ việc sử dụng phần mềm quản lý chi phí dự án.
Hãy cùng chúng tôi điểm qua một số lợi ích của việc sử dụng phần mềm quản lý chi phí dự án:
- Việc tự động hóa phân tích định lượng tốn nhiều thời gian trong quá trình ước tính và đo lường giúp giảm thiểu sai sót của con người.
- Tích hợp dữ liệu thông qua lập kế hoạch, ước tính, ngân sách và kiểm soát cho phép giám sát liên tục và phản ứng nhanh chóng, chủ động thay vì can thiệp một lần.
- Việc ra quyết định được hỗ trợ bởi phần mềm quản lý chi phí dự án, phần mềm này sử dụng dự báo kịch bản và phân tích điều gì xảy ra để đánh giá các giải pháp thay thế.
- Trang tổng quan và các giao diện người dùng phong phú khác cung cấp báo cáo đơn giản và dễ hiểu.
- Phần mềm quản lý chi phí dự án làm giảm sự phức tạp của việc quản lý đa tiền tệ trong các dự án trải dài trên nhiều vị trí địa lý.
- Nhiều dự án có giải pháp chi phí hỗ trợ tích hợp của bên thứ ba, cho phép dữ liệu được thu thập và phân tích.
- Với sự sẵn có của dữ liệu hiệu suất từ nhiều dự án, việc đo điểm chuẩn và tiêu chuẩn hóa là khả thi.
Kiểm soát chi phí và hiệu suất của các dự án quy mô lớn
Theo Báo cáo Nghề nghiệp PMI năm 2018, 41% người được hỏi cho biết các dự án của họ rất phức tạp. Do đó, không có gì ngạc nhiên khi 40% người trả lời khảo sát xếp hạng “đầu tư vào công nghệ để giúp dự án thành công tốt hơn” là ưu tiên hàng đầu của họ.
Quản lý chi phí được liên kết chặt chẽ với khả năng của một tổ chức để hoàn thành các dự án hiện tại và tương lai một cách thành công. Đầu tư vào phần mềm quản lý chi phí đáng tin cậy có thể tiết kiệm đáng kể. Một giải pháp quản lý chi phí tốt sẽ không coi nó như một chức năng riêng biệt, mà sẽ tận dụng nó như một thành phần thiết yếu của hiệu suất dự án và danh mục đầu tư, đồng thời sẽ tương quan dữ liệu giữa các dự án.
Ưu điểm của quản lý chi phí trong một dự án là gì?
Các lợi ích kinh doanh của việc quản lý chi phí hiệu quả không nên bị bỏ qua bởi các nhà quản lý dự án. Một số lợi ích như sau;
#1. Nó thúc đẩy các kế hoạch trong tương lai
Quản lý chi phí dự án giúp chuẩn bị ngân sách trong tương lai bằng cách tối đa hóa báo cáo của nguồn trước đó để xây dựng độ chính xác.
#2. Giúp tránh rủi ro
Nó thường bao gồm một khoản dự phòng rủi ro để đảm bảo rằng sự thành công của dự án không bị đe dọa bởi các chi phí không lường trước được.
#3. Bảo vệ chống lại chi phí vượt mức
Nó cho phép các nhà quản lý dự án phân bổ chi phí, hạn chế bội chi. Bằng cách phân bổ chi phí cho dự án, các nhà quản lý có thể tránh được bội chi trong thời gian dài.
Các Bao gồm Chung trong Kế hoạch Quản lý Chi phí là gì?
Kế hoạch Quản lý Chi phí là một tài liệu phác thảo các tiêu chí và nhiệm vụ phải hoàn thành như một phần của quản lý dự án. Kế hoạch quản lý chi phí bao gồm cả ước tính chi phí đầu vào, số tiền sẽ được chi tiêu, dự kiến chi phí đầu ra hoặc số tiền nhận được.
Bước đầu tiên trong quản lý chi phí dự án là gì?
Giai đoạn đầu tiên của quản lý chi phí đòi hỏi phải xác định các nguồn lực cần thiết để hoàn thành tất cả các nhiệm vụ của dự án.
Bốn loại chi phí là gì?
Bốn loại chi phí chính là:
- trực tiếp
- không trực tiếp
- Cố định, và chi phí biến đổi.
- NGUỒN TÀI CHÍNH: 7 Nguồn tốt nhất để tìm kiếm vào năm 2023 (+ Hướng dẫn chi tiết)
- Quản lý các mốc quan trọng của dự án: Hướng dẫn chi tiết với các ví dụ
- Quản lý rủi ro dự án là gì? Các bước trong việc lập kế hoạch đánh giá rủi ro
- Quản lý phạm vi dự án: Định nghĩa & ví dụ về kế hoạch quản lý phạm vi
- TÀI CHÍNH DỰ ÁN: Hướng dẫn Đơn giản để Bắt đầu bất kỳ Dự án nào (+ lựa chọn tốt nhất)
