Bạn giải quyết hàng chục hoạt động hàng ngày và mỗi nhiệm vụ tiêu tốn một lượng thời gian đáng kể của bạn. Xử lý tất cả các trách nhiệm cùng một lúc sẽ là một ý tưởng tồi; bạn cần kỷ luật và trật tự để duy trì trò chơi của mình.
Là một chuyên gia nhanh nhẹn, bạn phải áp dụng mức độ kỷ luật tương tự cho công việc của mình. Một phương pháp là ưu tiên các nhiệm vụ của bạn, nhưng làm thế nào để bạn đạt được điều đó? Phương pháp MoSCoW là một chiến lược ưu tiên hỗ trợ bạn tổ chức các hoạt động của mình theo thứ tự ưu tiên.
Trong blog này, chúng ta sẽ xem xét các nguyên tắc cơ bản của phương pháp MoSCoW và cách nó hoạt động.
Phương pháp MoSCoW là gì?
Phương pháp MoSCoW là một chiến lược mà các doanh nghiệp sử dụng để thể hiện mức độ phù hợp và mức độ ưu tiên của các nhu cầu cụ thể của dự án. Kỹ thuật này còn được gọi là phân tích ưu tiên MoSCoW và MoSCoW.
Chữ viết tắt MoSCoW đề cập đến chữ cái đầu tiên của mỗi loại trong bốn loại ưu tiên. Nó chia các mục thành bốn loại: phải có, nên muốn, có thể có và sẽ không có. Mặc dù nó được thiết kế để sử dụng khi bắt đầu dự án khi bạn có thời gian, nhưng nó cũng có thể được tùy chỉnh để hoạt động trơn tru khi thời gian có hạn.
Dai Clegg, một chuyên gia phát triển phần mềm, đã tạo ra phương pháp MoSCoW để quản lý dự án. Clegg đã tạo ra quy trình Phát triển Ứng dụng Nhanh chóng vào năm 1994 khi đang làm việc tại Oracle, một công ty kinh doanh công nghệ máy tính trên toàn thế giới.
Phương pháp này được tạo ra lần đầu tiên để sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ và sắp xếp thời gian cho chúng cho phù hợp. Nó nổi lên vào đầu những năm 2000 và được áp dụng bởi khung phân phối dự án nhanh Phương pháp Phát triển Hệ thống Động (DSDM) vào năm 2002.
Hiện tại, chiến lược này được sử dụng trong quản lý dự án để sắp xếp thứ tự ưu tiên cho công việc và đạt được các mục tiêu không có khoảng cách. Điều này đặc biệt có lợi cho các nhà quản lý giám sát nhiều dự án hoặc lãnh đạo các nhóm chức năng chéo. Thông thường, các nhóm chức năng chéo bị ràng buộc bởi nhu cầu của một công ty hoặc bộ phận khác.
Danh mục Ưu tiên MoSCow là gì?
Tất cả các bên phải đồng ý về những hoạt động nào sẽ được ưu tiên trước khi bắt đầu phân tích MoSCoW. Điều quan trọng là phải giải quyết cách xử lý những khác biệt để tránh chúng cản trở tiến trình ở giai đoạn chuẩn bị này. Điều này có thể giúp tránh các vấn đề xảy ra ngay từ đầu.
Duyệt qua Chủ đề PowerPoint để tạo ra những bài thuyết trình tuyệt vời trong một khoảng thời gian ngắn.
Sau khi thiết lập khung, đã đến lúc xác định các danh mục phù hợp cho từng dự án. Mỗi danh mục ưu tiên của MoSCoW được xác định và giải thích bên dưới:
#1. Phải có
Phải là những nỗ lực quan trọng đối với sự thành công của một dự án hoặc sản phẩm. Đây thường là những điều khoản không thể thương lượng có thể được sử dụng để xác định các tính năng hoặc giải pháp nhất định phải được thực hiện.
Danh mục 'phải có' rất khó xác định. Trước khi bạn bắt đầu, hãy xem xét xem có bất kỳ điều gì thực sự cần thiết cho danh mục này hay không.
#2. Nên có
Mặc dù các sáng kiến 'nên có' không bắt buộc đối với một sản phẩm hoặc dự án, nhưng chúng có thể mang lại nhiều giá trị. Sáng kiến 'nên có' khác với sáng kiến 'phải có' ở chỗ nó có thể được lên kế hoạch để phát hành sau này.
#3. Có thể có
'Có thể có' là những nỗ lực không bắt buộc đối với chức năng cơ bản của một sản phẩm. Khi một dự án khác mất nhiều thời gian hơn kế hoạch, các dự án trong danh mục 'có thể có' thường là những dự án đầu tiên bị tước quyền.
#4. Sẽ không có
Một số dự án được phân loại là “sẽ không có” bằng kỹ thuật MoSCoW. Chiến lược này cho phép bạn quản lý các kỳ vọng về những gì sẽ và sẽ không được đưa vào một bản phát hành hoặc một giai đoạn khác.
Đặt các sáng kiến vào danh mục “không có” có thể ngăn chặn phạm vi leo thang. Danh mục này thông báo cho nhóm rằng dự án hiện không phải là ưu tiên.
Một số nỗ lực được nhấn mạnh trong danh mục “sẽ không có”, trong khi những nỗ lực khác có nhiều khả năng xảy ra trong tương lai. Sau đó, một số nhóm chọn tách các dự án này thành danh mục của họ.
Phương pháp MoSCoW có thể được sử dụng như thế nào trong quản lý dự án?
Phương pháp MoSCoW cho phép các nhà quản lý dự án ưu tiên các hoạt động có thể hoàn thành một cách hiệu quả, ngay cả khi thời gian ngắn. Ví dụ: nếu nhóm có ngân sách hạn chế, nhóm có thể sử dụng MoSCoW để xác định hoạt động nào có thể hoàn thành trong những giới hạn đó.
Điều này đặc biệt hữu ích cho các nhà quản lý giám sát nhiều dự án hoặc lãnh đạo các nhóm chức năng chéo. Điều này là do các ưu tiên của một tổ chức hoặc bộ phận khác thường ràng buộc các nhóm chức năng chéo. Trong khi nhóm của bạn đang làm việc để phát hành sản phẩm mới, một người quản lý dự án khác có thể đang đặt họ dưới áp lực phải đáp ứng thời hạn của khách hàng khác.
Và, như chúng ta đều biết, các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện một dự án. Mặc dù sự chuẩn bị hiệu quả giúp các đội duy trì sự linh hoạt, nhưng kỹ thuật MoSCoW có thể làm cho cả những chướng ngại vật khó lường nhất và khó lường nhất trở nên dễ quản lý hơn.
Ưu và nhược điểm của Phương pháp MoSCoW
Hãy xem những ưu điểm của kỹ thuật MosCow:
- Hỗ trợ trong việc vạch ra các ưu tiên của dự án.
- Đơn giản và dễ hiểu.
- Nó có thể được sử dụng cho các dự án hiện tại cũng như các sáng kiến trong tương lai.
- Kết nối các bên liên quan và các thành viên trong nhóm với nhau.
- Loại bỏ khả năng thiên vị hoặc thiên vị.
- Các đội có thể phân loại nhu cầu dựa trên khả năng và sở thích của mình.
Nhược điểm của kỹ thuật MoSCoW bao gồm:
- Danh mục Sẽ không có gây nhầm lẫn vì không rõ liệu các mục trong danh mục này có được sử dụng hay không.
- Không có cách nào rõ ràng để xác định phương pháp tiếp cận nào nên được ưu tiên trong một danh mục.
- Trật tự cuối cùng có thể mang tính chủ quan và kém hiệu quả hơn nếu những người ra quyết định quan trọng bị loại khỏi quy trình.
- Tất cả các thành viên trong nhóm tham gia vào quy trình phải được làm quen với quy trình.
Mẹo Sử dụng Ưu tiên Phương pháp MoSCoW
Trước khi bạn bắt đầu quy trình ưu tiên thực sự, chúng tôi muốn cung cấp một vài gợi ý để đảm bảo rằng mọi thứ diễn ra tốt đẹp và không gặp trục trặc:
- Đảm bảo rằng các bên liên quan và các thành viên chính trong nhóm được tham gia vào quá trình ra quyết định.
- Bất đồng là khó tránh khỏi; lập kế hoạch làm thế nào để giải quyết và giải quyết chúng trước thời hạn. Bạn sẽ tiết kiệm được thời gian của mình cũng như thời gian của các thành viên khác.
- Điều quan trọng nhất là ưu tiên công việc, nhưng phân bổ nguồn lực cũng quan trọng không kém. Đảm bảo rằng các nguồn lực phù hợp được giao cho các nhiệm vụ và ngân sách được thiết lập trước thời hạn.
- Thiết lập thời hạn cho từng công việc trong một danh mục để đảm bảo tất cả các nhiệm vụ được hoàn thành đúng hạn.
- Để đảm bảo rằng bạn bao gồm tất cả mọi thứ trong quá trình ra quyết định, hãy thiết lập một danh sách tất cả những thứ hoặc nhu cầu cần được ưu tiên.
Gói It Up
Phương pháp MoSCoW rất hữu ích để hợp lý hóa quy trình làm việc và cải thiện sự tập trung của bạn. Sử dụng phương pháp này trong giai đoạn đầu của một dự án có thể đảm bảo rằng nó chạy thành công.
Bạn có thể cân nhắc sử dụng Mẫu Google Slides bởi SlideUpLift để tiến hành ưu tiên MoSCow cho các dự án tiếp theo của bạn!
