Nếu bạn đang nghĩ về sự nghiệp trong quản lý dự án, chẳng hạn như trong xây dựng, có lẽ bạn đang tò mò về nhiều nhiệm vụ và nhiệm vụ mà bạn sẽ có khi có bằng cấp hoặc chứng chỉ của mình. Hoặc, bạn có thể tự hỏi liệu bạn có thể tham gia quản lý dự án mà không cần bất kỳ kinh nghiệm nào trước đó hay không. Những vấn đề này và nhiều vấn đề khác sẽ được xử lý trong chương này, bao gồm cả thời gian để trở thành người quản lý dự án. Đọc tiếp.
Tham gia quản lý dự án: Người quản lý dự án làm gì?
Các nhiệm vụ cụ thể chiếm nhiều thời gian của người quản lý dự án sẽ khác nhau rất nhiều tùy thuộc vào vị trí dự án của họ trong vòng đời.
Nói như vậy, bất kỳ người quản lý dự án hiệu quả nào cũng có thể dự kiến thực hiện một số hoạt động chung hàng ngày. Đây là một số ví dụ:
# 1. Giao tiếp với các thành viên trong nhóm
Giao tiếp là điều cần thiết trong quản lý dự án, cho dù thông qua email, cuộc trò chuyện điện thoại, đăng ký hàng ngày hoặc các cuộc họp nhóm. Các nhà quản lý dự án phải kết nối với các thành viên trong nhóm của họ một cách thường xuyên để xác định tình trạng của các dự án khác nhau và các nút thắt tiềm ẩn cần được khắc phục.
# 2. Giao tiếp với các bên liên quan chính
Cũng quan trọng như giao tiếp với nhóm của bạn là giữ cho các bên liên quan chính cập nhật về tiến độ dự án và đảm bảo rằng dự án tiếp tục phù hợp với các sáng kiến thay đổi của công ty. Thông tin liên lạc này có thể có nhiều hình thức, chẳng hạn như báo cáo hàng tuần hoặc hàng tháng, trang tổng quan được cập nhật liên tục, email ngắn, cuộc gọi điện thoại hoặc cuộc họp. Bất kể phương tiện truyền thông nào, việc làm quen với dữ liệu là một khả năng cần thiết.
# 3. Nhận dạng và giải quyết vấn đề
Thông thường, phạm vi, ngân sách, phân bổ nguồn lực và các vấn đề linh tinh khác sẽ xảy ra trong quá trình thực hiện bất kỳ dự án nào. Người quản lý dự án có trách nhiệm đảm bảo rằng những khó khăn này được giải quyết một cách thích hợp để giữ cho dự án đi đúng hướng.
# 4. Lập ngân sách
Ước tính chi phí cho các dự án quy mô nhỏ có thể là công việc vặt hàng tuần hoặc thậm chí hàng tháng. Tuy nhiên, đối với các dự án lớn hơn với nhiều khoản chi phí cần xem xét, người quản lý dự án có thể dành thời gian kiểm tra ngân sách mỗi ngày để đảm bảo rằng dự án không vượt quá mức phân bổ nguồn lực. Nếu dự án có sự hợp tác như vậy, thì điều này cũng có thể bao gồm việc kiểm tra, xử lý và phê duyệt hóa đơn từ các nhà cung cấp bên ngoài.
# 5. Quản lý thời gian và phê duyệt
Để giữ cho dự án đi đúng hướng, nhiều người quản lý dự án sử dụng bảng chấm công hoặc phần mềm quản lý dự án cho biết nhóm của họ đang sử dụng thời gian của họ như thế nào. Điều này không chỉ đảm bảo rằng dự án đang tiến hành theo kế hoạch mà còn cho phép các nhà quản lý dự án chuyển nguồn lực giữa các dự án khi cần thiết.
# 6. Xây dựng nhóm
Một người quản lý dự án giỏi sẽ làm được nhiều việc hơn là chỉ giám sát các bước của dự án. Họ cũng sẽ quản lý lực lượng lao động của mình để đảm bảo rằng họ làm việc hiệu quả và hạnh phúc. Điều này nên bao gồm các sự kiện xây dựng nhóm nhằm nâng cao tinh thần, đặc biệt là sau những tuần hoặc giai đoạn khó khăn của dự án. Một ví dụ là tổ chức một bữa trưa hàng tuần hoặc giờ khuyến mãi.
Bạn Cần Có Kỹ Năng Hoặc Trình Độ Nào Để Trở Thành Người Quản Lý Dự Án?
Cần có một số kỹ năng nhất định để quản lý dự án thành công. Vì vậy, để đi vào quản lý dự án và có được công việc đầu tiên, bạn phải thể hiện những tài năng sau trong cuộc phỏng vấn, hoặc ít nhất là thuyết phục người phỏng vấn rằng bạn có khả năng nghiên cứu những lĩnh vực này:
# 1. Kỹ năng lãnh đạo
Một trong những vấn đề thường xuyên được thảo luận giữa các nhà quản lý dự án là khả năng lãnh đạo. Thật khó vì những người bạn phụ trách thường không báo cáo trực tiếp cho bạn.
Khi họ được giao cho dự án của bạn, bạn có trách nhiệm chỉ đạo các nỗ lực của họ; họ có một ông chủ khác, người xử lý đánh giá hiệu suất, tuyển dụng và sa thải, cùng những việc khác. Ví dụ, một kỹ sư phần mềm có thể được chỉ định cho dự án của bạn, nhưng người quản lý trực tiếp của họ sẽ là một giám đốc kỹ thuật.
Vì vậy, nếu bạn muốn học cách trở thành người quản lý dự án, hãy bắt đầu bằng cách phát triển phong cách lãnh đạo khiến mọi người muốn làm việc với bạn. Đừng lãnh đạo chỉ dựa trên thực tế rằng bạn ở vị trí cao hơn trong một tổ chức hơn bất kỳ ai khác. Bởi vì bạn sẽ không có điều này để trở lại với tư cách là Người quản lý dự án.
# 2. Khả năng tổ chức
Là một Quản lý dự án, bạn phụ trách rất nhiều việc. Mục tiêu, thời hạn và ngân sách đều đã được đề cập ở trên. Bạn cũng chịu trách nhiệm phân bổ công việc giữa các thành viên trong nhóm của mình để đạt được kết quả cao nhất. Kết quả là, việc duy trì tổ chức trở nên rất quan trọng.
Không ai khác sẽ theo dõi các mốc quan trọng của dự án của bạn. Không ai khác sẽ quyết định các ưu tiên hoặc những gì cần phải làm tiếp theo. Đó là trách nhiệm của bạn. Những người được giao cho dự án của bạn và quản lý hàng đầu trong công ty của bạn sẽ tìm kiếm bạn để tìm những câu trả lời này.
Có thể nhiều khía cạnh của dự án đang được thực hiện cùng một lúc. Mỗi mục yêu cầu một lượng thời gian khác nhau để hoàn thành. Đôi khi một phần phải được hoàn thành trước khi tiếp tục phần tiếp theo. Lập kế hoạch tất cả những điều này cần có chuyên môn và tổ chức. Thích ứng khi mọi thứ thay đổi bất ngờ cũng là một kỹ năng.
Vì vậy, nếu bạn muốn làm việc trong lĩnh vực quản lý dự án, hãy tìm cách thể hiện kỹ năng tổ chức của bạn. Hãy xem xét một số ví dụ về những lần bạn xuất sắc trong các hoạt động như thế này. Bạn có thể đưa ra những điều này trong một cuộc phỏng vấn.
# 3. Uyển chuyển
Giữ bình tĩnh trước áp lực và luôn thích nghi khi điều bất ngờ xảy ra sẽ là những kỹ năng cần thiết nếu bạn muốn phát triển mạnh trong công việc quản lý dự án.
Mọi thứ hiếm khi diễn ra theo kế hoạch. Không có nhiều công việc thực hiện từ đầu đến cuối mà không gặp phải một số trở ngại khó khăn. Do đó, khả năng sửa đổi và phản ứng khi tình huống thay đổi là rất quan trọng.
Tôi Có Thể Trở Thành Người Quản Lý Dự Án Mà Không Cần Kinh Nghiệm Hay Bằng Cấp Không?
Nếu bạn chưa có kinh nghiệm hoặc bằng đại học trước đây, bạn vẫn có thể thiết lập sự nghiệp quản lý dự án nếu bạn áp dụng cách tiếp cận phù hợp. Nếu bạn muốn làm việc trong lĩnh vực quản lý dự án nhưng không biết bắt đầu từ đâu, tôi sẽ giải thích một số biện pháp để thực hiện bên dưới.
Làm thế nào để bắt đầu quản lý dự án mà không cần kinh nghiệm trước
# 1. Chọn một ngành
Các nhà quản lý dự án được sử dụng trong nhiều ngành khác nhau, từ công nghệ sinh học đến sản xuất cho đến phần mềm.
Vì vậy, trước khi bắt đầu học quản lý dự án, bạn nên suy nghĩ về những lĩnh vực hoặc doanh nghiệp mà bạn quan tâm. Mặc dù một số khóa đào tạo, khóa học và chứng chỉ do người quản lý dự án yêu cầu có thể áp dụng cho nhiều hoặc tất cả các lĩnh vực, bạn cũng sẽ cần phải học một số kiến thức chuyên môn cụ thể về ngành.
Và sau khi bắt đầu sự nghiệp quản lý dự án, bạn sẽ dễ dàng ở lại bên trong doanh nghiệp đó hơn là thay đổi ngành dọc, vì vậy bạn nên suy nghĩ về ngành mà bạn muốn làm việc trước khi bắt đầu hướng tới mục tiêu bắt đầu con đường sự nghiệp này.
# 2. Xem xét Bắt đầu với tư cách là một cộng tác viên Cá nhân
Việc một công ty tuyển dụng một ứng viên mới vào nghề hoặc mới tốt nghiệp cho vị trí quản lý dự án là điều bất thường. Thay vào đó, họ sẽ thuê hoặc thăng chức những người có chuyên môn trước đó.
Vì vậy, trước khi bạn bắt đầu trau dồi kỹ năng quản lý dự án của mình, hãy cân nhắc làm việc với tư cách là một người đóng góp cá nhân trong lĩnh vực bạn muốn làm việc.
Nếu bạn có thể chứng minh với nhà tuyển dụng rằng bạn đã thành công với tư cách là một người đóng góp cá nhân trước tiên, bạn sẽ có thời gian dễ dàng hơn khi trở thành người quản lý dự án. Ngoài ra, hãy ứng tuyển vào vị trí quản lý dự án cấp thấp hơn, chẳng hạn như điều phối viên dự án.
# 3. Ghi danh vào một Khóa học Quản lý Dự án hoặc Chương trình Chứng chỉ.
Không có bằng đại học chuẩn bị cho bạn cho công việc này trong giáo dục quản lý dự án.
Tuy nhiên, có rất nhiều khóa học và chứng chỉ trực tuyến có sẵn để giúp bạn chứng minh với các công ty rằng bạn được trang bị để quản lý dự án (đồng thời giúp bạn xây dựng các kỹ năng quản lý dự án cần thiết để thành công trong công việc).
Vì vậy, khi bạn đã có được một số kiến thức cơ bản về ngành và làm việc với tư cách là một cá nhân đóng góp, bạn có thể bắt đầu phát triển khả năng quản lý dự án thông qua đào tạo theo công việc cụ thể.
#4. Kết nối với các nhà quản lý dự án khác
Đừng đi vào quản lý dự án của riêng bạn. Xây dựng một mạng lưới mạnh mẽ có thể giúp bạn nghe về các cơ hội và các cuộc phỏng vấn việc làm, đồng thời khi trò chuyện với các cá nhân, bạn sẽ có được thông tin chi tiết về các ngành và công ty bạn muốn làm việc, những tài năng mà bạn nên tập trung phát triển, v.v. trên.
Vì vậy, hãy gửi tin nhắn LinkedIn cho các nhà quản lý dự án và hỏi họ xem họ có bất kỳ đề xuất nào để tạo động lực cho các nhà quản lý dự án hay không.
# 5. Hãy nhất quán
Có thể mất một khoảng thời gian để nhận được vai trò quản lý dự án đầu tiên của bạn vì đây là một vai trò quan trọng trong hầu hết các công ty và họ khá kén chọn người mà họ tuyển dụng hoặc đề bạt lên vị trí quản lý dự án.
Ngay cả khi bạn làm theo các quy trình trên, bạn có thể phát hiện ra rằng quá trình này mất nhiều thời gian hơn bạn dự đoán. Để đạt được mục tiêu này, bạn phải kiên nhẫn và kiên trì. Bạn cũng có thể phải đối mặt với những rào cản và từ chối nhất định.
Mất bao lâu để trở thành một nhà quản lý dự án?
Có thể mất từ ba tháng đến vài năm để trở thành Người quản lý dự án, tùy thuộc vào trình độ học vấn, trình độ kinh nghiệm và tham vọng nghề nghiệp của bạn.
Hãy xem xét kịch bản bi quan hơn, trong đó nó phải mất một thời gian dài. Nếu bạn không có bằng cấp và không có kinh nghiệm quản lý hoặc làm việc trong các dự án ở vai trò không chính thức, bạn sẽ có một con đường khó khăn phía trước. Trừ khi bạn có thể làm việc theo cách của mình từ dưới lên bằng cách thể hiện sự nhiệt tình của mình, bạn gần như chắc chắn sẽ yêu cầu bằng cấp. Thậm chí, bạn chắc chắn sẽ có mức trần về việc bạn có thể thăng tiến bao xa cho đến khi bạn đạt được trình độ học vấn đó.
Hãy xem xét một tình huống có thể xảy ra trong đó bạn có thể đẩy nhanh con đường trở thành Người quản lý dự án.
Giả sử bạn đã có bằng cử nhân trong một lĩnh vực như thương mại hoặc khoa học máy tính. Cũng giả sử bạn có một vài năm kinh nghiệm chuyên môn - để minh họa, giả sử bạn đã làm việc trong lĩnh vực tiếp thị. Mặc dù bạn chưa bao giờ làm Quản lý dự án, nhưng bạn có kiến thức chuyên môn đáng kể trong việc triển khai các chiến dịch truyền thông xã hội hoặc các chiến dịch tiếp thị có ảnh hưởng. Bạn đã thiết kế và triển khai các chiến dịch đó (sẽ tốt nếu bạn làm việc như một thành viên của nhóm) và sau đó sử dụng các chỉ số khác nhau để đánh giá sự thành công của chúng.
Trong trường hợp đó, bạn có thể đủ điều kiện nhận chứng chỉ Chuyên gia Quản lý Dự án (PMP) của PMI, chứng chỉ được đánh giá cao trong nghề quản lý dự án. Tại thời điểm đó, bạn đã sẵn sàng để bắt đầu tìm kiếm công việc Quản lý dự án và tận dụng kiến thức chuyên môn về dự án trước đây của mình. Đây gần như chắc chắn sẽ không phải là các vị trí đầu vào.
Làm thế nào để bắt đầu quản lý dự án xây dựng
Trách nhiệm chính của người quản lý dự án là dẫn dắt các nhóm và duy trì các dự án đúng hạn và ngân sách. “Quản lý dự án xây dựng liên quan đến việc điều chỉnh thời gian, chi phí và chất lượng của các dự án xây dựng từ các công trình dân cư, thương mại và công nghiệp đến đường cao tốc, cầu và trường học,” theo Study.com. Họ lập kế hoạch và điều phối tất cả các lĩnh vực của quá trình xây dựng, bao gồm tuyển dụng nhà thầu và giao dịch với các kỹ sư, kiến trúc sư và nhà cung cấp. Một người quản lý duy nhất có thể phụ trách một dự án xây dựng hoàn chỉnh, hoặc nhiều người quản lý có thể phụ trách các phần khác nhau của một dự án lớn hơn ”.
Các nhà quản lý dự án cũng kiểm tra địa điểm để xác minh rằng nó đáp ứng các tiêu chuẩn về sức khỏe và an toàn, giao tiếp với khách hàng, báo cáo về tiến độ và phục vụ như một nguồn lực cho nhân viên mà họ giám sát.
Tóm lại, có rất nhiều nhiệm vụ và áp lực. Trong khi nhiều người nghĩ rằng trở thành giám đốc dự án là một công việc tuyệt vời với mức lương cao và cơ hội thăng tiến, không phải ai cũng cảm thấy thích thú với công việc này. Lãnh đạo, giao tiếp, quản lý thời gian, điều phối, giải quyết vấn đề, trách nhiệm giải trình và lập kế hoạch đều được yêu cầu.
Hơn nữa, chủ sở hữu rất nhanh chóng đổ lỗi khi có sự cố xảy ra, vì vậy người quản lý dự án phải xử lý khéo léo sự căng thẳng đi kèm với công việc. Để phát huy hết khả năng của một PM, cần phải có một người có đầu óc và quyết tâm cao để nắm quyền chủ động và giải quyết vấn đề khi cần thiết. Điều đó tốt nếu điều đó không dành cho bạn. Chỉ cần tự hỏi bản thân xem bạn có cam kết theo đuổi điều này như một nghề hay bạn chỉ làm việc đó vì đó là bước hợp lý tiếp theo cần thực hiện.
Quản lý xây dựng so với Quản lý dự án
Bạn có thể nhầm lẫn về sự phân biệt giữa giám đốc dự án xây dựng và quản lý xây dựng. Mặc dù cả hai công việc đều nhằm mục đích giám sát quá trình dự án, nhưng phạm vi của nhiệm vụ có thể khác nhau rất nhiều. Nhìn chung, quản lý dự án xây dựng quan tâm nhiều hơn đến việc quản lý chính dự án xây dựng, trong khi người quản lý xây dựng quản lý toàn bộ quá trình. Xây dựng trước, lập ngân sách, quản lý nhà cung cấp, thay đổi đơn đặt hàng và các nhiệm vụ khác sẽ được giao cho người quản lý dự án.
Nguồn lực Sự nghiệp Quản lý Dự án Xây dựng
Ngay cả những nhà quản lý dự án dày dạn kinh nghiệm cũng phải tiếp tục học hỏi để có thể đứng đầu cuộc chơi của họ. May mắn thay, có rất nhiều nguồn việc làm có sẵn cho các chuyên gia xây dựng. Dưới đây là một số trang web truy cập của chúng tôi nếu bạn đang tìm kiếm sự trợ giúp để đưa sự nghiệp của mình lên một tầm cao mới:
- Nghề nghiệp được xây dựng trên thế giới
- Xây dựng tương lai của bạn
- Trung tâm việc làm AGC
- Trung tâm Nghiên cứu và Giáo dục Xây dựng Quốc gia
Làm Quản Lý Dự Án Có Khó Không?
Trở thành giám đốc dự án không khó, miễn là bạn có một số kinh nghiệm.
Sự khác biệt giữa người quản lý dự án và trưởng nhóm là gì?
Người quản lý dự án chịu trách nhiệm lập kế hoạch tổng thể, thực hiện và kết thúc dự án, trong khi trưởng nhóm thường tập trung vào việc lãnh đạo một nhóm cụ thể trong dự án và đảm bảo rằng các thành viên trong nhóm đang đáp ứng các mục tiêu và mục tiêu của họ. Các nhà quản lý dự án thường có nhiều kinh nghiệm và trình độ học vấn hơn trong việc quản lý dự án, trong khi các trưởng nhóm có thể được thăng chức từ trong nhóm.
Làm thế nào để bạn xử lý xung đột trong một nhóm dự án?
Là người quản lý dự án, điều quan trọng là phải có kỹ năng quản lý xung đột tốt. Khi xung đột nảy sinh trong nhóm, điều quan trọng là phải giải quyết chúng kịp thời và khách quan. Điều này có thể được thực hiện bằng cách xác định nguyên nhân gốc rễ của xung đột, tạo điều kiện giao tiếp cởi mở và lắng nghe tích cực, đồng thời làm việc với nhóm để tìm ra giải pháp được tất cả các bên liên quan chấp nhận. Điều quan trọng nữa là phải nhận thức được sự năng động của nhóm và để đảm bảo rằng nhóm đang hoạt động tốt.
Làm thế nào để bạn đo lường sự thành công của dự án?
Thành công của dự án thường được đo lường bằng việc liệu dự án có đạt được các mục đích và mục đích của nó hay không, có hoàn thành trong phạm vi, ngân sách và thời gian đã xác định hay không và các bên liên quan đã nhận được các sản phẩm bàn giao của dự án tốt như thế nào.
Vai trò của nhà tài trợ dự án là gì?
Nhà tài trợ dự án là một giám đốc điều hành cấp cao, người cung cấp các nguồn lực và hỗ trợ cho một dự án và đảm bảo rằng dự án phù hợp với các mục tiêu chung của tổ chức. Họ cung cấp hướng dẫn và giám sát cho người quản lý dự án và đưa ra các quyết định quan trọng trong suốt dự án.
Làm thế nào để bạn xử lý các thay đổi đối với một dự án?
Các thay đổi đối với dự án nên được quản lý thông qua quy trình yêu cầu thay đổi, trong đó tất cả các thay đổi phải được ghi lại, đánh giá và phê duyệt trước khi được triển khai. Người quản lý dự án cần đảm bảo rằng sự thay đổi không ảnh hưởng tiêu cực đến tiến độ, ngân sách hoặc chất lượng của dự án.
Để tóm tắt
Quản lý dự án là một công việc được trả lương cao và thỏa mãn đòi hỏi thời gian học hỏi. Dù bạn không yêu cầu bằng đại học để bắt đầu quản lý dự án, bạn chắc chắn cần một số kinh nghiệm và nếu bạn làm theo các quy trình nêu trên, bạn sẽ có đủ khả năng để đạt được vị trí quản lý dự án đầu tiên của mình.
Những câu hỏi thường gặp
Các nhà quản lý dự án có đi du lịch nhiều không?
Không phải mọi chức năng quản lý dự án đều cần phải đi lại, nhưng nhiều người làm, đặc biệt là trong các giai đoạn quan trọng của tiến trình dự án.
Người quản lý dự án làm việc bao nhiêu giờ một tuần?
Các nhà quản lý dự án làm việc khoảng 40-45 giờ một tuần.
Loại công ty nào thuê người quản lý dự án?
- Xây dựng và Kỹ thuật.
- Tài chính.
- Dịch vụ Tài chính & Bảo hiểm.
- Quản lý chăm sóc sức khỏe.
- Dịch vụ và Công nghệ Thông tin.
- Quảng cáo.
Bài viết liên quan
- Quản lý dự án xây dựng: Hướng dẫn cho người mới bắt đầu để quản lý hiệu quả
- Lập kế hoạch Dự án: Hướng dẫn Kỹ thuật Lập kế hoạch Dự án
- PHẦN MỀM THEO DÕI DỰ ÁN: Đánh giá về 25 Phần mềm Theo dõi Dự án Hàng đầu
- MARKETING MANAGER: Mô tả công việc, Lương & Hướng dẫn
- QUẢN LÝ SẢN PHẨM VÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN: Mô tả công việc Sự khác biệt
dự án
