Công cụ quản lý sự kiện là các ứng dụng phần mềm giúp các nhà tổ chức sự kiện thực hiện nhiệm vụ của mình hiệu quả hơn. Bài viết này nói về các công cụ quản lý sự kiện, công cụ nguồn mở miễn phí, công cụ thông tin bảo mật, nền tảng quản lý sự kiện và công cụ lập kế hoạch tiệc của họ.
Công cụ quản lý sự kiện là gì?
Phần mềm quản lý sự kiện có thể hỗ trợ kết nối các thành phần vật lý và kỹ thuật số của các hoạt động (địa điểm, thiết bị, phục vụ ăn uống, người tham gia, v.v.). Có tất cả thông tin ở một nơi giúp đơn giản hóa cuộc sống của người tổ chức sự kiện và người tham gia cả trước và sau sự kiện.
Công cụ quản lý sự kiện miễn phí
Dưới đây là danh sách các công cụ quản lý sự kiện miễn phí sau đây;
# 1. Kapow
Kapow là một công cụ tìm kiếm vị trí dành cho các nhà lập kế hoạch sự kiện của công ty đang tìm kiếm thứ gì đó sáng tạo hơn hoặc độc đáo hơn cho các sự kiện của họ.
# 2. Sơ đồ tư duy
Chương trình đa mục đích này giúp các nhà lập kế hoạch sự kiện tạo một bản đồ tinh thần ảo về bố cục sự kiện, danh sách việc cần làm và kế hoạch của họ.
# 3. Thứ Hai.com
Monday.com là một công cụ quản lý dự án khác mà các nhà lập kế hoạch sự kiện có thể sử dụng để đảm bảo rằng mọi người đều ở trên cùng một trang. Sự khác biệt là ở cách bạn sẽ sử dụng nó; nền tảng của họ trực quan hơn và dựa vào ảnh hơn là danh sách để theo dõi các vị trí mở.
# 4. Wrike
Wrike là tất cả về hiệu quả, vì vậy các nhà lập kế hoạch sự kiện có thể sử dụng nó để tạo các dự án, dự đoán và tổ chức cho các rào cản và tương tác với các nhóm lớn ở cùng một nơi.
# 5. TicketSource
Một công cụ bán vé khác hỗ trợ các nhà hoạch định sự kiện trong việc tổ chức, quảng bá và bán hết các sự kiện là TicketSource. Ngoài ra, những người tham dự thậm chí có thể chọn chỗ ngồi của riêng mình, nhận vé thực qua đường bưu điện và tự làm dây đeo tay ở nhà.
# 6. Avochato
Avochato là một nền tảng nhắn tin thương mại nhằm mục đích truyền thông tin liên lạc trên tất cả các thiết bị di động đồng thời phát hiện các cơ hội bán hàng mới.
Công cụ quản lý sự kiện Nguồn mở
Các công cụ phần mềm hoặc mã nguồn mở này sẽ hỗ trợ bạn quản lý sự kiện. Dưới đây là danh sách các công cụ quản lý sự kiện mã nguồn mở sau đây;
# 1. Anyvite
Anyvite tạo lời mời sự kiện có thể được gửi hoặc đặt công khai trên một trang web. Tuy nhiên, bạn có thể tùy chỉnh chúng bằng cách tải lên hình ảnh của riêng bạn hoặc chọn từ các mẫu tạo sẵn. Tùy thuộc vào RSVP của họ, bạn có thể thông báo cho khách truy cập và thêm tiện ích Anyvite vào trang web của bạn sau khi họ nhận được.
# 2. Theo dõi sự kiện / Sự kiện vui nhộn
Jolly Events cho phép bạn đăng ký người tham dự trực tuyến bằng cách sử dụng mẫu đơn đăng ký được cá nhân hóa, gửi lời mời và gửi email xác nhận có mã vạch. Sau đó, bạn có thể xuất dữ liệu khách truy cập của mình sang Theo dõi sự kiện, cho phép bạn đăng ký khách tại chỗ, đăng ký họ cho các chương trình sự kiện cụ thể, in huy hiệu tên và xác thực mã vạch.
# 3. RSVPify
RSVPify, như được giải thích trên trang chính, chủ yếu được thiết kế cho đám cưới, mặc dù nó có thể được tùy chỉnh dễ dàng cho bất kỳ hình thức tụ tập nào. Tùy chọn này cũng cung cấp một gói miễn phí với tối đa 100 RSVP, một URL có thể tùy chỉnh, các tùy chọn tùy chỉnh, nhập dữ liệu và các tính năng khác.
#4. Espresso Lite cho một sự kiện
Event Espresso Lite là một plugin WordPress miễn phí, là phiên bản thu nhỏ của phiên bản cao cấp đầy đủ tính năng. Event Espresso Lite, mặc dù là một plugin miễn phí, là một giải pháp thay thế mạnh mẽ cho các nhà tổ chức sự kiện muốn tích hợp quy trình đăng ký và quản lý sự kiện với trang web WordPress của họ, giúp chuyển đổi suôn sẻ hơn giữa các dịch vụ quản lý sự kiện và trang web chính của bạn.
# 5. Vé kết hợp
Phần mềm bán vé và phòng vé này dành cho các địa điểm và tổ chức nhỏ. Nó cũng cho phép bạn bán vé trực tuyến, bao gồm cả vé điện tử có mã vạch và có khả năng POS tại phòng vé. Bạn cũng có thể phát triển sơ đồ chỗ ngồi và danh mục giá cả bằng cách sử dụng thiết kế dựa trên mẫu của hệ thống. Nó cũng cung cấp một giao diện cho người mua vé để nhập học.
# 6. Hệ thống hội nghị mở
Chương trình này được tạo ra đặc biệt cho các hội nghị học thuật. Bạn có thể sử dụng OCS để tạo trang web hội nghị, yêu cầu báo cáo, dễ dàng gửi tài liệu và đăng ký người tham gia. Đây là một trong những công cụ quản lý sự kiện mã nguồn mở.
# 7. OpenConferenceWare
Đó là một nền tảng mà mọi người có thể liệt kê các chương trình cho một sự kiện, tạo và chỉnh sửa kế hoạch, đăng ký nguồn cấp dữ liệu, xem phòng và tạo hồ sơ. Quản trị viên có thể tạo và sửa đổi các sự kiện, đặt thời hạn cho các đề xuất và xử lý các phòng và phiên.
Công cụ quản lý sự kiện và thông tin bảo mật
Công cụ Quản lý Sự kiện và Thông tin Bảo mật (SIEM) là các nhóm phần mềm và tài nguyên cung cấp tổng quan rõ ràng về bảo mật dữ liệu của một tổ chức. Thông tin bảo mật và các công cụ quản lý sự kiện mang lại lợi ích của khả năng hiển thị theo thời gian thực trên các hệ thống bảo mật thông tin của tổ chức. Dưới đây là thông tin bảo mật và các công cụ quản lý sự kiện bên dưới;
# 1. Quản lý dữ liệu nhật ký
Thu thập dữ liệu nhật ký là trọng tâm của Thông tin Bảo mật và Quản lý Sự kiện. Việc thu thập, phân tích và tương quan của dữ liệu trong thời gian thực giúp cải thiện năng suất và hiệu quả.
# 2. Khả năng hiển thị trong mạng
Công cụ phân tích SIEM có thể có được thông tin chi tiết hữu ích về tài nguyên, địa chỉ IP và giao thức bằng cách phân tích các gói bắt để biết các luồng mạng, tiết lộ các tệp độc hại hoặc đánh cắp dữ liệu của thông tin cá nhân (PI) truyền qua mạng.
# 3. phân tích
Tất cả các giải pháp SIEM cung cấp một cấp độ phân tích dữ liệu khác nhau. Các công nghệ thế hệ tiếp theo, chẳng hạn như học máy và trí tuệ nhân tạo, hỗ trợ điều tra các vụ tấn công tinh vi và phức tạp hơn khi chúng xảy ra.
#4. Cảnh báo thời gian thực
Các hệ thống SIEM có thể được điều chỉnh để đáp ứng các yêu cầu kinh doanh cụ thể bằng cách triển khai các cảnh báo và thông báo theo cấp, được xác định trước cho nhiều nhóm.
# 5. Báo cáo và Trang tổng quan
Hàng ngày, hàng trăm hoặc hàng nghìn sự kiện mạng có thể xảy ra ở một số doanh nghiệp. Nó cũng rất quan trọng để hiểu và báo cáo sự cố trong một chế độ xem có thể tùy chỉnh mà không có thời gian trễ.
# 6. Tuân thủ CNTT
Các tiêu chuẩn tuân thủ quy định rất khác nhau giữa các tổ chức. Mặc dù không phải tất cả các công nghệ SIEM đều cung cấp phạm vi tuân thủ toàn diện, nhưng các công ty trong các ngành được quản lý chặt chẽ coi trọng việc đánh giá và báo cáo theo yêu cầu hơn tất cả.
# 7. Tích hợp CNTT và Bảo mật
Tích hợp SIEM với cả một loạt các luồng nhật ký bảo mật và không bảo mật là bước đầu tiên để cải thiện khả năng hiển thị của tổ chức. Các doanh nghiệp đã thành lập sẽ được hưởng lợi từ SIEM kết nối các khoản đầu tư vào bảo mật và phần mềm CNTT.
Nền tảng quản lý sự kiện.
Các sự kiện cá nhân như đám cưới và tiệc sinh nhật, các hoạt động của công ty như họp mặt kết nối hoặc hội nghị ngành và các sự kiện lớn như buổi hòa nhạc hoặc hội chợ đường phố đều có thể được quản lý bằng cách sử dụng các công cụ nền tảng quản lý sự kiện.
Nhiều công cụ được tích hợp vào nền tảng quản lý sự kiện để dễ dàng quy trình lập kế hoạch sự kiện, với các khả năng giải quyết nhiều yếu tố của quản trị sự kiện trong một giải pháp duy nhất. Các sự kiện quy mô lớn như hội nghị, lễ hội, triển lãm thương mại và các cuộc họp tổ chức chuyên nghiệp có thể được quản lý bằng các hệ thống này. Các giải pháp quản lý nền tảng này giúp các nhà tổ chức sự kiện lập kế hoạch và quản lý các sự kiện từ đầu đến cuối bằng cách cung cấp các công cụ để đăng ký người tham dự và / hoặc nhà triển lãm, xử lý thanh toán, xây dựng chương trình nghị sự, quảng bá sự kiện, tương tác với người tham dự và hơn thế nữa.
Các công cụ nền tảng quản lý sự kiện thường bao gồm phần mềm đăng ký và bán vé sự kiện, cũng như phần mềm tiếp thị và lập kế hoạch sự kiện. Các công cụ như ứng dụng sự kiện dành cho thiết bị di động, phần mềm truy xuất khách hàng tiềm năng, phần mềm phản hồi đối tượng và / hoặc phần mềm thông minh hội nghị cũng có thể được bao gồm trong một số gói. Sau đây là các công cụ nền tảng quản lý sự kiện tốt nhất:
# 1. Wrike
Wrike Event Management cung cấp cho các doanh nghiệp một chìa khóa trao tay giải pháp để quản lý tất cả các loại sự kiện, từ lập kế hoạch đến thực hiện. Nó cũng hỗ trợ người tiêu dùng ngay cả những chi tiết nhỏ nhất trong khi cung cấp một bản tóm tắt toàn diện về sự kiện nói chung. Hơn nữa, nó cung cấp một công cụ hợp tác mạnh mẽ để hỗ trợ các nhóm hoàn thành nhiệm vụ và đáp ứng các mục tiêu.
# 2. Quản lý dự án
Nó kết hợp các khả năng lập kế hoạch sự kiện, quản lý dự án, truyền thông và lập lịch trình thành một giải pháp mạnh mẽ duy nhất. Nó cũng nhằm hoạt động hiệu quả bằng cách sử dụng giao diện tập trung để dễ dàng bắt đầu các sự kiện mới, phân công trách nhiệm và thực hiện các nhiệm vụ sự kiện quan trọng khác.
# 3. EventMobi
EventMobi là một nền tảng trải nghiệm sự kiện di động bao gồm toàn bộ vòng đời của sự kiện. Chương trình này cũng cung cấp một bộ công cụ và khả năng công nghệ phong phú mà bất kỳ nhà tổ chức sự kiện nào cũng yêu cầu. Những điều này hỗ trợ trong việc đảm bảo rằng mỗi người tham gia nhận được loại trải nghiệm mà họ mong đợi.
#4. Sự kiện trên XING
XING Events là một hệ thống phần mềm quản lý sự kiện nhằm hỗ trợ các chuyên gia tổ chức sự kiện trong việc tăng năng suất của họ để tổ chức các sự kiện thành công. Nó sử dụng các công nghệ thông minh và tự động hóa quy trình để hỗ trợ các nhà tổ chức sự kiện trong việc tăng hiệu quả của họ và tránh tình trạng kiệt sức trong công việc thường gây ra cho các nhà quản lý và nhóm sự kiện.
# 5. Eventbrite
Eventbrite phù hợp với nhu cầu cụ thể của các nhà tổ chức sự kiện để đảm bảo trải nghiệm tổ chức sự kiện suôn sẻ. Nó bao gồm rất nhiều công cụ thân thiện với người dùng để trợ giúp các nhiệm vụ liên quan đến sự kiện như khuyến mại, vé, đăng ký và thanh toán, cũng như các hoạt động sau sự kiện.
Eventbrite nhằm mục đích hỗ trợ thúc đẩy tỷ lệ cử tri của khách cao, tiết kiệm thời gian cũng như hiệu suất và thu nhập tích cực nói chung. Với giải pháp này, bạn có thể xử lý các sự kiện hiệu quả hơn, từ những cuộc tụ họp cơ bản nhất đến những cuộc họp phức tạp nhất.
Các tính năng hàng đầu cần tìm trong Công cụ quản lý sự kiện là gì?
Rõ ràng, không phải tất cả các công cụ được sử dụng để quản lý sự kiện đều giống nhau và tiêu chí mà bạn sử dụng để chọn công cụ phù hợp nhất cho công ty của mình phụ thuộc vào cả công ty của bạn và sự kiện. Tuy nhiên, khi tìm kiếm địa điểm phù hợp nhất cho các sự kiện sắp tới do tổ chức của bạn tổ chức, có một số yếu tố cần thiết cần tính đến:
Khả năng quản lý dự án
Tiếp thị và quảng cáo
Trải nghiệm và giao diện
Hiệu suất và báo cáo
Công cụ lập kế hoạch cho bữa tiệc
Các công cụ lập kế hoạch tổ chức tiệc bao gồm việc chuẩn bị mọi khía cạnh của sự kiện như cuộc họp, hội nghị, triển lãm thương mại, buổi lễ, tĩnh tâm hoặc tiệc tùng. Kế hoạch sự kiện là một tài liệu quan trọng trình bày chi tiết tất cả các khía cạnh của một sự kiện. Sau đây là những công cụ tuyệt vời nhất để lập kế hoạch tổ chức tiệc:
# 1. Căn cứ
Basecamp kém hấp dẫn về mặt hình ảnh hơn Trello, nhưng nó cung cấp nhiều công cụ hơn cho các dự án và nhóm lớn hơn để lập kế hoạch cho bữa tiệc. Nó là một trong những ứng dụng quản lý dự án đầu tiên, và nó vẫn được nhiều nhà tổ chức sự kiện sử dụng. Đăng ký bản dùng thử miễn phí 30 ngày trước khi trả mức giá cố định hàng tháng mà không có phí cho mỗi người dùng. Đây là một chương trình quản lý dự án có thể giúp các nhà tổ chức sự kiện giữ toàn bộ nhóm của họ trên một trang ngay cả khi mở rộng hoạt động của họ để xử lý nhiều sự kiện cùng một lúc. Danh sách nhiệm vụ của họ rất thông minh, cho phép các nhà lập kế hoạch chuyển các ý tưởng phức tạp thành các bước có thể thực hiện được.
#2. Google Tài liệu
Google Drive không phải là một hệ thống quản lý sự kiện, nhưng nó là một giải pháp thay thế khả thi nếu bạn không muốn tìm hiểu phần mềm mới. Các công cụ của Google Drive là một cách dễ dàng để lưu bảng tính, tài liệu, bản trình bày và hình ảnh để lập kế hoạch cho bữa tiệc. Nó làm cho việc cộng tác với nhóm của bạn trở nên đơn giản trên tệp hoặc bảng tính được chia sẻ, đặc biệt nếu mọi người đang làm việc từ xa. Bạn có thể nhanh chóng chia sẻ chúng với bất kỳ ai bạn muốn mà không cần phải gửi các tệp lớn qua email.
# 3. Phóng
Các công cụ cuộc họp video giúp bạn lên lịch lập kế hoạch cho bữa tiệc của mình cũng như truyền phát trên web. Ngay cả khi bạn đã sử dụng Slack trong một thời gian dài và nhóm của bạn đã hợp tác trong nhiều dự án, thì một cuộc gặp trực tiếp đôi khi là phương pháp tốt nhất để vạch ra chiến lược quản lý sự kiện hoặc giải đáp các thắc mắc của bạn. Tính năng thu phóng cho phép bạn gặp gỡ những người đồng sáng tạo của mình hoặc thuyết trình trước một nhóm trong khi làm việc xa.
Bạn đã sử dụng công cụ lập kế hoạch sự kiện nào?
Lập ngân sách, thời gian biểu, lựa chọn và đặt địa điểm tổ chức sự kiện, xin giấy phép, tổ chức ẩm thực, tổ chức vận chuyển, phát triển chủ đề, chuẩn bị cho sự kiện, v.v. đều là một phần của kế hoạch tổ chức sự kiện. Dưới đây là các công cụ được sử dụng:
- Tham dự hội thảo trên web.
- Google Drive.
- Slack / Skype.
- Phần mềm quản lý sự kiện kỹ thuật số của Swift.
- Trell
5 CS của Quản lý sự kiện là gì?
5cs cụ thể là;
- Khái niệm
- phối hợp
- Kiểm soát
- Sự thống trị
- Kết thúc.
7 yếu tố chính của quản lý sự kiện là gì?
Sau đây là bảy thành phần thiết yếu của quản lý sự kiện:
cơ sở hạ tầng cho một sự kiện
- Khán giả
- Những người tham dự
- Tổ chức
- địa điểm
- Phương tiện truyền thông
- Cơ sở hạ tầng cho các sự kiện đặc biệt
4 CS của Quản lý sự kiện là gì?
Họ là;
- phát được quản lý
- Nhiều màu sắc
- Tiện lợi
- nhận thức.
Công cụ lập kế hoạch sự kiện là gì?
Các công cụ quản lý dự án, công cụ giao tiếp, công cụ quản lý sự kiện và ứng dụng đều là một phần của bộ công cụ lập kế hoạch sự kiện. Các tài nguyên này thường là các chương trình hoặc nền tảng trực tuyến được thiết kế để giúp chuẩn bị sự kiện. Bạn có thể tổ chức và quản lý một sự kiện ngoại tuyến hoặc trực tuyến tuyệt vời với sự hỗ trợ của phần mềm lập kế hoạch sự kiện.
Công ty của tôi có cần sử dụng các công cụ lập kế hoạch sự kiện không?
Bạn sẽ thành công hơn nếu bạn có một công cụ quản lý sự kiện bên mình, bất kể loại sự kiện mà doanh nghiệp của bạn đang lên kế hoạch.
Để có cách tiếp cận toàn diện đối với quản lý sự kiện của công ty, bạn phải sử dụng phần mềm quản lý sự kiện để hỗ trợ bạn lập kế hoạch và thực hiện sự kiện của mình.
Hơn nữa, những công cụ này mang lại cơ hội tuyệt vời cho việc quản lý và thu thập dữ liệu. Chúng cho phép bạn tiếp tục tối ưu hóa và nâng cao các sự kiện kinh doanh của mình.
7 giai đoạn lập kế hoạch tổ chức sự kiện là gì?
Bảy giai đoạn là:
Xác định mục tiêu của bạn.
Chọn một địa điểm.
Hẹn hò.
Tạo một chiến lược.
Gửi lời mời
Ngày diễn ra sự kiện.
Đánh giá.
5 điểm E của Lập kế hoạch Sự kiện là gì?
Năm chữ E như sau;
- Các yếu tố
- thiết yếu
- Môi trường tự nhiên
- Năng lượng
- Cảm xúc
Kết luận
Mỗi cá nhân đều muốn có một sự kiện tốt và bắt đầu nghĩ phải làm gì để sự kiện thành công. Có kiến thức về các công cụ tổ chức sự kiện là tốt hoặc trở thành một người lập kế hoạch sự kiện thậm chí còn tốt hơn, vì nó giúp quản lý sự kiện của bạn đúng cách. Bài viết này dạy về các công cụ quản lý sự kiện.
Câu hỏi thường gặp về Công cụ quản lý sự kiện
6 yếu tố chính của quản lý sự kiện là gì?
Trước khi một sự kiện có thể thành công, nó phải có những khía cạnh chính sau đây của sự kiện, bao gồm:
- Cơ sở hạ tầng tổ chức sự kiện.
- Khán giả mục tiêu.
- Khách hàng.
- Công ty tổ chức sự kiện.
- Hội họp.
- Truyền thông, giao tiếp và cung cấp đầu vào.
7 sự kiện của thiết kế sự kiện là gì?
- Không gian.
- Dòng.
- Các hình thức.
- Ánh sáng.
- Màu sắc.
- Kết cấu.
- Mẫu.
Làm thế nào để bạn bắt đầu một sự kiện?
- Chọn thị trường / lực lượng lập kế hoạch sự kiện của bạn
- Có được kiến thức và kinh nghiệm lập kế hoạch sự kiện
- Chọn tổ chức kinh doanh tốt nhất cho công ty của bạn.
- Tạo kế hoạch kinh doanh
- Mua bảo hiểm thương mại
- Tạo lịch biểu phí của ủy ban lập kế hoạch sự kiện
- Thiết lập các dịch vụ lập kế hoạch sự kiện của bạn
- Xây dựng mạng lưới tài nguyên nhân sự và nhà cung cấp của bạn
- Tập trung vào phát triển kinh doanh và tiếp thị cho công ty tổ chức sự kiện của bạn
- Nhận tài trợ cho công ty của bạn
Bài viết liên quan
- 33 Phần mềm và Công cụ Quản lý Sự kiện Tốt nhất Năm 2022
- NGƯỜI LẬP KẾ HOẠCH SỰ KIỆN KIẾM ĐƯỢC BAO NHIÊU: Thu nhập trên mỗi công việc
- TIẾP THỊ SỰ KIỆN: Hướng dẫn Cơ bản về Tiếp thị Sự kiện
- Hoạch định nhu cầu: Tổng quan, So sánh, Lương & Công việc
- CÁCH TRỞ THÀNH NHÀ QUY HOẠCH ĐÔ THỊ: Thực tiễn nghề nghiệp (Các bước & Yêu cầu)
- CÔNG CỤ QUẢN LÝ GIẤY PHÉP PHẦN MỀM: Ý nghĩa và các công cụ tốt nhất để sử dụng
dự án
