Là một quản lý dự án, bạn phải làm quen với các trường hợp mà các dự án của bạn bất ngờ rơi vào vùng xám giữa thành công và thất bại. Đôi khi, dự án của bạn vẫn nằm trong ngân sách nhưng đã vượt tiến độ. Nó có thể bám sát thời hạn nhưng phải trả giá bằng tỷ lệ kiệt sức cao trong các tình huống khác. Mặc dù lập kế hoạch chặt chẽ, việc thiếu theo dõi hiệu suất đối với các biến số như chi phí và thời gian góp phần vào sự thất bại của dự án. Vì vậy, nếu bạn đang tìm kiếm những mục tiêu cụ thể hơn để đạt được thành công, thì có một số tin tức tuyệt vời dành cho bạn.
Quản lý giá trị kiếm được, hoặc EVM cho phép bạn thấy rõ ràng 'dự án đang ở đâu' và 'chuyến đi phía trước còn bao xa. Bài đăng này sẽ đề cập đến các nguyên tắc cơ bản của EVM. Vì vậy, trước khi đi sâu hơn vào vấn đề này, hãy xác định quản lý giá trị kiếm được.
Quản lý giá trị kiếm được (EVM) là gì?
Phương pháp tiếp cận EVM quản lý giá trị thu được cho phép các nhà quản lý đo lường hiệu quả hoạt động của dự án so với đường cơ sở của dự án một cách có hệ thống. Nó kết hợp tiến trình, chi phí và phạm vi để đánh giá kế hoạch so với thực tế và phát hiện ra bất kỳ sự khác biệt nào.
EVM hỗ trợ các nhà quản lý dự án trong việc xác định và sửa chữa những khác biệt để các dự án có thể được hoàn thành đúng thời hạn ngân sách. Vì vậy, nó cũng hỗ trợ dự báo, cho phép các nhà quản lý dự án thực hiện các điều chỉnh cần thiết.
Các khái niệm về quản lý giá trị kiếm được EVM và Các chỉ số hoạt động chính
Theo tiền đề cốt lõi của EVM, giá trị của công việc tương đương với các khoản chi tiêu được lên kế hoạch để hoàn thành nó. Vì vậy, hệ thống quản lý giá trị kiếm được có ba nguồn dữ liệu như sau:
- Giá trị dự kiến (PV): Giá trị dự kiến của công việc được dự đoán sẽ hoàn thành trong một khung thời gian xác định.
- Giá trị kiếm được (EV): Ngân sách được phê duyệt cho công việc hoàn thành trước thời hạn.
- Chi phí thực (AC): Các chi phí thực tế phát sinh cho công việc hoàn thành trước thời hạn.
EVM có thể được sử dụng để phân tích lịch trình và hiệu suất chi phí của dự án của bạn dựa trên các chỉ số quan trọng sau:
# 1. Lập biểu phương sai (SV):
Đây là sự khác biệt giữa công việc thực tế được thực hiện và ước tính. Nó cho biết dự án có đang đi đúng hướng hay không bằng cách sử dụng công thức SV = EV – PV. Phương sai bằng 0 cho biết dự án đang đi đúng hướng. Vì vậy, một phương sai âm hoặc dương cho thấy rằng nó đang ở phía sau hoặc trước thời hạn.
# 2. Phương sai chi phí (CV)
Điều này được định nghĩa là sự khác biệt giữa EV giá trị kiếm được và chi phí thực tế AC. Nó xác định xem dự án có nằm trong ngân sách hay không bằng cách áp dụng công thức CV = EV - AC. Vì vậy, độ lệch 0 cho thấy rằng dự án đang ở trong ngân sách của nó. Phương sai âm hoặc dương ngụ ý rằng dự án đang vượt hoặc thấp hơn ngân sách.
# 3. Lập lịch Chỉ số Hiệu suất (SPI)
Chỉ số hiệu suất theo lịch trình (SPI) là tỷ lệ giữa EV giá trị kiếm được trên giá trị lập kế hoạch PV. Nó là một thước đo tương đối về hiệu quả thời gian của dự án được tính bằng công thức SPI = EV / PV. Nếu giá trị SPI lớn hơn hoặc bằng một, dự án đang đi đúng hướng. Giá trị nhỏ hơn một thể hiện sự khác biệt so với số tiền được lập ngân sách.
#4. Chỉ số Chi phí-Hiệu suất (CPI)
Nó được tính bằng tỷ lệ giữa Giá trị kiếm được (EV) trên Chi phí thực tế (AC). CPI được tính bằng cách chia giá trị kiếm được cho chi tiêu thực tế, CPI = EV / AC. ” Đây là một thước đo tương đối về hiệu quả chi phí của dự án và có thể được sử dụng để ước tính chi phí của các nhiệm vụ còn lại. Theo Hướng dẫn PMBOK® của PMI, CPI là “thước đo hiệu quả chi phí của một dự án”.
Tầm quan trọng của quản lý giá trị thu được EVM trong quản lý dự án
Phân tích giá trị thu được là một kỹ thuật quản lý dự án nhằm đánh giá mức độ hoạt động của một dự án liên quan đến ngân sách của nó và lịch trình. Nó hỗ trợ trong việc ước tính các nguồn lực cần thiết để hoàn thành công việc. Người quản lý dự án có thể dự đoán cần bao nhiêu nguồn lực để hoàn thành bằng cách so sánh công việc đã hoàn thành với dự kiến được thiết lập khi bắt đầu dự án.
Trái ngược với Thời gian đã trôi qua, không cung cấp đánh giá chính xác về việc hoàn thành dự án, Giá trị kiếm được cung cấp một phép đo khách quan về công việc đã hoàn thành. Hãy để chúng tôi sử dụng một ví dụ để chứng minh.
Ví dụ: nếu một dự án xây dựng 12 tháng bao gồm các công việc như kỹ thuật, hệ thống ống nước và điện, các giá trị như:
- Kỹ thuật chiếm 55% tổng số.
- 20 phần trăm cho hệ thống ống nước
- 25 phần trăm cho điện
Khi một nhiệm vụ được hoàn thành, giá trị của nó sẽ được thêm vào EV của bạn. Trong trường hợp này, nếu bạn đã hoàn thành kỹ thuật và hệ thống ống nước trước mốc sáu tháng, bạn có thể nói rằng bạn đã sử dụng 50% thời gian và có 75% EV. Do đó, lập kế hoạch và lập ngân sách được thực hiện theo từng giai đoạn, theo kế hoạch, gia tăng giá trị, cuối cùng tạo ra Đường cơ sở đo lường hiệu suất với EVM.
Ưu điểm của quản lý giá trị kiếm được
Hãy cùng xem xét một số lợi ích quan trọng nhất của việc áp dụng Quản lý giá trị thu được trong một dự án.
# 1. Hỗ trợ trong việc lập kế hoạch thực tế của các dự án:
Để đạt được lợi ích của EVM, các nhà quản lý dự án phải dành thời gian đáng kể để thiết lập một ngân sách có thể chấp nhận được và một khoảng thời gian thực tế. Vì vậy, các nhà quản lý phải tính đến các vấn đề có thể xảy ra khi phát triển kế hoạch dự án từ đầu đến cuối và giao nhiệm vụ cho nhóm của họ. Bao gồm EVM trong quá trình lập kế hoạch đòi hỏi phải xác định đường cơ sở của dự án, bao gồm thời gian, chi phí và phạm vi của dự án.
Các nhà quản lý có thể sử dụng đường cơ sở này như một điểm khởi đầu để đánh giá hiệu quả hoạt động của dự án theo thời gian. EVM cung cấp một bức tranh rõ ràng về vị trí dự án của bạn so với vị trí lẽ ra nếu mọi thứ diễn ra tốt đẹp. Nó cũng hiển thị công việc thực tế đã thực hiện so với tiến độ dự kiến. Do đó, EVM cung cấp những thông tin chi tiết hữu ích có thể hành động giúp các nhà quản lý dự án xác định xem kế hoạch ban đầu có thực tế hay không và hành động một cách chủ động.
# 2. Có được khả năng hiển thị theo thời gian thực đối với dữ liệu tập trung.
Người quản lý dự án phải có tầm nhìn toàn bộ doanh nghiệp để theo dõi hiệu suất dự án trong thời gian thực. EVM hữu ích trong việc hỗ trợ các nhà quản lý theo dõi các chỉ số hiệu suất trên các giải pháp quản lý mạnh mẽ. Nó kết hợp lịch trình và ngân sách vào hệ thống và cung cấp thông tin chi tiết hữu ích về báo cáo và phân tích bằng cách sử dụng biểu đồ Gantt. Kết quả là, các công cụ hỗ trợ quản lý giá trị kiếm được trong việc đo lường thành công ở từng giai đoạn và cột mốc quan trọng.
Sử dụng tính khách quan về thời gian và chi phí, bạn có thể giao những phần công việc nhỏ nhưng có thể đo lường được cho các nhóm của mình và bắt kịp tiến độ. Trong trường hợp có sai lệch, các nhà quản lý dự án sẽ được thông báo để họ có thể thực hiện các bước chủ động cần thiết để đưa dự án trở lại đúng hướng. Khi dự án đang được tiến hành, EVM có thể hỗ trợ chúng tôi xác định các điểm không nhất quán dựa trên các ưu tiên phụ thuộc vào nhiệm vụ.
# 3. Đo lường tính kịp thời và chính xác của ngân sách.
Các sự kiện bất ngờ có thể xảy ra bất cứ lúc nào trong vòng đời của dự án. Những thay đổi về phạm vi dự án, ưu tiên của khách hàng và những trở ngại không lường trước được, chẳng hạn như dịch COVID 19, đều có thể xảy ra. Do đó, tiến độ và ngân sách của dự án có thể khác với thiết kế ban đầu. Điều gì sẽ xảy ra khi bạn nhận ra rằng, sau khi hoàn thành 80% dự án, bạn đã tiêu hết tiền nhưng vẫn chưa đạt đủ thời hạn?
Để tránh những thất bại cục bộ như vậy, bạn có thể tính toán và thực hiện các phương sai lịch trình nêu trên SC và phương sai chi phí CV. Việc đo lường những sai lệch này tại mỗi cột mốc giúp giảm thiểu thiệt hại. Cũng có lợi nếu thực hiện các biện pháp phòng ngừa để giảm mức CV xuống XNUMX.
#4. Chuẩn bị cho những nguy hiểm và can thiệp sớm.
Các bên liên quan của dự án phải biết về các khu vực có vấn đề có thể gây nguy hiểm cho sự thành công của dự án trong suốt vòng đời của nó như một phần của quy trình EVM. Nó cho phép họ thực hiện các thay đổi trước thời hạn để ngăn dự án đi chệch khỏi kế hoạch ban đầu. Các sửa đổi bao gồm điều chỉnh phạm vi và tài chính của dự án, thu nhận các nguồn lực mới, đầu tư vào công nghệ cải tiến và các biện pháp khác.
Nó cũng hỗ trợ bạn tránh tái diễn những khó khăn làm hạn chế sự tiến bộ. Quản lý giá trị kiếm được hỗ trợ trong việc phát hiện các vấn đề khi chúng phát sinh. Nó cũng cho phép dự đoán các rủi ro liên quan đến ngân sách và thời gian của dự án. Do đó, các nhà quản lý có thể can thiệp và hành động sớm trước khi có bất kỳ thất bại nào xảy ra.
# 5. Nó cải thiện trách nhiệm giải trình và khuyến khích.
Phân tích giá trị thu được cho phép các nhà quản lý dự án phản ứng với những khó khăn sớm hơn vì nó cung cấp khả năng kiểm soát và rõ ràng hơn đối với các hoạt động liên quan. Nhân viên phải theo dõi thời gian của họ và báo cáo sự cải thiện của họ so với đường cơ sở như một phần của EVM. Nó thúc đẩy những người hoạt động hàng đầu tiếp tục nỗ lực hơn nữa và thúc giục những người đang tụt hậu tăng tốc độ và bình đẳng sản xuất của các đồng nghiệp của họ.
Như đã lưu ý trước đây, các chỉ số hiệu suất như SPI và CPI cho biết liệu dự án của bạn có đúng ngân sách và đúng hạn hay không. Ví dụ, biết rằng một nửa dự án đã hoàn thành sẽ giúp họ có động lực và hào hứng với việc ra mắt sản phẩm. Sự rõ ràng này hỗ trợ các bên liên quan xác định dự án nào có cơ hội thành công tốt nhất trong quá trình phân tích danh mục đầu tư.
Tổng kết
Dựa trên các khái niệm trước đó, EVM cho phép bạn đo lường một cách khách quan công việc được thực hiện trên một dự án tại bất kỳ điểm nhất định nào và thực hiện hành động thích hợp trong trường hợp có sự khác biệt. Tuy nhiên, điều đáng chú ý là các doanh nghiệp không thể nhận ra lợi ích của EVM nếu không có phương pháp, công cụ quản lý dự án phù hợp và sẵn sàng thích ứng. Để bắt đầu, bạn có thể kiểm tra chế độ EVM trên một hoặc hai công việc trước khi kết hợp nó vào quy trình quản lý dự án thông thường của bạn.
Câu hỏi thường gặp về quản lý giá trị thu được
Làm thế nào để bạn tính toán Quản lý giá trị kiếm được?
EV của một dự án có thể được tính bằng cách nhân% hoàn thành với toàn bộ ngân sách dự án.
Công thức Giá trị kiếm được là gì?
Giá trị kiếm được (EV) = tổng ngân sách dự án nhân với% hoàn thành dự án.
Ba chỉ số EVM chính là gì?
Giá trị lập kế hoạch, Giá trị kiếm được và Chi phí thực tế là ba chỉ số dựa trên EVM. Xem xét các thông số này về ngân sách và thời gian của dự án.
- Báo cáo Quản lý: Hướng dẫn về Báo cáo Quản lý
- Quản lý rủi ro dự án là gì? Các bước trong việc lập kế hoạch đánh giá rủi ro
- Hiệu suất tài chính: Hướng dẫn toàn diện cho mọi doanh nghiệp (+ công cụ nhanh)
- Đầu tư chủ động so với thụ động: Hiểu tại sao bạn cần cả hai (+ Hướng dẫn chi tiết)
- Kỹ thuật giá trị: Định nghĩa và Tổng quan
- Quản lý các mốc quan trọng của dự án: Hướng dẫn chi tiết với các ví dụ
1 bình luận
Mỗi dự án đều đi kèm với rủi ro tương đối. Ưu điểm của quản lý dự án là nó hỗ trợ cho việc xác định sớm hơn.