Mọi khía cạnh của quản lý kinh doanh trong bất kỳ tổ chức nào, bất kể quy mô, đều yêu cầu tạo, đàm phán và quản lý hợp đồng. Tuy nhiên, quản lý hợp đồng là một nhánh bị bỏ quên trong quản lý kinh doanh. Các nhà quản lý liên tục trò chuyện và gặp phải các vấn đề với nhân viên của họ, và một số trong số này đương nhiên liên quan đến tiền lương. Quản lý hợp đồng thường sẽ xuất hiện trong một số cuộc thảo luận này. CM liên quan đến quá trình giám sát hợp đồng, từ khi thành lập đến khi bên được chọn thực hiện và hủy bỏ cuối cùng. Để tối đa hóa hiệu quả hoạt động và tài chính, đồng thời xác định và giảm rủi ro tài chính và uy tín do không tuân thủ các điều khoản hợp đồng, các hoạt động chính bao gồm phân tích hiệu quả hoạt động so với các điều kiện hợp đồng. Do đó, điều quan trọng là phải hiểu những điều cơ bản của quy trình và vòng đời quản lý hợp đồng. Đọc tiếp để tìm hiểu thêm, vì chúng tôi cũng giải thích về phần mềm CM cũng như cơ quan quản lý hợp đồng quốc phòng.
Quản lý hợp đồng là gì và các ví dụ của nó?
Quản lý hợp đồng là quá trình giám sát các thỏa thuận ràng buộc về mặt pháp lý từ khi bắt đầu cho đến khi hoàn thành. Tùy thuộc vào người phụ trách phần nào, các nhiệm vụ có thể là hành chính hoặc chiến lược. Các doanh nghiệp có thể hưởng lợi rất nhiều từ kết quả tốt hơn và giá trị thực hiện cao hơn từ các hợp đồng của họ nếu chúng được quản lý hiệu quả.
Mức độ hiển thị, kiểm soát và tuân thủ của công ty bạn cuối cùng sẽ bị ảnh hưởng bởi cách công ty quản lý hợp đồng của mình. Điều này cũng bao gồm công nghệ nó sử dụng và sự hợp tác giữa các nhóm. Sự thành công toàn diện của công ty bạn sẽ được quyết định bởi sức mạnh của những trụ cột này. Do đó, điều quan trọng là phải ghi nhớ điều này khi phát triển nhân viên, hoạt động và công nghệ của bạn.
Quy trình quản lý hợp đồng
Mặc dù có nhiều khía cạnh khác nhau tạo nên việc quản lý hợp đồng, nhưng chúng ta có thể đơn giản hóa quy trình bằng cách chia nó thành năm giai đoạn riêng biệt. Năm giai đoạn riêng biệt này là sáng tạo, hợp tác, ký kết, theo dõi và đổi mới.
Trong các giai đoạn, chúng ta có thể phân biệt rõ hơn giữa các bước cụ thể. Toàn bộ quy trình có thể được chia thành chín giai đoạn, với mỗi giai đoạn góp phần vào một trong năm giai đoạn lớn. Khi đến thời điểm cho một đợt hợp đồng mới, điều này giúp việc xử lý khủng hoảng cuối quý thường xuyên xảy ra trở nên đơn giản hơn. Các bước cho mỗi cấp độ như sau:
Giai đoạn đầu tiên: Sáng tạo
#1. Yêu cầu ban đầu
Về cơ bản, điều này liên quan đến việc tìm kiếm các hợp đồng và tài liệu liên quan để hỗ trợ mục tiêu của hợp đồng. Yêu cầu ban đầu đánh dấu sự khởi đầu của bước đầu tiên trong quy trình CM.
Soạn thảo hợp đồng bằng tay cần có thời gian, nhưng sử dụng các công cụ quản lý hợp đồng tự động có thể hợp lý hóa thủ tục một cách đáng kể.
Giai đoạn thứ hai: Hợp tác
#3. Cuộc đàm phán hợp đồng
Nhân viên có thể xem xét các bản thảo khác nhau của hợp đồng sau khi nó được viết và đánh dấu bất kỳ sự khác biệt nào để rút ngắn quá trình thương lượng.
Giai đoạn thứ ba: Ký kết
#4. Phê duyệt hợp đồng
Giai đoạn gặp nhiều nút thắt nhất là xin phép quản lý. Người dùng có thể tránh điều này bằng cách thiết kế quy trình phê duyệt tùy chỉnh bao gồm phê duyệt song song và tuần tự, đồng thời duy trì luồng quyết định nhanh chóng.
#5. Thi hành Hợp đồng.
Thông qua việc sử dụng chữ ký điện tử và khả năng fax, người dùng có thể quản lý và đẩy nhanh quá trình ký khi thực hiện hợp đồng.
Giai đoạn thứ tư: Theo dõi
#6. Quản lý nghĩa vụ
Để đảm bảo rằng các bên liên quan chính đang đáp ứng các mục tiêu và giá trị của hợp đồng không giảm trong giai đoạn đầu mở rộng, điều này đòi hỏi phải quản lý dự án chuyên sâu.
#7. Sửa đổi và bổ sung
Việc thu thập tất cả các thủ tục giấy tờ cần thiết cho lần chuẩn bị đầu tiên của hợp đồng có thể là một thách thức, do đó có thể xảy ra sai sót. Do đó, các hệ thống phải sẵn sàng để sửa đổi hợp đồng ban đầu khi các hạng mục bị bỏ qua được phát hiện trong giai đoạn này..
#số 8. Kiểm toán và báo cáo
Quản lý hợp đồng không đòi hỏi phải tạo ra một hợp đồng và ngay lập tức nộp nó đi mà không cần xem xét thêm. Kiểm toán hợp đồng là rất quan trọng để xác định sự tuân thủ của cả hai bên đối với các điều khoản của hợp đồng và bất kỳ vấn đề tiềm ẩn nào.
Giai đoạn cuối: Gia hạn
#9. đổi mới
Các kỹ thuật quản lý hợp đồng thủ công có thể dẫn đến mất doanh thu của công ty và bỏ lỡ các tùy chọn gia hạn. Tuy nhiên, một tổ chức có thể tìm thấy các khả năng gia hạn và sau đó soạn thảo các hợp đồng mới bằng cách tự động hóa quy trình.
Chín giai đoạn trong quản lý hợp đồng chiếm một phần lớn quy trình. Nói chung, quản lý thời hạn hợp đồng là điều cần thiết. Do đó, các nhà quản lý hợp đồng cần để mắt đến bất kỳ sửa đổi hoặc vi phạm hợp đồng tiềm ẩn nào khi các loại hợp đồng khác nhau trải qua các giai đoạn khác nhau. Có thể đáng để thay đổi hợp đồng nếu một nhân viên hoặc công ty không hài lòng với nó. Vì vậy, điều quan trọng là phải duy trì trách nhiệm hợp đồng đồng thời đảm bảo sự hài lòng cho cả hai bên trong thỏa thuận.
Quản lý vòng đời là rất quan trọng tại một số điểm trong quy trình quản lý hợp đồng. Khi quản lý hợp đồng, điều quan trọng là phải tính đến hiệu suất của nhà cung cấp và đánh giá rủi ro. Chẳng hạn, bạn có thể cần sửa đổi hợp đồng hoặc áp dụng các biện pháp kỷ luật nhất định nếu nhà cung cấp không hoàn thành trách nhiệm theo hợp đồng của họ.
Ba giai đoạn quản lý hợp đồng là gì?
Ba giai đoạn cơ bản của quản lý hợp đồng là;
- tiền thưởnghoặc khoảng thời gian giữa chào mời, phát triển và thỏa thuận cung cấp dịch vụ.
- Phần thưởng, nơi đề nghị đã thỏa thuận có thể được thảo luận và phê duyệt; Và
- sau giải thưởng, nơi hợp đồng bắt đầu giai đoạn quản lý hiệu suất trước khi kết thúc.
Quản lý hợp đồng là gì và tầm quan trọng của nó?
Việc quản lý hợp đồng là rất quan trọng vì cách bạn quản lý các thỏa thuận của mình từ đầu đến cuối sẽ ảnh hưởng đến kết quả của chúng. Quản lý vòng đời hợp đồng (CLM) là một phương pháp có thể giúp doanh nghiệp tận dụng tối đa hợp đồng của họ, đồng thời tuân thủ luật pháp và duy trì quyền kiểm soát đối với các tương tác của họ với bên ngoài hoặc bên thứ ba.
Cụm từ “Không ngạc nhiên” tóm tắt mục tiêu quản lý hợp đồng tốt. Khi mọi thứ diễn ra tốt đẹp, mọi người đều nhận thức được trách nhiệm của mình và khi đến hạn. Do đó, công ty của bạn sẽ luôn có thể biết những gì sắp xảy ra, tự tin sẵn sàng cho các cuộc kiểm toán và dễ dàng chứng minh rằng công ty tuân thủ.
Ngoài ra, tất cả các bên của công ty và các bên liên quan sẽ ở trên cùng một trang khi bạn có thể thiết lập các phương pháp CM được tiêu chuẩn hóa và hợp tác trong toàn tổ chức của mình. Do đó, công ty của bạn có thể tin tưởng vào việc đạt được các mục tiêu đã thỏa thuận một cách nhất quán, cũng như khả năng củng cố vị thế của mình.
4 loại hợp đồng là gì?
Nói chung, các hợp đồng có thể được phân loại theo hiệu suất chính của chúng hoặc loại công việc mà chúng cần cho;
- Hợp đồng đơn phương
- hợp đồng song phương
- Hợp đồng đã thực hiện
- Hợp đồng thực hiện.
Bốn Thành phần của Quản lý Hợp đồng là gì?
Quản lý hợp đồng là một nhiệm vụ nhiều mặt liên quan đến nhiều hành động khác nhau. Nhưng có bốn thành phần chính tạo nên các hoạt động chính.
- Thành lập ban quản trị và tổ CM.
- Lập kế hoạch, thiết lập và thực hiện quản lý hợp đồng.
- Quản lý mối quan hệ.
- Quản lý hiệu suất.
Các loại quản lý hợp đồng là gì?
Hợp đồng có thể có nhiều hình thức và có nhiều loại khác nhau có thể được sử dụng để quản lý dự án và các mục đích khác. Trong lĩnh vực quản lý dự án, một số loại hợp đồng hữu ích nhất là:
- Hợp đồng có giá cố định
- Hợp đồng hoàn trả chi phí
- Hợp đồng thời gian và vật liệu.
Cũng có;
- hợp đồng ngụ ý
- hợp đồng đơn giá
- hợp đồng đơn phương
- Chuyển phát nhanh hợp đồng và
- Hợp đồng song phương.
Phần mềm quản lý hợp đồng
Không có doanh nghiệp nào quá lớn hay quá nhỏ mà không cần thường xuyên soạn thảo, đàm phán và quản lý hợp đồng. Tuy nhiên, phải mất thời gian và dễ bị lỗi nhập dữ liệu thông thường ở mọi giai đoạn. Phần mềm quản lý hợp đồng có thể giúp rút ngắn thời hạn của hợp đồng và giảm khả năng bị kiểm toán và tổn thất tài chính. Tuy nhiên, phần mềm quản lý hợp đồng chính xác là gì?
Phần mềm quản lý hợp đồng là gì?
Phần mềm quản lý hợp đồng là một loại công nghệ được tạo ra để đơn giản hóa và tự động hóa quy trình cho các tổ chức.
Bằng cách tự động hóa công việc tẻ nhạt thường được yêu cầu trong quy trình làm việc hợp đồng, phần mềm CM giúp các nhóm pháp lý và kinh doanh soạn thảo, đàm phán, ký kết, gia hạn và báo cáo về hợp đồng thương mại trở nên đơn giản hơn.
Phần mềm quản lý hợp đồng cho phép các nhóm xử lý tất cả các khía cạnh của hợp đồng mà không cần phải chuyển đổi giữa các ứng dụng riêng biệt. Điều này là như vậy bởi vì toàn bộ bộ công cụ của họ có thể truy cập thông qua một giao diện duy nhất.
Ai sử dụng phần mềm CM?
Các tổ chức muốn mở rộng hoạt động ký kết hợp đồng nhưng không đủ khả năng để thuê thêm người chuyển sang sử dụng phần mềm quản lý hợp đồng.
Điều này chỉ ra rằng các tổ chức có tốc độ tăng trưởng cao và khối lượng hợp đồng tăng sẽ được hưởng lợi nhiều nhất từ việc sử dụng CMS
Các bộ phận pháp lý, bán hàng, tài chính, vận hành và nhân sự chỉ là một số bộ phận nội bộ có thể hưởng lợi từ việc sử dụng CMS của công ty
Phần mềm CM tốt nhất là gì?
6 phần mềm quản lý hợp đồng tốt nhất năm 2023;
- PandaDoc
- hợp đồng
- Thuận thảo
- DocuSign
- Không được pháp luật bảo vệ
- Cobblestone
- Agiloft
- congas
CMS có hỗ trợ tìm kiếm và báo cáo không?
Phần mềm được thiết kế đặc biệt để quản lý và tổ chức các hợp đồng là vô giá khi cố gắng tìm các thỏa thuận cụ thể hoặc tổng hợp các báo cáo về chúng. Các công cụ quản lý hợp đồng như vậy giúp đơn giản hóa việc lưu trữ, truy vấn, xem và báo cáo các thỏa thuận hợp đồng.
Phần mềm quản lý hợp đồng có an toàn không?
Đám mây kỹ thuật số cung cấp nơi trú ẩn an toàn cho các hợp đồng của bạn và phần mềm quản lý hợp đồng sẽ làm được điều đó. Với phần mềm CM, các thỏa thuận của bạn có một nơi trú ẩn an toàn với các tính năng kiểm soát truy cập chi tiết, hồ sơ tài liệu tập trung và các tùy chọn bảo mật bổ sung.
Vòng đời quản lý hợp đồng
Quản lý vòng đời hợp đồng giải quyết quá trình áp dụng các ý tưởng và thực tiễn quản lý hợp đồng thích hợp trong suốt vòng đời hợp đồng sẽ mở ra cơ hội giành lại quyền kiểm soát, đảm bảo tuân thủ, khôi phục khả năng hiển thị và phát triển kết nối sâu hơn với các nhà cung cấp theo hợp đồng của bạn.
Về cơ bản, có bảy giai đoạn chính tạo nên quy trình quản lý vòng đời hợp đồng;
- Inception
- đàm phán
- Thực hiện
- Khởi động
- hoạt động
- Đổi mới
- Đóng lại
Cơ quan quản lý hợp đồng quốc phòng
Cơ quan Quản lý Hợp đồng Quốc phòng (DCMA) là một tổ chức của chính phủ liên bang Hoa Kỳ chịu trách nhiệm trước Thứ trưởng Bộ Quốc phòng về Mua sắm và Duy trì. Bộ Quốc phòng (DoD) và các cơ quan chính phủ được phê duyệt khác chịu trách nhiệm quản lý các hợp đồng. Văn phòng chính của nó là ở Fort Lee, Virginia. Hợp đồng mua bán quân sự nước ngoài đôi khi được xử lý bởi DCMA.
Bộ Quốc phòng, Cơ quan Hàng không và Vũ trụ Quốc gia, cũng như một số chính phủ và cơ quan liên bang, tiểu bang, nước ngoài và quốc tế khác, dựa vào Cơ quan Quản lý Hợp đồng Quốc phòng để quản lý các hợp đồng của họ. Mục tiêu của nó là đảm bảo rằng các hợp đồng được thực hiện đúng tiến độ và trong phạm vi ngân sách.
Quản lý hợp đồng DoD đã được nghiên cứu và thay đổi trong một thời gian dài. Bộ trưởng Quốc phòng đã yêu cầu một nghiên cứu xem xét toàn bộ thủ tục hợp đồng của DoD vào đầu những năm 1960. Kết quả của “Dự án 60”, kết hợp quản lý hợp đồng và kiểm toán, cho thấy nhiều lợi thế. Vào thời điểm đó, có một mức độ trùng lặp công việc đáng kể bởi vì mỗi bộ quốc phòng và chi nhánh quân sự đang xử lý và kiểm tra các hợp đồng của chính họ. Cuối cùng, Cơ quan Hậu cần Quốc phòng đã đảm nhận một phần lớn nhiệm vụ CM (DLA). Tuy nhiên, các dịch vụ quân sự tiếp tục giám sát các chương trình mua sắm quan trọng cho các hệ thống vũ khí.
Xử lý Tóm tắt đầu vào từ các cơ quan quản lý hợp đồng quốc phòng
Môi trường thương mại tự động được Cơ quan Hải quan và Bảo vệ Biên giới Hoa Kỳ sử dụng để xử lý hàng nhập khẩu được yêu cầu miễn thuế theo Biểu thuế quan hài hòa của phân nhóm thuế Hoa Kỳ 9808.00. (sau đây gọi là Cơ quan Quản lý Hợp đồng Quốc phòng [DCMA]).
Khi các nguồn cung cấp được chứng nhận bởi Ủy viên Hải quan, các mục DCMA cho phép xử lý hàng hóa miễn thuế cho các cơ quan quân đội. Các quy định lưu trữ hồ sơ 19 CFR phần 111 và 163 tiếp tục có hiệu lực. Sau khi các sản phẩm DCMA được đưa vào khu vực tài phán của Hải quan Hoa Kỳ, nhà nhập khẩu vẫn có nghĩa vụ lưu giữ hồ sơ toàn diện về tất cả thông tin liên quan đến các mục nhập đó trong XNUMX năm nữa và cấp cho CBP quyền truy cập vào bất kỳ dữ liệu nào mà họ sở hữu theo yêu cầu.
Kết luận
Quản lý hợp đồng liên quan đến quá trình quản lý việc xây dựng, thực hiện và phân tích hợp đồng. Mục tiêu của nó là tăng hiệu quả hoạt động và tài chính của một tổ chức đồng thời giảm rủi ro tài chính. Các tổ chức ngày càng chịu nhiều áp lực hơn trong việc tiết kiệm chi phí đồng thời tăng năng suất. Sự cần thiết của một hệ thống CM hiệu quả và tự động được tạo điều kiện thuận lợi bởi thực tế là việc quản lý hợp đồng có xu hướng trở thành một khía cạnh đặc biệt tốn thời gian của một công ty.
Khi bạn có thể triển khai các quy trình CM được tiêu chuẩn hóa và hợp tác trong toàn bộ doanh nghiệp của mình, không chỉ tất cả các bên trong công ty sẽ đồng thuận với nhau mà tất cả các bên liên quan sẽ có cùng quan điểm. Do đó, doanh nghiệp của bạn có cơ hội tốt để thường xuyên đạt được các mục tiêu đã thỏa thuận và phát triển những lợi thế mới.
Bài viết liên quan
- CÔNG CỤ QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG: Là Gì, Công cụ Miễn phí và Ứng dụng
- CƠ HỘI KINH DOANH: Hơn 31 lựa chọn bạn có thể bắt đầu ngay bây giờ!!! (+ Mẹo miễn phí)
- DỊCH VỤ TIẾP THỊ: Hợp đồng & Dịch vụ Tiếp thị Kỹ thuật số
- Hệ thống quản lý danh mục đầu tư: Định nghĩa và hướng dẫn quy trình
- NHÂN VIÊN HỢP ĐỒNG: Định nghĩa, Hướng dẫn, Ưu điểm và Nhược điểm
Tài liệu tham khảo
