Việc điều hành một công việc kinh doanh có thể cực kỳ căng thẳng và đôi khi có thể dễ trở nên quá tải. Với rất nhiều nhiệm vụ khác nhau phải quản lý từ tuần này sang tuần khác, thường có vẻ như là một cuộc chiến khó khăn không bao giờ kết thúc để hoàn thành mọi thứ. Cho dù bạn là chủ doanh nghiệp nhỏ, bạn đang quản lý một công ty quy mô vừa hay bạn đang điều hành một tập đoàn lớn, bạn cần đảm bảo rằng bạn làm mọi thứ có thể để hợp lý hóa các quy trình kinh doanh của mình để bạn có thể quản lý thời gian di chuyển hiệu quả hơn ở đằng trước.
Ngày nay, có vô số công cụ kỹ thuật số, phần mềm dựa trên đám mây và các công cụ trực tuyến khác mà bạn có thể sử dụng để tự động hóa các quy trình kinh doanh khác nhau. Mặc dù mỗi doanh nghiệp hoạt động khác nhau và có cách thức hoạt động của riêng mình, nhưng có một số nhiệm vụ mà hầu như mọi chủ doanh nghiệp đều phải quan tâm thường xuyên.
Nhiều nhiệm vụ trong số này là vô nghĩa và nhàm chán nhưng rất cần thiết cho sự vận hành trơn tru của doanh nghiệp của bạn trong tương lai. Việc xác định quy trình nào bạn có thể tự động hóa có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc đồng thời cho phép doanh nghiệp của bạn hoạt động hiệu quả và năng suất hơn. Hãy cùng xem xét một số quy trình mà bạn luôn nên cân nhắc để tự động hóa trong doanh nghiệp của mình.
Tính tiền lương
Việc tìm ra số tiền bạn phải trả cho nhân viên của mình vào cuối mỗi tuần hoặc mỗi tháng có thể mất rất nhiều thời gian. Hơn nữa, nhiệm vụ này thường có thể khó khăn và chỉ cần một hoặc hai sai lầm có thể khiến toàn bộ ngân sách của bạn cạn kiệt, khiến bạn mất khả năng tài chính.
Mặt khác, bạn có thể trả lương thấp cho nhân viên của mình nếu có sai sót trong tính toán của bạn, điều này có thể khiến nhân viên thất vọng và bất mãn. Các chủ doanh nghiệp hiểu biết luôn chọn tham gia tự động hóa tính toán tiền lương vì điều này đảm bảo độ chính xác và giảm sai sót của con người.
Lập kế hoạch cho nhân viên
Ngồi xuống và lập danh sách nhân viên của bạn trong tháng là điều mà hầu hết các chủ doanh nghiệp và quản lý không mong muốn. Cố gắng tìm ra nhân viên nào sẵn sàng làm việc, ai đã đặt ngày nghỉ, yêu cầu nhân sự của bạn sẽ như thế nào, cũng như cố gắng công bằng với tất cả nhân viên của bạn về số giờ được phân bổ có thể gây căng thẳng.
Tuy nhiên, có những công cụ mà bạn có thể sử dụng để tự động hóa phần lớn quy trình này, dựa trên dữ liệu lịch sử để đảm bảo rằng bạn có đủ nhân viên để đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp vào một ngày nhất định.
Ngày nay, mỗi doanh nghiệp cần phải có sự hiện diện trực tuyến mạnh mẽ. Bạn không chỉ cần một trang web được thiết kế tốt và tối ưu hóa mà còn cần đảm bảo rằng các kênh truyền thông xã hội của bạn được cập nhật thường xuyên để giữ chân khách hàng và giúp thu hút khách hàng mới đến với doanh nghiệp của bạn.
Đăng bài trên mạng xã hội hàng ngày có thể rất tốn thời gian và nó cũng có thể khiến bạn mất nhiều thời gian vì liên tục bị sao nhãng khi bạn đăng nhập vào Instagram, Facebook, Pinterest hoặc bất kỳ kênh truyền thông xã hội nào bạn sử dụng. Sử dụng các ứng dụng và công cụ lên lịch trên mạng xã hội, bạn có thể tự động hóa quá trình này một cách dễ dàng.
Giới thiệu nhân viên
Việc thuê một nhóm mới có thể một quá trình lâu dài và tốn thời gian và với tình trạng hiện tại của thị trường việc làm và sự gia tăng của nền kinh tế hợp đồng biểu diễn, có nhiều cơ hội hơn bao giờ hết để nhân viên nhảy việc sau khi bạn đã dành thời gian và nỗ lực để giới thiệu họ.
Cho dù doanh nghiệp của bạn có số lượng nhân viên tăng cao hay không, bạn cần đảm bảo rằng nhân viên được giới thiệu đúng cách khi họ gia nhập công ty của bạn. Để thực hiện việc này theo cách thủ công có nghĩa là dành một khoảng không gian trong ngày, đưa ai đó từ nhóm nhân sự của bạn hoặc chính bạn ra khỏi các nhiệm vụ quan trọng hơn và dành thời gian của bạn để giới thiệu nhân viên mới.
Thay vào đó, tại sao không tự động hóa quy trình giới thiệu để nhân viên mới có thể đăng nhập, hoàn thành quy trình trong thời gian của riêng họ và đến nơi làm việc để sẵn sàng bắt đầu với vai trò mới của họ?
Quy trình CRM và Bán hàng
Khi nhóm bán hàng của bạn kết thúc một thỏa thuận mà họ đã làm việc chăm chỉ, điều cuối cùng họ muốn làm là quay lại và nộp tất cả các thủ tục giấy tờ đó hoặc dành thời gian cập nhật quản trị quan hệ khách hàng Hệ thống (CRM).
Nếu nhóm bán hàng của bạn luôn bận rộn hoàn thành những công việc này, điều đó có nghĩa là sẽ có ít thời gian để họ chốt doanh số hơn, đồng nghĩa với việc doanh nghiệp của bạn sẽ ít thu nhập hơn. Tuy nhiên, với các công cụ phù hợp, bạn có thể tự động hóa các hoạt động khác nhau như nộp hồ sơ, ghi nhật ký cuộc gọi và các tác vụ khác liên quan đến CRM hoặc liên quan đến bán hàng, giúp nhóm bán hàng của bạn có thêm thời gian để tập trung làm những gì họ làm tốt nhất.
Sử dụng tự động hóa để hợp lý hóa doanh nghiệp của bạn trong tương lai
Có nhiều cách khác nhau mà bạn có thể sử dụng phần mềm kinh doanh, ứng dụng, công cụ trực tuyến và nền tảng dựa trên đám mây để tự động hóa các tác vụ quan trọng trong doanh nghiệp của mình. Thực hiện theo các mẹo nêu trên để sử dụng tự động hóa nhằm hợp lý hóa doanh nghiệp của bạn để bắt đầu tiết kiệm thời gian và tiền bạc trong tương lai.
