Máy fax là thiết bị điện tử được sử dụng để gửi tài liệu điện tử. Chúng đã được sử dụng trước khi Internet được phổ biến rộng rãi. Máy fax ngày nay không được sử dụng nhiều vì mọi người chọn sử dụng email khi gửi tin nhắn. Tuy nhiên, trước đây chúng là một mặt hàng chủ lực của văn phòng, đặc biệt là trong những năm 80 và 90. Đó là một công nghệ tiên tiến trong đó việc liên lạc và gửi tài liệu được thực hiện ngay lập tức.
Gửi fax trực tuyến là một cách phát triển để gửi tin nhắn fax, giống như cách thư điện tử phát triển từ thư điện tử. Đó là một công nghệ được áp dụng trong đó giờ đây có thể gửi và nhận tin nhắn qua email hoặc các ứng dụng khác. Cũng giống như máy fax, fax trực tuyến sẽ gửi một tài liệu chính xác như tài liệu bạn đã gửi.
Nó cũng được sử dụng như một giải pháp thay thế cho máy fax vì máy fax có thể gây bất tiện và khó sử dụng. Máy fax truyền thống cũng cồng kềnh và có thể chiếm quá nhiều không gian trong văn phòng của bạn. Gửi fax trực tuyến cũng có nhiều lợi thế, đặc biệt nếu bạn đang điều hành một doanh nghiệp.
Dưới đây là năm lý do để sử dụng fax trực tuyến cho doanh nghiệp của bạn:
Cải thiện bảo mật và quyền riêng tư
Trong thời đại này, an ninh mạng hiện là mối đe dọa đối với người dùng Internet. An ninh mạng được định nghĩa là quá trình bảo mật hoặc bảo vệ thông tin quan trọng khỏi bị rò rỉ. Nó được thực hiện bằng cách thêm các biện pháp bảo mật cho điện thoại di động, máy tính bảng, máy tính xách tay, máy tính để bàn và máy chủ.
Fax trực tuyến cung cấp một hệ thống an ninh mạng được cải tiến, trong đó các tài liệu bí mật của bạn sẽ được bảo mật khỏi bị hack và rò rỉ. Email hiện quá lộ liễu và quyền riêng tư bị xâm phạm. Ngày nay, chúng cũng quá rủi ro để sử dụng vì nguy cơ bị hack tiềm ẩn. Các bãi biển an ninh có ở khắp mọi nơi, ngay cả trong các trang web của chính phủ và trang web ngân hàng, và bạn sẽ không muốn điều đó xảy ra trong doanh nghiệp của mình.
Fax trực tuyến an toàn hơn và riêng tư hơn để sử dụng vì thông tin fax vẫn giữa bạn và người gửi, do đó, nó ít bị hack hơn. Nó cũng sử dụng mã hóa Lớp cổng bảo mật (SSL), là một công nghệ tiên tiến ngăn chặn tin tặc mạng truy cập, sửa đổi hoặc làm rò rỉ bất kỳ thông tin nào mà bạn đã gửi. Fax trực tuyến cũng được mã hóa thiết bị, có nghĩa là thông tin vẫn còn trên các thiết bị được sử dụng và không thể bị truy cập bởi bất kỳ ai bên ngoài giao dịch, đây là mức độ bảo mật tương tự được sử dụng khi bạn thanh toán bằng thẻ tín dụng.
Tổ chức tốt hơn và hiệu quả
So với máy fax cũ, fax trực tuyến cung cấp khả năng tổ chức tài liệu tốt hơn. Nó không cần giấy tờ và dựa trên công nghệ hơn. Bạn sẽ không phải phân loại giấy tờ và xếp chúng vào các thư mục nữa vì mọi thứ đều được thực hiện bằng kỹ thuật số. Các tệp sẽ không bị trộn lẫn vì giờ đây bạn có thể phân loại kỹ thuật số tài liệu của mình thành các thư mục.
Tổ chức tốt hơn cũng có nghĩa là hiệu quả và năng suất làm việc tốt hơn. Ít thời gian dành cho việc tìm kiếm các tài liệu cần thiết và nhân viên có thể tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng khác. Ví dụ, họ không cần phải đứng dậy khỏi chỗ ngồi và kiểm tra mọi bản fax trong máy.
Fax trực tuyến cũng thuận lợi hơn cho những người trong ngành bất động sản, luật và tài chính. Trong những dòng công việc này, cần có nhiều chữ ký và có những tài liệu cần được fax và quét. Email cũng không được khuyến khích sử dụng cho các tài liệu bí mật và quan trọng hơn, chẳng hạn như các vụ án và báo cáo tài chính.
Khả Năng Tiếp Cận
Fax trực tuyến có thể được truy cập thông qua bất kỳ thiết bị nào. Ngay cả khi bạn không ở văn phòng, bạn vẫn có thể xem các tài liệu được gửi cho bạn. Công nghệ này có thể được xem, chỉnh sửa và được truy cập về cơ bản thông qua điện thoại di động của bạn. Bạn có thể kiểm tra các trang web như MyFax để biết thêm thông tin về cách có thể truy cập các dịch vụ fax trực tuyến này.
Bạn cũng có thể gửi và đính kèm tối đa mười tài liệu bằng cách sử dụng fax trực tuyến, cũng như gửi chúng đến máy fax của văn phòng khác ngay cả khi chúng không sử dụng fax trực tuyến.
Hiệu quả chi phí
Để có được một hệ thống fax trực tuyến lúc đầu sẽ tốn kém, nhưng bạn thực sự có thể tiết kiệm tiền nếu sử dụng chúng về lâu dài.
Gửi fax trực tuyến cung cấp nhiều gói đăng ký khác nhau và bạn nên chọn một gói tùy thuộc vào nhu cầu của mình. Giá dao động từ khoảng USD $8 đến USD $35. Điều này rẻ hơn rất nhiều so với việc mua một chiếc máy fax cồng kềnh. Với đăng ký trực tuyến này, bạn có thể gửi và nhận hàng trăm trang mà không tốn thêm giấy, cũng như chi phí bảo trì và điện.
Eco-Friendly
Hầu hết các doanh nghiệp đang áp dụng các phương pháp thân thiện với môi trường khi vận hành các hoạt động hàng ngày của họ. Đây là một lý do khác tại sao công ty của bạn nên sử dụng dịch vụ fax trực tuyến. Trước khi công nghệ hiện đại ra đời, máy fax thường xuyên tiêu thụ hàng tỷ tờ giấy. Tình trạng này dẫn đến nạn phá rừng, hoặc phát quang những khu vực rộng lớn của cây cối để sản xuất các tờ giấy.
Thật không may, việc phá rừng có thể gây ra những tác động tiêu cực đến môi trường, bao gồm xói mòn đất, phát thải khí nhà kính, gián đoạn chu trình nước và các sự cố tương tự khác. Hơn nữa, sử dụng máy fax cũng có thể làm tăng thêm hóa đơn năng lượng của bạn. Nó tiêu thụ một lượng lớn năng lượng khi gửi và nhận fax trong giờ hoạt động và không hoạt động.
Do những tác động môi trường này, sử dụng dịch vụ fax trực tuyến có thể là một lựa chọn tuyệt vời. Nó không tiêu tốn nhiều tờ giấy và lượng điện năng lớn trong việc gửi và nhận fax. Đó là bởi vì tất cả các giao dịch liên quan đến fax đều được thực hiện trực tuyến, làm cho tổ chức của bạn trở thành một công ty xanh mà bạn và khách hàng của bạn có thể tự hào.
Điều gì xảy ra nếu tôi không có kết nối internet khi tôi cần gửi fax?
Điều này có thể phụ thuộc vào dịch vụ fax trực tuyến cụ thể mà bạn đang sử dụng. Một số dịch vụ có thể cho phép bạn lên lịch gửi fax sau khi bạn có quyền truy cập internet, trong khi những dịch vụ khác có thể không có khả năng này. Nói chung, điều quan trọng là đảm bảo bạn có quyền truy cập internet đáng tin cậy khi sử dụng dịch vụ fax trực tuyến để tránh bất kỳ sự gián đoạn nào trong khả năng gửi fax của bạn.
Tôi có thể gửi fax cho nhiều người nhận cùng một lúc không?
Có, hầu hết các dịch vụ fax trực tuyến đều cho phép bạn gửi một bản fax cho nhiều người nhận cùng một lúc. Đây có thể là một cách hiệu quả và thuận tiện để giao tiếp với nhiều người cùng một lúc, thay vì gửi fax riêng lẻ cho từng người.
Tôi có thể gửi fax đến một số quốc tế không?
Có, nhiều dịch vụ fax trực tuyến cho phép bạn gửi fax đến một số quốc tế. Tuy nhiên, có thể có thêm phí gửi fax quốc tế, vì vậy tốt nhất bạn nên kiểm tra với dịch vụ cụ thể mà bạn đang sử dụng để xác nhận.
Mất bao lâu để gửi fax trực tuyến?
Thời gian cần thiết để gửi fax trực tuyến có thể khác nhau tùy thuộc vào một số yếu tố, bao gồm kích thước của fax, tốc độ kết nối internet và dịch vụ bạn đang sử dụng. Nói chung, gửi fax trực tuyến thường nhanh hơn các phương pháp gửi fax truyền thống và có thể chỉ mất vài phút để gửi fax.
Tôi có thể in bản fax tôi nhận được trực tuyến không?
Có, hầu hết các dịch vụ fax trực tuyến đều cho phép bạn in bản fax mà bạn đã nhận được. Đây có thể là một cách thuận tiện để có một bản fax cứng cho hồ sơ của bạn.
Kích thước tối đa cho tài liệu fax là bao nhiêu?
Kích thước tối đa cho tài liệu fax có thể khác nhau tùy thuộc vào dịch vụ fax trực tuyến cụ thể mà bạn đang sử dụng. Một số dịch vụ có thể có giới hạn về kích thước của một lần truyền fax, trong khi những dịch vụ khác thì không. Tốt nhất bạn nên kiểm tra với dịch vụ cụ thể mà bạn đang sử dụng để xác nhận giới hạn kích thước fax tối đa của họ.
Cân nhắc sử dụng Fax trực tuyến
Fax trực tuyến có thể giúp doanh nghiệp của bạn trở nên hiệu quả hơn, đặc biệt là về lâu dài. Nó làm thông tin dễ dàng hơn rất nhiều và nó làm cho tài liệu của bạn an toàn hơn, riêng tư và ít bị rò rỉ hơn so với việc sử dụng các phương pháp khác, chẳng hạn như email.
Công nghệ mới này có thể được sử dụng bằng cách sử dụng bất kỳ thiết bị nào có kết nối Internet. Nó cung cấp cho bạn khả năng truy cập mà không phải hy sinh tính bảo mật. Nó cũng hiệu quả hơn để sử dụng vì bạn có thể gửi tối đa mười tệp và tệp đính kèm mà không cần nhập chúng theo cách thủ công trên máy fax thực tế.
Một trong những tính năng tốt nhất mà nó phải cung cấp là khả năng gửi các tập tin đến một máy fax thực tế mà bạn không cần có. Nếu người nhận không có email và yêu cầu fax, người gửi có thể chỉ cần nhập số fax hoặc telefax của người nhận trên đó và chỉ cần gửi. Nó sẽ đảm bảo rằng người nhận sẽ nhận được chính xác thứ mà bạn đã gửi cho họ.
