Bạn đã bao giờ đặt hàng với một công ty và đau đầu khi cố gắng tìm kiếm nó sau này chưa? Bạn không cô đơn. Đó là lúc số PO xuất hiện - chúng là vũ khí bí mật giúp các giao dịch kinh doanh suôn sẻ. Nhưng chính xác thì số PO là gì và bạn có thể sử dụng nó như thế nào để có lợi cho mình?
Tất cả chúng ta đều đã từng nhìn thấy chúng - những chuỗi chữ cái và con số khó hiểu trên hóa đơn và đơn đặt hàng. Bạn ơi, đó là số PO, viết tắt của số đơn đặt hàng. Đó là mã định danh duy nhất được gán cho mỗi đơn đặt hàng, hoạt động giống như dấu vân tay cho giao dịch cụ thể đó.
Số PO giống như những siêu anh hùng đối với doanh nghiệp – chúng hợp lý hóa việc liên lạc, ngăn ngừa lỗi và giúp việc theo dõi đơn hàng trở nên dễ dàng. Vậy làm cách nào để tạo và sử dụng những số PO tiện dụng này? Hãy sẵn sàng vì chúng tôi sắp đi sâu vào thế giới của số PO và chỉ cho bạn cách tận dụng chúng để có trải nghiệm kinh doanh mượt mà hơn, hiệu quả hơn. Nhưng trước hết, hãy bắt đầu bằng việc biết số PO là gì.
Điểm quan trọng:
- Số PO là số nhận dạng duy nhất cho đơn hàng: Giống như dấu vân tay, chúng theo dõi các giao dịch mua hàng cụ thể từ đầu đến cuối.
- Người mua tạo số PO: Chúng được bao gồm trong đơn đặt hàng gửi đến nhà cung cấp.
- Khi nhận được PO, nhà cung cấp sẽ tham chiếu số lượng trong suốt giao dịch, từ đóng gói hàng hóa đến xuất hóa đơn.
- Số PO hợp lý hóa việc lưu trữ hồ sơ và giúp ngăn ngừa sai sót bằng cách đảm bảo tính chính xác và rõ ràng trong các giao dịch.
- Hiểu cách định vị, tạo và sử dụng số PO sẽ nâng cao hiệu quả và tạo điều kiện cho các giao dịch kinh doanh suôn sẻ hơn.
Số PO là gì?
Số đơn đặt hàng (PO) (hoặc số đơn đặt hàng) là số nhận dạng tham chiếu duy nhất do người mua cấp để hỗ trợ theo dõi đơn đặt hàng. Mã có thể được ban quản lý công ty tạo thủ công hoặc tự động bằng phần mềm kế toán.
Số PO cũng sẽ được sử dụng trong suốt giao dịch, bao gồm cả trong các cuộc gọi điện thoại của khách hàng, biểu mẫu vận chuyển và trong một số trường hợp nhất định, trên hóa đơn bán hàng liên quan để đảm bảo hóa đơn và đơn đặt hàng khớp nhau.
ĐỌC CSONG: 11+ HỆ THỐNG ĐẶT MUA HÀNG TỐT NHẤT CHO DOANH NGHIỆP NHỎ 2024
Ai cung cấp số PO?
Khi nói đến việc cung cấp số Đơn đặt hàng (PO), trách nhiệm thường thuộc về người mua hoặc người mua. Trong hầu hết các trường hợp, tổ chức hoặc cá nhân mua hàng hóa hoặc dịch vụ là người cấp số PO. Số này đóng vai trò là mã định danh duy nhất cho giao dịch, giúp cả hai bên theo dõi đơn đặt hàng và thanh toán.
Quá trình này thường bắt đầu khi người mua tạo đơn đặt hàng, nêu rõ các chi tiết như mặt hàng hoặc dịch vụ được mua, số lượng, giá cả, ngày giao hàng cũng như mọi điều khoản và điều kiện có liên quan khác. Sau khi đơn đặt hàng được tạo, nó sẽ được gửi đến nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp.
Khi nhận được PO, nhà cung cấp sẽ xác minh các chi tiết và sau đó thực hiện đơn hàng tương ứng. Họ có thể tham khảo số PO trong suốt quá trình quá trình giao dịch, từ khâu đóng gói hàng hóa đến xuất hóa đơn thanh toán.
Trong một số trường hợp, đặc biệt là ở các tổ chức lớn hơn hoặc cơ quan chính phủ, bộ phận mua sắm hoặc nhóm mua hàng chịu trách nhiệm tạo số PO. Tuy nhiên, bất kể ai tạo PO, điều cần thiết đối với cả hai bên là đảm bảo tính chính xác và rõ ràng để tạo điều kiện cho các giao dịch diễn ra suôn sẻ và tránh mọi hiểu lầm hoặc tranh chấp.
Làm cách nào để tìm số PO của tôi?
Định vị số PO của tôi có vẻ như là một nhiệm vụ khó khăn, nhưng tin tôi đi, đó là việc dễ dàng khi bạn biết tìm ở đâu. Với tư cách là người mua, tôi lưu giữ hồ sơ tỉ mỉ về mọi giao dịch và số PO là chìa khóa để mở ra kho tàng thông tin đó.
Đầu tiên, hãy kiểm tra email của bạn. Nhiều công ty gửi đơn đặt hàng điện tử, vì vậy hãy tìm email có dòng chủ đề đề cập đến “đơn đặt hàng” hoặc “PO cho đơn đặt hàng của bạn”. Những email này thường chứa số PO ngay trong nội dung thư.
Nếu bạn đang xử lý dấu vết giấy tờ, hãy lấy hóa đơn hoặc biên lai thực tế của bạn. Số PO là BFF có số hóa đơn nên chúng thường được hiển thị nổi bật ở gần đầu hóa đơn, đôi khi được gắn nhãn là “Số PO của khách hàng” hoặc đơn giản là “Số PO”. Quét hóa đơn để tìm phần dành riêng cho chi tiết đơn hàng – đó là vị trí đắc địa cho số PO. Vẫn nổi bật? Không hoảng loạn! Liên hệ với công ty bạn đã đặt hàng. Nhóm dịch vụ khách hàng của họ sẽ có thể truy cập vào lịch sử đặt hàng của bạn và cung cấp số PO khó nắm bắt. Hãy sẵn sàng cung cấp cho họ một số thông tin bổ sung như ngày đặt hàng, chi tiết sản phẩm hoặc bất kỳ thông tin nào khác có thể giúp họ xác định chính xác giao dịch mua hàng cụ thể của bạn.
Bây giờ bạn là một số PO chuyên nghiệp! Hãy nhớ rằng, mã tiện dụng này có thể là cứu cánh khi bạn cần theo dõi đơn hàng, hỏi về việc trả lại hoặc tham chiếu một giao dịch cụ thể.
ĐỌC CSONG: Quy trình đặt hàng mua: Loại, Ví dụ & Định dạng
Làm thế nào để bạn nhận được số PO?
Lấy số PO? Dễ! Bây giờ, điều đó xảy ra như thế nào tùy thuộc vào việc bạn là người mua đặt hàng hay người bán thực hiện đơn hàng đó.
Nếu bạn là người mua, việc tạo số PO là quyền của bạn. Một số doanh nghiệp có một hệ thống được chỉ định – có thể là phần mềm kế toán ưa thích tự động đưa ra các số PO duy nhất. Nhưng nếu bạn hoạt động ở quy mô nhỏ hơn, bạn có thể thỏa sức sáng tạo. Chỉ cần giữ nó đơn giản và tuần tự. Bắt đầu với PO số một, sau đó là hai, ba, v.v. Bạn thậm chí có thể thêm năm, chẳng hạn như PO-2024-001, để tổ chức thêm.
Là người bán, bạn thường không tự tạo số PO. Nó sẽ đến từ người mua theo đơn đặt hàng chính thức mà họ gửi tới. Số PO này đóng vai trò là điểm tham chiếu cho cả bạn và họ. Bạn sẽ sử dụng nó trên hóa đơn, phiếu đóng gói và bất kỳ thông tin liên lạc nào về đơn hàng cụ thể đó. Hãy coi nó như một mã tiện dụng giúp mọi người thống nhất ý kiến.
Ví dụ về số PO là gì?
Được rồi, hãy chia nhỏ một số ví dụ về số PO trong thế giới thực! Hãy nhớ rằng không có định dạng chung cho tất cả mọi người nhưng các công ty thường thiết kế chúng để dễ dàng sử dụng trong nội bộ. Một định dạng phổ biến chỉ đơn giản là các số tuần tự. Ví dụ: số PO đầu tiên của tôi cho một chiếc ghế văn phòng mới có thể là PO0001. Thứ tự tiếp theo có thể là PO0002, và như thế. Điều này hoạt động tốt cho các doanh nghiệp nhỏ với số lần mua hàng ít hơn.
Nhưng nếu bạn cần thêm thông tin về chính con số đó thì sao? Các công ty có thể bao gồm năm! Giả sử tôi đặt hàng vật tư vào tháng 2024 năm 2024. Số PO của tôi có thể là PO03-2024 – rõ ràng, ngắn gọn và cho tôi biết năm đặt hàng. Chúng ta có thể nhận được thậm chí cụ thể hơn. Nếu tôi thường xuyên đặt hàng từ một bộ phận cụ thể, chẳng hạn như tài liệu tiếp thị, tôi có thể sử dụng PO03-001-Marketing-XNUMX. Điều này cho tôi biết năm, tháng và bộ phận liên quan (tiếp thị) và đây là đơn đặt hàng đầu tiên cho bộ phận đó trong tháng này. Hãy xem số PO có thể linh hoạt như thế nào?
TẢI XUỐNG Ở ĐÂY!!!
ĐỌC CSONG: LÀM THẾ NÀO ĐỂ ĐỊA CHỈ GÓI: Định địa chỉ một mặt hàng để giao hàng nhanh chóng
Tại sao bạn cần số PO?
Số PO trở thành người bạn tốt nhất của bạn khi quản lý doanh nghiệp của bạn. Đây là lý do tại sao:
Đầu tiên, chúng là cứu cánh cho việc theo dõi. Bạn đã bao giờ đặt hàng và sau đó chơi trò gọi điện thoại với bộ phận dịch vụ khách hàng trong nhiều tuần chưa? Số PO loại bỏ điều đó. Chúng hoạt động như một mã tham chiếu, cho phép bạn xem ngay thông tin chi tiết về đơn đặt hàng của mình – những gì bạn đã mua, số tiền bạn sẽ trả và ngày giao hàng dự kiến. Cần kiểm tra xem chiếc ghế văn phòng đó cuối cùng đã được vận chuyển chưa? Chỉ cần điền số PO là bạn đã sẵn sàng.
Số PO cũng trở thành cảnh sát trật tự nội bộ của bạn. Chúng giúp ngăn ngừa sai sót bằng cách đảm bảo mọi người đều có cùng quan điểm. Hãy tưởng tượng bạn vô tình đặt mua một nghìn chiếc kim bấm thay vì mười chiếc. Với số PO, sẽ có hồ sơ rõ ràng về những gì đã thực sự được phê duyệt, ngăn chặn những sự nhầm lẫn quá tốn kém đó.
Cuối cùng, số PO là BFF kế toán của bạn. Họ làm cho việc ghi chép trở nên dễ dàng. Thay vì phải sàng lọc hàng núi hóa đơn, số PO giúp bạn nhanh chóng khớp các giao dịch mua hàng với đơn đặt hàng và hóa đơn tương ứng. Điều này giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian (và cả sự thất vọng) khi đến mùa thuế! Vì vậy, lần tới khi bạn đặt hàng, đừng đánh giá thấp sức mạnh của số PO hùng mạnh.
Sự khác biệt giữa Số hóa đơn và Số PO là gì?
À, số hóa đơn và số PO – hai mã có vẻ giống nhau này có thể gây ra một số nhầm lẫn nghiêm trọng. Nhưng đừng sợ, chiến binh hóa đơn! Tôi ở đây để chia nhỏ nó cho bạn trong một bảng đơn giản.
Hãy xem ai làm gì:
| Đặc tính | Số hóa đơn | Số PO |
|---|---|---|
| Ai tạo ra nó? | Tôi, người bán! | Bạn, người mua! |
| Khi nào nó được tạo ra? | Sau khi tôi giao hàng hóa hoặc dịch vụ của bạn. Đó là hóa đơn của tôi gửi cho bạn. | Trước khi tôi bắt đầu làm việc. Đó là yêu cầu chính thức của bạn cho sự tuyệt vời của tôi. |
| Mục đích của nó là gì? | Theo dõi việc bán hàng và cho bạn biết chính xác số tiền bạn nợ tôi. | Theo dõi việc mua hàng và đảm bảo bạn nhận được những gì bạn đã đặt hàng. |
| Thí dụ? | HÓA ĐƠN-2024-001 | PO-2345 |
Thấy sự khác biệt? Số hóa đơn đều nói về tôi – chúng theo dõi những gì tôi đã bán cho bạn. Số PO đều nói về bạn – chúng đảm bảo bạn sẽ nhận được những gì bạn đã trả tiền. Giờ đây, hóa đơn thường tham chiếu số PO, điều này giúp cả hai chúng tôi khớp mọi thứ. Nó giống như một cái bắt tay bí mật giữa các bộ phận kế toán của chúng tôi!
ĐỌC CSONG: HÓA ĐƠN KẾ TOÁN: Định nghĩa, Cách ghi và Phần mềm miễn phí
Trình tạo số PO hàng đầu
Thuật ngữ “mua máy tạo mã số đơn hàng” đề cập đến một tập hợp tài nguyên hạn chế, đặc biệt là những tài nguyên có thể được mua. Việc tạo số đơn đặt hàng được nhúng vào nhiều giải pháp kế toán và ERP dựa trên đám mây, vì vậy nếu bạn sử dụng một trong những hệ thống đó để xây dựng đơn đặt hàng và hóa đơn của mình, bạn sẽ không gặp vấn đề gì khi tạo các loại mã nhận dạng này.
Nếu bạn tạo đơn đặt hàng theo cách thủ công hoặc thông qua ứng dụng như Excel — và bạn không quan tâm đến việc số đơn đặt hàng của bạn có tuần tự hay có độ dài cụ thể — bạn có thể sử dụng trình tạo số ngẫu nhiên hoặc thuật toán tạo số ngẫu nhiên để tạo số đơn đặt hàng của mình.
Điều đó đang được nói, có lẽ lợi ích tốt nhất của bạn là sử dụng phần mềm kế toán hoặc ERP chuyên dụng để tạo đơn đặt hàng và do đó, số đơn đặt hàng của bạn.” Trừ khi bạn có số lượng bán hàng rất thấp, việc đầu tư vào một trong những hệ thống đó rất có thể sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức.
Kết luận
Vì vậy, bạn có nó! Số PO – những anh hùng nhỏ bé của thế giới kinh doanh. Bằng cách hiểu cách tạo và sử dụng chúng, bạn đã mở khóa một công cụ mạnh mẽ để giao dịch suôn sẻ hơn.
Hãy coi số PO như hiệp sĩ đặt hàng cá nhân của bạn trong bộ áo giáp sáng ngời. Nó làm rõ nhu cầu của bạn đối với người bán, đảm bảo bạn nhận được những gì bạn đã trả tiền và theo dõi mọi thứ trong quá trình thực hiện. Không còn đau đầu về đơn đặt hàng hoặc hóa đơn bí ẩn! Ngoài ra, số PO giống như những cỗ máy thời gian nhỏ – chúng giúp bạn tìm thấy các giao dịch mua trước đây một cách dễ dàng, giúp việc lưu giữ hồ sơ trở nên dễ dàng.
Vì vậy, lần sau khi bạn đặt hàng, đừng quên sức mạnh của số PO. Đó là một công cụ đơn giản nhưng có tác động lớn, giúp các giao dịch kinh doanh của bạn suôn sẻ hơn, nhanh hơn và ít xảy ra lỗi hơn. Bây giờ hãy tiến lên và tự tin chinh phục danh sách mua sắm đó – số PO đáng tin cậy luôn ở bên cạnh bạn!
Cách tính doanh thu trong kế toán doanh nghiệp (Các bước và ví dụ)
Nắm vững tối ưu hóa thương mại điện tử: Chiến lược tăng trưởng doanh số tối đa
Bán hàng nội bộ và bán hàng bên ngoài: Cách cân bằng vai trò cho tăng trưởng
Bảng bán: Cách tạo bảng hiệu quả (Có ví dụ và mẫu)
Tham khảo:
