Bạn đã sẵn sàng để tiết kiệm chi phí trong khi tăng năng suất trong công ty của bạn? Điều chỉnh quy trình làm việc của bạn để kết hợp các kỹ thuật tối ưu hóa lực lượng lao động.
Khi bạn cải thiện cách thức hoạt động của lực lượng lao động trong công ty, bạn đang làm việc thông minh hơn một cách hiệu quả thay vì chăm chỉ hơn để đạt được các mục tiêu tương tự. Điều này có thể có tác động đáng kể và sâu rộng đến hiệu quả hoạt động của công ty bạn.
Trong bài đăng này, chúng tôi sẽ giới thiệu cho bạn tiềm năng của tối ưu hóa lực lượng lao động và chỉ cho bạn cách đưa nó vào sử dụng trong công ty của bạn.
Tối ưu hóa lực lượng lao động là gì?
Về bản chất, tối ưu hóa lực lượng lao động (WFO) là một phương pháp để tăng hiệu quả tổng thể của một doanh nghiệp. Tăng năng suất của nhân viên, nâng cao sự hài lòng của khách hàng và hợp lý hóa các thủ tục của tổ chức đều là một phần của nó.
Các công ty sử dụng nhiều công cụ và phương pháp để tối ưu hóa các quy trình cơ bản nhằm tận dụng tối đa nguồn lực của họ, loại bỏ lỗi và cải thiện kết quả. Mục tiêu cuối cùng là cải thiện kết quả bằng cách sử dụng các nguồn lực hiện có.
Một nghiên cứu hiệu suất kỹ lưỡng là cần thiết để tối ưu hóa lực lượng lao động. Đánh giá toàn diện cho thấy những sai sót có thể được khắc phục và cung cấp cái nhìn sâu sắc về cách giải quyết chúng. Sau đây là một số lĩnh vực được bao phủ bởi quy trình:
- quản lý lực lượng lao động
- Lập lịch trình và lập kế hoạch
- Quản lý ngân sách
- Kiểm soát chất lượng
- Quản lý quan hệ khách hàng (CRM).
Về bản chất, WFO là một thuật ngữ bao trùm thực tế tất cả các hoạt động của công ty.
Quá trình tối ưu hóa giúp tăng hiệu quả của lực lượng lao động trong tổ chức, dẫn đến sự hài lòng của khách hàng cao hơn. Với xu hướng thị trường luôn thay đổi và cạnh tranh gia tăng, các công ty phải sử dụng các công nghệ và phương pháp tiếp cận mới nhất để hỗ trợ họ leo lên bậc thang.
Và bước đầu tiên để đạt được mục tiêu đó là tối ưu hóa hiệu suất và quy trình.
Tại sao Tối ưu hóa lực lượng lao động lại quan trọng?
Giờ là câu hỏi đáng giá triệu đô: tại sao tối ưu hóa lực lượng lao động lại quan trọng và bạn nên làm điều đó? Dưới đây là một vài ví dụ sẽ giúp bạn hiểu tại sao việc tối ưu hóa lực lượng lao động lại quan trọng đến vậy:
- Cách duy nhất để thăng tiến là liên tục đánh giá hiệu suất, khám phá những sai sót và thực hiện các thay đổi để tốt hơn. Tối ưu hóa lực lượng lao động đòi hỏi phải kiểm tra kỹ lưỡng từng quy trình, cung cấp cái nhìn sâu sắc về mọi bộ phận của tổ chức. Khi bạn hiểu hệ thống tối ưu hóa lực lượng lao động cơ bản, bạn có thể thực hiện các điều chỉnh để tối ưu hóa quy trình theo bất kỳ cách nào bạn thấy phù hợp.
- Hiệu suất của nhân viên có liên quan trực tiếp đến sự hài lòng của khách hàng. Công việc chất lượng cao là kết quả của việc tối ưu hóa hoạt động, làm hài lòng người tiêu dùng (và cuối cùng là bạn).
Một trong những khía cạnh quan trọng nhất là lực lượng lao động lành nghề luôn được chuẩn bị sẵn sàng để giải quyết các thách thức. Do đó, ngay cả khi gặp sự cố, bạn vẫn có thể khắc phục nó nhanh chóng. Bạn có thể chuẩn bị cho những điều không thể tránh khỏi với sự chuẩn bị và lịch trình cẩn thận. - Các công ty bám vào việc tăng doanh số bán hàng thường coi thường niềm vui của nhân viên, phớt lờ hạnh phúc của nhân viên. Mặt khác, các công ty tốt cố gắng tăng hiệu suất của họ mà không gây ra sự mệt mỏi cho nhân viên.
- May mắn thay, WFO quan tâm đến sức khỏe tinh thần và thể chất của nhân viên. Nó làm tăng năng suất và hiệu quả mà không gây ra nguy cơ phải làm thêm giờ hoặc nỗ lực thêm. Tối ưu hóa hiệu suất của nhân viên theo cách này sẽ cải thiện kỹ năng của họ và khiến họ hạnh phúc và hài lòng hơn. Điều này chắc chắn bao gồm việc sử dụng ứng dụng tối ưu hóa lực lượng lao động phù hợp.
Như bạn có thể thấy, WFO là một công cụ quan trọng để tối ưu hóa hoạt động và phát triển doanh nghiệp. Phần tiếp theo của chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn một bản tóm tắt đầy đủ về cách bạn có thể cải thiện hiệu suất của nhân viên. Chúng ta hãy xem xét kỹ hơn quy trình tối ưu hóa.
Ví dụ về tối ưu hóa lực lượng lao động
Dưới đây là một số ví dụ về WFO trông như thế nào trong thực tế:
# 1. Lập lịch trình
Đây là phần mềm theo dõi sự tham gia của nhân viên, thống kê hiệu suất và các chỉ số khác để tạo lịch trình cho nhân viên. Bạn không chỉ có thể kiểm soát thời gian làm thêm giờ và tình trạng kiệt sức mà còn có thể xác định xem bạn có cần thuê thêm người hay không. Điều này cũng liên quan đến nhân viên tạm thời, vì các quy trình có thể ảnh hưởng đến khối lượng công việc.
Ví dụ: trong thời kỳ bán hàng cao điểm như Giáng sinh, bạn có thể cần cài đặt hệ thống lực lượng lao động mới, tuyển dụng lao động tạm thời hoặc thuê thêm nhân viên, tùy thuộc vào nhiều trường hợp khác nhau. Nhiều công ty chuỗi cung ứng, nhà kho và bán lẻ lo ngại về vấn đề này.
WFO đã được sử dụng bởi “Book People”, một nhà bán sách có trụ sở tại Vương quốc Anh, để quản lý lực lượng lao động của mình, bao gồm dự báo, quản lý hàng ngày, lên lịch, xử lý kỳ nghỉ và báo cáo theo thời gian thực. Kết quả là mức độ dịch vụ khách hàng đã tăng 5%.
#2. Quản lý thời gian
Bạn luôn có thể hiểu điều gì đang xảy ra với phần mềm chấm công hoặc theo dõi thời gian. Nó cung cấp câu trả lời cho các câu hỏi như liệu nhân viên có đến muộn hay sớm hay không. Hoặc liệu có 'đồng hồ bấm giờ giả' hay không, xảy ra khi nhân viên bấm giờ cho bạn bè của họ. Tuy nhiên, nó không phải là một biện pháp trừng phạt. Thay vào đó, nó cho phép một công ty kiểm tra lịch trình và xác minh rằng họ luôn được bảo vệ, trên tất cả các khu vực địa lý, giờ làm việc, giờ cao điểm và ngày lễ/cuối tuần.
Ví dụ, Ingenico đã sử dụng WFO để cắt giảm 25% chi phí làm thêm giờ và 87% thời gian dành cho việc cung cấp nguồn lực trong khi vẫn duy trì mức dịch vụ như cũ.
# 3. Quản lý hiệu suất
WFO thường được sử dụng trong quản lý hiệu suất để tối ưu hóa hiệu suất của nhân viên và đảm bảo họ được định vị tốt nhất để thành công trong vai trò của mình. Khi đo lường và hỗ trợ hiệu suất, sử dụng nền tảng theo dõi tác vụ như Asana hoặc Trello thường là một công cụ hữu ích. Những công nghệ này cho phép nhân viên vượt qua 'tiếng ồn' và tập trung vào những gì quan trọng và cấp bách. Ở cấp độ cá nhân, nó hỗ trợ quản lý công việc. Nó hỗ trợ các tổ chức chuyển đổi công việc theo hướng tốt nhất và hiệu quả nhất.
Lợi ích của việc tối ưu hóa lực lượng lao động
#1. Tăng hiệu quả và sản xuất
Luôn có sẵn số lượng nhân sự phù hợp. Các tổ chức có thể có được một cái nhìn toàn diện về sự có mặt của nhân viên và tổng thời gian. Kết quả là, họ có thể xử lý các nhu cầu của khách hàng một cách hiệu quả. Trong các mùa cao điểm, WFO cho phép các công ty xác định xem họ có cần thuê lao động tạm thời hay triển khai công nghệ để giúp họ giải quyết nhu cầu lao động gia tăng hay không.
#2. Chi phí thấp hơn và tăng tiết kiệm
Bạn có thể ngăn chặn tình trạng thừa và thiếu nhân sự, điều này sẽ dẫn đến mất doanh thu do dịch vụ khách hàng kém. Nó không chỉ giảm chi phí mà còn mở ra tiềm năng bán chéo và bán thêm. WFO kết hợp tự động hóa đưa ra các đề xuất theo thời gian thực và thông tin hữu ích cho triển vọng doanh thu.
#3. Cải thiện dịch vụ khách hàng và duy trì
Khách hàng nhận được hỗ trợ và có câu hỏi của họ trả lời nhanh chóng và hiệu quả. Điều này dẫn đến trải nghiệm tiêu dùng tích cực. WFO hỗ trợ bạn phân tích hoạt động giao tiếp của khách hàng, hiểu nguyên nhân cốt lõi của hành vi người tiêu dùng và triển khai các chiến thuật giữ chân khách hàng.
Phần mềm WFO cho phép các doanh nghiệp hiểu rõ hơn về thói quen của khách hàng và khả năng đáp ứng nhu cầu của họ. Nó cho phép một công ty đáp ứng các mối quan tâm của người tiêu dùng nhanh hơn, hành động nhanh hơn và do đó cải thiện mức độ hài lòng của khách hàng. Một khách hàng hài lòng có nhiều khả năng quay trở lại.
#4. Cơ hội mới
Khi các cơ hội và sản phẩm mới được tạo ra, WFO khuyến khích chuyển đổi nghề nghiệp nội bộ. Nó cho phép các cá nhân thực hiện ở đỉnh cao của họ, thúc đẩy khả năng thăng tiến theo chiều dọc hoặc chiều ngang trong công ty. Sự hài lòng của khách hàng tăng lên cùng với sự hài lòng của nhân viên.
Phần mềm tối ưu hóa lực lượng lao động là gì?
Các công ty lớn hơn sẽ được hưởng lợi từ phần mềm tối ưu hóa lực lượng lao động vì việc phân tích và cải thiện thủ công sẽ không khả thi. Phần mềm WFO là một giải pháp cho phép tối ưu hóa một số lĩnh vực hiệu quả tại nơi làm việc. Ví dụ, nó có thể kiểm tra các yêu cầu kinh doanh như số lượng nhân sự, thời gian cao điểm, tính khả dụng, ngân sách, kỹ năng, luật lao động và các cam kết hợp đồng. Sau đó, nó có thể đánh giá, lên lịch, dự báo và tối ưu hóa lực lượng lao động dựa trên thông tin này.
Có rất nhiều nhà cung cấp phần mềm tối ưu hóa lực lượng lao động. Quan trọng nhất, họ nên:
- Có giao diện người dùng đẹp – Bởi vì các quyết định thời gian thực được đưa ra nên nó phải là phần mềm trực quan. Một giao diện phức tạp sẽ chỉ gây nhầm lẫn cho các quyết định. Nó phải hấp dẫn về mặt hình ảnh, hiện đại và cung cấp các bản cập nhật theo thời gian thực.
- Khả năng mở rộng – Điều quan trọng là giải pháp tối ưu hóa lực lượng lao động phải có khả năng mở rộng trong toàn tổ chức, giữa các phòng ban và trên các loại công việc khác nhau.
- Tích hợp – Có lẽ là yếu tố cần thiết nhất. Nó phải giao tiếp với các hệ thống nội bộ của tổ chức và giao diện với các chương trình nhân sự phổ biến (ví dụ: SAP, Sage, BambooHR, v.v.).
- Giá trị – Phần mềm WFO thường đắt tiền, vì vậy khi chọn một phần mềm, hãy đảm bảo rằng phần mềm đó bao gồm tất cả các biện pháp kiểm soát mà bạn yêu cầu, cũng như các phần thưởng khác (ví dụ: dịch vụ khách hàng mạnh mẽ, ứng dụng dành cho thiết bị di động và các bản phát hành phiên bản mới).
Các ví dụ về phần mềm WFO bao gồm Quản lý lực lượng lao động Kronos, Quản lý lực lượng lao động SAP, Monet Live WFO, Khi tôi làm việc, BambooHR và Quản lý lực lượng lao động Oracle, mặc dù có rất nhiều phần mềm có sẵn.
Thực tiễn tốt nhất để tối ưu hóa lực lượng lao động
#1. Liên quan đến nhân viên, người quản lý và chủ sở hữu.
Tối ưu hóa lực lượng lao động chỉ hiệu quả khi mọi người trong tổ chức của bạn — từ nhân viên đến người quản lý đến chủ sở hữu — đều tham gia vào quá trình triển khai.
Tối ưu hóa lực lượng lao động có thể có nhiều hình thức, tùy thuộc vào mô hình hoạt động cụ thể của bạn. Bởi vì các giải pháp bạn thực hiện có tác động trực tiếp đến nhóm của bạn, nên bạn không muốn đưa ra quyết định ở cấp cao nhất chỉ để gây khó chịu hoặc đánh lừa nhân viên của mình.
#2. Đưa ra một giải pháp lập kế hoạch.
Sử dụng các công cụ tốt nhất để hợp lý hóa và tối ưu hóa lịch trình của bạn là một yếu tố quan trọng trong việc quản lý lực lượng lao động của bạn (và cải thiện nó tốt hơn).
Tạo lịch trình tốt nhất có thể cho phép bạn kết hợp kỹ năng của các thành viên trong nhóm với các trách nhiệm cụ thể trong công ty của bạn. Khi điều này xảy ra, nhân viên của bạn hài lòng, khách hàng của bạn hài lòng và mọi thứ diễn ra tốt đẹp.
#3. Duy trì sự tập trung của thành viên nhóm thông qua phân công nhiệm vụ
Một trong những phương pháp hiệu quả nhất để cải thiện cách nhóm của bạn làm việc là hỗ trợ họ tập trung vào nhiệm vụ của mình.
Bất kỳ phần mềm tối ưu hóa lực lượng lao động nào cũng phải bao gồm “Danh sách việc cần làm” mà người quản lý và nhân viên có thể sử dụng để xác định những nhiệm vụ cần hoàn thành tiếp theo.
#4. Triển khai phần mềm chấm công
Bảng chấm công bằng giấy, trộm cắp thời gian và thậm chí cả thiết bị đầu cuối bấm giờ vào/ra giờ cố định đã là dĩ vãng.
Phần mềm chấm công và chấm công hiện đại hiện có sẵn trên đám mây để tất cả các thành viên trong nhóm của bạn sử dụng mọi lúc, mọi nơi khi họ cần.
#5. Tăng cường giao tiếp
Giao tiếp là rất quan trọng đối với quá trình tối ưu hóa lực lượng lao động. Bạn cần có một hệ thống liên lạc cho dù bạn nói chuyện trực tiếp với các thành viên trong nhóm của mình, gửi thông tin liên lạc qua email hay nhắn tin nhanh cho họ về các cập nhật và thay đổi chính sách.
Nếu bạn không giao tiếp tốt một cách thường xuyên, bạn sẽ gặp khó khăn trong việc cung cấp kiến thức cho những người cần nó nhất.
#6. Giới thiệu Quản lý nhiệm vụ nhóm.
Giữ cho nhân viên của bạn đi đúng hướng là một khía cạnh quan trọng của việc tối ưu hóa lực lượng lao động. Đây là nơi quản lý nhiệm vụ nhóm phát huy tác dụng.
Quản lý nhiệm vụ nhóm là quá trình hướng dẫn, sắp xếp và thực hiện các dự án lớn và nhỏ cho đến khi hoàn thành.
Điều này thường đòi hỏi:
- Lập kế hoạch
- Kiểm tra
- Theo dõi
- Báo cáo
- Đặt thời hạn
- Bao gồm các phụ thuộc nhiệm vụ
- ưu tiên
- Quản lý thời gian nhiệm vụ
Quản lý nhiệm vụ nhóm giống với hai thực tiễn kinh doanh điển hình khác: danh sách việc cần làm đơn giản và quản lý dự án. Tuy nhiên, trên thực tế, ba hoạt động này cực kỳ khác nhau.
Danh sách việc cần làm là một cách tiếp cận đơn giản để nói với nhân viên về những việc phải làm vào bất kỳ ngày nào và nó giúp mọi người — bao gồm cả bạn — được tổ chức và đi đúng hướng.
Mặt khác, quản lý dự án tập trung vào các giai đoạn của một công việc quy mô lớn và nỗ lực của nhóm đằng sau nó.
Quản lý nhiệm vụ nhóm rơi vào đâu đó ở giữa. Nó tập trung vào các nhiệm vụ riêng lẻ phải được hoàn thành để duy trì dự án hoặc công việc kinh doanh thành công, thay vì chỉ nhắc bạn đổ đầy giấy vào máy sao chép khi hết giấy.
#7. Theo dõi bảng lương và lợi ích trực tuyến
Tính toán và sắp xếp bảng lương và phúc lợi theo cách thủ công vừa phức tạp vừa tốn thời gian. Tuy nhiên, trong thời đại ngày nay của các ứng dụng dành riêng cho từng dịp, điều đó không nhất thiết phải như vậy.
Nhiều giai đoạn cần thiết trong quy trình được phần mềm quản lý lực lượng lao động tự động hóa và sắp xếp hợp lý, do đó, việc trả lương cho nhân viên của bạn tốn ít thời gian và công sức hơn trước.
Các công cụ phần mềm của WFO cũng cung cấp cho bạn nhiều tùy chọn hơn khi nói đến tốc độ mà bạn chạy bảng lương và phúc lợi của mình. Sling có các tính năng hữu ích như thanh toán ngay khi kết thúc ca làm việc và tùy chọn đồng bộ hóa bảng chấm công với bảng lương.
#số 8. Kiểm tra dữ liệu để dự đoán xu hướng lao động
Như đã nói trước đây, chi phí lao động là một trong những chi phí quan trọng nhất mà công ty của bạn sẽ phải đối mặt.
Hơn nữa, vì bạn không thể quản lý những gì bạn không giám sát, các công cụ tối ưu hóa lực lượng lao động của Sling cho phép bạn thấy trước các xu hướng và tối ưu hóa chi phí nhân sự.
Khả năng kiểm tra chi phí lao động trong khi lập lịch trình hỗ trợ bạn theo dõi ngân sách lao động của mình và giúp bạn dễ dàng đạt được khoản tiết kiệm đáng kể, biên lợi nhuận rộng hơn và thu nhập được cải thiện.
Bạn thậm chí có thể xác định và tránh khả năng làm thêm giờ, cũng như xem lao động theo tỷ lệ phần trăm doanh thu, vì vậy bạn biết chính xác tiền của mình sẽ đi đâu.
#9. Lập kế hoạch trước để có lợi nhuận tốt hơn
Với khả năng dự báo của phần mềm tối ưu hóa lực lượng lao động, bạn có thể lập ngân sách hợp lý hơn cho các chi phí lớn nhất của mình, chẳng hạn như nguyên vật liệu, thiết bị mới và công nghệ.
Dữ liệu do các công cụ của WFO thu thập làm sáng tỏ những vùng tối của công ty bạn, nơi mà việc quản lý vốn có thể đã bị ảnh hưởng hoặc bỏ sót.
Điều này cho phép lập ngân sách chính xác hơn, cho phép bạn tiết kiệm và chuyển hướng doanh thu sang các khu vực khác trong tổ chức của mình.
Kết luận:
Khi được thực hiện đúng cách, tối ưu hóa lực lượng lao động có thể mang lại lợi ích to lớn cho nhiều loại hình doanh nghiệp. Việc sử dụng công nghệ để tối ưu hóa lực lượng lao động của bạn là rất quan trọng để thành công. WFO không xảy ra qua đêm. Đây là một quá trình dần dần, với các lần lặp lại và cải tiến khi các hệ thống và công nghệ mới được triển khai.
- Lập kế hoạch cho nhân viên của Sling: Phần mềm lập kế hoạch của Sling là gì, giá của nó và hơn thế nữa
- PHẦN MỀM QUẢN LÝ CÔNG VIỆC: Cách hoạt động [+ 10 lựa chọn hàng đầu]
- CÔNG CỤ QUẢN LÝ NHÂN SỰ: Công cụ Quản lý Lực lượng Lao động Tốt nhất
- Hệ thống quản lý lực lượng lao động: Các loại, tính năng và lợi ích
- Lịch làm việc của nhân viên: Các loại & 5 ứng dụng lên lịch làm việc cho nhân viên tốt nhất
dự án
