QUẢN LÝ LỰC LƯỢNG LAO ĐỘNG (WFM): Định nghĩa và Cách thức hoạt động

Mục lục Ẩn giấu

Quản lý lực lượng lao động là gì?
Quản lý lực lượng lao động hoạt động như thế nào
Ai hưởng lợi nhiều nhất từ quản lý lực lượng lao động?
Các thành phần của Giải pháp quản lý lực lượng lao động
Những thách thức với các giải pháp quản lý lực lượng lao động là gì?
Mười lợi ích hàng đầu của quản lý lực lượng lao động
Giải pháp quản lý lực lượng lao động thực hiện những chức năng gì?
Giải pháp quản lý lực lượng lao động tốt nhất: Những điều cần xem xét
Tương lai của quản lý lực lượng lao động sẽ như thế nào?
Kết luận
1. Bài viết liên quan
2. dự án

Bạn muốn cắt giảm chi phí, tăng năng suất, tự động hóa quy trình và thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm? Hóa ra là nhiều công ty đang tìm kiếm giải pháp kỳ lân này và nhiều công ty đã tìm thấy nó bằng cách áp dụng quản lý lực lượng lao động (WFM). Quản lý lực lượng lao động đề cập đến một tập hợp các phương pháp phân bổ nguồn lực, nâng cao hiệu quả, dự báo khối lượng công việc và quản lý lịch trình. Dưới đây là mọi thứ bạn cần biết về các quy trình của một hệ thống quản lý lực lượng lao động.

Quản lý lực lượng lao động là gì?

Quản lý lực lượng lao động (WFM) là một hệ thống hỗ trợ các công ty hợp lý hóa và tự động hóa các quy trình quản lý thời gian, tổ chức lực lượng lao động hiệu quả, bảo vệ an toàn cho nhân viên và xây dựng lực lượng lao động hiệu quả, tiết kiệm chi phí.

Quản lý lực lượng lao động hoạt động như thế nào

Hệ thống WFM tốt nhất đạt được sự cân bằng tốt nhất giữa số lượng công việc cần thiết và số người cần thiết để xử lý công việc đó. Việc tạo ra một hệ thống hiệu quả cần có thời gian, vì vậy đừng mong đợi sự hài lòng ngay lập tức. Trong khi thiết lập kế hoạch WFM, hầu hết các doanh nghiệp phải thực hiện các bước sau:

Định hướng chiến lược: Lãnh đạo thiết lập cả mục tiêu ngắn hạn và dài hạn, sau đó xác định cách lực lượng lao động phải được liên kết để đạt được những mục tiêu đó.
Phân tích: Các tổ chức có thể xác định sự chồng chéo và lỗ hổng trong các quy trình bằng cách thu thập dữ liệu và đánh giá lực lượng lao động hiện tại của họ.
Xác định giải pháp: Có rất nhiều công cụ và phần mềm có thể được sử dụng để triển khai các nguyên tắc WFM và những công cụ và phần mềm tốt nhất cuối cùng sẽ dựa vào cả lực lượng lao động hiện tại và các mục tiêu trong tương lai.
Chuẩn hóa thủ tục: Sau khi thực hiện các giải pháp WFM phù hợp, hãy phát triển các quy trình chuẩn hóa cho toàn bộ lực lượng lao động.
Tự động hóa việc làm: Kết hợp tự động hóa bất cứ khi nào có thể dẫn đến một quy trình WFM đơn giản hơn nhằm tối đa hóa sản xuất đồng thời giảm chi phí theo thời gian.
Theo dõi tiến độ: Khi các mục tiêu thay đổi, các hệ thống WFM cũng vậy, vì vậy hãy sẵn sàng theo dõi tiến độ, đánh giá hiệu suất và thực hiện các điều chỉnh khi cần.

Ai hưởng lợi nhiều nhất từ quản lý lực lượng lao động?

Hầu hết các công ty có thể thu được lợi nhuận từ các giải pháp quản lý lực lượng lao động, tuy nhiên, trong một công ty, bộ phận nhân sự cũng xử lý bảng lương, quản lý cấp trung giải quyết các nhiệm vụ vận hành và các nhà lãnh đạo quản lý cấp cao yêu cầu giám sát theo thời gian thực có thể hưởng lợi nhiều nhất.

Các thành phần của Giải pháp quản lý lực lượng lao động

Một giải pháp WFM điển hình sẽ chứa các công cụ để theo dõi thời gian và lao động, lên lịch cho nhân viên và quản lý sự vắng mặt. Các hệ thống quản lý lực lượng lao động có thể được mở rộng để kết hợp sức khỏe và an toàn của lực lượng lao động bên cạnh các quy trình thiết yếu này.

#1. Thời gian và công sức

Một hệ thống quản lý thời gian mang đến cho bạn khả năng hiển thị và kiểm soát nguồn tài nguyên quý giá và đắt đỏ nhất của bạn—nhân viên của bạn. Nó cũng đảm bảo việc tuân thủ các quy định lao động và thỏa thuận công đoàn.

#2. Quản lý Vắng mặt

Một ứng dụng để quản lý sự vắng mặt của nhân viên và tuân thủ các yêu cầu nghỉ phép toàn cầu. Chương trình quản lý vắng mặt cho phép bạn hạn chế tác động của việc vắng mặt, chẳng hạn như chi phí và rủi ro cao hơn, cũng như sản xuất giảm.

#3. Sức khỏe và An toàn của Lực lượng lao động

Chương trình này cho phép các doanh nghiệp quản lý các vấn đề về an toàn và sức khỏe môi trường một cách đơn giản và hiệu quả. Nó tăng cường an toàn chung cho công ty của bạn bằng cách đơn giản hóa và tự động hóa toàn bộ quy trình, bao gồm báo cáo, ghi lại thông tin quan trọng và xác định nguyên nhân gốc rễ của các sự kiện.

Những thách thức với các giải pháp quản lý lực lượng lao động là gì?

Mỗi công ty đều khác biệt và phải đối mặt với những trở ngại riêng. Giải pháp quản lý lực lượng lao động của bạn sẽ giải quyết những vấn đề này. Sau đây là một số thách thức phổ biến nhất về quản lý lực lượng lao động (WFM):

#1. theo dõi thời gian

Hầu như mọi nhân viên trong một tổ chức đều bị ảnh hưởng bởi việc theo dõi thời gian. Sự chậm trễ hoặc thiếu tính toàn vẹn của dữ liệu chảy từ hệ thống nhân sự tổng thể của họ là một trong những vấn đề quan trọng nhất mà người tiêu dùng gặp phải với hệ thống lao động và thời gian chuyên môn hiện tại của họ. Theo truyền thống, việc theo dõi thời gian rất khó khăn, chậm chạp và dễ bị lỗi, dẫn đến tăng thêm chi phí trả lương và căng thẳng hành chính. Tệ hơn nữa, tiền lương sai sót có tác động tiêu cực đến tinh thần của nhân viên. Không doanh nghiệp nào muốn kết thúc tại tòa án hoặc trên mặt báo vì họ trả lương sai cho nhân viên hoặc không tuân thủ luật pháp.

#2. Người lao động được đại diện

Nhìn chung, những người lao động được đại diện kiếm được thu nhập cao hơn đáng kể và có nhiều lợi ích hơn những người lao động không được đại diện. Do sự phức tạp của các yêu cầu quản lý thâm niên, nhiệm kỳ, tính đủ điều kiện, lợi ích, vắng mặt và quyền được trả lương, một số doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc tuân thủ các quy định này. Nếu không có giải pháp quản lý lực lượng lao động hoàn chỉnh, việc quản lý các quy tắc hợp đồng có thể trở nên khó khăn.

#3. Hệ thống quản lý vắng mặt

Việc thiếu một hệ thống quản lý vắng mặt đáng tin cậy có thể dẫn đến chi phí lớn hơn, rủi ro và sản xuất kém hơn. Các công ty phải quản lý các yêu cầu khác nhau và phức tạp đến từ việc quản lý các chính sách vắng mặt trên khắp thế giới. Các luật và giao diện người dùng đa dạng cần thiết cho các quốc gia và khu vực khác nhau thường đưa ra những thách thức đối với các hệ thống quản lý vắng mặt.

Nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc nhận được thông báo kịp thời về các sự cố về sức khỏe và an toàn. Nhân viên không chắc liệu họ có nên báo cáo các trường hợp suýt xảy ra hoặc các tình trạng rủi ro cho chủ lao động của họ hay không. Nhiều công ty thiếu các công cụ đơn giản, thân thiện với người dùng để khuyến khích báo cáo và loại bỏ các rào cản đối với nhân viên báo cáo về các sự cố xảy ra trước đó hoặc có thể thấy trước. Các tổ chức cuối cùng phải chịu trách nhiệm đối với các quy tắc về sức khỏe và an toàn, do đó, việc triển khai các quy trình quản lý an toàn và sức khỏe hiện đại, hiệu quả là vì lợi ích tốt nhất của họ.

Mười lợi ích hàng đầu của quản lý lực lượng lao động

#1. Giám sát chấm công tự động

Theo dõi chấm công được tự động hóa bằng phần mềm quản lý lực lượng lao động, giúp cải thiện độ chính xác của dữ liệu và giảm lỗi bảng lương. Với giải pháp quản lý lực lượng lao động toàn diện, các công ty có thể cung cấp cho các loại công nhân đa dạng một cách dễ dàng, trực quan để báo cáo chính xác số giờ đã làm việc và vắng mặt trong thời gian thực.

#2. Tăng năng suất lao động

Một hệ thống quản lý lực lượng lao động giảm thiểu các quy trình thủ công và cho phép bạn quản lý tốt hơn nhiều tiêu chuẩn về thời gian và tham dự. Năng suất tổng thể của lực lượng lao động được cải thiện với khả năng hiển thị rõ ràng hơn về số giờ làm việc, sự sẵn có của nhân viên và các sự kiện an toàn, đồng thời người quản lý có thể đảm bảo rằng các nhu cầu về nhân sự được đáp ứng và phản hồi kịp thời nếu mọi thứ thay đổi.

#3. Nơi làm việc an toàn hơn

Hệ thống quản lý lực lượng lao động có thể hỗ trợ bạn thúc đẩy văn hóa tuân thủ và an toàn của lực lượng lao động đồng thời hỗ trợ bạn quản lý hiệu quả hơn các sự kiện về an toàn và sức khỏe môi trường. Các tổ chức có thể đảm bảo tính chính xác của thông tin và khuyến khích nhân viên báo cáo các vấn đề về sức khỏe và an toàn bằng cách hợp lý hóa và tự động hóa các quy trình về sức khỏe và an toàn—từ việc báo cáo các sự cố đến thu thập thông tin cần thiết.

# 4. Tiết kiệm chi phí

Khi hiệu quả của lực lượng lao động của bạn tăng lên, chi phí quản lý lực lượng lao động có thể giảm do các quy trình hiệu quả hơn, nghĩa là dành ít thời gian hơn cho các công việc hành chính. Tăng khả năng hiển thị về tình trạng sẵn sàng của nhân viên và số giờ được lập ngân sách giúp cải thiện độ chính xác và tính xác thực của thời gian làm việc và vắng mặt, giảm chi phí nhân sự do những việc như làm thêm giờ hoặc thừa lao động.

#5. Sự tham gia của người lao động

Các công cụ quản lý lực lượng lao động có thể thúc đẩy sự gắn kết của nhân viên bằng cách hỗ trợ các cá nhân cảm thấy làm việc hiệu quả hơn và đạt được sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống tốt hơn thông qua việc lên lịch linh hoạt hơn. Các tổ chức cũng có thể trao cho nhân viên của mình tiếng nói và thúc đẩy trao quyền cho nhân viên bằng cách thu thập cảm xúc của nhân viên vào thời điểm đó và tận dụng ý kiến đóng góp cũng như sở thích của nhân viên để tác động đến các hoạt động quản lý lực lượng lao động như lập lịch trình.

#6. lịch trình linh hoạt

Nhiều công ty đấu tranh với việc lập kế hoạch cho nhân viên, đặc biệt là sắp xếp nhân tài lao động phù hợp với nhu cầu kinh doanh để nâng cao năng suất và giảm thiểu chi phí. Các giải pháp quản lý lực lượng lao động bao gồm các công cụ cho phép người quản lý thiết lập lịch trình điều chỉnh lực lượng lao động của họ với nhu cầu dự kiến (dự báo), đồng thời cho phép nhân viên quản lý lịch của họ bằng các công cụ tự phục vụ.

# 7. Bảo vệ

Một số giải pháp quản lý lực lượng lao động sử dụng thiết bị thu thập dữ liệu sinh trắc học (ví dụ: máy quét dấu vân tay) để bấm giờ cho nhân viên vào và ra, giúp giảm thiểu tình trạng “đấm đá bạn bè”—việc một người bấm giờ cho người khác. Hơn nữa, quyền truy cập dựa trên vị trí vào đồng hồ web giúp đảm bảo rằng nhân viên chỉ bấm giờ từ vị trí họ sẽ làm việc. Các hệ thống quản lý lực lượng lao động an toàn cũng có máy học tích hợp, giúp kiểm tra hoạt động đáng ngờ và sự bất thường trong dữ liệu quản lý lực lượng lao động, hỗ trợ ngăn ngừa lỗi hoặc giao dịch tiền lương gian lận.

#số 8. Thông tin chi tiết về doanh nghiệp

Các công ty có thể đưa ra quyết định kinh doanh tốt hơn trong tương lai khi dữ liệu của tổ chức và phòng ban được tập trung trong một hệ thống quản lý lực lượng lao động duy nhất. Các tổ chức có thể đánh giá hiệu suất tổng thể của công ty bằng thông tin thời gian thực nhờ các công cụ quản lý lực lượng lao động.

#9. Truy cập từ bất cứ đâu

Các giải pháp quản lý lực lượng lao động cho phép các công ty gặp gỡ nhân viên tại nơi họ làm việc để tăng năng suất. Truy cập bất cứ lúc nào cho phép nhân viên bấm giờ vào và ra, thay đổi ca, yêu cầu thời gian nghỉ và truy cập thông tin như cuống lương và W2 từ thiết bị di động của họ một cách nhanh chóng và dễ dàng.

#10. Ít lỗi hơn

Bằng khả năng chấm công và chấm công tự động, các hệ thống quản lý lực lượng lao động giảm thiểu sai sót của con người. Tự động hóa đảm bảo độ chính xác bằng cách loại bỏ các lỗi nhập dữ liệu do các công cụ báo cáo thời gian tự phục vụ gây ra. Ví dụ, một hệ thống thông minh có thể lắng nghe các thay đổi hồi tố có thể ảnh hưởng đến cách tính thời gian của nhân viên, sau đó tự động tính toán lại thời gian của nhân viên và truyền các chỉnh sửa đến bảng lương thông qua tự động hóa quy trình rô-bốt. Thông báo tuân thủ thông minh cũng có thể giúp đảm bảo rằng thời gian của nhân viên được ghi lại một cách thích hợp và họ tuân thủ kế hoạch làm việc của mình.

Giải pháp quản lý lực lượng lao động thực hiện những chức năng gì?

#1. Cải thiện năng suất lao động

#2. Giảm thiểu chi phí và rủi ro.

Khi hiệu quả của lực lượng lao động của bạn tăng lên, chi phí quản lý nhân sự bắt đầu giảm do các quy trình hiệu quả hơn, nghĩa là dành ít thời gian hơn cho các hoạt động hành chính. Minh bạch hơn về tình trạng sẵn sàng của nhân viên và số giờ được phân bổ sẽ cải thiện tính chính xác và xác thực của thời gian sử dụng và số lần vắng mặt, giảm chi phí nhân sự.

#3. Đảm bảo số liệu chính xác, kịp thời.

Bạn có thể cung cấp một cách đơn giản, trực quan để mọi loại công nhân báo cáo chính xác số giờ đã làm việc và vắng mặt bằng một giải pháp quản lý lực lượng lao động toàn diện. Một loạt các công cụ quản lý thời gian toàn diện cho phép bạn tự động xác nhận và thông báo cho nhân viên về các vấn đề tuân thủ.

#4. Làm cho nơi làm việc của bạn trở thành một nơi an toàn hơn để làm việc.

Hệ thống quản lý lực lượng lao động có thể hỗ trợ bạn thúc đẩy văn hóa tuân thủ và an toàn của lực lượng lao động đồng thời hỗ trợ bạn quản lý hiệu quả hơn các sự kiện về an toàn và sức khỏe môi trường. Bằng cách hợp lý hóa và tự động hóa toàn bộ quy trình—từ báo cáo tai nạn đến ghi lại thông tin cần thiết—đảm bảo rằng thông tin là chính xác và thúc đẩy nhân viên báo cáo các vấn đề về sức khỏe và an toàn.

Giải pháp quản lý lực lượng lao động tốt nhất: Những điều cần xem xét

Các tổ chức sẽ có thể triển khai các phương pháp hay nhất sau đây để áp dụng thành công các giải pháp quản lý lực lượng lao động:

#1. Làm cho mọi thứ đơn giản cho nhân viên.

Cung cấp mục nhập và quản lý thời gian tự phục vụ trên tất cả các thiết bị của nhân viên. Giảm thiểu lỗi và giải phóng nhân viên nhân sự bằng cách cho phép nhân viên gửi dữ liệu chấm công và chấm công của riêng họ bằng cách sử dụng thẻ chấm công hoặc các quy trình người dùng tự phục vụ khác. Nhân viên có thể nhanh chóng và dễ dàng ghi lại thời gian họ đã làm việc với mục nhập thời gian đơn giản, đáp ứng trên thiết bị di động hoặc trợ lý kỹ thuật số để nhập thời gian và vắng mặt.

Một giải pháp quản lý nghỉ phép vững chắc cho phép bạn kiểm soát hoàn toàn các quy tắc và thủ tục chi phối sự vắng mặt trong công ty của bạn. Tạo kế hoạch vắng mặt một cách nhanh chóng bằng cách định cấu hình thời hạn, tính đủ điều kiện, tích lũy, định nghĩa quyền lợi và yêu cầu thanh toán. Định cấu hình xác thực vắng mặt, quy tắc chuyển tiếp, hoạt động quản trị và hiển thị giao diện để xác định loại vắng mặt.

#2. Làm cho nó đơn giản cho các nhà quản lý và nhân viên nhân sự.

Các giải pháp quản lý thời gian và lao động và vắng mặt hiện đại, linh hoạt có thể được thiết kế để đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp và lực lượng lao động, cho phép các nhà quản lý giảm tác động của sự vắng mặt không lường trước và quản lý thời gian theo các trường hợp ngoại lệ. Cảnh báo tuân thủ ngăn chặn các vấn đề tiềm ẩn xảy ra. Để thông báo nhanh hơn, bạn có thể gửi chúng dưới dạng tin nhắn văn bản. Người quản lý có thể tạo thẻ chấm công cho từng nhân viên bằng cách sử dụng công cụ quy tắc linh hoạt và các mẫu mà không cần hỏi ý kiến của bộ phận CNTT.

#3. Làm cho việc kết nối dữ liệu nhân viên kinh doanh trở nên đơn giản.

Mặc dù bản thân hệ thống thời gian và lao động có nhiều lợi thế, nhưng những lợi thế này sẽ tăng vọt khi nó được kết nối với lập kế hoạch, bảng lương, sổ cái chung, quản lý dự án và các hệ thống nhân sự cốt lõi. Hơn nữa, các công ty tích hợp thời gian và sự có mặt với bảng lương nhận thấy giảm các lỗi xử lý bảng lương cũng như giảm các lỗi theo dõi thời gian. Cung cấp khả năng kết nối mạnh mẽ với hệ thống quản lý thời gian và bảng lương.

Một giải pháp quản lý nghỉ phép mạnh mẽ kết nối các dấu chấm giữa các thay đổi trong tính toán nghỉ phép và trả lương bằng cách dựa vào dữ liệu từ bảng lương, thời gian và lao động cũng như các hệ thống HCM cốt lõi. Người lao động có thể lên kế hoạch vắng mặt bằng cách sử dụng dịch vụ tự phục vụ hoặc trực tiếp từ thẻ thời gian của họ. Hiệu quả cuối cùng là như nhau trong cả hai trường hợp: cái nhìn sâu sắc toàn diện về quản lý thời gian và nghỉ phép.

Tương lai của quản lý lực lượng lao động sẽ như thế nào?

Thị trường thay đổi, môi trường pháp lý nghiêm ngặt hơn, lực lượng lao động phân tán và đa dạng hơn đã khiến việc quản lý lực lượng lao động trở nên phức tạp hơn—và quan trọng hơn. Nếu không có các hệ thống quản lý lực lượng lao động tích hợp, lợi nhuận của các công ty sẽ bị ảnh hưởng vì họ sẽ thiếu quyền truy cập vào những hiểu biết chiến lược cần thiết để xác định nơi cần thay đổi và kết hợp các nỗ lực nhân sự với các mục tiêu kinh doanh.

Quản lý lực lượng lao động hiệu quả bao gồm quản lý thời gian và lao động, quản lý vắng mặt, quản lý sức khỏe và an toàn—tất cả đều được kết nối đầy đủ với bảng lương và các quy trình nhân sự quan trọng khác cũng như dữ liệu tài chính để mang lại độ chính xác, đơn giản và hiểu biết sâu sắc cho một nhiệm vụ từng khó khăn. Kết quả là một lực lượng lao động gắn bó, năng suất và kết nối mong muốn đóng góp vào thành công của tổ chức.

Kết luận

WFM rất quan trọng vì nó giúp phát triển một khuôn khổ cho việc lập kế hoạch, dự báo và lập ngân sách thành công để các công ty tiến hành các hoạt động của họ đúng cách. Các tổ chức có thể lập kế hoạch và hoàn thành các mục tiêu chiến lược đồng thời nâng cao hiệu quả bằng cách sử dụng tự động hóa và các công cụ khác. Việc tìm kiếm và triển khai hệ thống WFM tốt nhất cho lĩnh vực của bạn sẽ dẫn đến một lực lượng lao động vui vẻ, nhạy bén đang hoạt động ở mức cao nhất.