Chìa khóa để mở ra thành công lớn hơn nữa là suy nghĩ một cách chiến lược. Với sự trợ giúp của các công cụ quản lý lực lượng lao động, bộ phận nhân sự của công ty có thể đáp ứng và quản lý lực lượng lao động hiện tại đồng thời chuẩn bị cho sự phát triển trong tương lai. Phần mềm quản lý lực lượng lao động giúp doanh nghiệp tổ chức lực lượng lao động về nhu cầu lao động, lịch làm việc và thời gian nghỉ phép của nhân viên. Lực lượng lao động có thể được sử dụng tối đa tiềm năng của mình với sự trợ giúp của nhiều công cụ được cung cấp bởi các công ty quản lý lực lượng lao động tốt nhất. Các doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý lực lượng lao động để thực hiện những công việc như lập kế hoạch cho nhu cầu nhân sự, lập thời gian biểu, giám sát việc chấm công và lập báo cáo về năng suất của nhân viên. Bây giờ, chúng ta hãy thảo luận chi tiết về các công cụ quản lý lực lượng lao động trên thiết bị di động.
Đọc thêm: CÁC CÔNG CỤ QUẢN LÝ NHÂN SỰ: Các Công cụ Quản lý Nhân sự Tốt nhất [2023]
Quản lý lực lượng lao động là gì?
Quản lý lực lượng lao động (WFM) đề cập đến một tập hợp các hoạt động tích hợp mà một tổ chức thực hiện với mục tiêu tăng năng suất của nhân viên. WFM là quá trình ước tính chính xác lượng lao động mà một doanh nghiệp sẽ yêu cầu để hoàn thành một hoạt động cụ thể, cũng như phát triển và giám sát lịch trình của nhân viên cho nhiệm vụ đó hàng ngày và hàng giờ.
WFM là một hệ thống giúp các doanh nghiệp quản lý việc triển khai hoạt động của nhân viên bằng cách sử dụng phần mềm, dịch vụ và (thường là) phần cứng kết hợp với nhau. Về cơ bản, sau đây là các ví dụ về các chức năng cốt lõi của WFM:
- Theo dõi chính xác số lượng thời gian người lao động dành cho công việc cũng như sự vắng mặt của họ và làm cho dữ liệu này có thể truy cập được vào bảng lương và các hệ thống liên quan đến nhân sự khác. •
- Giúp người sử dụng lao động đảm bảo họ tuân thủ luật pháp và các thỏa thuận về giờ làm việc, thù lao và thời gian nghỉ;
- Cung cấp một phương pháp để tạo ra các lịch trình làm việc hiệu quả và công bằng (luân phiên hoặc bảng phân công), cũng như các công cụ để theo dõi mức độ năng suất đạt được của nhân viên.
Quản lý lực lượng lao động IEX là gì?
Phần mềm Quản lý lực lượng lao động IEX cung cấp một nền tảng duy nhất để tối ưu hóa hiệu quả của trung tâm liên hệ của bạn. Bằng cách đó, cơ sở của bạn có thể đưa ra các dự đoán, kế hoạch và lịch trình chính xác hơn. Nó cung cấp thông tin thời gian thực để cho phép bạn quản lý tốt hơn hiệu suất của nhân viên và công ty của bạn. Nó cũng hợp lý hóa các hoạt động kinh doanh bằng cách tự động hóa một số bước thủ công và tích hợp dữ liệu trong toàn tổ chức một cách thống nhất.
Các bước trong Quản lý Lực lượng Lao động là gì?
- Quyết định cũng như thiết lập định hướng chiến lược và Mục tiêu: Quá trình lập kế hoạch cho lực lượng lao động được thực hiện từ trên xuống, và nó đòi hỏi một định hướng tổ chức riêng biệt và các mục tiêu chiến lược được xác định rõ ràng để thông báo và hướng dẫn việc ra quyết định trong tương lai.
- Thực hiện Phân tích Lực lượng Lao động Hiện tại: Giai đoạn tiếp theo là phân tích chính xác lực lượng lao động mà bạn đã có.
- Phát triển kế hoạch của bạn: Lúc này, các doanh nghiệp cần xem xét mục tiêu tổng quát của mình, yếu tố dẫn đến kết quả đánh giá nhân sự hiện tại và đưa ra chiến lược cụ thể cho những năm tới.
- Thực hiện một số lập kế hoạch lực lượng lao động: Lực lượng lao động thành công đòi hỏi phải lập kế hoạch và thực hiện kế hoạch đó.
- Kiểm tra và Giám sát Kết quả hoặc Kết quả: Hãy nhớ rằng lập kế hoạch lực lượng lao động là một chu trình liên tục, trong đó bạn sẽ kiểm tra định kỳ để xem bạn đang làm như thế nào liên quan đến mục tiêu của mình và đặt ra các điểm chuẩn.
Bốn Thành phần của Kế hoạch Lực lượng Lao động là gì?
- Phân tích lực lượng lao động: Dự báo nhu cầu và yêu cầu về lực lượng lao động trong tương lai của công ty dựa trên phân tích cung và cầu lao động hiện có
- Phân tích khoảng cách nhân sự: Xác định những khoảng trống, nơi mà khả năng nguồn nhân lực của công ty còn thiếu, trong điều kiện đáp ứng nhu cầu hiện tại và dự đoán những thay đổi trong tương lai đối với yêu cầu đó.
- Triển khai giải pháp: Thực hiện một chiến lược để lấp đầy các vị trí còn trống hoặc khoảng trống về nhân sự.
- Đánh giá hiệu suất: Các biện pháp hoạt động để đạt được thành công được theo dõi để xác minh chiến lược lực lượng lao động đang đạt được nhu cầu của tổ chức.
5 Lĩnh vực Liên quan đến Lập kế hoạch Nơi làm việc?
- Lập kế hoạch chiến lược
- Phân tích tình hình lực lượng lao động hiện tại
- Phát triển kế hoạch hành động của bạn
- Lập kế hoạch nhân lực và thực hiện kế hoạch của bạn
- Giám sát kết quả cũng như đánh giá và sửa đổi kết quả
Các công cụ quản lý lực lượng lao động là gì?
Công cụ quản lý lực lượng lao động là phần mềm quản lý giúp doanh nghiệp quản lý và tổ chức, điều chỉnh lực lượng lao động hiện tại về nhu cầu lao động, lịch trình của nhân viên và các kỳ nghỉ cũng chuẩn bị cho sự phát triển trong tương lai.
Thuật ngữ “phần mềm quản lý lực lượng lao động” đề cập đến bất kỳ ứng dụng kỹ thuật số nào nhằm hỗ trợ các hoạt động hàng ngày của lực lượng lao động. Dự báo quản lý lao động, bảng chấm công, quản lý hiệu suất, quản lý nhiệm vụ và phần mềm trả lương quản lý vắng mặt là tất cả các ví dụ về các chức năng phổ biến trong quản lý nguồn nhân lực.
Một hoặc nhiều WMS có thể đóng vai trò là một nhà tổng quát, thành thạo nhiều nhiệm vụ khác nhau. Một số người tập trung vào việc cung cấp một dịch vụ cụ thể, trong khi những người khác cung cấp nhiều loại dịch vụ khác nhau.
Công cụ quản lý lực lượng lao động di động
Thuật ngữ “quản lý lực lượng lao động di động” (MWM) mô tả quá trình quản lý và điều phối lực lượng lao động phân tán nhằm hỗ trợ họ thực hiện trách nhiệm của mình một cách hiệu quả hơn.
Thuật ngữ “Quản lý lực lượng lao động di động” (MWM) đề cập đến một tập hợp các công cụ được sử dụng để mô tả các quy trình, ứng dụng, phần mềm và công nghệ mà các công ty sử dụng để theo dõi và cải thiện hiệu quả của lực lượng lao động di động của họ.
Các tổ chức có thể quản lý tốt hơn các nhóm hiện trường và tương tác của họ với khách hàng với sự trợ giúp của các giải pháp MWM. Nó có thể thúc đẩy hiệu quả, sản lượng và sự hài lòng của khách hàng, đồng thời giảm chi phí hoạt động và mang lại lợi thế cạnh tranh.
Không nghi ngờ gì nữa, những ưu điểm của việc quản lý lực lượng lao động di động hiệu quả là rất hấp dẫn. Tuy nhiên, việc áp dụng các công cụ và thực tiễn quản lý lực lượng lao động di động tốt nhất để có được những lợi thế này có thể là một thách thức. Mặt khác, làm như vậy không chính xác có thể dẫn đến sự kém hiệu quả đáng kể.
Công cụ hoặc phần mềm quản lý lực lượng lao động di động là gì?
Các công cụ để quản lý lực lượng lao động trên thiết bị di động là các ứng dụng thương mại sẵn có (COTS) giúp cải thiện việc quản lý thời gian và nguồn lực của nhân viên hiện trường.
Các công cụ quản lý lực lượng lao động trên thiết bị di động hợp nhất tự động hóa lập lịch, theo dõi vị trí của nhân viên và thu thập dữ liệu thành một thể thống nhất. Bạn có thể cải thiện hiệu quả và sản lượng của những nhân viên không cần bàn giấy của mình bằng cách cung cấp cho họ những công cụ họ cần, tất cả là nhờ vào phần mềm phù hợp để quản lý lực lượng lao động di động.
Các công ty có thể hưởng lợi từ các công cụ quản lý lực lượng lao động di động bằng cách quản lý tốt hơn các nhân viên thực địa của họ và các tương tác mà họ có với khách hàng. Các tính năng của hệ thống MWM có thể khác nhau theo từng lĩnh vực, nhưng chúng luôn chia sẻ khả năng và công cụ để:
- Tự động hóa kế hoạch và lịch trình đơn đặt hàng công việc cho nhân viên di động
- Tối ưu hóa các tuyến đường và thời gian.
- Ghi lại thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc và thời gian di chuyển cho mỗi tác phẩm.
- Duy trì hồ sơ về độ dài thông thường của các cam kết dịch vụ.
- So sánh hiệu suất của nhân viên với các dịch vụ đã được hứa hẹn.
- Kết nối với hệ thống quản lý quan hệ khách hàng hoặc bất kỳ hệ thống hồ sơ nào khác
- Hợp lý hóa việc theo dõi công nhân từ xa khi họ làm nhiệm vụ.
- Ghi lại chính xác thời điểm bắt đầu và kết thúc công việc.
- Di chuyển nhân viên di động đến các vị trí có sẵn trong các doanh nghiệp mới.
- Giao tiếp thời gian thực với công nhân không có bàn làm việc
- Tiến hành lập kế hoạch công suất để chuẩn bị cho những thời điểm lưu lượng truy cập cao hoặc khối lượng thấp
- Duy trì hồ sơ về lộ trình của nhân viên thông qua các công việc khác nhau.
Công cụ quản lý lực lượng lao động cho Trung tâm cuộc gọi
Để điều hành một trung tâm cuộc gọi có lợi nhuận, các doanh nghiệp phải chú ý đến các chỉ số. Không nghi ngờ gì nữa, số lượng người sẵn sàng trả lời các câu hỏi từ khách hàng tiềm năng là yếu tố quan trọng nhất. Đây là lúc các công cụ quản lý lực lượng lao động cho trung tâm cuộc gọi ra đời. Nói một cách đơn giản, Quản lý lực lượng lao động (WFM) là một tập hợp các quy trình giúp các doanh nghiệp đạt được và duy trì hiệu suất cao nhất bằng cách bố trí nhân sự hoạt động với sự kết hợp tối ưu giữa các đại lý sẵn có và bộ kỹ năng tương ứng của họ .
Công cụ quản lý lực lượng lao động là các giải pháp phần mềm được thiết kế đặc biệt cho hoạt động của trung tâm cuộc gọi. Điều này có thể bao gồm; các quy trình quản trị liên kết người gọi với các đại lý đủ điều kiện nhất vào đúng thời điểm để đảm bảo trải nghiệm tích cực. Call center thực hiện các chiến lược quản lý lực lượng lao động để xử lý các cuộc gọi và các liên hệ khác với khách hàng một cách hiệu quả và tiết kiệm chi phí. Thống kê "mức độ dịch vụ" được sử dụng để hợp lý hóa việc quản lý nhân viên của trung tâm cuộc gọi bằng cách thiết lập các mục tiêu liên quan đến tốc độ xử lý và giải quyết các vấn đề. Trung tâm cuộc gọi tùy thuộc vào quyết định của những gì cấu thành dịch vụ “chấp nhận được” cả về hiệu quả chi phí và sự hài lòng của khách hàng.
Khám phá các thành phần cơ bản của Công cụ quản lý lực lượng lao động của Call Center
# 1. Trình độ Nhân sự Phù hợp
Quá trình bố trí nhân sự đóng một phần thiết yếu trong việc đảm bảo rằng nhân sự của bạn nắm giữ những khả năng phù hợp, phát triển các quy tắc làm việc hiệu quả nhất và cung cấp đào tạo khi được yêu cầu. Do chi phí thuê nhân viên chiếm phần lớn chi phí tổng thể của trung tâm cuộc gọi, việc chú trọng đào tạo kỹ năng cho phép các đại lý trở nên thành thạo hơn trong việc giải quyết các vấn đề mà khách hàng gặp phải.
# 2. Lập Ước tính Khối lượng Công việc Phải Hoàn thành
Sự phù hợp sử dụng dự báo có thể hỗ trợ dự đoán thời gian bận rộn nhất trong ngày, tuần, tháng hoặc thậm chí toàn bộ mùa cho trung tâm cuộc gọi. Nó đóng vai trò là cơ sở của các công cụ quản lý lực lượng lao động được thiết kế cho một trung tâm cuộc gọi. Các đầu vào như khối lượng cuộc gọi trước đây, mẫu cuộc gọi đến, thời gian xử lý trung bình, hiệu quả, v.v., được sử dụng để đưa ra dự đoán. Các nhà quản lý trung tâm cuộc gọi có thể cải thiện việc lập kế hoạch chiến lược dài hạn của họ về ngân sách và nhân sự với các dự báo khối lượng công việc chính xác.
# 3. Nâng cao hiệu quả của lịch trình làm việc
Dựa trên dữ liệu từ trung tâm cuộc gọi, chương trình quản lý lực lượng lao động sẽ tạo ra một kế hoạch hiệu quả để nhân viên làm theo. Khả năng tạo lịch biểu tự động và tối ưu hóa một cách hiệu quả giúp bạn dễ dàng lập lịch trình công bằng cho người lao động trên toàn bộ khung thời gian. Với môi trường làm việc thuận lợi và ít áp lực hơn, các đại lý có thể chuyên tâm phục vụ khách hàng.
#4. Quản lý các hoạt động hàng ngày để đảm bảo dịch vụ không bị gián đoạn
Người quản lý trong một trung tâm cuộc gọi có thể nhìn thấy rõ ràng về hiện tại và tương lai với khả năng quản lý tốt trong ngày. Các nhà quản lý hoạt động có thể đạt được mục tiêu tuân thủ đã đặt ra và thời gian xử lý trung bình bằng cách đảm bảo nhân sự của họ tuân theo kế hoạch đến điểm phát bóng, tức là bằng cách làm những việc chính xác vào đúng thời điểm.
# 5. Phân tích thời gian thực về hiệu suất trực tiếp
Các công cụ quản lý lực lượng lao động hiệu quả hỗ trợ đánh giá mức độ hiệu quả của các đại lý và trưởng nhóm của trung tâm cuộc gọi bằng cách cung cấp dữ liệu về KPI như thời gian xử lý trung bình (AHT), tình trạng vắng mặt, công việc trung bình sau cuộc gọi, sự chuẩn bị và tuân thủ thời gian thực.
Một số lý do tại sao các công ty nên đầu tư vào Công cụ quản lý lực lượng lao động qua trung tâm cuộc gọi là gì?
Các đại lý dự kiến sẽ thực hiện đa nhiệm trên nhiều kênh khác nhau khi các trung tâm cuộc gọi tiếp tục mở rộng về quy mô và độ phức tạp. Các phương pháp lập lịch thủ công, chẳng hạn như bảng tính, không thể theo kịp nhu cầu. Vì vậy, rõ ràng là có nhu cầu về các chương trình quản lý lao động đáng tin cậy trong các trung tâm cuộc gọi ngày nay. Các công cụ quản lý lực lượng lao động có những lợi ích gián tiếp, chẳng hạn như tăng năng suất của trung tâm cuộc gọi.
Ưu điểm của việc sử dụng phần mềm để quản lý lực lượng lao động trong trung tâm cuộc gọi là gì?
Lập kế hoạch nhanh chóng và chính xác và tầm nhìn xa. Việc nhập lại hoặc thao tác dữ liệu trong bảng tính theo cách thủ công rất mất thời gian và dễ xảy ra lỗi. Lịch trình được lập trong một bảng tính không thể được xác minh về độ chính xác. Các trung tâm liên lạc có thể dễ dàng điều chỉnh theo mùa vụ hoặc thay đổi nhân sự với sự trợ giúp của các công cụ quản lý lực lượng lao động của trung tâm cuộc gọi được thiết kế đặc biệt. Người quản lý trung tâm cuộc gọi có thể ngay lập tức khắc phục các vấn đề về thừa hoặc thiếu nhân viên. Về cơ bản, họ có thể làm điều này bằng cách sử dụng báo cáo trực quan để đánh giá độ chính xác của các dự báo.
Các công cụ quản lý lực lượng lao động tốt nhất
Với sự trợ giúp của các công cụ quản lý lực lượng lao động, bạn có thể tiết kiệm thời gian cho các nhiệm vụ quan trọng nhất trong việc đảm bảo rằng doanh nghiệp của bạn có đủ nhân lực và những vật liệu tốt nhất để thành công. Nó sẽ tiết lộ những nhu cầu chưa được đáp ứng trong công ty của bạn và cung cấp cho bạn cái nhìn sâu sắc về nhu cầu tương lai của công ty bạn, cho phép bạn chuẩn bị cho phù hợp.
Không có một viên đạn bạc nào khi nói đến các sản phẩm WFM. Tuy nhiên, biết các công cụ quản lý lực lượng lao động là gì, nó làm gì và bạn có cần nó hay không sẽ giúp bạn quyết định cái nào là khoản đầu tư tốt nhất. Ngay cả khi bạn đã thực hiện nghiên cứu của mình và chắc chắn rằng các công cụ quản lý lực lượng lao động là con đường để đi, việc chọn sản phẩm phù hợp và tốt nhất từ danh sách các tùy chọn có sẵn dường như vô tận có thể là một thách thức.
Tuy nhiên, bạn nên chọn một công ty nổi tiếng để xử lý các nhu cầu quản lý lực lượng lao động của mình. Rốt cuộc, có rất nhiều công ty phát triển phần mềm có uy tín cung cấp dịch vụ như thế này. Bất kể, bạn có thể muốn xem các nền tảng công cụ quản lý lực lượng lao động tốt nhất và được yêu thích sau đây:
- Đám mây Oracle HCM
- Lực lượng ban ngày của Ceridian
- Phản xạ
- Các yếu tố thành công của SAP
- cabrio
- Quản lý lực lượng lao động Infor
- Trung tâm lực lượng lao động Kronos
- Quản lý lực lượng lao động tốt
- Quinyx
- Quản lý lực lượng lao động của Verint
Công ty phần mềm quản lý lực lượng lao động
Phòng nhân sự và mọi người có thể quản lý tốt hơn lịch trình của nhân viên và tối ưu hóa khối lượng công việc với sự hỗ trợ của các công cụ quản lý lực lượng lao động giúp các công ty theo dõi, đo lường và đánh giá dữ liệu kinh doanh chính.
Phần mềm quản lý lực lượng lao động hỗ trợ các công ty tận dụng tối đa nguồn nhân lực của họ. Điều này là bằng cách hỗ trợ dự đoán nhu cầu lao động, phát triển và quản lý lịch trình, giám sát chuyên cần và báo cáo hiệu suất. Nhìn chung, các tổ chức sử dụng và phạm vi sử dụng các giải pháp quản lý lực lượng lao động là khác nhau. Tuy nhiên, phần mềm quản lý lực lượng lao động phức tạp hơn (và phổ biến hơn) cũng bao gồm các giải pháp tính lương, theo dõi thời gian và báo cáo; một số công cụ chỉ tập trung vào yêu cầu lên lịch và thời gian nghỉ của nhân viên.
Tuy nhiên, dưới đây là một số quản lý lực lượng lao động hàng đầu công ty phần mềm;
- ShiftWizard
- Đám mây dịch vụ Salesforce
- Lắp ráp
- Nhiên liệu50
- Chia sẻ
- Zoho Workely
- Dự án
- Giải pháp Indeavor
- TalentDesk.io
- DoForms
- Lực lượng theo dõi Valiant
- Hoạt động tích cực
Kết luận
Phần mềm quản lý lực lượng lao động của một công ty có thể thúc đẩy tinh thần, năng suất và hiệu quả bằng cách sắp xếp hợp lý các công việc hàng ngày và tiết lộ các khu vực mà mục tiêu của nhân viên hoặc phòng ban của họ bị lệch.
Tương tự như vậy, các chuyên gia Nhân sự có thể quản lý thời gian và sự hiện diện của nhân viên, lên lịch cho nhân viên, lập kế hoạch và tối ưu hóa lực lượng lao động của họ, v.v. bằng cách sử dụng phần mềm quản lý lực lượng lao động. Nó phù hợp với các doanh nghiệp sử dụng một số lượng lớn công nhân làm việc theo giờ. Và cũng đặt lên hàng đầu về quản lý nguồn nhân lực hiệu quả.
Tuy nhiên, việc tìm kiếm phần mềm quản lý lực lượng lao động phù hợp có thể là một thách thức. Để biết bạn cần những tính năng nào từ một hệ thống và loại giải pháp nào bạn nên xem xét, bạn cần lập danh sách yêu cầu của riêng mình.
Câu hỏi thường gặp về Công cụ quản lý lực lượng lao động
Các công cụ để lập kế hoạch lực lượng lao động là gì?
Nói chung, có một số công cụ được sử dụng trong lập kế hoạch lực lượng lao động, nhưng 5 công cụ phổ biến nhất là
- Chiến lược tổ chức.
- Lưới 9 ô.
- Phân tích & Báo cáo Nhân sự.
- Tổng số tiền đền bù và phân tích lợi ích.
- Kế hoạch dự phòng.
Lực lượng lao động có phải là một thành phần của ngày lao động không?
Về cơ bản, ngày làm việc cung cấp cho bạn một giải pháp tất cả trong một cho phép bạn hình dung chi phí và xu hướng lao động. Nó cũng giúp xác định lý do cơ bản và thực hiện hành động khắc phục.
Chính xác thì một ứng dụng để quản lý lực lượng lao động là gì?
Phần mềm quản lý lực lượng lao động (WFM), là một tập hợp các công nghệ giúp đảm bảo nhân sự có mặt tại thời điểm và địa điểm thích hợp để đạt được sản xuất tối ưu.
Bài viết liên quan
- PHẦN MỀM QUẢN LÝ CÔNG VIỆC: Cách hoạt động [+ 10 lựa chọn hàng đầu]
- 6 mẹo hàng đầu để quản lý lực lượng lao động hiệu quả
- Cơ quan cung cấp nhân sự: Cách bắt đầu Cơ quan nhân sự (+10 Cơ quan tốt nhất)
- Các cách để đa dạng hóa và nâng cao kỹ năng cho lực lượng lao động của bạn
Tài liệu tham khảo
