Các công cụ quản lý và theo dõi nhân viên rất cần thiết trong môi trường kinh doanh có nhịp độ nhanh, rủi ro cao ngày nay và phần mềm hệ thống quản lý lực lượng lao động tổng thể cung cấp điều đó. Người lao động trong các ngành khác nhau, bao gồm bán lẻ, dịch vụ ăn uống, hỗ trợ kỹ thuật theo yêu cầu và các ngành khác, đã quen với lịch trình làm việc không thể đoán trước. Sự bất thường này cũng bắt đầu lan sang lĩnh vực 9:5, đặc biệt là khi làm thêm, làm từ xa và đi công tác đang trở nên phổ biến hơn và xây dựng kế hoạch làm việc cho nhân viên để họ biết khi nào và nơi họ sẽ làm việc có vẻ là một nhiệm vụ đơn giản. Nhu cầu quản lý lực lượng lao động vượt xa các chức năng lập lịch trình cơ bản. Các yếu tố hiệu quả nhất của phần mềm hệ thống quản lý lực lượng lao động di động giúp thực hiện nhiều hoạt động liên quan đến nhân sự dễ dàng hơn.
Trong bài viết này, thông tin chi tiết về phần mềm hệ thống quản lý lực lượng lao động được chia nhỏ và các đề xuất được cung cấp về cách chọn giải pháp đáp ứng các yêu cầu của doanh nghiệp bạn.
Hệ thống quản lý lực lượng lao động tổng thể TWMS là gì?
Ở cấp độ cơ bản nhất, quản lý lực lượng lao động liên quan đến tất cả các hoạt động phải được thực hiện để đảm bảo rằng lực lượng lao động hoạt động trơn tru nhất có thể.
Mục đích chính của nó là để đảm bảo rằng công ty của bạn, cả hiện tại và trong tương lai, sẽ tiếp cận được một lượng vốn nhân lực phù hợp để thực hiện các hoạt động của mình.
Điều này bao gồm việc đánh giá nhiều phần chuyển động, điều này có thể khó khăn nếu bạn không có công cụ phù hợp.
Do xu hướng này, ngày càng có nhiều doanh nghiệp đầu tư vào phần mềm quản lý lực lượng lao động.
Khi bạn có các tính năng phần mềm quản lý lực lượng lao động chính xác, thật đơn giản để đánh giá các mục tiêu kinh doanh dài hạn của công ty bạn và đảm bảo rằng nhân viên của bạn được chuẩn bị tốt để đạt được chúng.
Do ngày càng có nhiều công ty cho phép người lao động làm việc tại nhà, toàn thời gian hoặc theo lịch trình linh hoạt, nên tầm quan trọng của các chức năng này đã tăng lên đáng kể.
Cách chọn hệ thống quản lý lực lượng lao động
Lĩnh vực phần mềm nhân sự cung cấp rất nhiều tùy chọn để đáp ứng nhiều yêu cầu khác nhau.
Một số, như phần mềm tính lương hoặc giải pháp quản lý học tập, được thiết kế đặc biệt để hoàn thành một hoạt động nhân sự cụ thể. Tuy nhiên, chúng cũng có thể bao gồm các chức năng bổ sung phục vụ cho một hoặc hai yêu cầu bổ sung.
Các hệ thống khác, chẳng hạn như hệ thống thông tin nguồn nhân lực (HRIS), cũng sẽ cung cấp các mô-đun để đáp ứng các yêu cầu nhân sự của bạn.
Các giải pháp quản lý lực lượng lao động có thể được đặt ở đâu đó trong khu vực màu xám này giữa hai loại.
Trước khi bạn bắt đầu tìm kiếm, bạn nên xác định các lĩnh vực của công ty đang gây rắc rối nhất cho bạn và xác định xem các tính năng của phần mềm quản lý lực lượng lao động có thể đáp ứng yêu cầu của bạn hay không.
Sau đây, bạn sẽ tìm thấy danh sách một số khả năng phổ biến nhất để quản lý lực lượng lao động.
Bạn có thể bắt đầu bằng cách xem lại danh sách và phân tích xem mỗi đặc điểm này có thể nâng cao hoạt động của công ty bạn như thế nào.
Các tính năng mà bạn quyết định ưu tiên sẽ trở thành hướng dẫn yêu cầu mà bạn có thể sử dụng khi đánh giá các nhà cung cấp nằm trong danh sách rút gọn của mình.
Các loại phần mềm hệ thống quản lý lực lượng lao động là gì?
Phần mềm hệ thống quản lý lực lượng lao động có nhiều dạng khác nhau. Một số mục này độc lập ở chỗ chúng chỉ cung cấp một trong các tính năng bên dưới, trong khi những mục khác cung cấp câu trả lời tất cả trong một.
- Phần mềm lập lịch
- Phần mềm chấm công
- Phần mềm theo dõi thời gian
- Giải pháp quản lý vắng mặt
- Phần mềm tính lương
- Công cụ gắn kết nhân viên
- Công cụ quản lý quan hệ khách hàng
- Dịch vụ khách hàng & hỗ trợ các giải pháp bán vé
- Phần mềm theo dõi sự cố an toàn nơi làm việc.
Các tính năng của phần mềm hệ thống quản lý lực lượng lao động
Sau đây là một số đặc điểm phổ biến nhất được thấy trong phần mềm quản lý lực lượng lao động:
Tiếp tục đọc để tìm hiểu thêm về những chức năng này có thể làm và cách chúng có thể giúp nâng cao quy trình quản lý nhân viên của bạn.
#1. Lập kế hoạch nhân viên
Một trong những chức năng quan trọng nhất của phần mềm hệ thống quản lý lực lượng lao động Total là lập kế hoạch.
Tạo một thời gian biểu cơ bản là một thành phần của việc này. Tuy nhiên, một lợi thế của việc sử dụng chức năng này là thu thập thông tin về công ty của bạn, cho phép bạn xây dựng lịch trình tốt nhất có thể.
Các yêu cầu hiện tại đối với nhân sự được xác định bởi phần mềm hệ thống quản lý lực lượng lao động di động bằng cách phân tích dữ liệu hiệu suất lịch sử và các khía cạnh liên quan khác.
Chức năng tự động này giúp loại bỏ nhu cầu phỏng đoán về lập lịch trình vì nó cung cấp các công cụ để tính toán nhân sự cần thiết cho một dự án nhất định và bất kỳ khoảng trống nhân sự nào.
- Tối ưu hóa lịch biểu
- Xác định vị trí và phòng ban
- Hỗ trợ nhiều trang web
- Lập kế hoạch Tự động
# 2. Dự báo
Mục đích của chức năng dự báo là đưa ra các giả định về tương lai dựa trên dữ liệu quá khứ, xu hướng hiện tại và con đường mong muốn của công ty.
Thời gian và thói quen tham dự của nhân viên có thể được phân tích thông qua tính năng phân tích xu hướng, cung cấp thông tin hữu ích cho việc lên lịch hoặc thay đổi chính sách.
Chẳng hạn, dựa trên dữ liệu lịch sử, người quản lý có thể phân bổ nguồn lực cho dự án sắp tới hoặc mùa cao điểm với sự trợ giúp của dự báo.
Nhiều giải pháp cho phép người dùng đóng góp các biến số mới vào mô phỏng, cho phép bạn xem xét các yêu cầu của khách hàng từ mọi quan điểm.
- Dự báo dựa trên lịch sử
- Công cụ dự báo do người dùng kiểm soát
- thuật toán dự đoán
# 3. Quản lý hiệu suất
Các khía cạnh quản lý hiệu suất theo dõi thành tích của từng người lao động và toàn bộ tổ chức.
Nghiên cứu này làm sáng tỏ các quy trình mà tổ chức tuân theo và xác định các mẫu mới nổi.
Hành vi của nhân viên trong một số công việc, địa điểm và thời gian làm việc có thể được đánh giá bằng cách sử dụng các công cụ quản lý hiệu suất, sau đó có thể liên kết với quản lý lực lượng lao động.
Với thông tin này, người quản lý có thể lên lịch cho nhân viên một cách hợp lý.
- Đánh giá hiệu suất
- Theo dõi KPI
- Phân tích lực lượng lao động
# 4. Báo cáo
Những người sử dụng phần mềm hệ thống quản lý lực lượng lao động di động có quyền truy cập vào một tính năng báo cáo có thể được sử dụng để tạo các bản trình bày dữ liệu hấp dẫn và mang tính thông tin trực quan.
Định dạng báo cáo giúp việc đọc và phân phối thông tin trở nên đơn giản.
Bất kể trình độ phân tích thành thạo hay mức độ quen thuộc với dữ liệu cơ bản, tất cả các bên liên quan đều có thể nhận được thông tin cần thiết bằng cách sử dụng báo cáo.
- Khai thác dữ liệu của bên thứ ba
- Bảng thời gian
- Báo cáo Kế hoạch Kỳ nghỉ
- Báo cáo lương
- Lập kế hoạch báo cáo
#5. Quản lý di chuyển lực lượng lao động
Khả năng này là một trong những yêu cầu cao nhất liên quan đến quản lý lực lượng lao động vì công việc di động đang trở nên phổ biến.
Điều quan trọng đối với các doanh nghiệp là phát hiện ra rằng nhân viên của họ không còn bị ràng buộc vào bàn làm việc theo nghĩa truyền thống.
Khả năng di động cho phép người dùng truy cập phần mềm quản lý lao động của họ từ bất kỳ thiết bị nào họ muốn.
Nhân viên có thể sử dụng phần mềm để hoàn thành công việc của họ khi đến các văn phòng khác nhau, làm việc trên đường đi làm hoặc trong bất kỳ tình huống nào khác mà họ không có quyền truy cập vào máy tính để bàn.
Chức năng này rất hữu ích cho các tổ chức có lịch trình luôn thay đổi, chẳng hạn như nhà hàng hoặc trung tâm dịch vụ khách hàng, nơi nhân viên thường xuyên đổi ca.
Một hệ thống quản lý lực lượng lao động di động sẽ thông báo cho tất cả người lao động về những thay đổi này.
Điều này sẽ cho phép doanh nghiệp luôn cập nhật lịch trình của mình và ngăn chặn mọi khoảng trống về phạm vi bảo hiểm do nhân viên không biết về những thay đổi.
# 6. Theo dõi thời gian
Các tính năng theo dõi thời gian cung cấp các công cụ để theo dõi và điểm danh, chẳng hạn như bấm giờ vào và ra trên đồng hồ.
Các hệ thống cơ bản này cung cấp một lớp bảo vệ bổ sung bằng cách bao gồm nhiều thành phần tiên tiến hơn, chẳng hạn như sinh trắc học và kiểm tra tuân thủ.
Chủ doanh nghiệp có thể có được bức tranh chính xác về số giờ làm việc của nhân viên bằng cách sử dụng các công cụ đo lường thời gian trôi qua, bao gồm các công cụ theo dõi điểm danh.
Việc nghiên cứu dữ liệu này sẽ cung cấp cho những người ra quyết định thông tin họ cần để điều chỉnh chính sách của công ty về quản lý nhân sự nhằm đáp ứng các yêu cầu kinh doanh của họ.
# 7. Tích hợp
Khả năng của phần mềm quản lý lực lượng lao động để giao tiếp với các hệ thống quản lý nguồn nhân lực khác cho phép tập hợp nhiều chức năng.
Việc kết nối phần mềm quản lý nguồn nhân lực của công ty bạn với các nền tảng của bên thứ ba đảm bảo chức năng của nó luôn được cập nhật.
Bạn có thể thêm vào việc tích hợp hệ thống quản lý lực lượng lao động với hệ thống HRM hoặc các loại phần mềm khác vào công cụ quản lý lực lượng lao động độc lập ban đầu.
Loại tích hợp này được gọi là tích hợp bổ sung.
- Tích hợp nhân sự
- Tích hợp phần mềm chấm công
- Tích hợp phần mềm tính lương
Lợi ích của phần mềm hệ thống quản lý lực lượng lao động là gì?
Phần mềm Hệ thống quản lý lực lượng lao động giúp quản lý dễ dàng hơn trong việc đơn giản hóa việc lên lịch, quản lý chấm công và theo dõi thời gian, tối ưu hóa quản lý hiệu suất và thúc đẩy sự an toàn của nhân viên.
Giải pháp quản lý lực lượng lao động chính xác, khi được đưa vào hoạt động và sử dụng hiệu quả, có thể hỗ trợ các công ty theo một số cách, bao gồm:
- Tiết kiệm thời gian, loại bỏ tắc nghẽn và giảm lỗi bằng cách tự động hóa các quy trình tốn nhiều công sức trước đây.
- Đưa ra quyết định tốt hơn dựa trên phân tích dữ liệu thời gian thực và thông tin chính xác, cập nhật về nhân viên của bạn.
- Tăng độ chính xác của bảng lương bằng cách sử dụng phần mềm tự động đối chiếu theo dõi thời gian, thời gian nghỉ có lương, làm thêm giờ được ghi lại, v.v. Điều này sẽ giúp giảm số trường hợp lỗi do con người có thể xảy ra do nhập dữ liệu và thực hiện tính toán theo cách thủ công.
- Tham khảo dữ liệu về lịch trình thời gian thực của nhân viên của bạn và thực hiện các điều chỉnh cần thiết để tránh các vấn đề như thiếu nhân sự. Chủ động gắn cờ và giải quyết các xung đột lịch trình tiềm ẩn trước khi chúng phát sinh. Phần mềm lực lượng lao động tốt nhất cho phép người quản lý lập lịch trình thông minh bằng cách lọc các nhiệm vụ theo bộ phận, dự án, công việc hoặc khu vực.
Các loại hệ thống quản lý lực lượng lao động là gì?
Các loại phần mềm hệ thống quản lý lực lượng lao động bao gồm:
- Phần mềm lập lịch
- Phần mềm chấm công
- Phần mềm theo dõi thời gian
- Giải pháp quản lý vắng mặt
- Phần mềm tính lương
- Công cụ gắn kết nhân viên
- Công cụ quản lý quan hệ khách hàng
- Dịch vụ khách hàng & hỗ trợ các giải pháp bán vé
Sự khác biệt giữa WFM và WFO là gì?
Trong khi WFM chủ yếu liên quan đến việc quản lý nhân viên trung tâm cuộc gọi, các hệ thống WFO cung cấp cho các nhà quản lý hỗ trợ cần thiết để đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu thực tế.
Quản lý lực lượng lao động hiệu quả là gì?
Thuật ngữ “quản lý lực lượng lao động hiệu quả” (WFM) đề cập đến cách tiếp cận được hệ thống hóa của một tổ chức để thúc đẩy sản lượng của người lao động.
WFM đòi hỏi phải ước tính chính xác số lượng công nhân cần thiết để hoàn thành một dự án, sau đó thiết kế và thực hiện một lịch trình làm việc nhằm tối đa hóa hiệu quả và hiệu quả của nhóm.
Làm thế nào để bạn tạo quản lý lực lượng lao động?
Sau đây là các bước tạo phần mềm hệ thống quản lý lực lượng lao động di động:
- Các quy trình, quy định đang được chuẩn hóa.
- Thời gian và hồ sơ tham dự đang được vi tính hóa.
- Tự động hóa chức năng lập kế hoạch nhân viên.
- Xem xét các tùy chọn tự phục vụ của nhân viên.
- Thực hiện các thủ tục quản lý vắng mặt chủ động.
Làm thế nào để bạn thực hiện quản lý lực lượng lao động?
Thực hiện theo các bước được phác thảo sau để triển khai đầy đủ phần mềm hệ thống quản lý lực lượng lao động:
- Mục tiêu kinh doanh và yêu cầu tuyển dụng phải đồng bộ.
- Kiểm tra và dự báo các yêu cầu về tài năng và kỹ năng trong tương lai
- Thực hiện Phân tích khoảng cách kỹ năng và đánh giá nguồn cung nhân tài hiện tại
- Chuẩn bị cho các kết quả khác nhau
- Tạo và thực hiện một kế hoạch
- Theo dõi tiến độ và đánh giá kết quả
Các nguyên tắc chính của kế hoạch lực lượng lao động là gì?
Sau đây là những nguyên tắc chính của lập kế hoạch lực lượng lao động:
- Lập kế hoạch chiến lược
- Phân tích kế hoạch
- Phát triển và kích hoạt kế hoạch
- Thực hiện kế hoạch
- Theo dõi, đánh giá và sửa đổi kế hoạch
Kết luận
Tóm lại, Phần mềm hệ thống quản lý lực lượng lao động để quản lý nhân viên là nền tảng cho các hoạt động giúp các công ty thành công.
Các khả năng cơ bản của các hệ thống này tập trung vào việc lập kế hoạch, lập kế hoạch và theo dõi điểm danh sau đó.
Các công cụ quản lý hiệu suất của nhân viên có thể giúp bạn xác định những người đạt thành tích cao và lấp đầy khoảng trống kỹ năng trong đội ngũ nhân viên của bạn.
Phần mềm phân tích mới nhất có thể phân tích dữ liệu và cung cấp thông tin chi tiết có giá trị, cho phép đưa ra quyết định thận trọng hơn.
Các tính năng bổ sung như thiết lập và triển khai an toàn đảm bảo mang lại trải nghiệm không gặp sự cố với hệ thống.
Hiểu các yêu cầu của công ty bạn và tình trạng môi trường hiện tại của bạn là cả hai bước quan trọng trong việc phát triển hệ thống quản lý lao động.
Các công ty đã có sẵn hệ thống quản lý nhân sự sẽ thấy điều này đặc biệt đúng.
Có nhiều nền tảng quản lý nguồn nhân lực tích hợp các tính năng quản lý lực lượng lao động; biết vị trí của bạn về các quy trình hiện có là bước đầu tiên để tìm ra quy trình phù hợp cho doanh nghiệp của bạn.
- PHẦN MỀM QUẢN LÝ CÔNG VIỆC: Cách hoạt động [+ 10 lựa chọn hàng đầu]
- 6 mẹo hàng đầu để quản lý lực lượng lao động hiệu quả
- CÔNG CỤ QUẢN LÝ NHÂN SỰ: Công cụ Quản lý Lực lượng Lao động Tốt nhất
- CÁC HỆ THỐNG QUẢN LÝ HẤP DẪN NHẤT CHO NƠI LÀM VIỆC CỦA BẠN
- HỆ THỐNG QUẢN LÝ LAO ĐỘNG: Hoạt động như thế nào?
dự án
