Quy trình công việc đề cập đến các bước mà một phần công việc cần thực hiện để hoàn thành quy trình kinh doanh, cũng như cách mỗi giai đoạn có thể được hoàn thành và tự động hóa theo một bộ tiêu chuẩn quy trình. Quy trình làm việc là một công cụ được các tổ chức sử dụng để quản lý các tác vụ, tăng năng suất, tăng khả năng phản hồi và tăng lợi nhuận. Dòng công việc có thể là tuần tự, trong đó mỗi bước phụ thuộc vào bước trước đó hoặc song song, trong đó một số quy trình xảy ra cùng một lúc. Trong bài đăng này, chúng tôi sẽ xem xét quản lý quy trình công việc và các công cụ của nó cũng như luồng biểu đồ tự động.
Quy trình làm việc
Quy trình làm việc là một phương pháp để tổ chức các hoạt động và công việc thường ngày diễn ra theo một thứ tự cụ thể. Chúng là phương tiện mà các cá nhân và tổ chức thực hiện nhiệm vụ của mình, cho dù chúng liên quan đến sản xuất hàng hóa, cung cấp dịch vụ, xử lý dữ liệu hay bất kỳ hoạt động tạo ra giá trị nào khác. Một quy trình nghiệp vụ, bao gồm nhiều luồng công việc, hệ thống thông tin, dữ liệu, con người và các mẫu hoạt động, được coi là phức tạp hơn trong bối cảnh quản lý quy trình nghiệp vụ và có thể được mô tả như một chuỗi các nhiệm vụ rời rạc đơn giản. Quy trình công việc có thể được hình dung bằng sơ đồ hoặc danh sách kiểm tra và được phân biệt bởi tính đơn giản và khả năng lặp lại của nó.
Phần mềm quản lý quy trình công việc giúp quy trình nghiệp vụ của tổ chức được tối ưu hóa và trở nên đơn giản hơn. Nó thực hiện điều này chủ yếu thông qua việc điều phối các tương tác giữa các bên khác nhau hoặc giữa con người và hệ thống thông tin.
Quản lý công việc
Trong hơn một thế kỷ, các công ty thành công đã sử dụng nguyên tắc quản lý quy trình làm việc để quản lý hiệu quả quy trình làm việc của họ. Tuy nhiên, nó đã thu hút nhiều sự chú ý hơn gần đây do sự lan rộng của các công nghệ sáng tạo giúp các doanh nghiệp tự động hóa các quy trình trở nên đơn giản. Trong hơn một thế kỷ, các công ty thành công đã sử dụng nguyên tắc quản lý quy trình làm việc để quản lý hiệu quả quy trình làm việc của họ. Tuy nhiên, nó đã thu hút nhiều sự chú ý hơn gần đây do sự lan rộng của các công nghệ sáng tạo giúp các doanh nghiệp tự động hóa các quy trình trở nên đơn giản.
Lợi ích của quản lý quy trình làm việc
Quản lý quy trình làm việc cung cấp cho các doanh nghiệp trong mọi lĩnh vực nhiều lợi thế, chẳng hạn như:
#1. Tăng cường hợp tác
Các tuyến giao tiếp rõ ràng được thiết lập thông qua quản lý quy trình công việc. Nhân viên nhận thức được nơi để đi cho thông tin. Hệ thống quản lý quy trình làm việc cũng giúp nhân viên có thể giao tiếp và truy cập dữ liệu trong thời gian thực, điều này thúc đẩy sự hợp tác nhiều hơn trong công việc và cải thiện dịch vụ khách hàng.
#2. Tuân thủ tốt hơn
Có rất nhiều phần chuyển động trong một quy trình làm việc. Việc duy trì tuân thủ có thể khó khăn đối với các công ty tiếp tục sử dụng các quy trình thủ công. Các tổ chức có thể tăng cường tuân thủ thông qua quản lý quy trình làm việc bằng cách tự động hóa quy trình, tối ưu hóa quy trình làm việc và giảm lỗi do con người.
#3. Cởi mở hơn
Những nhân viên có quyền truy cập vào quy trình công việc có thể hiểu rõ hơn các nhiệm vụ tạo nên một quy trình, ai chịu trách nhiệm thực hiện chúng và điều gì sẽ xảy ra tiếp theo. Mức độ cởi mở này nâng cao tinh thần và niềm vui trong công việc, điều này cũng có thể làm tăng sản lượng.
# 4. Giá rẻ
Việc kiểm soát quy trình công việc là rất quan trọng để cắt giảm chi phí. Thông qua việc lập kế hoạch cẩn thận, các doanh nghiệp có thể sử dụng công nghệ tự động hóa để tăng cường tính linh hoạt trong hoạt động và hợp lý hóa các quy trình làm việc.
Công cụ quản lý quy trình làm việc
Các công cụ quản lý quy trình làm việc là những công cụ cho phép người dùng thực hiện các hoạt động như lập kế hoạch, theo dõi, v.v. Tuy nhiên, các công cụ quản lý quy trình làm việc như sau:
# 1. Thứ Hai.com
Quy trình làm việc của bất kỳ dự án nào cũng có thể được quản lý qua Monday.com. Bạn có thể giao nhiệm vụ, theo dõi chúng và làm theo quy trình giữa các nhóm và dự án. Nó cung cấp tính năng trò chuyện, đồng bộ hóa lịch, cảnh báo ngày đến hạn, theo dõi thời gian, biểu đồ & thông tin chi tiết cũng như các tính năng của biểu mẫu.
#số 2. Jira
Bạn có thể tạo và quản lý các quy trình công việc được cá nhân hóa bằng Jira có thể mô tả toàn bộ vòng đời dự án của bạn. Các quy trình có thể cung cấp cho nhóm của bạn quyền truy cập đầy đủ vào một dự án, đảm bảo rằng mọi người đều ở trên cùng một trang. Jira cũng giúp nhóm của bạn có thể thu thập thông tin quan trọng có thể được sử dụng để nâng cao hiệu quả thông qua các báo cáo vượt trội.
# 3. Quản lý dịch vụ Jira
Nhân viên CNTT có thể sử dụng Jira như một nền tảng để quản lý thay đổi và ứng phó sự cố nhanh chóng. Tuy nhiên, nó vượt trội trong việc thiết lập quy trình công việc phê duyệt. Tất cả các hướng dẫn của ban cố vấn, loại thay đổi và rủi ro liên quan đều có thể được xem xét khi định cấu hình. Ngoài ra, Jira là một khuôn khổ tuyệt vời để triển khai các tính năng ITSM tốt nhất.
# 4. ClickUp
Một công cụ quản lý dự án tất cả trong một, ClickUp bao gồm các tính năng quản lý thời gian, nhiệm vụ và quy trình. Bạn có thể lập kế hoạch cho các dự án, nhiệm vụ và những thứ khác với sự trợ giúp của sơ đồ tư duy. Nó có tính năng danh sách kiểm tra cho phép bạn tạo danh sách việc cần làm, lồng các mục, thêm mục phụ, v.v. Tốt hơn nữa, bạn có thể chỉ định danh sách kiểm tra.
# 5. SysAid
SysAid có khả năng số hóa các quy trình thủ công, giúp đơn giản hóa đáng kể nhiệm vụ quản lý quy trình công việc. Nói cách khác, SysAid có thể tự động số hóa quy trình làm việc thủ công của bạn giữa các phòng ban. Sử dụng trình thiết kế quy trình công việc tích hợp, người dùng cũng có cơ hội phát triển, chia sẻ và cải thiện các quy trình số hóa. Công cụ thiết kế quy trình công việc này giúp việc tạo và sửa đổi quy trình công việc trở nên đơn giản. Hoàn toàn không yêu cầu kinh nghiệm mã hóa hoặc kịch bản. Ngoài ra, phần mềm này có giao diện người dùng kéo và thả, giúp việc tạo quy trình công việc từ đầu trở nên đơn giản hơn.
# 6. Vấn đề tiếp theo
Tìm kiếm một phương pháp hiệu quả hơn để tiến hành kinh doanh? Bạn có thể tạo và triển khai các công cụ, quy trình, tích hợp hoạt động riêng biệt, v.v. với Next Matter nhanh hơn bao giờ hết. Cho dù đó là hoạt động kinh doanh, tiếp thị, thực hiện và kho hàng, dịch vụ tại hiện trường hay hoạt động của khách hàng, Next Matter là một nền tảng mô-đun, tất cả trong một có thể được điều chỉnh để phù hợp với nhu cầu chính xác của hoạt động của công ty bạn. Tạo và phát hành các công cụ vận hành một cách nhanh chóng, đồng thời quản lý mọi thứ từ một nền tảng tích hợp duy nhất.
# 7. Freshservice
Freshservice cung cấp tất cả các khả năng và chức năng cần thiết để quản lý dịch vụ CNTT chủ động. Nó cung cấp khả năng tự động hóa mạnh mẽ, giúp cắt giảm chi phí và lao động thủ công. Bạn có thể tự động hóa các quy trình nội bộ bằng cách sử dụng Workflow Automator. Nó cung cấp các tính năng để tự động gán tác nhân cho các yêu cầu. Workflow Automator có thể được sử dụng để thiết kế quy trình công việc phê duyệt cho bạn. Bạn có thể sử dụng chương trình để tự động hóa hoàn toàn quy trình phê duyệt của bàn dịch vụ cho tất cả các mô-đun.
Biểu đồ quy trình làm việc
Biểu đồ quy trình công việc cung cấp một cái nhìn tổng quan bằng hình ảnh về một hệ thống hoặc quy trình kinh doanh. Thông thường, khi bạn đã hoàn thành giai đoạn nghiên cứu sơ bộ và lập kế hoạch dự án, bạn sẽ sử dụng các biểu đồ này để trực quan hóa các nhiệm vụ phức tạp. Bạn sẽ có được một viễn cảnh chi tiết về các nhiệm vụ cấp cao và các phụ thuộc dựa trên thời gian biểu và mục tiêu tổng thể của dự án sau khi bạn đã xây dựng sơ đồ quy trình.
Khi nào nên sử dụng Biểu đồ quy trình làm việc
Biểu đồ quy trình công việc là hình ảnh của một quy trình, cho dù đó là quy trình mới mà bạn đang thiết kế hay quy trình cũ mà bạn đang thay đổi. Ví dụ:
- Một phương pháp để tăng tốc hành trình của khách hàng thương mại điện tử.
- Một chương trình để tăng niềm vui và giữ chân khách hàng.
- Một phương pháp để tự động hóa và cải thiện các quy trình liên quan đến dữ liệu khách hàng của con người.
Sơ đồ quy trình công việc mà bạn sẽ xây dựng trước khi dự án bắt đầu và quá trình tự động hóa quy trình công việc mà bạn sẽ sử dụng để tối ưu hóa và đơn giản hóa các hoạt động, được phân tách bằng sơ đồ quy trình công việc. Điều này là do bản đồ của bạn cung cấp các bước quy trình cụ thể mà các bên liên quan yêu cầu để bắt đầu làm việc, trong khi biểu đồ quy trình làm việc là một biểu diễn trực quan cấp cao có thể hỗ trợ làm rõ các mục tiêu chung trong suốt quy trình.
Cách tạo biểu đồ quy trình công việc
Bắt đầu bằng cách tập hợp các yếu tố chính trong quy trình của bạn trước khi vẽ biểu đồ quy trình làm việc. Kết hợp đầu vào, đầu ra, chuyển đổi và các sản phẩm bàn giao của quy trình chính để đạt được điều này.
#1. Chọn Loại Quy trình Công việc Bạn Muốn.
Hãy suy nghĩ về các chức năng cần thiết cho quy trình của bạn trước khi chọn loại quy trình công việc phù hợp nhất với bạn. Mặc dù bạn có thể thay đổi quy trình của mình khi bạn thực hiện, nhưng việc chọn trước loại quy trình làm việc sẽ đơn giản hơn. Sau đó, bạn sẽ có thể đánh giá mức độ phức tạp hoặc đơn giản của quy trình làm việc của mình.
#2. Chọn điểm bắt đầu và kết thúc của bạn.
Tiếp theo, chọn điểm bắt đầu và điểm kết thúc của quy trình làm việc của bạn. Hãy suy nghĩ về điểm bắt đầu và điểm kết thúc của quá trình của bạn trong khi xác định những điểm này. Có một sự kiện nào đó bắt đầu quá trình không? Có bất kỳ bước hoặc hành động nào đưa quá trình đi đến kết luận không? Giao tiếp thành công khi bắt đầu và kết thúc quy trình sẽ được hỗ trợ bởi các điểm dữ liệu này.
#3. Biên dịch các dữ liệu có liên quan.
Kết nối với các bên liên quan để hiểu từng bước của quy trình nhằm thu thập thông tin. Điều này có thể liên quan đến việc tổ chức một cuộc họp khởi động với đại diện từ các bộ phận và giám đốc điều hành khác nhau để thu thập thông tin và phê duyệt cần thiết để bắt đầu tạo biểu đồ quy trình làm việc của bạn.
#4. Đặt sự kém hiệu quả để nghỉ ngơi
Trước khi tạo quy trình trực quan của bạn, bước cuối cùng là suy nghĩ và loại bỏ bất kỳ sự kém hiệu quả tiềm ẩn nào. Trước khi tạo quy trình công việc của bạn, hãy đảm bảo đánh giá sự kém hiệu quả để bạn có thể tránh mọi vấn đề thay vì phải giải quyết chúng ngay lập tức.
#5. Tạo quy trình làm việc
Cuối cùng, hãy bắt đầu tạo quy trình làm việc của bạn. Ánh xạ dữ liệu đơn vị, điểm dữ liệu và hiệu quả trên sơ đồ mà bạn đã quyết định ở bước một. Của bạn có thể sẽ là duy nhất trong thiết kế của nó bởi vì mỗi quy trình là khác nhau và mọi sơ đồ được thực hiện theo một cách khác.
Luồng công việc tự động
Quy trình làm việc tự động là quá trình sử dụng phần mềm để thực hiện các hoạt động nhất định mà không yêu cầu đầu vào của con người. Nó là một công cụ để tăng tốc, đơn giản hóa và tiêu chuẩn hóa công việc. Quy trình làm việc tự động giúp doanh nghiệp cắt giảm nhân công và các thủ tục lặp đi lặp lại. Kết quả là các quy trình trở nên hiệu quả hơn và nhân viên dành nhiều thời gian hơn cho các nhiệm vụ mang lại giá trị. Điều phối quy trình cũng phụ thuộc rất nhiều vào quy trình làm việc tự động.
Ví dụ về quy trình làm việc tự động
Bây giờ, hãy xem xét một số ví dụ mà bạn đã quen thuộc với tự động hóa quy trình công việc là gì. Mọi quy trình công việc đều có một số tác vụ hoặc hoạt động có thể tự động hóa, tuy nhiên, có các mức độ tự động hóa khác nhau. Dưới đây là một vài ví dụ về các tác vụ mà phần mềm tự động hóa quy trình công việc thường xử lý:
- Yêu cầu dịch vụ được tạo từ email và gửi biểu mẫu.
- Lời mời và sự kiện lịch được thực hiện và gửi đi.
- Phân phối khối lượng công việc dựa trên khối lượng, thời gian hoặc các yếu tố khác.
- Cá nhân thích hợp được phân bổ hoặc định tuyến đến các hạng mục công việc.
- Khi các mục công việc thay đổi trạng thái, email hoặc cảnh báo được gửi, v.v.
Làm thế nào để làm cho quy trình làm việc tự động
Để tự động hóa quy trình làm việc, trước tiên bạn phải hiểu mọi yếu tố ảnh hưởng đến kết quả của nó. Sơ đồ quy trình làm việc, cho dù đó là sơ đồ chính thức với các ký hiệu sơ đồ hoặc danh sách, sẽ được xây dựng sau khi phản hồi từ nhóm đã được thu thập để xác định tiềm năng tự động hóa quy trình làm việc. Một quy trình tự động hóa quy trình công việc được cung cấp dưới đây:
#1. Chỉ định quy trình
Bạn phải hiểu điểm bắt đầu và điểm dừng của quy trình làm việc trước khi có thể tự động hóa quy trình. Điều gì bắt đầu quá trình? Khi nào quy trình công việc kết thúc? Quá trình của bạn phải dẫn đến một đầu ra khác biệt, có thể đếm được.
#2. Xác định từng người tham gia trong quy trình làm việc.
Nối các dấu chấm giữa điểm bắt đầu và điểm kết thúc khi bạn đã xác định vị trí của chúng. Ai tham gia vào quá trình? Bất kỳ cá nhân nào có quyền truy cập vào tài liệu đều phải được xác định, ngay cả khi chỉ để xem xét hoặc phân phối tài liệu đó.
#3. Liệt kê tất cả các chương trình, công cụ và hệ thống.
Bạn phải thu hút sự chú ý đến các hệ thống, công cụ và ứng dụng có tác động đến nhiệm vụ bên cạnh các cá nhân tham gia vào quy trình làm việc. Ví dụ: các công cụ cộng tác, hộp thư đến được chia sẻ, cơ sở dữ liệu hoặc các bộ phận cũ như ERP, CRM hoặc HRIS. Đảm bảo tính đến tác động của quy trình làm việc nếu nhóm của bạn sử dụng hệ thống tự động hóa ít mã hoặc một loại chiến lược tương tác khác.
#4. Quan sát tất cả các đầu vào có thể.
Quy trình làm việc có thể phụ thuộc vào dữ liệu hoặc thông tin từ các nguồn khác nhau. Đây có thể là các biểu mẫu thu thập thông tin từ một ứng dụng hoặc hệ thống, chẳng hạn như yêu cầu, email, tin nhắn, bot hoặc dữ liệu.
#5. Coi chừng tất cả các Handoffs.
Các vấn đề thường phát sinh khi một mục quy trình công việc hoặc một phần thông tin được chuyển giao. Những điều này có thể dẫn đến tắc nghẽn, không theo dõi được hoặc vật phẩm bị đình trệ do không rõ ai sẽ xử lý vật phẩm tiếp theo.
#6. Tạo một danh sách mong muốn cho tự động hóa
Sau khi tạo một kế hoạch chi tiết cho quy trình của bạn, hãy lập danh sách tất cả các nhiệm vụ và hoạt động mà bạn muốn tự động hóa.
#7. Tạo Quy trình làm việc trong Lặp lại Tương lai của nó.
Bây giờ bạn đã sẵn sàng để cập nhật quy trình làm việc bằng công cụ tự động hóa ưa thích của mình. Sử dụng công cụ mã thấp sẽ cho phép bạn tạo quy trình công việc và định cấu hình tự động hóa của mình bằng giao diện trực quan dễ sử dụng.
#số 8. Kiểm tra sự lặp lại trong tương lai.
Hãy cẩn thận kiểm tra quy trình công việc mới trước khi giới thiệu quy trình đó với nhóm của bạn để đảm bảo rằng đầu ra đáp ứng kết quả mong muốn và không có vấn đề nào, chẳng hạn như tắc nghẽn, silo hoặc rò rỉ dữ liệu.
#9. Giáo dục khách hàng của bạn
Bạn phải đào tạo nhân viên của mình sử dụng công cụ mới nếu phần mềm quy trình công việc bạn sử dụng không quen thuộc với họ. Nếu họ đã quen với hệ thống của bạn, hãy kiểm tra xem liệu họ có biết về các giai đoạn trong quy trình làm việc được tối ưu hóa và có cảm thấy thoải mái khi thực hiện nó hay không.
#10. Triển khai, Theo dõi và Cải thiện
Bạn bắt đầu quá trình giám sát liên tục và thỉnh thoảng tinh chỉnh quy trình làm việc sau khi bạn cho phép nhóm của mình hoàn toàn rõ ràng để triển khai quy trình làm việc mới được tự động hóa nhằm đảm bảo độ chính xác, hiệu quả và năng suất của quy trình.
Quy trình làm việc so với quy trình làm việc là gì?
Flow hiệu quả hơn các trình tạo quy trình và quy tắc. Mặc dù các quy tắc quy trình công việc luôn được thực hiện ở chế độ nền nhưng chúng có thể cung cấp các màn hình hướng dẫn chúng tôi thực hiện quy trình kinh doanh của mình. Các luồng không bị hạn chế đối với một thực thể nhất định.
5 giai đoạn của quy trình làm việc là gì?
Để quản lý công việc của mình, chúng tôi thường sử dụng quy trình công việc gồm năm giai đoạn. Khi bất cứ điều gì thu hút sự chú ý của chúng tôi, chúng tôi (1) viết nó ra, (2) giải thích ý nghĩa của nó và (3) sắp xếp kết quả. Sau đó, chúng tôi (4) thường xuyên suy nghĩ về kết quả để quyết định (5) tương tác với điều gì tiếp theo.
Bốn loại quy trình làm việc là gì?
Bốn gợi ý để thiết kế một mô hình quy trình công việc thành công:
- Bắt đầu bằng cách động não.
- Thách thức kết quả động não của bạn.
- Kiểm tra xem có tiến trình nào có thể chạy đồng thời không.
- Xác định rõ vai trò và trách nhiệm.
bài viết liên quan
- Phần mềm quản lý quy trình làm việc: Các tùy chọn hàng đầu trong năm 2023
- TỰ ĐỘNG HÓA QUY TRÌNH CÔNG VIỆC: Định nghĩa, Bước, Phần mềm, Lợi ích & Tiếp thị
- 10 HỆ THỐNG QUẢN LÝ QUY TRÌNH CÔNG VIỆC TỐT NHẤT: Đánh giá năm 2023(
- CÔNG CỤ SƠ ĐỒ QUY TRÌNH KINH DOANH: Công dụng, Công cụ miễn phí & Hướng dẫn
- QUẢN LÝ DỰ ÁN TRELLO: Mẫu, Tính năng & Công dụng chính
dự án
