Một trong những khía cạnh quan trọng nhất của việc điều hành một công ty thành công là thiết lập lịch trình làm việc cho nhân viên. Có thể chuẩn bị một lịch trình làm việc là điều quan trọng đối với cả nhân viên và công ty, đồng thời đòi hỏi năng lực đa nhiệm và khả năng giải quyết vấn đề sáng tạo. Việc lên lịch cho nhân viên có thể được thực hiện thủ công mỗi tuần bằng bút chì và giấy hoặc tự động bằng phần mềm lập lịch, tùy thuộc vào nhu cầu của doanh nghiệp bạn. Người quản lý có thể sử dụng hướng dẫn này để tìm hiểu về các loại lịch làm việc hàng tuần khác nhau mà họ có thể ban hành hoặc sửa đổi. Chỉ cần đọc trên!
Lịch làm việc là gì?
Lịch trình làm việc cho người lao động biết khi nào và vào những ngày nào họ phải làm công việc của mình. Lịch trình làm việc của nhân viên có thể ảnh hưởng đến trách nhiệm, tiền lương, phúc lợi và sự tuân thủ luật liên bang và tiểu bang của họ.
Các loại lịch làm việc
# 1. Người lập lịch làm việc toàn thời gian
Làm việc từ 37 đến 40 giờ một tuần thường được coi là toàn thời gian. Những công việc toàn thời gian thường có các gói phúc lợi toàn thời gian vì yêu cầu nhiều giờ. Kỳ nghỉ và thời gian ốm đau, bảo hiểm y tế và một loạt các kế hoạch tiết kiệm hưu trí đều là những đặc quyền có thể có.
Các nhân viên toàn thời gian thường làm việc theo cùng một lịch trình làm việc hàng tuần, mặc dù lịch trình này khác nhau ở mỗi người sử dụng lao động. Tuần làm việc toàn thời gian điển hình bao gồm 40 giờ, trải dài từ Thứ Hai đến Thứ Sáu, từ 9:00 sáng đến 5:00 chiều. Thông thường, những người lao động toàn thời gian làm việc từ 35 đến 40 giờ một tuần tại cùng một địa điểm trong cùng một ca làm việc. Tuy nhiên, trong một số ngành, chẳng hạn như bán lẻ, sự thay đổi có thể thay đổi.
# 2. Người lập lịch làm việc bán thời gian
Người lao động bán thời gian là người làm việc ít hơn 40 giờ mỗi tuần. Bạn có thể sử dụng thời gian nghỉ theo ý muốn, vì vậy bạn vẫn có thể chăm sóc gia đình và các nghĩa vụ khác ngoài công việc.
Giờ làm việc của người lao động bán thời gian có thể thay đổi rất nhiều từ tuần này sang tuần khác và họ có thể không nhận được quyền lợi như người lao động toàn thời gian. Một tuần làm việc bán thời gian điển hình sẽ bao gồm làm việc từ Thứ Hai đến Thứ Tư, từ 7:00 sáng đến 11:00 sáng và sau đó làm việc từ 11:00 sáng đến 7:00 tối vào Thứ Bảy và Chủ Nhật.
# 3. Trình tạo lịch làm việc cố định
Giờ làm việc và số ngày trong tuần theo lịch trình đều đặn hàng tuần. Một khi người sử dụng lao động và người lao động đồng ý về một lịch trình đã định, chẳng hạn như số giờ mỗi tuần và các ngày trong tuần, thì lịch trình đó có nhiều khả năng duy trì ổn định. Một tuần làm việc thông thường có thể bao gồm 8:30 sáng đến 5:00 chiều, từ Thứ Hai đến Thứ Sáu hoặc 3:00 chiều đến 11:00 chiều, từ Thứ Năm đến Chủ Nhật, tương ứng.
#4. Trình tạo lịch làm việc linh hoạt
Khi so sánh với một lịch trình đã định, một lịch trình linh hoạt sẽ thoải mái hơn. Người lao động và ông chủ nói về tuần làm việc của người lao động sẽ được thiết lập như thế nào. Tùy thuộc vào chính sách của công ty, nhân viên có thể phải làm việc một số giờ nhất định mỗi tuần hoặc đến làm việc vào một giờ nhất định mỗi ngày. Tuy nhiên, nhân viên thường có thể linh hoạt thay đổi ca làm việc với đồng nghiệp của họ để đáp ứng nhu cầu kinh doanh và cá nhân của người sử dụng lao động tương ứng của họ.
Lịch làm việc có thể thay đổi vô hạn có thể trông giống như sau: Từ Thứ Hai đến Thứ Sáu, 9:00 sáng đến 12:30 chiều, Thứ Ba đến Thứ Sáu, 11:00 sáng đến 4:00 chiều, Thứ Bảy và Chủ Nhật, 2:00 chiều đóng cửa.
# 5. Trình tạo lịch làm việc theo ca xoay
Thông thường, công nhân sẽ được sắp xếp làm việc theo nhiều ca khác nhau trong tuần, chẳng hạn như ban ngày, xoay vòng và ban đêm. Chu trình này hỗ trợ cân bằng các ca làm việc để không có công nhân nào được phân công số giờ mong muốn ít nhất một cách nhất quán. Mặc dù công việc theo ca ít phổ biến hơn, nó vẫn hiện diện trong nhiều ngành công nghiệp, bao gồm quân đội, xây dựng, làm đường, nhà máy điện và chăm sóc sức khỏe. Tùy thuộc vào tính chất của nhiệm vụ, những ca làm việc này có thể lặp lại hàng tuần hoặc ba tháng một lần.
Nhiều công nhân có thể khó thích nghi với thói quen mới. Các thói quen thường xuyên của nhân viên, bao gồm cả khi họ ăn, ngủ và tương tác với gia đình và bạn bè, có thể bị gián đoạn bởi sự thay đổi liên tục trong lịch trình của họ.
Làm thế nào để bạn xác định lịch làm việc tốt nhất cho doanh nghiệp của mình?
Hãy suy nghĩ về những gì bạn đang tìm kiếm, khi bạn hoạt động tích cực nhất và bạn mất bao lâu để làm công việc thường xuyên. Một số công ty phát triển mạnh nhờ một loại thời gian biểu nhất định, trong khi những công ty khác làm tốt hơn với một loại thời gian biểu khác. Quyết định một mô hình thời gian biểu và thử nó. Cung cấp cho nhân viên nhiều thông báo nếu bạn cần thực hiện các điều chỉnh, chẳng hạn như thực hiện lịch trình theo yêu cầu.
Một số cách tốt nhất để thiết lập và cập nhật lịch làm việc là gì?
Nhiều công ty sử dụng một trong nhiều ứng dụng lập lịch truy cập cho các mục đích nội bộ. Nó cho phép họ cập nhật thông tin mới nhất, thiết lập lời nhắc thường xuyên và đánh dấu những ngày quan trọng cho các hoạt động chỉ diễn ra một lần. Có rất nhiều phần mềm và ứng dụng tạo điều kiện thuận lợi cho việc gửi yêu cầu nghỉ phép từ nhân viên và gửi lời nhắc nếu bạn cần trợ giúp để lấp đầy một ngày. Bạn cũng có thể sử dụng lịch hoặc bảng tính.
Tầm quan trọng của người lập lịch làm việc
Có một số kỹ thuật lập kế hoạch làm việc quan trọng cho nhân viên, ngoài việc đảm bảo rằng tất cả các ca làm việc và nhiệm vụ đều theo thứ tự
# 1. Tiết kiệm thời gian
Nếu bạn sử dụng các phương pháp lập lịch hiệu quả, bạn sẽ có nhiều thời gian hơn để dành cho các nhiệm vụ lãnh đạo và ít thời gian hơn để lãng phí vào các sửa đổi nhỏ và hậu cần.
# 2. Đảm bảo tuân thủ pháp luật
Ngoài việc đảm bảo rằng mỗi nhân viên làm việc với số giờ thích hợp mỗi tuần, các phương pháp lập lịch trình tốt cho nhân viên giúp bạn đáp ứng các nghĩa vụ pháp lý đối với người lao động toàn thời gian so với người lao động theo giờ.
# 3. Thiết lập tính nhất quán
Lập lịch trình làm việc hàng tuần với một số suy nghĩ trước sẽ cho bạn cảm giác chắc chắn về những người sẽ làm việc mỗi tuần, giúp bạn quản lý nhân viên của mình tốt hơn. Cũng dễ dàng giao trách nhiệm lên lịch cho người giám sát hoặc các nhân viên khác.
#4. Xác định chi phí lao động
Việc lập lịch trình không phù hợp có thể khiến công việc kinh doanh của bạn trở nên hụt hẫng hoặc dẫn đến chi phí tiền lương không cần thiết do nhân viên làm việc quá sức. Họ có thể giảm thiểu chi phí thay thế một nhân viên nghỉ việc thông qua lập kế hoạch chiến lược.
# 5. Tăng sự hài lòng của khách hàng
Lịch trình làm việc rất quan trọng vì chúng giúp đảm bảo rằng khách hàng và thân chủ nhận được dịch vụ tốt hơn.
Tạo động lực và giữ chân người lao động là một lợi ích khác của việc tạo ra lịch trình làm việc hiệu quả. Một nhân viên có thể cảm thấy bị coi thường và không hài lòng nếu người quản lý của họ liên tục đưa ra lịch trình làm việc vào phút cuối hoặc phân công họ theo ca mà họ không rảnh. Thời gian biểu đơn giản, có thể điều chỉnh được phát triển sự tôn trọng và đặc biệt quản lý thời gian.
Trình tạo lịch trình Apps for Work hoạt động như thế nào?
Phần lớn các chương trình tạo lịch làm việc đều có chung một số tính năng. Thông thường, phần mềm này cho phép người quản lý và chủ doanh nghiệp tạo và sửa đổi lịch biểu, cũng như phân công ca làm việc cho nhân viên, với tất cả các chi tiết quan trọng được kết nối, chẳng hạn như địa điểm, ngày, giờ, nhiệm vụ và bất kỳ loại tệp nào. Các ứng dụng dành cho lịch làm việc tạo lịch trình cho công nhân cũng có thể chứa đồng hồ thời gian để theo dõi số giờ làm việc của nhân viên. Bảng chấm công là một phương tiện để theo dõi giờ làm việc của nhân viên và tính lương của người giám sát.
Ngày nay, các ứng dụng dành cho công việc tạo lịch làm việc cho nhân viên trở nên phổ biến ở cả phiên bản dành cho máy tính để bàn và thiết bị di động. Sau đó là dành cho những người làm việc ở xa.
Ứng dụng cho lịch làm việc
Hãy cùng tìm hiểu sâu hơn về các ứng dụng dành cho lịch làm việc có thể đơn giản hóa các thay đổi về thời gian vào phút chót.
# 1. DeskTime
DeskTime là một giải pháp lập lịch và theo dõi thời gian trọn gói dành cho các doanh nghiệp. Lịch trình làm việc có thể được điều chỉnh cho phù hợp với một số nhóm hoặc cá nhân nhất định. Người quản lý có thể bao gồm những thứ như tổng số giờ làm việc và số giờ tối thiểu bắt buộc khi lập lịch trình. Tất cả nhân viên có toàn quyền truy cập và hiển thị vào bảng điều khiển. Các tính năng bổ sung của thời gian làm việc bao gồm theo dõi thời gian, phân tích năng suất và cơ hội để tạo báo cáo hiệu quả và năng suất.
# 2. Khi tôi làm việc
When I Work là một chương trình lên lịch cho nhân viên tiện lợi cho phép bạn thực hiện và sửa đổi lịch làm việc chỉ trong vài phút. Giao diện người dùng trực quan giúp công nhân dễ dàng trao đổi ca làm việc với nhau. Chữ ký của người giám sát thậm chí không cần thiết.
Chỉ mất hai cú nhấp chuột để chọn công nhân từ danh sách và giao ca cho họ. Ngoài ra, việc sử dụng màu sắc để chỉ định trách nhiệm có thể hỗ trợ giao tiếp khi các kế hoạch phát triển. When I Work cũng có các tính năng phân tích và theo dõi thời gian có thể giúp bạn quản lý ngân sách lao động của mình chính xác hơn dựa trên số giờ làm việc thực tế. Chương trình này cũng hữu ích như nhau đối với các nhà máy, khách sạn và các doanh nghiệp khác có nhân viên đang di chuyển cũng như đối với những doanh nghiệp có thiết lập văn phòng truyền thống. Các ứng dụng dành cho lịch làm việc này có thể áp dụng trên điện thoại thông minh và có chức năng trò chuyện tích hợp để các thành viên trong nhóm giao tiếp trực tuyến.
# 3. Shiftboard
Khi nói đến việc lên lịch cho công nhân trong các ngành công nghiệp quan trọng, Shiftboard là một trong những công cụ tốt nhất hiện có. Lợi ích của tổ chức mở rộng đến các ngành dịch vụ như chăm sóc sức khỏe và khách sạn cũng như các ngành lấy sản phẩm làm trung tâm như sản xuất và hóa dầu.
# 4. Connecteam
Connecteam phục vụ như một nơi gặp gỡ cho các nhóm phân tán. Kế hoạch lịch trình làm việc này có thể được những người trong ngành bán lẻ, khách sạn, an ninh hoặc xây dựng quan tâm đặc biệt. Bạn có thể sắp xếp ca làm việc, giao trách nhiệm và theo dõi thời gian làm việc từ bên trong cùng một giao diện trực quan. Phần mềm này giúp các công ty sử dụng cả nhân viên làm việc tại bàn và làm việc từ xa để duy trì các đường truyền thông tin liên lạc hiệu quả. Tích hợp cơ sở kiến thức và nhắn tin trong ứng dụng của Connecteam đều là những công cụ hữu ích để hỗ trợ nhân viên tham gia và giáo dục liên tục. Ở đó cũng có một công cụ để thực hiện các cuộc thăm dò ý kiến để gửi cho người lao động.
# 5. Nhân loại
Humanity là một chương trình cho phép bạn lập kế hoạch làm việc của mình trên máy tính, điện thoại hoặc máy tính bảng. Civilization có thể giúp bạn loại bỏ tới 80% công việc phải làm liên quan đến việc lập lịch trình. Mặt khác, bạn tránh được những sai lầm trong lịch trình của mình bằng cách điều chỉnh các mẫu phù hợp với từng kịch bản riêng lẻ và thực hiện các tiêu chí về tính khả dụng.
Giao diện được thiết kế thân thiện với người dùng, vì vậy ngay cả những đội có ít chuyên môn kỹ thuật cũng sẽ có thể sử dụng nó một cách hiệu quả để cung cấp dịch vụ khách hàng cao cấp. Với sự chấp thuận của quản lý, người lao động có tùy chọn yêu cầu hoán đổi hoặc hủy bỏ ca làm việc. Với sự văn minh, chủ sở hữu công ty có thể cắt giảm chi phí liên quan đến việc sắp xếp ca làm việc vì quy trình được sắp xếp hợp lý hơn.
# 6. Homebase
Trong các công ty tính phí khách hàng theo giờ, Homebase có thể là một công cụ vô giá. Công cụ này cho phép bạn làm nhiều việc hơn là chỉ quản lý ca làm việc; bạn cũng có thể giới thiệu nhân viên mới, giữ liên lạc với nhóm và theo dõi chi phí lao động. Homebase trang bị cho người dùng những công cụ độc đáo cho những tác vụ cụ thể này.
Trình tạo lịch làm việc hàng tuần
Người sử dụng lao động và nhân viên được hưởng lợi từ kế hoạch làm việc hàng tuần cho biết ai sẽ làm việc theo ca nào và khi nào. Đó là một phương pháp sắp xếp lịch cho nhân viên theo ca cụ thể để đáp ứng nhu cầu hoạt động. Nó nhắc nhở nhân viên báo cáo làm việc khi nào và bao lâu. Có thể là một thách thức để đạt được sự cân bằng giữa mong muốn của công ty và mong muốn của nhân viên. Do đó, điều quan trọng là phải lập lịch trình làm việc hàng tuần một cách cẩn thận phù hợp với nhu cầu của mọi người.
Người sử dụng lao động và nhân viên có thể sử dụng lịch làm việc hàng tuần để sắp xếp xem ai sẽ làm việc theo ca nào. Nó giúp các doanh nghiệp đáp ứng nhu cầu của khách hàng tốt hơn bằng cách cho phép họ đưa công nhân vào những ca làm việc tốt nhất với lịch trình của họ. Đó cũng là một cách tốt để nhắc nhở công nhân về thời gian và ngày làm việc cụ thể của họ. Nó có thể là một thách thức để đáp ứng cả mong muốn và nhu cầu của doanh nghiệp và nhân viên của nó. Do đó, điều quan trọng là phải lập lịch trình làm việc hàng tuần một cách cẩn thận phù hợp với nhu cầu của mọi người.
Lịch làm việc hàng tuần có giống với lịch hạn ngạch hàng tuần không?
Tóm lại, chắc chắn. Lịch trình làm việc và lịch trình rota đồng nghĩa ở chỗ cả hai đều xác định ngày, giờ và nhiệm vụ của nhân viên trong tuần sắp tới. Một rota có vẻ giống như một sự thay thế không chính thức cho một lịch trình, nhưng trên thực tế, chúng phục vụ cùng một mục đích.
Làm thế nào để cấu trúc một ngày của tôi?
Cách tốt nhất để lên kế hoạch cho ngày của bạn bao gồm;
- Lập danh sách việc cần làm
- Tạo một lịch trình hàng ngày trước.
- Tạo một lịch trình buổi sáng.
- Tạo kế hoạch dự phòng trong trường hợp gián đoạn.
- Tận dụng thời gian khi bạn làm việc hiệu quả nhất.
- Thiết lập một thời gian nghỉ ngơi.
- tập hợp các hoạt động tương tự thành các nhóm.
- Thiết lập thời gian cho thông báo và email
Làm cách nào để lập kế hoạch dễ dàng hơn?
Dưới đây là những cách bạn có thể đơn giản hóa lịch trình kinh doanh của mình;
- Loại bỏ lạm dụng lập kế hoạch
- Lịch trình nên được truy cập trực tuyến
- Hiểu doanh nghiệp của bạn
- Truyền đạt hiệu quả lịch biểu của bạn.
- Nhận ra nhân viên của bạn.
Làm cho nó đơn giản để thay đổi kế hoạch của bạn.
Lịch làm việc kết hợp
Mục tiêu của mô hình làm việc kết hợp là tạo ra một tình huống đôi bên cùng có lợi cho người sử dụng lao động và người lao động. Trong thiết lập này, nhân viên có thể phân chia thời gian của họ giữa làm việc ở nhà và đến văn phòng. Với mô hình này, vị trí của nhân viên của bạn không phải là yếu tố hạn chế duy nhất. Cách họ quản lý ngày của mình, hoàn thành công việc và báo cáo về đồng nghiệp của họ đều được xem xét.
Lịch trình 2 2 3 Cho Công việc là gì?
Thông thường cần bốn đội công nhân cho mô hình ca 2-2-3 (đôi khi được gọi là lịch trình Panama) để đảm bảo đủ hoạt động 24 giờ. Mỗi nhóm làm việc trong hai ngày liên tục vào ban ngày, sau đó nghỉ hai ngày, và cuối cùng làm việc trong ba ngày liên tục vào ban đêm. Trong suốt chu kỳ 28 ngày, quá trình này được lặp lại. Thời lượng ca làm việc tiêu chuẩn là 12 giờ, do đó, tổng số giờ làm việc của một nhân viên trong tuần không bao giờ thay đổi quá 48 giờ (mặc dù số ngày nghỉ của họ sẽ dao động trong suốt chu kỳ).
Lịch trình làm việc 5 4 9 là gì?
Các nhân viên trong CWS 5-4 / 9 làm việc bốn ngày 9 giờ và một ngày 8 giờ trong một tuần làm việc và bốn ngày 9 giờ và một ngày nghỉ trong tuần khác, ngoài thời gian ăn trưa được chỉ định của Văn phòng.
Lịch làm việc 5'2 2 5 là gì?
Điều này có thể là lý tưởng nếu bạn đang cố gắng tận dụng tối đa thời gian trong kỳ nghỉ của mình. Có hai nhóm sự kiện được lên kế hoạch cho khoảng thời gian này. Một đội làm việc năm ngày và năm ngày nghỉ hai tuần một lần, đội còn lại làm việc hai ngày và hai ngày nghỉ. Nhóm thứ hai có lịch trình 5 bật, 2 tắt, 2 bật và 5 nghỉ. Mỗi đêm, thủ tục này được thực hiện một lần nữa, nhưng lần này với hai đội bổ sung. Đó là một chiến lược tuyệt vời để thường xuyên nghỉ giải lao kéo dài. Tuy nhiên, người lao động được yêu cầu làm việc trong năm ngày 12 giờ trong suốt bảy ngày, chỉ có hai ngày nghỉ giữa các ngày.
Phương pháp lập kế hoạch tốt nhất là gì?
Đây là những phương pháp lập kế hoạch dự án tốt nhất để lựa chọn;
- Phân tích toán học.
- Thời lượng nén
- Mô phỏng
- Kinh nghiệm san bằng tài nguyên
- Biểu đồ Gantt
- Danh sách công việc
- Xem Lịch
Làm thế nào để bạn quản lý lịch làm việc hàng ngày của bạn?
Dưới đây là 10 bí quyết giúp bạn làm chủ và quản lý công việc hàng ngày;
- Được tổ chức
- Ưu tiên một cách khôn ngoan.
- Tránh sự thôi thúc phải đa nhiệm
- Loại bỏ phiền nhiễu.
- Tìm hiểu xem bạn hiện đang sử dụng thời gian như thế nào
- Học cách nói không
- Gán giới hạn thời gian cho các nhiệm vụ.
- Tạo một lịch trình hàng ngày và gắn bó với nó
- Xây dựng trong bộ đệm
- Nhóm các nhiệm vụ tương tự lại với nhau
- Xây dựng trong bộ đệm
Kết luận
Lịch làm việc thường đề cập đến số ngày mỗi tuần và số giờ mỗi ngày mà một nhân viên phải làm việc. Lịch làm việc có thể được chia thành một vài loại riêng biệt, mỗi loại phụ thuộc vào các yếu tố như ngành, quy mô công ty và cấp độ nhân viên. Mùa cũng có thể có tác động đến lịch trình của bạn.
Do đó, trước khi nhận một công việc, điều quan trọng là phải tìm hiểu xem bạn sẽ phải làm việc trong bao nhiêu giờ. Bằng cách này, về cơ bản bạn có thể ngăn chặn những bất ngờ khó chịu tại nơi làm việc.
Câu Hỏi Thường Gặp
Lịch trình làm việc 5 5 4 là gì?
Độ dài chu kỳ trong hệ thống này là 10 ngày. Một mẫu thay đổi lịch trình làm việc quan trọng có đội A làm việc XNUMX ngày liên tục trong ca đầu tiên XNUMX giờ, sau đó nghỉ ba ngày.
Lịch trình làm việc 2 2 1 là gì?
Lịch trình 2-2-1 bao gồm ca hai đêm, ca hai ngày và một ca qua đêm và còn được gọi là lịch làm việc ngược chiều kim đồng hồ.
Tốt hơn là làm việc 4 ngày 10 giờ hay 5 ngày 8 giờ?
Làm việc năm ca tám giờ cũng giống như làm việc bốn ca 10 giờ, vì vậy đó là một thương mại công bằng.
Bài viết liên quan
- Lịch trình làm việc: Các bước để lên lịch cho nhân viên một cách hiệu quả
- Năm lợi ích của việc sử dụng phần mềm lập lịch trình cho nhân viên
- Lịch làm việc của nhân viên: Các loại & 5 ứng dụng lên lịch làm việc cho nhân viên tốt nhất
- LỊCH TRÌNH SHIFT 12 GIỜ: Nó là gì và nó hoạt động như thế nào
Chuyển hướng
- Với
- Thật vậy.com
- thebalancemoney.com
