Về lý thuyết, lập kế hoạch cho nhân viên hiệu quả rất đơn giản: tạo ra những lịch trình làm việc lý tưởng sao cho bạn không bao giờ thừa hoặc thiếu nhân viên. May mắn thay, có một số tin tức tích cực. Trong bài đăng này, bạn sẽ tìm hiểu chìa khóa để lập lịch hiệu quả, cũng như cách lập lịch cho nhân viên hiệu quả trong các bước đơn giản trong phần mềm lập lịch. Hãy xem xét các chìa khóa để sắp xếp công việc một cách hiệu quả để làm nền tảng cho việc lập kế hoạch. Ngoài ra, chúng tôi cũng xem xét lịch làm việc của nhân viên.
Kiến thức cơ bản về lập kế hoạch làm việc hiệu quả cho nhân viên
Việc tạo ra một lịch trình làm việc hiệu quả của nhân viên đòi hỏi phải cân bằng một cách cẩn thận cả nhu cầu nhân sự và công ty. Ví dụ, tinh thần và hiệu suất của nhân viên sẽ bị ảnh hưởng nếu bạn chỉ tập trung vào các nhu cầu kinh doanh, chẳng hạn như có sự kết hợp của các ca làm việc phù hợp, mà không tính đến việc một số nhân viên sẽ không được hưởng một ca làm việc cụ thể.
# 1. Yêu cầu nhân viên
Yêu cầu về lịch trình làm việc của nhân viên của bạn có thể thay đổi tùy thuộc vào vị trí công việc của họ. Họ yêu cầu thông báo trước để quản lý cuộc sống của họ. Thông báo thay đổi liên tục vào phút cuối sẽ dẫn đến sự bực bội và không hài lòng.
Có những thay đổi phù hợp với lịch trình làm việc của họ. Ví dụ, một ca làm đêm không chắc là lý tưởng cho một nhân viên có gia đình. Mặt khác, một số người độc thân hoặc mới tốt nghiệp đại học có thể hạnh phúc hơn với hình thức thay đổi này.
Biết công việc của họ đòi hỏi gì để họ biết những gì được mong đợi ở họ. Có thể tự quản lý các yêu cầu về thời gian nghỉ, điều mà phần mềm lập lịch làm việc của nhân viên cho phép họ thực hiện một cách dễ dàng.
# 2. Điều kiện tiên quyết của Doanh nghiệp
Các nhu cầu lên lịch của công ty bạn có thể khác nhau tùy thuộc vào các phòng ban bạn làm việc. Những nhu cầu này bao gồm:
Sự kết hợp tốt nhất giữa các ca cho doanh nghiệp của bạn. Một số kiểu thay đổi phù hợp với công ty của bạn hơn những kiểu khác. Ví dụ, đối với các hoạt động 24 giờ, các ca luân phiên hoạt động tốt. Mặt khác, thiết lập lịch trình làm việc phù hợp với các công ty chủ yếu tuyển dụng nhân viên chuyên nghiệp.
Mong muốn về lịch trình làm việc hiệu quả đảm bảo bạn luôn có số lượng nhân sự phù hợp trong công việc. Điều này giúp bạn kiểm soát chi phí lao động.
Có thể xử lý tỷ lệ thay đổi của nhân viên hiệu quả hơn, điều này đặc biệt quan trọng nếu bạn sở hữu một nhà hàng nơi tỷ lệ thay đổi nổi tiếng là cao. Có quyền truy cập vào phần mềm lập lịch tích hợp liền mạch với hệ thống POS của bạn để cắt giảm thời gian tạo và quản lý lịch làm việc.
Cách lập lịch trình hiệu quả cho nhân viên
Bây giờ bạn đã hiểu tầm quan trọng của việc tích hợp các nhu cầu của công ty và nhân viên vào lịch trình làm việc của mình, hãy cùng xem phương pháp rõ ràng gồm 9 bước để lập lịch trình cho nhân viên một cách hiệu quả (bao gồm các ví dụ). Lập lịch tài nguyên Wallchart có thể là một công cụ hữu ích để kiểm tra
Bước 1: Xác định tiêu chuẩn năng suất làm việc của bạn
Đây là một quy trình gồm hai bước:
Xác định mức độ công việc mà một công việc cụ thể yêu cầu một nhân viên phải làm trong một lượng giờ nhất định. Tùy thuộc vào ngành, "lượng công việc" có thể được tính theo một số cách. Ví dụ: nếu bạn sở hữu một nhà hàng, bạn có thể theo dõi số lượng bìa và cài đặt vị trí mà người phục vụ hoàn thành trong một khoảng thời gian nhất định. Lặp lại giai đoạn này cho từng vị trí công việc trong doanh nghiệp của bạn.
Nêu rõ trách nhiệm của từng vị trí việc làm. Một lần nữa, tùy thuộc vào công ty của bạn, các nhiệm vụ này sẽ khác nhau. Tiếp tục với ví dụ về nhà hàng, nhân viên bếp sẽ chịu trách nhiệm chuẩn bị thức ăn, chuẩn bị thức ăn cho khách hàng và dọn dẹp trạm của họ vào cuối ca.
Bước 2: Vẽ biểu đồ về các mức độ hoạt động hiện tại.
Nếu bạn đã nắm được các kỳ vọng về sản xuất công việc, đã đến lúc đánh giá mức độ hoạt động hiện tại — mức độ bận rộn của bạn vào những ngày nhất định và vào những thời điểm nhất định trong ngày.
Báo cáo này sẽ hỗ trợ bạn xác định số lượng nhân viên chính xác để sắp xếp trong giờ làm việc của bạn. Mặc dù bạn có thể bị cám dỗ để đưa ra quyết định tuyển dụng dựa trên trực giác (xét cho cùng, bạn hiểu rõ công ty của mình hơn bất kỳ ai), nhưng hãy chống lại sự thôi thúc. Bản năng của bạn có thể không chính xác, dẫn đến lịch trình kém hơn lý tưởng khiến bạn thừa hoặc thiếu nhân lực.
Phân tích dữ liệu thị trường từ các báo cáo doanh thu và lao động để tư vấn quy trình lập kế hoạch làm việc là một chiến lược hiệu quả hơn. Ví dụ: báo cáo bán hàng sẽ cho các chủ nhà hàng biết họ đang làm bao nhiêu bìa vào một số ngày, khoảng thời gian bận rộn nhất là gì và tháng nào bận rộn hơn những tháng khác. Những dữ liệu này sẽ hỗ trợ xác định những ca cụ thể cần nhiều nhân công hơn và ngược lại.
Bước 3: Dự đoán mức độ hoạt động trong tương lai
Dự báo mức độ hoạt động trong tương lai bằng cách sử dụng mức độ hoạt động hiện tại. Xem xét các chu kỳ bán hàng hàng ngày, hàng tháng, hàng quý và hàng năm. Nếu dữ liệu của bạn cho thấy một số thời điểm nhất định trong ngày hoặc trong năm thường xuyên bận rộn hơn những thời điểm khác, bạn có thể dự đoán chắc chắn rằng mô hình này sẽ tự lặp lại và lập kế hoạch cho phù hợp.
Bạn cũng có thể kiểm tra điều này nếu bạn cần lập kế hoạch quản lý thời gian của nhân viên và ngay cả khi bạn muốn lên lịch làm việc của bạn.
Bước 4: Tính chính xác số lượng nhân viên cần thiết
Một lần nữa, hãy chống lại ham muốn đi theo bản năng ruột của bạn và cố gắng tìm ra bao nhiêu người bạn sẽ cần. Trừ số lượng khách hàng ra khỏi tiêu chuẩn sản xuất. Ví dụ: nếu bạn quản lý một nhà hàng có trung bình 150 phục vụ vào các ngày thứ Ba và một người phục vụ có thể làm 30 phục vụ trong ca 8 giờ, có thể bạn sẽ cần 5 máy chủ.
Điều quan trọng cần nhớ là một số nhân viên làm việc năng suất hơn những người khác. Mặc dù bạn không muốn làm việc quá sức cho những nhân viên này, nhưng bạn có thể sắp xếp lịch cho ít người hơn khi họ đang trong ca trực. Cuối cùng, sử dụng bản năng của bạn để kiểm tra lại kết quả của bạn và thực hiện bất kỳ chỉnh sửa cuối cùng nào cảm thấy chính xác.
Bước 5: Xem xét các yêu cầu của nhân viên (và các cân nhắc khác)
Động thái tiếp theo là đạt được sự cân bằng giữa nhu cầu về một lịch trình làm việc hiệu quả và nhu cầu của nhân viên. Điều này ngụ ý rằng bạn phải đảm bảo rằng bạn:
- Những thay đổi trong lịch trình làm việc nên được thông báo trước cho nhân viên.
- Kết hợp ca làm việc với nhân sự thích hợp.
- Phân bổ số ca làm việc hợp lý cho mỗi nhân viên.
- Để tránh hiểu nhầm, hãy mô tả rõ ràng các chức năng.
- Giúp công nhân chuyển ca dễ dàng.
- Cho phép nhân viên xử lý các yêu cầu về thời gian nghỉ của họ.
Đừng quên lập kế hoạch cho việc nghỉ học và hoán đổi ca vào phút cuối. Cuối cùng, hãy phối hợp chặt chẽ với bộ phận nhân sự của bạn để xác minh rằng bạn không vi phạm bất kỳ quy định lao động nào hoặc tự giáo dục bản thân về các quy định trong khu vực của bạn để đảm bảo bạn luôn tuân thủ.
Bước 6: Quyết định phương pháp lập lịch thay đổi
Bây giờ là lúc để lập lịch trình làm việc cho nhân viên của bạn. Có ba phương pháp để lập lịch biểu: bút và giấy, bảng tính Google hoặc Excel và phần mềm lập lịch cho nhân viên. Để chọn phương pháp tốt nhất cho công ty của bạn, hãy cân nhắc những lợi ích và hạn chế của từng phương pháp:
Làm lịch trên bảng thông báo bằng bút và giấy là phương pháp tiết kiệm chi phí nhất nhưng cũng tốn nhiều thời gian nhất.
Phần mềm lập kế hoạch cho nhân viên là phần mềm đắt tiền nhất, nhưng nó giúp bạn tiết kiệm thời gian trong việc lập và duy trì lịch trình, chưa kể tiền bạc về lâu dài.
Excel, mặc dù phức tạp hơn bút và giấy, vẫn đòi hỏi một khoảng thời gian để lập lịch biểu và nó không cho phép bạn tự động hóa quá trình lập lịch trình như phần mềm này.
Nếu bạn là chủ nhà hàng sử dụng hoặc có ý định sử dụng Excel để lên lịch cho nhân viên, thì dưới đây sẽ đưa ra một ví dụ về cách lập lịch cho nhân viên với mẫu lịch thay đổi nhân viên nhà hàng.
Ví dụ về cách tạo Lịch trình Ca làm việc của Nhà hàng
Để lập lịch trình nhà hàng trong Excel, hãy làm theo sáu bước sau:
A) Lấy mẫu Excel của bạn
Các mô hình Microsoft Excel có sẵn để tạo lịch làm việc, nhưng chúng thường chung chung và không phù hợp với các nhà hàng. May mắn thay, nếu bạn sở hữu một nhà hàng, bạn có thể tải xuống một nhà hàng cụ thể cho nhu cầu của bạn:
B) Mở bảng tính Excel.
C) Xác định ngày mà bạn muốn lịch trình của mình bắt đầu.
D) Nhập tên của các nhân viên.
Nhập tên của họ vào ô có nhãn “Nhân viên 1” Thực hiện tương tự đối với các nhân viên còn lại.
Xóa những hàng bạn không cần và thêm những hàng bạn làm. Chỉ cần nhấp chuột phải vào ô có liên quan và chọn “Xóa” hoặc “Chèn”.
E) Sửa đổi các ca và chức năng
Ở cuối bảng tính, nhấp vào tab "Thay đổi".
Sau đó, chèn một shift hoặc role:
Khi bạn thay đổi thời gian bắt đầu và kết thúc của một ca làm việc, cột ca làm việc sẽ tự động cập nhật. Có những thay đổi bổ sung sau trận đầu tiên (9 giờ sáng đến 5 giờ chiều) và trước trận chung kết (9 giờ sáng đến 5 giờ chiều) (7 giờ tối đến BD - Sự suy giảm kinh doanh)
Bao gồm một vai trò mới sau mục đầu tiên và trước mục cuối cùng trong danh sách các vai trò.
F) Tạo lịch trình làm việc.
Điều hướng đến bảng tính "Lịch biểu". Chọn một ô bên cạnh tên của nhân viên (trong một ngày cụ thể). Chọn một vị trí thích hợp và thay đổi. Hãy nhớ rằng mỗi ô có hai menu thả xuống: một cho các vai trò và một cho các thay đổi.
Thay đổi:
Sau đây là vai trò của tôi:
Báo cáo quy trình này cho tất cả nhân viên và vài ngày trước khi bạn hoàn thành. Bạn cũng có thể tùy chỉnh thêm lịch trình của mình bằng cách nhập “tên cơ sở” và “tuần của”.
Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào “lưu dưới dạng”, đặt tên cho lịch biểu của bạn và lưu nó vào một vị trí thuận tiện. Nếu bạn thực hiện điều chỉnh lịch biểu từ tuần này sang tuần tiếp theo, hãy lưu trang tính Excel với tên tệp mới (xem xét đặt tên theo ngày).
Bước 7: Xin sự chấp thuận của Lãnh đạo cao nhất nếu cần thiết.
Có thể cần hoặc không cần phê duyệt của lãnh đạo cao nhất. Trong mọi trường hợp, hãy đảm bảo rằng lịch trình được xem xét kỹ lưỡng dựa trên các yếu tố như chi phí lao động, nhu cầu của nhân viên và yêu cầu của công ty. Làm bất cứ sự thay đổi cần thiết.
Bước 8: Cung cấp lịch trình cho nhân viên
Khi bạn đã hài lòng với lịch trình cuối cùng, hãy phân phối nó cho nhân viên của bạn để họ biết khi nào họ đang làm việc, những gì họ mong đợi và cách duy trì trách nhiệm. Nếu đang sử dụng Excel, bạn có thể gửi nó qua email hoặc cung cấp nó qua đám mây.
Nếu bạn đang sử dụng bảng thông báo hoặc bảng trắng, hãy thông báo cho nhân viên khi lịch trình mới đã sẵn sàng và nhắc họ thường xuyên kiểm tra lịch trình đó để biết bất kỳ thay đổi nào. Bạn cũng có thể tổ chức các cuộc họp hàng ngày để thảo luận về những thay đổi trong lịch trình.
Nếu bạn đang sử dụng phần mềm lập lịch, hãy xuất bản lịch biểu trên nền tảng và nhân viên sẽ nhận được thông báo tức thì trên thiết bị di động của họ về lịch trình mới cũng như bất kỳ thay đổi nào trong tương lai. Do quy trình phân phối này, sẽ có ít cuộc họp trực tiếp hơn và ít phản hồi của người quản lý hơn.
Bước 9: Xem lại lịch trình và quy trình của bạn trên cơ sở thường xuyên
Công việc của bạn không kết thúc cho đến khi bạn đã xây dựng được lịch trình của mình. Bạn phải xem lại lịch trình và các quy trình lập kế hoạch một cách thường xuyên để xác định những thách thức và tìm cách cải thiện.
Làm việc từ xa là gì?
Làm việc từ xa là một kiểu sắp xếp công việc linh hoạt, trong đó nhân viên làm việc từ một địa điểm xa, chẳng hạn như nhà của họ, thay vì đến văn phòng.
Những lợi ích của việc làm việc từ xa là gì?
Làm việc từ xa có thể mang lại một số lợi ích, bao gồm lịch trình linh hoạt hơn, giảm thời gian và chi phí đi lại cũng như cân bằng cuộc sống và công việc tốt hơn.
Tôi có thể yêu cầu làm việc từ xa không?
Có, bạn có thể yêu cầu làm việc từ xa. Tuy nhiên, cuối cùng nó phụ thuộc vào các chính sách của công ty bạn và tính chất công việc của bạn.
Lịch làm việc bán thời gian là gì?
Lịch làm việc bán thời gian là lịch làm việc ít giờ hơn so với lịch làm toàn thời gian. Lịch trình bán thời gian có thể khác nhau, nhưng thường bao gồm làm việc 20 đến 30 giờ mỗi tuần.
Những lợi ích của một lịch trình bán thời gian là gì?
Lịch trình bán thời gian có thể mang lại một số lợi ích, bao gồm lịch trình linh hoạt hơn, giảm căng thẳng liên quan đến công việc và khả năng cân bằng giữa công việc và trách nhiệm cá nhân.
Tôi có thể yêu cầu một lịch trình bán thời gian?
Có, bạn có thể yêu cầu một lịch trình bán thời gian. Tuy nhiên, cuối cùng nó phụ thuộc vào các chính sách của công ty bạn và sự sẵn có của đồng nghiệp của bạn.
Kết luận
Lập kế hoạch cho nhân viên có thể là một nhiệm vụ khó khăn mà không bao giờ thực sự hoàn thành. Bạn phải đối phó với việc lựa chọn các hình thức thay đổi tốt nhất cho công ty của bạn cũng như xử lý các yêu cầu của nhân viên về thời gian nghỉ và thậm chí là điều chỉnh ca vào phút cuối.
May mắn thay, việc lên lịch cho nhân viên không khó nếu bạn tích hợp nhu cầu của nhân viên và công ty vào lịch trình của mình và áp dụng kế hoạch chín bước để lập lịch thành thạo.
Nếu mặc dù đã làm tất cả những điều trên, lịch trình làm việc vẫn tiếp tục là một hoạt động tốn thời gian, khiến bạn mất thời gian lập, quản lý và phân phối lịch trình, thì có thể đã đến lúc bạn phải điều chỉnh quy trình của mình hoặc tìm một hệ thống lập lịch mới.
Tại sao điều quan trọng là phải có một lịch trình làm việc?
Cung cấp cấu trúc.
Nó đảm bảo rằng bạn hoàn thành trách nhiệm của mình trong thời gian được giao. Chắc chắn rồi. Sẽ có lúc bạn hoàn thành sớm hoặc phải làm thêm giờ. Tuy nhiên, có một lịch trình làm việc nhất quán sẽ khuyến khích mọi người hoàn thành công việc một cách hiệu quả và hiệu quả
Làm thế nào để bạn tạo một lịch trình làm việc?
6 bước để lập lịch trình thành công
- Bước 1: Xác định các hoạt động theo lịch trình. …
- Bước 2: Trình tự các hoạt động. …
- Bước 3: Ước tính các nguồn lực cần thiết cho hoạt động. …
- Bước 4: Ước tính thời lượng của từng hoạt động. …
- Bước 5: Lập lịch trình phát triển. …
- Bước 6: Giám sát và Kiểm soát Lịch trình.
Các loại lịch trình làm việc là gì?
10 ví dụ về lịch làm việc của nhân viên
- Lịch trình toàn thời gian. ...
- Lịch làm việc bán thời gian. ...
- Lịch trình cố định. ...
- Lịch trình linh hoạt. ...
- Luân phiên lịch làm việc. ...
- Chia ca làm việc. ...
- Lịch trình trên cuộc gọi. ...
- Lịch trình theo mùa.
Có bao nhiêu loại lịch trình?
Sản phẩm ba loại lịch trình được gọi là lịch Công suất, lịch Tài nguyên và lịch Dịch vụ. Theo một số cách, chúng trùng lặp về những gì chúng có thể làm và đối với một số ứng dụng, nhiều hơn một sẽ hoạt động.
- Lịch làm việc của nhân viên: Các loại & 5 ứng dụng lên lịch làm việc cho nhân viên tốt nhất
- Kinh doanh quản lý phương tiện truyền thông xã hội: Cách bắt đầu kinh doanh có lãi vào năm 2023
- Tiếp thị nội dung: Hướng dẫn dễ dàng nhất (+ khóa học miễn phí)
- Dịch vụ trợ lý ảo: Danh sách 20 dịch vụ hàng đầu vào năm 2023
- Cách thực hiện cuộc gọi hội nghị trên Android for Business
