Lệnh công việc là động lực thúc đẩy hoạt động bảo trì của bạn. Chúng cung cấp năng lượng cho nhóm của bạn và tạo điều kiện thuận lợi cho việc di chuyển công việc từ điểm A đến điểm B. Vì vậy, bài viết này sẽ dạy bạn cách nắm vững trình tự công việc bảo trì, biết định dạng để viết nó cũng như quy trình và thủ tục liên quan để hoạt động kinh doanh của bạn suôn sẻ.
Lệnh làm việc là gì?
Đơn đặt hàng công việc là một tài liệu chứa tất cả các chi tiết về nhiệm vụ bảo trì và phác thảo quy trình hoàn thành nhiệm vụ đó. Nó có thể bao gồm các thông tin như ai phê duyệt công việc, phạm vi, ai phụ trách công việc và kế hoạch làm việc.
Lệnh công việc rất quan trọng đối với hoạt động của một bảo trì của công ty Phòng ban. Họ hỗ trợ tất cả mọi người từ quản lý bảo trì đến kỹ thuật viên trong việc tổ chức, phân công, sắp xếp thứ tự ưu tiên, theo dõi và hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng. Khi được thực hiện đúng cách, cho phép bạn thu thập thông tin, chia sẻ và sử dụng thông tin đó để hoàn thành nhiệm vụ một cách hiệu quả nhất có thể.
Mặc dù một yêu cầu công việc và một yêu cầu công việc nghe giống hệt nhau, nhưng có một vài điểm khác biệt chính giữa chúng. Nhân viên không bảo trì sử dụng một yêu cầu công việc để thông báo cho nhóm bảo trì về một nhiệm vụ. Ví dụ, khi thiết bị bị lỗi, một người vận hành máy móc có thể gửi một yêu cầu công việc. Người quản lý bảo trì xem xét yêu cầu công việc và thêm chi tiết bổ sung, lên lịch cho công việc và giao nó cho kỹ thuật viên. Yêu cầu công việc đã được chuyển thành yêu cầu công việc.
Vì vậy, chúng ta sẽ tìm hiểu quy trình / quy trình tạo định dạng thứ tự từ trong sáu bước.
Quy trình / Quy trình Lệnh công việc
Bất kỳ đơn đặt hàng công việc bảo trì nào đều có vòng đời bao gồm ba giai đoạn chính: phát triển, hoàn thành và ghi chép. Chúng ta có thể chia các giai đoạn này thành nhiều bước. Việc hiểu rõ từng bước và cung cấp quy trình / thủ tục trình tự công việc chắc chắn giúp các dự án không bị mắc kẹt trong một giai đoạn và trở thành công việc tồn đọng.
Bước # 1: Xác định sứ mệnh.
Hoạt động bảo trì được chia thành hai loại: bảo trì theo lịch trình và bảo trì ngoài kế hoạch. Bảo trì dự kiến bao gồm tất cả các công việc mà bạn biết trước, chẳng hạn như kiểm tra thường xuyên và bảo trì ngoài kế hoạch bao gồm tất cả những thứ mà bạn không thể dự đoán, chẳng hạn như sự cố không lường trước được.
Bước # 2: Thực hiện một bản sửa chữa.
Tại đây, bạn biên dịch các mô tả công việc và gửi chúng cho nhóm bảo trì để thực hiện thêm hành động. Ví dụ, nếu một máy tính bị lỗi, người vận hành sẽ tạo ra một yêu cầu công việc và gửi nó đi bảo trì. Khi công việc được lên lịch, lệnh công việc sẽ được tạo và kích hoạt vào thời điểm thích hợp.
Bước # 3: Sắp xếp thứ tự ưu tiên và lên kế hoạch cho công việc.
Thông thường, một số nghề cần nhiều thời gian hơn những nghề khác. Bóng đèn bị cháy có thể không cần sửa chữa ngay lập tức, nhưng băng chuyền bị hỏng thì có thể. Đó là lý do tại sao bạn phải ưu tiên mọi thứ tự công việc đi qua bàn làm việc của bạn.
Bây giờ là lúc để lập kế hoạch sau khi sắp xếp thứ tự ưu tiên. Nó có thể được điều phối dựa trên một ngày cố định, kích hoạt bảo trì dự kiến hoặc các khối thời gian dành riêng. Việc đặt ra thời hạn khiến mọi người phải chịu trách nhiệm và cũng cập nhật cho mọi người, đảm bảo rằng không có gì vượt qua được các vết nứt.
Bước 4: Ủy quyền và hoàn thành công việc
Bây giờ là lúc để đưa những lời đó trên giấy thành hiện thực. Một kỹ thuật viên được giao nhiệm vụ và hoàn thành nhiệm vụ. Vì vậy, điều này có thể đơn giản như một cuộc kiểm tra thiết bị trong năm phút hoặc phức tạp như một công việc sửa chữa nhiều ngày.
Bước # 5: Đóng và ghi lại đơn đặt hàng công việc.
Đơn đặt hàng công việc sẽ được kết thúc cho đến khi tất cả các điều khoản của nó đã được đáp ứng. Người quản lý có thể được yêu cầu ký tên để đáp ứng các tiêu chí thực thi. Khi một yêu cầu công việc được hoàn thành, nó được cất đi. Nhật ký trình tự công việc được tổ chức tốt là điều cần thiết để tạo lịch sử tài sản, đánh giá các giải pháp trước đó, lập kế hoạch cho kiểm toán và các nhiệm vụ khác.
Bước # 6: Đơn đặt hàng công việc được xem xét
Xem xét đơn đặt hàng công việc cung cấp thông tin chi tiết hữu ích. Họ sẽ cung cấp thông tin chi tiết về các quy trình và hệ thống có thể được sử dụng để cải thiện công ty của bạn. Nhật ký cũng giúp các kỹ thuật viên dễ dàng xác định bất kỳ bước nào bị thiếu hoặc các giải pháp thay thế nếu sự cố tái diễn.
Thông tin cho Định dạng Đơn hàng Công việc
Nói chung, đơn đặt hàng công việc, giống như bất kỳ thứ gì khác do nhà máy của bạn sản xuất, phải được sản xuất tốt và không có sai sót. Nếu một bước của quy trình bị tắt, nó có thể ảnh hưởng đến toàn bộ quy trình. Vì vậy, những thông tin nào tạo nên một định dạng đơn đặt hàng công việc tuyệt vời?
- Tài sản: Phần thiết bị nào cần sửa chữa?
- Mô tả vấn đề: Chính xác thì vấn đề là gì? Bạn đã nghe, thấy, ngửi, hoặc cảm thấy gì vào thời điểm xảy ra sự cố hoặc những ngày trước đó?
- Phạm vi công việc: Bạn cần lực lượng lao động nào để hoàn thành công việc? Những khả năng nào được yêu cầu?
- Các bộ phận và thiết bị cần thiết: Có bất kỳ bộ phận nào phải được thay thế hoặc các công cụ đặc biệt phải được sử dụng không?
- Lưu ý về sức khỏe và an toàn: Bạn cần những giao thức và thiết bị an toàn nào? Có bất kỳ tai nạn nào hoặc suýt bỏ sót xảy ra khi làm việc với một vấn đề hoặc nội dung tương tự không?
- Ngày yêu cầu: Khi nào thì đơn đặt hàng công việc được sản xuất và nộp theo yêu cầu?
- Tên / bộ phận / địa chỉ liên hệ của người yêu cầu: Ai đã tạo ra và gửi tác phẩm?
- Ngày dự kiến hoàn thành: Khi nào công việc này nên được hoàn thành?
- Ngày hoàn thành thực tế: Khi nào công việc hoàn thành và đóng cửa?
- Giờ làm việc dự kiến: Cần bao lâu để hoàn thành công việc?
- Giờ làm việc thực tế: Mất bao lâu để hoàn thành đơn đặt hàng công việc?
- Danh sách kiểm tra công việc: Có hướng dẫn từng bước để hoàn thành công việc được yêu cầu không?
- Ưu tiên: Ý nghĩa của việc làm này là gì? Đó là: cao, trung bình, hay thấp?
- Phân công: Ai sẽ thực hiện công việc? Có nhất thiết phải có nhiều hơn một người không? Có nhất thiết phải thuê nhà thầu bên ngoài không?
- Các tài liệu liên quan: Có bất kỳ bản ghi nào sẽ giúp trình tự công việc được thực hiện hiệu quả hơn, chẳng hạn như SOP, hướng dẫn sử dụng, sơ đồ, video, lịch sử tài sản, đơn đặt hàng hoặc hình ảnh không?
Quản lý Đơn hàng Công việc Bảo trì
Tạo một định dạng lệnh sản xuất tuyệt vời không đảm bảo kết quả. Định dạng vững chắc để xử lý vòng đời của lệnh sản xuất đảm bảo rằng lệnh sản xuất di chuyển liền mạch từ giai đoạn này sang giai đoạn tiếp theo. Định dạng này cho phép bạn thoát khỏi nhiều vấn đề khác nhau trong một lệnh sản xuất, chẳng hạn như thiếu minh bạch, chi phí cao, tăng thời gian ngừng hoạt động và tồn đọng gây tê liệt. Vì vậy, chúng ta hãy xem xét những ưu điểm và nhược điểm của một vài hệ thống quản lý đơn đặt hàng công việc và cách chúng so sánh.
Bút và giấy
Ưu điểm:
Đơn đặt hàng công việc đã được quản lý bằng bút và giấy kể từ khi phát minh ra bút và giấy. Lệnh công việc bằng văn bản vừa tiết kiệm vừa quen thuộc. Ngoài ra, giấy là một phương pháp mà mọi người đều quen thuộc. Nó đòi hỏi rất ít sự chuẩn bị, chi phí ban đầu tương đối thấp, và có một dấu vết giấy tờ để khi bạn cần xem lại công việc trước đó.
Nhược điểm:
Tuy nhiên, hệ thống này có một số sai sót nghiêm trọng. Các tệp giấy rất dễ bị nhầm lẫn, thất lạc hoặc bị phá hủy. Chúng tốn nhiều thời gian để tìm kiếm, truy xuất và sắp xếp. Vì chúng tôi trình bày báo cáo thường sau một sự kiện, thông tin không chính xác có nhiều khả năng được tìm thấy trong một đơn đặt hàng công việc. Bút và giấy cũng được xử lý chậm hơn. Những yếu tố này khi kết hợp với nhau sẽ khiến công việc không hiệu quả và có thể khiến bạn tốn rất nhiều tiền về lâu dài.
Sử dụng bảng trắng
Ưu điểm:
Một dự phòng cũ khác cho các bộ phận bảo trì là bảng trắng. Chi phí vật liệu không vượt quá ngân sách, và chắc chắn thuận tiện khi có sẵn tất cả các đơn đặt hàng công việc để xem và cập nhật ở một vị trí trung tâm.
Nhược điểm:
Bảng trắng, giống như bút và giấy, có những hạn chế đáng kể. Lưu trữ hồ sơ là một vấn đề lớn và việc trích xuất thông tin từ bất kỳ hồ sơ nào mà bạn có thể quản lý để có được cũng vô cùng khó khăn. Điều này làm cho việc tạo lịch sử tài sản, chuẩn bị cho kiểm toán và tạo báo cáo yêu cầu công việc gần như không thể. Quá trình quản lý thường bị chậm lại do các nhà điều hành và kỹ thuật viên phải đi đến một vị trí trung tâm để gửi hoặc hiển thị lệnh công việc.
Bảng tính Excel
Ưu điểm
Bảng tính Excel là một cải tiến so với bút, giấy và bảng trắng. Nó chuyển đổi tài liệu giấy sang định dạng kỹ thuật số, làm cho chúng ít có khả năng bị phá hủy hoặc thất lạc. Việc quét thông tin và tạo báo cáo dựa trên thông tin đó thường đơn giản hơn.
Nhược điểm
Tuy nhiên, mặc dù các bảng tính nâng thanh này lên một chút, một số yếu tố khiến nó trở thành một cơ sở không vững chắc để xử lý. Một số bảng tính bị khóa trong một màn hình, khiến bạn không thể xem các chi tiết gần đây nhất về thứ tự công việc.
Các bảng tính, ngay cả khi dựa trên đám mây, thiếu khả năng tự động kích hoạt các đơn đặt hàng công việc, khiến việc bảo trì phòng ngừa trở nên vô cùng khó thực hiện. Việc nhập dữ liệu và lập báo cáo đòi hỏi thời gian sử dụng máy tính cũng như kiến thức lâu. Việc theo dõi tiến độ các đơn hàng công việc cũng có hạn chế khiến bạn bị chậm tiến độ.
CMMS (Hệ thống quản lý xây dựng)
Ưu điểm:
Việc sử dụng công nghệ di động và đám mây là một trong những lợi thế đáng kể nhất của hệ thống quản lý bảo trì được máy tính hóa (CMMS). Loại phần mềm yêu cầu công việc bảo trì này cho phép bất kỳ ai tham gia bảo trì xây dựng, giám sát, hoàn thành và đánh giá các công việc trong thời gian thực, từ bất kỳ đâu — cho dù ở hiện trường sự cố hay bãi biển Hawaii.
Lệnh sản xuất, lịch sử tài sản, ghi chú và ảnh có thể được mang theo cùng với các kỹ thuật viên ở mọi nơi họ đến. Các báo cáo cũng khai thác dữ liệu trong đơn đặt hàng công việc bảo trì cho các chỉ số như chi phí, hiệu quả và các chỉ số khác.
Việc gửi yêu cầu công việc thông qua CMMS có thể cung cấp cho những người bên ngoài bảo trì cảm giác sở hữu tốt hơn đối với công việc đó. Họ cũng có thể theo dõi trạng thái của các yêu cầu của họ và trùng lặp các đơn đặt hàng công việc. Đây là một cách quan trọng để tăng TPM tại cơ sở của bạn và giảm nhu cầu cập nhật hoặc làm rõ nhiệm vụ.
Nhược điểm:
Mặc dù phần mềm CMMS là con đường của tương lai, nhưng nó đắt hơn trả trước, yêu cầu đào tạo và văn hóa đặc biệt để thành công và thường xuyên yêu cầu các kỹ thuật bảo trì nâng cao hơn. Mặc dù phần mềm CMMS có những sai sót, nhưng lợi ích lâu dài của hệ thống nhiều hơn là bù đắp cho bất kỳ thiếu sót ban đầu nào.
Làm thế nào để đơn đặt hàng công việc có thể giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ các quy định?
Lệnh sản xuất có thể giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ các quy định bằng cách ghi lại việc hoàn thành các nhiệm vụ và hoạt động bảo trì cần thiết, đồng thời cung cấp hồ sơ tuân thủ để kiểm tra.
Vai trò của người điều phối lệnh sản xuất là gì?
Vai trò của người điều phối lệnh sản xuất là quản lý việc tạo, phân công và hoàn thành các lệnh sản xuất, đồng thời đảm bảo rằng các nhiệm vụ được hoàn thành đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách.
Lệnh sản xuất có thể giúp doanh nghiệp cải thiện dịch vụ khách hàng như thế nào?
Lệnh sản xuất có thể giúp doanh nghiệp cải thiện dịch vụ khách hàng bằng cách cung cấp một quy trình rõ ràng và có tổ chức để giải quyết các yêu cầu của khách hàng và theo dõi tiến độ giải quyết.
Làm thế nào để lệnh sản xuất có thể cải thiện giao tiếp giữa các bộ phận?
Lệnh sản xuất có thể cải thiện giao tiếp giữa các bộ phận bằng cách cung cấp một nền tảng tập trung để ghi lại các nhiệm vụ, phân công trách nhiệm và theo dõi tiến độ, điều này có thể cải thiện sự hợp tác và giảm hiểu lầm.
Lệnh sản xuất có thể giúp doanh nghiệp lên lịch và phân bổ nguồn lực như thế nào?
Lệnh sản xuất có thể giúp doanh nghiệp lập lịch trình và phân bổ nguồn lực bằng cách cung cấp chế độ xem rõ ràng về công việc cần thực hiện, nguồn lực cần thiết và tiến trình hoàn thành, cho phép lập kế hoạch và phân bổ nguồn lực hiệu quả hơn.
Làm thế nào để lệnh sản xuất có thể giúp doanh nghiệp xác định các khu vực cần cải thiện?
Lệnh sản xuất có thể giúp doanh nghiệp xác định các khu vực cần cải thiện bằng cách cung cấp hồ sơ về các nhiệm vụ đã hoàn thành cũng như thời gian và nguồn lực cần thiết, có thể được phân tích để xác định sự thiếu hiệu quả và các khu vực cần cải thiện.
Kết luận
Lệnh công việc là nền tảng của việc bảo trì xuất sắc. Khi được quản lý đúng cách, họ cung cấp cho nhóm sự nhất quán và cấu trúc cần thiết để thành công.
Quy trình / thủ tục trình tự công việc bảo trì được thiết kế tốt tạo điều kiện thuận lợi cho việc thiết lập chương trình bảo trì phòng ngừa và ứng phó với bảo trì ngoài kế hoạch. Vì vậy, các vai trò đã được mô tả, quy trình làm việc đã được cải thiện, các nhiệm vụ đã được giám sát và thông tin đã được ghi chép đầy đủ.
Phần cuối cùng và quan trọng nhất của câu đố là lựa chọn các phương pháp và quy trình / thủ tục tốt nhất để quản lý đơn đặt hàng công việc. Khi tất cả kết hợp lại với nhau, người vận hành sẽ có thể nắm vững những kiến thức cơ bản về bảo trì trong khi vẫn tìm kiếm những cách thức mới để mở rộng và phát triển.
Câu hỏi thường gặp về Đơn hàng làm việc
Thứ tự công việc trong ERP là gì?
Lệnh làm việc là một tài liệu do Người lập kế hoạch sản xuất đưa cho xưởng sản xuất như một tín hiệu để sản xuất một số lượng nhất định của một mặt hàng nhất định. Đơn đặt hàng công việc cũng giúp tạo ra các yêu cầu nguyên vật liệu (Nhập kho) cho Mặt hàng được sản xuất từ Phiếu nguyên vật liệu của nó.
Đơn đặt hàng có phải là hóa đơn không?
Một đơn đặt hàng công việc là một tài liệu chỉ định một dịch vụ được hoàn thành cho khách hàng. Hóa đơn là một tài liệu cung cấp danh sách thành từng khoản của các dịch vụ được cung cấp và các khoản phí cho từng dịch vụ.
Tại sao phải tạo Lệnh làm việc?
Mục đích của một đơn đặt hàng làm việc là để bắt đầu một nhiệm vụ, làm rõ những gì phải làm, chỉ định ngày hoàn thành và đưa ra các hướng dẫn đặc biệt nếu cần. Phần mềm quản lý trật tự công việc CMMS cũng giúp các tổ chức quản lý và duy trì dữ liệu về các dự án cũng như về tài nguyên, chi phí và lao động.
Làm thế nào để bạn viết một đơn đặt hàng công việc?
Ở phần trên cùng của đơn đặt hàng công việc của bạn là nơi bạn sẽ viết những điều sau: Tên công ty. Địa chỉ đầy đủ. Thông tin liên hệ cần thiết.
...
Khi bạn đã viết chi tiết liên hệ của công ty, hãy bao gồm bên cạnh nó những thông tin sau:
- Số đơn hàng công việc.
- Số công việc.
- Và ngày bao gồm.
