Quản lý hoạt động kinh doanh bằng bất kỳ giải pháp phần mềm nào là một cách tiếp cận hiện đại đối với chiến lược kinh doanh. Các chương trình phần mềm này cho phép các chủ sở hữu và người quản lý doanh nghiệp hợp lý hóa các quy trình, thông tin và liên lạc trong môi trường kinh doanh luôn thay đổi hiện nay.
Các ứng dụng phần mềm khác nhau cung cấp cho chủ doanh nghiệp và người quản lý khả năng quản lý quy trình kinh doanh của họ bao gồm các khoản phải thu từ khách hàng, theo dõi thời gian và quản lý bảng lương của nhân viên.
Một trong những thiết thực nhất phần mềm quản lý doanh nghiệp là một chương trình ERP (hoạch định nguồn lực doanh nghiệp). Nếu bạn sở hữu một doanh nghiệp và muốn hợp lý hóa các quy trình liên quan, việc sử dụng và phần mềm ERP có thể hữu ích. Nếu bạn không rành về phần mềm này, hãy đọc thêm phần bên dưới để tìm hiểu thêm về phần mềm này và tại sao bạn nên sử dụng phần mềm này nếu bạn muốn doanh nghiệp của mình phát triển.
Phần mềm ERP là gì?
ERP hoặc phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp được thiết kế để tích hợp tất cả các khía cạnh của một doanh nghiệp từ cấp quản lý cao nhất xuống đến đơn vị cơ bản nhất. Phần mềm ERP có thể tự động hóa nhiều quy trình kinh doanh vốn đã từng yêu cầu sự trợ giúp của nhiều người bao gồm kế toán, tính lương, đặt hàng, sản xuất và nhiều khía cạnh khác của doanh nghiệp.
Phần mềm ERP giúp bạn tích hợp các quy trình kinh doanh quan trọng của mình để chúng kết hợp với nhau một cách hoàn hảo nhằm mang lại lợi thế tối đa cho công ty của bạn. Ngày nay, nhiều hệ thống ERP có sẵn trên thị trường có khả năng tùy biến cao theo nhu cầu của bạn.
Tại sao doanh nghiệp của bạn cần một phần mềm ERP?
Mọi doanh nghiệp đều phải tìm cách đảm bảo sự phát triển của mình. Nếu không có những kế hoạch và chiến lược này, các doanh nghiệp sẽ bị sụt giảm doanh số và hiệu quả hoạt động. Phần mềm ERP là một công cụ hữu ích nếu bạn muốn đạt được mức tăng trưởng này. Dưới đây là những lý do tại sao doanh nghiệp của bạn nên sử dụng phần mềm ERP:
# 1. Để tăng năng suất kinh doanh của bạn
Tinh giản là một chiến lược quan trọng có thể ảnh hưởng đến thành công của doanh nghiệp. Đó là quy trình loại bỏ các hoạt động không hiệu quả để nâng cao hiệu quả trong một doanh nghiệp hoặc công ty. Việc hợp lý hóa các quy trình kinh doanh cho phép công ty tập trung vào các hoạt động cốt lõi mang lại lợi nhuận đáng mơ ước. Việc hợp lý hóa các doanh nghiệp cũng giúp họ duy trì khả năng cạnh tranh bằng cách đảm bảo rằng họ luôn đi đầu trong các tiến bộ công nghệ.
Sự ra đời của hệ thống ERP đã hợp lý hóa các quy trình kinh doanh vì công nghệ thông tin đã giúp cho các hoạt động được tự động hóa, theo dõi và cập nhật theo thời gian thực. Ngoài ra, sự ra đời của phần mềm ERP cũng giúp việc tích hợp giữa các phòng ban dễ dàng hơn vì họ có thể trao đổi dữ liệu theo thời gian thực, giảm chi phí đi lại, đào tạo và các chi phí khác liên quan đến việc tập hợp mọi người lại với nhau để thảo luận và làm việc trong các dự án. .
Tích hợp ERP được cho là đã cho phép nhiều công ty tăng hiệu quả hoạt động một cách hiệu quả đồng thời thúc đẩy năng suất giữa các nhân viên.
# 2. Để giảm chi phí hoạt động kinh doanh
Khi bạn sử dụng phần mềm ERP, bạn sẽ thấy rằng nó sẽ cho phép bạn lập kế hoạch sản xuất và kiểm kê phù hợp và hiệu quả. Phần mềm sẽ cho phép bạn kiểm soát chi phí sản xuất cũng như phân phối.
Khi sử dụng hệ thống ERP, bạn có thể theo dõi dòng nguyên vật liệu của chúng, điều này cho phép bạn biết nơi nào đang sử dụng công suất dư thừa. Sử dụng dữ liệu thời gian thực có sẵn từ hệ thống ERP, các nhà sản xuất có thể ngăn chặn tình trạng cung cấp quá mức và loại bỏ hàng tồn kho dư thừa, cả hai đều có thể dẫn đến chi phí tồn kho cao.
Triển khai ERP cũng có thể giúp bạn giảm chi phí lao động vì phần mềm giúp loại bỏ nhu cầu thuê thêm nhân viên để thực hiện mọi thứ và thay vào đó để phần mềm thực hiện một số nhiệm vụ cần thiết cho hoạt động kinh doanh. Ví dụ: bạn sẽ không cần phải thuê một người gửi email đến danh sách khách hàng của mình trong lĩnh vực tiếp thị hoặc quảng cáo. Phần mềm cũng có thể được lập trình để gửi email cho khách hàng của bạn khi bạn có chương trình khuyến mãi hoặc tin tức khác mà bạn muốn cho họ biết.
Bên cạnh đó, sử dụng tự động hóa giúp tăng năng suất của nhân viên hiện tại của bạn. Khi nhân viên của bạn làm việc hiệu quả, họ có xu hướng tạo ra sản lượng chất lượng cao hơn. Khi công nhân tạo ra sản lượng tốt trong thời gian ngắn hơn, nguồn lực sẽ không bị lãng phí và thời gian được tối ưu hóa.
# 3. Để đáp ứng nhu cầu của khách hàng
Bạn cũng có thể sử dụng phần mềm ERP để đảm bảo rằng doanh nghiệp của bạn cung cấp dịch vụ khách hàng xuất sắc. Ví dụ, một trong những tính năng của phần mềm ERP là giúp quản lý cả đơn đặt hàng thường xuyên và định kỳ. Vì bạn đã lưu trữ dữ liệu khách hàng một cách thích hợp trong hệ thống của mình, nên khách hàng có thể dễ dàng mua hàng lặp lại từ doanh nghiệp của bạn mà không cần trải qua một quá trình lâu dài. Điều này làm cho quá trình mua dễ quản lý hơn. Do đó, bạn sẽ có những khách hàng hạnh phúc hơn, những người rất có thể sẽ quay lại thực hiện một giao dịch lặp lại.
Phần mềm ERP là một cách tuyệt vời để cải thiện dịch vụ khách hàng bằng cách cải thiện xử lý đơn hàng, loại bỏ lỗi của người trung gian, giảm thời gian chu kỳ, cải thiện thời gian phản hồi của khách hàng, cải thiện chức năng hỗ trợ và chi phí cơ sở hạ tầng tổng thể.
#4. Để theo dõi, lập tài liệu và phân tích dữ liệu kinh doanh một cách chính xác
Một khía cạnh khác của phần mềm ERP là quản lý dữ liệu. Dịch vụ quản lý dữ liệu cho phép các công ty nhanh chóng tổ chức, phân tích và triển khai thông tin cần thiết của các quy trình kinh doanh khác nhau. Sử dụng ERP có thể thống nhất tất cả các quy trình kinh doanh của bạn. Ví dụ, những người từ bộ phận tài chính có thể truy cập hồ sơ từ bộ phận bán hàng. Dữ liệu được lưu trữ ở một vị trí, vì vậy mọi người từ các nhóm khác nhau có thể dễ dàng truy cập khi họ cần.
Cơ sở dữ liệu trung tâm về thông tin sẽ giúp cải thiện việc phân tích và báo cáo dữ liệu kinh doanh. Bạn có thể yêu cầu có phần mềm ERP của mình với các tính năng bổ sung sẽ tạo và biên dịch báo cáo dễ dàng. Khi bạn có dữ liệu được sắp xếp, bạn và nhóm của bạn có thể đưa ra các quyết định tốt hơn và thông minh hơn.
# 5. Để giúp doanh nghiệp của bạn mở rộng
Khi các quy trình kinh doanh của bạn được sắp xếp và tổ chức hợp lý, việc mở rộng kinh doanh giờ đây dễ dàng hơn. Bên cạnh đó, với số tiền tiết kiệm được từ chi phí hoạt động kinh doanh, bạn có thể nhanh chóng huy động vốn để mở rộng kinh doanh. Đó là lý do tại sao điều quan trọng cần lưu ý là phần mềm ERP phải luôn linh hoạt, vì vậy bất kỳ thay đổi nào đối với phần mềm ERP phải được thực hiện dễ dàng và được phản ánh trong hệ thống mới được tạo.
Kết luận:
Tự động hóa nhiều quy trình có lợi cho sự phát triển của doanh nghiệp. Có một số loại phần mềm kinh doanh mà bạn có thể sử dụng để cải thiện quy trình làm việc của doanh nghiệp mình, một trong số chúng là chương trình ERP. Một hệ thống phần mềm ERP tốt phải đủ linh hoạt để tự tùy chỉnh cho phù hợp với nhu cầu của công ty bạn. Hầu hết các gói ERP đều có các tính năng nâng cao, có thể tích hợp với các quy trình kinh doanh hiện có hoặc chuẩn bị các phương pháp mới cho công ty của bạn. Điều này sẽ giúp bạn điều hành doanh nghiệp của mình suôn sẻ bằng cách quản lý chi phí, tăng lợi nhuận, tích hợp với các quy trình kinh doanh và tăng hiệu quả.
