Bảng lương đề cập đến những lợi ích mà một công ty bắt buộc phải cung cấp cho nhân viên của mình trong một thời gian xác định trước hoặc vào một ngày cụ thể. Thông thường, bộ phận kế toán hoặc nhân sự của công ty chịu trách nhiệm về nó. Biên chế cho các doanh nghiệp nhỏ có thể được quản lý trực tiếp bởi chủ sở hữu hoặc đồng nghiệp. Xử lý bảng lương, đặc quyền cho nhân viên, bảo hiểm và các nhiệm vụ kế toán như khấu trừ thuế đang ngày càng được thuê ngoài cho các công ty chuyên môn. Với các dịch vụ hỗ trợ công nghệ sáng tạo cần thiết cho các nền kinh tế tạm thời và gia công phần mềm, các giải pháp này cung cấp việc thanh toán cho nhân viên nhanh hơn và thuận tiện hơn cũng như cung cấp tài liệu kỹ thuật số liên quan đến bảng lương. Tôi sẽ thảo luận về việc khấu trừ tiền lương, tuân thủ tiền lương và adp tiền lương trong bài viết này. Tại sao không ngồi lại và tận hưởng chuyến đi với tôi?
Bảng lương là gì?
Quá trình trả lương cho nhân viên trong một công ty được gọi là bảng lương. Quá trình này đòi hỏi phải theo dõi thời gian sử dụng của mỗi nhân viên, xác định tiền lương của họ và giải ngân tiền lương bằng séc hoặc gửi trực tiếp vào tài khoản ngân hàng của họ. Việc hạch toán bảng lương, các khoản khấu trừ thuế, tiền thưởng, tiền làm thêm giờ, tiền ốm đau, nghỉ phép cũng phải do doanh nghiệp thực hiện. Số tiền mà các doanh nghiệp cần phải dành riêng và ghi lại cho Medicare, An sinh xã hội và thuế thất nghiệp với chính phủ.
Để quản lý tiền lương, nhiều doanh nghiệp sử dụng giải pháp phần mềm. Một API được nhân viên sử dụng để gửi số giờ của họ, sau đó tiền lương của họ được xử lý và chuyển vào tài khoản ngân hàng của họ.
Để giảm bớt quá trình, rất nhiều doanh nghiệp vừa và lớn thuê các nhà cung cấp bảng lương bên ngoài. Các doanh nghiệp theo dõi số giờ mỗi nhân viên làm việc và cung cấp dữ liệu này cho dịch vụ tính lương. Dịch vụ tính lương xác định tổng số tiền bồi thường của nhân viên vào ngày trả lương bằng cách nhân tổng số giờ làm việc của họ với mức lương theo giờ của họ nhân với số tuần làm việc trong kỳ trả lương. Sau khi khấu trừ thuế và các khoản khấu trừ khác từ thu nhập của nhân viên, dịch vụ sẽ trả tiền cho họ.
Hiểu bảng lương
Bạn không nên đánh giá thấp mức độ nhanh chóng của lỗi bảng lương. Hãy xem xét một chút về những nhân viên có nguồn thu nhập duy nhất là tiền lương hàng tháng của họ. Điều gì sẽ xảy ra nếu tiền lương không được trả đúng hoặc bị trả trễ? Những mâu thuẫn như vậy có thể tác động tiêu cực đến tinh thần của nhân viên và kết quả là năng suất của công ty.
Việc tuân thủ nhiều luật và quy định, chẳng hạn như luật lao động, PF, PT và tuân thủ theo luật định khác, cũng không kém phần quan trọng để đảm bảo trả lương chính xác và kịp thời. Những luật này mang lại hậu quả pháp lý và tài chính đáng kể cho các hành vi vi phạm.
Bạn cần hiểu thấu đáo về bảng lương là gì và cách xử lý bảng lương hiệu quả nếu bạn muốn đảm bảo rằng nhân viên của mình hài lòng và bạn đang hoạt động theo luật. Các yếu tố cần thiết về tiền lương sẽ được đề cập trước tiên.
Thuế tiền lương là gì?
Các loại thuế đánh vào tiền lương, tiền boa và tiền lương mà cả người lao động và người sử dụng lao động phải trả được gọi là thuế biên chế. Người sử dụng lao động khấu trừ thuế từ tiền lương của nhân viên và gửi tiền cho chính phủ. Các khoản thuế này bao gồm các khoản đóng góp của nhân viên cho thuế An sinh xã hội và Medicare cũng như thuế thu nhập liên bang, tiểu bang và địa phương (FICA). Người sử dụng lao động phải chịu trách nhiệm về cả thuế thất nghiệp của liên bang và tiểu bang, cũng như khoản đóng góp FICA tương ứng của họ.
Các khoản thanh toán cho An sinh xã hội và Medicare được chi trả bởi thuế biên chế liên bang, cùng nhau tạo nên thuế FICA tại Hoa Kỳ. Trên cuống phiếu lương, chúng được chỉ định là FICA và MedFICA. Khấu trừ thuế thu nhập liên bang từ tiền lương của nhân viên cũng được chuyển vào ngân sách chung của Kho bạc.
Phần lớn các bang cũng như một số thành phố, hạt và địa phương áp dụng thuế thu nhập và số tiền thu được sẽ được chuyển thẳng vào kho bạc của họ. Người sử dụng lao động có trách nhiệm chi trả phần phí bảo hiểm thất nghiệp liên bang cho người lao động của họ, trong khi người lao động được miễn chi phí này.
Thuế biên chế là một dạng thuế do chính phủ liên bang và đôi khi bởi từng tiểu bang ở một số quốc gia, bao gồm cả Hoa Kỳ, thu. Cuống lương của nhân viên sẽ liệt kê tất cả các khoản khấu trừ thuế biên chế này. Danh sách được liệt kê cụ thể số tiền được khấu trừ cho thuế thu nhập liên bang, tiểu bang và địa phương cũng như số tiền thu được cho các khoản đóng góp cho Medicare và An sinh xã hội.
Thuế biên chế cung cấp kinh phí cho một số sáng kiến của chính phủ, chẳng hạn như An sinh xã hội, chăm sóc sức khỏe và bồi thường cho người lao động. Với mục đích bảo tồn và nâng cao cơ sở hạ tầng và dịch vụ của khu phố, chẳng hạn như các đội ứng phó khẩn cấp, bảo trì đường bộ và công viên, chính quyền địa phương có thể đánh một khoản thuế biên chế nhỏ.
Cách tính thuế biên chế
Nó phụ thuộc vào doanh nghiệp của bạn và luật pháp địa phương về cách bạn tính thuế biên chế. Tuy nhiên, QuickBooks đã đưa ra một số nguyên tắc chung dưới đây. Tính tổng số tiền bồi thường cho nhân viên của bạn là bước đầu tiên.
#1. Tính tổng lương của nhân viên của bạn
Sử dụng mức lương của họ và các kỳ trả lương thông thường của bạn, bạn có thể tính tổng số tiền bồi thường của nhân viên. Phần lớn các công ty trả lương cho nhân viên hàng tuần, hai tuần một lần hoặc hàng tháng. Tăng số giờ làm việc trong thời gian trả lương theo tỷ lệ trả lương theo giờ để xác định tổng lương của nhân viên. Phương trình đọc như sau:
Tỷ lệ hàng giờ x tổng số giờ làm việc trong kỳ lương = tổng lương
Chia tiền lương hàng năm cho số kỳ trả lương trong năm để xác định tổng số tiền bồi thường của một nhân viên được trả lương. Đây là công thức:
Lương hàng năm / số của các kỳ lương trong một năm = tổng lương
#2. Đưa ra các khoản khấu trừ trước thuế
Bạn phải tính các khoản khấu trừ sau khi tính tổng số tiền bồi thường. Có thể có các khoản khấu trừ trước thuế khác ngoài các khoản khấu trừ thuế này. Các khoản khấu trừ trước thuế bao gồm:
- Kế hoạch nghỉ hưu, bao gồm 401(k)s
- Kế hoạch bảo hiểm sức khỏe
- Tài khoản chi tiêu linh hoạt (FSA) hoặc Tài khoản tiết kiệm sức khỏe
- Đóng góp cho một tài khoản (FSA)
- Một số hợp đồng bảo hiểm nhân thọ
#3. Khấu trừ thuế (FICA, thất nghiệp và thuế thu nhập)
Số dư tiền bồi thường của bạn bị đánh thuế sau khi đã khấu trừ trước thuế. 7.65% là thuế suất FICA, bao gồm 6.2% đối với thuế An sinh xã hội và 1.45% đối với Medicare. Luật liên bang, tiểu bang hoặc thành phố cũng như W-4 của nhân viên của bạn sẽ quyết định các mức thuế khác. Sử dụng bảng thuế IRS để xác định thuế thu nhập liên bang của bạn. Bạn sẽ thường phải trả thuế liên bang cùng với thuế An sinh xã hội và Medicare. Điền vào Mẫu IRS 941 để báo cáo tất cả các khoản thanh toán.
Từ tổng lương của nhân viên, trừ đi 7.65% thuế FICA. Những đóng góp của mỗi nhân viên phải phù hợp với bạn, công ty. Công ty trả tiền vào An sinh xã hội và Medicare thay mặt cho nhân viên cũng như thay mặt cho doanh nghiệp.
#4. Mọi Khoản Khấu Trừ Tự Nguyện Phải Được Lấy Từ Tiền Lương Còn Lại
Chúng có thể bao gồm:
- Đóng góp cho hợp đồng bảo hiểm nhân thọ Roth 401(k)
- Kế hoạch bảo hiểm thương tật dài hạn
- khấu hao tiền lương
- phí công đoàn
- Số tiền còn lại sau thuế và các khoản khấu trừ khác là số tiền mà nhân viên nhận được dưới dạng tiền lương mang về nhà.
Khấu trừ tiền lương là gì?
Khi tiền lương của nhân viên bị khấu trừ vào lương, một phần tiền lương của họ được dành riêng để chi trả cho nhiều nghĩa vụ khác nhau, bao gồm đóng góp cho kế hoạch hưu trí hoặc khấu trừ thuế. Các khoản khấu trừ có thể được yêu cầu hoặc tùy chọn. Các khoản khấu trừ tiền lương được thực hiện bởi người sử dụng lao động để trang trải các khoản nợ thuế phát sinh từ việc thanh toán tiền lương của nhân viên. Các khoản thanh toán thuế có thể được thực hiện cho thuế an sinh xã hội, thuế y tế, v.v.
Khoản thanh toán của người sử dụng lao động cho các khoản thanh toán phúc lợi cho nhân viên, chẳng hạn như kế hoạch nghỉ hưu 401(k) do người sử dụng lao động tài trợ, kế hoạch lương hưu, kế hoạch tiết kiệm, kế hoạch chăm sóc sức khỏe và các khoản đóng góp tự nguyện khác, tạo nên phần khấu trừ lương khác.
Bảng khấu trừ tiền lương và máy tính trực tuyến rất hữu ích cho tính chính xác và đơn giản của phép tính. Biểu đồ khấu trừ tiền lương thường được người sử dụng lao động sử dụng để xác định chính xác thuế liên bang và các khoản khấu trừ khác. Việc khấu trừ lương tự nguyện và không tự nguyện được trừ vào tổng lương để có được tiền lương ròng.
Khấu trừ tiền lương tự nguyện
Các khoản khấu trừ lương cần có sự chấp thuận của nhân viên và họ phải chọn tham gia thuộc danh mục này. Đây là những gì họ đang có:
- Phí Bảo hiểm Y tế
- Phí bảo hiểm nhân thọ
- Kế hoạch nghỉ hưu
- Chi phí
Khấu trừ tiền lương không tự nguyện
Các khoản khấu trừ lương được pháp luật quy định phải được thực hiện bởi người sử dụng lao động và báo cáo với cơ quan thuế được gọi là các khoản khấu trừ không tự nguyện. Các khoản khấu trừ tiền lương không tự nguyện như sau:
- Thuế Fica
- Thuế thu nhập liên bang
- Thuế tiểu bang & địa phương
- Trang trí
Tuân thủ bảng lương là gì?
Tuân thủ tất cả các luật liên bang, tiểu bang và địa phương kiểm soát cách nhân viên được trả lương được gọi là tuân thủ bảng lương. Nếu người sử dụng lao động vi phạm một trong những quy định này, họ có nguy cơ phải đối mặt với các hình phạt có thể gây tổn hại đến lợi nhuận của tổ chức hoặc có thể buộc họ phải ngừng kinh doanh. Tuy nhiên, nếu họ có thể tìm ra việc tuân thủ bảng lương, họ có thể giúp nhân viên hài lòng và tránh gặp rắc rối về thuế. Đối với tất cả mọi người, việc nhận được khoản thanh toán an toàn, chính xác và nhanh chóng cho công việc của họ là điều cần thiết cho khả năng tồn tại của cả nhân viên và gia đình họ.
Nói một cách đơn giản nhất, việc tuân thủ các yêu cầu về tiền lương bao gồm:
- Tính lương chính xác, bao gồm cả tiền làm thêm giờ
- Thuế biên chế được khấu trừ theo số tiền thích hợp từ mỗi khoản tiền lương tương ứng của thuế biên chế áp dụng (ví dụ: thuế An sinh xã hội)
- nộp tờ khai thuế biên chế cho mọi cơ quan có thẩm quyền đó
Tại sao Pháp luật về Tuân thủ Bảng lương lại Quan trọng?
Vì những lý do sau đây, người sử dụng lao động có trách nhiệm lớn trong việc tuân thủ các quy định về bảng lương:
- Đảm bảo rằng người lao động được đền bù công bằng cho công việc của họ
- cho phép tài trợ cho các chương trình trợ giúp xã hội như Medicare và thất nghiệp
- giảm khả năng bị phạt tiền và hành động pháp lý
- làm tăng tinh thần nhân viên
Adp bảng lương là gì?
Đối với các công ty thuộc mọi quy mô, ADP tính lương cung cấp các dịch vụ, giải pháp và phần mềm tính lương phù hợp. Họ cung cấp tích hợp giám sát thời gian và điểm danh với các giải pháp tiền gửi trực tiếp và trả lương di động. Họ cũng cung cấp hỗ trợ có kinh nghiệm để đảm bảo bạn luôn tuân thủ tất cả các luật và quy định có liên quan, cũng như tự động tính các khoản khấu trừ thuế và các khoản thanh toán hưu trí.
ADP biên chế hỗ trợ các doanh nghiệp quản lý thuế biên chế bằng cách tự động khấu trừ tiền lương của nhân viên và đảm bảo rằng số tiền chính xác được gửi cho chính phủ theo các quy tắc và quy định về thuế biên chế mới nhất.
Với sự trợ giúp của các giải pháp di động ADP tính lương, nhân viên có thể truy cập các lợi ích và dữ liệu bảng lương của họ từ bất cứ đâu. Họ có thể kiểm tra cuống phiếu lương của mình, quản lý thời gian và sự có mặt của họ, đồng thời gửi yêu cầu nghỉ phép, cùng nhiều việc khác.
Cách chạy bảng lương
Sau đây là những cách để làm cho nó chạy:
#1. Làm bảng lương bằng tay
Các tùy chọn bảng lương khác nhau về mức độ tốn thời gian của chúng, nhưng tùy chọn này là ít tốn kém nhất. Bạn phải biết thông tin chi tiết về bảng lương. Thuế và các khoản khấu trừ khác cần được tính bằng tay. Bạn có thể tính khoản khấu trừ thuế thu nhập liên bang bằng cách sử dụng bảng khấu trừ thuế thu nhập do IRS cung cấp. Để biết chi tiết về khấu trừ thuế thu nhập của tiểu bang, hãy liên hệ với tiểu bang của bạn. Duy trì hồ sơ có tổ chức, kỹ lưỡng ở một vị trí an toàn. Ví dụ: để hiển thị tổng thu nhập, thuế, các khoản khấu trừ và lương ròng, bạn có thể sử dụng bảng tính.
IRS, cũng như bất kỳ cơ quan tiểu bang và thành phố cần thiết nào, phải nhận được hồ sơ thuế và tiền đặt cọc của bạn. Để tránh bị phạt muộn và các hình phạt khác, hãy đặt lịch nhắc nhở.
#2. Biên chế thuê ngoài
Phương án trả lương tốn kém nhất (mặc dù ít tốn thời gian nhất) là thuê ngoài. Mặc dù xử lý bảng lương theo cách thủ công giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian, nhưng bạn nên suy nghĩ xem liệu nó có khả thi về mặt tài chính hay không. Bạn có thể sử dụng một tổ chức sử dụng lao động chuyên nghiệp hoặc kế toán tiền lương để xử lý bảng lương thuê ngoài (PEO) của bạn. Thông thường, người hoặc doanh nghiệp mà bạn thuê ngoài biên chế sẽ đảm nhận toàn bộ quá trình cho bạn, bao gồm cả việc tính toán và phân phối tiền lương.
#3. Sử dụng phần mềm tính lương
Tìm kiếm một sự thỏa hiệp giữa bảng lương thuê ngoài và xử lý bảng lương theo cách thủ công? Phần mềm tính lương có thể là giải pháp lý tưởng cho bạn nếu vậy. Phần mềm tính lương thường có giá cả phải chăng và dễ sử dụng. Chính xác thì phần mềm tính lương là gì? Một lần nữa, phần mềm bảng lương xử lý việc tính toán tiền lương và thuế. Do đó, việc sử dụng các bảng khấu trừ thuế của IRS không phải là điều bạn cần quan tâm.
Ngoài ra, nếu bạn chọn phần mềm tính lương đầy đủ dịch vụ, hệ thống sẽ nộp và gửi tiền thuế cho bạn.
Ưu điểm và nhược điểm của việc sử dụng dịch vụ tính lương chuyên nghiệp
Một lợi thế chính của dịch vụ tính lương là khả năng tạo ra một loạt các báo cáo hợp lý hóa các quy trình kế toán và hỗ trợ các doanh nghiệp đảm bảo họ tuân thủ các nghĩa vụ pháp lý và nộp thuế. Số lượng kỳ nghỉ hoặc thời gian cá nhân mà nhân viên đã sử dụng cũng có thể được lưu giữ trong hồ sơ bởi dịch vụ tính lương.
Một nhược điểm của việc thuê ngoài hệ thống bảng lương là nó buộc các doanh nghiệp phải dựa vào các bên bên ngoài để hạch toán chính xác. Trong trường hợp có lỗi, công nhân tại chỗ của công ty phải giải quyết những nhân viên bất mãn. Nếu cơ quan tính lương làm sai, doanh nghiệp có thể bị phạt thuế.
Chi phí cao hơn khi so sánh với xử lý bảng lương nội bộ, đây là một nhược điểm khác của việc sử dụng dịch vụ bảng lương. Các dịch vụ có thể có chi phí hàng tháng cố định hoặc có nhiều gói thanh toán cho các cấp dịch vụ khác nhau. Dịch vụ tính lương có thể không phải là lựa chọn hiệu quả nhất về chi phí cho các doanh nghiệp nhỏ có nguồn lực hoạt động hạn chế do chi phí cao.
Bạn có ý nghĩa gì bởi bảng lương?
Biên chế là quá trình trả lương cho nhân viên của một tổ chức. Nó đòi hỏi phải theo dõi số giờ làm việc, xác định mức lương của nhân viên và giải ngân tiền thông qua séc hoặc gửi trực tiếp vào tài khoản ngân hàng của nhân viên.
Các loại bảng lương là gì?
Sau đây là các loại;
- Trong nhà
- Nhân viên kế toán/CPA quản lý
- Đại lý được quản lý
- phần mềm được quản lý
Nhân sự và Bảng lương là gì?
Trách nhiệm chính của nguồn nhân lực là xử lý các mối quan hệ của nhân viên, trong khi bảng lương chịu trách nhiệm về khoản bồi thường tài chính cho người đó và phương thức trả lương cho họ. Mặc dù hai bộ phận này có các vai trò riêng biệt trong một tổ chức, nhưng vẫn có một số nơi mà nhiệm vụ của chúng chồng chéo lên nhau.
Quy trình tính lương là gì?
Xử lý tiền lương đòi hỏi phải khen thưởng nhân viên vì những nỗ lực của họ. Nó đòi hỏi phải tìm ra tổng thu nhập tiền lương, thực hiện các khoản khấu trừ, nộp thuế biên chế và giải ngân tiền.
4 phần của bảng lương là gì?
Sau đây là 4 phần:
- Tổng lương.
- Lương ròng.
- thanh toán đặc biệt.
- Lợi ích
5 Bước tính lương là gì?
Sau đây là 5 bước;
- Thiết lập số nhận dạng chủ lao động của bạn
- Thu thập thông tin thuế nhân viên có liên quan
- Chọn bảng lương
- Tính lương gộp
- Xác định các khoản khấu trừ của mỗi nhân viên
Kết luận:
Việc tuân thủ các luật và quy định nghiêm ngặt của liên bang và tiểu bang là cần thiết cho nhiệm vụ xử lý bảng lương khó khăn và tốn thời gian. Nó đòi hỏi phải ghi chép tỉ mỉ và tập trung vào bản in nhỏ. Các công ty nhỏ thường xuyên sử dụng các công cụ dựa trên đám mây để quản lý bảng lương của riêng họ. Các doanh nghiệp khác quyết định thuê ngoài các hoạt động trả lương của họ hoặc chi tiền cho một hệ thống ERP tích hợp kiểm soát cả kế toán và bảng lương.
Bài viết liên quan
- Bảng lương doanh nghiệp nhỏ: Dịch vụ phần mềm tính lương tốt nhất Vương quốc Anh
- CHI PHÍ DỊCH VỤ TIỀN LƯƠNG VÀ THUẾ
- HỆ THỐNG TIỀN LƯƠNG: Định nghĩa, Phần mềm & Hướng dẫn
- QUẢN LÝ BẢNG LƯƠNG: Nó là gì, Cách quản lý & Hướng dẫn
- DỊCH VỤ NHÂN SỰ CHO CÁC DOANH NGHIỆP NHỎ: Chức năng & Ví dụ về Dịch vụ Nhân sự
dự án
