Là một người quản lý, bạn phải có khả năng phân chia sự chú ý của mình giữa nhiều nhiệm vụ, mỗi nhiệm vụ dường như là vấn đề quan trọng nhất cần giải quyết. Điều này có thể khá nặng nề. Rất may, có một số chiến lược bạn có thể thực hiện để làm cho công việc của mình bớt căng thẳng hơn. Quản lý theo ngoại lệ là một trong những chiến lược như vậy. Và trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ giải thích các nguyên tắc mà quản lý theo ngoại lệ hoạt động, lấy quản lý chủ động và thụ động làm nghiên cứu điển hình.
Quản lý theo ngoại lệ là gì?
Quản lý theo ngoại lệ là kỹ thuật phân tích kết quả tài chính và hoạt động của một công ty và chỉ đưa ra các vấn đề để ban giám đốc lưu ý nếu kết quả khác biệt đáng kể so với số tiền được ngân sách hoặc dự kiến. Ví dụ, kiểm soát viên của công ty có thể buộc phải cảnh báo ban giám đốc nếu chi tiêu vượt quá 10,000 đô la hoặc cao hơn 20% so với dự kiến.
Mục tiêu của quản lý theo cách tiếp cận ngoại lệ là chỉ quản lý nhiệm vụ với những sai lệch đáng kể nhất so với định hướng hoặc kết quả hoạt động dự kiến của doanh nghiệp. Các nhà quản lý chắc chắn sẽ dành nhiều thời gian hơn để giải quyết và sửa chữa những sai lệch lớn hơn này. Khái niệm này có thể được tinh chỉnh sao cho những sai lệch nhỏ được thông báo cho các nhà quản lý cấp dưới, trong khi những sai lệch lớn được báo cáo trực tiếp cho quản lý cấp cao.
Quy trình quản lý theo ngoại lệ trông như thế nào?
Khái niệm tổng thể thực sự khá đơn giản để nắm bắt, tuy nhiên, nó không phải là điều dễ dàng nhất để áp dụng đúng cách. Thiết lập các mục tiêu hoặc chuẩn mực, đánh giá việc thực hiện các mục tiêu đã chọn, kiểm tra các sai lệch có thể xảy ra và giải quyết các trường hợp ngoại lệ là những mục tiêu duy nhất cần thiết cho quá trình. Chúng ta hãy xem xét từng phần riêng biệt:
# 1. Thiết lập các mục tiêu hoặc tiêu chuẩn
Quá trình lựa chọn thủ tục bắt đầu với việc thiết lập các định mức. Giả sử bạn sở hữu một nhà hàng hamburger và muốn theo dõi những thứ như doanh thu, chi phí, v.v. Bạn sẽ cần xác định tiêu chuẩn hoặc mục tiêu cho từng nhiệm vụ và hoạt động. Tiêu chuẩn phải dễ dàng định lượng và đạt được. Ví dụ, nó có thể là tổng số bánh mì kẹp thịt được bán ra mỗi tháng. Đây là số tiền bạn phải bán để trang trải chi phí và tiếp tục phát triển với tốc độ bền vững. Kết quả là, bạn sẽ thiết lập định mức, trong trường hợp này có thể là 15,000 chiếc bánh mì kẹp thịt được bán ra.
# 2. Đánh giá hiệu suất và so sánh nó với tiêu chuẩn
Khi các tiêu chuẩn đã được thiết lập, bạn có thể bắt đầu sử dụng quản lý theo ngoại lệ. Khía cạnh quan trọng nhất của quy trình là giám sát các bộ dữ liệu cần thiết và xác định xem liệu hiệu suất thực tế có đáp ứng các tiêu chuẩn hay không. Bạn phải xác minh rằng bạn đang thu thập tất cả dữ liệu quan trọng và hệ thống giám sát trong thời gian thực.
Phương pháp giám sát có thể khác nhau tùy thuộc vào quy mô công ty của bạn và loại dữ liệu bạn đang giám sát. Bạn có thể sử dụng các công cụ giám sát tự động để thu thập và nén dữ liệu cho bạn, cho phép bạn xem kết quả. Mặt khác, bạn có thể xem xét các báo cáo theo cách thủ công để xác định bất kỳ sai lệch nào.
Khi bạn bắt đầu thu thập dữ liệu về hiệu suất hiện tại, bạn có thể bắt đầu so sánh nó với các chỉ tiêu đã đặt của mình. Bạn muốn làm điều này để có thể phát hiện ra bất kỳ sai lệch nào so với bình thường và sau đó xử lý chúng.
# 3. Kiểm tra độ lệch
Khi so sánh dữ liệu hiệu suất của bạn với các chỉ tiêu, có hai kết quả có thể xảy ra:
- Nếu không có sự thay đổi lớn, bạn không thực hiện bất kỳ hành động nào. Như đã nêu trước đây, bạn không bắt buộc phải trả lời các sửa đổi nhỏ.
- Nếu bạn phát hiện ra một sự khác biệt lớn, hãy chuyển sang bước tiếp theo là thông báo cho cấp quản lý thích hợp về vấn đề. Đây có thể là người giám sát trực tiếp của bạn hoặc quản lý cấp cao hơn. Tùy thuộc vào phương pháp, với tư cách là người quản lý, bạn phải phản hồi lại sự sai lệch hoặc báo cáo nó lên cấp cao hơn trong chuỗi.
Không nên chấp nhận các sai lệch như hiện tại và chỉ nên thực hiện hành động khắc phục sau khi bạn đã xác định được nguyên nhân cho các trường hợp ngoại lệ. Bạn phải ghi nhớ hai điều. Đối với những người mới bắt đầu, một lỗi của con người hoặc một sự bất thường khác có thể đã gây ra tình huống này. Điều này có thể ngụ ý rằng sự ra đi không nghiêm trọng như nó xuất hiện. Điều thứ hai cần nhớ là các sai lệch không phải lúc nào cũng cần phải sửa. Trong một số trường hợp, sự thay đổi có thể do những tiến bộ trong một phương pháp cụ thể gây ra. Do đó, đừng bao giờ bắt đầu sửa chữa một vấn đề mà không xác định trước nguyên nhân cốt lõi của sự sai lệch.
#4. Chăm sóc ngoại lệ
Sau đó, quản lý có trách nhiệm phải giải quyết sự sai lệch và phản hồi đúng cách. Trước khi bạn có thể giải quyết sự bất thường, trước tiên bạn phải hiểu được nguyên nhân gốc rễ. Hãy nhớ rằng trong một số trường hợp, định mức của bạn có thể cần được điều chỉnh. Ví dụ: nếu bạn thêm một sản phẩm mới vào dây chuyền của mình, chi phí của bạn phải tăng lên, v.v. Vì vậy, thay vì chỉ thực hiện quản lý của bạn bằng các công thức ngoại lệ, hãy kiểm tra chúng một cách thường xuyên.
Nguyên tắc quản lý theo trường hợp ngoại lệ
Quản lý theo ngoại lệ chủ yếu quan tâm đến việc đảm bảo rằng ban lãnh đạo tập trung vào các sáng kiến và quyết định chính sách, chỉ tham gia vào các hoạt động hàng ngày khi phát sinh những sai lệch đáng kể. Điều gì về các nguyên tắc cơ bản? Một số nguyên tắc chính cần phải có đối với quản lý ngoại trừ công việc là gì?
# 1. Một cách tiếp cận có phương pháp
Quản lý theo ngoại lệ đòi hỏi một phương pháp tiếp cận có phương pháp để làm việc. Trong thực tế, điều này có nghĩa là tất cả các yêu cầu và đòi hỏi hoạt động của tổ chức phải được hiểu và vạch ra một cách thấu đáo. Về cơ bản, công ty phải nhận thức được mọi thứ đang diễn ra và phải tuân thủ một bộ quy tắc rõ ràng. Việc quản lý theo các trường hợp ngoại lệ là không thể đạt được nếu không có một bộ tiêu chuẩn và quy trình được xác định rõ ràng. Nói một cách đơn giản, bạn không thể phát hiện ra sự sai lệch nếu bạn không biết quy chuẩn bình thường hoặc cái gọi là định mức trông như thế nào.
# 2. Một chính sách tổ chức kỹ lưỡng
Khái niệm về chính sách tổ chức là trung tâm của cách tiếp cận hệ thống. Tổ chức phải có một chính sách được xác định trước và thiết lập trước nhằm xác định các mục tiêu và chính sách mà ban lãnh đạo và các cấp khác của doanh nghiệp phải tuân thủ. Có một chính sách chi tiết sẽ không chỉ giúp xác định các sai lệch dễ dàng hơn mà còn đảm bảo rằng tất cả các cấp của doanh nghiệp tuân theo cùng một bộ tiêu chuẩn.
# 3. Nắm chắc các trường hợp ngoại lệ
Liên quan đến tiền đề trước đó, quản lý bằng ngoại lệ đòi hỏi toàn bộ tổ chức phải nhận thức được những sai lệch. Bạn không thể thực thi hệ thống nếu các ngoại lệ được giữ ẩn hoặc chỉ được biết đến với nhóm báo cáo. Nhóm càng hiểu rõ những gì được mong đợi ở họ và những gì nên giương cờ đỏ, thì càng dễ dàng nhận ra các vấn đề hoặc ngăn chặn chúng xảy ra ngay từ đầu.
#4. Phân bổ quyền hạn phù hợp
Một nguyên tắc phân quyền phù hợp phải được tạo ra để quy trình và cấu trúc hoạt động. Như đã trình bày trước đây, sai lệch có thể được phân loại rộng rãi thành các hành vi bình thường và bất thường. Đối với quyền hạn, cần phải hiểu rõ ràng về sự phân chia này và cấu trúc lệnh được thiết lập tốt. Khi một vấn đề hoặc một ngoại lệ xảy ra, nhân viên và người quản lý phải hiểu những gì họ phải làm.
# 5. Sự phát triển không ngừng của cấp dưới
Cuối cùng, như với nhiều lý thuyết và phong cách quản lý, sự phát triển của cấp dưới phải được kết hợp vào quản lý của bạn theo khuôn khổ ngoại lệ. Tôi sẽ đi sâu vào những ưu điểm và nhược điểm của phương pháp này sau, nhưng bạn nên biết rằng hệ thống này không dễ dàng cho nhân viên.
Bởi vì quản lý chỉ thu hút cấp dưới chủ động trong trường hợp có vấn đề, bạn phải đảm bảo rằng nhân viên đó có kỹ năng tốt nhất có thể. Bạn nên đào tạo không chỉ về phong cách mà còn về các khía cạnh khác trong vai trò của cấp dưới. Hơn nữa, việc đào tạo nên tập trung vào việc nâng cao phẩm chất quản lý của cá nhân. Điều này sẽ cung cấp cho tổ chức của bạn các lựa chọn thay thế kế thừa trơn tru hơn và đảm bảo rằng những người quản lý tiếp theo có nguồn gốc từ bên trong tổ chức.
Lợi ích của Quản lý theo Ngoại lệ là gì?
- Nó làm giảm số lượng kết quả tài chính và hoạt động mà ban giám đốc phải xem xét, sử dụng thời gian của họ tốt hơn.
- Một tùy chọn báo cáo xâm lấn tối thiểu là định cấu hình người viết báo cáo được liên kết với hệ thống kế toán để tự động in các báo cáo trong các khoảng thời gian nhất định có chứa các mức ngoại lệ được xác định trước.
- Khái niệm này cho phép nhân viên thực hiện các phương pháp tiếp cận của riêng họ để đạt được kết quả ngân sách của công ty. Ban quản lý sẽ chỉ can thiệp nếu có những trường hợp ngoại lệ.
- Là một phần của hoạt động kiểm toán hàng năm, kiểm toán viên của công ty sẽ hỏi về những sai lệch lớn, do đó Ban Giám đốc cần phân tích những vấn đề này trước cuộc kiểm toán.
Quản lý tích cực theo ngoại lệ
Quản lý tích cực bằng ngoại lệ đòi hỏi các nhà lãnh đạo kiểm soát và giám sát cả hoạt động và kết quả. Dẫn đầu bởi ngoại lệ là can thiệp vào dấu hiệu đầu tiên của một vấn đề để khắc phục và sửa chữa tình hình trong khi khiển trách thành viên trong nhóm đã gây ra vấn đề đó.
Trước khi chúng ta đi xa hơn, Hãy hiểu lãnh đạo giao dịch là gì, Nó sẽ giúp chúng ta hiểu rõ hơn về khái niệm quản lý chủ động và thụ động theo ngoại lệ
Phong cách lãnh đạo
Lãnh đạo theo giao dịch là người anh em chỉ đạo hơn và ít hấp dẫn hơn của lãnh đạo chuyển đổi, nhưng nó vượt trội hơn một chút so với lãnh đạo tự do, tất cả đều là một phần của Mô hình Lãnh đạo Toàn diện.
Kiểu lãnh đạo này dựa trên một cơ cấu khen thưởng và trừng phạt xác định đối với các mức độ thành tích khác nhau. Nó được phân biệt với lãnh đạo chuyển đổi bằng cách nhấn mạnh vào kết quả, hiệu quả và hiệu suất hơn là con người và kết nối.
Lãnh đạo giao dịch có ba thành phần hoặc kỹ thuật riêng biệt: quản lý chủ động theo ngoại lệ, quản lý thụ động theo ngoại lệ và khen thưởng ngẫu nhiên.
Quản lý tích cực theo ngoại lệ trong lãnh đạo giao dịch
Người quản lý hoặc người lãnh đạo có liên quan xuyên suốt công việc trong việc quản lý tích cực theo ngoại lệ, kiểm soát, giám sát và xác minh công việc của các thành viên trong nhóm. Do sự tham gia mật thiết này, người lãnh đạo đôi khi có thể nhận thấy các vấn đề trước khi quá muộn và các bước khắc phục có thể được thực hiện, ngay cả khi hoàn toàn tránh được hậu quả. Điều này không giống như quản lý thụ động theo ngoại lệ.
Quản lý tích cực bởi người quản lý ngoại lệ không chỉ ngăn ngừa các vấn đề mà còn thường xuyên có mặt, hướng dẫn và chứng minh cho nhân viên phải làm gì. Điều này cho phép các thành viên trong nhóm tìm hiểu thêm về cách tránh lỗi và nhận được sự huấn luyện trực tiếp hơn từ người lãnh đạo của họ. Tương tự như khả năng lãnh đạo theo kiểu pacesetting, người lãnh đạo có thể nêu gương tốt cho những người khác noi theo.
Tuy nhiên, quản lý chủ động theo ngoại lệ, giống như quản lý thụ động theo ngoại lệ, cũng tập trung vào các tiêu cực và ngăn ngừa sai sót; nó chỉ đơn giản là chủ động hơn là phản ứng.
Quản lý tích cực bằng ngoại lệ, giống như hầu hết các phương pháp lãnh đạo giao dịch, hoạt động tốt trong các bối cảnh lặp đi lặp lại nơi một số lượng nhỏ các hành động và nhiệm vụ được hoàn thành và sản phẩm tự nói lên điều đó.
Chìa khóa để quản lý tích cực hiệu quả bằng cách lãnh đạo ngoại lệ là ở đủ gần công việc thực tế để nhận ra lỗi sớm, đồng thời đảm bảo rằng nhân viên học hỏi từ những trường hợp này, giảm nguy cơ mắc các trường hợp ngoại lệ trong tương lai.
Các tình huống trong đó quản lý tích cực bằng ngoại lệ có thể hiệu quả
Quản lý tích cực bằng ngoại lệ có thể hiệu quả trong các trường hợp sau:
- Nhà hàng thức ăn nhanh
- Dịch vụ dọn dẹp
- Logistics và kho bãi
- hợp ngữ
- Nông nghiệp và các môi trường sản xuất có độ phức tạp thấp và trung bình đòi hỏi lao động chân tay.
Quản lý tích cực bằng lãnh đạo ngoại lệ, giống như quản lý thụ động theo ngoại lệ, có những hạn chế thực sự. Việc tập trung vào các trường hợp ngoại lệ sẽ giới hạn mục tiêu của bạn và có rất ít hoặc không có sự nhấn mạnh vào bức tranh lớn hơn, chẳng hạn như tầm nhìn, sự tham gia, động lực, v.v. Nó cung cấp một số phát triển liên tục, điều này rất quan trọng, nhưng nó quan tâm đến việc tránh khó khăn hơn là cải thiện tổng thể.
Quản lý chủ động bằng ngoại lệ có hoạt động không?
Quản lý tích cực theo ngoại lệ hoạt động tốt hơn quản lý thụ động, nhưng không tốt bằng khen thưởng ngẫu nhiên hoặc lãnh đạo chuyển đổi. Ngay cả trong những môi trường lặp đi lặp lại, nơi mọi người chỉ đơn giản là làm việc theo giờ để được trả lương, thì một nhà lãnh đạo có tầm nhìn luôn có thể tìm ra mục đích tổng thể để xây dựng cam kết, từ đó thúc đẩy hiệu suất và giảm tỷ lệ nghỉ việc của nhân viên.
Các nhà lãnh đạo có khát vọng cải tiến, cũng như tham vọng và mục đích cải thiện những người xung quanh họ, không nên chấp nhận hình thức lãnh đạo cơ bản hơn này, ngay cả khi nó bao gồm việc tham gia vào công việc.
MBO là gì, Ưu điểm và Nhược điểm của nó là gì?
Quản lý theo mục tiêu (MBO) là một thủ tục trong đó người quản lý và nhân viên đồng ý về các mục tiêu hoạt động cụ thể và sau đó đưa ra chiến lược để đạt được chúng. Những lợi thế bao gồm:
- Bởi vì quản lý theo mục tiêu (MBO) là một chiến lược định hướng mục tiêu tập trung vào việc xác định và kiểm soát các mục tiêu, nó khuyến khích các nhà quản lý lập kế hoạch theo chiều sâu.
- Không có sự mơ hồ hoặc nhầm lẫn trong công việc vì cả cấp quản lý và cấp dưới đều hiểu những gì họ mong đợi.
- Các nhà quản lý phải xác định các mục tiêu có thể đo lường được, các tiêu chuẩn thực hiện và các ưu tiên cho các mục tiêu này. Hơn nữa, nhiệm vụ và quyền hạn của nhân viên được xác định rõ ràng.
- Nó nâng cao nhận thức của các cá nhân về các mục tiêu của công ty.
- Nó thường chỉ ra những khu vực mà nhân viên yêu cầu đào tạo thêm, dẫn đến sự thăng tiến trong nghề nghiệp.
- Phương pháp đánh giá định kỳ thông báo cho cấp dưới về kết quả hoạt động của họ. Do MBO đặt nặng mục tiêu xác định nên việc đánh giá và đánh giá có thể khách quan, cụ thể và công bằng hơn.
- Nó tăng cường giao tiếp giữa quản lý và nhân viên.
Những bất lợi bao gồm:
- MBO chỉ có thể thành công nếu ban lãnh đạo cao nhất hỗ trợ đầy đủ.
- Cấp dưới có thể phản đối việc quản lý theo mục tiêu (MBO).
- Có rất nhiều công việc liên quan đến giấy tờ và tiêu tốn quá nhiều thời gian của người quản lý.
- Trọng tâm là các mục tiêu ngắn hạn.
- Hầu hết các nhà quản lý có thể thiếu các kỹ năng thích hợp trong tương tác giữa các cá nhân như huấn luyện và tư vấn, những kỹ năng thường xuyên được yêu cầu.
- Giao diện của hệ thống MBO với các hệ thống khác, chẳng hạn như dự báo và lập ngân sách, khá bất cập. Điều này làm phức tạp hoạt động chung của tất cả các hệ thống.
- Để đạt được mục tiêu của nhóm khó hơn.
Sự khác biệt giữa quản lý theo ngoại lệ và quản lý theo mục tiêu là gì?
Sự khác biệt chính giữa Quản lý theo Mục tiêu (MBO) và Quản lý theo Ngoại lệ (MBE) là MBO là một quy trình trong đó các mục tiêu cụ thể cho tổ chức được đặt ra một cách cộng tác, trong khi MBE là một chính sách trong đó ban quản lý chỉ dành thời gian để điều tra những tình huống đó. trong đó kết quả thực tế khác nhau.
Mục đích chính của quản lý theo ngoại lệ là gì?
Quản lý theo ngoại lệ là một cách tiếp cận lãnh đạo khuyến khích mọi người chủ động và chịu trách nhiệm về công việc và sáng kiến của chính họ. Nó đòi hỏi phải tập trung vào và kiểm tra các ngoại lệ quan trọng về mặt thống kê.
Tại sao quản lý theo ngoại lệ là một chiến lược hiệu quả?
Quản lý theo ngoại lệ giúp sử dụng tốt hơn thời gian của ban quản lý bằng cách giảm số lượng kết quả hoạt động và tài chính cần được xem xét.
Cuối cùng,
Quản lý theo ngoại lệ là một kỹ thuật quản lý tuyệt vời để đảm bảo rằng người quản lý tập trung toàn bộ sự chú ý vào những vấn đề cấp bách nhất. Nó có thể giúp tập trung sự chú ý và tạo ra một môi trường trong đó các vấn đề thực sự được ưu tiên hơn. Thật vậy, quản lý theo ngoại lệ có thể là một kỹ thuật hữu ích để sắp xếp thứ tự ưu tiên các nhiệm vụ, từ việc tổ chức các hoạt động hàng ngày đến thiết lập cơ cấu quyền lực phù hợp. Nó có thể giúp đảm bảo rằng công ty đáp ứng các tiêu chuẩn cao nhất.
Những câu hỏi thường gặp
Quản lý bằng ngoại lệ có tốt không?
Quản lý theo ngoại lệ là một quan niệm tuyệt vời đối với bất kỳ công ty nào. Các nhà quản lý sử dụng nó để tập trung vào hoạt động của công ty hơn là toàn bộ đơn vị kinh doanh.
Ai đã phát triển MBE?
Khoảng năm 1968, hai nhà vật lý người Mỹ, Alfred Y. Cho và John R. Arthur, Jr., người gốc Hoa, đã phát triển công nghệ MBE cơ bản tại Phòng thí nghiệm Bell.
Quản lý thụ động theo ngoại lệ là gì?
Quản lý thụ động theo ngoại lệ có nghĩa là trì hoãn hành động cho đến khi không thể bỏ qua những sai lầm hoặc vấn đề nữa.
Bài viết liên quan
- Quản lý Mua lại: Hướng dẫn Quy trình Mua lại Quản lý & Cấp vốn
- Làm thế nào để hưởng lợi từ cố vấn kinh doanh
- 4 thói quen xấu của doanh nhân đã giết chết Nokia và Blackberry và những điều bạn nên rút kinh nghiệm.
- Tóm tắt điều hành: Cách viết bản tóm tắt điều hành cho kế hoạch kinh doanh & các khoản vay ngân hàng
dự án
