Bạn thông thạo cung và cầu như thế nào? Ngay cả khi bạn không học chuyên ngành kinh tế, có lẽ bạn đã từng nghe những lập luận này trước đây. Mặc dù cung và cầu rất quan trọng trong quản lý năng lực, nhưng chúng chỉ là một khía cạnh của bài toán. Hiểu đúng về quản lý năng lực và tại sao nó lại quan trọng đối với sự thành công của các dự án và doanh nghiệp đòi hỏi nhiều kiến thức hơn. Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ làm sáng tỏ các hoạt động quản lý năng lực trong Itil và các công cụ của nó.
Quản lý năng lực là gì?
Quản lý năng lực là tối đa hóa các hoạt động tiềm năng và sản lượng sản xuất của công ty—tại mọi thời điểm, trong mọi hoàn cảnh. Năng lực của một công ty là thước đo xem công ty đó có thể hoàn thành, sản xuất hoặc bán được bao nhiêu trong một giai đoạn cụ thể.
Hiểu về quản lý năng lực
Các công ty phải duy trì đủ nhanh nhẹn để luôn đáp ứng kỳ vọng một cách hiệu quả về mặt chi phí vì năng lực có thể thay đổi do điều kiện thay đổi hoặc ảnh hưởng bên ngoài, chẳng hạn như nhu cầu theo mùa, thay đổi ngành và các sự kiện kinh tế vĩ mô không lường trước được. Chẳng hạn, dựa trên nhu cầu và lượng hàng tồn kho mà công ty hiện có trong tay, nguồn nguyên liệu thô có thể cần phải được sửa đổi.
Làm việc ngoài giờ, ký hợp đồng với các hoạt động của công ty, đầu tư vào nhiều thiết bị hơn và cho thuê hoặc bán bất động sản là tất cả các ví dụ về chiến lược quản lý năng lực.
Các công ty có thực hành quản lý năng lực kém có thể thấy doanh số bán hàng giảm do các đơn đặt hàng không được đáp ứng, sự tiêu hao của khách hàng và mất thị phần. Do đó, một doanh nghiệp giới thiệu một sản phẩm mới lạ với nỗ lực tiếp thị tích cực cần lập kế hoạch cho sự gia tăng nhu cầu bất ngờ. Sẽ không tốt cho công việc kinh doanh khi bạn không thể nhanh chóng nạp đầy hàng vào kho của đối tác bán lẻ.
Chiến lược quản lý năng lực
Các nhà quản lý công nghiệp đã phát triển một số chiến thuật để cải thiện kết quả và tăng năng lực sản xuất của công ty. Một số chiến lược quản lý năng lực thường được sử dụng nhất được liệt kê dưới đây:
#1. chiến lược tụt hậu
Người quản lý xác định công suất bằng cách sử dụng phương pháp bảo thủ này, sau đó chờ đợi nhu cầu tăng trưởng ổn định và thực sự. Nhà quản lý sau đó tăng năng lực sản xuất để đáp ứng nhu cầu của thị trường.
#2. Chiến lược dẫn đầu
Phương pháp này về cơ bản là tích cực và rủi ro hơn so với chiến lược tụt hậu. Công ty quyết định tăng công suất trước khi có nhu cầu vì họ tin rằng sẽ đủ nếu nhu cầu tăng. Nó được sử dụng khi doanh nghiệp phát triển hoặc khi nhu cầu về sản phẩm hoặc dịch vụ tăng nhanh. Do đó, các công ty nhỏ thường tránh xa loại chiến lược này.
#3. Chiến lược năng động
Cách tiếp cận dựa trên dự báo này tập trung vào việc sử dụng các xu hướng thị trường như một phương tiện để tăng cường năng lực. Người quản lý đánh giá nhu cầu thực tế và dữ liệu dự đoán bán hàng trước khi điều chỉnh sản xuất trước.
Đây là một trong những chiến lược an toàn nhất vì các nhà quản lý có thông tin dự báo chính xác để hỗ trợ các mục tiêu năng lực của họ. Ngoài ra, nó làm giảm khả năng thiếu hụt hoặc lãng phí hàng tồn kho.
#4. chiến lược phù hợp
Chiến lược này kết hợp các chiến lược dẫn đầu và tụt hậu. Nó sử dụng những mở rộng nhỏ nhưng đáng kể đối với năng lực của công ty bằng cách chú ý đến nhu cầu thị trường. Khi rõ ràng là nhu cầu sẽ tăng lên, công ty sẽ dần dần tăng sản lượng.
Công cụ quản lý năng lực
Làm cách nào bạn có thể biết công cụ quản lý dung lượng nào trong số nhiều công cụ có sẵn là lý tưởng cho bạn? Những công cụ này có thể được sử dụng để giải quyết một vấn đề cụ thể hoặc đưa ra các giải pháp quản lý năng lực theo nhiều cách khác nhau. Đây là những công cụ quản lý năng lực hàng đầu hiện có trên thị trường, điều gì làm cho chúng trở nên tuyệt vời và cách các nhà quản lý dự án có thể sử dụng chúng ngay lập tức.
#1. Chuyển đổi kế hoạch
Toggl Plan là một công cụ quản lý năng lực phổ biến khác, cho phép người dùng đánh giá hiệu suất của một số nhóm trong thời gian thực. Bộ Toggl, cũng chứa chương trình theo dõi thời gian, bao gồm Toggl Plan.
#2. lập nhóm
Teamup mang lại lợi thế cho các nhà hoạch định năng lực khi nói đến quản lý tài nguyên. Đó là một công cụ đơn giản, nhưng phù hợp với các nhóm nhỏ. Về bản chất, Teamup là một lịch dùng chung mà tất cả các thành viên trong nhóm đều có thể truy cập được. Bạn có thể sắp xếp các cuộc họp nhóm, cuộc họp giao ban và các mốc quan trọng của dự án như các ngày quan trọng trên đường trong lịch.
#3. Trôi nổi
Float là một công cụ lập kế hoạch và quản lý năng lực tuyệt vời, nhưng nó cũng cung cấp cho các nhóm và cá nhân làm việc trong dự án khả năng hiển thị và hiểu biết sâu sắc.
Để làm cho các dự án hiển thị cho tất cả các bộ phận, chức danh và nhiệm vụ có thể được trao cho các nhóm và thành viên trong nhóm. Ngoài ra, bạn có thể điều chỉnh tính khả dụng cho các cá nhân và đặt giờ làm việc mặc định, giúp cải thiện sự hiểu biết của tất cả các bên liên quan của dự án.
#4. Chuyên gia tài nguyên
Các gói trả phí khác nhau được Resource Guru cung cấp để hỗ trợ quản lý nguồn nhân lực và các đăng ký khác. Nó giúp cung cấp cho bạn khả năng hiển thị đối với những người có nhu cầu hoặc các thành viên trong nhóm được sử dụng không đúng mức.
#5. liên kết maven
Lập kế hoạch năng lực được thực hiện đơn giản và không phức tạp nhờ kết nối, hiệu quả và phân tích của Mavenlink. Nó thể hiện mình là phần mềm sáng tạo, cập nhật và đáp ứng nhu cầu của các nhà quản lý dự án ngày nay.
#6. cứu tinh
Tương tự như nhiều công cụ quản lý năng lực khác, Saviom mô tả việc sử dụng tài nguyên trong thời gian thực và trong tương lai để cho phép lập kế hoạch tốt hơn. Người dùng có thể xem nhu cầu đối với một số tài nguyên nhất định, dự trữ tài nguyên khi cần và phát triển các kế hoạch dự phòng cho các tình huống khi không thể truy cập tài nguyên.
Quản lý năng lực trong Itil
Quản lý năng lực là một hoạt động quản lý dịch vụ CNTT trong khuôn khổ ITIL. Các thiết kế dịch vụ, chiến lược và quy trình đảm bảo tổ chức CNTT của bạn có số lượng tài nguyên phù hợp vào thời điểm thích hợp và với chi phí phù hợp để duy trì hoạt động đều được bao gồm trong quản lý năng lực ITIL.
Các chuyên gia CNTT chịu trách nhiệm lớn trong việc đảm bảo rằng các doanh nghiệp luôn linh hoạt và thích nghi với các công nghệ và quy trình mới tại thời điểm công nghệ đang phát triển nhanh hơn bao giờ hết. CNTT chịu trách nhiệm tiến hành các nghiên cứu cần thiết, lập kế hoạch, thiết kế, mua, giám sát và quản lý việc triển khai công nghệ mới, đảm bảo các tiêu chuẩn phần cứng và phần mềm, đồng thời đưa ra các thủ tục và quy định mới.
Bằng cách sử dụng tài nguyên một cách hiệu quả, các chuyên gia CNTT có thể chuẩn bị và theo kịp các thay đổi với sự hỗ trợ của quản lý năng lực ITIL.
Mục đích của quản lý năng lực ITIL
Hiệu quả chi phí và chất lượng dịch vụ cao là những ưu tiên trong quản lý năng lực. Nhiệm vụ của người quản lý năng lực bao gồm tìm hiểu xem cần bao nhiêu năng lực để cung cấp các dịch vụ hiện tại và tương lai một cách nhanh chóng, hiệu quả và trong phạm vi ngân sách định trước. Sau đó, họ theo dõi các quy trình đã được đưa ra để đánh giá hiệu quả, sự nhanh chóng và độ tin cậy của chúng và tìm ra những điểm cần cải thiện.
Lợi ích của Quản lý năng lực ITIL
Công nghệ không ngừng phát triển. Ưu điểm của quản lý năng lực là nó có thể giúp bạn vượt lên dẫn đầu khi bạn cố gắng duy trì tiêu chuẩn hóa phần cứng và phần mềm trong toàn tổ chức của mình.
Sẽ không quá khó khăn để theo kịp những thay đổi trong các doanh nghiệp nhỏ hơn. Để cung cấp cho các tân binh thiết bị và phần mềm được tiêu chuẩn hóa trong quá trình giới thiệu, doanh nghiệp của bạn có thể có sẵn ngân sách và quy trình.
Đối với các công ty lớn hơn, để giữ cho tất cả nhân viên được cập nhật với thiết bị được tiêu chuẩn hóa, cần có nhiều kế hoạch hơn và các quy trình được xác định rõ ràng. Bạn có thể chuẩn bị cho các bản cập nhật phần cứng và phần mềm cần thiết với sự trợ giúp của thiết kế dịch vụ quản lý dung lượng mà ít gây gián đoạn cho hoạt động kinh doanh.
Ví dụ, thay vì phân phối cho mọi người cùng một lúc, bạn có thể tạo một chiến lược để nâng cấp hệ điều hành cho toàn bộ tổ chức, từng bộ phận một. Bằng cách này, các nhà quản lý năng lực có thể theo dõi, đánh giá và học hỏi từ mỗi lần triển khai để những lần triển khai sau diễn ra nhanh chóng và suôn sẻ với ít thời gian ngừng hoạt động nhất có thể.
Quản lý năng lực có một số lợi thế chính trong tổ chức CNTT của bạn, bao gồm:
- Chức năng nâng cao
- Loại bỏ các nhiệm vụ không cần thiết
- Tiết kiệm chi phí từ việc mua lại phần cứng và phần mềm theo kế hoạch thay vì vội vàng
- Tăng cường sự hài lòng và niềm tin giữa các đơn vị CNTT và doanh nghiệp
- Lãng phí được loại bỏ khi công suất phù hợp với nhu cầu kinh doanh.
- Báo cáo thường xuyên để hiểu tổng chi phí nâng cấp phần cứng và phần mềm
- Đưa ra những lựa chọn có học thức về yêu cầu năng lực và sự phát triển trong tương lai
Hoạt động quản lý năng lực
Lập kế hoạch, điều phối và điều tiết các nguồn lực cần thiết để tạo ra hàng hóa và dịch vụ là quá trình quản lý hoạt động năng lực. Để thiết lập bao nhiêu năng lực là cần thiết để đáp ứng nhu cầu dự kiến, lập kế hoạch năng lực là một thành phần quan trọng của quản lý hoạt động.
Đảm bảo rằng có chỗ cho sự phát triển trong tương lai, tăng cường hoạt động của tổ chức hơn nữa. Nó cũng cho phép công ty ngăn chặn tình trạng thừa công suất và các chi phí đi kèm, chẳng hạn như tài nguyên nhàn rỗi và công suất sử dụng không đúng mức. Có tồn tại các kỹ thuật quản lý hoạt động năng lực khác nhau, nhưng tất cả đều tìm cách đưa ra câu trả lời cho cùng một vấn đề.
Các loại quản lý hoạt động năng lực
Năng lực sản xuất mà một công ty yêu cầu để đáp ứng nhu cầu thay đổi của người tiêu dùng đối với hàng hóa hoặc dịch vụ của công ty được xác định thông qua hoạch định năng lực. Đảm bảo các nguồn lực thích hợp luôn sẵn sàng khi chúng được yêu cầu là mục tiêu của việc lập kế hoạch năng lực.
Có bốn loại quản lý hoạt động năng lực:
- Lập kế hoạch năng lực nguồn lực
- Lập kế hoạch công suất dự án
- Lập kế hoạch năng lực nhóm
- Hoạch định Năng lực Nhân sự
Lập kế hoạch năng lực giúp gì trong quản lý hoạt động?
Một trong những khía cạnh quan trọng nhất của quản lý hoạt động là lập kế hoạch năng lực. Nó đảm bảo rằng một công ty có các nguồn lực cần thiết để đáp ứng nhu cầu. Lập kế hoạch năng lực có thể giúp ngăn chặn các vấn đề như sản xuất thừa hoặc sử dụng không đúng mức các nguồn lực bằng cách đánh giá năng lực của tổ chức và các nguồn lực của tổ chức.
Lập kế hoạch năng lực chiến lược và chiến thuật là hai hình thức cơ bản. Dài hạn và tập trung vào định hướng và mục tiêu tổng thể của một tổ chức, lập kế hoạch năng lực chiến lược. Lập kế hoạch cho năng lực chiến thuật mang tính ngắn hạn hơn và xem xét việc sử dụng hiệu quả nhất các nguồn lực của tổ chức.
Thực tiễn tốt nhất để triển khai quản lý năng lực ITIL
Bạn có thể sẽ tạo ra các phương pháp hay nhất của riêng mình và nâng cao các thủ tục hiện tại khi doanh nghiệp của bạn phát triển và các hoạt động của doanh nghiệp được sắp xếp hợp lý. Kiểm tra các quy trình và thông lệ được sử dụng bởi các doanh nghiệp khác hoạt động tốt là một nơi tốt để bắt đầu.
Các thực tiễn được đề xuất được liệt kê bên dưới có thể hỗ trợ bạn triển khai quản lý năng lực thành công.
#1. Chọn các thành viên nhóm thích hợp cho dự án:
Đảm bảo các cá nhân thích hợp được bố trí vào những thời điểm và địa điểm thích hợp. Thuê những người có trình độ nhất có kinh nghiệm trong lĩnh vực của bạn và với dự án bạn đang xây dựng là một phần của điều này. Tìm những nhân viên đủ tiêu chuẩn đã quen thuộc với văn hóa doanh nghiệp của công ty bạn và các sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn là điều lý tưởng.
#2. Thực hiện một số phân tích “nếu như”:
Thực hiện một số tình huống “nếu như” trước khi triển khai để nhóm của bạn sẵn sàng cho những tình huống không lường trước được. Bạn có thể nhanh chóng tìm thấy các tùy chọn tốt nhất để sửa lỗi và tắc nghẽn bằng cách sử dụng các kế hoạch dự phòng. Điều này duy trì quá trình sản xuất hiệu quả.
#3. Nhận ra những sai lầm trước đây:
Bạn có nguy cơ phạm phải những sai lầm tương tự mà người khác đã mắc phải nếu bạn không học hỏi từ những sai lầm của họ. Việc đọc các báo cáo mô tả các thành tích tương tự như mục tiêu của bạn có thể giúp việc triển khai của bạn có tác động ngay lập tức tốt hơn.
#4. Ưu tiên công việc của bạn:
Việc sắp xếp thứ tự ưu tiên giúp nhóm tiếp tục thực hiện nhiệm vụ và đảm bảo rằng công việc quan trọng nhất sẽ được hoàn thành trước, giúp đẩy nhanh quá trình và giảm thời gian ngừng hoạt động.
#5. Kiểm soát tỷ lệ cung cầu:
Bạn có thể có năng lực cần thiết để đáp ứng nhu cầu bất kể có bao nhiêu cá nhân trong nhóm của bạn. Trước khi lên lịch làm việc, hãy đảm bảo xác minh tính khả dụng của tài nguyên.
Bạn có thể sử dụng dữ liệu hiện có và các kế hoạch được tạo cẩn thận để tác động đến các quyết định của mình với sự hỗ trợ của quản lý năng lực ITIL. Để duy trì hoạt động kinh doanh của bạn ở mức hiệu suất cao nhất, nó tối ưu hóa các quy trình và thủ tục, đồng thời loại bỏ yếu tố đoán mò khỏi các quyết định CNTT.
Tại sao quản lý năng lực lại quan trọng?
Các công ty phải có khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Thiếu khả năng đáp ứng nhu cầu có thể dẫn đến việc bỏ lỡ các cơ hội bán hàng và kinh doanh.
Các loại quản lý năng lực là gì?
- Năng lực tiềm năng
- Công suất tức thì
- Công suất hiệu quả.
Công cụ quản lý năng lực là gì?
Sử dụng công cụ lập kế hoạch năng lực, bạn có thể dự đoán nhu cầu tài nguyên trong tương lai của mình và phân bổ tài nguyên khi cần thiết nhất.
Các yếu tố chính của quản lý năng lực là gì?
- Lập kế hoạch của công ty.
- Phân tích triển vọng và nhu cầu của khách hàng.
- Kiểm tra kết quả của cơ sở hạ tầng và tài nguyên hiện có.
- Thực hiện hoạch định năng lực.
- Theo dõi và phân tích tiềm năng đầu ra.
Trách nhiệm của Người quản lý năng lực là gì?
Người quản lý năng lực cuối cùng chịu trách nhiệm đảm bảo rằng có đủ năng lực CNTT để cung cấp các mức dịch vụ phù hợp, đảm bảo quản lý CNTT cấp cao được tư vấn chính xác về cách phù hợp với năng lực và nhu cầu, đồng thời đảm bảo rằng năng lực hiện có được sử dụng hiệu quả càng tốt.
Kết luận
Chiến lược lý tưởng để doanh nghiệp tối đa hóa năng suất là quản lý năng lực. Ngoài ra, khi các doanh nghiệp quản lý năng lực của mình một cách hiệu quả, họ sẽ có ý tưởng rõ ràng hơn về số lượng họ có thể làm, sản xuất hoặc bán trong một khung thời gian nhất định.
Thực tế là quản lý năng lực đảm bảo ít vấn đề và sự kiện liên quan đến năng lực và hiệu suất là một trong những lợi thế quan trọng nhất của nó. Thủ tục này là thuận lợi vì nó đảm bảo khả năng sinh lợi và hiệu suất. Mặc dù năng lực quản lý có thể gây ra một số khó khăn cho doanh nghiệp, nhưng vẫn có những giải pháp tuyệt vời.
Bài viết liên quan
- ITIL: Ý nghĩa, Nền tảng, Quy trình & Chứng chỉ
- HOẠCH ĐỊNH NĂNG LỰC: Ý nghĩa, Tầm quan trọng, Chiến lược và Công cụ
- ITIL FRAMEWORK: Định nghĩa, Ví dụ, Quy trình Câu hỏi phỏng vấn
- QUẢN LÝ ỨNG DỤNG: Dịch vụ và phần mềm hàng đầu, CNTT & quản lý web
dự án
