Kỳ trả lương là khung thời gian được sử dụng để tính tần suất người lao động sẽ được trả lương cho sức lao động của họ. Điều này có thể liên quan đến thời gian bạn lưu giữ hồ sơ về thời gian làm việc của nhân viên. Tính nhất quán và khả năng dự đoán của tiền lương của nhân viên thường được đảm bảo bằng một lịch trình thường xuyên cho một kỳ lương. Tại sao không đọc tiếp để xem các loại kỳ lương là gì và cách tính kỳ lương? Chúng tôi cũng đã thêm một số giải thích thú vị về kỳ thanh toán hàng tháng. Tại sao không lặn ngay bây giờ?
Thời hạn thanh toán là gì?
Mọi doanh nghiệp đều cần một hệ thống thời gian thanh toán đáng tin cậy như một phần của cơ sở hạ tầng HRIS của mình. Một trong những điều đầu tiên cần làm khi thiết lập hệ thống trả lương là xác định tần suất nhân viên sẽ được trả lương. Tần suất trả lương cho nhân viên của bạn thực sự được xác định bởi một kỳ trả lương. Thiết lập một chu kỳ thanh toán thường xuyên là điều cần thiết cho hoạt động thành công của bất kỳ công ty nào. Nó giúp hợp lý hóa tài chính doanh nghiệp của bạn bằng cách đảm bảo rằng nhân viên của bạn được trả lương đúng hạn cho những nỗ lực của họ. Chọn lịch thanh toán không phải lúc nào cũng là một quá trình đơn giản. Tùy thuộc vào việc nhân viên làm công ăn lương hay làm theo giờ, bán thời gian hay không, làm việc theo giờ linh hoạt, v.v., bạn có thể thiết lập nhiều kỳ lương khác nhau.
Các loại Kỳ lương
Tuy nhiên, có nhiều loại thời hạn thanh toán khác nhau mà bạn có thể chọn, dựa trên thời hạn thuận tiện cho bạn. Sau đây là các loại kỳ lương:
#1. Hằng ngày
Tiền lương được phát hàng ngày cho công nhân. Do đó, không thể có nhiều hơn 365 kỳ lương trong một năm.
#2. hàng tuần
Nhân viên được trả lương hàng tuần sẽ làm như vậy vào cuối mỗi tuần. Nhân viên sẽ nhận được khoản thanh toán hàng tuần vào thứ Sáu cho số giờ họ đã làm việc trong tuần trước. Có một số kết quả tích cực có thể là kết quả của việc chuyển sang kỳ trả lương hàng tuần. Lợi ích đầu tiên là tiền lương của người lao động được phân phối thường xuyên hơn, điều này có thể cải thiện kế hoạch tài chính và dòng tiền của họ. Lợi ích thứ hai là nó có thể giúp bạn trả lương cho nhân viên đúng hạn, điều này được đánh giá cao bởi cả những người lao động hiện tại và những người mới tuyển dụng tiềm năng. Mặt khác, việc xử lý bảng lương hàng tuần có thể tốn kém hơn và tốn thời gian hơn cho các doanh nghiệp. Tiền lương được phát hàng tuần cho nhân viên. Điều này tương đương với khoảng 52 kỳ thanh toán mỗi năm.
#3. Hai tuần một lần
Mỗi tuần khác được coi là kỳ thanh toán hai tuần một lần. Điều này có nghĩa là người lao động được trả lương hai tuần một lần cho thời gian họ làm việc trong kỳ lương trước đó. Các khoản thanh toán hai tuần một lần có sức hấp dẫn giống như các khoản thanh toán hàng tuần ở chỗ chúng cung cấp cho người lao động khả năng tiếp cận tiền của họ thường xuyên hơn. Và sẽ có nhiều thời gian hơn để kiểm tra bảng chấm công so với chu kỳ trả lương hàng tuần. Tuy nhiên, so với các khoản thanh toán hàng tháng, việc xử lý bảng lương hai tuần một lần có thể tốn kém hơn và tốn thời gian hơn cho các công ty. Một số công nhân thậm chí có thể muốn thời hạn trả lương dài hơn nếu điều đó có nghĩa là họ có thể được trả lương thường xuyên hơn. Tiền lương được phát hai tuần một lần cho nhân viên. Điều này cũng có thể dẫn đến khoảng 26 kỳ lương mỗi năm.
#4. hàng tháng
Kỳ trả lương hàng tháng biểu thị rằng nhân viên được trả lương một lần mỗi tháng hoặc 12 lần mỗi năm. Hầu hết các nước châu Âu đều có chu kỳ trả lương hàng tháng cho những người làm công ăn lương của họ. Nhân viên được trả lương hàng tháng thường nhận được tiền của họ vào thứ Sáu cuối cùng hoặc ngày cuối cùng của tháng. Các công ty cung cấp dịch vụ thương mại và chuyên nghiệp được hưởng lợi từ chu kỳ thanh toán hàng tháng. Tuy nhiên, lập hóa đơn hàng tháng được ưa chuộng bởi nhiều chuyên gia độc lập.
Những người nhận lương mỗi tháng một lần làm phép tính bằng cách chia tiền lương hàng năm của họ cho số tháng họ được trả. Nhân viên nhận được thù lao mỗi tháng một lần theo lịch. Điều này có thể dẫn đến 12 kỳ thanh toán mỗi năm.
#5. Nửa tháng một lần
Nhân viên làm việc theo lịch nửa tháng được trả lương hai lần một tháng, vào ngày 15 và ngày cuối cùng của mỗi tháng dương lịch. Lợi ích đáng kể nhất của lịch trình thanh toán này là sự điều hòa giữa các khoảng thời gian thanh toán thường xuyên hơn và ít thường xuyên hơn. Tuy nhiên, sự sắp xếp này có thể khó theo dõi hơn so với tiền lương hàng tuần hoặc hai tuần một lần. Điều này là do nó đòi hỏi phải theo dõi tiền lương và số giờ làm việc cho các kỳ lương cá nhân trong suốt tháng. Số ngày làm việc trong mỗi kỳ lương cũng có thể gây ra chênh lệch thanh toán. Kết quả là nhân viên có thể trở nên bối rối và khó chịu.
Tiền lương được phát cho công nhân hai lần mỗi tháng theo lịch. Điều đó có nghĩa là có thể có 24 lần trả lương mỗi năm.
#6. hàng quý
Khi nhân viên được trả lương ba tháng một lần, đây được gọi là kỳ trả lương hàng quý. Những lợi ích bao gồm chi phí hành chính thấp hơn và ít công việc hơn cho bộ phận nhân sự. Nhân viên có thể gặp khó khăn trong việc kiếm đủ tiền, và có thể có những thách thức về lập ngân sách và lập kế hoạch. Do sự phức tạp của nó, phương thức trả lương cho nhân viên này thường chỉ được sử dụng bởi các doanh nghiệp rất nhỏ với một vài nhân viên hoặc các doanh nghiệp thời vụ.
Tiền lương được phân phối hàng quý theo lịch. Kết quả là, bốn ngân phiếu lương có thể được phát hành mỗi năm.
Cách chọn một loại kỳ thanh toán
Sau đây là các cách chọn loại kỳ lương:
#1. Xem xét tổng lương
Tổng lương là tổng số tiền kiếm được trước khi trừ thuế và các khoản khấu trừ khác. Thuế liên bang và các khoản khấu trừ khác, chẳng hạn như thuế bảo hiểm và hưu trí, có thể được thực hiện. Biết tổng lương của bạn có thể giúp bạn chọn thời hạn thanh toán thuận tiện nhất, vì số tiền khấu trừ thay đổi tùy theo tần suất bạn được trả.
#2. Xem xét năm nhuận
Năm nhuận xảy ra khi thêm một ngày vào năm dương lịch để nó trùng với vòng quay của Trái đất. Điều này có nghĩa là cứ bốn năm một lần, bất kể bạn chọn lịch làm việc hàng tuần hay hai tuần một lần, bạn có thể nhận được thêm một kỳ lương. Nếu bạn quyết định trả lương cho nhân viên của mình trên cơ sở tiền lương, bạn có thể cần thực hiện một số thay đổi để đảm bảo rằng họ không bị trả lương quá cao.
#3. Chọn một dịch vụ tính lương
Có một số hệ thống bảng lương có sẵn để giúp hợp lý hóa và vi tính hóa thời hạn thanh toán của bạn. Có thể các nền tảng dựa trên web này cung cấp nhiều tiện ích bổ sung khác nhau. Khi chọn tần suất trả lương cho người lao động, bạn có thể tính đến những cân nhắc này.
#4. Tìm hiểu Luật Việc làm
Khi quyết định sử dụng kỳ lương nào, bạn nên tính đến luật liên bang và tiểu bang. Một số tiểu bang có các đạo luật với các yêu cầu khác nhau tùy theo lĩnh vực kinh doanh, sự tham gia của IRS và các biện pháp bảo vệ nhân viên. Nếu bạn muốn biết thêm thông tin về cách luật pháp ở tiểu bang của bạn có thể ảnh hưởng đến tiền lương của bạn, bạn có thể liên hệ với cơ quan có liên quan ở đó.
#5. Xem xét loại lương
Khi quyết định lịch thanh toán, bạn có thể chọn từ một số hình thức thanh toán khác nhau. Cấu trúc thanh toán có thể thay đổi từ tiền lương theo giờ sang tiền hoa hồng. Những người làm công ăn lương có thể thích ngày trả lương thường xuyên hơn, trong khi những người làm công theo giờ và hưởng hoa hồng có thể thích những kỳ trả lương thường xuyên hơn.
#6. Cân nhắc làm thêm giờ
Điều quan trọng là phải suy nghĩ về cách theo dõi và tính toán tiền lương trả thêm nếu nhân viên của bạn đủ điều kiện làm thêm giờ. Mức lương làm thêm giờ và thời điểm chúng có thể được đưa vào phiếu lương có thể tuân theo luật lao động của địa phương, tiểu bang hoặc liên bang. Để tìm hiểu thêm về tiền làm thêm giờ, bạn có thể liên hệ với bộ phận nhân sự.
#7. Xem xét nhu cầu của nhân viên
Lựa chọn trả lương cho nhân viên thường xuyên hơn có thể nâng cao tinh thần, nhưng nó có thể dẫn đến chi phí trả lương cao hơn. Có thể việc lựa chọn tần suất trả lương của nhân viên được quy định bởi luật lao động của tiểu bang cụ thể của họ. Tính đến những điều này có thể giúp bạn giải quyết một kỳ thanh toán phù hợp với nhu cầu của bạn mà không phải phá vỡ ngân hàng.
#số 8. Xem xét ngành kinh doanh
Việc chọn tần suất trả lương cho một công ty không phải là không có những thách thức. Hãy nghĩ xem có bất kỳ thời điểm cao điểm nào có thể ảnh hưởng đến dòng tiền của bạn không. Cấu trúc tiền lương của bạn cũng có thể bị ảnh hưởng bởi các tiêu chuẩn thị trường.
#9. Xem xét ý nghĩa kế toán
Lượng thời gian và công sức mà HR yêu cầu để xử lý bảng lương có thể tăng hoặc giảm tùy thuộc vào tần suất công ty của bạn xử lý bảng lương. Kế toán có thể ít cần thiết hơn khi các kỳ lương cố định, vì việc theo dõi ngày chính xác hơn là không cần thiết.
#10. Xem xét các lợi ích
Bạn có thể cung cấp cho nhân viên nhiều đặc quyền, bao gồm bảo hiểm y tế, bồi thường thương tật và kế hoạch tiết kiệm hưu trí. Những khoản này có thể được trừ hoặc cộng vào tổng tiền lương để đạt được con số cuối cùng. Bằng cách chuyển những khoản này thành các khoản thanh toán, bạn có thể tận dụng thời hạn thanh toán mang lại tỷ lệ đền bù trên chi phí tốt.
#11. Xem xét FLSA
Lương tối thiểu, làm thêm giờ và giới hạn thời gian chỉ là một số biện pháp bảo vệ được đảm bảo bởi Đạo luật Tiêu chuẩn Lao động Công bằng (FLSA), một đạo luật liên bang tại Hoa Kỳ. Luật bổ sung điều chỉnh hiệu lực của hợp đồng lao động cũng có thể được đưa vào. Để tìm được thời hạn trả lương phù hợp cho công ty của bạn, bạn cần phải có kiến thức về Đạo luật Tiêu chuẩn Lao động Công bằng.
#12. Tìm kiếm một kế toán
Việc thuê một kế toán viên cũng có thể cung cấp thông tin cơ bản và dữ liệu hữu ích có thể ảnh hưởng đến tần suất bạn được trả tiền. Họ có thể hỗ trợ tạo, phân phối và duy trì tất cả các hồ sơ liên quan đến bảng lương, bao gồm cả những hồ sơ liên quan đến tiền lương, tiền thưởng và các đặc quyền khác của nhân viên. Họ có thể kiểm tra tính chính xác và đảm bảo mọi thứ đều phù hợp với quy định của tiểu bang và liên bang.
Làm thế nào để bạn tính toán một kỳ thanh toán?
Suy nghĩ làm thế nào để tính toán một kỳ lương? Mặc dù có nhiều loại kỳ lương khác nhau, nhưng tất cả các lịch trình đều sử dụng cùng một phương pháp cơ bản để tính kỳ lương:
- Tìm hiểu khi nào kỳ thanh toán sẽ bắt đầu và kết thúc.
- Xác định tổng số ngày, giờ làm việc cho kỳ lương.
- Tổng số tiền bồi thường của nhân viên trong kỳ trả lương được xác định bằng cách nhân số ngày làm việc với tỷ lệ hàng ngày hoặc số giờ làm việc với tiền lương theo giờ.
- Khấu trừ khỏi tổng thu nhập bất kỳ khoản thanh toán nào đã được thực hiện trước khi khấu trừ thuế, chẳng hạn như bảo hiểm y tế hoặc đóng góp tiết kiệm hưu trí.
- Xác định thu nhập sau thuế của nhân viên sau khi tất cả các khoản khấu lưu bắt buộc đã được thực hiện cho chính quyền liên bang, tiểu bang và địa phương.
Các ứng dụng tính lương và theo dõi thời gian cũng có thể được sử dụng để sắp xếp hợp lý các tính toán thời gian trả lương.
Chọn Kỳ Thanh toán Tốt nhất cho Doanh nghiệp
Khoảng thời gian trả lương phổ biến nhất ở Hoa Kỳ là hai tuần một lần, được 42% người sử dụng lao động tư nhân lựa chọn. Các ngành cũng có sở thích về các chu kỳ trả lương khác nhau; ví dụ: chu kỳ trả lương hàng tuần phổ biến trong ngành xây dựng, trong khi chu kỳ nửa tháng phổ biến hơn trong lĩnh vực tài chính và CNTT. Theo thống kê của BLS, các doanh nghiệp nhỏ nhất có mức lương rộng nhất cho nhân viên của họ.
Tuân thủ và dòng tiền nên được cân nhắc chính khi quyết định thời hạn thanh toán cho công ty của bạn. Trước khi quyết định một (hoặc nhiều) thời hạn trả lương, bạn nên xem xét liệu bạn có nhân viên được miễn thuế (làm lương) hay không được miễn thuế (làm việc theo giờ), cũng như bất kỳ yêu cầu đặc biệt nào do luật tiểu bang áp đặt. Hãy nhớ rằng việc trả lương cho nhân viên theo giờ trên cơ sở hàng tháng hoặc nửa tháng bị cấm theo luật ở một số tiểu bang. Để xác định một cách hiệu quả làm thế nào để đáp ứng các nghĩa vụ trả lương, một công ty cũng phải chú ý đến chu kỳ dòng tiền của mình. Nếu một công ty phải xử lý bảng lương nhiều hơn một lần mỗi tháng, điều đó có thể làm căng thẳng tài chính của họ và khiến họ khó hoàn thành trách nhiệm của mình hơn.
Những lợi ích và hạn chế của Kỳ thanh toán
Sau đây là những lợi ích và hạn chế của từng loại kỳ lương:
#1. Kỳ thanh toán hàng tuần
Lợi ích
- Nhân viên được trả lương thường xuyên hơn, vì vậy họ có một dòng tài sản lưu động liên tục.
- Ban quản lý và nhân sự có thể giải quyết mọi vấn đề về tiền lương rất nhanh chóng và trong giờ làm việc.
- Thanh toán linh hoạt hơn, vì vậy mọi vấn đề được giải quyết nhanh hơn.
nhược điểm
- Phương thức trả lương tốn nhiều thời gian nhất về mặt quản trị.
- Ít hiệu quả nhất về thuế và các khoản tích lũy cho nhân viên.
- Biên chế thường xuyên hơn dẫn đến chi phí lớn hơn cho tổ chức.
#2. Kỳ thanh toán hai tuần một lần
Lợi ích
- Nhân viên được trả lương thường xuyên.
- Ban quản lý và nhân sự có thể giải quyết mọi vấn đề về tiền lương rất nhanh chóng và trong giờ làm việc.
- Tiết kiệm thời gian/chi phí hơn cho tổ chức so với trả lương hàng tuần.
nhược điểm
- Các nhà quản trị nhân sự phải chú ý đến ngày trả lương, vì vậy họ có thể xử lý chúng một cách chính xác trên lịch trình trả lương.
- Các kỳ thanh toán có thể hơi khó khăn nếu kỳ này trùng lặp vào cuối tháng hoặc năm, do đó yêu cầu tính toán bổ sung.
- Năm nhuận có thể gây khó khăn cho việc xử lý.
- Nếu một khoản tiền lương kéo dài đến cuối năm (một khoản tiền lương tiềm năng là 27), điều này sẽ gây ra những khó khăn liên quan đến kỳ vọng trả lương hàng năm, đóng góp của người sử dụng lao động, lợi ích và thuế.
# 3. Kỳ thanh toán nửa tháng
Lợi ích
- Người lao động được trả lương tương đối thường xuyên.
- Tiền lương của nhân viên luôn được trả trong vòng một tháng, điều này loại bỏ những rắc rối phức tạp liên quan đến thời hạn trả lương hai tuần một lần.
- Ngày trả lương được nhân viên và người sử dụng lao động biết.
- Lịch trình trả lương trở nên hợp lý hơn, giảm chi phí liên quan với các phương pháp trả lương thường xuyên hơn.
nhược điểm
- Tính toán làm thêm giờ có thể khó khăn.
- Ngày có thể cần điều chỉnh do ngày lễ quốc gia hoặc ngân hàng.
- Ngày trả lương không phải lúc nào cũng giống ngày trong tuần, điều này có thể gây nhầm lẫn.
- Tuần làm việc và chu kỳ thanh toán có thể không phù hợp.
#4. Kỳ thanh toán hàng tháng
Lợi ích
- Có cấu trúc tốt.
- Dễ dàng nhất cho người sử dụng lao động để quản lý tài chính của họ và lập kế hoạch dài hạn.
- Hiệu quả hơn về thời gian và tiền bạc cho tổ chức.
- Tốt nhất cho nhân viên làm việc tự do và làm công ăn lương lập hóa đơn hàng tháng
- Đơn giản hóa chi phí dồn tích và thuế cho quản lý.
nhược điểm
- Điều này có thể gây khó khăn cho việc lên lịch vì kỳ thanh toán sẽ kết thúc vào một ngày khác trong tuần mỗi tháng. Như vậy, người sử dụng lao động sẽ phải quyết định khi nào người lao động sẽ được trả lương.
- Có thể gây khó khăn cho việc lập ngân sách của nhân viên.
- Tương đối nghèo đối với những người làm việc theo giờ.
Quản lý kỳ lương và tính lương bằng phần mềm tính lương
Quản lý tiền lương là cực kỳ phức tạp và quan trọng để làm đúng. Không bao giờ tin tưởng một bảng tính với những thứ như thế này. Phần mềm tính lương cho phép cấu hình linh hoạt các kỳ lương và tính toán một số phân loại nhân viên. Nó hợp lý hóa quá trình xác định bồi thường, lợi ích, thuế và thời gian nghỉ. Nó cũng có thể xử lý các khoản thanh toán tiền gửi trực tiếp, nhanh hơn và an toàn hơn séc giấy cho nhân viên.
Quản lý nguồn nhân lực (HCM) đề cập đến các phương pháp mà một công ty mua lại, phát triển và giữ nhân viên của mình. Tăng năng suất, doanh thu thấp hơn và người lao động hạnh phúc hơn đều là kết quả của các chiến lược HCM được quản lý tốt. Xử lý bảng lương là một tính năng phổ biến của phần mềm HCM, cũng như việc quản lý tiền lương và các hình thức bồi thường khác. Quản lý nguồn nhân lực chỉ là một trong một số chương trình kinh doanh thiết yếu hiện có.
Phần mềm tính lương cũng cho phép bạn theo dõi các chỉ số hiệu suất chính như tỷ lệ lỗi tính lương và thời gian xử lý để bạn có thể quản lý tốt hơn các nỗ lực của nhóm và đưa ra quyết định sáng suốt về nơi cần cải thiện. Các KPI này được hiển thị trực quan trong bảng điều khiển thân thiện với người dùng có thể được chia sẻ với nhóm của bạn và các bên liên quan quan trọng khác trong công ty.
Nó có vẻ giống như một quyết định nhỏ, nhưng thời hạn trả lương hoặc các khoảng thời gian bạn chọn cho công ty của mình sẽ có tác động sâu rộng đến cả công ty và nhân viên của công ty. Sự lựa chọn mở đường cho công ty đáp ứng một trong những trách nhiệm chính của mình, đó là trả lương cho nhân viên. Quá trình xử lý bảng lương có thể khó khăn do phải quản lý nhiều kỳ lương, tính đến nhiều cấu trúc lương và đảm bảo tuân thủ pháp luật. Bạn có thể hợp lý hóa quy trình với sự trợ giúp của phần mềm HCM, phần mềm này cũng tích hợp với các bộ phận khác của doanh nghiệp và cung cấp các chỉ số hiệu suất chính quan trọng để theo dõi sự thành công của nhóm của bạn và hỗ trợ nhân viên quản lý tài liệu liên quan đến nguồn nhân lực.
Sự khác biệt giữa Kỳ thanh toán và Ngày trả lương là gì?
Kỳ lương là một báo cáo chỉ định số tiền mà một nhân viên sẽ nhận được trên phiếu lương của họ trong một kỳ lương cụ thể. Điều này có thể chứa những thứ như số giờ làm việc, lợi ích nhận được và thuế đã trả. Ngày trả lương là ngày mà nhân viên được trả lương và có thể mất đến hai tuần trước khi kết thúc kỳ trả lương.
Thời gian thanh toán là bao lâu?
Phần lớn người lao động Mỹ được trả lương hai tuần một lần, theo báo cáo của BLS. Do đó, độ dài tiêu chuẩn của kỳ lương là hai tuần hoặc 10 ngày làm việc. Khoảng thời gian thanh toán hàng tuần, hai tuần một lần và hàng tháng cũng là những lựa chọn khả thi.
Kỳ thanh toán có giống với Phiếu lương không?
Không có nó không phải là. Kỳ trả lương là khung thời gian được sử dụng để quyết định khi nào nhân viên sẽ được trả lương và họ sẽ được trả bao nhiêu. Khoảng thời gian giữa các lần trả lương có xu hướng đều đặn và có thể là hàng tuần, hai tuần một lần, nửa tháng hoặc hàng tháng. Hãy nhớ rằng kỳ lương không giống như một tuần làm việc.
Kết luận:
Sự lựa chọn tốt nhất về thời gian thanh toán là sự lựa chọn thuận tiện nhất cho bạn. Có bao nhiêu kỳ trả lương của công ty bạn rơi vào từng loại? Bạn có một phương pháp hiệu quả để xử lý các kỳ lương tại chỗ không? Tham khảo ý kiến của nhân viên kế toán, bên ngoài hoặc bên trong, để xem họ đề xuất những gì.
Bài viết liên quan
- Biweekly Pay là gì? So sánh, tính toán, ưu và nhược điểm
- Thanh toán hai tuần một lần: Cách tính khoản thanh toán hai tuần một lần của bạn
- CÁCH TÍNH THU NHẬP HÀNG THÁNG: Hướng dẫn đơn giản nhất năm 2023
- CÁCH THỰC HIỆN BẢNG LƯƠNG: Hướng dẫn từng bước
- CÁCH THỨC TRẢ LƯƠNG CÔNG VIỆC: Người lao động làm công ăn lương được trả như thế nào
dự án
