Các doanh nghiệp địa phương từng trở thành doanh nghiệp ảo trong một thế giới liên tục phát triển và thay đổi. Các tổ chức ảo này sử dụng mọi công cụ theo ý của họ để xây dựng một công ty thành công, bao gồm cả các đội ảo hoặc từ xa. Nếu bạn làm việc cho một công ty đang chuyển đổi sang mô hình ảo, thì việc sử dụng đúng nhóm ảo là một phương pháp đảm bảo để làm cho việc chuyển đổi dễ dàng hơn. Khi nói đến việc kiểm soát nỗ lực và thời gian của nhân viên từ xa, quản lý nhóm ảo là rất quan trọng. Hãy xem nhóm ảo là gì, các loại hình, thách thức trong việc quản lý nhóm và lợi ích.
Nhóm ảo là gì?
Nhóm ảo, đôi khi được gọi là “nhóm từ xa”, là một nhóm người cộng tác từ các địa điểm riêng biệt thông qua giao tiếp điện tử. Các loại nhóm ảo khác nhau có thể được sử dụng cho các tình huống khác nhau và chúng đều có thể là phương tiện hợp tác hiệu quả và tiết kiệm chi phí.
Các loại đội ảo
Có nhiều loại đội ảo khác nhau dựa trên cuộc sống, mục tiêu, mục đích và vai trò của các thành viên.
# 1. Nhóm được nối mạng
Các loại nhóm ảo này bao gồm các thành viên đa chức năng, những người đã cùng nhau chia sẻ kinh nghiệm và kiến thức của họ về một chủ đề cụ thể. Tư cách thành viên linh hoạt theo nghĩa là bạn tuyển dụng thành viên mới khi bạn cần và bạn có thể rút các thành viên hiện có khi họ hoàn thành vai trò của mình.
# 2. Các đội song song
Các thành viên của cùng một tổ chức thường thành lập các nhóm song song để đưa ra các khuyến nghị trong một quá trình hoặc hệ thống. Các nhóm song song thường được thành lập trong một khoảng thời gian giới hạn và tư cách thành viên là không đổi theo nghĩa là các thành viên của một nhóm song song ở cùng nhau cho đến khi đạt được mục tiêu.
# 3. Nhóm phát triển sản phẩm
Các loại nhóm ảo này bao gồm các chuyên gia từ khắp nơi trên thế giới, những người làm việc cùng nhau để hoàn thành một công việc cụ thể, chẳng hạn như phát triển sản phẩm mới, hệ thống thông tin hoặc quy trình tổ chức. Ví dụ, đưa một nhóm chuyên gia đến từ Hoa Kỳ, Canada và Hồng Kông để chế tạo một động cơ mới trong một năm.
#4. Đội sản xuất
Nhóm sản xuất bao gồm các nhân sự từ các vai trò khác nhau làm việc cùng nhau một cách thường xuyên và liên tục. Các thành viên của một nhóm sản xuất nhận các vai trò cụ thể và hoạt động độc lập. Kết quả tổng thể được tạo ra bằng cách kết hợp các đầu ra riêng biệt của từng thành viên.
# 5. Nhóm dịch vụ
Nhóm dịch vụ bao gồm những người từ các múi giờ khác nhau. Mỗi người làm việc độc lập, tuy nhiên, tác phẩm mà mỗi thành viên tạo ra là sự tiếp nối của tác phẩm do thành viên trước đó tạo ra. Ví dụ: nhóm hỗ trợ khách hàng ở Canada kết thúc ca làm việc của họ trong khi nhóm hỗ trợ ở châu Á bắt đầu và tiếp tục công việc của họ.
# 6. Nhóm quản lý
Nhóm quản lý bao gồm các nhà quản lý từ cùng một tổ chức, những người làm việc trong các khu vực địa lý riêng biệt. Thành viên của các nhóm quản lý chủ yếu tranh luận về các chiến lược cấp công ty.
# 7. Đội hành động
Để đối phó với những thách thức cấp bách, các đội hành động được thành lập trong một khoảng thời gian rất ngắn. Nhóm sẽ bị hoãn lại sau khi vấn đề đã được giải quyết.
Các đội ảo cũng có nhiều lợi ích và thách thức khác nhau. Hãy xem những lợi ích trong phần tiếp theo.
Lợi ích của Nhóm ảo
Sau đây là một số lợi ích mà nhóm ảo có thể cung cấp:
# 1. Chi phí của công ty thấp.
Nhân viên làm việc tại nhà có thể khá rẻ khi bạn so sánh chúng với chi phí thuê nhân công tại địa phương. Không gian văn phòng, chi phí điện và đi lại của nhân viên chỉ là một vài trong số rất nhiều chi phí mà bạn sẽ cần để duy trì một doanh nghiệp ở một địa điểm hoặc khu vực.
# 2. Ứng viên từ khắp nơi trên thế giới
Khi tìm kiếm nhân viên mới, việc khám phá bên ngoài khu vực lân cận trụ sở chính của công ty có thể tăng khả năng tìm được một số lượng lớn các cá nhân có năng lực. Các công ty có thể tìm kiếm những người thông minh và ham học hỏi trên toàn thế giới bằng cách sử dụng các nhóm ảo.
# 3. Năng suất tăng
Cho phép người lao động làm việc tại nhà mà không yêu cầu họ phải đi làm là một cách tuyệt vời để tăng năng suất và động lực. Nhân viên làm việc tại nhà có thể thức dậy, chuẩn bị tinh thần cho ngày mới và bắt đầu làm việc đúng giờ, loại bỏ căng thẳng và quản lý thời gian cần thiết cho việc đi lại.
#4. Các dịch vụ của công ty luôn sẵn sàng 24 giờ một ngày
Sử dụng các nhóm ảo để cung cấp cho công ty các dịch vụ 24 giờ, đặc biệt cho người tiêu dùng, là một cách tiếp cận tuyệt vời để thúc đẩy hoạt động kinh doanh lặp lại. Khách hàng và khách hàng muốn tương tác với một công ty mà họ có thể liên hệ dễ dàng và thường xuyên.
Thử thách đội ảo
Tăng cường sự gắn kết trong nhóm khi các nhân viên làm việc xa nhau là một trong những thách thức khó khăn nhất khi lãnh đạo các nhóm ảo. Theo các nghiên cứu, các nhóm làm việc ở các địa điểm khác nhau có mức độ tin cậy thấp hơn và mức độ xung đột cao hơn so với các nhân viên làm việc cùng nhau. Nhiều thách thức làm việc từ xa là do rào cản giao tiếp.
Bốn thử thách đồng đội ảo phổ biến nhất
Mặc dù mọi tổ chức đều khác nhau, nhưng các tổ chức có nhân viên làm việc từ xa phải đối mặt với những thách thức tương tự. Do tính chất cô lập của công việc làm từ xa, các vấn đề có thể trở nên phức tạp trong một thời gian dài hơn. Chúng có thể phá vỡ sự gắn kết của nhóm và ảnh hưởng đến toàn bộ tổ chức nếu chúng không được xác định và khắc phục. Chuyển đổi từ làm việc tại chỗ sang văn hóa làm việc ảo hoặc từ xa là một trong những yêu cầu hiệu quả thay đổi quy trình quản lý.
Hãy xem xét một số thách thức điển hình nhất mà các chủ doanh nghiệp ảo phải đối mặt với nhóm của họ.
# 1. Giao tiếp không hiệu quả
Nhiều công cụ kỹ thuật số hỗ trợ các nhóm ở xa duy trì kết nối; tuy nhiên, những công cụ này có thể thiếu tính cá nhân hóa mà tương tác trực tiếp mang lại. Giao tiếp dựa trên văn bản, như email và tin nhắn văn bản, thiếu ngôn ngữ cơ thể, giọng điệu và các manh mối phi ngôn ngữ tinh tế khác mà nhân viên nhận được trong các cuộc trò chuyện trực tiếp, làm tăng khả năng hiểu sai. Khi làm việc từ xa, các thành viên trong nhóm có thể dè dặt hơn trên các nền tảng kỹ thuật số và ít có xu hướng tham gia vào các cuộc họp hoặc trả lời email.
# 2. Các vấn đề với Ủy quyền
Sự thất bại trong giao tiếp cũng dẫn đến sự hiểu biết lẫn lộn về trách nhiệm của nhân viên. Các nhà lãnh đạo phải ủy quyền nhiệm vụ trong khi lưu tâm đến việc hiểu sai và suy luận. Sự bối rối không biết ai đang làm gì và khi nào đe dọa đến sự đoàn kết của cả đội. Các nhà lãnh đạo cũng phải chống lại mong muốn quản lý vi mô các đội ảo của họ, biết khi nào nên lùi lại và tin tưởng vào nhân sự của họ. Họ phải cân bằng giữa nhu cầu đặt ra các kỳ vọng rõ ràng và sự tự tin để được đáp ứng.
# 3. Sự khác biệt trong đạo đức làm việc
Theo một bài báo đăng trên tạp chí Khoa học Ứng dụng SN, có bằng chứng cho thấy một số người làm việc nhiều hơn trong các tình huống văn phòng khi họ được bao quanh bởi những người khác, một hiện tượng được gọi là “tạo thuận lợi xã hội”. Trong môi trường ảo, những người khác có thể từ chối yêu cầu hoặc trì hoãn phản hồi. Khi nhân viên tin rằng các đồng nghiệp của họ không nỗ lực nhiều như họ, điều đó có thể dẫn đến sự mất lòng tin, làm phiền đội ngũ và các dự án bị trật bánh. Để giải quyết những khó khăn, trưởng nhóm phải luôn tỉnh táo trong việc xem xét công việc của các thành viên trong nhóm và cung cấp phản hồi thường xuyên.
#4. Kết nối cá nhân không đầy đủ
Những người làm việc từ xa thường xuyên bị cô lập, điều này có thể có tác động tiêu cực đến sự hòa hợp của nhóm. Việc thiếu tương tác trực tiếp có thể dẫn đến thiếu sự gắn kết trong nhóm và mối quan hệ giữa các thành viên trong nhóm. Ví dụ, các cuộc trò chuyện trong cà phê hoặc trong hành lang, đã được chứng minh để giảm thiểu xung đột. Tuy nhiên, nó rất khó để tạo lại trong một thế giới ảo.
Quản lý nhóm ảo
Quản lý nhóm ảo đề cập đến sự kết hợp của các hoạt động để thu thập, xây dựng, tổ chức, quản lý và giám sát làm việc theo nhóm ảo. Nó là một thành phần cần thiết của sự hợp tác trong nhóm dự án.
Các quy trình sau được bao gồm trong quản lý nhóm ảo, nhưng không bị giới hạn đối với chúng:
# 1. Lắp ráp.
Khi thành lập một tổ chức làm việc theo nhóm từ xa, thời gian thử việc là phép đo đầu tiên được sử dụng. Trưởng nhóm nên chọn những người đã đáp ứng tất cả các tiêu chuẩn của thời gian thử việc.
# 2. Tập huấn.
Trong quy trình này, trưởng nhóm thiết lập các kỳ vọng hợp tác ảo trong tương lai, sau đó tạo và triển khai phương pháp đào tạo nhóm để dạy các thành viên trong nhóm cách đáp ứng các mục tiêu đó.
# 3. Quản lý.
Phương pháp này đòi hỏi việc sử dụng các công nghệ viễn thông để giám sát các nhiệm vụ và công việc hiện tại của các thành viên trong nhóm từ xa.
#4. Kiểm soát.
Để phân tích và đánh giá hoạt động của nhóm, trưởng nhóm tạo ra các thước đo hiệu suất. Người này phải xác định xem nhóm có đang đi đúng hướng hay không và có thể đạt được các mục tiêu của dự án đúng thời hạn hay không.
Đây là các bước chính liên quan đến quản lý nhóm ảo. Tuy nhiên, có thể có các quy trình thứ cấp cho phép hiểu rõ hơn về hiện tượng nhóm ảo.
Lợi ích và Nhược điểm của Quản lý Nhóm Ảo Tốt là gì
Một số lợi ích của quản lý nhóm ảo bao gồm (nhưng không giới hạn):
- Giảm tiền thuê và các biện pháp cắt giảm chi phí trong công nghệ
- Giảm chi phí vận chuyển và thời gian đi lại
- Giao tiếp và truyền tải thông tin trong thời gian thực
Một số hạn chế của quản lý nhóm ảo bao gồm, nhưng không giới hạn ở những điều sau:
- Bởi vì không có cơ chế kiểm soát trực tiếp, có ít quyền kiểm soát hơn đối với các nhóm ảo (có thể dẫn đến việc ít tin tưởng hơn vào các nhóm ảo).
- Các vấn đề trong việc thiết lập khả năng lãnh đạo nhóm ảo tốt (trái ngược với lãnh đạo nhóm “thực tế”)
- Không phù hợp cho các dự án yêu cầu giám sát và quản lý tại chỗ
Chúng tôi sẽ đưa ra một số gợi ý để giúp bạn xử lý những thách thức khi làm việc trong nhóm ảo.
Các phương pháp hay nhất trong quản lý nhóm ảo
# 1. Thiết lập cơ sở hạ tầng cần thiết.
Nếu bạn phụ trách một nhóm ảo, hãy đảm bảo rằng bạn đã đưa ra các quy trình hiệu quả để thúc đẩy năng suất, trao đổi thông tin, giao tiếp và tương tác xã hội.
# 2. Đặt bảo mật lên ưu tiên hàng đầu.
Khi truy cập từ xa vào dữ liệu, hệ thống và tài sản của công ty. Cài đặt các bản nâng cấp bảo mật ngay khi chúng có sẵn và thay đổi mật khẩu của bạn thường xuyên.
# 3. Hãy quan tâm đến lịch trình làm việc
Khuyến khích nhân viên của bạn cập nhật trạng thái của họ bằng một trong nhiều ứng dụng có thể đồng bộ hóa với nhóm của bạn (Slack, Nhóm, v.v.). Đó là lý do tại sao bạn nên tránh gọi điện cho đồng nghiệp khi họ đang ngủ hoặc đang chăm sóc con cái.
Khi bắt đầu dự án của bạn, hãy đồng ý về một số quy tắc cơ bản (ví dụ: sở thích về liên hệ ngoài giờ, chia sẻ thông tin, giao thức liên lạc, v.v.). Hãy nhớ đánh giá cao nền văn hóa và sự khác biệt của những người khác nếu bạn làm việc trong một nhóm xuyên biên giới.
# 5. Chăm sóc sức khỏe và hạnh phúc của bạn.
Điều quan trọng không kém khi bạn làm việc xa văn phòng, vì vậy hãy thường xuyên rời xa bàn làm việc và máy tính, đứng lên và đi lại, điều chỉnh tư thế, kiểm tra thị lực thường xuyên và phân chia công việc của bạn thành CNTT và không Công việc IT.
# 6. Nhận biết thời điểm thích hợp để lên tiếng
Tất cả chúng ta đều có thể trở nên quá phụ thuộc vào email, tin nhắn văn bản và tin nhắn tức thì. Vì vậy, nếu có khả năng xảy ra hiểu lầm, rất nhiều tin nhắn đã được gửi đi, nếu bạn đang đưa ra phản hồi nhạy cảm hoặc nếu bạn cần đưa ra một thỏa thuận cuối cùng, chỉ cần nhấc điện thoại lên!
Kết luận
Các tương tác của con người, theo các nhà tâm lý học xã hội, được củng cố bởi sự gần gũi về thể chất của các cá nhân. Bởi vì các thành viên trong nhóm ảo có giới hạn hoặc không có tương tác trực tiếp, điều này tạo ra một loạt các thách thức. Để tạo sự tin tưởng, hợp tác và cam kết giữa các thành viên, các nhóm ảo phải vượt qua sự khác biệt về văn hóa, khó khăn trong giao tiếp, tranh giành quyền lực và xung đột. Mặc dù nó có vẻ thách thức, nhưng nó chắc chắn có thể thực hiện được với sự lãnh đạo hiệu quả. Các tổ chức có thể thu được rất nhiều lợi nhuận từ xu hướng thời đại mới này của các đội ảo nếu có các chiến lược, quy trình và công cụ phù hợp.
Các câu hỏi thường gặp về đội ảo
Những công ty nào sử dụng đội ảo?
- SAP. SAP là công ty phần mềm liên doanh nghiệp lớn nhất thế giới.
- IBM sử dụng khoảng 200,000 nhân viên từ nhiều quốc gia và nguồn gốc khác nhau.
- Điện tổng hợp. GE sử dụng khoảng 90,000 nhân viên trên khắp thế giới.
Tại sao các đội ảo thất bại?
Quản lý kém, gián đoạn giao tiếp, các thành viên trong nhóm không phù hợp hoặc hòa nhập kém, nhân viên được trang bị đầy đủ, xung đột về tính cách.
Các đặc điểm của một đội ảo là gì?
Tin tưởng, sự chú ý và giao tiếp là ba đặc điểm được chia sẻ bởi tất cả các nhóm ảo hiệu quả.
Điều gì tạo nên một nhà lãnh đạo ảo tuyệt vời?
Một trưởng nhóm ảo phải sẵn sàng để các thành viên trong nhóm có thể tiếp cận được bản thân. Lãnh đạo dễ tiếp cận đồng nghĩa với việc dễ tiếp cận, tương tự như việc có chính sách mở cửa tại một nơi làm việc thực tế.
