Quản lý nhà cung cấp cũng có thể tham khảo các tài nguyên trực tuyến tổng hợp tất cả dữ liệu của nhà cung cấp và các hoạt động liên quan để tổ chức dễ dàng truy cập. Phần mềm dành cho quản lý nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp có thể thực hiện nhiều tác vụ khác nhau, chẳng hạn như quản lý quy trình RFP và cải thiện thông tin liên lạc của nhà cung cấp. Ở đây trong bài viết này, là tất cả các thông tin cần thiết mà bạn sẽ cần để quản lý nhà cung cấp.
Quản lý nhà cung cấp là gì
Từ "quản lý nhà cung cấp" đề cập đến các thủ tục mà doanh nghiệp sử dụng để quản lý nhà cung cấp của họ, còn được gọi là nhà cung cấp. Lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán hợp đồng, kiểm soát giá cả, giảm rủi ro liên quan đến nhà cung cấp và đảm bảo cung cấp dịch vụ đều là một phần của quản lý nhà cung cấp.
Tùy thuộc vào bản chất của tổ chức, một công ty có thể thuê các nhà cung cấp từ nhiều ngành khác nhau, chẳng hạn như chất tẩy rửa, tư vấn tiếp thị, nhà cung cấp CNTT và nhà cung cấp hải sản. Các nhà cung cấp có thể là doanh nghiệp nhỏ hoặc tập đoàn rất lớn.
Tại sao quản lý nhà cung cấp lại quan trọng
Vì nhiều lý do, quản lý nhà cung cấp là rất quan trọng. Một trong những yếu tố quan trọng nhất trong việc lựa chọn nhà cung cấp tốt nhất cho nhu cầu kinh doanh cụ thể là quản lý nhà cung cấp. Ngoài ra, các doanh nghiệp có thể sử dụng quản lý nhà cung cấp để hoàn thành các mục tiêu của mình, bao gồm tối đa hóa tiềm năng tiết kiệm chi phí và đẩy nhanh quy trình giới thiệu.
Để giảm rủi ro gián đoạn chuỗi cung ứng và đảm bảo hàng hóa và dịch vụ nhất định được giao đúng thời hạn và theo tiêu chuẩn yêu cầu, các nhà cung cấp cũng phải được quản lý đúng cách. Ngoài ra, một chiến lược quản lý nhà cung cấp hiệu quả có thể hỗ trợ các doanh nghiệp tạo mối liên kết chặt chẽ hơn với các nhà cung cấp của họ, điều này có thể mang lại cơ hội mặc cả với giá thấp hơn.
Mô tả công việc Quản lý nhà cung cấp
Các hành động khác nhau được bao gồm trong quy trình quản lý nhà cung cấp, bao gồm:
#1. Lựa chọn
Việc lựa chọn nhà cung cấp là một trong nhiều hoạt động tạo nên quy trình quản lý nhà cung cấp. Yêu cầu báo giá (RFQ) và yêu cầu đề xuất (RFP) được sử dụng để nhận báo giá từ các nhà cung cấp tiềm năng. Lập danh sách rút gọn và lựa chọn nhà cung cấp cũng là các bước trong quy trình lựa chọn nhà cung cấp. Giá chắc chắn sẽ được tính đến trong quá trình lựa chọn. Nhưng các doanh nghiệp cũng sẽ cần xem xét các khía cạnh khác như danh tiếng, năng lực và hồ sơ theo dõi của nhà cung cấp. Ngoài ra, hiệu quả của nhà cung cấp trong việc giao tiếp khi chọn nhà cung cấp nào sẽ chỉ định cho một hợp đồng cụ thể.
# 2. Đàm phán
Đàm phán một hợp đồng. Điều quan trọng là soạn thảo hợp đồng một cách chính xác ngay từ đầu và đảm bảo các thông số đã thỏa thuận có lợi cho cả hai bên. Xác định hàng hóa hoặc dịch vụ sẽ được bảo hiểm, ngày bắt đầu và ngày kết thúc của thỏa thuận, và tất cả các điều khoản và điều kiện quan trọng là tất cả các bước trong quá trình đàm phán hợp đồng dài. Cũng có thể cần phải chú ý đến những thứ như hạn chế bảo mật và không cạnh tranh.
#3. Kết hợp một nhà cung cấp
Điều này đòi hỏi phải tập hợp các thủ tục giấy tờ và dữ liệu cần thiết để thiết lập nhà cung cấp là nhà cung cấp được ủy quyền cho doanh nghiệp. Ngoài ra, hãy đảm bảo rằng nhà cung cấp có thể được trả thù lao cho các sản phẩm hoặc dịch vụ mà họ cung cấp. Quy trình giới thiệu có thể chứa thông tin như giấy phép liên quan do nhà cung cấp nắm giữ, cũng như biểu mẫu thuế và chi tiết bảo hiểm, bên cạnh thông tin liên hệ và thanh toán cần thiết.
#4. Theo dõi hiệu suất
Các công ty sẽ theo dõi và đánh giá hoạt động của nhà cung cấp của họ như một phần của quy trình quản lý nhà cung cấp. Điều này có thể đòi hỏi phải đánh giá hiệu suất của họ liên quan đến các chỉ số hiệu suất chính (KPI) như chất lượng và số lượng sản phẩm hoặc ngày giao hàng.
#5. Quản lý và giám sát rủi ro
Các rủi ro có thể ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh, chẳng hạn như nguy cơ kiện tụng, lo ngại về bảo mật dữ liệu, vi phạm tuân thủ và trộm cắp tài sản trí tuệ, nên được các nhà cung cấp để mắt đến. Các doanh nghiệp cũng phải để mắt đến khả năng hành vi của nhà cung cấp hoặc việc không cung cấp hàng hóa và dịch vụ đúng thời hạn có thể gây ra sự gián đoạn trong hoạt động kinh doanh.
Sự chi trả. đảm bảo rằng các nhà cung cấp nhận được khoản thanh toán nhanh chóng cho các sản phẩm và dịch vụ mà họ cung cấp theo các điều khoản đã đặt ra.
Vấn đề với quản lý nhà cung cấp
Có được một bức tranh tập trung về các nhà cung cấp mà một công ty sử dụng có thể là một thách thức đối với các doanh nghiệp có mạng lưới nhà cung cấp lớn và/hoặc dấu vết địa lý phức tạp. Lấy các tài liệu thích hợp từ nhà cung cấp và tiến hành đánh giá rủi ro cần thiết đều là những bước khó khăn trong quy trình quản lý nhà cung cấp. Để ngăn ngừa sự cố, điều quan trọng là phải sử dụng đúng quy trình và thiết bị.
Để đảm bảo mối quan hệ với nhà cung cấp mang lại giá trị dự kiến với các quy trình hiệu quả, doanh nghiệp có thể sử dụng chiến lược quản lý nhà cung cấp. Một kế hoạch có thể bao gồm các chủ đề bao gồm thiết lập các mục tiêu cụ thể, có thể đo lường được, giám sát KPI cũng như thiết lập và duy trì mối quan hệ bền chặt với các nhà cung cấp. Để xác định các nhà cung cấp chiến lược của họ và đầu tư vào việc thúc đẩy các mối quan hệ như vậy, các doanh nghiệp cũng có thể phân loại các nhà cung cấp của họ. Các yếu tố khác có thể bao gồm việc thực hiện các biện pháp phòng ngừa để tránh trở nên quá phụ thuộc vào một nhà cung cấp cụ thể.
Quản lý nhà cung cấp hàng tồn kho
Hàng tồn kho do nhà cung cấp quản lý là tập hợp các quy trình và phần mềm quản lý hàng tồn kho trong đó nhà sản xuất, đồng thời là nhà cung cấp, đảm nhận công việc cải thiện hàng tồn kho của nhà phân phối.
Hệ thống phần mềm quản lý hàng tồn kho của nhà cung cấp
Bạn có thể thực hiện các đơn đặt hàng nhanh hơn và hiệu quả hơn bằng cách sử dụng các hệ thống kiểm soát hàng tồn kho do nhà cung cấp kiểm soát, đôi khi được gọi là các chương trình bổ sung hàng tồn kho hoặc bổ sung liên tục do nhà cung cấp hỗ trợ.
Trong loại hệ thống này, cả hai bên chia sẻ dữ liệu để giúp đạt được độ chính xác của đơn hàng tốt hơn. Tuy nhiên, các nhà cung cấp có quyền thông báo và giáo dục nhân viên và cộng sự về hàng tồn kho của họ và việc sử dụng nó.
Dưới đây là một vài khoảng không quảng cáo quản lý nhà cung cấp để nói về:
#1. Các tính năng chính
Đối với một doanh nghiệp, việc chọn phần mềm có các tính năng tốt nhất có thể rất khó khăn. Khi sử dụng một giải pháp nào đó lần đầu tiên, điều này có vẻ còn đáng sợ hơn.
Chúng tôi đã biên soạn một danh sách các yêu cầu bắt buộc đối với giải pháp VMI để giúp quá trình này dễ dàng hơn. Bạn cũng có thể tìm kiếm các kỹ năng bổ sung hoàn toàn phù hợp với nhu cầu của công ty bạn.
#2. Dự đoán nhu cầu
Một trong những kỹ năng quan trọng mà các giải pháp VMI cung cấp là dự báo chính xác nhu cầu đối với hàng hóa. Họ cung cấp dự báo nhu cầu để lắp ráp, sản xuất và phân phối sản phẩm hiệu quả.
Nó hỗ trợ lập kế hoạch chuỗi cung ứng được hỗ trợ bởi thông tin chi tiết bằng cách phối hợp dữ liệu của các đơn vị riêng lẻ từ nhiều doanh nghiệp tạo nên cơ sở khách hàng của bạn. Ngoài ra, chương trình hỗ trợ bạn xác định các hệ thống lưu giữ hàng tồn kho hoạt động kém hiệu quả và ngăn chặn việc dự trữ quá nhiều kho hàng hoặc không gian bán lẻ của bạn.
# 3. Kiểm soát hàng tồn kho
Bạn có thể theo dõi hiệu quả dữ liệu cho hàng hóa mà công ty của bạn tạo ra, lưu trữ, mua hoặc bán. Ngoài ra, chương trình có thể định giá chính xác và hỗ trợ duy trì mức cung cấp tối ưu. Các tính năng theo dõi lô và số sê-ri nên được đưa vào hệ thống kiểm kê phù hợp do nhà cung cấp quản lý.
#4. Truyền dữ liệu
Chia sẻ dữ liệu và tài liệu dễ dàng giữa các thiết bị trong doanh nghiệp hoặc giữa khách hàng, khách hàng và đối tác kinh doanh được hỗ trợ bởi các giải pháp VMI. Điều này có thể bao gồm dữ liệu về thuế và hải quan, hồ sơ kiểm kê, đơn đặt hàng và biên lai, thông tin vận chuyển, v.v.
#5. Tích hợp thương mại điện tử
Bạn có thể chọn giải pháp VMI hoạt động với các nền tảng Thương mại điện tử, giỏ hàng và trang web phổ biến. Do đó, mức tồn kho, phương thức thanh toán, bao gồm tiền mặt và kỹ thuật số cũng như các tùy chọn giao hàng sẽ được sắp xếp hợp lý hơn.
Hệ thống quản lý nhà cung cấp
Hệ thống quản lý nhà cung cấp, hay viết tắt là VMS, là một gói phần mềm hỗ trợ các công ty quản lý các mối quan hệ với nhà cung cấp của họ từ khi bắt đầu hợp đồng cho đến khi hoàn thành hoặc thậm chí ở giai đoạn đầu tiên hình thành hợp đồng.
Tại sao hệ thống quản lý nhà cung cấp lại cần thiết
Việc sử dụng hệ thống quản lý nhà cung cấp tốt nhất cho phép bạn tối đa hóa kết nối nhà cung cấp của mình. Quản lý nhà cung cấp là điều cần thiết cho sự thành công của bất kỳ nhóm mua sắm nào. Giải pháp quản lý nhà cung cấp như Kissflow Procurement Cloud có nhiều lợi thế, từ đánh giá nhà cung cấp đến giới thiệu cho phép họ tạo và quản lý danh mục để nắm bắt hiệu suất của nhà cung cấp.
Sau đây là một số lợi ích bổ sung của việc sử dụng hệ thống quản lý nhà cung cấp.
- Các sáng kiến quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp thành công cho phép sử dụng nguồn nhân lực và tài chính hiệu quả nhất.
- cung cấp kịp thời các sản phẩm và dịch vụ
- Mang lại kết quả nhất quán giúp bạn xây dựng mối quan hệ bền chặt hơn với khách hàng của mình. Một hệ thống quản lý nhà cung cấp làm cho các quy trình từ đầu đến cuối liên quan hiệu quả hơn.
- Báo cáo tùy chỉnh và KPI cho phép bạn đánh giá hiệu suất của nhà cung cấp.
- Không ai trong số này yêu cầu lao động thủ công.
- Cải thiện quy trình thu mua để đạt năng suất cao nhất
Vai trò của quản lý nhà cung cấp là gì?
Người quản lý nhà cung cấp đàm phán hợp đồng, thiết lập tiêu chí cho nhà cung cấp và khám phá những nhà cung cấp tốt nhất có thể để tạo điều kiện và duy trì quan hệ đối tác giữa công ty của bạn và nhà cung cấp/đối tác.
Ai chịu trách nhiệm quản lý nhà cung cấp?
Quản lý cấp cao chịu trách nhiệm quản lý nhà cung cấp, trong khi Hội đồng quản trị chịu trách nhiệm quản lý rủi ro nhà cung cấp.
Các loại quản lý nhà cung cấp là gì?
Ngoài mua sắm, các chức năng quản lý khác bao gồm giới thiệu nhà cung cấp, quản lý quan hệ nhà cung cấp, quản lý rủi ro nhà cung cấp, quản lý hiệu suất, quản lý hợp đồng, quản lý tuân thủ và quản lý SLA.
Quản lý nhà cung cấp có phải là một phần của HR không?
Một nguyên tắc kinh doanh tương tự như quản lý nguồn nhân lực, quản lý nhà cung cấp được sử dụng để quản lý nhà cung cấp của bạn chứ không phải nhân viên của bạn. Mục tiêu của quản lý nhà cung cấp là tối ưu hóa giá trị của các mối quan hệ với nhà cung cấp bằng cách tiếp cận toàn bộ quá trình một cách tổng thể và dựa trên rủi ro từ đầu đến cuối.
Kỹ năng quản lý nhà cung cấp là gì?
Khả năng quản lý nhà cung cấp thể hiện khả năng lập kế hoạch và làm việc với các nguồn bên ngoài (sản phẩm hoặc dịch vụ). Công việc của bạn là thiết lập mối quan hệ hợp tác với các nhà cung cấp để biến giao dịch thương mại thông thường thành sự hợp tác lâu dài.
Bốn giai đoạn quản lý nhà cung cấp là gì?
# 1. Đánh giá
Giai đoạn đầu tiên, Đánh giá, liên quan đến việc đánh giá trạng thái của quy trình quản lý dữ liệu tại thời điểm này và các yêu cầu đi kèm với nó. Bước quan trọng này cho phép tổ chức hiểu được các vấn đề sẽ cần được khắc phục.
#2. Triệt sản
Trong bước thứ hai, khử trùng, loại bỏ dữ liệu trùng lặp, tìm thấy dữ liệu bị thiếu, sửa dữ liệu sai, xóa các tài khoản không hoạt động hoặc lỗi thời và phát triển các quy tắc quy trình mới. Vì nó liên quan đến việc phân tích dữ liệu kỹ lưỡng nhất và kêu gọi hành động “khắc phục” nhiều nhất, khử trùng là một trong những quy trình mất nhiều thời gian nhất.
#3. ổn định
Phác thảo các tiêu chuẩn, hoàn thiện hồ sơ nhà cung cấp và ghi lại trách nhiệm cả bên trong và bên ngoài hệ thống quản lý nhà cung cấp đều là các phần của bước thứ ba, ổn định. Ổn định cung cấp một phương pháp được tiêu chuẩn hóa và nhất quán, đồng thời đưa ra các tiêu chuẩn sẽ duy trì một quy trình tốt hơn trong tương lai.
#4. Tối ưu hóa
Bước thứ tư và cũng là bước cuối cùng, Tối ưu hóa, tập trung vào hoạt động tự phục vụ của nhà cung cấp, giảm thiểu gian lận và nguy cơ, cũng như quy trình liên tục để xác thực dữ liệu. Đỉnh cao của ba quy trình đầu tiên, tối ưu hóa đảm bảo quy trình hoạt động tốt nhất.
Kết luận
Quản lý dữ liệu nhà cung cấp thường kêu gọi nhiều bộ phận và các bên liên quan hợp tác thành công với nhau để đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ, giống như trường hợp của nhiều hoạt động mua sắm. Vì dữ liệu của nhà cung cấp là động, nên việc chỉ đánh giá và làm sạch hồ sơ của nhà cung cấp sẽ không đặt một tổ chức vào vị trí tạo ra các kết quả có lợi, lâu dài. Các quy tắc và quy trình phù hợp phải được áp dụng, được áp dụng đầy đủ thông qua quản lý thay đổi hiệu quả và được cập nhật khi yêu cầu kinh doanh thay đổi. Tổ chức sẽ có thể sử dụng xu hướng dữ liệu tốt hơn để giám sát thành công các hoạt động như dự đoán gian lận và kế hoạch tìm nguồn cung ứng chiến lược nếu dữ liệu của nhà cung cấp được quản lý cẩn thận.
Bài viết liên quan
- CÁC HỆ THỐNG QUẢN LÝ VENDOR: Định nghĩa, Loại và Hệ thống hàng đầu
- QUY TRÌNH CÓ THỂ THANH TOÁN TÀI KHOẢN: Cách Quản lý Quy trình Hiệu quả
- NET 30 VENDORS: Định nghĩa, Cách thức hoạt động với ví dụ và danh sách các nhà cung cấp tốt nhất
- 10 NHÀ BÁN SỈ ONLINE TỐT NHẤT NĂM 2023
- HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHÀ CUNG CẤP: Quy trình và Công cụ Tốt nhất
dự án
