QUẢN LÝ CHI PHÍ DU LỊCH

Mục tiêu của quản lý chi phí và đi lại (T&E) là tổng hợp tất cả các chi phí tự trả liên quan đến việc đi công tác để có thể khấu trừ chúng khỏi thu nhập chịu thuế. Các chuyến bay, chỗ ở và phương tiện giao thông công cộng cho các chuyến công tác thường được hoàn trả toàn bộ ở phần lớn các quốc gia. Việc chi phí bữa ăn có được hoàn trả hoàn toàn hay không là khác nhau giữa các quốc gia. Cho dù đó là một sự kiện, một chuyến công tác hay một bữa tối với khách hàng tại thành phố của bạn, ở Hoa Kỳ, chi phí ăn uống đều được khấu trừ một phần. Ngược lại, ở Anh, tất cả các chi phí liên quan đến đồ ăn thức uống đều được khấu trừ hoàn toàn. Mặc dù các quy định của địa phương có thể khác nhau, nhưng điều quan trọng là các doanh nghiệp phải lưu giữ hồ sơ cẩn thận về tất cả các khoản chi tiêu được khấu trừ thuế. Báo cáo tài chính và khấu trừ thuế chỉ là hai trong số nhiều cách sử dụng phần mềm T&E. Các quyết định tài chính tốt hơn có thể được thực hiện với đầy đủ thông tin trong tay.

Hơn nữa, việc quản lý chi phí đi lại và chi phí (T&E) đòi hỏi phải xử lý và ghi lại chúng để khấu trừ thuế. Quyền tài phán nơi công ty đặt trụ sở ảnh hưởng đến định nghĩa pháp lý về những gì cấu thành chi phí được khấu trừ thuế. Ngoài ra, để những giao dịch mua này đủ điều kiện được khấu trừ thuế hợp pháp, chúng phải liên quan đến kinh doanh. Tổ chức thuế của mỗi quốc gia cũng xác định các thủ tục báo cáo chi phí cụ thể. Để tối đa hóa và giảm thiểu nghĩa vụ thuế của mình, bạn phải tiết lộ tất cả các chi phí liên quan, bất kể bạn sống ở đâu.

Chi phí đi công tác điển hình như sau:

Lưu trú: nhà nghỉ, khách sạn
Giao thông vận tải: hàng không, xe lửa, xe buýt, xe cho thuê và giá xăng dầu
Quán ăn, buổi biểu diễn và sự kiện
Công tác phí là số tiền cụ thể theo quốc gia cho việc đi lại, ăn ở và ăn uống.
Điện tử và các thiết bị cần thiết khác: điện thoại thông minh, máy tính bảng và máy tính
Nhân viên đôi khi tự trang trải các chi phí kinh doanh của mình trước khi nộp báo cáo chi phí cho người sử dụng lao động để được hoàn trả.

Phần mềm quản lý chi phí du lịch

Bạn có thể quản lý và theo dõi chi phí đi lại của công ty mình với sự trợ giúp của phần mềm quản lý chi phí và đi lại, đây là một giải pháp toàn diện. Các doanh nghiệp cử nhân viên đi công tác phải sử dụng phần mềm quản lý T&E, phần mềm này có thể được sử dụng để quản lý nhân viên đi công tác, đặt chuyến đi và tạo báo cáo chi phí. Phần mềm quản lý chi phí và đi lại của công ty có thể hữu ích cho nhiều loại hình kinh doanh. Điều cần thiết là đảm bảo rằng bạn hiểu rõ về chi phí đi công tác của mình và hỗ trợ khách hàng am hiểu trong trường hợp có vấn đề. Ngoài ra, nó hỗ trợ tối ưu hóa quy trình thanh toán của bạn và đặt trước chuyến đi theo chính sách du lịch của công ty bạn.

# 1. TravelPerk

Một công cụ hàng đầu để quản lý chuyến du lịch của công ty, TravelPerk giúp khách hàng lập kế hoạch và đặt chuyến du lịch theo nhóm một cách đơn giản. Nhiều phần mềm quản lý chi phí nổi tiếng, bao gồm Rydoo và Circula, được tích hợp với hệ thống. Điều này đảm bảo rằng bạn có tất cả những gì bạn cần trên một nền tảng duy nhất, thân thiện với người dùng.

Những ưu điểm chính của TravelPerk bao gồm:

Truy cập vào một số hồ sơ người dùng để đặt chuyến đi
Đối với những người không phải là nhân viên, những người phải sắp xếp và quản lý chuyến công tác, hồ sơ của khách
Tuân thủ các nguyên tắc của công ty khi trình bày các tùy chọn đặt phòng
Tích hợp của bên thứ ba với các chương trình nổi tiếng như BambooHR, Payhawk và Expensify
Dịch vụ khách hàng tuyệt vời có sẵn suốt ngày đêm với thời gian phản hồi 15 giây
Thông tin chi tiết và báo cáo nâng cao để phân tích chi phí kỹ lưỡng
Các giải pháp thu hồi VAT nhanh chóng—hãy sử dụng công cụ tính toán thu hồi VAT của TravelPerk để xác định số tiền bạn có thể tiết kiệm được.

TravelPerk cũng cung cấp giải pháp du lịch linh hoạt, FlexiPerk, để hỗ trợ các tổ chức giảm chi phí chuyến đi lãng phí. Các doanh nghiệp hủy trước tối đa hai giờ có thể được hoàn lại ít nhất 80% số tiền với FlexiPerk. Nói chung, các Doanh nghiệp cũng có thể sử dụng GreenPerk, tùy chọn bù đắp carbon của TravelPerk, để theo dõi các mục tiêu bền vững của họ. Các doanh nghiệp có thể đặt chuyến công tác xanh và hỗ trợ các sáng kiến xanh do nhóm Phát triển bền vững của TravelPerk lựa chọn.

# 2. Phong cách

Fyle là phần mềm quản lý chi tiêu giúp các công ty và mọi người quản lý chi phí và hoàn trả hiệu quả hơn. Hơn nữa, Fyle giao tiếp với TravelPerk để cung cấp báo cáo chi tiêu du lịch liền mạch bên cạnh việc tích hợp dữ liệu kế toán và nhân sự. Nó cung cấp khả năng kiểm soát toàn diện và khả năng hiển thị đối với các thủ tục T&E cho các nhà quản lý tài chính.

Ưu điểm chính của Fyle như sau:

Quản lý biên lai và chi tiết chuyến công tác một cách dễ dàng.
Sử dụng bảng điều khiển trung tâm, bạn có thể lưu hoặc gửi báo cáo chi tiêu kỹ thuật số.
Đặt chính sách hoàn trả chi phí đi công tác để đảm bảo tuân thủ du lịch.
Phần mềm quản lý thẻ tín dụng có sẵn để theo dõi và xử lý thẻ tín dụng của công ty.

Fyle không thể hỗ trợ lập kế hoạch du lịch của công ty, nhưng sự kết hợp của nó với TravelPerk cung cấp cho các nhà quản lý du lịch một địa điểm duy nhất để xử lý tất cả các hoạt động kinh doanh du lịch. Bất kỳ chuyến du ngoạn nào được đặt bằng Travelperk sẽ được tạo thành chi phí trong Fyle, với các hóa đơn được đính kèm dưới dạng tệp đính kèm.

Hai giải pháp hoạt động song song để cung cấp cho bạn bức tranh toàn cảnh về chi tiêu cho chuyến đi của bạn.

# 3. SAP Concur

SAP Concur là phần mềm quản lý chi phí và đi lại tất cả trong một. Nó hỗ trợ tự động hóa các hoạt động công việc của bạn để có trải nghiệm quản lý du lịch đơn giản hơn. Nó có sẵn trên các khách sạn, vé máy bay và taxi.

Sau đây là những ưu điểm chính của SAP Concur:

Kiểm soát việc đi lại và quản lý chi tiêu có thể giúp bạn tiết kiệm tiền tổng thể.
Cải thiện sự tuân thủ của bạn và hỗ trợ giảm thiểu rủi ro
Triển khai giải pháp đám mây đơn giản
Một giải pháp cho khả năng mở rộng để mở rộng kinh doanh
Đối với những người tìm kiếm khả năng của ứng dụng dành cho thiết bị di động, trang web này được định hướng dành cho thiết bị di động.

SAP Concur, giống như TravelPerk, cung cấp giải pháp toàn diện để quản lý chi phí và việc đi lại của công ty.

#4. Ngân hàng du lịch

TravelBank thực sự là một phần mềm khác kết hợp quản lý chi tiêu và du lịch. Đặc biệt, TravelBank cung cấp nhiều sản phẩm giúp bạn đơn giản hóa việc đi lại và quản lý chi tiêu.

Sau đây là những ưu điểm chính của TravelBank:

Thiết kế đơn giản và phương thức hoàn trả chi tiêu nhanh chóng
Tạo và thực hiện các quy định và phụ cấp đi lại của người tiêu dùng.
Dịch vụ khách hàng có sẵn suốt ngày đêm cho nhân viên đi du lịch.
Nhập giao dịch từ thẻ tín dụng cá nhân, doanh nghiệp và ngân hàng để quản lý chi tiêu hiệu quả.

# 5. Chi phí Zoho

Zoho Expense được coi là một trong những công cụ quản lý chi phí tốt nhất dành cho doanh nghiệp. Nó cung cấp cho các tổ chức thuộc mọi quy mô các giải pháp quản lý chi tiêu và du lịch công ty. Đó là một lựa chọn tuyệt vời cho các công ty đang phát triển yêu cầu các giải pháp quản lý chi tiêu đơn giản, có thể mở rộng.

Theo Zoho Expense, những ưu điểm chính của nó như sau:

Việc đi lại của công ty được đơn giản hóa với báo cáo chi phí tự động cho mỗi chuyến đi.
Thông báo được sử dụng để thông báo cho các thành viên trong nhóm về các cập nhật và thay đổi.
Thông tin chi tiết về chi phí theo thời gian thực để có bức tranh cập nhật về tất cả dữ liệu chi phí Phân tích có thể xác định các điều chỉnh cần thiết để quản lý chi phí và đi lại tốt hơn
Mặc dù Zoho Expense có bộ tính năng phong phú nhưng vẫn có một số điểm khiến khách hàng không hài lòng, chẳng hạn như dịch vụ khách hàng và dung lượng hàng tồn kho.

# 6. Chứng nhận Emburse

Emburse Certify là một chương trình quản lý chi phí cho phép bạn đặt chuyến đi trực tiếp từ nền tảng hoặc bằng cách tích hợp với một hệ thống quản lý chuyến đi khác. Về cơ bản, Emburse Certify cho phép bạn gửi báo cáo chi tiêu, xử lý các khoản phải trả và quản lý tất cả hóa đơn từ một nền tảng duy nhất.

Theo Emburse Certify, những ưu điểm chính của nó như sau:

Quy trình làm việc để quản lý chi phí nhân viên hiệu quả, đáng tin cậy và giàu dữ liệu
Tuân thủ chính sách thông qua các kiểm soát chính sách tích hợp
Tự động hóa quy trình tài khoản phải trả của bạn và có được thông tin chi tiết về chi tiêu của công ty bạn.

# 7. Con dốc

Ramp là một công nghệ tự động hóa tài chính và quản lý chi phí giúp các công ty giảm chi tiêu không cần thiết và hợp lý hóa các khoản thanh toán và hoàn trả. Họ cũng cung cấp thẻ công ty thực và ảo với giới hạn tín dụng để chi tiêu khi đang di chuyển theo chính sách của tổ chức bạn.

Sau đây là những điểm nổi bật của Ramp:

Tự động hóa kế toán, khi được kết hợp với một giải pháp kế toán, giúp loại bỏ các thủ tục kế toán tốn nhiều thời gian và công sức.
Quyền chi tiêu và thẻ trả trước với ngân sách tùy chỉnh rất dễ thiết lập.
Kết hợp hóa đơn được điều khiển bởi AI học hỏi từ các lần gửi biên lai trước đó
Thẻ có thương hiệu của công ty bạn để thêm dấu ấn cá nhân

Hệ thống quản lý chi phí du lịch

Hệ thống quản lý chi phí đi lại là một ứng dụng phần mềm giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý chi phí đi lại của nhân viên. Nó có thể tự động hóa quy trình báo cáo chi phí, giúp nhân viên gửi chi phí dễ dàng hơn và người quản lý phê duyệt chúng. Hệ thống này cũng có thể giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí đi lại bằng cách cung cấp thông tin chi tiết về địa điểm và cách thức nhân viên tiêu tiền.

Một số lợi ích khi sử dụng Hệ thống quản lý chi phí du lịch

Tăng hiệu quả: Hệ thống có thể tự động hóa quy trình báo cáo chi phí, giúp nhân viên dễ dàng nộp chi phí và dễ dàng hơn cho người quản lý phê duyệt.
Giam gia: Hệ thống có thể giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí đi lại bằng cách cung cấp thông tin chi tiết về địa điểm và cách thức nhân viên tiêu tiền.
Cải thiện sự tuân thủ: Hệ thống có thể giúp các doanh nghiệp tuân thủ các chính sách và quy định về du lịch.
Cải thiện sự hài lòng của nhân viên: Nhân viên có thể tiết kiệm thời gian và rắc rối bằng cách sử dụng hệ thống để gửi chi phí của họ.

Một số tính năng của Hệ thống quản lý chi phí du lịch bao gồm:

#1. Theo dõi chi phí:

Hệ thống có thể theo dõi các chi phí như vé máy bay, khách sạn, thuê xe, ăn uống và giải trí. Theo dõi chi phí là quá trình ghi lại và giám sát tất cả các khoản chi tiêu của bạn. Điều này có thể được thực hiện thủ công hoặc với sự trợ giúp của một chương trình phần mềm. Có nhiều lợi ích khi theo dõi chi phí, bao gồm:

Cải thiện kế hoạch tài chính
Tăng khấu trừ thuế
căng thẳng giảm
Lập ngân sách tốt hơn

Theo dõi chi phí có thể tốn nhiều công sức, nhưng nó đáng giá về lâu dài.

# 2. Báo cáo chi phí:

Hệ thống có thể tự động hóa quy trình báo cáo chi phí, giúp nhân viên dễ dàng nộp chi phí và dễ dàng hơn cho người quản lý phê duyệt.

#3. Phê duyệt chi phí:

Hệ thống có thể cho phép người quản lý phê duyệt hoặc từ chối chi phí.

Yêu cầu phê duyệt chi phí

Tên nhân viên: Tên Của Quý Vị“*”

Bộ phận: Bộ phận của bạn

Ngày: Ngày hôm nay

Mô tả chi phí:

Tôi đang yêu cầu phê duyệt cho các chi phí sau đây phát sinh trong quá trình làm việc của tôi cho Công ty của bạn:

Mục 1 - $Số tiền
Mục 2 - $Số tiền
Mục 3 - $Số tiền

Tổng cộng: $Tổng cộng

Tôi đã đính kèm biên lai cho tất cả các chi phí.

Cảm ơn bạn đã xem xét của bạn.

Trân trọng,
Tên Của Quý Vị“*”

# 4. Đối chiếu chi phí:

Hệ thống có thể điều chỉnh giống hệt các chi phí với bảng sao kê thẻ tín dụng của công ty. Đối chiếu chi phí là quá trình so sánh hai bộ dữ liệu để xác định bất kỳ sự khác biệt nào. Điều này có thể được thực hiện cho nhiều mục đích khác nhau, chẳng hạn như đảm bảo rằng tất cả các chi phí đã được ghi lại chính xác, xác định hoạt động gian lận hoặc theo dõi sự chênh lệch ngân sách. Có một số cách khác nhau để thực hiện đối chiếu chi phí. Một phương pháp phổ biến là so sánh sổ cái chung của công ty với các báo cáo chi phí do nhân viên nộp. Một phương pháp khác là so sánh báo cáo ngân hàng của công ty với hóa đơn từ nhà cung cấp.

Đối chiếu chi phí là một quy trình quan trọng có thể giúp các công ty đảm bảo tính chính xác về tài chính, xác định gian lận và theo dõi các chênh lệch ngân sách. Bằng cách làm theo các bước nêu trên, các công ty có thể đảm bảo rằng dữ liệu chi phí của họ là chính xác và đáng tin cậy.

Nếu bạn đang tìm cách cải thiện cách doanh nghiệp của mình quản lý chi phí đi lại, Hệ thống quản lý chi phí đi lại là một lựa chọn tốt để xem xét.

Kế toán chi phí du lịch là gì?

Chi phí đi lại bao gồm ăn uống, vận chuyển, chỗ ở, đi lại và các dịch vụ khác. Nhân viên có trách nhiệm lưu giữ biên lai và các tài liệu khác chứng minh một khoản chi phí cụ thể được yêu cầu.

Làm thế nào để bạn quản lý chi phí du lịch?

Quản lý chi phí: Tiết kiệm tiền như một chuyên gia.

Lên kế hoạch trước thời hạn.
Đặt chuyến bay có điểm dừng hoặc thay đổi máy bay.
Sử dụng một ứng dụng theo dõi thói quen chi tiêu của bạn và hỗ trợ bạn tuân thủ ngân sách của mình.
Khi lên kế hoạch cho chuyến đi của bạn, hãy ghi nhớ cả năm.
Thay vì vé máy bay khứ hồi, hãy mua hai vé một chiều.
Chuẩn bị một bữa ăn tối cho máy bay.

Quá trình đi lại và chi phí là gì?

Quản lý du lịch và chi phí, hay T&E, là quá trình theo dõi tất cả các chi phí liên quan đến du lịch để có thể xóa chúng và số tiền tiết kiệm được không phải đóng thuế. Ở hầu hết các quốc gia, tất cả các chi phí đi công tác, chẳng hạn như chuyến bay, khách sạn và phương tiện vận chuyển trên mặt đất đều được đài thọ.

Quy trình quản lý chi phí là gì?

Một hệ thống các thủ tục hỗ trợ các công ty hợp lý hóa chi tiêu của họ được gọi là quy trình quản lý chi phí. Đây là quy trình tuần tự mà theo đó nhân viên nộp yêu cầu bồi hoàn và hạch toán chi tiêu kinh doanh.

Người quản lý chi phí và du lịch làm gì?

Tạo, quản lý và điều hành Chính sách Chi phí & Du lịch Toàn cầu có tính đến các đặc thù về văn hóa và địa lý, cũng như sự hợp tác liên chức năng khi cần. Trách nhiệm của quản trị viên đối với các hệ thống Đi lại & Chi phí (Expensify, Concur và Navan), bao gồm bảo trì, cấu hình và nâng cấp hệ thống.

Công cụ quản lý chi phí là gì?

Phần mềm quản lý chi phí là một loại ứng dụng tự động hóa mạnh mẽ phần lớn quy trình từ nhận đến hoàn trả. Các công ty cũng có thể sử dụng phần mềm này để quản lý đặt chỗ du lịch, tự động gửi báo cáo chi tiêu, phê duyệt nhanh, hoàn tiền nhanh và theo dõi rõ ràng các yêu cầu chi phí trong thời gian thực.

Tại sao quản lý chi phí lại quan trọng?

Quản lý chi tiêu hỗ trợ chủ yếu trong việc theo dõi chi tiêu của nhân viên theo danh mục và xác minh mua hàng vì lý do công ty cho phép (chứ không phải chi tiêu cá nhân). Nó tương đối chỉ định chi tiêu tốt nhất trong một thời gian nhất định và giá cả tốt nhất. Ngược lại, nó hoạt động tích cực để kiểm soát các giới hạn chi tiêu của nhân viên và ngăn chặn các khoản thanh toán trùng lặp và gian lận.

Phần mềm tốt nhất cho là gì Chi phí?

Chi phí đồng thuận của SAP. 4.1. 247 Xếp hạng.
Webexpenses Kiểm soát chi phí.
Phân phối.
Zoho Chi phí.
Nền tảng Coupa BSM.
Navan.
Chứng nhận Emburse
Chi phí

Tại sao các công ty cần quản lý chi phí?

Quản lý chi phí hỗ trợ theo dõi chi tiêu của nhân viên theo danh mục và xác minh mua hàng vì lý do công ty cho phép (chứ không phải chi tiêu cá nhân). Tuy nhiên, Nó chỉ định chi tiêu tốt nhất trong một thời gian nhất định và giá cả tốt nhất. Nó làm việc chăm chỉ để kiểm soát các giới hạn chi tiêu của nhân viên và ngăn chặn các khoản thanh toán trùng lặp và gian lận.

bottom Line

Các doanh nghiệp phải kết hợp quản lý chi phí đi lại vì nó có thể giúp họ tiết kiệm tiền, nâng cao hiệu quả và giảm gian lận. Chi phí đi lại có thể là một chi phí đáng kể cho các doanh nghiệp và quản lý chi phí đi lại có thể giúp giảm những chi phí này bằng cách hợp lý hóa quy trình gửi và phê duyệt chi phí. Ngoài ra, quản lý chi phí đi lại có thể giúp cải thiện hiệu quả bằng cách giúp nhân viên dễ dàng theo dõi chi phí của họ hơn và giúp người quản lý phê duyệt chúng. Cuối cùng, quản lý chi phí đi lại có thể giúp giảm gian lận bằng cách khiến nhân viên khó nộp các chi phí gian lận hơn. Nhìn chung, quản lý chi phí đi lại là một công cụ có giá trị có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm tiền, nâng cao hiệu quả và giảm gian lận.

QUẢN LÝ CHI PHÍ DU LỊCH: Phần Mềm Quản Lý Chi Phí DU LỊCH

Mục lục Ẩn giấu