Bạn thường cảm thấy như không có đủ thời gian trong ngày để hoàn thành mọi việc. Nhưng có cùng một số giờ trong ngày cho tất cả mọi người. Thời gian không phân biệt; tất cả mọi người đều có cùng số lượng của nó. Tuy nhiên, một số người sử dụng thời gian hiệu quả hơn những người khác, trong khi những người khác thường thấy mình không thể hoàn thành các cam kết đúng hạn. Tại sao bạn nghĩ rằng đó là, dù sao? Bí mật nằm ở việc quản lý thời gian hiệu quả và công cụ lịch chuyên dụng. Quản lý thời gian có nghĩa là sắp xếp các ưu tiên của một người và quyết định thời gian dành cho mỗi nhiệm vụ. Đây là lý do tại sao việc sử dụng các chiến lược quản lý thời gian hiệu quả là rất quan trọng. Các cá nhân, kể cả sinh viên, có thể cải thiện kỹ năng quản lý thời gian của mình bằng cách áp dụng một số chiến lược tốt nhất và hiệu quả nhất được nêu trong hướng dẫn này.
Chiến lược quản lý thời gian hiệu quả
Nhiều người trong chúng ta gặp khó khăn với việc quản lý thời gian, điều này đề cập đến cách chúng ta quyết định sử dụng và sắp xếp thời gian của mình. Tuy nhiên, nếu chúng ta có thể học cách quản lý tốt thời gian của mình, chúng ta có thể hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn và tập trung vào các hoạt động sẽ có tác động nhiều nhất.
Các cá nhân sẽ được hưởng lợi nhiều nhất từ sự kết hợp của các chiến lược quản lý thời gian hiệu quả phù hợp nhất với họ. Có thể các chiến lược quản lý thời gian hiệu quả của bạn sẽ khác nhau tùy thuộc vào việc bạn là sinh viên mới tốt nghiệp hay là một bà mẹ đang đi làm. Nếu bạn học tốt nhất bằng cách nhìn thấy những việc đã hoàn thành, thì một cuốn lịch có mã màu có thể hữu ích hơn cho bạn hơn là một danh sách các công việc được viết ra trên giấy.
Mức độ căng thẳng, năng suất và hiệu suất chuyên nghiệp của một người đều có thể được hưởng lợi từ các chiến lược quản lý thời gian hiệu quả. Bạn có thể xem danh sách các chiến lược quản lý thời gian hiệu quả nhất và đã được chứng minh của chúng tôi nếu bạn gặp khó khăn trong việc theo dõi công việc của mình hoặc nếu bạn chỉ muốn thử một cái gì đó mới.
Vậy Chiến lược Quản lý Thời gian Hiệu quả Giúp Chính xác Như thế nào?
Trong ba thập kỷ qua, ý tưởng về quản lý thời gian đã trở nên phổ biến. Đó là bởi vì nó tạo điều kiện thuận lợi cho việc chuẩn bị được cải thiện, nâng cao hiệu quả và một lối sống cân bằng.
Do đó, làm thế nào để các chiến lược quản lý thời gian hiệu quả thúc đẩy năng suất? Mục tiêu chính là chủ động quản lý thời gian của bạn để bạn có thể tập trung vào những gì thực sự quan trọng đối với bạn, cho dù đối với sinh viên, công việc kinh doanh hay trong cuộc sống cá nhân của bạn.
Lợi ích của việc học các chiến lược quản lý thời gian hiệu quả là rất rộng rãi:
- Bạn sẽ có khả năng đạt được mục tiêu của mình thành công.
- Sẽ bớt khó khăn hơn khi sắp xếp các ưu tiên của bạn.
- Bạn sẽ có thể thoát khỏi những hành vi kém cỏi như trì hoãn và không định hướng mục tiêu. Và bạn cũng sẽ có thể giảm bớt khoảng thời gian chú ý ngắn của mình.
- Học cách quản lý thời gian tốt hơn không chỉ có thể giúp bạn bớt căng thẳng hơn mà còn giúp bạn luôn có động lực.
- Bạn sẽ có một bức tranh rõ ràng về cách bạn cần tổ chức và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho từng trách nhiệm của mình.
Ngoài ra, việc trau dồi các chiến lược quản lý thời gian hiệu quả tại nơi làm việc và sử dụng các công cụ được thiết kế đặc biệt cho mục đích đó sẽ cải thiện cơ hội dẫn đầu trong mọi việc của bạn.
Các chiến lược quản lý thời gian tốt nhất
Khái niệm “quản lý thời gian” là một quan niệm sai lầm. Bạn không thể kiểm soát thời gian trôi qua, nhưng bạn có thể ảnh hưởng đến cách bạn phản ứng với nó. Bất chấp mong muốn thường xuyên có thêm thời gian, bạn chỉ được phân bổ 24 giờ hoặc 1,440 phút mỗi ngày. Quản lý thời gian là một tài năng có thể được phát triển thông qua xem xét nội tâm, lập kế hoạch, đánh giá và kỷ luật bản thân. Thời gian cũng giống như tiền mặt, khan hiếm và đắt đỏ. Nó cần được bảo vệ, sử dụng thận trọng và hạch toán vào ngân sách.
Đó là lý do tại sao điều quan trọng là không chỉ sử dụng bất kỳ chiến lược quản lý thời gian nào mà còn cả những chiến lược hiệu quả. Học cách quản lý thời gian hiệu quả là ranh giới phân chia giữa những người chỉ đơn thuần bận rộn và những người đang thực sự hoàn thành công việc, giữa sự tầm thường và thành công.
Dưới đây là một số chiến lược quản lý thời gian tốt nhất và hiệu quả nhất;
# 1. Hãy khiêm tốn và thừa nhận sự sai lầm của bạn
Nhiều người phải đấu tranh rất nhiều để nhận ra rằng họ không phải là không có sai sót. Họ tin rằng sẽ không có rủi ro xảy ra bất cứ điều gì vì họ đã chuẩn bị cho mọi tình huống. Sẽ đến một thời điểm mà tất cả những ai có thế giới quan như vậy đều bị đánh thức một cách thô bạo trước những thực tế khắc nghiệt của cuộc sống.
Hãy suy nghĩ một chút về việc làm thế nào để có thể chấp nhận được con người, với những sai sót và thất bại. Hãy xem xét điều này khi bạn làm việc để phát triển các chiến lược quản lý thời gian hiệu quả và hãy nhớ rằng ngay cả những kế hoạch được sắp xếp tốt nhất cũng có thể bị thất bại. Thay vì cảm thấy bị đánh bại bởi những thách thức này, bạn có thể sử dụng chúng như cơ hội để phát triển như một con người.
# 2. Lập kế hoạch trước mỗi ngày
Bất chấp những thay đổi không thể tránh khỏi, việc lập kế hoạch vẫn được khuyến khích. Có thể mất một số lần thử và sai trước khi bạn tìm thấy phương pháp phù hợp nhất với mình, nhưng có nhiều lựa chọn khả thi. Dành vài phút mỗi tối trước khi ngủ để lên kế hoạch cho các hoạt động ngày hôm sau là một cách thực hành hữu ích đối với nhiều người.
Trước khi bạn đi sâu vào các nhiệm vụ phức tạp của ngày mai, hãy hít thở sâu và đứng lại khỏi danh sách của mình để tìm ra ai, cái gì, khi nào, ở đâu, tại sao và bằng cách nào. Ngoài ra, đừng quên sắp xếp một số thời gian chết vào lịch trình hàng ngày của bạn. Làm điều này sẽ giúp bạn chuẩn bị tinh thần cho các nhiệm vụ ngày mai và mở ra cánh cửa để đảm nhận thêm công việc nếu có nhu cầu.
# 3. Ưu tiên công việc hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng của bạn theo mức độ quan trọng
Thiết lập các ưu tiên cho vài ngày, tuần hoặc tháng tiếp theo cùng với các phiên lập kế hoạch của bạn. Để tránh bị quá tải, bạn nên theo dõi các nhiệm vụ sắp tới để có thể phân bổ chúng trong tuần. Lịch trình hàng tuần sẽ giúp bạn đi đúng hướng với các mục tiêu hàng ngày của mình, cho phép bạn hoàn thành nhiều việc hơn.
Lập một danh sách đầy đủ về tất cả các trách nhiệm mà bạn có trong công việc là một nơi tốt để bắt đầu. Bạn nên dành một chút thời gian để phân chia những trách nhiệm này thành các hoạt động hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng có thể quản lý được. Biết được thông tin này sẽ giúp việc duy trì sự tập trung hàng ngày và hoàn thành công việc của bạn trở nên đơn giản hơn nhiều.
#4. Sử dụng tốt hơn các công cụ quản lý thời gian của bạn
Nói về danh sách kiểm tra, một trong những chiến lược quản lý thời gian hiệu quả nhất là thu thập càng nhiều công cụ càng tốt để sao lưu các tuyên bố của bạn. Bạn có thể đơn giản hóa cuộc sống của mình bằng cách nhấp vào một nút bằng cách tải xuống một trong hàng triệu chương trình máy tính hoặc ứng dụng điện thoại thông minh có sẵn. Thật ngạc nhiên khi bạn có thể tiết kiệm được bao nhiêu giờ mỗi tuần chỉ bằng cách thêm một công cụ quản lý thời gian vào hộp công cụ của mình.
Chuyển đổi kế hoạch của phần mềm quản lý dự án là một trường hợp xuất sắc. Nó có các tính năng như trình tạo danh sách việc cần làm và trình tạo thời gian biểu và chắc chắn đáng xem. Với sự trợ giúp của chế độ xem lịch cho từng ngày, tuần và năm, bạn có thể dễ dàng đặt mục tiêu và đặt mục tiêu cao cho tất cả các dự án của mình. Bạn có thể nâng cao hơn nữa trải nghiệm và năng suất của mình bằng cách sử dụng các tích hợp và tiện ích mở rộng có sẵn cho các sản phẩm bạn đã sử dụng.
# 5. Tránh bẫy của đa nhiệm
Bạn có nhận ra rằng đa nhiệm có thể làm giảm trí thông minh của bạn hơn 11% không? Khi bạn cố gắng thực hiện quá nhiều nhiệm vụ, nó có thể gây ra những tác động nghiêm trọng đến bạn và những người xung quanh. Và nếu bạn không nghĩ điều đó quá kinh khủng, hãy thử sống với số tiền ít hơn 11% mỗi năm.
Bất kể bạn sáng sủa đến mức nào, đa nhiệm sẽ làm giảm năng suất tới 40%. Trên thực tế, việc tập trung vào một nhiệm vụ duy nhất tại một thời điểm sẽ tăng gấp đôi số lượng công việc bạn có thể hoàn thành trong một tuần nhất định. Hãy nhớ rằng một số tác nhân gây xao nhãng, chẳng hạn như nghe nhạc nhẹ nhàng, thực sự có thể tăng năng suất nếu được sử dụng đúng cách.
# 6. Tìm hiểu khi bạn hiệu quả nhất
Bạn thích buổi sáng, buổi tối hay khoảng thời gian ở giữa? Đây là những loại câu hỏi có thể dẫn đến thông tin chi tiết về thời điểm bạn làm việc hiệu quả nhất trong ngày.
Có khả năng một người thích buổi sáng và có thể buộc mình rời khỏi giường cả phút trước khi chuông báo thức reo sẽ làm được nhiều việc hơn vào những giờ đầu trong ngày. Một người là cú đêm có thể mất một lúc để có được thói quen bình thường sau khi thức dậy. Nhóm đó thường đạt sản lượng cao nhất vào buổi chiều.
Tìm thời điểm trong ngày khi bạn đang ở đỉnh cao về tinh thần và thể chất, bất kể lập trường của bạn là gì. Đó là lúc bạn nên thực hiện phần lớn công việc quan trọng trong ngày của mình.
# 7. Thoát khỏi phiền nhiễu
Vì những lý do nào mà chiến lược quản lý thời gian hiệu quả lại quan trọng? Bởi vì về cơ bản, có rất nhiều điều phiền nhiễu ngoài kia đang chờ bạn khiến tâm trí của bạn rời khỏi công việc và các nghĩa vụ khác. Đây là một số nguyên nhân phổ biến nhất của sự gián đoạn tại nơi làm việc:
- Mạng xã hội
- Điện thoại thông minh
- Internet
- Đồng nghiệp
- Các cuộc họp (Trừ khi chúng rất tốt và hiệu quả)
Mặc dù không phải lúc nào bạn cũng có thể kiểm soát thời gian các cuộc họp được lên lịch, nhưng bạn có thể loại bỏ các nguồn gây xao nhãng khác. Đặt điện thoại của bạn ở chế độ yên tĩnh và giấu nó trong ngăn kéo nếu bạn cần tập trung vào công việc mà không bị gián đoạn bởi các thông báo hoặc sự cám dỗ để kiểm tra nó. Nếu bạn thấy mình liên tục kiểm tra hộp thư đến nhiều lần trong ngày, có thể đã đến lúc bạn nên thiết lập khoảng thời gian đăng ký thường xuyên.
Bạn nên tử tế và lịch sự với đồng nghiệp của mình mọi lúc, nhưng nếu một trong số họ đang cản trở năng suất của bạn, bạn nên cho họ biết rằng bạn không có thời gian để trò chuyện ngay bây giờ và đề xuất một thời điểm tốt hơn.
#số 8. Thời gian cho chính mình
Mặc dù điều đó có vẻ vô lý, nhưng đặt hẹn giờ có thể là một phương pháp thực sự hiệu quả để quản lý thời gian của bạn. Bạn có thể sử dụng bộ hẹn giờ để giúp bạn tập trung, nhắc bạn nghỉ giải lao và thậm chí giúp bạn hoàn thành nhiều việc hơn trong một khoảng thời gian nhất định. Giải lao là một phần thiết yếu của bất kỳ ngày làm việc nào vì chúng cho phép bạn rời khỏi bàn làm việc và tập hợp lại trong vài phút trước khi quay trở lại.
Sử dụng bộ hẹn giờ để giới hạn thời gian làm việc của bạn trong một khoảng thời gian xác định là một ứng dụng tuyệt vời khác. Đặt ra giới hạn thời gian cho bản thân sẽ thúc đẩy bạn làm việc nhanh hơn và hoàn thành nhiều hơn trong khoảng thời gian được phân bổ đó.
# 9. Chia nhỏ các dự án lớn thành các dự án nhỏ hơn.
Bạn đã bao giờ nhìn vào một dự án và ngay lập tức muốn bỏ chạy vì nó trông quá nản chưa? Có thể bạn cần phóng to gần hơn. Để quản lý tốt hơn thời gian của bạn cho một dự án lớn, hãy chia các mốc và thời hạn chính của nó thành các nhiệm vụ và mục tiêu nhỏ hơn, phụ.
Bây giờ mọi thứ đã được phân chia, bạn có thể quay lại các chiến lược quản lý thời gian hiệu quả mà chúng ta đã thảo luận trước đó, chẳng hạn như lập lịch trình và phân công ưu tiên cho các nhiệm vụ. Làm như vậy, bạn sẽ thấy rằng bức tranh tổng thể ít khó khăn hơn và thời hạn sắp xảy ra dễ quản lý hơn.
# 10. Nắm vững nghệ thuật của công ty “Không”
Nói tóm lại, đừng coi nơi làm việc là “có đàn ông” hay “có phụ nữ”, vì đó là đạo đức cơ bản của câu chuyện. Nếu bạn thường xuyên kiệt sức vì phải gánh vác quá nhiều, bạn có thể muốn giảm bớt sự ủng hộ từ bạn bè và gia đình. Điều này có thể cung cấp cho bạn nhiều tùy chọn để cải thiện việc quản lý thời gian và chất lượng đầu ra của bạn.
# 11. Khi có thể, hãy giao nhiệm vụ cho người khác.
Khi bạn quá bận rộn để có thể tự mình làm mọi việc, một giải pháp là hãy tìm cách giao nhiệm vụ cho người khác. Nếu bạn đã được giao một nhiệm vụ với thời hạn không thể hoàn thành một mình, hãy chia công việc cho các đồng nghiệp và tấn công nó như một nhóm.
Các nhà lãnh đạo và quản lý có thể thấy điều này đặc biệt quan trọng, vì khối lượng công việc cá nhân của họ có thể sớm trở nên quá tải nếu không được ủy quyền đầy đủ. Để ngăn điều này xảy ra, hãy đảm bảo rằng trách nhiệm của bạn và của các thành viên trong nhóm của bạn được xác định rõ ràng để bạn luôn biết ai phải chịu trách nhiệm về việc gì.
# 12. Cố gắng sạc lại pin của bạn
Phương pháp tiết kiệm thời gian này có thể là điều quan trọng nhất bạn có thể làm cho sự nghiệp và sự tỉnh táo của mình. Mỗi ngày, các doanh nghiệp trên khắp thế giới chuẩn bị sẵn sàng chiến đấu với một ngày khác và thực hiện thách thức hoặc vấn đề tiếp theo trong danh sách việc cần làm của họ. Tuy nhiên, điều quan trọng cần nhớ là thỉnh thoảng hãy tạm rời xa cơn điên cuồng.
Quay trở lại bàn làm việc, nhà kho hoặc công trường với sự tập trung và năng lượng được đổi mới sau khi nghỉ giải lao có thể là một lợi ích to lớn đối với năng suất của bạn.
Cho phép bản thân có thời gian để thư giãn và trẻ hóa tâm trí, cơ thể và tinh thần của bạn bằng bất kỳ phương pháp nào giúp bạn thư giãn nhất, cho dù đó là một chuyến cắm trại cuối tuần hay một chuyến du ngoạn trên biển xa hoa cho cả gia đình.
Công cụ quản lý thời gian.
Công cụ quản lý thời gian là loại phần mềm có thể giúp bạn lên lịch hoạt động, theo dõi tiến trình và phân tích kết quả của bạn để tối đa hóa mỗi ngày.
Tuy nhiên, khi nói đến việc lập lịch trình và quản lý thời gian, mọi người đều có những yêu cầu riêng biệt. Phần mềm hoặc công cụ quản lý thời gian chuyên dụng có thể sẽ hữu ích nếu bạn thường xuyên sắp xếp nhiều dự án, thời hạn và tài nguyên.
Tuy nhiên, các giải pháp này cũng là các ứng dụng dựa trên một hoặc nhiều chiến lược này, tất cả đều nhằm mục đích tăng năng suất, chống lại sự trì hoãn và ngăn chặn tình trạng kiệt sức và căng thẳng cho bạn và nhóm của bạn.
Tại sao Quản lý Thời gian lại Quan trọng?
Giả sử bạn muốn tăng năng suất trong ngày và muốn cân bằng tốt hơn giữa công việc và cuộc sống cá nhân. Tương tự như vậy, nếu bạn có thể hoàn thành cùng một lượng công việc trong một khoảng thời gian ngắn, bạn có muốn dành thêm thời gian đó để đạt được niềm vui không? Điều này, trong số nhiều lý do khác, là lý do tại sao việc sử dụng không chỉ bất kỳ chiến lược quản lý thời gian nào mà cả một chiến lược hiệu quả là rất quan trọng.
Bất kể lý do của bạn là gì khi muốn cải thiện việc quản lý thời gian bằng các chiến lược và công cụ hiệu quả, bạn gần như chắc chắn nhận được những lợi ích sau:
- Tăng năng suất
- Giảm mức độ căng thẳng
- Cải thiện lệnh trong quá trình làm việc của bạn
- Khả năng hoàn thành thời hạn họp trên cơ sở nhất quán
Làm thế nào bạn có thể cải thiện năng suất?
Phần lớn chúng ta thiếu tiềm năng của mình vì hai yếu tố. Những thói quen tồi tệ của chúng ta tại nơi làm việc và xu hướng phản ứng với các vấn đề khi chúng nảy sinh thay vì chủ động giải quyết chúng.
Mặc dù câu trả lời có vẻ hiển nhiên, nhưng việc thực hiện nó có thể là một thách thức. Những thói quen tốt giúp chúng ta chủ động và tự chịu trách nhiệm về ngày làm việc của mình có thể thay thế những thói quen kém và thói quen phản ứng của chúng ta. Sử dụng các chiến lược quản lý thời gian này để trở thành người hiệu quả nhất, hiệu quả nhất trong công việc.
- Bạn nên làm việc nặng khi cảm thấy khỏe.
- Dừng đa nhiệm
- Lạc quan
- Lên danh sách những việc cần làm mỗi tối.
- Giảm số lượng nhiệm vụ trong danh sách của bạn.
- Dành thời gian để ủy quyền
- Khoảng thời gian làm việc xen kẽ với khoảng thời gian hoạt động thể chất
- Loại bỏ mọi phiền nhiễu
- Chuẩn bị lịch trình cuộc gọi của bạn.
- Ngủ đủ giấc.
- Hãy chắc chắn để tìm kiếm cho chính mình.
Kết luận
Điều quan trọng là phải phản ánh hiệu quả của các chiến lược tiết kiệm thời gian của bạn theo thời gian. Xem bạn đang quản lý thời gian giữa công việc và cuộc sống cá nhân tốt như thế nào. Nếu bạn đang đạt được tiến bộ cho những mục tiêu cấp bách nhất của mình và có thể bạn đang dành đủ ưu tiên cho bản thân. Nếu tất cả đều tiêu cực, có thể đã đến lúc suy nghĩ lại về những gì bạn coi là chiến lược hiệu quả để quản lý thời gian và thực hiện một số thay đổi. Khi bạn học cách quản lý thời gian hiệu quả, bạn có thể cải thiện hạnh phúc của bản thân, hoàn thành nhiều việc hơn trong cuộc sống cá nhân và công việc cũng như hướng tới một tương lai tươi sáng hơn.
Quản lý thời gian tốt là điều cần thiết để đạt được sự cân bằng lành mạnh giữa công việc và cuộc sống. Ngoài việc làm cho bạn hiệu quả hơn về tổng thể, học các chiến lược quản lý thời gian sẽ giúp bạn kiểm soát lịch trình của mình hiệu quả hơn.
Câu hỏi thường gặp về chiến lược quản lý thời gian
Quản lý thời gian hiệu quả nghĩa là gì?
Quản lý thời gian hiệu quả cho phép bạn hoàn thành nhiều công việc quan trọng hơn mỗi ngày. Để chắc chắn, việc tận dụng tối đa thời gian của chúng ta là rất quan trọng, nhưng còn hơn thế nữa, biết cách quản lý nó tốt. Người ta mong đợi rằng những người quản lý thời gian hiệu quả nhất và hiệu quả nhất cũng sẽ hiệu quả nhất.
Làm thế nào để bạn mô tả các mục tiêu thông minh để quản lý thời gian hiệu quả?
Thiết lập các mục tiêu THÔNG MINH (viết tắt của “Cụ thể, Đo lường được, Có thể đạt được, Có liên quan và Kịp thời”) là một cách tuyệt vời để cung cấp cho bạn cách tiếp cận quản lý thời gian một số cấu trúc. Bản chất được đo lường và cân nhắc của các mục tiêu SMART làm tăng khả năng bạn đạt được chúng.
Những yếu tố nào góp phần làm cho việc quản lý thời gian không hiệu quả?
Trong hầu hết các trường hợp, chúng ta không thể quản lý thời gian một cách hiệu quả vì chúng ta không lập kế hoạch trước, thiết lập các ưu tiên, thiết lập mục tiêu rõ ràng và tránh giải quyết các công việc trước mắt.
Bài viết liên quan
- QUẢN LÝ THỜI GIAN DỰ ÁN: Quy trình, Công cụ & Phần mềm để Quản lý Hiệu quả
- HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHIỆM VỤ: Các tùy chọn trả phí và miễn phí tốt nhất vào năm 2023
- Quản lý đại lý trung tâm cuộc gọi từ xa và tại chỗ
- CÔNG CỤ QUẢN LÝ TIỀN TỆ: Nó là gì, Cách sử dụng nó và các công cụ trực tuyến miễn phí
Tài liệu tham khảo
