Quản lý công việc là một phần quan trọng trong việc quản lý dự án tốt và điều hành doanh nghiệp suôn sẻ. Áp dụng phần mềm hoặc công cụ quản lý tác vụ phù hợp có thể giúp công việc của bạn trở nên dễ dàng và nhanh hơn. Bài viết này nói về phần mềm, ứng dụng và kỹ năng quản lý tác vụ tốt nhất trên mac.
Giới thiệu chung
Quản lý nhiệm vụ đòi hỏi phải lập kế hoạch cho những gì cần hoàn thành, cung cấp cho mọi người những công cụ họ cần để thực hiện công việc và theo dõi mọi thứ sẽ diễn ra như thế nào để đảm bảo mọi thứ được hoàn thành đúng hạn. Để công việc diễn ra tốt đẹp, điều quan trọng là phải quản lý quy trình và loại bỏ mọi tắc nghẽn.
Quản lý tác vụ là quá trình chia một dự án lớn thành các phần nhỏ hơn để dễ xử lý hơn, theo dõi trạng thái của từng tác vụ và điều chỉnh dòng thời gian của dự án khi cần. Nhiệm vụ được quản lý nên;
- Lập các mốc quan trọng của dự án và danh sách nhiệm vụ.
- Tìm ra điểm mạnh riêng của từng người hoặc thành viên trong nhóm và giao cho họ những nhiệm vụ phù hợp.
- Tìm hiểu những nhiệm vụ quan trọng nhất mà nhân viên của bạn cần phải làm tại bất kỳ thời điểm nào.
- Hãy chọn những việc quan trọng nhất để làm và thực hiện những việc đó trước tiên.
- Lập kế hoạch công việc của bạn để nó có thể được thực hiện nhanh chóng và ít rắc rối.
- Khuyến khích tinh thần đồng đội bằng cách tạo liên minh mới và cải thiện những liên minh bạn đã có.
- Hãy cho nhân viên của bạn sự tự do mà họ cần để làm tốt công việc của họ.
- Kiểm tra và cải thiện cách mọi thứ được thực hiện một cách thường xuyên.
- Hoàn thành công việc của bạn với ít công việc và thời gian nhất có thể.
Tại sao nó cần thiết để duy trì quản lý tác vụ?
Dưới đây là một số lý do chính tại sao việc quản lý tốt các nhiệm vụ lại quan trọng.
#1. Quản lý công việc giúp hoàn thành công việc đúng giờ và đúng cách dễ dàng hơn
Bởi vì việc thực hiện dự án luôn thay đổi, điều quan trọng là phải tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng nhất tại bất kỳ thời điểm nào. Ví dụ: nếu bạn có một cửa hàng trực tuyến, những ngày nghỉ lễ là thời điểm bận rộn để tích trữ sản phẩm và thực hiện giao dịch phù hợp với nhu cầu của khách hàng. Sau Tết, không nên làm điều đó nữa. Tất cả công việc bạn làm trong lĩnh vực đó đều rất quan trọng.
Quản lý tác vụ được sử dụng để theo dõi tất cả các tác vụ và đưa ra lời khuyên về việc nào nên được thực hiện trước tại bất kỳ thời điểm nào. Với thông tin này, các nhóm và cá nhân có thể quản lý thời gian của họ tốt hơn, tập trung vào những gì quan trọng nhất và hoàn thành những gì cần hoàn thành trước khi dự án kết thúc.
#2. Quản lý tác vụ cung cấp cho bạn thông tin chi tiết mà bạn có thể sử dụng
Hình ảnh được sử dụng trong quản lý tác vụ để theo dõi mọi thứ cần hoàn thành và mọi thứ đang ở đâu. Từ đó, bạn có thể biết được các nhiệm vụ và vị trí của dự án. Đó là một cách tuyệt vời để tìm hiểu cách các nhóm từ các bộ phận khác nhau làm việc cùng nhau và cách họ tiếp cận các dự án. Bạn sẽ có ý tưởng tốt hơn về dự án đang diễn ra như thế nào, có thể đưa ra quyết định thông minh và có thể cung cấp thông tin mà mọi người có thể sử dụng.
#3. Danh sách nhiệm vụ là một cách tốt để theo dõi cả thời gian và tiền bạc
Điều quan trọng không chỉ là hoàn thành một dự án mà còn quan trọng hơn là làm như vậy mà không vượt quá ngân sách và đúng thời hạn. Với phần mềm quản lý công việc, bạn có thể theo dõi số tiền bạn chi cho một công việc và mất bao lâu để hoàn thành. Giúp theo dõi các tài nguyên của dự án và di chuyển chúng khi có nhu cầu mới. Cũng giúp tìm cách cắt giảm chi phí và hoàn thành các dự án mà không vượt quá ngân sách.
#4. Quản lý tác vụ có thể giúp mọi người nói chuyện với nhau tốt hơn
Quản lý tác vụ phụ thuộc rất nhiều vào việc đăng ký, đánh giá và nhận xét từ những người thực hiện công việc. Sau khi mọi người được giao trách nhiệm, thật khó để nói hết tầm quan trọng của giao tiếp. Để theo dõi tốt các nhiệm vụ, người lao động phải cập nhật danh sách của họ và thường xuyên đưa chúng cho người quản lý dự án của họ. Tại mỗi cuộc họp trạng thái, họ phải hỏi người quản lý của mình về suy nghĩ của họ về cách đánh giá nhiệm vụ. Vòng phản hồi này giúp người lao động và người quản lý dễ dàng nói chuyện với nhau, dẫn đến quy trình làm việc hiệu quả với tiến độ công việc ổn định.
#5. Sắp xếp công việc giúp bạn làm việc hiệu quả hơn
Với sự trợ giúp của phần mềm quản lý tác vụ, người quản lý dự án có thể theo dõi mọi thứ xảy ra trong dự án. Người quản lý dự án có khả năng giải quyết vấn đề tốt hơn và duy trì dòng chảy công việc ổn định. Điều này làm cho dự án hiệu quả hơn và giữ cho nó không đi chệch hướng.
#6. Sắp xếp công việc theo thứ tự sẽ giúp bạn hoàn thành nhiều việc hơn
Chúng tôi luôn xem xét các nhiệm vụ và tìm cách để làm cho chúng tốt hơn. Những người lao động có liên quan làm việc cùng nhau và đáp ứng các yêu cầu của người quản lý dự án. Họ cũng được kỳ vọng sẽ luôn duy trì mức năng suất cao. Với sự trợ giúp của thông tin chi tiết và báo cáo tiến độ từ phần mềm quản lý tác vụ, người quản lý có thể tìm ra năng suất của nhân viên và thực hiện các thay đổi khi cần.
Phần mềm quản lý tác vụ
Khi bạn có phần mềm quản lý tác vụ trên máy tính hoặc thiết bị di động, bạn có quyền truy cập vào một bộ công cụ đầy đủ để quản lý tác vụ. Đó là một công cụ mạnh mẽ giúp quản lý công việc dễ dàng hơn, giúp mọi người làm việc tốt với nhau và cho phép bạn kiểm soát các dự án. Nó cho phép bạn xem hiệu suất của mình so sánh như thế nào trên các số liệu khác nhau, giúp bạn kiểm soát nhiều hơn cách bạn quản lý các tác vụ của mình dựa trên dữ liệu cứng. Các tính năng sau đây có thể được tìm thấy trong hầu hết các chương trình quản lý tác vụ.
#1. Trực quan hóa quy trình làm việc
Bảng Kanban là một phần của công cụ quản lý tác vụ giúp bạn xem quy trình làm việc của mình, sắp xếp các tác vụ theo cách phù hợp với chu kỳ sản xuất của bạn và cuối cùng là nâng cao năng suất của bạn.
#2. Tra cứu nhiệm vụ
Khi bạn đang thực hiện một dự án lớn với nhiều nhiệm vụ, có thể khó tìm được dự án bạn cần và theo dõi tiến trình của nó. Sử dụng các bộ lọc và thẻ, phần mềm quản lý tác vụ giúp bạn dễ dàng tìm thấy các tác vụ dựa trên những thứ như mức độ khẩn cấp, tiến độ, v.v. Làm cho nó dễ dàng hơn để tìm thấy những gì bạn muốn trong hệ thống.
#3. Thông tin chi tiết trong thời gian thực
Phần mềm quản lý công việc giúp bạn có thể theo dõi thời gian một cách chính xác. Dữ liệu từ bảng chấm công của nhóm được sử dụng để cung cấp thông tin chi tiết theo thời gian thực. Nó giúp theo dõi số tiền đã được chi tiêu, những tài nguyên nào đã được sử dụng, bao nhiêu công việc đã được thực hiện và dự án đang hoạt động tốt như thế nào về tổng thể.
#4. Hỗ trợ để làm việc cùng nhau
Bằng cách sử dụng phần mềm quản lý nhiệm vụ, các nhóm và cá nhân liên chức năng có thể thấy rõ hơn cách thức phân chia công việc của họ và ai chịu trách nhiệm về việc gì. Nó giúp mọi người làm việc cùng nhau trong các dự án từ xa dễ dàng hơn bằng cách cho phép họ nói chuyện với nhau, tạo và tham gia các nhóm cũng như thêm nhận xét, ghi chú và tệp một cách nhanh chóng.
Phần mềm quản lý công việc có rất nhiều ưu điểm
Phần mềm quản lý tác vụ không chỉ là một bảng điều khiển trung tâm, nơi bạn có thể theo dõi mọi thứ liên quan đến việc quản lý tác vụ. Có nhiều lý do chính đáng để sử dụng một chương trình để tổ chức công việc của bạn:
#1. Ưu tiên chiến lược
Một trong những điều tốt nhất về chương trình quản lý nhiệm vụ là nó cho phép bạn nói với nhân viên của mình ưu tiên hàng đầu của họ là gì. Một số người trong nhóm của bạn có thể thấy khó chuyển đổi giữa các nhiệm vụ. Bằng cách lập danh sách ưu tiên, các thành viên trong nhóm có thể quản lý thời gian của họ tốt hơn và hiểu thứ tự thực hiện các nhiệm vụ.
#2. Khả năng chú ý đã trở nên tốt hơn
Khi bạn sử dụng một chương trình quản lý tác vụ, bạn không cần phải cảm thấy như mình phải hoàn thành một dự án lớn trước một ngày nhất định. Phương pháp này rất tốt để cải thiện sự tập trung vì nó cho phép bạn chia nhỏ công việc thành nhiều phần dễ xử lý hơn.
Phần mềm quản lý tác vụ tốt nhất
Dưới đây là danh sách các phần mềm tốt nhất để quản lý dự án.
- Monday.com là công cụ lý tưởng để theo dõi các nhiệm vụ.
- Nếu bạn muốn xem tổ chức nhiệm vụ của mình, Airtable là lựa chọn hoàn hảo.
- ClickUp là sự lựa chọn tốt nhất cho các công ty muốn tiết kiệm tiền.
- Todoist là công cụ tốt nhất cho các nhiệm vụ nhanh chóng và dễ dàng.
- Hợp tác là cách tốt nhất để quản lý các nhóm người trải rộng.
- Asana là cách tốt nhất để theo dõi một nhóm lớn người.
- Giá cố định trên Basecamp là tốt nhất.
- Wrike là tốt nhất cho các ứng dụng dành riêng cho nhóm.
- Nói cách khác, các doanh nghiệp mới và những người mới bắt đầu nên bắt đầu sử dụng Trello.
- Smartsheet là chương trình bảng tính tốt nhất.
Kỹ năng quản lý công việc
Quản lý thời gian và công việc tốt sẽ được đền đáp cả ở hiện tại và tương lai. Nhưng để thành công, bạn cần có kỹ năng quản lý công việc sau.
#1. Ủy quyền hiệu quả
Tại nơi làm việc, việc giao một số nhiệm vụ cho người khác là điều bình thường. Điều này tốt cho cả bạn và cho toàn bộ doanh nghiệp. Nếu bạn là người quản lý và chịu trách nhiệm phân công và theo dõi công việc của người khác cũng như của chính bạn, khả năng ủy quyền sẽ giúp bạn thường xuyên hơn.
#2. chủ động
Thích ứng với thay đổi là một phần của việc quản lý tốt các nhiệm vụ, nhưng có thể nhìn vào môi trường và dự đoán các vấn đề lại là một việc khác. Với kỹ năng này, bạn có thể giữ cho các dự án của mình đi đúng hướng và tiến về phía trước bằng cách có thể suy nghĩ trước và hành động nhanh chóng khi có vấn đề phát sinh. Nếu bạn có thể dự đoán điều gì sẽ xảy ra, bạn sẽ có thể đặt ưu tiên và tổ chức công việc của mình tốt hơn.
#3. Kỹ năng khắc phục sự cố
Khi bạn đang làm việc, có thể không phải mọi thứ sẽ diễn ra theo kế hoạch. Quản lý công việc phụ thuộc vào khả năng nhanh chóng phát hiện ra vấn đề và đưa ra giải pháp. Nó sẽ giúp bạn hoàn thành đúng hạn và ngăn ngừa các vấn đề.
# 4. Quản lý thời gian
Nếu bạn không hoàn thành một công việc đúng hạn, nó có thể gây ra vấn đề với các công việc khác và làm hỏng lịch trình của bạn. Ngoài ra, nếu các nhiệm vụ không được thực hiện ngay lập tức, dự án sẽ bị ảnh hưởng. Nếu bạn biết cách sử dụng tốt thời gian của mình, bạn sẽ có thể hoàn thành mọi công việc đúng hạn và giữ cho dự án đi đúng hướng.
Ứng dụng quản lý tác vụ tốt nhất
Để người quản lý tác vụ đạt được các kỹ năng tốt, sau đây là ứng dụng quản lý tác vụ tốt nhất dưới đây;
#1. Công cụ lập kế hoạch của Microsoft
Công cụ lập kế hoạch của Microsoft là một công cụ hữu ích để quản lý các dự án nhóm tập trung vào hình ảnh, dễ sử dụng và cộng tác. Nếu nhóm của bạn sử dụng phần mềm của Microsoft, bạn nên xem xét liệu mình có đang tìm kiếm một công cụ quản lý dự án hay không. Bất kể vai trò của bạn là gì trong nhóm, bạn có thể sử dụng chương trình để tạo bảng Kanban với các tệp, danh sách kiểm tra và nhãn.
#2. Nhiệm vụ của Google
Tất cả các thiết bị của bạn sẽ tự động đồng bộ hóa các tác vụ bạn thực hiện trong Google Task, vì vậy, bạn có thể quản lý, ghi lại và cập nhật chúng từ mọi nơi. Phần mềm này là cơ bản, dễ sử dụng và có thể tùy chỉnh. Vì Google Task đồng bộ hóa với Gmail và Lịch nên những người đã sử dụng các dịch vụ khác của Google sẽ thêm nó vào quy trình làm việc của họ.
Quản lý tác vụ trên Mac
Giống như trong Windows, Apple Task Management cho phép bạn nhanh chóng kết thúc các chương trình bị kẹt hoặc treo. Nhưng bạn nên xem Mac Activity Monitor để biết thêm thông tin chẩn đoán về quản lý tác vụ. Bạn có thể dừng các chương trình đang chạy nhưng không phản hồi, kiểm tra xem mỗi chương trình đang sử dụng bao nhiêu bộ nhớ và CPU cũng như xem mỗi chương trình đang sử dụng bao nhiêu năng lượng.
Trình quản lý tác vụ trong Mac OS X giống như Trình giám sát hoạt động trong Windows nhưng nhỏ hơn. Để đến đó, bạn chỉ cần nhấn đồng thời [CMD], [ALT] và [ESC]. Khi bạn nhấp vào đây, một cửa sổ sẽ bật lên để bạn có thể xem những gì đang chạy trong nền. Nhấp vào ứng dụng không hoạt động rồi nhấp vào nút “buộc thoát”. Dưới đây là ứng dụng hoặc phần mềm tốt nhất để quản lý tác vụ trên mac;
#1. Nhóm Evernote
Với Evernote, bạn có thể lưu giữ và sắp xếp mọi thứ, từ ý tưởng và dự án đến kỷ niệm và danh sách việc cần làm ở một nơi. Bạn có thể sử dụng nó để theo dõi mọi thứ, từ những dự án lớn đến những kỷ niệm thoáng qua bằng cách viết ghi chú, đính kèm tài liệu, quét ảnh, ghi âm ghi chú và cắt từ trang web. Sử dụng Evernote để đảm bảo bạn không quên những chi tiết quan trọng.
# 2. Xa lạ
Phần mềm Realmac Impending made Clear, một chương trình tiên tiến để theo dõi các tác vụ. App Store có rất nhiều ứng dụng danh sách việc cần làm, nhưng Clear nổi bật vì tính dễ sử dụng và giao diện đơn giản của nó.
Quản lý tác vụ là gì và tại sao nó quan trọng?
“Quản lý tác vụ” có nghĩa là theo dõi tất cả các phần khác nhau của các nhiệm vụ trong dự án của bạn. Tại đây, bạn sẽ phải quyết định trước cách xử lý các tác vụ của mình dựa trên bất kỳ thay đổi nào có thể xảy ra trong thời gian thực. Cuối cùng, bạn sẽ muốn xem những nhiệm vụ đó cho đến cùng.
Các loại quản lý tác vụ là gì?
Sau đây là;
- Các cách thực hành để giải quyết khối lượng công việc.
- Sử dụng máy tính để quản lý quy trình làm việc.
- Phần mềm trực tuyến để quản lý thời gian.
Các bước quản lý tác vụ là gì?
Các bước sau đây là;
- Lập danh sách tất cả những việc mà nhóm của bạn cần làm.
- Mỗi nhiệm vụ phải có một danh sách ngày và thời gian.
- Đặt từng nhiệm vụ theo thứ tự mức độ quan trọng của nó.
- Đảm bảo viết ra bất kỳ thông tin nào khác mà bạn cho là quan trọng về các nhiệm vụ.
- Đưa ra từng câu trả lời cho một người khác trong nhóm của bạn.
- Theo dõi xem nhóm của bạn đã đi được bao xa.
Ba kỹ năng quản lý công việc là gì?
Sau đây là;
- Làm một số công việc thám tử hoặc suy nghĩ cẩn thận.
- Có khả năng giải quyết vấn đề.
- Xem xét tất cả các khía cạnh của nhiệm vụ.
- Một cuộc đối thoại mà ai cũng hiểu.
- Tài năng để giao trách nhiệm cho người khác.
- Độ chính xác tốt hơn khi đặt mục tiêu.
4 loại nhiệm vụ là gì?
Sau đây là;
- Nhiệm vụ ngẫu nhiên.
- Nhiệm vụ phối hợp.
- Nhiệm vụ theo kế hoạch.
Với cách tiếp cận của Eisenhower, các nhiệm vụ có thể khẩn cấp và quan trọng, không khẩn cấp và quan trọng, không quan trọng và khẩn cấp, hoặc không khẩn cấp và cũng không quan trọng. Chúng hoạt động tốt vì bạn có thể nhanh chóng quyết định xem có cần phải làm gì đó ngay lập tức, sau này hay không.
4 yếu tố của quản lý tác vụ là gì?
Hãy trì hoãn (trì hoãn), giao việc cho người khác (ủy quyền) và loại bỏ 4 chữ D (thả). Nếu bạn đặt từng hoạt động hoặc dự án vào một trong những nhóm này, bạn có thể quyết định tốt hơn cách sử dụng thời gian và năng lượng của mình.
Kết luận
Bất kỳ doanh nghiệp nào muốn có quy trình làm việc tốt đều cần có cơ sở vững chắc và quản lý tác vụ có thể vừa là nền tảng của quản lý dự án vừa là cốt lõi của quản lý quy trình. Để quản lý tác vụ hiệu quả, bạn cần theo dõi và quản lý trạng thái của tác vụ, mức độ ưu tiên, thời gian, phân bổ nguồn nhân lực và tài chính, sự lặp lại, phụ thuộc, thông báo, v.v. Tất cả những điều này là những điều cơ bản của quản lý tác vụ nói chung.
Câu hỏi thường gặp về quản lý tác vụ
Nêu các bước quản lý công việc?
- Bắt đầu.
- Quy hoạch.
- Chấp hành.
- Kiểm soát và giám sát.
- Khép kín.
Làm cách nào để tôi có thể theo dõi các nhiệm vụ của mình tốt hơn?
- Tạo một chiến lược.
- Lập danh sách ưu tiên thay vì nhiệm vụ.
- Tốt nhất là bắt đầu sớm.
- Chia bất kỳ công việc lớn nào thành các phần có thể quản lý được.
- Thực hành ra quyết định.
- Điều quan trọng là phân công trách nhiệm.
- Điều quan trọng là nhắm mục tiêu một cách thích hợp.
- Thiết lập ngày đáo hạn.
Làm thế nào để bạn xác định một dự án thành công?
Làm việc tốt là thử thách nhưng bổ ích. Thật tự nhiên khi nghĩ rằng nếu học sinh được cho là có thể hoàn thành một việc gì đó, thì chúng sẽ có thể hoàn thành nó mà không gặp bất kỳ khó khăn nào. Trong một nhiệm vụ thành công, đáp ứng các thử thách là một phần của quá trình học hỏi — chúng biểu thị các tương tác thực sự với trung tâm của chủ đề.
Bài viết liên quan
- CÔNG CỤ QUẢN LÝ NHIỆM VỤ: 24 Công cụ Quản lý Nhiệm vụ Tốt nhất cho Nhóm [2023]
- HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHIỆM VỤ: Các tùy chọn trả phí và miễn phí tốt nhất vào năm 2022
- CÔNG CỤ QUẢN LÝ DỰ ÁN: 10 công cụ miễn phí hàng đầu năm 2023
- Công cụ quản lý dự án Excel Miễn phí: Tất cả những gì bạn cần biết, các loại và các công cụ miễn phí để sử dụng
- CÔNG CỤ GIAO TIẾP CHO DOANH NGHIỆP NHỎ: Công cụ tốt nhất và hiệu quả nhất để sử dụng
dự án
