Quá trình tổ chức và kiểm soát hàng tồn kho dọc theo chuỗi cung ứng được gọi là hệ thống quản lý hàng tồn kho. Quản lý hàng tồn kho nhằm mục đích giảm chi phí lưu trữ hàng tồn kho trong khi duy trì mức tồn kho ổn định và đẩy nhanh việc giao hàng cho khách hàng. Một doanh nghiệp bán lẻ thành công được xây dựng trên phần mềm quản lý hàng tồn kho hiệu quả. Không chắc chắn bắt đầu từ đâu với quản lý hàng tồn kho? Hướng dẫn này sẽ hướng dẫn bạn về hệ thống quản lý hàng tồn kho tốt nhất, các loại, chiến lược và lời khuyên để kiểm soát mức hàng tồn kho và làm hài lòng khách hàng của bạn.
Quản lý hàng tồn kho là gì?
Quản lý hàng tồn kho hỗ trợ các doanh nghiệp xác định nên đặt hàng khi nào và với số lượng bao nhiêu. Hàng tồn kho được theo dõi từ khi mua sản phẩm đến khi bán. Để đảm bảo luôn có đủ hàng tồn kho để đáp ứng các đơn đặt hàng của khách hàng và cảnh báo thích hợp về sự thiếu hụt, kỹ thuật này nhận ra các xu hướng và phản ứng với chúng.
Hàng tồn kho biến thành doanh thu sau khi nó được bán. Hàng tồn kho liên kết với tiền mặt trước khi nó được bán trong khi được liệt kê là tài sản trên bảng cân đối kế toán. Kết quả là, có quá nhiều cổ phiếu là tốn kém và làm giảm dòng tiền.
Vòng quay hàng tồn kho là một thước đo cho một hệ thống quản lý hàng tồn kho thành công. Vòng quay hàng tồn kho là một số liệu được sử dụng trong kế toán để xác định tần suất bán hàng tồn kho theo thời gian. Một công ty không muốn có nhiều hàng tồn kho hơn doanh số. Deadstock, hoặc hàng tồn kho, có thể là kết quả của việc thiếu vòng quay hàng tồn kho.
Tại sao quản lý hàng tồn kho lại quan trọng?
Bởi vì nó giúp đảm bảo rằng hiếm khi có quá nhiều hoặc quá ít sản phẩm trong tay, quản lý hàng tồn kho là điều cần thiết đối với sức khỏe của công ty vì nó làm giảm nguy cơ hết hàng và ghi chép không chính xác.
Để tuân thủ các tiêu chuẩn của Ủy ban Chứng khoán và Giao dịch (SEC) và Đạo luật Sarbanes-Oxley (SOX), các công ty đại chúng phải theo dõi hàng tồn kho của họ. Để chứng minh sự tuân thủ, các doanh nghiệp phải ghi lại các thủ tục quản lý của họ.
Lợi ích của hệ thống quản lý hàng tồn kho
Hai ưu điểm chính của việc sử dụng hệ thống quản lý hàng tồn kho là nó làm tăng lợi nhuận và đảm bảo rằng bạn hoàn toàn có thể mở các đơn đặt hàng sắp tới. Ngoài ra, phần mềm quản lý hàng tồn kho:
- Tiết kiệm tiền: Bằng cách hiểu xu hướng hàng tồn kho, bạn có thể sử dụng tốt hơn lượng hàng bạn đã có bằng cách xem bạn có bao nhiêu và ở đâu trong kho. Bởi vì bạn có thể thực hiện các đơn đặt hàng từ bất kỳ đâu, nên bạn có thể giữ ít hàng tồn kho hơn tại mỗi địa điểm (cửa hàng, nhà kho). Điều này làm giảm chi phí lưu giữ hàng tồn kho và giảm lượng hàng tồn kho không bán được trước khi nó trở nên lỗi thời.
- Tăng cường dòng tiền: Với việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả, tiền luôn chảy qua công ty vì nó được chi cho hàng tồn kho mà khách hàng mua.
- Sự hài lòng của khách hàng: Đảm bảo rằng khách hàng nhận được sản phẩm họ mong muốn ngay lập tức là một cách để thu hút những khách hàng quen tận tụy.
Những thách thức trong quản lý hàng tồn kho
Có quá nhiều hàng tồn kho và không thể bán nó, không có đủ hàng tồn kho để hoàn thành đơn đặt hàng và không biết bạn có những mặt hàng nào trong kho và chúng được đặt ở đâu là những vấn đề chính của phần mềm quản lý hàng tồn kho. Những thách thức khác bao gồm:
- Có được thông tin chứng khoán chính xác: Không có thông tin kho hàng chính xác, bạn không thể xác định khi nào cần bổ sung hàng hóa hoặc mặt hàng nào bán chạy.
- Quy trình kém: Các quy trình thủ công hoặc lỗi thời có thể làm chậm hoạt động và khiến công việc dễ bị lỗi hơn.
- Thay đổi nhu cầu của khách hàng: Nhu cầu của khách hàng liên tục thay đổi, cũng như sở thích và nhu cầu của họ. Làm cách nào bạn có thể xác định khi nào và tại sao sở thích của họ thay đổi nếu hệ thống của bạn không thể quan sát xu hướng?
- Sử dụng hiệu quả không gian nhà kho: Nếu sản phẩm giống nhau khó tìm, nhân viên sẽ mất thời gian. Quản lý hàng tồn kho đúng cách có thể giúp giải quyết vấn đề này.
Quy trình quản lý hàng tồn kho 5 bước
Điều quan trọng là phải đảm bảo bạn có các quy trình cơ bản trước khi có thể tối ưu hóa quy trình quản lý hàng tồn kho của mình. Năm bước quan trọng cần thiết cho bất kỳ quy trình quản lý hàng tồn kho nào được nêu dưới đây:
#1. Nhận và kiểm tra hàng hóa
Nhận đơn đặt hàng của bạn từ nhà cung cấp là giai đoạn đầu tiên trong quy trình quản lý hàng tồn kho. Để các giai đoạn tiếp theo diễn ra suôn sẻ nhất có thể, điều cần thiết là phải thực hiện đúng phần này. Khi đơn hàng được giao, việc đầu tiên cần làm là kiểm tra hàng hóa. Đảm bảo số lượng, sản phẩm và mã sê-ri đều chính xác là rất quan trọng. Ngoài ra, bạn nên đảm bảo rằng tất cả các sản phẩm đều ở tình trạng tốt và các tình huống xử lý, chẳng hạn như nhiệt độ, phù hợp với hàng dễ hỏng.
#2. Sắp xếp và bảo quản hàng hóa.
Các sản phẩm phải được lưu trữ đúng cách trong kho và được nhập vào hệ thống quản lý nghỉ phép của bạn sau khi chúng đã được kiểm tra. Cân nhắc về việc lưu trữ sản phẩm vào thời điểm này là một ý tưởng thông minh. Các kỹ thuật phân loại sản phẩm trong kho sử dụng SKU và loại sản phẩm có thể hữu ích. Ngoài ra, điều quan trọng là phải luôn có sẵn các mặt hàng bán chạy nhất bằng cách giữ chúng ở những vị trí cất giữ thuận tiện nhất.
#3. Chấp nhận đơn đặt hàng của khách hàng
Nhận đơn đặt hàng của khách hàng là giai đoạn tiếp theo trong quy trình quản lý hàng tồn kho. Hệ thống điểm bán hàng (POS) thường sẽ được sử dụng để xử lý các đơn đặt hàng và nhận thanh toán. Nhân viên kho sẽ có thể kiểm tra thông tin đơn hàng nhờ tính năng quản lý kho của hệ thống POS, được tích hợp sẵn hoặc kết nối với chương trình quản lý kho.
#4. Đóng gói và vận chuyển đơn đặt hàng
Bước tiếp theo sau khi người tiêu dùng đặt hàng là hoàn thành việc đóng gói và gửi đơn hàng của họ một cách chính xác và nhanh chóng. Việc tìm kiếm và lựa chọn các sản phẩm trong kho sẽ khá đơn giản nếu giai đoạn thứ hai của quy trình được tối ưu hóa. Khi đóng gói một sản phẩm, điều quan trọng là phải tính đến trải nghiệm của người tiêu dùng, độ bền và tính bền vững.
#5. Sắp xếp lại cổ phiếu mới
Điều cần thiết là phải kiểm tra xem số lượng hàng hóa và thời gian của các đơn đặt hàng mới có chính xác hay không trong khi bổ sung hàng vào kho của bạn. Sử dụng phương pháp điểm đặt hàng lại sẽ giúp bạn giảm khả năng hết hàng và tồn kho, hai vấn đề có ảnh hưởng bất lợi đến lợi nhuận của bạn. Sắp xếp lại được tự động hóa bởi một số hệ thống quản lý hàng tồn kho, giúp tiết kiệm thời gian và loại bỏ các lỗi do lỗi của con người.
Mẹo để tối ưu hóa hệ thống quản lý hàng tồn kho của bạn
Chúng ta sẽ xem xét một số chiến lược để tối ưu hóa hệ thống quản lý hàng tồn kho của bạn sau khi nói về năm quy trình trong mỗi quy trình quản lý hàng tồn kho. Có nhiều chiến lược khác nhau mà bạn có thể sử dụng để quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả, cho dù mục tiêu của bạn là gây ấn tượng với người tiêu dùng, kiếm tiền hay cả hai. Chỉ một vài trong số họ như sau:
#1. tiếp tục lập kế hoạch
Công việc hoàn thiện việc kiểm soát và quản lý hàng tồn kho không bao giờ kết thúc. Bạn phải liên tục theo dõi kết quả, theo dõi mức tồn kho và xem xét mọi vấn đề có thể xảy ra. Sau đó, bạn có thể điều chỉnh các kế hoạch quản lý của mình dựa trên dữ liệu này.
#2. Ưu tiên các mặt hàng thiết yếu trước
Nhiệm vụ quản lý toàn bộ hàng tồn kho của bạn cùng một lúc là rất khó khăn. Quyết định những cổ phiếu quan trọng trước, sau đó tập trung vào việc cải thiện quy trình xung quanh chúng. Điều này có thể đòi hỏi phải tập trung vào những mặt hàng bán chạy nhất cũng như những mặt hàng sẽ là trọng tâm của các sáng kiến tiếp thị tiếp theo. Theo dữ liệu từ năm 2020, tỷ lệ hết hàng đối với các sản phẩm bán chạy nhất thường dao động trong khoảng từ 8% đến 12%, do đó đây chắc chắn là một chủ đề đáng được quan tâm.
#3. Thu hút tất cả các bên.
Tập hợp một nhóm có nhiều bộ kỹ năng khác nhau là rất quan trọng nếu bạn muốn quản lý hàng tồn kho của mình được thực hiện một cách chính xác. Trước tiên, bạn phải tập hợp một nhóm nòng cốt gồm các chuyên gia về mô hình toán học. Nhưng bạn nên nuôi dưỡng một nền văn hóa đảm bảo rằng họ có những tương tác đáng kể với những CEO không giỏi toán. Ngoài ra, bạn phải thu hút nhân viên tham gia vào tất cả các giai đoạn của quy trình quản lý hàng tồn kho, từ người chọn tầng đến người quản lý kho. Bạn cũng nên thu hút các đề xuất từ nhóm hỗ trợ khách hàng.
#4. Điều chỉnh chiến lược của bạn với mô hình kinh doanh của bạn.
Khi nói đến quản lý hàng tồn kho và giám sát hàng tồn kho, không có một cách tiếp cận nào phù hợp với tất cả. Tùy thuộc vào quy mô, tùy chọn giao hàng và vị trí, mọi thương hiệu đều có những nhu cầu cụ thể.
#5. Chọn các công cụ thích hợp.
Điều quan trọng là chọn phần mềm và công cụ có thể phát triển và thích ứng với công ty của bạn. Điều này thường được cung cấp thông qua phần mềm quản lý hàng tồn kho dựa trên đám mây. Chúng không bị ảnh hưởng bởi các sự cố công nghệ cục bộ hoặc mất điện. Chọn một dữ liệu theo dõi dữ liệu bạn yêu cầu để đưa ra quyết định sáng suốt về lập kế hoạch khoảng không quảng cáo và giao diện với phần còn lại của ngăn xếp Thương mại điện tử của bạn.
Các loại quản lý hàng tồn kho
Vì có một số loại hình kinh doanh, nên có rất nhiều loại quản lý hàng tồn kho. Không có một chiến lược hệ thống quản lý hàng tồn kho nào phù hợp với tất cả các tổ chức, vì vậy điều quan trọng là bạn phải tìm hiểu càng nhiều càng tốt về các loại chiến lược hệ thống quản lý hàng tồn kho khác nhau mà bạn có thể tiếp cận để bạn có thể chọn một chiến lược hiệu quả nhất cho mình. vững chãi. Những loại hệ thống quản lý hàng tồn kho được liệt kê.
#1. Quản lý hàng tồn kho bán lẻ
Đối với các nhà bán lẻ, kiểm soát hàng tồn kho có nghĩa là theo dõi hàng hóa bạn muốn bán cho khách hàng. Là một nhà bán lẻ, mục tiêu chính của bạn là đảm bảo bạn có đủ hàng tồn kho để đáp ứng nhu cầu và đơn đặt hàng của khách hàng. Tuy nhiên, vì tốn tiền để lưu trữ sản phẩm nên bạn cũng cần cẩn thận để không chứa quá nhiều hàng trong kho của mình.
#2. Quản lý hàng tồn kho nhiều địa điểm
Với một số mặt tiền cửa hàng, nhà kho hoặc kênh bán hàng cần quản lý, việc quản lý kho hàng tại nhiều địa điểm sẽ làm tăng độ phức tạp. Để đảm bảo bạn có đủ hàng ở bất cứ nơi nào bạn bán, loại quản lý hàng tồn kho này bao gồm giám sát ở cấp địa điểm bên cạnh chế độ xem toàn diện về tất cả hàng hóa của bạn.
Kỹ thuật Quản lý Hàng tồn kho
Quản lý hàng tồn kho sử dụng một số chiến lược, trong khi mỗi doanh nghiệp có thể ưu tiên một số chiến lược hơn những chiến lược khác. Luôn luôn để mắt đến những gì phù hợp với bạn nhất.
#1. lô hàng số lượng lớn
Vận chuyển số lượng lớn theo truyền thống được coi là phương thức hợp lý nhất để mua các mặt hàng. Nó là hoàn hảo cho một công ty luôn có nhu cầu khách hàng đáng kể. Ngoài ra, vận chuyển số lượng lớn mang lại cơ hội tốt nhất để thành công về mặt tài chính vì hàng hóa đã sẵn sàng để bán. Với các lô hàng số lượng lớn, bạn đã giảm được số chuyến đi vận chuyển, dẫn đến giảm chi phí vận chuyển.
#2. Kiểm soát hàng tồn kho ABC
Một phương pháp quản lý để đặt ưu tiên và theo dõi hàng tồn kho là hệ thống kiểm kê ABC (A = giá trị cao, B = giá trị trung bình, C = giá trị thấp). Kỹ thuật này cũng có thể hỗ trợ bạn trong việc ưu tiên các đơn đặt hàng thường xuyên hoặc số lượng lớn đối với hàng hóa không có nhu cầu như những đơn hàng có tỷ suất lợi nhuận cao hơn.
#3. Đặt hàng ngược
Backordering là một phương pháp được áp dụng cho cả quản lý và dự báo hàng tồn kho. Đặt hàng tùy chọn và đặt hàng sẵn tùy chọn là những tên gọi khác của nó. Backordering là đặt hàng cho một sản phẩm đã được bán cho người tiêu dùng nhưng chưa xuất hiện tại địa điểm của người bán.
#4. JIT, hoặc đúng lúc
Ý tưởng sản xuất và giao sản phẩm ngay khi người tiêu dùng mua nó được gọi là just in time (JIT). Loại bỏ chất thải sản xuất và nâng cao chất lượng là những mục tiêu. Taiichi Ohno đã tạo ra nó cho Toyota Motor Corporation vào những năm 1950 và 1960. Với JIT, tất cả hàng tồn kho được duy trì ở mức tối thiểu tuyệt đối và vì phần lớn sản phẩm được sản xuất hoặc lắp ráp theo đơn đặt hàng nên việc giao hàng được hoàn thành nhanh hơn.
#5. lô hàng
Kỹ thuật ký gửi là một chiến thuật tiếp thị và bán hàng phổ biến trong lĩnh vực bán lẻ. Các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô có thể thu lợi từ việc áp dụng nó để tăng thu nhập vì đây là một chiến lược tuyệt vời để thúc đẩy doanh số bán hàng.
#6. Phương thức cross-docking và dropshipping
Dropshipping là nơi thương mại điện tử hướng tới. Ít nhất, nhiều chuyên gia đồng tình với tuyên bố đó. Bạn có thể thấy hợp lý hơn khi bán hàng trực tuyến bằng cách sử dụng các phương pháp dropshipping và cross-docking. Nó thậm chí còn được gọi là “chén thánh” bởi những người muốn thành lập công ty của riêng mình nhưng thiếu nguồn lực để xây dựng kho hàng.
#7. Kỹ thuật đếm chu kỳ hàng tồn kho
Hàng tồn kho thực tế của một doanh nghiệp được tính bằng phương pháp đếm chu kỳ hàng tồn kho. Quy trình này rất quan trọng vì nó giúp duy trì tính chính xác và toàn vẹn của dữ liệu tài chính.
Phần mềm quản lý hàng tồn kho hàng đầu
Công nghệ trong nhà kho có thể trao quyền cho nhân viên và làm hài lòng khách hàng, như vừa được đề cập. Vì vậy, hãy xem xét kỹ hơn các chương trình phần mềm giúp các công ty kiểm soát hoàn toàn hàng tồn kho của họ chỉ bằng một vài cú nhấp chuột.
#1. Phần mềm quản lý hàng tồn kho
Bạn có thể theo dõi đơn đặt hàng, mức tồn kho, bán hàng và thực hiện đơn hàng bằng các giải pháp phần mềm toàn diện như Zoho Inventory Orderhive Brightpearl TradeGecko và Skubana.
Nói một cách đơn giản, chúng kết nối toàn bộ chuỗi cung ứng của bạn. Bằng cách này, bạn luôn biết chính xác số lượng sản phẩm bạn có trong kho và trên đường xuất ra.
Đảm bảo nền tảng bạn chọn giao diện với các công nghệ thiết yếu khác, chẳng hạn như hệ thống CRM, nền tảng cửa hàng thương mại điện tử và phần mềm kế toán.
#2. Phần mềm kiểm soát hàng tồn kho
Trong nhà kho và cơ sở lưu trữ của bạn, bạn cũng có thể tìm thấy phần mềm hoàn toàn dành riêng cho việc kiểm soát hàng tồn kho.
Bạn có thể tạo các quy trình chứng khoán hiệu quả bằng cách sử dụng các công cụ như Odoo Korber và Fishbowl. Bằng cách giảm mức tồn kho, mục tiêu là tối đa hóa không gian kho trong khi cắt giảm chi tiêu. Tuy nhiên, bạn cũng sẽ có đủ hàng trong tay để giảm thiểu khả năng hết hàng.
Mã vạch thông minh và thẻ RFID cũng dễ dàng tích hợp với các hệ thống tập trung vào kho hàng này để quản lý kho hàng nhanh chóng.
#3. Phần mềm giám sát kho đa kênh
Có những chương trình được thực hiện rõ ràng để giúp bạn quản lý hàng tồn kho trên nhiều nền tảng nếu bạn dự trữ sản phẩm trên mạng lưới nhà bán lẻ và thị trường của bên thứ ba.
Phần mềm Digital Shelf từ ChannelSight cung cấp dữ liệu kiểm kê và quản lý kho chuyên sâu hơn. Thông tin thời gian thực về những thay đổi trong kho và giá cả cho từng kênh bạn bán được bao gồm trong các báo cáo toàn diện của nó. Việc đảm bảo rằng các sản phẩm luôn có sẵn và luôn được định giá hợp lý sẽ cho phép các thương hiệu cải thiện doanh số bán hàng.
Quản lý hàng tồn kho và hàng tồn kho là gì?
Hàng tồn kho chứa tất cả các mặt hàng tạo nên tài sản của công ty, trong khi hàng tồn kho chỉ bao gồm những mặt hàng có sẵn để mua.
4 loại quản lý hàng tồn kho là gì?
Quản lý đúng lúc (JIT), lập kế hoạch yêu cầu vật liệu (MRP), số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ) và số ngày bán hàng tồn kho (DSI) là bốn loại quản lý hàng tồn kho khác nhau.
Làm thế nào để bạn theo dõi hàng tồn kho?
Khi bạn đi cùng:
- Chọn một công cụ để quản lý khoảng không quảng cáo của bạn.
- Đặt dự báo lên hàng đầu
- Bán hàng theo thứ tự thời gian
- Hãy nghĩ về nhu cầu đối với sản phẩm.
- Thực hiện kiểm đếm hàng tồn kho
Phương pháp chứng khoán cơ bản của quản lý hàng tồn kho là gì?
Phương pháp tiếp cận kho cơ sở là một kỹ thuật định giá tài sản hàng tồn kho, trong đó phương pháp LIFO được sử dụng cho tất cả hàng tồn kho tiếp theo và chi phí mua lại lượng hàng tồn kho tối thiểu cần thiết để tiếp tục hoạt động được ghi lại.
Quy tắc 80-20 trong hàng tồn kho là gì?
Theo quy tắc 80/20, 20% nỗ lực, người tiêu dùng hoặc bất kỳ đơn vị đo lường nào khác tạo ra 80% kết quả. Quy tắc nói rằng các doanh nghiệp kiếm được khoảng 80% doanh thu trên 20% lợi nhuận khi áp dụng cho hàng tồn kho.
Làm thế nào để bạn duy trì hàng tồn kho trong Excel?
Lời khuyên về cách kiểm soát bảng tính Excel của bạn để bạn có thể theo dõi chính xác chuyển động của hàng tồn kho
- Tránh những cạm bẫy và sai lầm với hàng tồn kho Excel.
- Cập nhật ngay.
- Sử dụng đám mây.
- Dành thời gian kết hợp dữ liệu.
- Phân tích dữ liệu của bạn.
- Xem xét và kiểm toán.
- Biết khi nào cần nâng cấp.
3 Kỹ thuật Quản lý Hàng tồn kho Chính là gì?
Các chiến lược kéo, đẩy và đúng lúc (JIT) là ba kỹ thuật quản lý hàng tồn kho phổ biến nhất được hầu hết các công ty sử dụng.
Kết luận
Trong thế giới thương mại điện tử ngày nay, một quy trình quản lý hàng tồn kho hợp lý là điều cần thiết cho hiệu quả kinh doanh bên cạnh lợi thế cạnh tranh. Bạn đang trên con đường cải thiện việc quản lý kho hàng và thực hiện đơn hàng, điều này sẽ mang lại lợi nhuận cho công ty của bạn khi chúng tôi đã đề cập đến các quy trình và công cụ cần thiết.
- QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO HIỆU QUẢ: Hướng dẫn Thực hiện 2023
- QUẢN LÝ KHO HÀNG ĐƠN GIẢN: Hệ thống, Dịch vụ, Phần mềm và hơn thế nữa
- ỨNG DỤNG QUẢN LÝ KHO TỐT NHẤT NĂM 2023
- 15+ HỆ THỐNG KHO HÀNG TỐT NHẤT CHO DOANH NGHIỆP NHỎ NHẤT vào năm 2023 (+ Tùy chọn miễn phí)
- HỆ THỐNG & QUẢN LÝ KIỂM SOÁT HÀNG TỒN KHO: Phương pháp hay nhất
dự án
