Có lẽ bạn sẽ cảm thấy cấp bách khi sẵn sàng thuê một nhân viên cần được thay thế, nhóm của bạn cần phát triển để đáp ứng nhu cầu kinh doanh hoặc bạn đang tìm kiếm những tài năng và chuyên môn chuyên môn để hoàn thiện đội ngũ trong mơ của mình. Thật hấp dẫn khi đi thẳng vào phần mô tả công việc. Nhưng hãy giữ ngựa của bạn: trước tiên bạn cần điền vào yêu cầu công việc trước khi nhấn xuất bản. Sau đó, để đạt được điều đó, là nơi có số yêu cầu, yêu cầu công việc, ví dụ, mua hàng, cách viết nó và rất nhiều thứ khác. Hãy tận hưởng chuyến đi khi bạn học tất cả những gì bạn cần.
Requisition là gì?
Yêu cầu là một yêu cầu chính thức đối với một dịch vụ hoặc vật phẩm thường được đưa ra trên một mẫu trưng cầu mua hoặc một tài liệu tiêu chuẩn hóa khác. Quy trình trưng cầu là một phương pháp theo dõi được tiêu chuẩn hóa và kế toán cho tất cả các yêu cầu do một công ty đệ trình.
Giới thiệu chung
Số yêu cầu là một tài liệu bắt nguồn một yêu cầu cho một hoạt động nhất định và cũng ghi lại hành động đó cho mục đích báo cáo. Nếu nhân viên của một công ty yêu cầu nguồn cung cấp bổ sung, họ sẽ sử dụng trưng dụng mua. Yêu cầu thu hồi đã từng sử dụng biểu mẫu giấy, nhưng hầu hết các tổ chức hiện sử dụng quy trình số yêu cầu kỹ thuật số cho phép theo dõi quy trình nhanh hơn, bao gồm cả khoảng không quảng cáo kế toán. Để cải thiện kiểm soát hàng tồn kho, các loại yêu cầu này thường xuyên cập nhật tự động khoảng không quảng cáo.
Hiệu quả và trách nhiệm giải trình của việc cải tiến quy trình yêu cầu được tiêu chuẩn hóa trên tất cả các điểm tương tác. Yêu cầu mua, thay vì cho phép nhân viên để lấy bất cứ nguồn cung cấp nào họ muốn khi họ muốn, cung cấp một cách thức quản lý nguồn cung ứng nội bộ và nhu cầu trong tương lai được kiểm soát và lập thành văn bản hơn. Trong lĩnh vực y tế, chẳng hạn, khi yêu cầu các xét nghiệm trong phòng thí nghiệm, các bác sĩ điền vào biểu mẫu số yêu cầu. ID bệnh nhân và thông tin y tế khác ở dạng kỹ thuật số này, đảm bảo rằng bệnh nhân nhận được xét nghiệm chính xác trong phòng thí nghiệm.
Ví dụ về một Yêu cầu
Hãy xem xét tình huống sau để hiểu rõ hơn về quy trình trưng dụng. Một bảo hiểm y tế bộ phận học tập và phát triển của công ty cần nguồn cung cấp mới cho chương trình đào tạo của mình. Các mặt hàng này phải thông qua hệ thống trưng dụng của công ty bởi trưởng nhóm.
Trưởng nhóm xem qua một danh mục và chọn nhiều thứ cho họ. Mẫu yêu cầu được hoàn thành và trình quản lý phê duyệt. Người quản lý xem qua yêu cầu, phê duyệt và sau đó gửi nó đến bộ phận mua hàng.
Bộ phận mua hàng, giống như người quản lý, xem xét và phê duyệt nhu cầu. Nếu có sai sót hoặc không đầy đủ thông tin, yêu cầu có thể được gửi lại cho người quản lý hoặc người yêu cầu để chỉnh sửa. Không có sai sót hoặc thiếu sót nào trong ví dụ này nên nhà cung cấp nhận được đơn đặt hàng. Đơn đặt hàng chỉ định các chi tiết của đơn đặt hàng, chẳng hạn như loại sản phẩm và số lượng được yêu cầu. Đơn đặt hàng được giao cho nhà cung cấp để thực hiện sau khi nó đã được hoàn tất.
Nhà cung cấp nhận được đơn đặt hàng và ký kết hợp đồng với người mua cho các sản phẩm được yêu cầu. . Nhà cung cấp nhận tiền sau khi giao hàng đúng yêu cầu.
Số Yêu cầu Việc làm là gì?
Số yêu cầu công việc là một tập hợp các số hoặc chữ cái gắn liền với một công việc cụ thể đang mở trên một trang web. Các con số này được các nhà tuyển dụng sử dụng như một cách để theo dõi các ứng viên ứng tuyển vào các vị trí khác nhau. Các ứng viên tiềm năng cần giữ cho đơn của họ có tổ chức cũng có thể sử dụng số yêu cầu việc làm. Khi một công ty hoặc doanh nghiệp muốn quảng cáo cho nhiều vị trí với cùng một chức danh, số yêu cầu việc làm có thể được sử dụng để hiển thị rằng có nhiều vị trí tuyển dụng. Ngoài ra, nhà tuyển dụng có thể yêu cầu ứng viên nộp đơn xin việc hoặc sơ yếu lý lịch cùng với số yêu cầu công việc thay vì chức danh của vị trí đó.
Biểu mẫu Yêu cầu Chuẩn hóa
Tên của cá nhân đưa ra yêu cầu, ngày yêu cầu, ngày giao hàng, địa điểm giao hàng và bộ phận chịu trách nhiệm thực hiện yêu cầu thường có trong các mẫu trưng dụng. Chữ ký của người đưa ra yêu cầu, cũng như ngày gửi yêu cầu. Các quy trình yêu cầu này rất quan trọng tổ chức với nhiều địa điểm khác nhau.
Một ví dụ khác về thủ tục trưng cầu có thể là trong lĩnh vực tài chính, nơi các cổ đông có thể trưng cầu hội đồng quản trị của một công ty biểu quyết về các nghị quyết được đề xuất. Về cơ bản, quy trình trưng cầu là một quy trình được ghi lại chính thức để tăng hiệu quả trong bối cảnh thương mại.
Sự khác biệt giữa Yêu cầu mua hàng & Đơn đặt hàng
Mục đích của bài đăng này là giải thích sự khác biệt giữa trưng cầu mua và đơn đặt hàng, cũng như đưa ra một số khuyến nghị về cách tối ưu hóa quy trình trưng cầu mua cho các cá nhân trong lĩnh vực tài chính hoặc mua sắm.
Trước khi chúng ta đi vào chi tiết cụ thể, điều quan trọng là phải hiểu vai trò quan trọng của việc mua sắm và trách nhiệm mua hàng đối với các doanh nghiệp khi nói đến quản lý chi phí. Nói một cách đơn giản, các bộ phận này phát triển các quy tắc và thủ tục mua hàng của doanh nghiệp. Họ có trách nhiệm xác minh rằng tất cả các giao dịch mua của công ty là tiết kiệm chi phí và được các bên thích hợp chấp thuận. Ví dụ, một trong những khách hàng của chúng tôi là một nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe nha khoa. Để đảm bảo rằng công ty đang có được mức giá tốt nhất và quản lý hàng tồn kho đúng cách, bàn chải đánh răng mà bạn nhận được sau chuyến thăm nha sĩ phải được mua thông qua bộ phận mua hàng.
Với bối cảnh quan trọng đó, trưng cầu mua và đơn đặt hàng là những tài liệu quan trọng mà các doanh nghiệp sử dụng để hỗ trợ quản lý chi phí. Các tổ chức sử dụng các tài liệu này vì hai lý do chính: Nó giúp họ kiểm soát nhiều hơn đối với chi tiêu của nhân viên và vì việc mua hàng minh bạch hơn, họ có nhiều khả năng nhận được giảm giá hàng hóa hoặc dịch vụ hơn.
Yêu cầu công việc là gì?
Yêu cầu công việc là một văn bản chính thức của các nhà quản lý bộ phận để yêu cầu thuê nhân viên mới. Yêu cầu tuyển dụng là một yêu cầu tuyển dụng mới bao gồm giải thích về sự cần thiết và dự trù ngân sách cho việc thuê mới.
Yêu cầu công việc là một tài liệu chính thức mà các nhà quản lý bộ phận sử dụng để yêu cầu tuyển dụng nhân viên mới. nhân viên. Khi các nhà quản lý bộ phận có nhu cầu bổ sung lực lượng lao động hoặc thay thế lực lượng lao động hiện có, họ sẽ điền vào một yêu cầu công việc.
Tầm quan trọng của yêu cầu công việc
Tầm quan trọng của việc trưng dụng công việc là nó thể hiện nhu cầu về nhân viên mới của các nhà quản lý bộ phận. Nó hoạt động như một yêu cầu thuê mới, cũng như giải thích nhu cầu và ước tính tài chính cho việc thuê mới.
Do đó, yêu cầu công việc là một thành phần thiết yếu của quá trình tuyển dụng, đặc biệt là ở các công ty có quy trình nhân sự chính thức.
Một giám đốc bộ phận tại một công ty như vậy sẽ điền vào một yêu cầu công việc và gửi nó đến bộ phận nhân sự. Các HR Nhóm đánh giá nhu cầu và nguồn lực cần thiết để thực hiện việc tuyển dụng mới và sau khi những người ra quyết định đã chấp thuận, nhóm sẽ gửi yêu cầu công việc đã được phê duyệt cho những người tuyển dụng, sau đó họ sẽ chuẩn bị một quảng cáo tuyển dụng.
Cách viết đơn xin việc
Quá trình tạo ra một yêu cầu công việc sẽ khác nhau rất nhiều từ công ty này sang công ty tiếp theo. Nhưng có bốn hướng dẫn chung cần tuân theo.
# 1. Làm nghiên cứu của bạn
Bạn nên hiểu những gì không ổn vì bạn không có công việc này. Điều gì sẽ ổn sau khi bạn lấp đầy nó và nó sẽ ảnh hưởng như thế nào đến công ty nói chung, đặc biệt là về doanh thu, chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ và tinh thần?
# 2. Nhận mua từ các bên liên quan
Nói chuyện với các bên liên quan của các phòng ban khác để đưa họ vào vị trí này. Bạn đã có một trường hợp mạnh mẽ nếu bạn có thể nhờ các lãnh đạo của các bộ phận khác hỗ trợ một bài đăng mà thậm chí không báo cáo cho họ.
# 3. Tập trung vào kết quả
Chính xác thì một ứng viên thành công trong vai trò này sẽ đạt được những gì? Đưa ra các mục tiêu cụ thể trong 90 ngày, 120 ngày và một năm để giúp cá nhân ủy quyền yêu cầu. Hiểu chính xác những gì tổ chức đang nhận được và cách xác định liệu đó có phải là một hình thức tuyển dụng thông minh hay không.
#4. Theo dõi khi vị trí được lấp đầy
Khi bạn đã điền vào vị trí, hãy xem hướng dẫn định hướng của chúng tôi để giúp bạn bắt đầu.
Khi nào và tại sao các yêu cầu nên được sử dụng?
Yêu cầu cho phép giám sát tốt hơn các nguồn lực của công ty, nhưng chúng cũng có thể làm tăng chi phí hoạt động. Quyết định đầu tư vào các quy trình như vậy của một công ty sẽ phụ thuộc vào việc cân nhắc giữa lợi ích và chi phí.
Xe cộ, người thuê mới và hàng hóa hoặc thiết bị đắt tiền hoặc có khả năng gây nguy hiểm đều cần có yêu cầu trưng dụng. Có được mức độ giám sát đó xứng đáng với nỗ lực bổ sung cần thiết để gửi và xử lý các yêu cầu.
Một số công ty hoàn toàn tránh quy trình trưng dụng đối với các sản phẩm có mức độ ưu tiên thấp như đồ dùng văn phòng, mua và xử lý chúng khi hết.
Hãy suy nghĩ về những tác động đối với tinh thần doanh nghiệp khi thực hiện các biện pháp kiểm soát quá nghiêm ngặt đối với các nguồn lực khác nhau. Điểm mấu chốt sẽ bị ảnh hưởng nếu nhân viên của bạn cảm thấy bị quản lý vi mô và không tin tưởng do quá nhiều thủ tục yêu cầu.
Bạn có thể siết chặt các tài nguyên của mình mà không gây căng thẳng quá mức cho nhân viên hoặc các hoạt động hàng ngày với sự trợ giúp của hệ thống yêu cầu tự động.
Yêu cầu là quan trọng theo cách nào?
Yêu cầu là yêu cầu chính thức, nội bộ đối với bất kỳ thứ gì, dù trên giấy tờ hay điện tử và mục đích của chúng luôn là quản lý tài nguyên.
Nếu bạn cần mượn một chiếc xe làm việc trong một thời gian ngắn, bạn có thể được yêu cầu gửi yêu cầu. Trong trường hợp như vậy, công ty của bạn sẽ không cần thực hiện bất kỳ giao dịch mua nào; đúng hơn, bạn sẽ yêu cầu sử dụng một tài nguyên đã tồn tại.
Hoặc, nếu phòng thí nghiệm cần thêm một loại hóa chất nào đó, một mẫu yêu cầu sẽ được gửi. Nếu các hóa chất được đề cập được giữ bên ngoài cơ sở, thì việc bạn chấp thuận yêu cầu này có thể kích hoạt cả việc chuyển các hóa chất đó đến phòng thí nghiệm của bạn và một đơn đặt hàng để thay thế chúng.
Yêu cầu việc làm cũng có thể là điển hình. Khi một nhân viên mới được chấp nhận, công ty cũng có thể cần đặt hàng các mặt hàng khác để chuẩn bị cho họ đến, chẳng hạn như máy tính xách tay và quyền truy cập vào phần mềm cụ thể.
Điều gì xảy ra với yêu cầu tuyển dụng sau khi nó được tạo?
Khi người quản lý tuyển dụng đã hoàn thành các yêu cầu của một vị trí, nó sẽ được gửi đến bộ phận nhân sự để xem xét và phê duyệt. Nếu tiền lương và chi phí tuyển dụng quá cao, bộ phận tài chính cũng nên được tư vấn. Cơ hội được chấp nhận, giảm hạng hoặc bị từ chối của một yêu cầu công việc đều bị ảnh hưởng nặng nề bởi chi phí dự kiến cho mỗi lần tuyển dụng.
Bộ phận nhân sự xem xét yêu cầu và sau đó trao đổi với kế toán và người quản lý tuyển dụng. Tạo một vị trí mới thường đòi hỏi nhiều công việc hơn là lấp đầy một vị trí hiện có. Sau khi một mẫu yêu cầu việc làm hoàn thành đã được xem xét và chấp nhận, nó sẽ được trao cho một nhà tuyển dụng để xử lý. Nhà tuyển dụng của bạn sẽ gặp người quản lý tuyển dụng để xem xét bản mô tả công việc, xây dựng kế hoạch tìm kiếm và thuê nhân viên mới, đồng thời tổ chức nhân viên tuyển dụng của bạn.
Số yêu cầu mua hàng là gì?
Số đơn đặt hàng là một số duy nhất được phân bổ cho một đơn đặt hàng. Đơn đặt hàng là chứng nhận chính thức về ý định mua thứ gì đó của người mua từ nhà cung cấp và nó bao gồm các chi tiết cụ thể của giao dịch. Khả năng theo dõi và tham khảo các đơn đặt hàng đã được giao hoặc nhận bởi nhà cung cấp hoặc người mua được thực hiện dễ dàng hơn với việc sử dụng số đơn đặt hàng.
Ai phê duyệt yêu cầu công việc?
Người quản lý nhận ra yêu cầu đối với nhân viên mới và đưa vào đơn xin phê duyệt yêu cầu công việc. Yêu cầu sau đó được chuyển đến Phó chủ tịch của bộ phận liên quan để phê duyệt. Sau khi nhận được sự cho phép từ VP, yêu cầu có thể được chuyển tiếp đến giám đốc điều hành cấp C để xem xét và phê duyệt thêm. Trước khi yêu cầu công việc được chuyển giao cho bộ phận nhân sự, thông thường bộ phận tài chính sẽ đưa ra phê duyệt cuối cùng.
Số Yêu cầu có giống với Đơn đặt hàng không?
Sự khác biệt chính giữa yêu cầu mua hàng và đơn đặt hàng là yêu cầu mua hàng được sử dụng để yêu cầu ủy quyền từ cấp trên trong tổ chức trước khi mua hàng, trong khi đơn đặt hàng được sử dụng để mua hàng hóa hoặc dịch vụ nói trên .
Làm thế nào để bạn viết một yêu cầu công việc tuyệt vời?
Mặc dù phần lớn thông tin bạn sẽ cung cấp trong yêu cầu tuyển dụng là đơn giản. Có nhiều cách để làm cho yêu cầu tuyển dụng mới của bạn có nhiều khả năng trở thành một phần của hệ thống. Hãy ghi nhớ những lời khuyên này khi bạn điền vào bản yêu cầu công việc tiếp theo của mình.
# 1. Thực hiện theo quy trình của tổ chức của bạn.
Người quản lý tuyển dụng thường đưa ra một yêu cầu công việc. Sau đó, bộ phận nhân sự sẽ đánh giá yêu cầu để xem nó có phù hợp với nhu cầu và nguồn lực của công ty hay không. Nhà tuyển dụng sẽ sử dụng yêu cầu để cải thiện hơn nữa mô tả công việc khi nó đã được chấp nhận. Trong khi một bản mô tả công việc ngắn gọn là cần thiết để hoàn thành mẫu đơn yêu cầu. Hoàn thiện bản mô tả công việc có thể là một quá trình dài. Trước khi quá trình tuyển dụng bắt đầu, người quản lý tuyển dụng và nhà tuyển dụng nên gặp nhau để xem xét trách nhiệm công việc của người tuyển dụng tiềm năng để đảm bảo rằng mọi người đều ở trên cùng một trang. Để khám phá thêm về quy trình nộp và phê duyệt yêu cầu công việc của công ty bạn, hãy liên hệ với bộ phận nhân sự của bạn.
# 2. Làm cho trường hợp kinh doanh.
Trình bày rõ ràng lý do tại sao nhóm yêu cầu tuyển dụng mới này, ví dụ, những nhiệm vụ không phải là công việc kinh doanh có thể là gì nếu nhóm không có đầy đủ nhân viên. Hãy tóm tắt những gì người thuê mới này có thể làm để giúp công ty của bạn đạt được mục tiêu và mục tiêu của mình. Cung cấp dữ liệu định lượng để chứng minh việc thuê này sẽ ảnh hưởng như thế nào đến lợi nhuận của công ty và cuối cùng là thành công của công ty.
# 3. Nhận thông tin đầu vào từ nhóm của bạn.
Khi xem xét nhu cầu tuyển dụng của bạn, hãy làm việc với các nhà quản lý và nhân viên nhân sự. Nhận mua từ khóa các bên liên quan trước thời hạn giúp tăng khả năng hoàn thành tốt yêu cầu công việc của bạn. Thậm chí tốt hơn nếu bạn có thể có thêm người quản lý ký đơn yêu cầu công việc.
Bây giờ bạn đã biết ý nghĩa của một yêu cầu công việc và làm thế nào để viết một yêu cầu tuyệt vời. Bạn đã tiến gần hơn một bước nữa đến việc tuyển dụng của mình. Dành thời gian để điền vào bản yêu cầu công việc một cách cẩn thận tạo cơ hội để đánh giá một cách chiến lược và biện minh cho việc tuyển dụng mới. Cuối cùng, thiết lập tổ chức của bạn để thành công khi bạn xác định được những ứng viên lý tưởng cho công ty của mình.
Câu Hỏi Thường Gặp
Số yêu cầu mua hàng là gì?
Yêu cầu mua hàng là tài liệu mà một nhân viên trong tổ chức của bạn tạo ra để yêu cầu mua hàng hóa hoặc dịch vụ Yêu cầu mua hàng phác thảo các chi tiết cần thiết trước khi hoàn tất giao dịch mua, nếu nó được phê duyệt, chẳng hạn như: Mô tả và số lượng sản phẩm. Tên của một nhà cung cấp. Giá bán.
Ai chuẩn bị trưng dụng?
Người quản lý bộ phận sẽ điền vào yêu cầu mua hàng để chỉ ra những vật liệu nào cần thiết và với số lượng bao nhiêu. Họ thậm chí có thể gợi ý cho nhà cung cấp nơi nên mua nguyên vật liệu. Nó sẽ được gửi đến bộ phận mua hàng, bộ phận này sau đó sẽ xem xét yêu cầu và phê duyệt, thay đổi hoặc từ chối nó.
5 phần của mẫu đơn yêu cầu là gì?
Các biểu mẫu yêu cầu thường bao gồm tên của người đưa ra yêu cầu, ngày yêu cầu, các mặt hàng được yêu cầu, ngày giao hàng, địa điểm giao hàng và bộ phận chịu trách nhiệm thực hiện yêu cầu.
Bài viết liên quan
