Thông tin rất quan trọng đối với sự phát triển của một tổ chức. Nhưng quản lý nó đòi hỏi nhiều hoạt động, bao gồm xác định, bảo trì, lưu trữ, v.v. Để làm cho mọi thứ dễ dàng hơn, có hệ thống quản lý hồ sơ điện tử và phần mềm tự động hóa các quy trình. Không tổ chức nào có thể hoạt động mà không có dữ liệu vì sẽ không có tiêu chuẩn hoặc quy chuẩn rõ ràng để tuân theo khi thực hiện nhiệm vụ. Ngay cả việc thực thi pháp luật cũng sử dụng một hệ thống quản lý hồ sơ.
Quản lý hồ sơ là gì?
Quản lý hồ sơ là một vai trò của tổ chức chịu trách nhiệm chỉ đạo cách toàn bộ vòng đời thông tin của một tổ chức xử lý thông tin. Quá trình này diễn ra từ thời điểm tạo, nhận hoặc nhận cho đến khi định đoạt.
Hồ sơ do một công ty lưu giữ đóng vai trò như một kho lưu trữ cho bộ nhớ của tổ chức. Lưu giữ hồ sơ là bằng chứng của các giao dịch, và các phán quyết cần được cân nhắc khi xem xét lưu giữ chúng trong bao lâu.
Quản lý hồ sơ là quản trị rộng hơn, quản lý rủi ro và hoạt động tuân thủ. Ngoài ra, nó chủ yếu quan tâm đến việc quản lý bằng chứng về hoạt động của tổ chức và giảm thiểu hoặc giảm thiểu rủi ro liên quan đến chúng.
Hệ thống quản lý hồ sơ là gì?
Tuy nhiên, hệ thống quản lý hồ sơ cũng phục vụ một mục đích chung hơn bằng cách hợp lý hóa đáng kể nhiều thủ tục quy trình công việc cần thiết để tạo ra, phổ biến và lưu giữ các hồ sơ chính xác. Hệ thống quản lý hồ sơ có một mục đích chính. Và đó là để đảm bảo rằng một công ty tuân thủ các nghĩa vụ pháp lý và quy định.
Bạn cũng nên biết rằng hồ sơ là một loại tệp hoặc tài liệu cụ thể có thể là vật lý (giấy) hoặc kỹ thuật số. Một thành phần quan trọng của các doanh nghiệp dựa vào hồ sơ là quản lý và duy trì của họ. Và đó là lý do tại sao phần mềm quản lý hồ sơ sử dụng các hệ thống này để quản lý hồ sơ để đảm bảo không có gì bị thiếu.
Các tính năng của hệ thống quản lý hồ sơ
# 1. Kiểm soát hàng tồn kho
Các thành phần chính của phần mềm hệ thống quản lý hồ sơ bao gồm các ví dụ về các tính năng đơn giản như quét, sao chép, truyền và lưu, cũng như các tính năng phức tạp hơn như tự động hóa dựa trên các yêu cầu lưu giữ và phân loại của công ty.
# 2. Công cụ tìm kiếm
Nó đảm bảo rằng nhân viên nhân viên có thể truy cập các tài liệu cần thiết càng sớm càng tốt. Chúng thường hoạt động với một số toán tử tìm kiếm hoặc trường nội dung, cho phép người dùng tìm thấy bản ghi ngay cả khi họ chỉ biết, chẳng hạn như ngày tạo bản ghi hoặc lần sử dụng cuối cùng.
# 3. Kiểm soát sự tuân thủ
Hệ thống quản lý hồ sơ đảm bảo rằng bạn lưu giữ và cập nhật hồ sơ tuân thủ các nghĩa vụ luật định hoặc chính sách kinh doanh. Ví dụ: chức năng theo dõi tuân thủ có thể thông báo định kỳ cho người dùng rằng một số hồ sơ nhất định cần được cập nhật, sửa đổi hoặc thay thế.
#4. Hệ thống hồ sơ
Quản trị viên có thể theo dõi các thay đổi về quyền sở hữu và các thay đổi đối với hồ sơ khi họ di chuyển trong một tổ chức. Để đảm bảo rằng bản chính phản ánh chính xác bất kỳ sửa đổi nào được thực hiện đối với các phiên bản khác, nó cũng sắp xếp một số bản sao của cùng một bản ghi.
5 Yếu tố Cần thiết của Hệ thống Quản lý Hồ sơ Hiệu quả là gì?
- Kiểm kê và phân loại hồ sơ.
- Lịch trình lưu giữ.
- Lưu trữ và chuyển đổi hồ sơ.
- Sáng kiến Hồ sơ Vital.
- Lập kế hoạch khắc phục và phòng chống thiên tai.
- Bố trí
Phần mềm nào là tốt nhất để lưu trữ hồ sơ?
Biết phần mềm tốt nhất để lưu trữ hồ sơ phụ thuộc vào chức năng và tính năng của nó cũng như những gì bạn muốn chúng làm. Ví dụ về phần mềm hệ thống quản lý hồ sơ bao gồm:
- Trên cơ sở.
- Giữ tệp.
- rubex.
Các loại hệ thống quản lý hồ sơ là gì?
Các loại hệ thống quản lý hồ sơ có thể được chia thành hai loại:
- Những người sử dụng hồ sơ giấy theo cách truyền thống
- Những người sử dụng hồ sơ điện tử.
Chức năng của Hệ thống Quản lý Hồ sơ là gì?
Hệ thống quản lý hồ sơ điện tử có chức năng như sau:
Nó đảm bảo lưu trữ và truy xuất các tệp và tài liệu điện tử, cũng bao gồm nội dung xử lý văn bản nội bộ và thư từ điện tử,
Ví dụ về hệ thống quản lý hồ sơ
- Kinh doanh Dropbox
- WordPress
- Microsoft 365
- Không gian làm việc của Google
- OneDrive
- Microsoft SharePoint
- Hộp
- Chổ hợp lưu
- Prezi
- LibreOffice
- eFileCabinet
- Joomla
Hệ thống quản lý hồ sơ điện tử
Sử dụng hệ thống quản lý hồ sơ điện tử là một cách tiếp cận hiệu quả để lưu giữ tài liệu. Bằng cách quét, lập chỉ mục và lưu trữ tài liệu giấy và kỹ thuật số để lưu trữ và truy xuất thuận tiện, bạn có thể đảm bảo an toàn cho dữ liệu của mình.
Hệ thống quản lý hồ sơ điện tử quan tâm nhiều hơn đến việc bảo quản tài liệu để sử dụng trong các quy trình pháp lý, đánh giá nội bộ hoặc đánh giá của bên thứ ba, trong khi hệ thống quản lý tài liệu quan tâm nhiều hơn đến việc lưu và tổ chức tài liệu số.
Ví dụ về hệ thống quản lý hồ sơ điện tử
# 1. Zoho Docs
Công cụ cộng tác nội dung Zoho WorkDrive cho phép các nhóm lưu trữ, chia sẻ, quản lý và cộng tác trên các tệp có kích thước bất kỳ. Với Zoho Docs, một công cụ quản lý tài liệu dựa trên web, bạn có thể lưu trữ và quản lý tất cả dữ liệu của mình trên đám mây.
Đây là một giải pháp quản lý tài liệu an toàn và dễ sử dụng cho phép bạn tạo, chia sẻ và cộng tác trên các tài liệu với bất kỳ ai trong và ngoài doanh nghiệp của bạn, chẳng hạn như khách hàng, đối tác và khách hàng.
# 2. Tài liệu logic
Các hệ thống quản lý hồ sơ điện tử như LogicDOC có chức năng như hệ thống quản lý tài liệu. Ví dụ: Nó có các quy trình nhập tự động, lập chỉ mục và quy trình làm việc Activiti.
# 3. Microsoft SharePoint Online
Các tổ chức có thể dễ dàng lưu, phân phối và quản lý thông tin kỹ thuật số với sự trợ giúp của Microsoft SharePoint Online.
Giờ đây, người dùng có thể tương tác với nhau trong các cuộc thảo luận, “thích” bài đăng, tải lên tài liệu, video và hình ảnh cũng như đề cập đến những người dùng khác trong các đề cập trên newsfeed của họ. nó cũng đơn giản để tùy chỉnh hoặc cấu hình.
SharePoint Online cho phép Cộng tác giữa những người dùng từ bên ngoài, chẳng hạn như khách hàng và nhà cung cấp, Nó có thể được mua một mình hoặc như một phần của bộ Microsoft Office 365.
#4. M-Tệp DMS
Phần mềm quản lý tài liệu, hay phần mềm DMS, là một công nghệ quan trọng trong kinh doanh. Các tổ chức phải vật lộn để quản lý và bảo mật khối lượng tài liệu đang mở rộng nhanh chóng khi khu vực kinh doanh sản xuất dữ liệu và tài liệu mới với tốc độ kỷ lục.
Hơn nữa, những nhân viên tri thức ngày nay dành phần lớn thời gian trong ngày của họ để tìm kiếm các giấy tờ thích hợp hoặc sao chép dữ liệu mà họ không thể tìm thấy. Với giải pháp phần mềm DMS, bạn có thể hợp lý hóa việc quản lý bảo mật, tuân thủ, lưu giữ và các giai đoạn khác của vòng đời tài liệu.
# 5. Hệ thống Ascensio OnlyOffice
ONLYOFFICE được tạo ra để hợp tác trong nội bộ nhóm. Nó cung cấp cho người tiêu dùng quản lý tài liệu, lịch, thư và các trình kết nối CRM. Nó cũng có khả năng tương thích tuyệt vời với các định dạng OpenDocument và Microsoft Office. Bạn cũng có thể cài đặt OpenOffice cục bộ hoặc trên đám mây.
Nó được thiết kế cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ đang tìm kiếm một nền tảng vững chắc để quản lý quy trình kinh doanh.
# 6. Kinh doanh Evernote
Các nhóm của bạn có thể làm việc cùng với Evernote Business. Ở một vị trí, họ có thể tạo giấy tờ, làm việc cùng nhau trong các dự án và lưu trữ thông tin. Các thành viên trong nhóm có thể xem, chỉnh sửa, tải lên và chia sẻ ghi chú và tệp từ bất kỳ thiết bị nào — ngay cả khi thiết bị đó mất kết nối với Internet.
Với các tính năng tìm kiếm mạnh mẽ và kết nối công cụ, bạn có thể nhanh chóng sắp xếp thông qua đống lộn xộn và xác định vị trí thông tin bạn cần. Bạn có thể sử dụng Evernote Business để hợp lý hóa quy trình của mình.
Sử dụng hệ thống quản lý hồ sơ điện tử
# 1. Kho lưu trữ tài liệu
Mục tiêu cơ bản nhất của hệ thống dữ liệu điện tử là lưu trữ. Mọi công ty đều có xu hướng tích lũy giấy tờ theo thời gian, gây khó khăn cho việc xác định các giấy phép chưa được cấp gần đây.
Hệ thống quản lý hồ sơ điện tử chấp nhận đầu vào của con người hoặc tự động nộp giấy tờ theo phương thức điện tử, tập trung tất cả tài liệu đó vào một vị trí thuận tiện thay vì phân tán tài liệu trên nhiều máy tính xung quanh tổ chức của bạn hoặc chiếm không gian trên kệ của bạn.
# 2. Cơ quan
Giữ tất cả các thủ tục giấy tờ đó có tổ chức và dễ tiếp cận là điều cần thiết để quản lý hồ sơ hiệu quả. Hệ thống Quản lý Hồ sơ Điện tử sắp xếp và phân loại tài liệu để có thể nhanh chóng truy cập. Hơn nữa, có tính năng này sẽ giúp công ty tiết kiệm hàng trăm, thậm chí hàng nghìn giờ lao động.
# 3. Bảo vệ
Một số tài liệu cực kỳ nhạy cảm và việc để dữ liệu tổ chức quan trọng trên giá hoặc trong một thư mục máy tính không được bảo vệ là liều thuốc dẫn đến thảm họa. ERMS cũng giữ mọi thứ ở một vị trí và hạn chế quyền truy cập vào nó đối với những cá nhân không được phép.
Hầu hết các ví dụ về phần mềm Hệ thống Quản lý Hồ sơ Điện tử cho phép quản trị viên chỉ định các quyền riêng biệt cho các tệp khác nhau. Điều này là để đảm bảo rằng một cá nhân muốn truy cập vào một tệp không có toàn quyền kiểm soát.
# 4. Giao tiếp
EDRMS thường có các tính năng giao tiếp, chẳng hạn như cảnh báo cho một bộ phận rằng một tài liệu cụ thể có liên quan đã được tải lên hệ thống hoặc tự động chia sẻ tệp với các cá nhân được gắn thẻ trên đó. Một số hệ thống có thể cho phép người dùng nhắn tin trực tiếp cho nhau thông qua hệ thống, hoặc thậm chí để đánh dấu các tài liệu kinh doanh.
Hệ thống quản lý hồ sơ thực thi pháp luật
Hệ thống quản lý hồ sơ thi hành luật là một hệ thống toàn cơ quan. Mục đích của nó là cung cấp khả năng lưu trữ, truy xuất, lưu giữ, thao tác, lưu trữ và xem thông tin, hồ sơ, tài liệu hoặc tệp liên quan đến hoạt động thực thi pháp luật.
Nó cũng bao gồm toàn bộ vòng đời phát triển hồ sơ — từ thế hệ đầu tiên cho đến khi hoàn thành. Một hệ thống quản lý hồ sơ thực thi pháp luật hiệu quả cho phép một lần nhập dữ liệu đồng thời hỗ trợ nhiều cơ chế báo cáo.
Tuy nhiên, Hệ thống quản lý hồ sơ thực thi pháp luật được giới hạn trong các hồ sơ liên quan trực tiếp đến hoạt động của nó.
Tài liệu này đề cập đến các chức năng kinh doanh sau:
- Gọi dịch vụ
- Báo cáo sự cố
- Quản lý vụ án điều tra.
- Báo cáo tai nạn giao thông
- Trích dẫn
- Liên hệ thực địa
- Con tốt
- Quy trình dân sự
- Mệnh lệnh và hạn chế
- Giấy phép và giấy phép
- Quản lý thiết bị và tài sản
- Quản lý đội tàu
- Nhân viên
- Nội vụ
- Hỗ trợ phân tích (phân tích tội phạm)
Hệ thống quản lý hồ sơ thi hành luật hợp lý hóa quy trình bằng cách liên kết con người, tài sản, địa điểm và các hồ sơ liên quan vào một cơ sở dữ liệu trung tâm với giao diện người dùng trực quan. Một cơ quan thực thi pháp luật cần một hệ thống quản lý hồ sơ (RMS) để nhập thông tin liên quan đến các sự kiện tội phạm xảy ra trong khu vực tài phán của họ.
Ví dụ về Hệ thống quản lý hồ sơ thực thi pháp luật
# 1. Hệ thống quản lý hồ sơ ARMS
Ví dụ bao gồm hệ thống quản lý hồ sơ luật ARMS. Nó cho phép một cơ quan tổ chức, duy trì và truy xuất dữ liệu thông qua một giao diện.
ARMS RMS là một hệ thống quản lý hồ sơ thực thi pháp luật thân thiện với người dùng, cung cấp quy trình nhập hồ sơ nhanh chóng và hiệu quả. Nó cũng cho phép người dùng tìm thấy thành công các bản ghi hoặc phân tích đang được tìm kiếm. Cho dù đang ở văn phòng hay đang di chuyển với thiết bị di động, người dùng sẽ được trải nghiệm quản lý thông tin liền mạch với ARMS.
# 2. Hệ thống quản lý hồ sơ CIS
Hệ thống quản lý hồ sơ CIS (RMS) tự động hóa các chức năng quản lý hồ sơ của một cơ quan. Hệ thống cũng cung cấp khả năng sử dụng trực tuyến đồng thời trong hồ sơ, công văn, văn phòng thám tử, v.v.
Menu, Thanh công cụ, Trợ giúp, Phím chức năng và các Công cụ khác cung cấp một môi trường trực quan và hiệu quả cho toàn bộ nhân sự sẽ vào, truy cập và theo dõi các sự cố.
# 3. Bản ghi CentralSquare
Với một bộ tích hợp, toàn diện từ cuộc gọi đến trường hợp, bạn có thể cắt giảm đáng kể thời gian nhập dữ liệu và báo cáo. Tích hợp gửi hoàn chỉnh giúp tiết kiệm thời gian đồng thời cải thiện chất lượng dữ liệu NIBRS được gửi. Bạn có thể nhập dữ liệu vào hệ thống của mình và truy xuất dữ liệu đó ở bất cứ đâu và bất cứ lúc nào bạn cần với CentralSquare Records. Với hệ thống dựa trên đám mây, có thể thích ứng này, người trả lời của bạn ở trong khu vực lân cận trong khi nhân viên CNTT của bạn ít gặp phải vấn đề đau đầu hơn.
Sử dụng liên kết tự động giữa các tệp và trường hợp, bạn có thể nhanh chóng tìm thấy phương tiện của mình và loại bỏ các tìm kiếm thủ công tẻ nhạt thông qua một lượng lớn bằng chứng kỹ thuật số.
Với việc sử dụng CAD và Hồ sơ của CentralSquare, bằng chứng kỹ thuật số được tự động đồng bộ hóa, cho phép quản lý trường hợp hiệu quả hơn. Khi làm việc cùng với người dùng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp của bạn, hãy chia sẻ bằng chứng một cách an toàn và bảo mật.
#4. đa ngôn ngữ
Cơ quan thực thi pháp luật, giáo dục, chăm sóc sức khỏe và các doanh nghiệp khác có thể được hưởng lợi từ các giải pháp mà Omnigo Software cung cấp. Phần mềm hệ thống quản lý hồ sơ có thể thích ứng và thân thiện với người dùng của công ty cung cấp cho người dùng thông tin họ cần để thực hiện hành động hiệu quả hơn.
Nó cũng đã hỗ trợ các nhân viên thực thi pháp luật và an ninh để nâng cao năng suất của nhân viên lên đến 25%, giảm rủi ro tuân thủ và cung cấp sự gia tăng rõ rệt về an toàn và bảo mật.
Để đảm bảo nhân viên, tài sản và thương hiệu của bạn, Omnigo tin rằng bạn nên có sự hỗ trợ lớn nhất có thể. Nhóm của bạn có thể tập trung vào những gì cần thiết nhất bằng cách có quyền truy cập vào dữ liệu dễ theo dõi, phân tích và truy xuất.
# 5. TÀI LIỆU
eFORCE cam kết nâng cao hiệu quả của đại lý của bạn. Nó cũng nâng cao sự an toàn của cộng đồng thông qua một loạt các hệ thống thực thi pháp luật dựa trên trình duyệt. Bất kỳ sản phẩm eFORCE nào bạn mua đều có các tính năng cao cấp, giá cả cạnh tranh và dịch vụ khách hàng đặc biệt.
Họ có tất cả các yêu cầu về phần mềm an toàn công cộng cho tổ chức của bạn. Để xây dựng hệ sinh thái lý tưởng để hỗ trợ đại lý của bạn, bạn có thể chọn và chọn trong số các sản phẩm tốt của chúng tôi
Bạn có thể tin tưởng vào eForce để giúp bạn luôn dẫn đầu, hỗ trợ bộ phận của bạn hoạt động hiệu quả và an toàn hơn, cho dù đó là hệ thống điều phối mới có sự hỗ trợ của máy tính hay phần mềm hệ thống quản lý hồ sơ.
# 6. Quản lý hồ sơ Spillman Flex
Spillman Flex là một giải pháp phần mềm hệ thống quản lý hồ sơ an toàn công cộng tại chỗ. Nó được tạo ra để đáp ứng các yêu cầu của lực lượng cảnh sát, văn phòng cảnh sát trưởng, trung tâm điều phối, nhà tù và cơ quan cứu hỏa trên toàn quốc. Flex cung cấp cho các đại lý những lợi ích của tích hợp chưa từng có, khả năng chia sẻ dữ liệu đa khu vực pháp lý, cấp phép trang web với giá hợp lý và sự phát triển liên tục, tất cả đều tập trung xung quanh một Trung tâm tích hợp trung tâm và được hỗ trợ bởi dịch vụ chăm sóc và hỗ trợ khách hàng đáng tin cậy.
Hơn 60 mô-đun được liên kết từ Spillman Flex có sẵn, cho phép tổ chức của bạn tạo ra một hệ thống phù hợp với các yêu cầu riêng của bạn. Các giải pháp tích hợp do Flex cung cấp bao gồm các mô-đun được xây dựng sẵn cho CAD, RMS, JMS, thu thập và báo cáo dữ liệu di động tại hiện trường, lập chính sách và phân tích dựa trên thông tin tình báo, lập bản đồ và hệ thống thông tin địa lý (GIS), cứu hỏa, chia sẻ dữ liệu và nhân sự và tài nguyên.
# 7. Hệ thống Valor
Đây là một nguồn lực quản lý sự cố đáng tin cậy cho luật pháp, hỏa hoạn, EMS và an ninh trong từng phân khúc thị trường. Valor Systems tự hào giữ chân khách hàng từ năm đầu tiên kinh doanh. Quản lý Công văn và Hồ sơ có thể làm việc cùng nhau hiệu quả hơn với Hệ thống Quản lý Sự cố Valor (VMS).
Nó đã tạo ra một hệ thống để phân bổ nguồn lực và nhận thức tình huống có lợi cho toàn bộ tổ chức của bạn. Valor IMS làm cho hoạt động hiệu quả hơn và cung cấp cho các đơn vị hiện trường quyền truy cập vào thông tin quan trọng thông qua WindowsTM, Apple iOSTM và các thiết bị dựa trên AndroidTM.
Computer Aided Dispatch làm cho mọi thứ xảy ra khi đưa ra giải pháp. Trong các dự án khác, họ thường xuyên gặp các tổ chức đưa ra lời hứa với DOD nhưng sau đó không đạt được kỳ vọng. Điều này nhằm đảm bảo rằng nó đáp ứng các tiêu chí cụ thể của Hải quân.
#số 8. Incode An toàn Công cộng RMS
Đối với các bộ phận thực thi pháp luật và an toàn công cộng, Incode RMS cung cấp một lựa chọn hoàn chỉnh các bộ tích hợp. Nó cũng có một công văn hỗ trợ máy tính tích hợp, quản lý hồ sơ và giải pháp di động để tăng tốc thời gian phản hồi, cung cấp thông tin an toàn công cộng quan trọng để giữ an toàn cho công dân và cảnh sát, đồng thời đơn giản hóa các nhiệm vụ hành chính về báo cáo, quản lý trường hợp và điều tra tội phạm.
# 9. PoliSys
PoliSys 4.0 là một hệ thống tích hợp đầy đủ, có tư duy tiến bộ. Nó cũng cung cấp khả năng xử lý cuộc gọi sự cố tiên tiến, đáng tin cậy, cho phép quản lý quy trình làm việc hiệu quả. Điều này cũng cải thiện quy trình điều phối thông qua các chức năng phân trang và ánh xạ của ứng dụng. 4.0 bao gồm nhiều giao diện, mô-đun và tính năng từ các bên thứ ba.
# 10. CrimeStar RMS
Đối với việc thực thi pháp luật và thị trường an toàn công cộng, Crimestar là một bộ giải pháp quản lý thông tin tích hợp đầy đủ, có thể thích ứng và mạnh mẽ.
Là nhà cung cấp được lựa chọn cho các chuyên gia thực thi pháp luật có tư duy tiến bộ ngày nay, chúng tôi có hàng thập kỷ chuyên môn và danh tiếng trong việc cung cấp phần mềm chất lượng cao, thân thiện với người dùng, giá rẻ.
Lợi ích của Quản lý Hồ sơ là gì?
Quá nhiều doanh nghiệp hoặc coi thường tầm quan trọng của việc quản lý hồ sơ hoặc coi đó là một sự tiện lợi (thay vì một sự cần thiết).
# 1. Tuân thủ dễ dàng hơn
Các tổ chức phải có một hệ thống quản lý hồ sơ mạnh mẽ để đảm bảo rằng họ tuân thủ tất cả các tiêu chuẩn hiện hành, vì việc tuân thủ hồ sơ ngày càng trở nên nghiêm ngặt hơn. Các luật và quy tắc này có thể bao gồm Đạo luật HITECH, FACTA và / hoặc HIPAA, tất cả đều kêu gọi một cách tiếp cận có tổ chức để quản lý hồ sơ.
Và vì việc thực thi đối với việc không tuân thủ có thể khá khắc nghiệt, việc tuân thủ nhanh hơn, liền mạch hơn sẽ vô cùng có lợi cho toàn bộ đại lý của bạn (từ các hành động pháp lý đến các hình phạt đắt tiền khác). Ngoài việc có chính sách lưu giữ dữ liệu đáng tin cậy, có thể bạn sẽ cần sự hỗ trợ của phần mềm hệ thống quản lý hồ sơ để đảm bảo rằng bạn tuân thủ quy định.
# 2. Quy trình làm việc tốt hơn
Hầu hết các tổ chức không theo dõi thời gian họ lưu giữ hoặc tìm kiếm tài liệu. nó cũng là một thách thức để ước tính bao nhiêu thời gian bị mất trong quá trình này. Tuy nhiên, có rất ít nghi ngờ rằng một lượng thời gian đáng kể được dành để cố gắng trích xuất thông tin thích hợp khi các tài liệu được lưu giữ tại chỗ trong các tủ tài liệu nhồi nhét.
Tệ hơn nữa, sau khi lấy lại các tài liệu, cuối cùng chúng sẽ cần phải được lọc lại, chiếm nhiều thời gian hơn có thể được dành cho những nơi khác trong công ty.
Dữ liệu và dữ kiện quan trọng nhất của bạn có thể dễ dàng được truy xuất bất cứ khi nào bạn cần nhờ phần mềm hệ thống quản lý hồ sơ thống nhất, bao gồm tất cả. Do đó, điều này khuyến khích quy trình làm việc được cải thiện và tăng cường năng lực của tổ chức bạn để quản lý hoạt động kinh doanh hiệu quả và đảm bảo cung cấp dịch vụ.
# 3. Tiết kiệm chi phí
Hãy nghĩ về số lượng báo cáo và email mà công ty của bạn gửi đi mỗi ngày; chỉ một phần nhỏ của tài liệu đó có thể thực sự hữu ích (hoặc cần được lưu trong hồ sơ). Ngoài ra, việc quản lý tài liệu, đặc biệt là tài liệu trên giấy, đòi hỏi một lượng thời gian và tiền bạc đáng kể do cần tìm đủ dung lượng lưu trữ và in hoặc gửi tất cả các biểu mẫu thực của bạn. Rất may, với việc quản lý hồ sơ tốt, cơ quan của bạn có thể theo dõi việc mở rộng hồ sơ và đảm bảo rằng cơ quan chỉ lưu giữ những thông tin hữu ích hoặc quan trọng nhất.
Quản lý hồ sơ kỹ thuật số làm giảm chi phí lưu trữ và tăng năng suất của nhóm, dẫn đến tiết kiệm chi phí đáng kể (tức là ít thời gian hơn dành cho việc tìm kiếm các tệp bị mất hoặc thất lạc).
Thông tin quan trọng nhất và các chi tiết cụ thể của bạn có thể dễ dàng truy xuất bất cứ khi nào bạn cần nhờ phần mềm hệ thống quản lý hồ sơ thống nhất, toàn diện.
#4. Truy xuất hiệu quả
Thông tin chỉ hữu ích khi nó có thể được truy cập, vì vậy thực sự không có ích lợi gì trong việc tiết kiệm bất cứ thứ gì nếu bạn không thể truy cập khi cần. Tuy nhiên, với khả năng truy xuất hiệu quả và công nghệ thân thiện với người dùng, đại lý của bạn có thể nhanh chóng đưa ra các quyết định sáng suốt. Phần mềm cho hệ thống quản lý hồ sơ hợp lý hóa việc truy xuất tài liệu và loại bỏ thông tin không cần thiết để giải phóng dung lượng cho các tài liệu quan trọng nhất của bạn.
# 5. Bảo vệ dữ liệu
Bảo mật dữ liệu của bạn là một trong những ưu tiên hàng đầu của tất cả các cơ quan có thẩm quyền (như lẽ phải như vậy). Bất kể quy mô của công ty, lập trình thông minh là cần thiết để bảo vệ các tệp nhân sự và dữ liệu nhạy cảm khác chống lại hành vi trộm cắp hoặc thảm họa.
Tất cả thư đến, hóa đơn, hợp đồng khách hàng và hơn thế nữa của bạn có thể được số hóa bằng phần mềm hệ thống quản lý hồ sơ tốt nhất để ngay khi nhận được, mỗi tài liệu này sẽ có sẵn trong kho lưu trữ có thể tìm kiếm được. Dữ liệu của bạn sau đó sẽ được bảo vệ thích hợp và có thể truy cập bất cứ khi nào được yêu cầu khi được kết hợp với một chương trình CNTT đáng tin cậy.
Những Thách thức của Quản lý Hồ sơ là gì?
- Việc theo dõi và kiểm kê các tập tin rất khó khăn.
- không thể tạo báo cáo từ phần mềm ghi có thể được sử dụng.
- Số liệu thống kê tập tin còn thiếu.
- Quản lý hồ sơ không hiệu quả.
- Không có hệ thống quản lý hồ sơ điện tử.
- Một giao diện khó sử dụng.
Quản lý hồ sơ hiệu quả là gì?
Một chương trình quản lý hồ sơ hiệu quả phụ thuộc vào việc lưu giữ và xử lý hồ sơ thích hợp. Nó đảm bảo rằng các hồ sơ luôn có sẵn khi cần thiết cho các thủ tục pháp lý, kiểm toán, hoạt động công ty thông thường hoặc nghiên cứu lưu trữ, và các hồ sơ không cần thiết cũng không tốn dung lượng lưu trữ đắt đỏ.
Quản lý hồ sơ hiệu quả chỉ tạo ra các hồ sơ mà nó yêu cầu, và không tạo thêm. Bởi vì thông tin và dữ liệu là nền tảng của mọi doanh nghiệp, quản lý hồ sơ hiệu quả là rất quan trọng đối với bất kỳ tổ chức nào, bất kể quy mô lớn hay nhỏ.
Kết luận
Hệ thống quản lý hồ sơ chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ trong việc thực thi pháp luật. Họ tham gia vào việc kiểm soát hiệu quả và có phương pháp đối với việc tạo ra, tiếp nhận, duy trì, sử dụng và xử lý hồ sơ. Các quy trình này cũng bao gồm các quy trình thu thập và lưu giữ bằng chứng và thông tin về hoạt động kinh doanh và giao dịch dưới dạng hồ sơ.
Câu Hỏi Thường Gặp
Hai phương pháp lưu trữ hồ sơ là gì?
Lưu trữ hồ sơ thủ công và lưu trữ hồ sơ bằng máy tính (hoặc tự động) là hai phương pháp chính để lưu giữ hồ sơ thương mại.
Lưu trữ hồ sơ là gì
Một phương tiện lưu trữ hồ sơ được tạo ra đặc biệt để cung cấp khả năng lưu trữ lâu dài nhằm bảo vệ và bảo quản các tài liệu, giấy tờ và dữ liệu quan trọng của công ty.
Hồ sơ vật lý là gì?
Hồ sơ Vật lý là các tài liệu được lưu trữ trên giấy hoặc ở các định dạng tương tự khác, bao gồm cả băng âm thanh hoặc video. Nó không bao gồm các tài liệu được lưu giữ ở định dạng kỹ thuật số trên máy tính, máy chủ hoặc phương tiện lưu trữ kỹ thuật số khác.
ECM có nghĩa là gì trong luật?
Nó có nghĩa là Thị trường vốn cổ phần (ECM)
dự án
- aiim
- FBI
- IBM
- nghiên cứu
Bài viết liên quan
- 6 mẹo hàng đầu để quản lý lực lượng lao động hiệu quả
- HƯỚNG DẪN CHI TIẾT VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN LẺ
- GIÁ BẢN ĐỒ LÀ GÌ: Hướng dẫn về chính sách Định giá Bản đồ & Tại sao Điều đó Quan trọng
- PHÂN TÍCH TỘI PHẠM: Ai là nhà phân tích tội phạm và họ làm gì?
- LƯU GIỮ HỒ SƠ: Tầm quan trọng của việc lưu giữ hồ sơ đúng cách
