Bạn yêu cầu một sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể để vận hành doanh nghiệp nhỏ của mình. Vì vậy, bạn liên hệ với các nhà cung cấp của bạn và giải thích các yêu cầu của bạn. Họ cung cấp nó. Bạn phải trả tiền cho họ. Đó là kết thúc của câu chuyện. Nghe có vẻ quá đơn giản phải không? Vâng, đúng vậy. Có, quá trình lấy hàng có thể phức tạp hơn so với mô tả ở trên. Tuy nhiên, việc nhận được dịch vụ từ các nhà cung cấp đáng tin cậy một cách suôn sẻ, kịp thời không cần phải quá tốt để trở thành sự thật. Nó có thể và sử dụng đơn đặt hàng có thể hữu ích. Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem các loại & ví dụ khác nhau về đơn đặt hàng, quy trình xử lý và định dạng phù hợp cho đơn đặt hàng.
Đơn đặt hàng là gì?
Đơn đặt hàng, còn được gọi là PO, là một tài liệu pháp lý mà người mua gửi cho nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp để cho phép mua hàng. PO chỉ định người mua muốn mua gì và họ muốn nhận được bao nhiêu. Các thỏa thuận này hỗ trợ trong việc lập hồ sơ giao dịch của cả người mua và người bán.
PO có lợi cho cả người mua và người bán. Các công ty nhỏ có thể quyết định họ cần những sản phẩm và dịch vụ nào từ nhà cung cấp và khi nào họ cần bằng cách cấp đơn đặt hàng.
Điều này giữ cho các hoạt động của doanh nghiệp nhỏ thành công và có sự phối hợp. Nó cũng giúp người bán đảm bảo rằng hàng hóa và dịch vụ cần thiết có sẵn trước khi cam kết thực hiện, cho phép người mua linh hoạt trong việc chuẩn bị phù hợp.
PO cũng sẽ hỗ trợ người mua và người bán trong việc lưu giữ hồ sơ chính xác, toàn diện để kiểm toán và báo cáo tài chính.
Đơn đặt hàng hoạt động như thế nào?
Bây giờ chúng ta đã mô tả đơn đặt hàng là gì, chúng ta hãy xem cách tạo một đơn đặt hàng.
# 1. Người mua đồng ý mua hàng hóa từ người bán.
Trước khi đặt hàng, người mua phải có khả năng nhận ra nhu cầu mà sản phẩm hoặc dịch vụ của người bán sẽ đáp ứng. Trong quá trình này, người mua phải xác định sản phẩm hoặc dịch vụ nào được yêu cầu, yêu cầu bao nhiêu (nếu có thể) và khi nào được yêu cầu (một lần nữa, nếu có thể).
Ví dụ: nếu bạn cần đặt các hộp mới để giao đơn đặt hàng sản phẩm của mình cho khách hàng, hãy tính xem bạn sẽ cần bao nhiêu hộp và khi nào bạn cần.
Nếu bạn mong đợi một đợt cao điểm vào kỳ nghỉ lễ, bạn có thể xem thứ tự hộp của năm ngoái và nhân nó với mức tăng trưởng dự kiến của bạn trong mùa lễ này để sắp xếp số lượng thích hợp.
# 2. Người mua tạo đơn đặt hàng và trình người bán phê duyệt.
Với các chi tiết trên, người mua nên soạn thảo đơn đặt hàng và trình người bán của họ phê duyệt. Khi gửi một PO cho một nhà cung cấp, hãy chỉ định thời điểm bạn yêu cầu phê duyệt để giữ cho quá trình đi đúng hướng.
Tốt nhất, câu trả lời sẽ đến trong nhiều thời gian để người mua nhận được sản phẩm hoặc dịch vụ đúng hạn. Nếu không, nó sẽ cho phép người mua có đủ thời gian để tìm nguồn từ người bán khác nếu cần.
Tiếp tục với ví dụ trước, khi bạn đã tìm thấy nhà cung cấp có thể cung cấp hộp cho bạn, hãy biết bạn sẽ cần bao nhiêu hộp và khi nào bạn cần, bạn có thể sử dụng thông tin này để soạn thảo đơn đặt hàng của mình. Gửi cho đại diện bán hàng của bạn hoặc đầu mối liên hệ.
# 3. Người bán kiểm tra đơn đặt hàng và xác nhận xem họ có thể đáp ứng yêu cầu hay không.
Nếu người bán nhận được PO, họ có trách nhiệm xem xét yêu cầu và xác minh hàng tồn kho hoặc tình trạng còn hàng. Điều này là để xác nhận xem nó có thể được đáp ứng trước thời hạn của người mua hay không.
Trong trường hợp vận chuyển theo gói, nhà cung cấp đã kiểm tra đơn đặt hàng của bạn và xác định rằng họ có thể đáp ứng yêu cầu của bạn sau khi kiểm tra hàng tồn kho và khả năng vận chuyển của họ.
#4. Chấp nhận đơn đặt hàng.
Nếu người bán có thể đáp ứng yêu cầu của người mua, họ sẽ chấp nhận PO, khiến nó ràng buộc về mặt pháp lý đối với tất cả các bên.
Vì công ty hộp có thể đáp ứng yêu cầu của bạn, họ đã gửi cho bạn một bản sao ủy quyền của PO để xác nhận.
# 5. Cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ.
Sau khi PO đã được chấp thuận, người bán có trách nhiệm cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ đã thỏa thuận. Họ cũng có thể xuất và gửi hóa đơn cho người mua với số tiền được chỉ định trên PO trong giai đoạn này. Hóa đơn cần tóm tắt các sản phẩm được giao, số lượng phù hợp và số tiền còn nợ.
Ví dụ: sau khi bạn phê duyệt việc vận chuyển các hộp, bạn sẽ nhận được đơn đặt hàng đã hoàn thành cũng như hóa đơn cho số tiền còn nợ. Nhà cung cấp này chấp nhận 30 điều khoản ròng và sẽ thanh toán trong vòng 30 ngày kể từ ngày xuất hóa đơn.
# 6. Hóa đơn thanh toán hóa đơn
Trong thời điểm cuối cùng này, người mua có trách nhiệm thanh toán hóa đơn theo các điều khoản thanh toán của người bán.
Bây giờ bạn, khách hàng, tùy thuộc vào việc thanh toán hóa đơn theo các điều khoản thanh toán đã thỏa thuận.
Định dạng Đơn đặt hàng Thích hợp là gì?
Bạn đã sẵn sàng để thực hiện đơn đặt hàng của riêng mình? Đây là những chi tiết bạn phải cung cấp.
- Tiêu đề - Cung cấp thông tin về công ty của bạn, chẳng hạn như tên công ty, địa chỉ doanh nghiệp, ngày đặt hàng và số đơn đặt hàng.
- Thông tin chi tiết về nhà cung cấp - Cho biết ai sẽ nhận được PO. Đây là nơi bạn đề cập đến tên công ty người bán, tên liên hệ của chính bạn và địa chỉ của công ty người bán.
- Tàu - Cho biết đơn đặt hàng sẽ được giao ở đâu, quy trình vận chuyển, điều khoản giao hàng và ngày giao hàng dự kiến.
- Chi tiết đơn hàng cụ thể - Bao gồm một chi tiết đơn hàng cho mỗi sản phẩm trong đơn đặt hàng bao gồm mã sản phẩm hoặc số SKU, tên hoặc mô tả mặt hàng, số lượng đơn vị đặt hàng, giá mỗi đơn vị và ngày giao hàng.
- Tóm tắt - Kết thúc đơn đặt hàng bằng cách bao gồm tổng phụ, mọi khoản chiết khấu cần thiết, phí, chi phí vận chuyển và tổng số tiền.
Dưới đây là một định dạng đơn đặt hàng ví dụ bao gồm tất cả các điểm được liệt kê ở trên:
Các loại đơn đặt hàng
Điều quan trọng cần hiểu là bạn không tạo tất cả các đơn đặt hàng như nhau và định dạng của chúng cũng có thể khác nhau. Tại thời điểm này, bạn có thể nghĩ, “Nếu bạn đã nhìn thấy một PO, bạn đã thấy tất cả”, nhưng điều đó đơn giản là không đúng. Có bốn loại đơn đặt hàng, khác nhau về định dạng và lượng thông tin nó bao gồm
# 1. Đơn đặt hàng tiêu chuẩn
Các đơn đặt hàng tiêu chuẩn là phổ biến nhất và được nhiều người biết đến. Trong trường hợp này, người mua hiểu các chi tiết của giao dịch mua và có thể xác định mặt hàng hoặc dịch vụ được mua, số lượng, lịch trình giao hàng và điều khoản thanh toán.
Ví dụ, một công ty sắp hết hộp mực máy in, có thể đặt hàng mua tiêu chuẩn vì họ biết chính xác họ cần bao nhiêu và khi nào họ cần. Đây là một ví dụ về đơn đặt hàng.
Tùy thuộc vào yêu cầu, các PO tiêu chuẩn có thể được tạo cho nhiều chức năng khác nhau. Ví dụ: mẫu trên có thể được sửa đổi để bao gồm:
- Các dịch vụ được cung cấp
- Ký hợp đồng
- Bán hàng ký gửi
# 2. Đơn đặt hàng đã lên kế hoạch
Một khách hàng đặt hàng mua theo kế hoạch đang dự đoán nhu cầu tiềm năng của công ty họ đối với mặt hàng được đề cập bằng cách thực hiện một PO trước. Trong trường hợp này, bạn có thể nhìn thấy các chi tiết như đối tượng, trọng lượng và điều khoản thanh toán, nhưng số lượng dựa trên phỏng đoán đã được thông báo và ngày giao hàng là tạm thời.
Nếu cùng một công ty sắp hết hộp mực máy in đặt hàng mua theo kế hoạch, người mua phụ trách sẽ ước tính họ cần bao nhiêu hộp mực máy in để có lịch giao hàng linh hoạt hơn. Đây là một ví dụ về đơn đặt hàng theo kế hoạch.
# 3. Đơn đặt hàng chăn
Người mua sử dụng đơn đặt hàng mua chăn để đặt nhiều đơn hàng cùng một lúc nhằm thương lượng giá chiết khấu.
Ví dụ: nếu cùng một công ty có thể nhận được giá tốt hơn bằng cách quyết định đặt một số đơn đặt hàng hộp mực và giấy máy in từ một nhà cung cấp, họ có thể nghĩ đến việc sử dụng PO chung để mua những sản phẩm này. Đây là một ví dụ về đơn đặt hàng trong trường hợp này.
#4. Hợp đồng mua đơn đặt hàng
Biến thể chính thức nhất là đơn đặt hàng mua theo hợp đồng. Cho đến khi phát hành một PO tham chiếu hợp đồng, người mua và người bán ký một hợp đồng quy định các điều khoản mua hàng. Hình thức đặt hàng này cung cấp các biện pháp bảo vệ hợp pháp nhất cho tất cả các bên liên quan.
Trong trường hợp cung cấp máy in, nếu một công ty ký hợp đồng với nhà cung cấp của họ chi tiết các sản phẩm, số lượng, giá cả và lịch giao hàng của các mặt hàng đã hứa, và sau đó được thực hiện với một PO thông thường, các công ty này đang theo một hợp đồng đặt hàng mua hàng. Đây là một ví dụ về đơn đặt hàng mua theo hợp đồng.
Có quy trình đặt hàng mua hàng sẽ làm cho quy trình mua hàng diễn ra nhanh chóng hơn và mang lại lợi ích cho cả người mua và người bán.
Đọc thêm: 11+ HỆ THỐNG ĐẶT MUA HÀNG TỐT NHẤT CHO DOANH NGHIỆP NHỎ 2023
Quy trình đặt hàng
Quy trình đặt hàng bao gồm mọi thứ từ viết đơn đến giao hàng. Quy trình Đặt hàng được chia thành các bước sau.
# 1. Trí tưởng tượng
Bạn phát hành PO sau khi gửi yêu cầu mua hàng, thường là bởi nhóm mua sắm hoặc quản trị viên dự án.
# 2. chấp thuận
Nếu tất cả các bên liên quan đồng ý về hàng hóa, số lượng, giá cả và điều kiện giao hàng, thì hợp đồng được ký bởi nhà cung cấp đồng ý với các điều khoản.
# 3. Phái cử
trong việc điều động, bạn gửi PO đến nhà cung cấp thông qua kênh ưu tiên. Ngoài ra, bạn có thể thực hiện việc này trực tiếp, trên giấy, qua fax hoặc email, v.v.
#4. Vận chuyển và xử lý
Các sản phẩm được chỉ định trong PO được phân phối bởi nhà cung cấp. Khi tình trạng của sản phẩm đạt yêu cầu, chẳng hạn như không có khuyết tật hoặc thiếu vật dụng, chúng được kiểm tra và chấp nhận. Trên công trường, điều này thường được thực hiện bởi một quản trị viên hoặc người quản lý mua sắm.
# 5. Kết thúc
Nếu đơn đặt hàng hoàn tất, một hóa đơn chấp nhận sẽ được gửi đến tài trợ để xử lý thanh toán. PO được đóng cho đến khi nhận được thanh toán.
Các bước trong quy trình đặt hàng
Các bước trong quy trình đặt hàng như sau:
- Tạo đơn đặt hàng
- Phê duyệt đơn đặt hàng
- Gửi đơn đặt hàng cho nhà cung cấp.
- PO đã được nhận
- Biên nhận hàng hóa hoặc dịch vụ
- Hóa đơn
- Khớp theo ba hướng
- Ủy quyền và Lập kế hoạch Thanh toán
- Đóng cửa PO
PO để làm gì?
Công ty của bạn phát hành đơn đặt hàng cho người bán (nhà cung cấp). Người mua sử dụng chúng để xác định nhu cầu và giá cả cũng như chứng minh hàng hóa/dịch vụ đã đặt hàng một cách hợp pháp.
Ai thực hiện đơn đặt hàng?
Người mua đặt hàng. Sau khi được phê duyệt, người mua hoặc người yêu cầu mua sẽ tạo một đơn đặt hàng. Để thực hiện chính xác, khách hàng chuyển đơn đặt hàng cho người bán.
PO hoạt động như thế nào?
Trước khi mua hàng hóa hoặc dịch vụ, quy trình PO xác nhận và chỉ định yêu cầu. Quy trình thanh toán và kết quả kiểm toán.
Ai ký đơn đặt hàng?
Đơn đặt hàng có giá trị ràng buộc khi cả hai bên ký tên. Trước khi gửi đơn đặt hàng cho nhà cung cấp, hãy đảm bảo rằng đại diện công ty của bạn đã ký vào đơn đặt hàng.
Kết luận
Nói lời tạm biệt với chữ viết tay khó đọc, PO không đúng chỗ và hàng giờ nhập dữ liệu. Đơn đặt hàng dựa trên đám mây chuyển đổi các gói thủ tục giấy tờ thành các định dạng kỹ thuật số dễ dàng theo dõi được lưu trữ an toàn trên đám mây.
Mặc dù việc triển khai một giải pháp mua sắm có vẻ là một giải pháp khắc phục nhanh chóng cho tất cả các vấn đề liên quan đến PO của bạn, nhưng quá trình này thực sự rất phức tạp. Do đó, điều quan trọng là phải áp dụng một số phương pháp hay nhất về đơn đặt hàng. Điều này nhằm đảm bảo rằng công cụ mua sắm đang hoạt động như bình thường.
Phương pháp hay nhất về mua sắm phù hợp sẽ sửa chữa quy trình đặt hàng bị hỏng của bạn, tăng hiệu suất và tăng ROI. Mặc dù lý thuyết về đơn đặt hàng có vẻ phức tạp, nhưng việc xem xét một số phương pháp hay nhất phổ biến hơn sẽ làm sáng tỏ điều đó một lần và mãi mãi.
Câu hỏi thường gặp về Đơn đặt hàng
Làm cách nào để thực hiện một đơn đặt hàng?
Dưới đây là các bước quy trình đặt hàng mua phổ biến nhất:
- Tạo đơn đặt hàng.
- Gửi nhiều yêu cầu báo giá (RFQ)
- Phân tích và chọn một nhà cung cấp.
- Đàm phán hợp đồng và gửi PO.
- Nhận hàng hóa / dịch vụ.
- Nhận và kiểm tra hóa đơn (Khớp 3 chiều)
- Ủy quyền xuất hóa đơn và thanh toán cho nhà cung cấp.
- Lưu trữ hồ sơ.
Tại sao bạn cần một đơn đặt hàng?
Đơn đặt hàng là chứng từ được cấp từ Người mua (tổ chức của bạn) cho Người bán (nhà cung cấp). Chúng là một công cụ quan trọng để Người mua vì họ chính thức hóa các yêu cầu và giá cảvà đóng vai trò là tài liệu ràng buộc pháp lý về hàng hóa / dịch vụ đã được đặt hàng
Đơn đặt hàng so với hóa đơn là gì?
Sự khác biệt chính là một đơn đặt hàng được người mua gửi đến các nhà cung cấp với mục đích theo dõi và kiểm soát quá trình mua hàng. Mặt khác, hóa đơn là một yêu cầu thanh toán chính thức do nhà cung cấp gửi cho người mua sau khi đơn đặt hàng của họ được hoàn thành
Một đơn đặt hàng có phải là một khoản thanh toán?
Đơn đặt hàng (PO) là một tài liệu ràng buộc pháp lý do người mua tạo ra và xuất trình cho người bán. … Bởi vì đơn đặt hàng được thực hiện trước khi người mua nhận được hóa đơn của họ, đơn đặt hàng cung cấp cho người bán bảo hiểm đối với–thanh toán
- Trình tự công việc: Thủ tục đơn giản / Các bước để tạo một trình tự công việc
- Các bước quy trình tự động hóa đơn hàng bán hàng (+ Mẫu biểu mẫu đơn hàng bán hàng miễn phí)
- Lệnh chuyển tiền hoạt động như thế nào? (+ Cách mua bằng thẻ ghi nợ)
- Bạn có thể mua lệnh chuyển tiền bằng thẻ tín dụng không? (Ưu và nhược điểm)
