11+ HỆ THỐNG ĐẶT MUA HÀNG TỐT NHẤT CHO DOANH NGHIỆP NHỎ 2023

Mục lục Ẩn giấu

Hệ thống đặt hàng mua hàng là gì?
Hệ thống đặt hàng mua hàng tốt nhất cho doanh nghiệp nhỏ
Doanh nghiệp nhỏ có nên sử dụng đơn đặt hàng không?
QuickBooks có cung cấp hệ thống đặt hàng không?
Làm thế nào để bạn tạo một hệ thống Po?
Bao nhiêu là một hệ thống Po?
Làm cách nào để quản lý đơn đặt hàng trong Excel?
Một hộp Po có giá bao nhiêu một tháng
Những câu hỏi thường gặp
Các đơn đặt hàng có cần thiết cho doanh nghiệp nhỏ không?
Hệ thống đặt hàng tốt là gì?
Doanh nghiệp còn sử dụng phiếu mua hàng không?
1. Bài viết liên quan
2. dự án

Các SMB thường có nguồn lực hạn chế và khối lượng lớn công việc phải hoàn thành. Việc quản lý quy trình đặt hàng theo cách thủ công gây thêm căng thẳng cho các thành viên trong nhóm và chuyển sự chú ý của họ khỏi trách nhiệm chính của họ. Với hệ thống đặt hàng doanh nghiệp nhỏ, bạn có thể tự động hóa toàn bộ quy trình, nâng cao hiệu quả và giảm khả năng xảy ra sai sót do nhập thủ công. Mặc dù việc lựa chọn hệ thống đặt hàng phù hợp cho một doanh nghiệp nhỏ có thể là một nhiệm vụ khó khăn, nhưng tất cả đã hoàn thành những gì doanh nghiệp của bạn yêu cầu.

Hệ thống đặt hàng mua hàng là gì?

Phần mềm đặt hàng (còn được gọi là phần mềm PO) hỗ trợ tạo các chứng từ tài chính cấp cho nhà cung cấp khi mua vật tư hoặc dịch vụ. Đơn đặt hàng thường bao gồm loại sản phẩm, số lượng và thông tin giá cả cũng như các thông tin thích hợp khác.

Hơn nữa, phần mềm quản lý đơn đặt hàng là một thành phần thiết yếu của bất kỳ quy trình phải trả tài khoản nào. Hệ thống đơn đặt hàng có thể giúp tự động hóa việc tạo đơn đặt hàng, tiết kiệm thời gian khi lượng hàng trong kho sắp hết bằng cách thông báo cho nhóm của bạn trước khi xảy ra tình trạng thiếu hàng. Do đó, phần mềm đặt hàng hoạt động song song với phần mềm quản lý hàng tồn kho.

Quy trình mua hàng trước đây rất thủ công, đặc biệt là khi phải thu thập chữ ký để phê duyệt. Phần mềm PO cũng có thể giúp đẩy nhanh quá trình phê duyệt và trưng cầu. Khi ai đó trong công ty của bạn muốn mua hàng, trước tiên họ phải trải qua quy trình phê duyệt:

Yêu cầu mua hàng được nhân viên gửi đến quy trình công việc phê duyệt thích hợp.
Yêu cầu được chuyển lên chuỗi tới nhân viên quản lý thích hợp.
Ban quản lý đánh giá nhu cầu và phân bổ ngân sách hiện tại.
Yêu cầu được chấp thuận hoặc bị từ chối bởi người ra quyết định.

Hệ thống đặt hàng mua hàng tốt nhất cho doanh nghiệp nhỏ

Hệ thống đặt hàng doanh nghiệp nhỏ tốt nhất là gì? Chúng tôi đã tiến hành nghiên cứu để xác định một số tùy chọn luôn có giá cả phải chăng, dễ sử dụng và dễ thiết lập. Chúng bao gồm;

# 1. Coupa

Coupa là một chương trình quản lý chi tiêu hoàn chỉnh bao gồm các đơn đặt hàng và yêu cầu mua hàng. Phần mềm có thể đơn giản như một công cụ để tạo đơn đặt hàng hoặc phức tạp như xử lý mọi thứ liên quan đến quy trình mua hàng của bạn.

Tùy thuộc vào nhu cầu của mình, bạn có thể mua Procure để mua sắm điện tử, Hóa đơn cho tự động hóa AP, Chi phí theo dõi chi phí đi lại / nhân viên hoặc Thanh toán cho các khoản thanh toán B2B. Coupa là một trong những tùy chọn phần mềm đặt hàng linh hoạt nhất hiện có vì nó có thể được tích hợp đầy đủ để hoạt động như một nền tảng quản lý chi tiêu hoàn chỉnh.

# 2. QuickBooks Professional

Tạo đơn đặt hàng trong quy trình công việc phải trả tài khoản của QuickBooks Pro rất đơn giản. QuickBooks từ lâu đã được công nhận là một trong những giải pháp kế toán doanh nghiệp nhỏ hàng đầu, cung cấp sổ cái tổng hợp với các khoản phải trả và phải thu. Khả năng tạo đơn đặt hàng là một phần của quy trình tài khoản phải trả.

Quickbooks có thể giúp bạn theo dõi những gì bạn đặt và nhận, lập kế hoạch chi tiêu và quản lý tiền của bạn một cách khôn ngoan. QuickBooks sẽ là sự lựa chọn tuyệt vời cho các doanh nghiệp nhỏ đang tìm kiếm một hệ thống đặt hàng với đầy đủ các khả năng kế toán do sự kết hợp của các yếu tố này và đường lối kiểm toán mạnh mẽ.

# 3. Sage Intacct

Các doanh nghiệp đang phát triển muốn nâng cấp lên giải pháp kế toán quy mô trung bình với chức năng mua hàng mạnh mẽ nên xem xét Sage Intacct. Sử dụng trang tổng quan và công cụ báo cáo, mô-đun mua hàng tự động hóa các giao dịch mua hàng, cho phép nhân viên của bạn giám sát việc mua lại hàng hóa và dịch vụ trong thời gian thực.

Sage Intacct cho phép bạn triển khai các phương pháp mua hàng tốt nhất và tạo các mẫu tùy chỉnh cho các yêu cầu, yêu cầu báo giá, đơn đặt hàng và điều chỉnh. Nó cũng cho phép bạn theo dõi giá của các nhà cung cấp trong cơ sở dữ liệu. Khi bạn trả giá cho một đơn đặt hàng, chi phí nhà cung cấp của bạn sẽ tự động được cập nhật cho các PO trong tương lai.

#số 4. Xero

Xero là phần mềm kế toán trực tuyến dành cho các doanh nghiệp nhỏ và các công ty khởi nghiệp. Nền tảng dựa trên đám mây này được biết đến với tính dễ sử dụng và có thể truy cập bất kỳ lúc nào và từ bất kỳ vị trí nào. Dòng tiền của bạn thậm chí có thể được xem trong thời gian thực! Với Xero, bạn có thể thanh toán hóa đơn, yêu cầu chi phí và kết nối ngân hàng an toàn.

# 5. SpendMap

Dự án Mua sắm Miễn phí của SpendMap là một hệ thống đặt hàng miễn phí thực sự dành cho các doanh nghiệp nhỏ. Nó không cung cấp chức năng hạn chế hoặc bản dùng thử miễn phí phiên bản trả phí của nó. Giải pháp Dự án Mua sắm Miễn phí của SpendMap cho phép doanh nghiệp của bạn tự động hóa quy trình đặt hàng với số lượng PO không giới hạn.

# 6. Khoảng không quảng cáo Zoho

Zoho Inventory là một ứng dụng miễn phí trong bộ Zoho. Trình tạo đơn đặt hàng, được bao gồm trong Khoảng không quảng cáo của Zoho, có thể tạo đơn đặt hàng đơn giản với các trường có thể chỉnh sửa. Bạn có thể nhập địa chỉ thanh toán, địa chỉ nhà cung cấp, số PO và thậm chí cả mô tả về các mặt hàng đã mua.

Mặc dù Zoho Inventory được sử dụng miễn phí, nhưng đây là một giải pháp quản lý hàng tồn kho và có thể không phải là lựa chọn tốt nhất cho tất cả các quy trình mua hàng của bạn. Nó hầu hết sẽ đóng vai trò như một công cụ đơn giản để tạo nhanh đơn đặt hàng, nhưng nó sẽ không cung cấp mức độ tự động hóa, cộng tác hoặc tùy chỉnh như một phiên bản trả phí. Với phiên bản miễn phí, bạn cũng bị giới hạn 20 đơn hàng mỗi tháng.

# 7. Paramount WorkPlace

Đơn đặt hàng có thể dễ dàng được tạo và quản lý với Paramount WorkPlace, một giải pháp quản lý mua sắm. Nó cung cấp cho nhân viên và ban quản lý các công cụ họ cần để đơn giản hóa quy trình phê duyệt PO và quản lý chi tiêu của họ hiệu quả hơn.

Giao diện người dùng hiện đại của nó rất dễ triển khai và có thể được sử dụng bởi nhân viên ở mọi cấp độ kỹ năng trong toàn tổ chức. Người dùng có thể tự động định tuyến các yêu cầu trưng cầu đã được phê duyệt để tạo PO và nhật ký kiểm tra chi tiết được tạo.

Để có trải nghiệm người dùng tốt hơn, Paramount Workplace cũng hỗ trợ tích hợp thời gian thực liền mạch với các ứng dụng ERP như Microsoft Dynamics, Acumatica, Blackbaud, Sage-ERP, Sage Intacct và Netsuite, trong số nhiều ứng dụng khác.

# 8. KissFlow

KissFlow là một giải pháp trưng cầu mua hàng tuyệt vời. Một lý do cho điều này là tính năng xử lý PO mạnh mẽ của nó. Phần mềm cung cấp cho người dùng một giải pháp không cần giấy tờ cho phép thực thi và quản lý hiệu quả tất cả các tài liệu PO mà không cần các bản in không cần thiết.

Người dùng có thể sử dụng quy trình làm việc có thể tùy chỉnh dựa trên quy tắc để đảm bảo rằng các PO mà họ tạo tuân thủ các chính sách đã thiết lập. Điều này đảm bảo rằng không có sai lầm trong quá trình sáng tạo của họ. Nó cũng cung cấp một cách tiếp cận có khả năng thích ứng cao để đăng ký nhà cung cấp chưa đăng ký.

Ban quản lý cũng có quyền truy cập vào thông tin chi tiết có thể hành động theo thời gian thực có thể được sử dụng để giảm chi tiêu không cần thiết và tiết kiệm tiền mua sắm.

# 9. Kiểm soát mua hàng

Kiểm soát mua hàng của Planergy cung cấp cho khách hàng của mình một hệ thống xử lý đơn đặt hàng đơn giản, lý tưởng cho các doanh nghiệp nhỏ. Nó cung cấp một hệ thống quản lý PO dựa trên đám mây có thẩm quyền phù hợp nhất với các doanh nghiệp quy mô nhỏ.

Người dùng có thể sử dụng phần mềm để tạo và quản lý các đơn đặt hàng và yêu cầu mua hàng, cũng như quản lý chi tiêu, xử lý hóa đơn và hợp lý hóa toàn bộ quy trình PO. Nó có một chỉ số báo cáo mạnh mẽ nhằm mục đích cung cấp cho các nhà quản lý thông tin họ cần để cải thiện hiệu suất.

# 10. O2b Technologies Inc.

O2b Technologies cung cấp phần mềm quản lý mua hàng giúp đơn giản hóa đáng kể quy trình PO. Nó sắp xếp hợp lý và tự động hóa đáng kể việc tạo, quản lý và theo dõi các PO cũng như yêu cầu mua hàng, làm cho quá trình này ít hỗn loạn hơn.

Nó tập trung vào việc tạo các PO nhanh nhẹn mà người dùng có thể thực thi bằng một vài cú nhấp chuột. Ngoài xử lý PO, phần mềm cho phép tích hợp liền mạch với các ứng dụng hữu ích khác. Những tích hợp này giúp cho việc quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp, kế toán, quản lý quan hệ khách hàng và quản lý hàng tồn kho hiệu quả hơn.

Hơn nữa, phần mềm hỗ trợ quy trình cấp phép PO đơn cấp và đa cấp, cũng như cơ chế kiểm tra toàn diện để theo dõi tất cả các PO đã được phê duyệt và bị từ chối.

# 11. Bellwether

Bellwether được nhiều người đánh giá là có một trong những giải pháp mua sắm điện tử tốt nhất trong ngành. Một trong những lý do khiến nó nhận được nhiều lời khen ngợi như vậy là nhờ khả năng xử lý PO vượt trội. Công cụ này lý tưởng cho các doanh nghiệp cần tạo 50-1000 tài liệu mỗi tháng.

Nó cung cấp hai kế hoạch riêng biệt phục vụ riêng cho các doanh nghiệp nhỏ và lớn hoặc vừa. Nó tập trung vào việc giảm thời gian làm thủ tục giấy tờ bằng cách số hóa quy trình PO từ đầu đến cuối.

Người dùng có thể tùy chỉnh quy trình làm việc của họ và theo dõi các phê duyệt và từ chối PO mà không gặp khó khăn. Ngoài ra, phần mềm này hoàn toàn dựa trên web.

# 12. SalesAttach

Intuit QuickBooks là một trong những chương trình phần mềm kế toán phổ biến nhất thế giới. Tuy nhiên, ít người biết đến khả năng tích hợp đáng chú ý của nó với các công cụ xử lý PO khác. SalesAttach là một chương trình phần mềm tích hợp với hệ thống kế toán QuickBooks để giảm các lỗi nhập dữ liệu trong hồ sơ tài chính.

Ứng dụng theo dõi mọi thứ liên quan đến đơn đặt hàng của bạn, bao gồm thông tin về nhà cung cấp, chi phí đặt hàng và số lượng đơn hàng đã đặt. Phần mềm cũng cực kỳ hữu ích cho việc quản lý hàng tồn kho.

Dữ liệu SalesAttach có thể được sử dụng để so sánh thông tin về các nhà cung cấp khác nhau và nhận được ưu đãi tốt nhất cho số tiền của bạn.

Doanh nghiệp nhỏ có nên sử dụng đơn đặt hàng không?

Đơn đặt hàng là một thành phần thiết yếu của bất kỳ doanh nghiệp nào. Họ cho phép bạn tham gia vào các hợp đồng ràng buộc pháp lý với các nhà cung cấp thông qua các tài liệu pháp lý. Điều này cho phép bạn đảm bảo tính chính xác của hệ thống đặt hàng đồng thời giữ cho các quy trình kinh doanh của bạn đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách.

QuickBooks có cung cấp hệ thống đặt hàng không?

Các đơn đặt hàng mua định kỳ có thể được lập lịch dễ dàng trong QuickBooks. Khi đơn đặt hàng hoàn tất, QuickBooks tự động sao chép các mặt hàng, số lượng và giá từ đơn đặt hàng của bạn và biến nó thành hóa đơn.

Làm thế nào để bạn tạo một hệ thống Po?

Nộp đơn trực tuyến: Tìm, đặt trước và thanh toán cho một hộp tại Bưu điện gần bạn. Đến tận nơi nhận chìa khóa: Mang theo đơn đăng ký đã điền đầy đủ thông tin và 2 mẫu giấy tờ tùy thân đến Bưu điện (nơi có hộp của bạn) để nhận chìa khóa. Nhận thư một cách thuận tiện: Giờ linh hoạt cho phép bạn kiểm tra Hộp thư bưu điện theo lịch trình của mình.

Bao nhiêu là một hệ thống Po?

Theo các nghiên cứu được thực hiện bởi các tổ chức khác nhau, chi phí xử lý PO trung bình nằm trong khoảng từ $ 50 đến $ 1000. Chúng ta hãy xem xét một số chỉ số.

Làm cách nào để quản lý đơn đặt hàng trong Excel?

Nếu muốn làm việc với bảng tính, bạn có thể tạo đơn đặt hàng trong Microsoft Excel bằng phương pháp tương tự. Mở tài liệu Excel mới, sau đó nhấp vào biểu tượng ở góc trên bên trái của màn hình. Chọn “mới” và “Đơn đặt hàng” từ menu thả xuống.

Một hộp Po có giá bao nhiêu một tháng

Tìm một hộp thư bưu điện gần bạn

Tùy thuộc vào vị trí của bạn, bạn có thể nhận được Hộp thư bưu điện mới tại Bưu điện với giá chỉ $ 4.33 mỗi tháng. Sử dụng tài khoản USPS.com hiện có hoặc tài khoản USPS.com mới của bạn để đặt trước một hộp.

Lợi ích của việc sử dụng hệ thống đặt hàng cho một doanh nghiệp nhỏ

Giảm sự phụ thuộc vào can thiệp thủ công

Bằng cách số hóa và tự động hóa quy trình đặt hàng, bạn có thể loại bỏ sự can thiệp thủ công từ nhóm của mình, tiết kiệm thời gian và giảm lỗi do nhập dữ liệu thủ công.

Tiết kiệm chi phí hoạt động

Bạn có thể tăng tốc toàn bộ quy trình và tiết kiệm tới 45-65 phần trăm chi phí hoạt động cho doanh nghiệp của mình bằng cách sử dụng hệ thống đặt hàng dựa trên đám mây.

Minh bạch

Bằng cách xem trạng thái của tất cả các PO đang mở, bạn có thể đảm bảo tính minh bạch hoàn toàn trong toàn bộ quy trình đặt hàng và đảm bảo rằng mọi thứ đang đi đúng hướng.

Kết luận

Một doanh nghiệp không thể hy vọng phát triển nếu hệ thống mua sắm của họ không hiệu quả và liên tục gặp trục trặc. Đây là lý do tại sao một hệ thống đặt hàng doanh nghiệp nhỏ có thẩm quyền tự động hóa toàn bộ quy trình trong toàn tổ chức là rất quan trọng.

PO tốt phần mềm quản lý sẽ hỗ trợ việc tạo PO không có lỗi, theo dõi hiệu quả việc mua hàng, cải thiện mối quan hệ với nhà cung cấp và đáp ứng kịp thời các đơn đặt hàng.

Theo đề xuất của chúng tôi, nếu bạn đang tìm kiếm một hệ thống tự động hóa Đơn đặt hàng thân thiện với người dùng, dành cho doanh nghiệp nhỏ, hãy tìm đến Paramount WorkPlace.

Những câu hỏi thường gặp

Các đơn đặt hàng có cần thiết cho doanh nghiệp nhỏ không?

Hệ thống đặt hàng tốt là gì?

Precoro là phần mềm đặt hàng tốt nhất cho đa số mọi người. Phần mềm đặt hàng đảm bảo rằng doanh nghiệp của bạn nhận được hàng tồn kho mà nhà cung cấp yêu cầu một cách nhanh chóng và dễ dàng. Nó đơn giản hóa quy trình mua sắm, cho phép bạn yên tâm rằng doanh nghiệp của bạn sẽ nhận được các sản phẩm mà họ yêu cầu sau này.

Doanh nghiệp còn sử dụng phiếu mua hàng không?

Đơn đặt hàng là một phần thiết yếu của bất kỳ doanh nghiệp nào. Đơn đặt hàng là một việc thường xảy ra trong kinh doanh, cho dù chúng được nhận từ khách hàng, gửi đến nhà cung cấp hay được sử dụng trong nội bộ giữa các bộ phận trong cùng một công ty.