Mặc dù có nhiều công cụ mạnh mẽ, Excel miễn phí sẽ không đáp ứng tất cả các nhu cầu quản lý dự án của bạn. Cú sốc giá có lẽ đã từng xảy ra với bạn một hoặc hai lần nếu bạn đã từng tìm kiếm một phần mềm hoặc một khóa học quản lý dự án Excel. Các chương trình hoặc công cụ này đắt tiền và có thể mang lại cho bạn vài nghìn đô la hàng năm. Nó đủ để khiến người ta nghĩ đến việc chỉ sử dụng một mẫu Excel và các công cụ quản lý dự án để thực hiện nhiệm vụ, đó thực sự không phải là một quan niệm tồi. Mặc dù Excel không được quảng cáo như một công cụ lập kế hoạch dự án, nhưng nền tảng này có nhiều khả năng hơn hầu hết mọi người biết khi nói đến việc theo dõi các dự án. Trong bài viết này, chúng ta sẽ nói về mẫu excel danh sách nhiệm vụ dự án.
Công cụ quản lý dự án Excel
Excel có rất nhiều công cụ mạnh, nhưng nó sẽ không đáp ứng được tất cả các nhu cầu quản lý dự án của bạn. Bài viết này giải thích cách sử dụng chương trình hết tiềm năng của nó cho các dự án nhỏ hơn.
Bạn có thể đã gặp phải cú sốc nhãn dán một hoặc hai lần nếu bạn đã từng tìm kiếm phần mềm quản lý dự án. Các hệ thống phần mềm này đắt tiền, có thể tốn vài nghìn đô la hàng năm. Chỉ cần sử dụng một số mẫu Excel là đủ để hoàn thành nhiệm vụ, điều này không phải lúc nào cũng là một ý tưởng tồi. Mặc dù Excel không được quảng cáo như một công cụ lập kế hoạch dự án, nhưng nền tảng này có nhiều khả năng hơn hầu hết mọi người biết khi nói đến việc theo dõi các dự án.
Tuy nhiên, liệu trình theo dõi dự án Excel có đủ cho bạn không hay bạn yêu cầu một nền tảng được thiết kế đặc biệt để quản lý dự án? Trước khi đưa ra lựa chọn đó, bạn nên biết những thông tin sau về quản lý dự án Excel.
Excel có công cụ quản lý dự án không?
Nói một cách đơn giản, Excel có thể được sử dụng để quản lý dự án. Thành thật mà nói, nó không phải là lựa chọn tốt nhất.
Tại sao bạn hỏi?
Nếu bạn đã từng cố gắng quản lý một công cụ quản lý dự án bằng cách sử dụng một trang tính hoặc mẫu Excel với các công thức phức tạp, định dạng có điều kiện và macro chỉ để xem nó cháy và hỏng, bạn sẽ biết điều đó thật khó chịu. Nói cách khác, quản lý dự án bằng MS Excel giống như cắt bánh bằng cưa. Nó có thể thực hiện nhiệm vụ, nhưng có một cách tiếp cận tốt hơn. Mặc dù bạn có thể tạo biểu đồ Gantt, công cụ quản lý dự án, báo cáo tiến độ và thậm chí cả mẫu theo dõi ngân sách, nhưng Excel quá thủ công nên bạn sẽ mất nhiều thời gian và có khả năng mắc lỗi.
Ngoài ra:
- Không thể cộng tác trong thời gian thực với các thành viên trong nhóm.
- Giao tiếp hiệu quả là điều không thể.
- Một số quy trình không thể được tự động hóa cho nhiều dự án.
- Nó không an toàn
Tóm lại, mẫu Excel miễn phí là đủ cho các công cụ quản lý dự án. Nhưng “ổn” có được chấp nhận trong công việc của bạn không? Nhưng bạn đến đây để tìm hiểu thêm về Excel, không phải để nghe chúng tôi nói về lý do tại sao đó là một ý tưởng tồi. Do đó, có một số cách bạn có thể sử dụng các công cụ và mẫu quản lý dự án miễn phí để đơn giản hóa cuộc sống của mình nếu bạn buộc phải hoặc chọn sử dụng Excel vì bất kỳ lý do gì.
Làm cách nào để sử dụng Excel để quản lý dự án?
Khi nói đến quản lý, điều hành, phân tích, lập kế hoạch, tính toán và hơn thế nữa, các công cụ dự án Excel miễn phí là công cụ được sử dụng nhiều nhất trong mọi doanh nghiệp. Không nghi ngờ gì nữa, Excel là công cụ hữu ích để quản lý dự án, được hỗ trợ bởi các định dạng lưới thuận tiện, khả năng lọc và hình thành mọi loại dữ liệu và giao diện thân thiện với người dùng của nó. Đối với một số lĩnh vực quản lý dự án, Excel có thể khó khăn hơn, đặc biệt là đối với người mới.
Công cụ quản lý dự án Mẫu Excel
Các mẫu miễn phí của Excel là một trong số ít những phẩm chất đáng giá của nó. Về cơ bản, bạn có thể thay đổi bất kỳ mẫu excel miễn phí nào cho các công cụ quản lý dự án trong thư viện của chúng theo nhu cầu của bạn bằng cách chỉ cần cắm nó vào. Hãy nói về một số công cụ quản lý dự án và mẫu excel phổ biến nhất.
# 1. Trình quản lý tác vụ
Mẫu trình theo dõi công cụ quản lý dự án sẽ là phần giới thiệu của chúng tôi về các mẫu Excel. Nó cho phép bạn theo dõi sự phát triển tổng thể của các dự án của mình, phân loại chúng theo nhân viên được phân bổ và xem trạng thái nhiệm vụ. Ngoài ra, nó có một máy tính tích hợp cho phép bạn sắp xếp dự án của mình bằng cách sử dụng dữ liệu có điều kiện.
# 2. Đồ thị Burndown
Biểu đồ Burndown là biểu đồ vật lý hai trục cho biết dự án của bạn có đúng tiến độ hay chậm tiến độ hay không. Chúng giúp bạn theo dõi hiệu suất của nhóm chặt chẽ hơn và dự đoán sự chậm trễ trước khi chúng xảy ra. Biểu đồ tổng hợp cũng có thể được sử dụng như một loại mẫu ngân sách để theo dõi các chỉ số, chẳng hạn như chi tiêu thực tế so với ngân sách cơ sở. Mặc dù các mẫu biểu đồ burndown không được Excel cung cấp cụ thể, nhưng chúng tôi đã chọn đưa chúng vào danh sách của mình vì chúng rất đơn giản.
# 3. Biểu đồ Gantt
Biểu đồ Gantt là công cụ trực quan hấp dẫn để hiển thị lịch trình dự án của bạn. Chúng thực sự là tính năng phổ biến thứ ba cho phần mềm quản lý dự án, theo Capterra. Sử dụng mẫu biểu đồ Gantt trong Excel, bạn có thể tạo một biểu đồ khá nhanh chóng. Các dự án của bạn có thể được chia thành các giai đoạn, nhiệm vụ và các thành viên trong nhóm.
#4. Những việc cần làm
Hầu hết nhân viên văn phòng chỉ có ba giờ mỗi ngày là thực sự hiệu quả.
cái này ảnh hưởng gì đến bạn?
Nhân viên thường lãng phí quá nhiều thời gian để làm việc hiệu quả bởi vì họ không ưu tiên các nhiệm vụ của mình để tập trung vào những việc quan trọng nhất trước. Vì lý do này, danh sách việc cần làm rất hữu ích. Bạn có thể lập một danh sách việc cần làm vừa hữu ích vừa dễ nhìn bằng cách sử dụng mẫu này.
# 5. Báo cáo tình trạng dự án
Theo nghiên cứu của công ty quản lý danh mục đầu tư Wellington có trụ sở tại Anh, báo cáo trạng thái là nhiệm vụ phổ biến nhất được thực hiện bởi các PMO. Và với lý do chính đáng. Các nhà quản lý và các bên liên quan quan trọng phải biết về tiến độ của dự án. Sử dụng mẫu này để theo dõi và chia sẻ tiến độ dự án trong suốt một năm.
Excel có mẫu kế hoạch dự án không?
Có, có một số mẫu kế hoạch dự án có sẵn trong Excel. Chúng tôi đã sắp xếp tất cả và tìm thấy các mẫu kế hoạch dự án tốt nhất trong Excel. Trong bài viết này, chúng tôi đã giải thích các loại mẫu khác nhau và khi nào bạn nên sử dụng từng loại.
Làm cách nào để theo dõi tiến độ của một dự án trong Excel?
Người dùng Microsoft Excel có thể lập danh sách các nhiệm vụ mà họ có thể sử dụng để theo dõi tiến độ của họ hoặc tham gia khóa học Excel cho Quản lý dự án. Những loại danh sách này có thể giúp bạn hoặc nhóm của bạn duy trì nhiệm vụ khi bạn làm việc trong các dự án khác nhau. Bạn có thể tăng kết quả đầu ra của mình với tư cách là một chuyên gia và năng suất chung của mình bằng cách học cách sử dụng trình theo dõi tác vụ Excel.
Để xây dựng và sử dụng danh sách việc cần làm có thể theo dõi trong Excel, hãy làm theo năm bước sau:
# 1. Khởi chạy Excel và tạo tiêu đề cột cần thiết
Ngay sau khi khóa học Excel cho Quản lý Dự án được mở, bạn có thể bắt đầu tạo các tiêu đề cột mới với tên của các phần tử bạn muốn theo dõi. Đây thường là các thành phần chính của nhiệm vụ của bạn và một số thành phần điển hình bao gồm:
ID công việc: Bằng cách gán cho mỗi công việc một ID, bạn sẽ có thể truy cập nó một cách nhanh chóng trong tương lai. Chia sẻ nhiệm vụ với đồng nghiệp có thể hữu ích vì nó có thể ngăn ngừa mọi quan niệm sai lầm khi đề cập đến một nhiệm vụ nhất định.
Tên công việc: Mặc dù ID có thể giúp bạn nhanh chóng nhận ra một công việc, nhưng việc đặt cho nó một cái tên phù hợp có thể giúp bạn ghi nhớ nó. Giữ cho tên nhiệm vụ ngắn gọn và bao gồm một hộp mô tả với các chi tiết khác nếu có thể.
Lưu ý khi nào các nhiệm vụ đến hạn sẽ giúp bạn đi đúng hướng và đáp ứng thời hạn. Điều này rất hữu ích để hoàn thành nhiều nhiệm vụ một cách nhanh chóng.
Chủ sở hữu công việc: Thêm cột chủ sở hữu công việc vào trình theo dõi công việc của bạn có thể giúp bạn theo dõi các công việc của mọi người nếu trình theo dõi công việc của bạn chứa các nhiệm vụ cho nhiều người. Ngoài ra, sẽ hữu ích nếu bạn chịu trách nhiệm giám sát một nhóm vì bạn có thể kiểm soát cách họ vận hành và tiến độ trong một dự án.
Trạng thái nhiệm vụ: Bạn có thể thêm một cột để hiển thị chính xác từng nhiệm vụ đang tiến triển như thế nào. Tùy thuộc vào tính chất chính xác của công việc, bạn có thể sử dụng nó để cho biết một nhiệm vụ chưa được bắt đầu, đang thực hiện hay đã hoàn thành, cũng như các trạng thái có thể hình dung khác.
Tầm quan trọng của nhiệm vụ: Một thành phần quan trọng của việc giám sát và quản lý nhiệm vụ thường liên quan đến việc chỉ định mức độ ưu tiên các công việc dựa trên giá trị tổng thể của chúng cho một dự án. Bằng cách bao gồm cột ý nghĩa nhiệm vụ và phân loại nhiệm vụ của bạn một cách thích hợp, bạn có thể hoàn thành điều đó.
Đối với thông tin về công việc của bạn không rõ ràng ngay lập tức để cung cấp trong các cột khác, bạn cũng có thể chèn một cột.
# 2. Hoàn thành chi tiết từng nhiệm vụ
Bây giờ các cột có thể được lấp đầy bằng dữ liệu sau khi được tạo. Liệt kê tất cả các nhiệm vụ đang chờ xử lý trước, cùng với trạng thái hoàn thành của chúng, vì đây là hai yếu tố chính giúp bạn sắp xếp các nhiệm vụ của mình sau này. Bạn có thể thêm nhiệm vụ vào trình theo dõi nhiệm vụ của mình khi tìm hiểu thêm về chúng, chẳng hạn như thời hạn và mức độ ưu tiên của chúng.
# 3. Bao gồm một bộ lọc
Một bộ lọc có thể được sử dụng để loại bỏ các dữ liệu không liên quan. Điều này rất có lợi cho việc quản lý nhiều mục tác vụ. Bằng cách chọn “bộ lọc” từ menu “Sắp xếp & Bộ lọc” trên thanh tác vụ Excel, bạn có thể thêm bộ lọc vào bảng tính của mình. Bạn có thể chọn loại bỏ tất cả các nhiệm vụ bạn đã hoàn thành trước đó bằng cách chọn cột "Trạng thái nhiệm vụ" và thêm một bộ lọc, chẳng hạn. Điều này sẽ giúp bạn có cái nhìn rõ ràng hơn về những công việc chưa hoàn thành của mình.
#4. Sắp xếp và sắp xếp công việc của bạn bằng cách sử dụng bộ lọc
Sau khi đặt xong, bạn có thể sử dụng bộ lọc để theo dõi tiến trình của các công việc chưa hoàn thành của mình. Giờ đây, bạn có thể sắp xếp công việc của mình dựa trên những gì bạn muốn xem tại bất kỳ thời điểm nào nếu bạn áp dụng bộ lọc cho cột "Trạng thái công việc". Kết quả là, những công việc bạn chưa bắt đầu làm, những công việc bạn đang làm, những công việc bạn đã hoàn thành hoặc bất kỳ sự kết hợp nào giữa các danh mục này, tất cả đều dễ dàng quan sát hơn.
# 5. Tiếp tục sử dụng Trình quản lý tác vụ của bạn
Bạn có thể sử dụng trình theo dõi nhiệm vụ của mình để giúp bạn quản lý các nhiệm vụ của mình ngay bây giờ mà bạn đã thiết lập. Nếu bạn muốn thu hút sự chú ý đến các khía cạnh bổ sung của nhiệm vụ của mình, bạn có thể thêm nhiều cột hơn và bạn có thể cập nhật các trường đã có để mô tả rõ hơn chúng đại diện cho những gì. Để giúp bạn dễ dàng hơn trong việc xem từng công việc đang tiến triển như thế nào để hoàn thành, bạn cũng có thể sử dụng nhiều màu sắc khác nhau cho từng cột hoặc trạng thái.
Công cụ quản lý dự án Excel Miễn phí
Excel cung cấp rất nhiều công cụ quản lý dự án, hầu hết đều miễn phí. Rất nhiều người trong số họ sẽ được tiết lộ trong bài viết này. Đảm bảo bạn xem qua bài viết sẽ thấy hết.
Quản lý dự án Mẫu Excel Miễn phí
Năm mẫu Microsoft Excel miễn phí để quản lý dự án phù hợp với các loại dự án hoặc giai đoạn dự án cụ thể đã được phát triển. Bạn có yêu cầu một nơi để theo dõi chi phí dự án của mình và đảm bảo tuân thủ ngân sách không? Có lẽ bạn cần các mẫu excel miễn phí để quản lý dự án để cập nhật trạng thái ngắn gọn mà bạn có thể gửi cho nhóm của mình mỗi tuần. Là một kho lưu trữ trung tâm cho tất cả dữ liệu liên quan đến dự án, các mẫu này có thể dùng làm lịch trình, ngân sách và theo dõi của bạn. Bằng cách hợp lý hóa quy trình, bạn sẽ giảm nguy cơ bỏ lỡ các khả năng quan trọng. Xem chúng được liệt kê bên dưới.
# 1. Mẫu Báo cáo Trạng thái Dự án
Bạn sẽ muốn luôn có tổ chức để cập nhật của bạn luôn đúng tiến độ, cho dù báo cáo trạng thái dự án của bạn được gửi qua email hay trong cuộc họp. Giữ một mẫu báo cáo trạng thái dự án trong túi của bạn để bạn có thể sao chép nó mỗi tuần và thêm thông tin thích hợp. Để tiết kiệm thời gian cho bạn và nhóm của bạn, chỉ cần cắm các sửa đổi vào một mẫu hiện có. Nhóm của bạn đã đạt được những thành tích gì? Gọi những người này ra và khen ngợi họ. Bạn có bất kỳ rủi ro hoặc vấn đề nào cần được giải quyết không? Đây là vị trí để liệt kê các trở ngại tiềm ẩn và đưa ra các giải pháp khắc phục. Cung cấp cho nhóm của bạn và ban lãnh đạo công ty các bản cập nhật bằng cách sử dụng mẫu trạng thái dự án.
Sắp xếp mẫu này hơn nữa bằng cách lưu nó để sử dụng sau này. Điều gì đã xảy ra và những gì hoạt động tốt có thể được đánh giá. Mẫu cho trạng thái dự án có thể được sửa đổi để phù hợp với tình hình công việc cụ thể của bạn.
# 2. Mẫu nhiệm vụ dự án nhóm
Hãy coi mẫu nhiệm vụ cho dự án nhóm của bạn như một tổng quan cấp cao về tất cả các nhiệm vụ và nhiệm vụ con có liên quan đến dự án. Chia nó thành các phần tương ứng với các giai đoạn của dự án. Liệt kê các bên liên quan, ngày đến hạn và mức độ ưu tiên của mỗi nhiệm vụ. Cho phép cập nhật nhiệm vụ dự án từ các bên liên quan, bao gồm ngày bắt đầu và ngày kết thúc, tỷ lệ phần trăm hoàn thành và khi nhiệm vụ kết thúc. Sử dụng mẫu này để xác định ai phụ trách tài nguyên nào. Các bên quan tâm có thể sử dụng tài liệu này để tìm câu trả lời cho các thắc mắc của họ hoặc để tìm hiểu xem họ sẽ hợp tác chặt chẽ với ai.
Đây là nơi bạn có thể sử dụng mẫu nhiệm vụ dự án nhóm một cách sáng tạo. Đặt dòng thời gian này bên cạnh kế hoạch dự án của bạn để bạn có thể so sánh tiến độ và nhấn mạnh những thành tựu nhỏ.
# 3. Mẫu mục hành động
Mỗi dự án đều có một nhóm nhiệm vụ ưu tiên phải hoàn thành để đáp ứng các tiêu chuẩn và mục tiêu cuối cùng. Bạn có thể cung cấp cho các mục hành động này một bản trình bày trực quan trong quy trình làm việc của mình bằng cách thêm một mẫu mục hành động. Những hành động này có thể được phân loại thành mức độ ưu tiên cao, trung bình hoặc thấp trong mẫu của bạn. Bạn có thể chỉ định thời hạn và các bên chịu trách nhiệm. Mẫu mục hành động có thể được thiết lập cho một giai đoạn của dự án hoặc được điều chỉnh cho phù hợp với nhiệm vụ của một nhóm, tùy thuộc vào quy mô dự án của bạn.
Mẫu mục hành động rất hữu ích để vạch ra những nhiệm vụ nào phụ thuộc vào sự hoàn thành của những người khác. Nó cung cấp một cái nhìn tổng quan toàn diện về cách các nhiệm vụ có liên quan trong quá trình của một dự án.
#4. Mẫu biểu đồ Gantt
Đây là một mẫu có thể hữu ích nếu các thành viên trong nhóm của bạn là những người học trực quan. Biểu đồ Gantt sử dụng các thanh mã màu được đặt trên chế độ xem lịch ngang để mô tả trực quan các giai đoạn của dự án, các bên liên quan và các hoạt động. Mỗi nhóm hoặc từng bên liên quan, hãy chọn một màu. Bạn có thể theo dõi tiến trình của nó khi mỗi nhiệm vụ được hiển thị trên lịch dòng thời gian của dự án. Một tùy chọn khác là dạng xem danh sách, hiển thị các tác vụ theo thứ tự thông thường hơn.
Việc kết hợp hai bố cục này có thể tạo cho mỗi bên liên quan ấn tượng rằng họ có thể theo dõi dự án theo phương pháp thuận tiện nhất cho họ. Cung cấp cho người dùng lựa chọn phong cách hấp dẫn hơn để theo dõi dự án của bạn nếu bố cục danh sách tiêu chuẩn là không mong muốn.
# 5. Mẫu ngân sách dự án
Hầu hết tất cả các dự án, bất kể lớn hay nhỏ, sẽ có kinh phí. Ngân sách cho một dự án hoàn toàn không phải là nơi cho những sai lầm hoặc hiểu lầm. Hơn nữa, để ngăn chặn chi phí khổng lồ ngoài kế hoạch khi kết thúc dự án, điều quan trọng là phải theo dõi chi tiêu xuyên suốt. Bố trí chi phí dự kiến trong mẫu khi bắt đầu dự án. Phân chia chúng theo giai đoạn dự án, nhóm hoặc bất kỳ điều gì khác có ý nghĩa đối với dự án của bạn. Sau đó, sử dụng mẫu làm tài liệu tham khảo để theo dõi các khoản chi phí khác nhau và xác nhận rằng chúng phù hợp với ước tính của bạn.
Đây là một cách đơn giản và nhanh chóng để kiểm tra tài chính của bạn. Ngoài ra, bạn sẽ nhận được một cảnh báo nhanh chóng nếu bạn có nguy cơ vượt quá ngân sách của mình. Bạn có thể đảm bảo rằng nhóm nhận thức được các kỳ vọng tài chính của bạn bằng cách sử dụng một mẫu ngân sách thống nhất.
Mẫu danh sách nhiệm vụ dự án Excel
Mẫu danh sách công việc Excel cho dự án trong bài viết này chỉ hiển thị một vài trong số vô số cách bạn có thể theo dõi công việc bằng bảng tính, từ danh sách việc cần làm đơn giản đến phức tạp hơn Biểu đồ Gantt. Các mẫu này cho biết cách thể hiện mức độ ưu tiên bằng cách sử dụng các bộ biểu tượng, hiển thị thanh tiến trình bằng cách sử dụng định dạng có điều kiện, tạo biểu đồ bằng cách sử dụng biểu đồ thanh xếp chồng và kiểm tra các công việc khi chúng hoàn thành bằng dấu kiểm.
# 1 Mẫu Danh sách Nhiệm vụ Dự án
Bảng tính này cho biết cách định dạng có điều kiện có thể được sử dụng để đánh dấu cột Ưu tiên, thêm thanh tiến trình vào cột% Hoàn thành và sử dụng xác thực dữ liệu để tạo hộp kiểm hoạt động. Ngoài ra, các cột về tiền và giờ chi tiêu cho mỗi bài tập được bao gồm.
# 2. Mẫu theo dõi tác vụ đơn giản
Mẫu trình theo dõi tác vụ excel này là một danh sách khác trong dự án cho biết cách sử dụng định dạng có điều kiện để hiển thị xếp hạng ưu tiên từ 1-4 với các vòng tròn màu khác nhau bằng cách sử dụng các bộ biểu tượng tùy chỉnh. Một phương pháp tương tự được áp dụng cho hộp kiểm trong cột Xong
# 3. Danh sách nhiệm vụ dự án với biểu đồ Gantt
Sử dụng biểu đồ thanh xếp chồng trong Excel, biểu đồ Gantt có thể được tạo từ danh sách nhiệm vụ trong mẫu excel của dự án. Mặc dù đây là danh sách hữu ích trong mẫu excel có thể được áp dụng cho nhiệm vụ quản lý dự án thực tế, nhưng mục tiêu chính của nó là hiển thị cách tổ chức bảng dữ liệu để xây dựng biểu đồ Gantt.
#4. Mẫu danh sách kiểm tra công việc
Danh sách nhiệm vụ dự án này trong một mẫu excel, cho thấy cách tạo hộp kiểm bằng cách sử dụng menu thả xuống xác thực dữ liệu và cách hiển thị các giá trị ưu tiên CAO, TRUNG BÌNH và THẤP bằng cách sử dụng các điều kiện định dạng có điều kiện đơn giản. Khi hộp kiểm được chọn, định dạng có điều kiện cũng được sử dụng để thay đổi kiểu chữ thành gạch ngang màu xám.
Tại sao Excel không tốt cho quản lý dự án?
Dưới đây là một số lý do tại sao Excel không tốt cho việc quản lý dự án:
# 1. Mất một thời gian dài
Có thể dễ dàng mất thời gian tìm kiếm, cập nhật và kiểm tra kỹ thông tin dự án, tùy thuộc vào quy mô và mức độ phức tạp của các dự án riêng lẻ, cũng như số lượng dự án bạn đang quản lý hoặc tham gia.
Bạn sẽ cần phải tìm kiếm các giấy tờ quan trọng khác như báo cáo dự án và báo cáo trạng thái vì Excel chỉ thích hợp cho các loại dữ liệu cụ thể. Không thể có được sự hiểu biết đầy đủ, toàn diện về dự án, kể cả những lựa chọn quan trọng.
# 2. Dữ liệu dự án không chính xác
Bảng tính dễ mắc lỗi, đặc biệt khi được sử dụng bởi một số thành viên trong nhóm. Bạn không thể chắc chắn rằng bảng tính bạn đang sử dụng là phiên bản mới nhất, rằng các công thức là chính xác hay không có dữ liệu nào bị vô tình sửa đổi hoặc xóa. Đối với các doanh nghiệp được quản lý cao như tài chính hoặc chăm sóc sức khỏe, sự không rõ ràng này là một gánh nặng to lớn.
Các bảng tính được lưu ở một số vị trí dẫn đến dữ liệu không nhất quán được lưu trữ trong các silo khác nhau. Dự án có thể bị tạm dừng trong vài tuần nếu ai đó lưu bản sao duy nhất của một tài liệu quan trọng vào máy tính cục bộ của họ và sau đó quên chia sẻ nó trước khi đi nghỉ. Thiếu quyền sở hữu, cho phép một số người dùng nhưng không có ai chịu trách nhiệm xác minh tính chính xác của dữ liệu, làm tăng thêm những vấn đề này.
# 3. Việc giám sát tiến độ của một dự án là một thách thức
Như bạn có thể đã nghi ngờ, Excel không phải là công cụ báo cáo dự án tốt nhất. Khi thông tin bị phân tán trong một số tệp, thật dễ dàng để quên đi thời hạn, mối nguy hiểm hoặc tài nguyên được phân bổ. Điều này hạn chế khả năng hiển thị của dự án và cản trở khả năng đưa ra các quyết định sáng suốt.
#4. Thông tin thừa
Các bên liên quan khác nhau và các thành viên trong nhóm yêu cầu nhiều loại thông tin khác nhau. Excel không hỗ trợ tạo các dạng xem tùy chỉnh với các cấp quản trị khác nhau. Bảng tính được hiển thị cho tất cả mọi người. Do đó, họ mất nhiều thời gian hơn khi cố gắng xác định điều gì là quan trọng đối với công việc của họ.
# 5. Thiếu tinh thần đồng đội
Các chức năng cộng tác chính như danh sách nhiệm vụ, bảng thảo luận, chia sẻ tệp và theo dõi hội thoại không khả dụng trong Excel. Rất khó để các thành viên trong nhóm chỉ cần xác minh trạng thái của nhiệm vụ hoặc xác định những gì phải làm tiếp theo. Họ không biết về trạng thái chung của dự án hoặc liệu một đồng đội có đang gặp khó khăn với một nhiệm vụ cụ thể hay không.
Tại sao người quản lý dự án sử dụng Excel thay vì MS Project?
Excel thường được sử dụng để quản lý dự án vì nó là một chương trình được yêu thích và được sử dụng rộng rãi bởi các doanh nghiệp, tổ chức và nhiều tổ chức khác. Mọi người vì vậy đã quen thuộc với nó. Các nhà quản lý cố gắng sử dụng nó để quản lý dự án vì nó có thể thích ứng được, đồng thời cố gắng tránh chi tiền cho phần mềm bổ sung.
Là gì Khóa học Excel cho Quản lý Dự án?
Có rất nhiều khóa học trực tuyến dạy cách sử dụng Excel để quản lý dự án. Khóa học Excel cho Quản lý Dự án này lý tưởng cho những người muốn làm việc trong các dự án. Một số khóa học trong Excel cho Quản lý Dự án thường được chia thành ba mô-đun chính: Lập kế hoạch và Ngân sách, Theo dõi và Báo cáo. Hơn nữa, khóa học Excel cung cấp sự kết hợp lý tưởng của các kỹ năng để thực hiện công việc phân tích và báo cáo trong quản lý dự án.
Mục đích là để dạy bạn cách giải quyết các vấn đề khác nhau liên quan đến khóa học quản lý dự án excel một cách có hệ thống với sự trợ giúp của các nghiên cứu điển hình thực tế. Một số khóa học quản lý dự án excel có sẵn trên Udemy, các khóa học Microsoft Office, Coursera, v.v. Khóa học cụ thể này cung cấp các kỹ năng, kiến thức và sự tự tin để làm việc trong vai trò quản lý dự án bằng Excel.
Công dụng của các công cụ Excel là gì?
Với khả năng tiết kiệm thời gian của Excel, bạn có thể hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn, ngay cả khi xử lý dữ liệu khổng lồ hoặc thực hiện các phép tính phức tạp. Ngoài ra, việc thu thập, nhập, lưu trữ, phân loại và phân tích dữ liệu có thể được thực hiện nhanh chóng với sự trợ giúp của nhiều loại công nghệ. Việc hoàn thành các phép tính phức tạp giúp tăng năng suất đòi hỏi trình độ chuyên môn cao.
3 tệp hoặc công cụ mà bạn có thể xây dựng trong Excel là gì?
- Lọc và tính toán với các bảng
- Cô lập dữ liệu biến trong một vùng dữ liệu
- Báo cáo ngoại lệ với định dạng có điều kiện
Các tính năng chính của Excel là gì?
Các chức năng chính của Microsoft Excel bao gồm sắp xếp dữ liệu dạng bảng, chèn bảng tổng hợp, thêm công thức và tính toán các tập dữ liệu lớn.
Kết luận
Quản lý dự án hiệu quả đòi hỏi phải có tổ chức và theo dõi tiến độ. Nhiều tổ chức sử dụng Excel để điều phối ngân sách, lịch trình, tài nguyên và theo dõi tiến độ dự án. Bạn có thể sử dụng một số danh sách mẫu cho nhiệm vụ Excel để quản lý dự án bằng cách nghiên cứu các lợi ích và tính năng của chúng. Bài đăng này giải thích những lợi ích của việc sử dụng bảng tính để quản lý dự án và cung cấp các mẹo về cách quản lý dự án Excel tiếp theo của bạn.
bài viết tương tự
- Quản lý dự án xây dựng: Hướng dẫn cho người mới bắt đầu để quản lý hiệu quả
- CÔNG CỤ QUẢN LÝ NHIỆM VỤ: 24 Công cụ Quản lý Nhiệm vụ Tốt nhất cho Nhóm [2023]
- KẾ HOẠCH TÀI CHÍNH CÁ NHÂN: Hướng dẫn Xây dựng Kế hoạch Tài chính của Bạn
- ROBINHOOD PORTFOLIO Giải thích !!! Tổng quan, Đa dạng, Giá trị, Trình theo dõi & Tất cả những gì bạn cần
- CÔNG CỤ QUẢN LÝ XÂY DỰNG: Hướng dẫn chi tiết và các công cụ tốt nhất để sử dụng
