Công cụ quản lý dự án là một công cụ mà người quản lý có thể truy cập để cho phép họ quản lý dự án một cách hiệu quả.
Khi nói đến các dự án lớn, việc lập kế hoạch phù hợp, phân công nhiệm vụ, đặt thời hạn, bắt buộc tuân thủ các thời hạn đó và theo dõi thời gian đều cần thiết, trong khi các dự án đơn giản chỉ cần một danh sách kiểm tra.
Có rất nhiều chương trình phần mềm quản lý dự án và nếu bạn không quen với việc quản lý dự án, có thể khó xác định chương trình nào là quan trọng, hữu ích và lãng phí thời gian.
10 công cụ quản lý dự án hàng đầu
# 1. Trello
Với các tính năng tích hợp sẵn để làm việc theo nhóm, Trello là lựa chọn hàng đầu để quản lý dự án trực tuyến. Nó rất dễ sử dụng, nhẹ và đơn giản để hiểu. Nó sử dụng bảng, danh sách và thẻ để tạo và tổ chức nhiệm vụ.
Tính năng
- Người dùng có thể trao đổi tệp, đăng nhận xét và làm việc cùng nhau trên thẻ.
- Thiếu các công cụ theo dõi dự án như Dự án Kissflow và khả năng báo cáo.
- Nó phù hợp nhất cho các cá nhân hoặc nhóm nhỏ giám sát đồng thời một số dự án hạn chế.
Giá:
Không có chi phí để sử dụng các kế hoạch cơ bản. Tuy nhiên, các tùy chọn trả phí có sẵn và bao gồm tự động hóa, tích hợp và hỗ trợ ưu tiên
# 2. Asana
Asana là một nền tảng quản lý dự án SaaS đa năng, nhấn mạnh tinh thần đồng đội. Quy trình công việc được sử dụng để tự động hóa các quy trình lặp đi lặp lại. Nó cho phép các trường và biểu mẫu tùy chỉnh và có nhiều cách hiển thị tác vụ đơn giản. Bạn thậm chí có thể mời vô số khách truy cập. Ngoài ra, có thể tạo các quy tắc và quy trình phê duyệt duy nhất.
Mặc dù Asana có nhiều ưu điểm về hiệu quả và tinh thần đồng đội, nhưng nó xử lý nhiều tính năng quản lý dự án thiết yếu thông qua tích hợp, điều này có thể không tối ưu đối với nhiều người dùng.
Tất cả các quy mô doanh nghiệp đều có thể hưởng lợi từ nó, nhưng những người làm việc tự do có thể không thấy thích nó.
Giá:
Tối đa 15 người dùng có thể sử dụng gói miễn phí. Nhiệm vụ có thể được quản lý bằng cách được xem dưới dạng danh sách, sự kiện trên lịch hoặc bảng Kanban.
Các mốc thời gian, báo cáo, trường tùy chỉnh, quy tắc tự động hóa, v.v. được hỗ trợ bởi gói đăng ký cao cấp $10.99/tháng/người dùng của họ. Khi thanh toán hàng năm, chi phí là 24.99 đô la cho mỗi người dùng mỗi tháng.
#3. Dự án Zoho
Dịch vụ Zoho Projects nổi tiếng hỗ trợ các công ty quản lý công việc, cộng tác, theo dõi lỗi và tạo báo cáo rõ ràng.
Ứng dụng quản lý dự án trực tuyến bao gồm các công cụ như biểu đồ Gantt và khả năng tính phí thời gian đồng thời cho nhiều dự án.
Ngoài ra, Zoho Projects có khả năng cộng tác mạnh mẽ, chẳng hạn như trò chuyện trực tiếp và các trang diễn đàn thảo luận.
Theo nhiều người dùng, chúng tôi cho rằng biểu đồ Gantt khó sử dụng và bảng phân tích báo cáo có thể không đủ cho các nhóm lớn.
Bản thân công cụ này cho phép bạn chia sẻ tài liệu.
Giá cả:
- Có một phiên bản miễn phí vĩnh viễn với chức năng tối thiểu và cơ sở người dùng nhỏ.
- Chúng bao gồm các trạng thái tùy chỉnh và theo dõi sự cố trong danh sách các tính năng của gói Tiêu chuẩn $3. Nó có thể chứa mười người dùng.
- Gói $4 Express có thể hỗ trợ tối đa 50 người dùng. Bạn sẽ có quyền truy cập vào các chức năng như biểu đồ Gantt, nhiệm vụ định kỳ và phê duyệt bảng chấm công.
- Gói Premium có thể chứa tối đa 100 người dùng và có giá 5 đô la. Các khả năng của nó bao gồm quản lý tài nguyên, tự động hóa tác vụ, quy tắc kinh doanh và lập ngân sách.
- Không có giới hạn người dùng trên gói Doanh nghiệp $6, có giá cả. Một số tính năng bao gồm các phụ thuộc giữa các dự án, biểu đồ Gantt toàn cầu và vai trò tùy chỉnh.
- Mỗi gói hàng tháng dựa trên một người dùng.
# 4. Wrike
Với sự trợ giúp của nền tảng quản lý dự án dựa trên đám mây Wrike, bạn có thể dễ dàng tương tác với tất cả các bên liên quan, theo dõi tiến độ của nhóm và theo dõi thời hạn. Quản lý tác vụ, biểu đồ Gantt, nguồn cấp tin tức thời gian thực và các công cụ phức tạp hơn đều có sẵn.
Bạn có thể sắp xếp thứ tự ưu tiên cho công việc của mình để đẩy nhanh công việc quan trọng và đảm bảo hoàn thành đúng thời hạn. Nó là một công cụ quản lý dự án mạnh mẽ do có nhiều tùy chọn tích hợp. Hầu hết người dùng lần đầu có thể thấy số lượng chức năng tuyệt đối đáng sợ và giao diện người dùng khó hiểu không giúp được gì nhiều.
Nó hoàn hảo cho các bộ phận khác nhau trong công ty, bao gồm tiếp thị, phát triển phần mềm và các dịch vụ chuyên nghiệp.
Giá:
- Có một phiên bản freemium với ít tính năng hơn và có chỗ cho năm người dùng. Gói trả phí bắt đầu từ $9.80/người dùng/tháng.
- Chi phí của kế hoạch Kinh doanh là 24.80 đô la mỗi người dùng mỗi tháng. Nó hỗ trợ quy trình làm việc, theo dõi thời gian, biểu đồ Gantt và các nhiệm vụ phụ.
# 5. ProofHub
Tất cả danh sách nhiệm vụ, biểu đồ Gantt, quy trình làm việc, thảo luận, lịch và tài liệu đều có thể được tìm thấy ở một nơi bằng ProofHub. Nó hỗ trợ lập kế hoạch, tổ chức và giám sát nhiệm vụ cho nhóm của bạn. Nó làm cho sự hợp tác cả trong nhóm và với khách hàng bên ngoài trở nên đơn giản. Có nhiều báo cáo, chẳng hạn như báo cáo tài nguyên và khối lượng công việc.
ProofHub nhấn mạnh mạnh mẽ vào tính đơn giản và cung cấp rất ít tính năng tích hợp và quản lý tác vụ. Nó mang lại lợi ích cho mọi quy mô doanh nghiệp cũng như các nhà thầu độc lập.
Giá:
Ngoài việc cung cấp một mức phí cố định bất kể số lượng người dùng, ProofHub không có giới hạn người dùng. Có hai gói khác nhau: gói Essential có giá 50 đô la hàng tháng, trong khi gói Ultimate Control có giá 99 đô la hàng tháng.
# 6. Clarizen
Clarizen là một công cụ quản lý dự án trực tuyến được đánh giá cao dành cho các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ. Hệ thống chỉ hỗ trợ quản lý dự án dựa trên web. Do đó, việc không có ứng dụng dành cho thiết bị di động có thể hạn chế tiện ích của nó đối với một số nhóm. Mặc dù nó thiếu danh sách việc cần làm và theo dõi thời gian, nhưng người dùng yêu thích các tính năng báo cáo phong phú và khả năng giám sát việc sử dụng tài nguyên.
Bởi vì nó có các phương pháp cụ thể để quản lý quy trình công việc, đường cong học tập hơi dốc. Các nhà quản lý dự án cấp doanh nghiệp, tổ chức CNTT và nhóm dịch vụ chuyên nghiệp, những người yêu cầu phần mềm quản lý dự án dựa trên web mạnh mẽ, có thể thích ứng và thân thiện với người dùng sẽ được hưởng lợi nhiều nhất từ Clarizen.
Giá cả: Họ không tiết lộ giá cả một cách công khai nhưng có sẵn theo yêu cầu.
#số 7. Bàn hàng không
Tính năng
- Airtable cung cấp những gì tốt nhất của cả hai thế giới với cơ sở dữ liệu và bảng tính được kết hợp.
- Mọi quy mô doanh nghiệp đều có thể hưởng lợi từ khả năng thích ứng và cách sử dụng đơn giản của nó.
- Một nhược điểm đối với các khách hàng cụ thể có thể là thiếu các tùy chọn báo cáo mạnh mẽ.
- Dữ liệu có thể được sử dụng để quản lý tác vụ và lập kế hoạch dự án có thể được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu.
- Khả năng tổ chức dữ liệu linh hoạt của bảng tính Airtable được nhiều người dùng yêu thích. Kanban, danh sách, lưới và lịch chỉ là một số ví dụ về các phối cảnh khác nhau.
Giá cả:
- Các loại trường phong phú, nhiều chế độ xem và cộng tác đều được hỗ trợ trong gói miễn phí dành cho Airtable.
- Đối với các doanh nghiệp cần thêm dung lượng lưu trữ dữ liệu, phí hàng tháng bắt đầu từ $10 cho mỗi người dùng.
- Các tính năng nâng cao từ gói Pro của họ bao gồm chia sẻ bị giới hạn tên miền, chế độ xem tùy chỉnh và biểu mẫu có thương hiệu tùy chỉnh.
# 8. Zenkit
Tính năng
- Một công cụ quản lý dự án nổi tiếng có tên là Zenkit cho phép bạn cập nhật dữ liệu của mình, từ việc thu thập nghiên cứu và ý tưởng đến chia sẻ dữ liệu đó với những người khác.
- Các nhóm thích cách tiếp cận linh hoạt trong công việc của họ là nhóm mà họ chủ yếu nhắm đến.
- Tuy nhiên, các phương pháp quản lý dự án truyền thống cũng được hỗ trợ.
Đối với những cá nhân đang tìm kiếm một giải pháp linh hoạt cho nhu cầu dự án của họ, Zenkit là một ứng dụng quản lý dự án đáng tin cậy cung cấp nhiều chế độ xem, báo cáo và khả năng quản lý tài nguyên.
Giá cả:
Có ba gói cao cấp và gói Cá nhân miễn phí có sẵn từ Zenkit. Các kế hoạch này là kinh doanh, cộng và doanh nghiệp. Số lượng tính năng và dự án được hỗ trợ mở rộng theo từng cấp, với gói Doanh nghiệp cung cấp khả năng tùy chỉnh cao nhất cho các doanh nghiệp lớn.
# 9. MeisterTask
MeisterTask là một chương trình quản lý dự án ảo dành cho các nhóm cộng tác và giao tiếp trong thời gian thực. Nó cung cấp bảng điều khiển cho các hoạt động, quản lý tồn đọng, các tính năng có thể được tùy chỉnh, tùy chọn chia sẻ tệp, v.v.
Mặc dù các tính năng quản lý sửa đổi của nó có thể được cải thiện, nhưng nó có giao diện người dùng đẹp mắt về mặt thẩm mỹ.
Giá cả:
Có bốn mức giá cho MeisterTask: Basic, Pro, Business và Enterprise.
- Kế hoạch cơ bản: mà là miễn phí.
- Kế hoạch kinh doanh: $ 10.39 / người dùng / tháng,
- Gói Pro: 4.19 USD/người dùng/tháng.
- Kế hoạch Doanh nghiệp: Giá cả có thể được tùy chỉnh theo người dùng.
# 10. Paymo
Đối với các công ty nhỏ và các nhóm làm việc từ xa, Paymo tự tiếp thị mình như một hệ thống quản lý công việc tiên tiến và thân thiện với người dùng. Nó có các chức năng lập kế hoạch, lập lịch trình, cộng tác, thanh toán và theo dõi thời gian phức tạp. Về bản chất, nó có thể quản lý tuổi thọ của dự án mà không cần tải xuống và trả tiền cho các chương trình khác nhau.
GIÁ CẢ
- Các kế hoạch hàng năm cung cấp cho bạn thêm hai tháng sử dụng.
- Khi được lập hóa đơn hàng năm, gói Small Office có phí sử dụng hàng tháng là 9.95 đô la.
- Khi được lập hóa đơn hàng năm, gói Doanh nghiệp có phí sử dụng hàng tháng là 15 đô la.
Ví dụ về Công cụ quản lý dự án miễn phí
Top 8 công cụ quản lý dự án miễn phí, bao gồm:
- Trello, để quản lý dự án trực quan
- Đối với các nhóm, asana
- Đối với chế độ xem nhiệm vụ được cá nhân hóa, nhấp lên.
- Wrike cung cấp các chức năng giống như bảng tính.
- Paymo cho các nhà thầu độc lập và các nhóm đại lý nhỏ
- Sử dụng Airtable để tạo ứng dụng quản lý dự án được cá nhân hóa
- GoodDay cung cấp hỗ trợ cho một số kỹ thuật quản lý dự án.
- Các nhà phát triển sử dụng Jira.
5 công cụ quản lý là gì?
Năm công cụ quản lý là:
- điểm chuẩn,
- Khảo sát mức độ gắn kết của nhân viên.
- Quản trị quan hệ khách hàng.
- Phiếu ghi điểm cân bằng
- Lập kế hoạch chiến lược.
Tại sao Công cụ quản lý dự án lại cần thiết?
Nếu bạn không nhận thức được những ưu điểm của các công cụ quản lý dự án, bạn có thể đang sống dưới một tảng đá. Chúng tôi đã liệt kê một số lợi thế phổ biến nhất dưới đây:
- Cải thiện sự hợp tác
- Ủy quyền đơn giản hơn
- Theo dõi dự án chính xác
- Lưu trữ dữ liệu tập trung
- Giao tiếp liền mạch
- Chia sẻ tập tin nhanh chóng
- Quản lý thời gian
- tự động hóa hóa đơn
- Báo cáo nhanh
Bây giờ bạn đã hiểu lợi ích của các công cụ quản lý dự án trực tuyến, hãy xem cách chọn công cụ tốt nhất.
Làm thế nào để bạn chọn công cụ quản lý dự án trực tuyến tốt nhất?
Dưới đây là danh sách sáu khía cạnh hàng đầu của các công cụ quản lý dự án mà bạn phải có nếu muốn lãnh đạo một dự án thành công.
#1. bảng Kanban
Bảng Kanban là không gian làm việc cho phép bạn xem dự án của mình và cực kỳ hữu ích trong việc quản lý dự án. Bảng Kanban sử dụng một bảng trần và hệ thống thẻ, cho phép mọi người trong nhóm xem các nhiệm vụ cụ thể và bức tranh tổng thể về hoạt động của nhóm. Phát triển công dân là một ví dụ tuyệt vời về việc sử dụng bảng kanban mà không cần viết mã.
Kanban được phát minh bởi Toyota Motors cho các cơ sở sản xuất của mình và kể từ đó đã được áp dụng và sử dụng trong nhiều ngành công nghiệp. Bảng Kanban có thể là vật lý, giống như bảng trắng hoặc kỹ thuật số, giống như bảng được tạo bằng phần mềm bảng Kanban.
#2. quản lý công việc
Dự án là một tập hợp các nhiệm vụ phải được thực hiện đồng thời để đạt được một mục tiêu duy nhất. Một số công việc này là tuần tự hoặc phụ thuộc lẫn nhau. Một số nhiệm vụ có thể được thực hiện đồng thời. Mỗi nhiệm vụ phải được giao cho một thành viên của nhóm dự án. Dự án càng phức tạp thì càng phải quản lý nhiều nhiệm vụ.
Mặc dù nghe có vẻ không hấp dẫn, nhưng quản lý tác vụ là một yếu tố quan trọng của quản lý dự án và các công cụ giúp quản lý tác vụ là rất cần thiết.
#3. danh sách nhiệm vụ
Danh sách việc cần làm tốt. Ngay cả khi nó đơn giản, nó sẽ hỗ trợ bạn và nhóm của bạn hoàn thành nhiệm vụ. Tất nhiên, việc giữ danh sách việc cần làm của bạn ở một vị trí duy nhất, dễ tiếp cận mà mọi thành viên trong nhóm có thể truy cập ngay lập tức sẽ có lợi hơn đáng kể.
Phần mềm quản lý dự án hiệu quả nên có danh sách việc cần làm, cho phép mọi người trong nhóm đăng ký và xem những gì đã được hoàn thành và những gì còn lại phải làm.
#4. Đồng hồ thời gian
Mỗi phần trong dự án của bạn đều cần thời gian, tuy nhiên có thể khó xác định ai đã dành bao nhiêu thời gian cho các hoạt động cụ thể khi bạn hoàn thành. Tuy nhiên, bối rối? Sẽ trở nên rắc rối hơn nếu bạn sắp có một dự án tương đương; bạn cảm thấy mình nên biết nên phân bổ bao nhiêu thời gian cho từng nhiệm vụ và giai đoạn của dự án, nhưng nếu nhóm của bạn trước đây không thể quản lý thời gian của họ, thì đó chỉ là một trò chơi đoán mò. Trình theo dõi thời gian tốt hỗ trợ thanh toán chính xác, quản lý nhóm sắc sảo và lập kế hoạch tỉ mỉ.
# 5. Sự hợp tác
Cộng tác là điều cần thiết để hoàn thành dự án cho dù bạn có một nhóm gồm hai, hai mươi hay hai trăm người. Một hệ thống quản lý dự án phù hợp phải chứa các công cụ cộng tác mạnh mẽ để các kỹ sư xây dựng và các thành viên khác trong nhóm có thể tương tác và cộng tác hiệu quả trong cùng một phòng hoặc trên toàn thế giới.
Cập nhật thời gian thực, giao tiếp và thông báo tự động đều là các tính năng của công cụ cộng tác dự án trực tuyến.
# 6. Tổ chức
Các dự án có rất nhiều phần di chuyển. Khi một cái gì đó thay đổi, bạn phải hiểu tác động của một biến đối với những biến khác. Nói cách khác, hãy tìm kiếm các công cụ hỗ trợ bạn kiểm tra sự đánh đổi và cách phân bổ nguồn lực ảnh hưởng đến thời gian biểu tổng thể của dự án của bạn.
#7. Báo cáo mở rộng
Báo cáo là cách tuyệt vời nhất để có được cái nhìn tổng quan chiến lược về tình trạng của các sáng kiến. Bạn nên biết mọi thứ tiến triển như thế nào vào cuối mỗi tuần hoặc mỗi tháng. Ngoài ra, phần mềm thu thập tất cả lịch trình, chi phí, hiệu suất của nhóm và thông tin về khả năng sử dụng tài nguyên vào một tài liệu có tổ chức là điều cần thiết để tìm kiếm.
Một công cụ quản lý dự án trực tuyến phù hợp cho phép bạn tạo các báo cáo dự án cung cấp cho bạn và nhóm của bạn thông tin về việc hoàn thành dự án, tình trạng ngân sách, sự thiếu hiệu quả và các chủ đề khác. Nhiều công cụ phần mềm quản lý dự án có khả năng báo cáo điển hình. Sẽ tốt hơn nếu những báo cáo đó có thể được điều chỉnh cho phù hợp với dự án cụ thể của bạn.
Câu hỏi thường gặp về công cụ quản lý dự án
Điều gì tạo nên các yếu tố thành công chính của Quản lý dự án?
Các yếu tố thành công quan trọng (CSF), còn được gọi là Lĩnh vực kết quả chính (KRAs), phải được thực hiện ở mức cao để hoàn thành các mục tiêu của dự án.
Tại sao tôi nên sử dụng bản dùng thử miễn phí phần mềm quản lý dự án?
Bản dùng thử miễn phí cho khách hàng thời gian định trước để dùng thử sản phẩm hoặc dịch vụ mà không phải trả tiền cho sản phẩm hoặc dịch vụ đó.
Kết luận
Hỗ trợ quản lý dự án trong việc xác định các nhiệm vụ sẽ được thực hiện, ai sẽ chịu trách nhiệm về chúng và khi nào chúng nên bắt đầu và kết thúc.
Các dự án thường tiến triển theo các giai đoạn hoặc các bước, mặc dù các phương pháp quản lý dự án có sự tham gia nhanh chóng khác cũng thường được sử dụng.
- Công cụ quản lý dự án Excel Miễn phí: Tất cả những gì bạn cần biết, các loại và các công cụ miễn phí để sử dụng
- CÁCH THAM GIA QUẢN LÝ DỰ ÁN: Định nghĩa, Hướng dẫn và Yêu cầu
- Phần mềm quản lý dự án: 31+ Phần mềm PM tốt nhất cho doanh nghiệp
- Quản lý dự án xây dựng: Hướng dẫn cho người mới bắt đầu để quản lý hiệu quả
- CÔNG CỤ QUẢN LÝ NHIỆM VỤ: 24 Công cụ Quản lý Nhiệm vụ Tốt nhất cho Nhóm [2023]
dự án
