Lập kế hoạch dự án, phân phối nhiệm vụ và tổ chức nhóm được thực hiện đơn giản bởi phần mềm quản lý dự án, đảm bảo đáp ứng thời hạn và mục tiêu. Có thể khó khăn khi quyết định sử dụng hệ thống quản lý dự án nào. Điều này là do ngày nay có rất nhiều sản phẩm có sẵn, mỗi loại có nhiều tính năng, giá cả và gói. Để xác định hệ thống quản lý dự án hàng đầu cho các doanh nghiệp nhỏ vào năm 2023, chúng tôi đã kiểm tra hàng trăm nhà cung cấp hàng đầu và đưa ra danh sách các phần mềm quản lý dự án miễn phí tốt nhất cho hệ thống doanh nghiệp nhỏ của bạn. Bất kể lĩnh vực kinh doanh của bạn, xây dựng, công nghệ, v.v., có một hệ thống quản lý dự án dành cho bạn.
Hệ thống quản lý dự án
Các công cụ cho phần mềm quản lý dự án giúp các nhóm, cá nhân và tổ chức nhỏ có thể giám sát các dự án ở mọi cấp độ. Các chương trình phần mềm này cho phép người dùng thêm ghi chú và thời hạn cũng như đo lường tiến độ. Nó cũng thực hiện các bản sửa đổi trong khi làm việc từ xa và hợp tác trong một dự án. Một số giải pháp phần mềm bao gồm tư vấn tổ chức, tích hợp email và khả năng tìm kiếm.
Ai Sử dụng Công cụ Phần mềm để Quản lý Dự án?
Đối tượng sử dụng phần mềm quản lý dự án bao gồm:
- Nhóm dự án
- Chủ doanh nghiệp nhỏ
- Người phụ trách một số dự án
- Nhân viên từ xa
- Nhóm bán hàng
- Nhà thầu và công nhân xây dựng
Chi phí quản lý hệ thống dự án là gì?
Các công cụ cho phần mềm quản lý dự án bao gồm từ các phiên bản đơn giản đến các phiên bản phức tạp hơn với khả năng tích hợp và tìm kiếm tích hợp. Có các phiên bản cao cấp và miễn phí của các sản phẩm phần mềm, và một số trong số chúng cho phép đăng ký trả phí hàng tháng. Tùy thuộc vào số lượng người bạn có và những dịch vụ chính xác bạn yêu cầu, ngân sách từ $ 10 đến $ 99 mỗi tháng.
Cách chọn các công cụ tốt nhất để quản lý dự án
Khi bạn muốn tích hợp một hệ thống quản lý dự án, có những điều quan trọng cần chú ý. Sau đây là một số hướng dẫn mà bất kỳ ai cũng có thể sử dụng trong việc lựa chọn phần mềm quản lý dự án cho hệ thống của bạn.
- Kiểm tra các tính năng chính của chúng,
- Số lượng người dùng
- Khả năng của thiết bị,
- Chức năng chính,
- Chi phí, v.v.
Hệ thống quản lý dự án tốt nhất
Để giúp bạn bắt đầu, một số cung cấp các gói miễn phí với các tính năng hạn chế và hầu hết tất cả đều dựa trên cơ sở đăng ký hàng tháng. Theo đó, hầu như có nhiều khả năng định giá vì có các biến thể tính năng. Tuy nhiên, phần lớn các doanh nghiệp có thể lựa chọn một công cụ phù hợp với khả năng ngân sách của mình. Sau đây là một số hệ thống quản lý dự án tốt nhất hiện có.
# 1. Wrike
Wrike là một công cụ tuyệt vời khác để quản lý dự án. Nếu Trello có vẻ hơi phức tạp, hãy tin tưởng Wrike sẽ đơn giản hóa mọi thứ. Wrike là một công cụ theo dõi thời gian tích hợp có thể truy cập được cho cả người làm việc trên một nhiệm vụ cụ thể và người giám sát toàn bộ dự án. Cuối cùng, giao diện rất hữu ích và mặc dù cần một chút cập nhật trực quan, nhưng nó vẫn hoạt động tốt.
# 2. Căn cứ
Basecamp là một công ty kỳ cựu trong lĩnh vực quản lý dự án, đã tích lũy được cơ sở khách hàng là 3.5 triệu khách hàng kể từ khi thành lập. Phần mềm nhấn mạnh cách nó có thể thay thế nhiều dịch vụ trả phí hàng tháng khác, bao gồm Dropbox và Slack. Chương trình kết hợp một số chức năng của công cụ vào một hệ thống duy nhất, mặc dù nó thường không phải là sự thay thế hoàn toàn.
Việc tìm kiếm tác vụ, hình ảnh hoặc thông điệp bạn đang tìm thật đơn giản nhờ giao diện gọn gàng, công cụ tìm kiếm mạnh mẽ và bộ báo cáo mạnh mẽ cho phép bạn xem chi tiết ở mức độ cần thiết.
# 3. Dự án Zoho
Gần như tất cả các khả năng mà bạn mong đợi từ một chương trình quản lý dự án đều có trong Zoho Projects, là một phần của bộ công cụ năng suất lớn từ cùng một công ty và có giá khá hợp lý. Mặc dù nó không thể thay thế hoàn toàn một công cụ theo dõi chuyên gia, nhưng theo dõi thời gian cơ bản được tích hợp sẵn và có đủ chức năng để hữu ích. Công cụ trò chuyện tích hợp có thể được sử dụng để giao tiếp với các thành viên khác trong nhóm dự án thay vì chuyển sang các nền tảng bên ngoài như email hoặc Slack.
Sự phụ thuộc của nhiệm vụ có thể được thiết lập giữa mỗi tác vụ và các tác vụ có thể được nhìn thấy theo cách kanban hoặc nhiều cách thông thường hơn. Công cụ này có thể quản lý các yêu cầu dự án thậm chí hơi phức tạp nhờ các tính năng như quản lý vấn đề và quy trình, biểu đồ Gantt và báo cáo tùy chỉnh. Ngoài ra, có sự tương tác tốt với các dịch vụ khác, bao gồm cả những dịch vụ của những tên tuổi lớn như Google và Microsoft cũng như bộ ứng dụng riêng của Zoho.
#4. Dự án Microsoft
Nhiều nhà quản lý dự án dày dạn kinh nghiệm vẫn sử dụng Microsoft Project, ở dạng này hay dạng khác kể từ năm 1984. Nó chủ yếu nhắm vào những người phụ trách các dự án cực kỳ lớn, phức tạp, những người có kiến thức, thời gian và nguồn lực để tận dụng tối đa khả năng này. -công cụ bao gồm do giá cao hơn và đường cong học tập dốc.
Mặc dù MS Project có giao diện tương tự như các chương trình Microsoft Office khác, nhưng không có nhiều hướng dẫn hoặc thủ thuật có sẵn, khiến cho những người mới làm quen với quản lý dự án trở nên đáng sợ. Tuy nhiên, các chuyên gia được đào tạo sẽ đánh giá cao thông tin vô cùng cụ thể được cung cấp cho từng nhiệm vụ và nguồn lực, cho dù nguồn lực đó là một người cụ thể, vai trò, vật phẩm vật chất hay thứ gì khác.
# 5. Dự án làm việc theo nhóm
Thật đáng để xem qua Các dự án làm việc theo nhóm nếu bạn đã từng bị đe dọa bởi sự phức tạp tuyệt đối của việc sử dụng một hệ thống quản lý dự án đầy đủ tính năng. Giao diện người dùng của ứng dụng đơn giản và dễ sử dụng mặc dù có bộ tính năng mở rộng, thực hiện công việc tuyệt vời trong việc trình bày thông tin hữu ích mà không làm người dùng choáng ngợp với danh sách vô tận và biểu đồ phức tạp.
Bạn có thể xem các nhiệm vụ dưới dạng bảng kanban hoặc danh sách thông thường và các tùy chọn menu hợp lý giúp bạn tránh phải sàng lọc qua nhiều màn hình để tìm thông tin bạn cần. Dự án làm việc nhóm cho phép bạn tự động hóa nhiều hoạt động cả trong chính ứng dụng và bằng cách sử dụng các công cụ và dịch vụ của bên thứ ba, giống như nhiều giải pháp khác có tính chất tương tự. Mặc dù thiết lập ban đầu có thể yêu cầu một số công việc, nhưng những tích hợp này có thể tiết kiệm thời gian rất nhiều.
Hệ thống quản lý dự án miễn phí
Bạn có thể quản lý các nhiệm vụ, kết nối với các bên liên quan và duy trì khả năng hiển thị của dự án với sự linh hoạt cần thiết bằng cách sử dụng hệ thống quản lý dự án miễn phí. Chúng tôi đã chọn các tùy chọn tốt nhất sau khi thực hiện thử nghiệm toàn diện.
# 1. Trello
Hệ thống quản lý dự án miễn phí đầu tiên mà chúng tôi sẽ đánh dấu là Trello. Đây là phần mềm quản lý dự án đơn giản cho phép bạn thiết lập bảng Kanban để tổ chức các dự án của mình. Đó là một công cụ mà bất kỳ ai cũng có thể sử dụng, với đăng ký miễn phí cho phép vô số hội đồng quản trị và người dùng. Các nhóm có thể sử dụng Trello để tạo một quy trình làm việc của dự án minh bạch với khả năng hiển thị ở mọi cấp độ và những người làm nghề tự do có thể sử dụng nó để sắp xếp bài tập của họ trên một bảng cá nhân.
# 2. ClickUp
ClickUp cũng là một hệ thống quản lý dự án miễn phí tuyệt vời khác. Thường chỉ có một số dạng xem nhiệm vụ có sẵn trong các công cụ quản lý dự án, chẳng hạn như dạng xem danh sách, lịch hoặc Kanban. Các lượt xem bổ sung, đặc biệt là biểu đồ Gantt, thường là một dịch vụ trả phí. ClickUp là duy nhất và cung cấp các tính năng tuyệt vời. Các bảng điều khiển được cung cấp bởi ClickUp đều có thể lập trình như nhau, cho phép bạn chọn từ hơn 20 tiện ích con khác nhau để chỉ hiển thị các chi tiết quan trọng nhất của dự án.
# 3. Paymo
Những người làm nghề tự do có thể dễ dàng sắp xếp, sắp xếp thứ tự ưu tiên và theo dõi công việc của họ cho nhiều khách hàng và dự án với sự trợ giúp của hệ thống quản lý dự án và trình theo dõi thời gian này, Paymo, cung cấp một gói miễn phí.
Ba loại khách hàng, dự án và nhiệm vụ được sử dụng để nhóm công việc. Bạn có thể thiết lập ngày đến hạn, chỉ định mức độ ưu tiên, cung cấp mô tả và đính kèm tệp cho từng công việc. Bạn có thể xem nhiệm vụ của mình trong danh sách hoặc bảng Kanban hoặc bạn có thể sử dụng bộ lọc của Paymo để nhóm tất cả các nhiệm vụ của bạn cho từng khách hàng và dự án theo trạng thái, ngày đến hạn, mức độ ưu tiên và các tiêu chí khác.
# 4. Wrike
Nhóm của bạn có thể cập nhật trạng thái của các dự án bằng Wrike trong một số khoảng thời gian, bao gồm đang tiến hành, tạm dừng, đã hủy hoặc đã hoàn thành. Việc lập báo cáo tình trạng dự án hàng tuần của bạn được thực hiện đơn giản nhờ khả năng thay đổi trạng thái của các dự án thành màu xanh lá cây, vàng, đỏ, tạm dừng hoặc bị hủy bỏ. Bạn có xử lý các công việc của mình trong một bảng tính nếu điều đó tùy thuộc vào bạn không? Nếu vậy, Wrike có thể hấp dẫn bạn. Với các cột cho bất kỳ phần thông tin nào liên quan đến nhiệm vụ mà bạn cần theo dõi, Wrike cung cấp tính linh hoạt tương tự như một bảng tính.
#số 5. Bàn hàng không
Nếu bạn đã thử các công cụ quản lý dự án khác nhưng chưa tìm thấy công cụ phù hợp, Airtable sẽ cho phép bạn tạo nó. Phần mềm được cấu hình sẵn với một màn hình cơ bản giống như một bảng tính và đề xuất một số dự án mẫu dựa trên vị trí của nhóm của bạn trong tổ chức. Bắt đầu từ một trong các mẫu được đề xuất, xem xét các mẫu khác hoặc tạo dự án của riêng bạn (được gọi là "cơ sở") từ đầu đều là các tùy chọn.
Nhưng khi bạn sửa đổi Airtable, sức mạnh thực sự của nó sẽ xuất hiện. Để tạo ra Airtable chính xác những gì bạn cần, bạn sẽ cần phải thực hiện một số công việc ban đầu, nhưng nếu bạn đã sẵn sàng để dành thời gian, khả năng là vô tận. Mọi thứ đều có thể được thay đổi, bao gồm kỹ thuật, kiểu xem, kiểu trường, xác thực dữ liệu và tiêu đề cột.
Hệ thống quản lý dự án cho xây dựng
Hệ thống quản lý dự án xây dựng là việc tổ chức nhân sự, vật tư và công cụ để hoàn thành một dự án xây dựng trong các ràng buộc về ngân sách, thời gian, phạm vi và chất lượng đã định trước. Hệ thống quản lý dự án cho ngành xây dựng đề cập đến việc kiểm soát nhiều thành phần của dự án để đảm bảo đúng hạn và sử dụng vốn hiệu quả. May mắn thay, có một số chương trình phần mềm hợp lý hóa tất cả các thủ tục này; chúng được gọi là hệ thống quản lý dự án xây dựng.
# 1. Xu hướng xây dựng
Hệ thống đầu tiên trong danh sách các hệ thống quản lý dự án xây dựng của chúng tôi là Buildertrend. Một công ty phần mềm rất mới, Buildertrend được thành lập vào năm 2007. Doanh nghiệp này có xếp hạng A + với Better Business Bureau và cung cấp dịch vụ khách hàng xuất sắc. Nó có thể được sử dụng cho các dự án thương mại nhưng chủ yếu dành cho các tòa nhà dân cư, tu sửa và ký hợp đồng đặc biệt. Buildertrend cung cấp các tính năng bán trước, quản trị tài chính và quản lý quan hệ khách hàng ngoài hệ thống quản lý dự án xây dựng.
# 2. Procore
Một trong những hệ thống phần mềm quản lý dự án xây dựng toàn diện và được yêu thích nhất hiện có được gọi là Procore. Nó chủ yếu được nhắm mục tiêu vào các nhà thầu chung, nhưng chủ sở hữu, người quản lý xây dựng và nhà thầu phụ cũng có thể hưởng lợi rất nhiều từ việc sử dụng nó. Người dùng có thể chọn các công cụ họ yêu cầu khi mua sản phẩm, phù hợp với mọi quy mô người dùng hoặc doanh nghiệp. Tuy nhiên, nó có thể hoạt động tốt nhất đối với các công ty có doanh thu hàng năm từ 5 triệu đô la trở lên.
Đối với các thiết bị di động iOS, Android và Windows, Procore cũng có thể truy cập được thông qua ứng dụng dành cho thiết bị di động. Do đó, Procore rất thiết thực và dễ sử dụng khi đang di chuyển, khiến nó trở thành lựa chọn tốt nhất cho những khách hàng yêu cầu các tính năng cộng tác. Procore là một trong những bộ tính năng toàn diện nhất của bất kỳ chương trình nào mà chúng tôi đã thử nghiệm, cung cấp nhiều thứ hơn chỉ là một giao diện người dùng đẹp mắt.
# 3. Bảng thông minh
Một trong những chương trình phần mềm quản lý dự án được yêu thích nhất trong nhiều lĩnh vực và doanh nghiệp là Smartsheet. Bởi vì Smartsheet là một nền tảng dựa trên đám mây, tổ chức các tác vụ bằng cách sử dụng giao diện giống như bảng tính, nên bất kỳ người dùng nào có kiến thức về bảng tính đều nên thấy rằng nó được thiết kế trực quan và quen thuộc. Với sự trợ giúp của các mẫu khác nhau của phần mềm, người dùng có thể nhanh chóng và dễ dàng tổ chức dữ liệu dự án, bao gồm các nhiệm vụ, ngày đến hạn và phần phụ thuộc, trước khi tạo biểu mẫu, lịch, báo cáo và các tài liệu khác phù hợp với nó. Để theo dõi tiến độ công việc, người dùng cũng có thể đính kèm tệp, ảnh và tài liệu vào công việc.
#4. Sage 300 Xây dựng và Bất động sản
Một công cụ quản lý dự án xây dựng hiệu quả, Sage 300 Building and Real Estate, trước đây gọi là Timberline, được tạo ra để đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp lớn sử dụng quy trình công việc phức tạp và giám sát các dự án xây dựng quy mô lớn. Nó cũng làm tăng khả năng hiển thị vào toàn bộ quá trình xây dựng và kinh doanh. Nó là một sản phẩm mạnh với nhiều tùy chọn tùy biến và linh hoạt. Kế toán, ước tính, chi phí công việc, bảng lương, tuân thủ nhà thầu phụ, quản lý dự án, quản lý tài sản, quản lý tài liệu và quản lý dịch vụ là một số mô-đun chính của Sage 300 CRE.
# 5. Đội đỏ
RedTeam là một công cụ quản lý dự án xây dựng dựa trên web dành cho các công ty xây dựng quy mô vừa và nhỏ. Vì giải pháp của RedTeam dựa trên nền tảng web nên nó có thể được truy cập từ bất kỳ máy nào có kết nối internet. Ngoài ra, RedTeam cung cấp một ứng dụng di động có tên FieldShare cho phép các nhà thầu và nhà thầu phụ cập nhật trạng thái dự án, tải lên hình ảnh và truy cập dữ liệu dự án từ xa.
RedTeam cung cấp giao diện rất thân thiện với người dùng, quy trình làm việc dễ dàng và kiểu dáng đẹp, hiện đại. Nền tảng này được thể hiện một cách hiệu quả trong các ảnh chụp màn hình bên dưới. Công ty có danh tiếng xuất sắc với khách hàng và sản phẩm được tích hợp nhiều tính năng. Đây là một trong những giải pháp tiết kiệm chi phí nhất hiện có trong số các công cụ quản lý dự án tòa nhà đầy đủ chức năng.
Hệ thống quản lý dự án là gì?
Cách một dự án được thực hiện được điều chỉnh bởi một hệ thống quản lý dự án. Nó có thể cung cấp một khuôn khổ để quản lý các kỳ vọng, phân bổ trách nhiệm và xác định các quy trình.
Hệ thống quản lý dự án phổ biến nhất là gì?
Sau khi xem xét tất cả các biến, hãy kiểm tra các công cụ và kỹ thuật quản lý dự án tốt nhất:
- ASANA.
- Basecamp
- CHUYẾN DU LỊCH
- PM làm việc theo nhóm
- Dự án Zoho
- Ứng dụng Trello
Bốn loại phần mềm quản lý dự án chính là gì?
Trong một nghiên cứu năm 2017, Tạp chí Harvard Business Review đã phân loại tính cách của người quản lý dự án thành bốn nhóm: người thực thi, nhà tiên tri, chuyên gia và con bạc.
5 quy trình quản lý là gì?
Năm giai đoạn của vòng đời dự án, thường được gọi là “năm nhóm quy trình”, là bắt đầu, lập kế hoạch, thực hiện, giám sát / kiểm soát và kết thúc.
Tại sao chúng ta cần hệ thống quản lý dự án?
Quản lý dự án là điều cần thiết vì nó cung cấp cho các dự án sự chỉ đạo và lãnh đạo. Nếu không có quản lý dự án, một nhóm có thể hoạt động tương tự như một con tàu không có bánh lái. Nó có thể di chuyển, nhưng nó thiếu phương hướng. Hiệu suất của một nhóm có thể đạt đến đỉnh cao nhờ sự lãnh đạo có năng lực
Kết luận
Mọi tổ chức đều cần một phần mềm quản lý dự án cho hệ thống của họ, nó không chỉ đơn giản hóa các hoạt động của họ mà còn đảm bảo rằng dự án vẫn trong thời hạn và ngân sách. Vì vậy, phần mềm quản lý dự án là một phần không thể thiếu trong thành công của một doanh nghiệp.
Câu hỏi thường gặp về Hệ thống quản lý dự án
Bước đầu tiên trong quản lý dự án là gì?
- Tìm các bên liên quan và gặp gỡ họ.
- Viết ra các mục tiêu của bạn và xếp hạng chúng.
- Xác định các sản phẩm phân phối.
- Lập kế hoạch cho dự án.
- Tìm kiếm vấn đề và đánh giá rủi ro.
- Hiển thị kế hoạch dự án cho những người quan trọng.
Các công cụ quản lý dự án nổi tiếng nhất là gì?
- CHUYẾN DU LỊCH
- viết
- Ứng dụng Trello.
- Basecamp
- ASANA
- Làm việc nhóm PM
- Phần mềm quản lý dự án của Microsoft
- Dự án Zoho
- Công cụ quản lý dự án: 25 + Công cụ và kỹ thuật tốt nhất
- CÔNG CỤ PHẦN MỀM QUẢN LÝ: Ý nghĩa, Loại và Cách sử dụng?
- CÔNG CỤ QUẢN LÝ SỰ KIỆN: Ý nghĩa, Loại và Cách sử dụng
dự án
