Quản lý in là thuật ngữ được sử dụng để mô tả việc kiểm soát, giám sát và bảo trì các dịch vụ tài liệu, phần mềm máy in và phần cứng. Các doanh nghiệp có thể chọn từ nhiều tùy chọn kiểm soát phần cứng, phần mềm và tài liệu như một phần của dịch vụ quản lý in của họ. Dịch vụ quản lý có thể giúp doanh nghiệp bằng cách giảm chi phí liên quan đến máy in, tăng năng suất, giảm lỗi và hợp lý hóa các dự án. Giải pháp quản lý in giúp doanh nghiệp kiểm soát hoàn toàn nội dung, cách thức và vị trí in, giúp giảm hoặc hợp lý hóa việc bảo trì.
Quản lý in
Quản lý in là quá trình theo dõi, quản lý và xử lý các công việc in của công ty. Điều này bao gồm tất cả các khía cạnh của in ấn thương mại. Phần mềm được sử dụng để quản lý in kiểm soát các quy trình liên quan đến việc kết nối phần cứng với các thiết bị có khả năng in. Trải nghiệm in và quét an toàn, thân thiện với người dùng được cung cấp bởi phần mềm, phần mềm này cũng quản lý các thiết bị và đảm bảo khả năng tương thích.
Lợi ích của việc quản lý bản in
#1. Giữ tài liệu cá nhân an toàn
Bạn không thể cho phép nhân viên in tài liệu riêng của công ty bất cứ khi nào họ muốn. Các doanh nghiệp phải theo dõi việc in bất kỳ tệp bí mật nào để có thể giao trách nhiệm thích hợp cho việc băm nhỏ tài liệu sau khi hoàn thành nhiệm vụ. Bạn có thể đảm bảo an toàn dữ liệu bằng phần mềm quản lý in.
#2. Đơn giản hóa quy trình in
Các nhà quản lý và giám sát viên thường thấy nhân viên lãng phí bao nhiêu thời gian khi xếp hàng chờ lấy bản in của họ. Bằng cách hợp lý hóa các quy trình in, bạn có thể tránh được những thói quen phản tác dụng như vậy.
#3. Cắt giảm chất thải giấy
Giấy được tạo ra bởi con người chặt cây, gây hại cho môi trường trong quá trình này. Việc cài đặt một hệ thống quản lý mạnh mẽ sẽ giúp giảm lãng phí giấy một cách hiệu quả, giúp bạn góp phần bảo vệ môi trường.
#4. Giảm chi phí in ấn
Các doanh nghiệp phải chịu chi phí đáng kể hàng năm cho các chi phí liên quan đến in ấn như phần cứng, thay mực và giấy. Theo các nghiên cứu, việc sử dụng một hệ thống quản lý bản in để ngăn nhân viên in những thứ họ không cần có thể tiết kiệm rất nhiều tiền cho công ty.
Giải pháp quản lý in ấn
Bởi vì mỗi tổ chức có các nhu cầu khác nhau về môi trường, cấu trúc liên kết mạng, chiến lược đám mây, tích hợp thiết bị di động và các chính sách của tổ chức liên quan đến việc in ấn của nhân viên, bảo mật thông tin và quản lý chi phí, nên khía cạnh giải pháp của quản lý in ấn thường liên quan đến một mức độ tùy chỉnh nhất định.
Không phải tất cả phần mềm quản lý in đều thuộc loại này; phần mềm có sẵn thường áp dụng chiến lược “một kích thước phù hợp với tất cả” không phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp tập đoàn.
Mục tiêu của các giải pháp quản lý in là giúp doanh nghiệp kiểm soát hoàn toàn môi trường in của họ. Chúng hỗ trợ tiết kiệm chi phí và thúc đẩy thực hành in ấn có đạo đức đồng thời ngăn chặn truy cập tài liệu trái phép.
Đặc điểm của quản lý in
#1. Giảm chi phí
Bạn có thể phát hiện các quy trình trong tổ chức của mình không được phát triển đúng cách bằng cách sử dụng một công cụ quản lý tốt. Do đó, có ít bản in hơn, giúp giảm chi phí giấy, bột mực và mực in cùng những thứ khác.
#2. Cải thiện bảo mật tài liệu
Nếu bạn xử lý dữ liệu nhạy cảm, việc có một giải pháp kiểm soát in tốt có thể ngăn bất kỳ ai truy cập vào dữ liệu đó. Ví dụ: các tệp quan trọng chỉ có thể được in bởi người đã tạo chúng sau khi quá trình nhận dạng đã hoàn tất để xác nhận ai là chủ sở hữu hợp pháp. Ngoài ra, quyền truy cập vào các tài liệu này có thể bị hạn chế bằng mật khẩu hoặc các biện pháp bảo mật khác.
#3. Hỗ trợ các công việc của nhân viên
Một giải pháp quản lý in tốt sẽ giảm thiểu thời gian ngừng hoạt động của nhân viên bằng cách hợp lý hóa quy trình công việc. Bằng cách triển khai giải pháp này, các quy trình cụ thể sẽ được tối ưu hóa, chẳng hạn như hàng đợi in, sao chép hai mặt hoặc sao chép tiết kiệm, cho phép nhân viên dành nhiều thời gian hơn cho các trách nhiệm cốt lõi của họ và ít thời gian hơn cho loại nhiệm vụ này.
#4. Thích nghi với mọi loại hình tổ chức
Bất kể đó là loại hình tổ chức nào hoặc hoạt động như thế nào, một giải pháp Quản lý in tốt có thể được áp dụng cho các ngành dọc khác nhau. Giải pháp in phải đủ linh hoạt để hoạt động trong các cơ quan tiếp thị, tập đoàn đa quốc gia, môi trường doanh nghiệp vừa và nhỏ và tổ chức giáo dục. Nó phải đủ linh hoạt để phù hợp với các hệ thống phân cấp tổ chức khác nhau và quy mô nhân viên của công ty.
Phần mềm quản lý in tốt nhất
Với các tính năng như theo dõi sử dụng, giám sát trạng thái, giới hạn in, quản lý chi phí, v.v., phần mềm quản lý in cho phép doanh nghiệp xử lý mọi khía cạnh của việc in từ một hệ thống duy nhất. Một ví dụ về công cụ là phần mềm như vậy, cho phép doanh nghiệp giám sát và kiểm soát các hoạt động in ấn.
Nó có thể được sử dụng cho cả máy in cục bộ và máy in mạng, cho phép người dùng theo dõi việc sử dụng máy in và đặt các hạn chế đối với những thứ như ai được phép in, số lượng họ được phép in, loại tài liệu nào họ được phép in, v.v. .Ngoài ra, có thể bảo mật các tài liệu kinh doanh bằng phần mềm quản lý in để chỉ những người được ủy quyền mới có thể truy cập chúng.
Ngoài việc xem báo cáo lịch sử sử dụng, quản trị viên có thể sử dụng nó để đặt quy tắc hạn chế người có quyền truy cập vào một máy in hoặc tài liệu cụ thể. Khả năng đặt giới hạn in dựa trên các tham số như quyền của người dùng hoặc loại tài liệu là tính năng cơ bản nhất của phần mềm quản lý in.
Bằng cách này, dữ liệu nhạy cảm có thể được bảo vệ khỏi truy cập trái phép trong khi vẫn cho phép nhân viên được ủy quyền truy cập đầy đủ. Ngoài ra, bằng cách tự động định tuyến các công việc từ nhiều vị trí cùng một lúc thay vì thêm từng vị trí một cách thủ công, phần mềm cho phép bộ phận CNTT triển khai hiệu quả các máy in mới với thời gian ngừng hoạt động tối thiểu và hỗ trợ bảo trì các máy in hiện có.
Nói chung, phần mềm quản lý in ấn là một công cụ hữu ích để đẩy nhanh các thủ tục kinh doanh. Tự động hóa nhiều hoạt động liên quan đến in ấn tài liệu giúp giảm lãng phí, tiết kiệm thời gian và tiền bạc. Các tổ chức có thể duy trì tính bảo mật của thông tin bí mật đồng thời đảm bảo rằng nhân viên của họ có các công cụ cần thiết để thực hiện công việc của họ một cách hiệu quả bằng cách giới hạn những người có quyền truy cập vào các tài liệu cụ thể và hạn chế in dựa trên các yếu tố như loại tài liệu.
Các loại phần mềm quản lý in khác nhau
#1. Phần mềm theo dõi chi phí in
Các doanh nghiệp có thể theo dõi chi tiêu của họ bằng cách theo dõi chi phí của các công việc in ấn với sự hỗ trợ của phần mềm quản lý in ấn này. Nó cũng hỗ trợ trong việc xác định các cơ hội cắt giảm chi phí tiềm năng.
#2. Ứng dụng bảo mật tài liệu
Bằng cách hạn chế truy cập và sửa đổi trái phép, phần mềm này bảo vệ thông tin cá nhân của doanh nghiệp. Ngoài ra, nó có thể theo dõi các sửa đổi tài liệu và thông báo cho người dùng về bất kỳ hành động trái phép nào.
#3. Giải pháp in di động & đám mây
Thông qua việc sử dụng các giải pháp này, người dùng có thể in một cách an toàn từ bất kỳ thiết bị di động hoặc ứng dụng dựa trên đám mây nào trong khi vẫn đảm bảo rằng các quy trình mã hóa dữ liệu và kiểm soát truy cập an toàn được áp dụng.
#4. Phần mềm quản lý đội xe
Các công ty có thể có được bức tranh hoàn chỉnh về toàn bộ nhóm máy in của mình bằng cách sử dụng phần mềm quản lý nhóm, phần mềm này cũng cho phép họ theo dõi xu hướng sử dụng trên nhiều địa điểm khác nhau và quản lý tài nguyên cũng như ngân sách tốt hơn.
Ưu điểm của việc sử dụng phần mềm quản lý in
Có nhiều lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý in, bao gồm:
# 1. Tăng hiệu quả
Bằng cách cho phép người dùng thiết lập các hướng dẫn và quy trình về cách in tài liệu, phần mềm quản lý in đơn giản hóa quy trình in. Ngoài việc tiết kiệm thời gian dành cho việc quản lý các lệnh in theo cách thủ công, điều này có thể giúp cắt giảm chi phí bằng cách loại bỏ các lệnh in không cần thiết.
#2. Bảo mật nâng cao
Kiểm soát mã hóa, ngăn ngừa mất dữ liệu (DLP) và ghi nhật ký kiểm tra là các biện pháp bảo mật bổ sung mà phần mềm quản lý in thêm vào tài liệu in để giúp bảo vệ dữ liệu nhạy cảm khỏi bị truy cập trái phép. Ngoài ra, phần lớn các chương trình phần mềm cung cấp khả năng báo cáo cho phép quản trị viên dễ dàng theo dõi tài liệu nào được in và bởi ai.
#3. Tiết kiệm chi phí bổ sung
Có thể đơn giản hơn để xác định máy in nào trong một tổ chức chịu trách nhiệm tạo ra nhiều chất thải nhất hoặc tiêu tốn nhiều nguồn cung cấp nhất với sự trợ giúp của phần mềm quản lý in ấn. Sau đó, cài đặt máy in có thể được tối ưu hóa bằng cách sử dụng dữ liệu này, điều này cũng sẽ giúp tăng tiết kiệm chi phí. Một số chương trình phần mềm thậm chí có thể theo dõi các chi phí liên quan đến tùy chọn in của người dùng.
#4. Tự động hóa & Tiện lợi
Các tổ chức có thể dễ dàng tự động định tuyến các lệnh in dựa trên các tiêu chí mà người dùng có thể tùy chỉnh như tên người dùng, nhóm làm việc, ngày/giờ trong ngày, v.v. bằng phần mềm quản lý in. Do đó, khi sử dụng nhiều máy in trong môi trường văn phòng, không cần can thiệp thủ công nữa. Ngoài ra, nhiều giải pháp còn cung cấp các tùy chọn tự phục vụ cho phép người dùng tự gửi yêu cầu in mà không cần liên hệ với quản trị viên mỗi khi họ cần in thứ gì đó.
Cách chọn phần mềm quản lý in tốt nhất
Dưới đây là một số gợi ý để hỗ trợ bạn trong việc lựa chọn tùy chọn lý tưởng cho các yêu cầu của bạn:
#1. Xác định nhu cầu của bạn
Bắt đầu bằng cách biên soạn danh sách các tính năng và thông số kỹ thuật in mà bạn yêu cầu. Cân nhắc các yếu tố như khổ giấy, quản lý chi phí và các biện pháp phòng ngừa bảo mật.
#2. câu trả lời nghiên cứu
Kiểm tra các giải pháp khác nhau và đối chiếu các tính năng của chúng với nhu cầu của bạn. Nói chuyện với các doanh nghiệp khác đã áp dụng các hệ thống tương tự và tìm kiếm trực tuyến các bài đánh giá về sản phẩm từ các chuyên gia hoặc người dùng trước đó.
#3. Nghĩ về hội nhập
Trước khi đưa ra lựa chọn, hãy nghĩ xem bạn có thể cần tích hợp các sản phẩm bổ sung nào, chẳng hạn như mạng, tùy chọn lưu trữ tài liệu và các sản phẩm khác với hệ thống quản lý in của mình. Điều này sẽ giúp bạn xác định mức độ phù hợp của họ với nhau.
#4. Phân tích lợi ích chi phí
Kiểm tra chi phí triển khai một hệ thống cụ thể và so sánh chúng với những lợi ích mà nó sẽ có, chẳng hạn như năng suất cao hơn hoặc chi phí năng lượng thấp hơn nhờ ít quy trình in hơn hoặc tái chế vật liệu phế thải sau sử dụng.
#5. Kiểm tra trước khi mua
Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, hãy yêu cầu dùng thử sản phẩm của các nhà cung cấp tiềm năng để cảm nhận về cách thức hoạt động của nó trước khi đưa ra quyết định mua hàng!
Làm cách nào để sử dụng Quản lý in trong Windows 10?
- Để truy cập Windows Power Menu, bạn thực hiện nhấp chuột phải vào Start Menu. Bạn cũng có thể sử dụng phím tắt WinKey + X trên bàn phím.
- Sau đó chọn Ứng dụng và Tính năng. Nó phải xuất hiện trên menu như là sự lựa chọn đầu tiên. Bằng cách đó, phần Ứng dụng và Tính năng của màn hình Cài đặt Windows sẽ được hiển thị.
- Sau đó chọn Tính năng tùy chọn. Danh sách trên màn hình sau có thể không xuất hiện ngay trong Windows.
- Sau đó, chọn Thêm tính năng. Khi bạn thực hiện việc này, một hộp thoại có tiêu đề “Thêm tính năng tùy chọn” sẽ xuất hiện.
- Nó có thể được tìm thấy bằng cách cuộn qua danh sách hoặc sử dụng thanh tìm kiếm. Chọn nó từ danh sách các tùy chọn và sau đó nhấn nút Cài đặt.
- Bộ sưu tập bảng điều khiển quản lý của bạn giờ đây sẽ bao gồm Quản lý In, nhờ có Windows. Một lần nữa, tùy chọn này chỉ có thể truy cập được với Windows 10 Pro.
Làm cách nào để mở Quản lý máy in?
Mở hộp thoại lệnh Run bằng cách nhấn Win + R. Nhấn Enter để khởi chạy công cụ Quản lý in sau khi nhập “printmanagement.msc”. Chọn tùy chọn Tất cả Máy in sau khi mở rộng thư mục Bộ lọc Tùy chỉnh.
Tại sao tôi không thể tìm thấy Print Management trong Windows 10?
Có vẻ như máy tính của bạn chưa cài đặt tính năng này. Bạn sẽ cần thêm nó theo cách thủ công trong trường hợp đó.
Tại sao máy tính của tôi không có quản lý in?
Có nhiều cách giải thích tại sao Print Management không xuất hiện trong Windows 10. Điều này có thể liên quan đến sự cố với trình điều khiển đã cài đặt, tệp hệ thống bị hỏng hoặc sự cố với dịch vụ thích hợp. Ngoài ra, hãy nhớ rằng chỉ các phiên bản Windows Pro và Enterprise mới có Bảng điều khiển quản lý in. Nếu bạn đang sử dụng phiên bản Home, hãy cập nhật phiên bản đó hoặc tìm các chương trình bên thứ ba khác có thể so sánh được.
Làm cách nào để truy cập Quản lý in trong Windows?
Mở Windows File Explorer bằng cách nhấn Win + E. Nhập “printmanagement.msc” vào thanh địa chỉ File Explorer.
Quản lý in trong Windows là gì?
Để quản lý và khắc phục sự cố máy chủ in và máy in trên hệ thống Windows 11, quản trị viên máy tính để bàn có thể sử dụng phần đính vào Windows Print Management của Microsoft Management Console. Việc cài đặt, xem và quản lý máy in đều có thể thực hiện được nhờ phần đính vào Microsoft Management Console (MMC) được gọi là Quản lý in.
Kết luận
Quản lý in cho phép doanh nghiệp quản lý hiệu quả các thiết bị in và hợp lý hóa quy trình công việc, dẫn đến giảm chi phí hoạt động, chi phí thấp hơn và các quy trình mạng dễ dàng hơn. Việc loại bỏ sự phức tạp của mạng thông qua quản lý in giúp tăng cường hoạt động kinh doanh. Để cung cấp tài liệu một cách đáng tin cậy hơn và hợp lý hóa quy trình công việc, các doanh nghiệp sẽ được hưởng lợi từ tốc độ in và quét nhanh hơn. Ngoài ra, nhận dạng bản in dễ dàng, bảng điều khiển có thể tùy chỉnh và môi trường ổn định, an toàn đều góp phần làm tăng sự hài lòng của người dùng cuối với quản lý bản in.
Bài viết liên quan
- MÁY COPIER: Định Nghĩa, Chủng Loại, Top Máy Văn Phòng & Sửa Chữa
- CÁC HỆ THỐNG QUẢN LÝ PHẦN MỀM: Loại, Tính năng và Ví dụ
- CÁC CÔNG TY IN THEO YÊU CẦU: Mẹo hay nhất & Những điều cần biết
- QUẢNG CÁO DOANH NGHIỆP: Mẹo miễn phí, ví dụ & ý tưởng kinh doanh nhỏ
- LOGO MICROSOFT: Lịch sử, Ý nghĩa, Sự phát triển, Các Thông lệ Nhãn hiệu Tốt nhất.
dự án
