Chạy bảng lương là yêu cầu đối với mọi doanh nghiệp. Và, mặc dù nó có thể không phải là công việc quyến rũ nhất, nhưng nó là một công việc cần thiết. Việc theo dõi bảng lương của công ty đảm bảo rằng mọi người trong nhóm của bạn đều được trả lương đúng hạn. Tuy nhiên, quy trình tính lương có thể tẻ nhạt, tốn thời gian và lặp đi lặp lại. Khi bạn có một số lượng lớn nhân viên, quy trình tính lương có thể trở nên phức tạp. Bạn có thể chạy bảng lương nhanh chóng và hiệu quả với sự trợ giúp của hệ thống bảng lương. Bạn có thể tập trung vào các nhu cầu kinh doanh cấp bách khác bằng cách dành ít thời gian và công sức hơn cho bảng lương. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích quản lý hệ thống tính lương là gì, cách tính lương được thực hiện và quy trình tính lương có thể mang lại lợi ích cho doanh nghiệp của bạn như thế nào. Tiếp tục đọc để tìm hiểu thêm về các loại phần mềm hệ thống tính lương tự động khác nhau dành cho doanh nghiệp nhỏ.
Hệ thống tính lương là gì?
Hệ thống trả lương là bất kỳ phương thức nào để trả lương cho nhân viên, nộp thuế biên chế và theo dõi các giao dịch. Các tác vụ này có thể được hoàn thành thủ công hoặc tự động hóa bằng phần mềm để tiết kiệm thời gian và giảm nguy cơ mắc lỗi.
Quản lý hệ thống tính lương
Nói một cách đơn giản, hệ thống quản lý tiền lương là một quá trình mà người sử dụng lao động trả lương cho nhân viên của họ. Đó cũng là cách họ thể hiện cam kết với người lao động, thực hiện nghĩa vụ với các cơ quan chính phủ và lưu giữ hồ sơ tài chính theo thứ tự.
Tại sao quản lý hệ thống tiền lương lại quan trọng?
Quản lý hệ thống tiền lương là một phần quan trọng của bất kỳ doanh nghiệp nào vì nó giúp cải thiện sự gắn kết của nhân viên và tuân thủ quy định. Người sử dụng lao động có thể phải đối mặt với các yêu cầu về tiền lương và các hình phạt tốn kém nếu họ không có phương pháp trả lương cho nhân viên, ký gửi và nộp thuế cũng như lưu giữ hồ sơ một cách hiệu quả và chính xác.
Các giai đoạn của quy trình quản lý hệ thống tiền lương là gì?
Bất kể người sử dụng lao động chọn quản lý bảng lương như thế nào, quy trình này thường bao gồm ba giai đoạn:
#1. trả lương trước
Người sử dụng lao động thu thập dữ liệu liên quan cho kỳ lương dựa trên các chính sách và quy định của công ty đã xác định, chẳng hạn như số giờ làm việc không được miễn trừ của nhân viên, thời gian ngoại lệ (nghỉ phép, ốm đau, nghĩa vụ bồi thẩm đoàn, v.v.) và các điều chỉnh của nhân viên, chẳng hạn như tuyển dụng mới, nghỉ việc , tăng lương, hoặc thay đổi các khoản khấu trừ phúc lợi và khấu trừ thuế. Dữ liệu này sau đó được xác thực và sử dụng để xử lý bảng lương.
# 2. Tính toán
Người sử dụng lao động tính lương ròng bằng cách lấy tổng số tiền lương gộp mà mỗi nhân viên kiếm được trong kỳ lương và khấu trừ thuế và các khoản khấu trừ. Họ cũng tích lũy nghĩa vụ thuế của họ trong cùng thời kỳ.
#3. sau biên chế
Bảng lương được đối chiếu, thuế được thanh toán đúng hạn và mọi khoản thanh toán liên quan, chẳng hạn như lệnh khấu trừ tiền lương, đều được xử lý. Họ cũng trả lương cho nhân viên của mình và cung cấp cho họ cuống phiếu lương hoặc bảng sao kê lương, điều này được yêu cầu ở hầu hết các khu vực pháp lý.
Một số phương pháp quản lý hệ thống tiền lương là gì?
Người sử dụng lao động có một số tùy chọn quản lý tiền lương tùy thuộc vào ngân sách của họ và mức độ tham gia mong muốn, bao gồm:
#1. Quản lý tiền lương thủ công bằng bảng tính
Người sử dụng lao động có ít nhân viên có thể thích quản lý bảng lương theo cách thủ công bằng cách sử dụng bảng tính. Tuy nhiên, tiết kiệm chi phí tiềm năng thường lớn hơn những hạn chế. Các quy trình DIY thủ công làm tăng khả năng xảy ra các lỗi tốn kém và làm mất thời gian cho các hoạt động thúc đẩy tăng trưởng kinh doanh.
#2. Phần mềm quản lý tính lương
Bằng cách tự động hóa các tác vụ tốn thời gian, phần mềm tính lương chất lượng cao giúp giảm khối lượng công việc hành chính. Người sử dụng lao động có thể dựa vào đó để tính toán chính xác tổng lương, các khoản khấu trừ và lương ròng trong khi vẫn giữ được một số quyền kiểm soát đối với quy trình.
# 3. Gia công phần mềm
Người sử dụng lao động muốn giảm tải hoàn toàn bảng lương thường thuê một nhà cung cấp dịch vụ quản lý bảng lương hoặc ký kết thỏa thuận hợp tác với một tổ chức sử dụng lao động chuyên nghiệp (PEO). Trong những trường hợp như vậy, nhà cung cấp hoặc PEO có thể xử lý tất cả các khía cạnh của quản lý tiền lương, bao gồm tiền gửi thuế, báo cáo và tuân thủ.
Các loại phần mềm quản lý tiền lương
Phần mềm quản lý hệ thống tính lương có thể được phân loại theo một số phân loại chính; đám mây so với doanh nghiệp, chung so với ngành cụ thể, cũng như theo quy mô doanh nghiệp. Tuy nhiên, có một cách khác để phân loại các hệ thống quản lý tiền lương—một cách tập trung vào các nguyên tắc cơ bản của nền tảng và tác động của nó đối với quy trình làm việc của công ty.
#1. Phần mềm quản lý tính lương chuyên dụng
Giải pháp phần mềm quản lý tiền lương chuyên dụng thường được gọi là hệ thống độc lập. Họ vượt lên trên tất cả để cung cấp các tính năng và khả năng mạnh mẽ giải quyết các quy trình cốt lõi liên quan đến bảng lương và các chức năng quản lý nhân sự khác.
Phần lớn các hệ thống quản lý tiền lương chuyên dụng bao gồm các chức năng chuyên biệt có lợi cho các nhóm và bộ phận nhân sự. Các tính năng này bao gồm theo dõi thời gian và chấm công của nhân viên, báo cáo tùy chỉnh, quản lý thuế và lợi ích.
#2. Giải pháp quản lý tiền lương tích hợp
Các giải pháp quản lý tiền lương tích hợp thường được đưa vào các nền tảng quản lý nhân sự khác với các tính năng và khả năng mở rộng bao gồm nhiều chức năng.
Kế toán, quản lý nguồn nhân lực và bảng lương là những quy trình kinh doanh chính thường chồng chéo lên nhau. Do đó, các dịch vụ và sản phẩm phần mềm phục vụ cho các quy trình như vậy thường cung cấp cho khách hàng tùy chọn tích hợp nhiều mô-đun được thiết kế để đáp ứng các yêu cầu cụ thể của từng tổ chức.
#3. Phần mềm hệ thống tính lương
Phần mềm quản lý hệ thống tính lương là một công cụ toàn diện và giàu tính năng được thiết kế để hỗ trợ tính lương và các quy trình quản lý nhân sự quan trọng khác, từ việc tổ chức dữ liệu nhân sự thích hợp đến tự động hóa các quy trình quan trọng hàng ngày liên quan đến tính toán và thanh toán cho nhân viên/nhân viên lương.
Lợi ích của việc sử dụng phần mềm hệ thống tính lương là gì?
Phần mềm hệ thống tính lương tạo điều kiện thuận lợi cho mọi doanh nghiệp hoặc tổ chức thông qua tự động hóa quy trình, tập trung hóa dữ liệu và bảo mật, hiệu quả quy trình làm việc, năng suất nhân sự, tiết kiệm chi phí, tùy chỉnh và tích hợp.
Các doanh nghiệp sử dụng giải pháp trả lương phù hợp có thể tiết kiệm thời gian và tiền bạc đồng thời tránh được lỗi của con người. Hệ thống đảm bảo rằng số tiền chính xác được trả cho đúng nhân viên, các tổ chức nộp thuế chính xác và dữ liệu nhạy cảm của công ty và nhân viên được bảo vệ.
Các giải pháp phần mềm quản lý tiền lương cũng giúp tăng tính minh bạch trong tổ chức bằng cách cung cấp quyền truy cập dễ dàng vào các thỏa thuận, phúc lợi của nhân viên, bảng chấm công và các dữ liệu tương tự khác, cho phép giải quyết tranh chấp nhanh chóng. Hơn nữa, với bộ tính năng và công cụ đa dạng như vậy theo ý của họ, người dùng sẽ có thể tùy chỉnh các báo cáo cho các bên liên quan và nhân viên được ủy quyền.
Cách chọn phần mềm hệ thống tính lương
Một số cân nhắc chính phải được thực hiện trước khi triển khai giải pháp phần mềm hệ thống tính lương. Các nền tảng này có nhiều gói khác nhau, chẳng hạn như một số có sẵn dưới dạng tính năng bổ sung trong hệ thống ERP, HRM và kế toán trong khi những nền tảng khác có sẵn dưới dạng giải pháp độc lập độc lập, như đã đề cập trước đây.
Trước khi cam kết với một dịch vụ, nhà cung cấp hoặc gói đăng ký cụ thể, hãy xem xét các yếu tố sau để đảm bảo bạn nhận được giá trị tốt nhất cho số tiền của mình:
#1. Chi phí sở hữu
Các tổ chức (bất kể quy mô hay ngành nghề) phải liên tục cân bằng chi phí hoạt động, chi phí sở hữu và các chi phí khác của công ty. Bạn có thể tiêu tiền để kiếm ra tiền, nhưng bạn không thể tiêu nhiều đến mức khiến lợi nhuận của bạn bị ảnh hưởng.
Khi nói đến phần mềm quản lý tiền lương (hoặc bất kỳ giải pháp phần mềm nào khác cho vấn đề đó), có một số tùy chọn có sẵn để nhận chúng: phí cấp phép một lần hoặc đăng ký hàng tháng, hàng quý, hàng năm hoặc hai năm một lần. Không phải tất cả các nhà cung cấp đều cung cấp các tùy chọn như vậy, nhưng khi bạn tìm kiếm giá phần mềm, đây là các tùy chọn thanh toán mà bạn thường tìm thấy.
#2. Dịch vụ dựa trên đám mây hoặc triển khai tại chỗ
Nó sẽ được sử dụng như thế nào trong doanh nghiệp nhỏ của bạn là một điều khác cần cân nhắc khi mua phần mềm hệ thống tính lương. Trong khi những hệ thống khác được cung cấp dưới dạng dịch vụ dựa trên đám mây, một số hệ thống phần mềm được cài đặt tại chỗ. Có những ưu và nhược điểm đối với hai phương pháp triển khai khác nhau này.
#3. Các tính năng chính mà sản phẩm cung cấp
Bạn cũng phải xem xét các tính năng chính của giải pháp phần mềm và liệu công ty của bạn có yêu cầu chúng hay không. Một số hệ thống quản lý tiền lương cung cấp rất nhiều tính năng và công cụ, nhưng điều này không phải lúc nào cũng ngụ ý rằng chúng là lựa chọn tốt nhất cho công ty của bạn. Chỉ vì một sản phẩm có nhiều tính năng không có nghĩa là bạn sẽ sử dụng tất cả chúng.
#4. Tích hợp và khả năng mở rộng
Khả năng mở rộng là rất quan trọng, đặc biệt là đối với một công ty đang phát triển. Khi công ty của bạn phát triển và lực lượng lao động của bạn tăng lên, bạn phải có thể dựa vào giải pháp phần mềm để trợ giúp quản lý bảng lương. Hệ thống quản lý tiền lương bạn chọn phải có khả năng đứng vững trước thử thách của thời gian cũng như theo kịp tốc độ phát triển của tổ chức bạn.
Hệ thống trả lương Doanh nghiệp nhỏ
Làm việc với phần mềm tính lương là một quy trình đơn giản giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức trong việc quản lý lịch tính lương, ngay cả khi bạn không phải là chủ doanh nghiệp am hiểu về công nghệ. Trước tiên, phần mềm hệ thống tính lương của doanh nghiệp nhỏ của bạn cần được định cấu hình. Mặc dù đây thường là một quy trình đơn giản, nhiều nhà cung cấp bảng lương cung cấp hỗ trợ hoặc thậm chí thiết lập tài khoản cho bạn.
Trong khi thiết lập tài khoản của mình, bạn hoặc đại diện bộ phận hỗ trợ khách hàng sẽ cung cấp cho phần mềm thông tin ngân hàng cho cả doanh nghiệp và nhân viên của bạn. Thông tin được cung cấp sẽ cho phép phần mềm tính lương gửi trực tiếp tiền lương vào tài khoản ngân hàng của nhân viên, tính thuế lương của bạn và theo dõi tiền lương, PTO, hồ sơ cá nhân của nhân viên, v.v. Sau đó, bạn sẽ tạo lịch trả lương, quyết định ngày nào trong tuần và tần suất nhân viên của bạn sẽ được trả lương.
Phần mềm tính lương của bạn có thể được tích hợp với phần mềm kế toán, chấm công và nhân sự do nhà cung cấp dịch vụ tính lương của bạn hoặc nhà cung cấp bên thứ ba cung cấp sau khi lịch tính lương của bạn được thiết lập. Tích hợp đơn giản hóa quy trình tính lương bằng cách đồng bộ hóa bảng lương của bạn với giờ làm việc của nhân viên. Điều này đơn giản hóa quá trình tự động hóa lịch biên chế của bạn. Tuy nhiên, bạn vẫn sẽ muốn kiểm tra mọi thứ ngay cả khi bạn quyết định tự động hóa bảng lương của mình.
Với tài khoản của bạn được thiết lập, bạn sẽ có thể xử lý bảng lương nhanh chóng khi đang di chuyển. Nhiều nhà cung cấp bảng lương có ứng dụng dành cho thiết bị di động hoặc trang web thân thiện với thiết bị di động. Và, tại thời điểm này, chỉ cần một vài cú nhấp chuột nhanh trên điện thoại di động của bạn để chạy bảng lương của bạn.
Hệ thống tính lương tự động
Nói một cách đơn giản, người sử dụng lao động trả lương cho nhân viên của họ bằng hệ thống bảng lương. Tương tự, một hệ thống trả lương tự động cho phép người sử dụng lao động xử lý bảng lương trực tuyến.
Các tính năng phổ biến của hệ thống tính lương tự động
Hầu hết các nhà cung cấp bảng lương đều có rất nhiều khả năng tự động, nhưng đây là sáu tính năng phổ biến và quan trọng cần tìm kiếm.
- Chế biến tiền lương
- Quản lý biên chế
- Chuyển khoản điện tử
- Quản lý thuế
- Báo cáo
- Lưu trữ hồ sơ
Top 3 hệ thống tính lương tự động
Chọn một nhà cung cấp hệ thống trả lương tự động phù hợp với nhu cầu của bạn có thể là một thách thức, vì vậy đây là ba đề xuất hàng đầu của chúng tôi.
# 1. Gusto
Gusto là một lựa chọn chi phí thấp cũng cung cấp gói quy mô lớn. Một loạt các công cụ và tính năng nhân sự được cung cấp bởi dịch vụ trả lương này là một trong những tính năng đáng chú ý nhất của nó.
# 2. QUẢNG CÁO
Xử lý dữ liệu tự động, hay ADP, là bộ xử lý bảng lương hàng đầu. Cái tên này có lẽ là cái tên quen thuộc nhất với bạn trong danh sách này và vì lý do chính đáng: họ là một tên tuổi lớn trong thế giới phần mềm kinh doanh. ADP cung cấp một bảng điều khiển đơn giản và nhiều gói khác nhau cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô.
# 3. Paychex
Paychex cung cấp ba gói với nhiều dịch vụ bổ sung cho phép doanh nghiệp dễ dàng mở rộng quy mô và tùy chỉnh gói theo nhu cầu của họ. Chúng cũng có thể được coi là hệ thống trả lương tự động thích ứng nhất cho các doanh nghiệp.
Một ví dụ về một hệ thống tiền lương là gì?
Ví dụ về hệ thống trả lương bao gồm Sumopayroll, sumHR, Keka, PeopleWorks và Accent HRP.
2 loại hệ thống trả lương khác nhau là gì?
Ba loại bảng lương chính là thủ công, phần mềm và thuê ngoài.
Hệ thống nhân sự và tiền lương là gì?
Nhân sự (nhân sự) và tiền lương là hai bộ phận trong một doanh nghiệp. Bảng lương là danh sách nhân viên và số tiền họ được trả, trong khi Nhân sự xử lý nhiều nhiệm vụ liên quan đến quản lý nhân viên và hành chính, chẳng hạn như tuyển dụng, sa thải, phúc lợi, chấm công, v.v.
Đọc thêm: BỘ SƯU TẬP LÀ GÌ? Đại lý, Nợ & Cách thanh toán
Phần mềm tính lương phổ biến nhất là gì?
Hệ thống phần mềm tính lương tốt nhất:
- Bảng lương QuickBooks.
- paychex.
- Mùi vị.
- thanh toán.
- Gợn sóng.
- OnPay.
- Xe đẩy hàng.
- Xero.
Bốn loại lương là gì?
Bốn loại lương như sau:
- Hệ thống tính lương được quản lý nội bộ
- Hệ thống tính lương được quản lý chuyên nghiệp
- Dịch vụ tiền lương được quản lý bởi các cơ quan hệ thống tiền lương
- Hệ thống tính lương được quản lý bằng phần mềm
SAP có phải là một hệ thống trả lương không?
Có, phần mềm nhân sự SAP bao gồm quản lý, quản lý và xử lý bảng lương thông qua Bảng lương trung tâm cho nhân viên của SAP SuccessFactors. Các quy trình nguồn nhân lực và doanh nghiệp khác có thể được tích hợp với giải pháp đám mây.
Kết luận
Chọn phần mềm tính lương tốt nhất cho công ty của bạn là một quyết định quan trọng. May mắn thay, nhiều giải pháp phần mềm tính lương trực tuyến cung cấp các tính năng, tích hợp và giao diện người dùng mạnh mẽ để phù hợp với các chủ doanh nghiệp không có nhiều kinh nghiệm xử lý bảng lương.
Bài viết liên quan
- Bảng lương doanh nghiệp nhỏ: Dịch vụ phần mềm tính lương tốt nhất Vương quốc Anh
- DỊCH VỤ NHÂN SỰ CHO CÁC DOANH NGHIỆP NHỎ: Chức năng & Ví dụ về Dịch vụ Nhân sự
- 17 HỆ THỐNG TRẢ LƯƠNG CHO DOANH NGHIỆP NHỎ TỐT NHẤT NĂM 2023, Đã cập nhật!!!
- CHI PHÍ DỊCH VỤ TIỀN LƯƠNG VÀ THUẾ
- PHẦN MỀM TIỀN LƯƠNG TỐT NHẤT CHO DOANH NGHIỆP NHỎ 2023
dự án
