Hiệu quả của tổ chức đánh giá mức độ các tổ chức đạt được các mục tiêu của họ. Một tổ chức hiệu quả hoạt động trơn tru và hiệu quả. Trong bài đăng này, chúng tôi sẽ thảo luận về các thành phần cần thiết để xây dựng một tổ chức hiệu quả. Cho dù bạn là người quản lý hay lãnh đạo, hãy tiếp tục đọc để tìm hiểu cách làm cho công ty của bạn hoạt động (thậm chí) tốt hơn.
Chúng ta sẽ bắt đầu bằng cách xác định hiệu quả của tổ chức, sau đó thảo luận bảy lý thuyết về hiệu quả của tổ chức, cách đo lường hiệu quả của tổ chức và cách nhân sự có thể đóng góp vào hiệu quả của tổ chức.
Định nghĩa về hiệu quả của tổ chức là gì?
Hiệu quả của tổ chức liên quan đến việc một công ty hoàn thành các mục tiêu của mình tốt như thế nào. Đo lường hiệu quả của tổ chức liên quan đến các yếu tố khác nhau, bao gồm:
- năng suất của nhân viên
- Lãnh đạo hiệu quả
- Văn hóa doanh nghiệp
- Hiệu quả trong quy trình kinh doanh
Nhân viên, lãnh đạo và các quy trình đều phải làm việc cùng nhau để đạt được hiệu quả của tổ chức. Mọi khía cạnh của công ty đều hoạt động như một cỗ máy được bôi dầu tốt; nếu một phần bị ảnh hưởng, toàn bộ hệ thống bị ảnh hưởng. Các tổ chức phi lợi nhuận cũng được bảo vệ bởi hệ thống này.
Các nhà lãnh đạo phi lợi nhuận ưu tiên cung cấp các dịch vụ chất lượng cao với chi phí thấp nhất có thể.
Hiệu quả của tổ chức trong lĩnh vực phi lợi nhuận đòi hỏi sự gắn kết nguồn lực, sự gắn kết nhân sự và hiệu quả hoạt động. Một cách tiếp cận toàn diện là rất quan trọng trong các thiết lập của chính phủ để phân bổ hợp lý các nguồn lực và phát triển một hệ thống cung cấp dịch vụ công hiệu quả.
Hiệu quả của tổ chức so với Hiệu quả của tổ chức
Trong khi cả hiệu quả của tổ chức và hiệu quả của tổ chức đều liên quan đến khả năng của một nhóm để hoàn thành mục tiêu của mình, chúng áp dụng các cách tiếp cận khác nhau đáng kể. Khi một công ty sử dụng ít nguồn lực, thời gian và tiền bạc nhất để đạt được mục đích của mình, thì công ty đó được cho là có hiệu quả.
Mặt khác, hiệu quả của tổ chức không định hướng theo thời gian và thay vào đó tập trung vào việc đạt được mục tiêu bằng cách làm những điều đúng đắn. Các công ty đánh giá hai điều này theo những cách khác nhau. Để xác định hiệu quả của tổ chức, họ có thể sử dụng một bộ số liệu. Khi nói đến hiệu quả của tổ chức, họ có xu hướng xem xét các yếu tố tài chính như chi phí để đánh giá sự thành công.
Tầm quan trọng của hiệu quả tổ chức là gì?
Phát triển một tổ chức thành công đòi hỏi phải đạt được hiệu quả của tổ chức. Cải thiện năng lực của công ty bạn để đạt được các mục tiêu của nó là rất quan trọng để mang lại giá trị cho cổ đông. Nó cho thấy công ty của bạn sẽ phát triển mạnh trong thời gian dài.
Mặt khác, việc duy trì lợi thế cạnh tranh đòi hỏi phải đánh giá liên tục hiệu quả của tổ chức và không phải là điều bạn đạt được rồi quên đi. Các công ty phải liên tục đánh giá hiệu quả hoạt động của mình, Hiệu suất của nhân viênvà phong cách lãnh đạo.
Khi phải đối mặt với một sự xáo trộn, hiệu quả của tổ chức có thể tạo ra hoặc phá vỡ tình hình. Tổ chức của bạn có thể trực tiếp giải quyết các trở ngại trong khi tập trung vào việc mở rộng liên tục. Công ty của bạn sẽ trở nên linh hoạt hơn nếu nó cam kết về hiệu quả của tổ chức. Quá trình này bao gồm tất cả các cấp của tổ chức, từ quản lý cấp cao đến nhân viên.
Nhưng làm thế nào bạn có thể xây dựng một tổ chức hiệu quả hơn?
5 cách để tăng hiệu quả của tổ chức
Bạn phải giải quyết vấn đề hiệu quả của tổ chức một cách toàn diện để đạt được lợi thế cạnh tranh. Rất khó để khuyến khích sự cộng tác trên toàn doanh nghiệp. Nhân viên, lãnh đạo, quy trình và văn hóa đều phải cộng tác với nhau.
Hãy coi mỗi khu vực này là những trụ cột hỗ trợ một tòa nhà lớn hơn. Bất kỳ điểm yếu nào cũng gây nguy hiểm cho sự ổn định chung của tổ chức.
Làm thế nào bạn có thể đảm bảo sức mạnh và sự gắn kết của doanh nghiệp? Chúng tôi đã tổng hợp năm ý tưởng hữu ích để tăng hiệu quả của tổ chức.
#1. Thiết lập các ưu tiên cho con người, quy trình và tài nguyên.
Nhân viên có động lực và làm việc hiệu quả? Hay họ thường xuyên rời bỏ nhiệm vụ? Một số yếu tố ảnh hưởng đến hiệu suất, bao gồm chất lượng đào tạo nhân viên, môi trường làm việc, công cụ và quản lý thành công.
Nhân viên và các nhà lãnh đạo trở nên kém hiệu quả khi không có các quy trình hiệu quả. Các hoạt động nhanh, tinh gọn và hiệu quả về chi phí là bắt buộc. Nhân viên dựa vào hiệu quả hoạt động để hoàn thành nhiệm vụ của mình. Để có hiệu quả, tất cả nhân viên, quản lý và quy trình phải đồng bộ. Theo Gartner, khi 'mục tiêu của nhân viên được liên kết với nhu cầu của cả tổ chức và nhân viên, hiệu suất của nhân viên có thể tăng tới 22%.'
#2. Căn chỉnh chiến lược và mục tiêu
Để đạt được hiệu quả của tổ chức, nhiều công ty trải qua cải cách quy mô lớn. Tuy nhiên, nhiều tổ chức không thể cải thiện với tốc độ mong muốn do không kết hợp chiến lược với mục tiêu.
Bạn có thể thay đổi chuỗi giá trị của tổ chức để phù hợp với mục tiêu của mình khi bạn hiểu nó. Các kỹ thuật tái cấu trúc khác nhau phụ thuộc vào các mô hình kinh doanh cụ thể, nhưng điều quan trọng là phải duy trì sự linh hoạt.
Ví dụ, bạn có thể cải thiện trải nghiệm của khách hàng thông qua tự động hóa không? Những khách hàng am hiểu công nghệ thường ưu tiên các công cụ tự động hóa trực tuyến như phương thức kết nối ưa thích của họ với công ty. Một sự thay đổi ở mức độ này sẽ đòi hỏi một chiến lược thực hiện, thay đổi kinh nghiệm quản lý và hỗ trợ điều hành.
Việc cân bằng tất cả các khía cạnh chuyển động này có thể khó khăn và các tổ chức thường không giải quyết được các mục tiêu vững chắc của họ trong suốt quá trình. Chiến lược và mục tiêu phù hợp cho phép tổ chức của bạn thực hiện các thay đổi cơ cấu tổ chức phù hợp.
#3. Căn chỉnh cấu trúc của Công ty với Chiến lược
Bạn có thể bắt đầu tích hợp cấu trúc công ty với chiến lược sau khi xác định các mục tiêu ưu tiên. Cấu trúc của một tổ chức có tác động đáng kể đến hiệu suất của nó. Chẳng hạn, tổ chức có phải là một hệ thống phân cấp độc đoán từ trên xuống không? Nó có dân chủ không, với các nhóm và cá nhân tự trị?
Điều quan trọng là trở thành một tổ chức hiệu quả bằng cách xác định cấu trúc và thiết kế tối ưu cho mô hình của bạn. Lãnh đạo, quản lý, văn hóa và các yếu tố khác đều ảnh hưởng đến việc các chức năng phối hợp với nhau tốt như thế nào. Ví dụ: nếu nhân viên không áp dụng hệ thống làm việc mới, các quy trình sẽ bị dừng lại.
Để thu hút tất cả các cấp của doanh nghiệp cùng một lúc, công ty của bạn cần có một mô hình cấu trúc hiệu quả. Một cách tiếp cận toàn diện là phương pháp tốt nhất để đảm bảo rằng sự thiếu hiệu quả của tổ chức không làm công ty chậm lại.
#4. Đánh giá kết quả
Làm thế nào bạn sẽ biết nếu những nỗ lực của bạn có kết quả? Đánh giá hiệu quả của tổ chức phức tạp hơn là chỉ nhìn vào doanh thu. Phân tích dữ liệu có thể hữu ích trong việc xác định hiệu quả, nhưng cũng cần phải tính đến yếu tố con người trong quá trình phát triển của tổ chức.
Nếu bạn muốn ước tính chính xác hiệu quả của tổ chức, bạn phải hỏi những câu hỏi sau:
- Mục tiêu của công ty bạn là gì?
- Những mục tiêu này có được truyền đạt tới nhân viên một cách rõ ràng không?
- Bạn sẽ đánh giá tiến độ thường xuyên như thế nào?
Tính minh bạch là chiến lược hiệu quả nhất để thu hút mọi người tham gia vào nỗ lực của bạn nhằm đạt được hiệu quả của tổ chức. Đặt ra các nhiệm vụ và trách nhiệm của mọi người, đồng thời chia sẻ tiến trình của phương pháp của bạn theo định kỳ để giữ cho mọi người có động lực tiếp tục tiến về phía trước.
#5. Không ngừng cải thiện
Hiệu quả của tổ chức là một quá trình đang diễn ra. Nếu bạn muốn tổ chức của mình cam kết thực hiện quy trình, bạn phải có sự hỗ trợ cấp cao nhất. Hỗ trợ điều hành lan rộng khắp một tổ chức, khuyến khích mọi người hỗ trợ các dự án thay đổi và thay đổi.
Cách tiếp cận tốt nhất để đảm bảo rằng tổ chức của bạn tiếp tục phát triển là các giám đốc điều hành phải đưa ra một cam kết rõ ràng và liên tục. Hãy nhớ phân tích sự tiến bộ của bạn một cách thường xuyên và luôn tìm kiếm cơ hội phát triển.
Những yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả tổ chức?
Các công ty có thể sử dụng các số liệu hoặc quy trình xem xét để đánh giá hiệu quả tổ chức của họ. Thẻ điểm thường được các doanh nghiệp sử dụng để theo dõi hiệu suất của họ một cách thường xuyên. Cách một công ty đánh giá hiệu quả của nó được xác định bởi kế hoạch chiến lược và mục tiêu mà nó đang cố gắng đạt được.
Một kỹ thuật khác để đánh giá hiệu quả của tổ chức là kiểm tra các chỉ số hàng đầu của công ty, chẳng hạn như số lượng các cuộc hẹn theo kế hoạch hoặc số lượng thư giới thiệu được phát hành, để dự báo hiệu suất trong tương lai. Họ cũng có thể xác định KPI để xác định xem họ có hoàn thành hoạt động được yêu cầu hay không.
Các mô hình và phương pháp tiếp cận hiệu quả của tổ chức
Trung tâm Khoa học và Giáo dục Canada đã kiểm tra bốn lý thuyết hiệu quả tổ chức riêng biệt. Nghiên cứu này, tập trung vào hiệu quả tổ chức trong giáo dục đại học, bao gồm các thành phần sau:
- Phương pháp tiếp cận mục tiêu đòi hỏi phải xác định tính hiệu quả theo các mục tiêu của tổ chức như lợi nhuận, đổi mới và chất lượng lợi nhuận.
- Phương pháp tài nguyên hệ thống mô tả hiệu quả về khả năng của một tổ chức để thu thập các nguồn lực cần thiết.
- Phương pháp Quy trình – Phương pháp này tập trung vào hiệu suất và hiệu quả của các quy trình của một tổ chức.
- Phương pháp tiếp cận cử tri chiến lược – Mô hình này xác định tính hiệu quả về mặt lợi ích của các bên liên quan.
Những phương pháp này chỉ làm trầy xước bề mặt.
Sản xuất, cống hiến, lãnh đạo và các mối quan hệ giữa các cá nhân đều quan trọng.
Tiến sĩ P. Venkataiah của Đại học Osmania đã phát triển mô hình này, mô hình này tập trung vào các thành phần tổ chức quan trọng như:
- Sản xuất. Sự chuyển động của đầu ra của tổ chức.
- Cam kết. Mức độ cam kết của nhân viên đối với tổ chức.
- Khả năng lãnh đạo. Quyền lực và ảnh hưởng cá nhân.
Xung đột giữa các cá nhân. Thông tin sai lệch giữa sếp và cấp dưới.
Ý tưởng bao quát là rõ ràng. Hiệu quả của tổ chức bị ảnh hưởng bởi hiệu quả, sự hài hòa và hiệu quả trên nhiều lĩnh vực. Các tổ chức hiệu quả hơn sẽ có lợi nhuận cao hơn, linh hoạt hơn và cạnh tranh hơn.
Hệ thống thích ứng, ra quyết định, học tập và hiệu quả nhóm
Hiệu quả của mô hình này phụ thuộc vào bốn điều kiện quan trọng.
- Quyết định. Cách mọi người đưa ra quyết định, chất lượng của những quyết định đó và cách cải thiện việc ra quyết định bằng cách sử dụng nhiều lựa chọn hơn.
- Học hỏi và thay đổi. Làm thế nào để mọi người thích nghi với thông tin mới và mô hình hoạt động?
- Hiệu quả của một nhóm. Cách mọi người cộng tác trong nhóm và cách họ tận dụng những ý tưởng và khám phá mới.
- Các hệ thống tự tổ chức và thích nghi. Theo thời gian, cách các hệ thống và quy trình phát triển, tự tổ chức và cải thiện tổ chức.
Các bước để lãnh đạo hiệu quả tổ chức
Hiệu quả của tổ chức phụ thuộc vào khả năng lãnh đạo, theo The Leadership Circle.
Nó đặc biệt phụ thuộc vào sáu hệ thống:
- Khả năng lãnh đạo: Các nhà lãnh đạo nên có khả năng biến tầm nhìn thành chiến lược, phương pháp và mục tiêu.
- Truyền thông: Giao tiếp phải có mục đích, nhất quán và hướng đến kết quả.
- Trách nhiệm giải trình: Duy trì trách nhiệm giải trình và kỷ luật đòi hỏi phải thực hiện các hệ thống với hậu quả thực tế và phần thưởng thực tế.
- Vận chuyển: Trong số những thứ khác, các hoạt động phải phù hợp với chiến lược, liên tục cải tiến và xây dựng các khả năng trong tương lai.
- Năng suất của nhân viên: Đây cũng phải là một cách tiếp cận nghiêm ngặt, có hệ thống để thu hút, phát triển và giữ chân nhân sự hàng đầu.
- đo lường: Để đi đúng hướng, một công ty nên sử dụng các số liệu, đánh giá và sửa đổi một cách có phương pháp.
Sử dụng Hệ thống Trách nhiệm Giải trình Hiệu suất để Thu hút Nhân viên
Những người khác nhấn mạnh tầm quan trọng của con người, trong khi Vòng lãnh đạo nhấn mạnh khả năng lãnh đạo tốt là trục xoay quanh hiệu quả của tổ chức.
Động lực của nhân viên thường được coi là một yếu tố quan trọng trong hoạt động hiệu quả của tổ chức. Động lực là điều cần thiết trong công việc.
Động lực của nhân viên ảnh hưởng đến một số chỉ số nhân viên quan trọng khác, bao gồm:
- hiệu quả của nhân viên
- Đam mê công việc của họ
- Các mức sản lượng
- sẵn sàng học hỏi và khả năng học hỏi
- Sống sót và duy trì
- Lòng trung thành với tổ chức
Đây là một trong những lý do tại sao các giám đốc điều hành của công ty rất chú trọng đến động lực của nhân viên.
Sự tham gia của người lao động
Làm thế nào bạn có thể tăng năng suất của nhân viên? Trải nghiệm của nhân viên nên được ưu tiên.
Bất kể cách tiếp cận của bạn là gì, việc cải thiện những lĩnh vực này có thể giúp nâng cao hiệu quả của tổ chức.
- Sản phẩm vòng đời của một nhân viên. Mọi cuộc gặp gỡ của nhân viên với một thương hiệu đều được đề cập trong vòng đời của nhân viên. Chu trình này bắt đầu bằng việc liên hệ trước khi tuyển dụng và tiếp tục thông qua các giai đoạn tương tác khác nhau, chẳng hạn như khảo sát giới thiệu và sau khi rời công ty.
- Sự hài lòng của nhân viên. Vòng đời của nhân viên được bao gồm trong trải nghiệm của nhân viên. Tuy nhiên, nó cũng có thể bao gồm bầu không khí văn phòng, các chương trình phát triển nghề nghiệp, tương tác giữa các cá nhân và bất kỳ khía cạnh nào khác về trải nghiệm của nhân viên trong tổ chức, tùy thuộc vào người bạn hỏi.
- Thăng tiến nghề nghiệp và kỹ năng. Bộ phận nhân sự đã mở rộng trách nhiệm bao gồm quản lý thay đổi, trải nghiệm của nhân viên, đào tạo và phát triển nghề nghiệp. Sự thay đổi trách nhiệm này cũng đã biến nó thành một chức năng giá trị gia tăng, chứ không chỉ đơn thuần là một hoạt động hành chính hoặc quản lý.
- ứng xử của nhân viên. Tương tác cá nhân và nhóm bị ảnh hưởng bởi hành vi của nhân viên. Các kỳ vọng về hành vi phải rõ ràng và có định hướng mục tiêu. Hành vi phù hợp tại nơi làm việc sẽ nâng cao tinh thần của nhóm, dẫn đến các tổ chức hiệu quả, thành công và hiệu quả hơn.
Làm thế nào để đánh giá hiệu quả của một tổ chức
Theo dõi tiến độ là rất quan trọng để đạt được kết quả lâu dài. Tuy nhiên, việc xác định xem kỹ thuật của bạn có hoạt động hay không có thể khó khăn nếu bạn không biết tìm ở đâu. Bạn có thể đo lường hiệu quả của tổ chức bằng cách nào khác ngoài việc so sánh lợi nhuận ròng với hồ sơ lợi nhuận mong muốn?
Hạnh phúc của khách hàng là một trong những điều đầu tiên cần xem xét. Một công ty hiệu quả cung cấp cho khách hàng của mình các dịch vụ chất lượng cao. Các quy trình nội bộ có tác động trực tiếp đến chất lượng dịch vụ do công ty cung cấp. Nếu bạn muốn khám phá mức độ hiệu quả của công ty mình, hãy hỏi khách hàng của bạn.
Một cách tiếp cận khác để theo dõi tiến độ là sự tham gia của lực lượng lao động. Nhân viên có tham gia vào quy trình làm việc mới không? Họ có hài lòng với phần mềm mới nhất không? Khi mọi người thực hiện tốt, các quy trình nội bộ hoạt động trơn tru hơn.
Bạn có thể ước tính hiệu quả của cơ cấu tổ chức của mình bằng cách phân tích mức độ hạnh phúc và hiệu suất của nhân viên. Sự hài lòng của nhân viên và khách hàng là những thước đo hiệu suất quan trọng có thể giúp bạn tăng hiệu quả của tổ chức.
Quản lý thay đổi thúc đẩy hiệu quả của tổ chức
Như chúng ta đã thảo luận trong bài viết này, hiệu quả của tổ chức là đáp ứng các mục tiêu của công ty. Tổ chức của bạn có thể cần phải thay đổi để đạt được mục tiêu của mình. Đây là nơi quản lý thay đổi phát huy tác dụng.
Quản lý thay đổi đòi hỏi phải giao tiếp chiến lược và hợp tác với nhân viên để tăng động lực. Sự tham gia của nhân viên được tăng lên bởi các nhà quản lý thay đổi bằng cách duy trì động lực và giảm khả năng chống lại sự thay đổi. Họ khuyến khích và huấn luyện nhân viên đón nhận sự thay đổi.
Quản lý thay đổi phải bắt đầu từ trên cùng. Theo phân tích của McKinsey về quan điểm của CIO và thúc đẩy sự thay đổi nhanh nhẹn, “cơ hội thành công của quá trình chuyển đổi tăng ít nhất 30% khi nhóm hàng đầu hiểu sâu sắc về sự nhanh nhẹn là gì và cách nó tạo ra giá trị.”
Hãy nhớ rằng phương pháp quản lý thay đổi của bạn nên được xây dựng xung quanh cơ cấu tổ chức. Nhân viên của bạn sẽ nghĩ gì về một sáng kiến chuyển đổi? Điều này sẽ quyết định cách tiếp cận của bạn cũng như công cụ và phong cách quản lý lý tưởng cho công ty của bạn.
Tổng kết
Hiểu được nguyên nhân của hiệu quả tổ chức sẽ giúp bạn thực hiện công việc tốt hơn và giúp tổ chức thăng tiến trên nhiều phương diện, cho dù bạn ở cương vị lãnh đạo hay điều hành. Ví dụ, hiệu quả đòi hỏi phải đảm bảo các nguồn lực và khả năng có giá trị, tối ưu hóa các quy trình, làm hài lòng các bên liên quan và đảm bảo rằng tổ chức đáp ứng các mục tiêu của mình. Mỗi quan điểm trong số này có thể được sử dụng để đánh giá và cải thiện hiệu quả của tổ chức, dẫn đến một cỗ máy được bôi dầu tốt mang lại lợi ích cho nhân viên, các bên liên quan, cổ đông và cộng đồng lớn hơn nơi tổ chức hoạt động.
Bài viết liên quan
- Định nghĩa HIỆU QUẢ & Cách Mở rộng Quy mô Bất kỳ Doanh nghiệp nào vào năm 2023
- Các ví dụ về chỉ số nhân sự hàng đầu năm 2023
- Tỷ suất lợi nhuận gộp: Công thức & Cách tính tỷ suất lợi nhuận gộp
- CẤU TRÚC CÔNG TY: Ý nghĩa và các loại hình khác nhau
- SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CÔNG TY: Ý nghĩa, Các loại và Ví dụ
dự án
