Việc thay thế nhân viên là không thể tránh khỏi; tuy nhiên, quản lý hiệu quả quá trình chuyển đổi nhân viên là một khoản đầu tư quan trọng và có lợi cho các công ty, mặc dù thực tế là nó không bao giờ đơn giản. Bạn nên cố gắng hết sức để chia tay một cách thân thiện với những đồng nghiệp cũ để chuyển sang những cơ hội mới. Tuy nhiên, việc chuyển đổi có thể khó khăn và nhân viên thường cảm thấy không hài lòng, bị ngược đãi hoặc bị áp đảo. Một chương trình offboarding vững chắc có thể giúp bộ phận nhân sự tránh được các vấn đề phổ biến và giúp quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ cho cả nhân viên sắp nghỉ việc và bộ phận nhân sự. Trong bài viết này, chúng ta sẽ thảo luận về danh sách kiểm tra khi offboarding, phần mềm, an ninh mạng và tại sao offboarding lại quan trọng.
Offboarding là gì?
Offboarding là thủ tục dẫn đến sự chia rẽ chính thức giữa người lao động và công ty thông qua việc nghỉ hưu, chấm dứt hợp đồng hoặc từ chức. Nó bao gồm mọi lựa chọn và hành động được thực hiện trong suốt quá trình nghỉ việc của nhân viên.
Ngược lại, offboarding giám sát sự ra đi của một nhân viên từ một công ty. Quá trình cho một nhân viên nghỉ việc sau khi họ thôi việc hoặc chấm dứt hợp đồng bao gồm tất cả những gì phải làm để đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ.
Nếu thủ tục offboarding rõ ràng, việc chuyển giao cho công ty và cá nhân sẽ diễn ra suôn sẻ.
Những ví dụ như vậy có thể là:
- Thay đổi nhiệm vụ của người lao động cho người khác
- Loại bỏ mật khẩu và hạn chế quyền truy cập
- trả lại thiết bị
- Dành thời gian để phỏng vấn sau tuyển dụng
Mục tiêu của offboarding là đảm bảo không có câu hỏi hoặc vấn đề nào còn sót lại sau khi nhân viên rời khỏi tổ chức, chẳng hạn như liệu họ có còn thẻ ID hay không. Bạn cũng có thể hiểu rõ hơn về cách phục vụ tốt hơn các nhân viên hiện tại và tương lai của mình thông qua quy trình này.
Các bước trong quy trình Offboarding là gì?
Quy trình offboarding nên bao gồm các bước sau:
#1. Thông báo về việc khởi hành của nhân viên cho các nhóm khác
Bộ phận nhân sự (HR), tài chính và công nghệ thông tin (CNTT) đều cần được thông báo càng sớm càng tốt khi một nhân viên nghỉ việc. Các nhóm này chịu trách nhiệm chấm dứt các đặc quyền CNTT, đóng tài khoản và xử lý các khoản thanh toán cuối cùng.
Duy trì mối quan hệ vững chắc với các đội đối thủ là rất quan trọng từ góc độ kết nối mạng. Chẳng hạn, làm thế nào bạn có thể lấp đầy khoảng trống do một nhân viên nghỉ việc, người rất quan trọng đối với sự thành công của một dự án liên phòng ban để lại?
Đưa ra những lời hứa có chủ ý với nhau là điều mà chúng tôi thường thảo luận, đặc biệt là khi cộng tác giữa các bộ phận. Mối quan hệ bền chặt với đồng nghiệp có thể được duy trì bằng cách trao đổi cởi mở và kịp thời về những thay đổi.
Nếu sự ra đi của nhân viên sẽ ảnh hưởng đến thời hạn, sản phẩm hoặc dự án, hãy cho mọi người liên quan biết càng sớm càng tốt. Điều này có thể giúp giảm căng thẳng, thu hẹp khoảng cách giao tiếp và giảm bớt tác động của bất kỳ thay đổi bất ngờ nào.
Bằng cách giữ chúng trong vòng lặp, bạn có thể đảm bảo rằng không có bước khởi động quan trọng nào bị bỏ sót và các quy trình diễn ra nhanh hơn.
#2. Giao lại Nhiệm vụ của Người lao động cho Người khác
Có thể mất một thời gian để tìm người thay thế phù hợp cho một công nhân sắp nghỉ việc. Bắt đầu tìm kiếm một sự thay thế càng sớm càng tốt để tránh mất sản xuất. Điều này có thể liên quan đến việc tìm một nhân viên mới hoặc giao nhiệm vụ cho một nhân viên hiện có.
Bước tiếp theo là đào tạo nhân viên mới đảm nhận vị trí này. Yêu cầu nhân viên sắp ra đi đào tạo người thay thế họ nếu có thể. Quá trình thông tin được chia sẻ giữa các cá nhân được gọi là chuyển giao kiến thức.
Yêu cầu nhân viên những điều như thế này để đạt được mục tiêu này:
- Khi bạn nghĩ về công việc của mình, bạn thường làm gì nhất?
- Bạn có một phương pháp để tổ chức ngày làm việc của bạn?
- Bạn có biết liệu người kế nhiệm của bạn có cần được đào tạo về bất kỳ chương trình hoặc phần mềm nào không?
- Những tài liệu nào người kế nhiệm của bạn nên có quyền truy cập?
Để bắt đầu từ nơi mà nhân viên trước đó đã bỏ dở, câu trả lời cho những câu hỏi này là rất quan trọng.
#3. Hủy tài khoản người dùng
Sau ngày làm việc cuối cùng của nhân viên, họ sẽ bị thu hồi tất cả các đặc quyền truy cập. Loại bỏ việc sử dụng tất cả các chương trình và ứng dụng, bao gồm:
- Thư từ kinh doanh
- Quyền phần mềm
- Phương tiện truyền dẫn
- Phần mềm quản lý dự án
Bạn cũng nên vô hiệu hóa mọi huy hiệu bảo mật lối vào cửa hoặc quyền truy cập mã vào cửa mà bạn có thể có.
Xóa tất cả thông tin cá nhân của bạn khỏi mọi máy tính xách tay do công ty cấp trước khi giao chúng cho nhân viên mới. Mặt khác, nhân viên nghỉ việc có trách nhiệm bàn giao tất cả dữ liệu liên quan đến công ty được lưu trữ trên bất kỳ thiết bị cá nhân nào cho quản trị viên CNTT.
Điều này ngăn thông tin bí mật của công ty hoặc khách hàng rơi vào tay các nhân viên cũ. Vi phạm dữ liệu có thể xảy ra nếu thông tin nhạy cảm bị lấy bởi các bên trái phép, chẳng hạn như một nhân viên cũ đang cay đắng vì bị sa thải.
Vi phạm dữ liệu vừa là rủi ro nghiêm trọng vừa là gánh nặng tài chính đáng kể. Các vụ vi phạm dữ liệu thường khiến các công ty thiệt hại 4.24 triệu đô la vào năm 2021. Hãy đảm bảo rằng bạn đang thực hiện tất cả các biện pháp phòng ngừa cần thiết để giữ an toàn cho thông tin (và tiền của bạn).
#4. Hoàn thiện tài liệu và thực hiện bất kỳ khoản thanh toán cần thiết nào
Tùy thuộc vào chính sách của công ty và các điều khoản được nêu trong sổ tay nhân viên, nhân viên nghỉ việc có thể được yêu cầu hoàn thành các thủ tục giấy tờ cụ thể. Tiết lộ bảo mật và thỏa thuận không tiết lộ là hai ví dụ về thủ tục giấy tờ như vậy.
Khi bạn đã thông báo cho bộ phận nhân sự rằng một nhân viên sẽ nghỉ việc, họ có thể bắt đầu soạn thảo tài liệu về việc nghỉ việc. Bộ phận tài chính sẽ lên kế hoạch trả lương để nhân viên được thanh toán đầy đủ trước khi họ rời đi.
Nhân viên sẽ nhận được tiền lương cuối cùng của họ trước khi bị bộ phận kế toán đưa ra khỏi bảng lương.
#5. Bắt đầu một cuộc phỏng vấn xuất cảnh
Một cuộc phỏng vấn thôi việc cung cấp một cơ hội cuối cùng để rời đi với các điều khoản nghề nghiệp thân thiện với một nhân viên sắp ra đi. Nó cũng cung cấp thông tin có giá trị để nâng cao văn hóa của công ty.
Hỏi nhân viên sắp nghỉ việc về ấn tượng của họ đối với phương pháp quản lý của công ty trong một cuộc phỏng vấn thôi việc. Hỏi về quy trình làm việc và tâm trạng chung của nhân viên. Dưới đây là một vài câu hỏi để hỏi khi kết thúc cuộc phỏng vấn:
- Khi bạn đang làm việc, bạn có cảm thấy mình có các công cụ và sự hỗ trợ cần thiết để thành công không?
- Kỳ vọng ban đầu của bạn về công việc phù hợp với thực tế như thế nào?
- Bạn đứng ở đâu với đồng nghiệp của bạn?
- Bạn có cảm thấy như có bất cứ điều gì chúng tôi có thể làm khác đi để ngăn chặn sự ra đi của bạn không?
- Theo bạn, điều quan trọng nhất cần sửa chữa là gì?
- Bạn có gợi ý công ty này cho ai đó đang tìm việc làm không? Nếu vậy, giải thích tại sao. Và nếu câu trả lời là không, hãy giải thích tại sao.
- Bạn đang nghĩ về việc trở lại làm việc cho công ty này?
Yêu cầu nhân viên đưa ra câu trả lời thẳng thắn cho những câu hỏi này. Bạn cũng nên sẵn sàng tiếp nhận phản hồi, cả tích cực và tiêu cực. Hãy chú ý đến nhân viên của bạn, bất kể bản chất của nhận xét của họ. Người lao động nhận thức được rằng ý kiến của họ đang bị phớt lờ. Phỏng vấn thôi việc là một phần quan trọng của quy trình phản hồi vì nó cho người lao động thấy rằng ý kiến của họ rất quan trọng.
Truyền đạt những phát hiện của cuộc phỏng vấn lên cấp trên. Ngoài ra, nếu một nhân viên có khiếu nại, bạn nên giải quyết những lo ngại của họ càng sớm càng tốt.
Phần mềm ngoại trú
Phần mềm offboarding hợp lý hóa các thủ tục giấy tờ cần thiết khi nhân viên nghỉ việc hoặc chấm dứt hợp đồng bằng cách tập trung hóa quy trình. Khi một nhân viên rời khỏi vị trí của họ, phần mềm offboarding sẽ hợp lý hóa quy trình bằng cách hợp lý hóa các nhiệm vụ hành chính và giảm nhu cầu về thủ tục giấy tờ. Bằng cách tự động hóa các tác vụ như cung cấp tài liệu nghỉ phép cá nhân, tạo tài liệu và tạo tài liệu tham khảo, phần mềm offboarding giúp giảm lượng lao động thủ công cần thiết. Ngoài ra, phần mềm offboarding giúp duy trì tên tuổi và danh tiếng của công ty ngay cả sau khi một nhân viên đã rời đi. Phần mềm dành cho nhân viên offboarding thường là một phần của hệ thống quản lý nhân sự rộng lớn hơn, hệ thống này cũng xử lý quá trình onboarding của nhân viên, phỏng vấn khởi hành và các nhiệm vụ khác.
Một sản phẩm phải đáp ứng các tiêu chí sau để đủ điều kiện cho Offboarding:
- Theo dõi các tài liệu chấm dứt nhân sự đang được tiến hành
- Thu thập thông tin sẽ giúp giữ cho những nhân viên giỏi nhất của bạn không bị đối thủ cạnh tranh
- Tạo điều kiện thuận lợi cho các đường dây liên lạc cởi mở giữa công ty của bạn và nhân viên nghỉ việc
- Kiểm soát việc trả lại các công cụ và rút quyền truy cập cho những người lao động rời đi.
Phần mềm Offboarding tốt nhất
Dưới đây là một số phần mềm offboarding tốt nhất mà bạn có thể muốn sử dụng trong công ty của mình với tư cách là người quản lý nhân sự.
#số 1. Atlan
Các trung tâm thông tin tiên tiến. Tạo điều kiện khám phá nhanh chóng tất cả nội dung dữ liệu của bạn, từ bảng dữ liệu đến báo cáo BI. Việc tìm kiếm đối tượng chính xác mà bạn đang tìm kiếm thật dễ dàng nhờ các thuật toán tìm kiếm tinh vi và giao diện thân thiện với người dùng của chúng tôi. Vì Atlan tự động phát triển hồ sơ chất lượng dữ liệu nên việc phát hiện thông tin không chính xác rất dễ dàng. Chúng tôi có thể tìm các giá trị còn thiếu và xác định các điểm bất thường, cũng như tự động xác định các loại biến và tính toán phân bố tần suất.
Với Atlan, việc giám sát và quản lý môi trường dữ liệu của bạn thật dễ dàng. Bạn có thể xây dựng các hạn chế truy cập động và quản trị tốt nhất trong lớp bằng cách để các bot của Atlan xem qua lịch sử truy vấn SQL của bạn để tự động tạo dòng dữ liệu và khám phá dữ liệu PII. Trình tạo truy vấn giống như Excel của chúng tôi cho phép ngay cả những người dùng không có kỹ thuật truy vấn trực tiếp trên nhiều hồ dữ liệu, kho và DB. Cộng tác dữ liệu trở nên sống động với sự hỗ trợ tích hợp cho các chương trình phổ biến như Tableau và Jupyter.
#2. Nhấp vào Lên máy bay
Sự gắn kết của nhân viên là nền tảng của một doanh nghiệp thành công trong thế giới hiện đại. Kỳ vọng của nhân viên tăng lên và những tác động tiêu cực của doanh thu làm nổi bật tầm quan trọng của quy trình giới thiệu vững chắc. Đây là bước đầu tiên để cải thiện trải nghiệm của nhân viên trong toàn bộ sự nghiệp của họ với công ty. Nền tảng trải nghiệm Click cho phép vô số “khoảnh khắc con người” giúp nhân viên luôn vui vẻ, gắn bó và cuối cùng là đồng hành. Nền tảng hành trình của nhân viên hoàn toàn tuân thủ và luôn hấp dẫn của Click có thể giúp bạn thực hiện quá trình chuyển đổi từ ứng viên thành nhà vô địch.
Về cơ bản, giới thiệu chỉ là bước đầu tiên. Cung cấp một quy trình giới thiệu nhân viên toàn diện, thực tế. Cho phép nhân viên chuyển đổi suôn sẻ, được sắp xếp hợp lý mọi lúc để tối đa hóa khả năng giữ chân. Các tùy chọn tự phục vụ và quyền truy cập vào phần mềm hàng đầu và các chuyên gia CNTT nên được cung cấp cho nhân viên.
#3. đám mây tốt hơn
BetterCloud tạo điều kiện loại bỏ các tác vụ khởi động thủ công và các lỗi liên quan của chúng cho các công ty. Khi một nhân viên rời công ty, quản trị viên có thể nhanh chóng và dễ dàng xóa quyền truy cập của họ vào tất cả các ứng dụng của công ty bằng BetterCloud. Điều này hỗ trợ ngăn chặn vi phạm dữ liệu và tiết lộ thông tin nhạy cảm do nhân viên nghỉ việc gây ra.
Bộ phận CNTT có thể sử dụng thư viện hơn 900 thao tác của BetterCloud để tự động xóa tài khoản người dùng, tư cách thành viên nhóm và ứng dụng cũng như chuyển bất kỳ tệp nào có liên quan. Bằng cách hợp lý hóa quy trình offboarding, BetterCloud giúp bộ phận CNTT tiết kiệm thời gian và ngăn chặn thông tin nhạy cảm rơi vào tay kẻ xấu.
Tính năng, đặc điểm:
- Bảo vệ thông tin nhạy cảm khỏi lối ra của công nhân cũ
- Cung cấp rất nhiều quy trình công việc dựng sẵn để tự động hóa các quy trình offboarding
- Hỗ trợ đáp ứng các nhiệm vụ quy định và an toàn
# 4. Gợn sóng
Với Ripple, thật dễ dàng cấp hoặc thu hồi quyền truy cập vào các ứng dụng kinh doanh phổ biến như Slack và Trello cho toàn bộ nhân viên của bạn chỉ bằng vài cú nhấp chuột. Bằng cách tự động hóa các quy trình khác nhau, CNTT giúp tăng tốc quá trình chuyển đổi và giảm lượng lao động thủ công cần thiết. Ripple cung cấp các giao thức tự động để xóa quyền truy cập của nhân viên vào các ứng dụng quan trọng khi họ rời đi, giúp quản trị viên CNTT giảm bớt gánh nặng này.
Tính năng, đặc điểm:
- ngăn công nhân cũ truy cập vào dữ liệu nhạy cảm
- Khi một nhân viên nghỉ việc, quy trình chuyển việc sẽ được tự động hóa.
#5. Hạnh phúc (Nhà cung cấp)
Khi một nhân viên rời khỏi công ty của bạn, quy trình làm việc khi rời khỏi công ty của Blissfully đảm bảo rằng họ sẽ bị xóa khỏi hệ thống càng sớm càng tốt và theo cách an toàn. Phần mềm tạo trước danh sách việc cần làm cho các nhiệm vụ bắt đầu, vì vậy bạn và nhóm của mình sẽ không quên bất kỳ điều gì quan trọng.
Tính năng, đặc điểm:
- Giảm nguy cơ vi phạm an ninh bằng cách cắt quyền truy cập của nhân viên cũ vào dữ liệu và hệ thống của công ty.
- Trong quá trình offboarding, hãy lập danh sách những việc cần làm cho từng người dùng cụ thể cho bộ phận và vị trí của họ.
- Hãy để ý, tạo một bản sao và xóa tất cả tài khoản Google Workspace trước khi bạn rời đi.
# 6. Zluri
Zluri là một công cụ quản lý SaaS cấp cho doanh nghiệp toàn quyền kiểm soát các chương trình SaaS của họ. Nó cho phép các doanh nghiệp tự động hóa một loạt các quy trình, bao gồm cả việc nhân viên lên và xuống tàu cũng như giám sát tuân thủ.
Zluri có nhiều tính năng hữu ích, bao gồm:
- Tự động hóa quy trình tuyển dụng và offboarding: Công cụ tự động hóa mạnh mẽ của Zluri cho phép các công ty cấp hoặc hủy quyền truy cập cho nhân viên một cách nhanh chóng và dễ dàng. Nó cũng có một hệ thống đề xuất theo ngữ cảnh có thể cho bạn biết những chương trình mà nhân viên mới nên có quyền truy cập dựa trên vị trí và cấp độ của họ trong công ty. Ngoài ra, nó còn gợi ý những kênh/nhóm nào mà nhân viên nên tham gia.
- Quản lý nhà cung cấp hiệu quả: Hệ thống quản lý nhà cung cấp hợp lý của nó cung cấp mọi thứ bạn cần để theo dõi cài đặt SaaS của mình. Nó tích hợp với hệ thống kinh doanh chính của bạn để lưu giữ hồ sơ hệ thống SaaS và sau đó sẵn sàng quản lý vòng đời nhà cung cấp của bạn bằng các quy trình bạn thiết kế.
- Theo dõi gia hạn: Nó loại bỏ khả năng phí gia hạn đột ngột. Họ sẽ gửi cho bạn một lời nhắc trước khi đăng ký của bạn hết hạn để bạn có thể đánh giá xem bạn có còn tìm thấy giá trị trong đó hay không. Những hiểu biết sâu sắc của Zluri về việc áp dụng và sử dụng SaaS sẽ giúp bạn thực hiện điều đó.
Danh sách kiểm tra offboarding
Các chi tiết cụ thể của quy trình offboarding của bạn nên được điều chỉnh cho phù hợp với công ty, lĩnh vực và vị trí của nhân viên. Tuy nhiên, bất kỳ danh sách kiểm tra offboarding nào cũng cần giải quyết các lĩnh vực chính sau.
Khi nói đến nhân viên, offboarding không quan trọng bằng onboarding. Mặc dù thật thú vị khi tuyển dụng những người lao động mới, nhưng điều quan trọng là phải đối xử tôn trọng với những người lao động đã nghỉ việc. Ra đi với những điều khoản tốt sẽ giữ cho nơi làm việc dễ chịu và cải thiện tỷ lệ thành công trong tương lai cho tất cả những người liên quan. Nhân viên Offboarding là một cách tiếp cận tuyệt vời để thu thập thông tin đầu vào của người dùng cho các nỗ lực duy trì trong tương lai và giảm thiểu các vấn đề về bảo mật và pháp lý.
Những nhân viên giỏi sẽ có nhiều khả năng quay trở lại làm việc hơn nếu bạn có một danh sách kiểm tra khi rời khỏi công ty. Trong một thị trường lao động cạnh tranh, “nhân viên boomerang” (những người lao động trước đây đã rời đi nhưng sau đó quay trở lại) được săn đón rất nhiều. Ngoài ra, đọc NHÂN VIÊN KHỞI HÀNH: Nói gì và nói như thế nào là tốt nhất.
Làm thế nào để bạn Offboard một nhân viên?
Một danh sách kiểm tra khi rời khỏi công ty hiệu quả có thể giúp cả nhân viên sắp nghỉ việc và doanh nghiệp điều hướng một cách tinh tế các vùng nước đầy cảm xúc và tiềm ẩn rủi ro của quá trình chuyển đổi này. Các phương pháp để thiết kế một danh sách kiểm tra nhạy cảm và hiệu quả bao gồm:
#1. Hãy công bằng và tử tế với những nhân viên sắp nghỉ việc
Bất kể hoàn cảnh ra đi của họ là gì, bạn nên đối xử với nhân viên nghỉ việc một cách tôn trọng và lịch sự. Bày tỏ lòng biết ơn đối với người lao động đã nghỉ việc vì tất cả công việc khó khăn của họ cũng như thời gian và công sức họ đã bỏ ra cho công việc và công ty.
Sự trả đũa, các mối đe dọa pháp lý và vi phạm dữ liệu đều có thể tránh được bằng cách tách việc làm dân sự và công ty cũng có thể đạt được lợi ích từ việc duy trì mối quan hệ bền vững, lâu dài với nhân viên sắp nghỉ việc dưới hình thức khách hàng tương lai, đại sứ thương hiệu, hoặc kết nối ngành.
#2. Thảo luận về Khởi hành của bạn
Việc thông báo cho đồng nghiệp về việc nhân viên nghỉ việc có thể gây khó xử, nhưng bạn nên làm điều đó càng nhanh càng tốt vì lợi ích tốt nhất của mọi người. Nếu bạn trì hoãn, có thể một số đồng nghiệp của bạn sẽ cố gắng tự điền vào chỗ trống. Vì điều này, mọi thứ có thể trở nên khó xử hoặc việc tự ý rời đi có thể bị hiểu sai là sa thải.
Chia sẻ về sự ra đi của nhân viên và trong trường hợp nghỉ hưu, công khai khen ngợi và cảm ơn nhân viên vì thời gian và sự phục vụ của họ, có thể giúp ngăn chặn tin đồn và hiểu lầm. Cho dù sự ra đi là tự nguyện hay không tự nguyện, tốt nhất bạn nên nói trước với những người còn lại trong nhóm về tình huống đó. Nhận biết khi nào có lỗi và chỉ ra cách giải quyết chúng.
#3. Tịch thu và thu hồi quyền truy cập vào tài sản
Bảo vệ tài sản của công ty, hủy quyền truy cập hệ thống của nhân viên và đảm bảo tuân thủ bất kỳ quy định nào khác của công ty là một số thành phần dễ dàng hơn trong danh sách kiểm tra khi rời khỏi công ty và chúng vẫn giữ nguyên cho dù nhân viên tự nguyện hay không tự nguyện rời khỏi công ty.
Yêu cầu nhân viên rời đi trả lại tất cả tài sản của doanh nghiệp, bao gồm chìa khóa, phù hiệu, thẻ tín dụng, đồng phục, thiết bị di động, xe cộ và giấy tờ. Mặc dù rõ ràng là đơn giản, nhưng điều này đảm bảo rằng không có thông tin nội bộ nào bị rò rỉ, dù là vô tình hay cố ý.
Ngoài ra, đừng quên thay ổ khóa, tắt báo thức và lấy chìa khóa của bất kỳ nhân viên cũ nào trước khi họ đi. Email, mạng nội bộ của công ty, hệ thống quản lý quan hệ khách hàng, hồ sơ truyền thông xã hội và cơ sở dữ liệu bán hàng đều phù hợp với danh mục này. Trong trường hợp chấm dứt hợp đồng được cả hai bên đồng ý, bạn nên thông báo trước cho nhân viên nghỉ việc hoặc thời gian gia hạn để họ có thể truy xuất bất kỳ dữ liệu cá nhân nào họ muốn và thông báo cho bất kỳ người liên hệ nào có thể cần địa chỉ email mới của nhân viên.
#4. Ngăn chặn tổn thất năng suất tại công ty của bạn
Sự ra đi của một nhân viên, cho dù đó là kế hoạch hay bất ngờ, có thể có tác động đáng kể đến tổ chức. Đôi khi, những người lao động khác sẽ phải bước lên đĩa để che đi sự chậm chạp, điều này có thể gây khó chịu và khó chịu cho những người liên quan.
Giao tiếp cởi mở và thông cảm với nhân viên của bạn về việc nghỉ việc sẽ ảnh hưởng đến các bộ phận khác nhau như thế nào và đảm bảo rằng mọi người đều chuẩn bị sẵn sàng cho bất kỳ điều chỉnh cần thiết nào đối với thói quen thường ngày của họ. Nhận thức được sự thiếu bền vững trong một tình huống ngắn hạn là rất quan trọng đối với sự thành công liên tục của một doanh nghiệp, do đó, điều quan trọng là phải trả nhiều tiền hơn cho những nhân viên còn lại để đảm nhận nhiều trách nhiệm hơn và phát triển một chiến lược để giải quyết mọi lao động bổ sung cần thiết. Phối hợp với công nhân nghỉ việc để đảm bảo quá trình chuyển giao kiến thức diễn ra suôn sẻ và hoàn thiện mọi vấn đề còn dang dở nhằm giảm bớt ảnh hưởng của việc nghỉ việc đối với sản xuất.
#5. duy trì thông tin liên lạc
Nếu nhân viên ra đi trong tình trạng tốt đẹp, việc giữ liên lạc sau khi họ rời đi là một cơ hội tuyệt vời để dành cho họ tình yêu và sự đánh giá cao ngay cả khi họ rời công ty. Tùy thuộc vào bản chất của sự tham gia của bạn với nhân viên, điều này có thể có nghĩa là gọi điện hoặc gửi email cho họ, thiết lập một cuộc hẹn uống cà phê hoặc mời họ tham gia các hoạt động kinh doanh. Duy trì liên lạc thân mật với nhân viên cũ là lợi ích tốt nhất của mọi người, vì họ có thể tiếp tục làm việc cho các nhà thầu hoặc khách hàng của doanh nghiệp bạn.
Điều này có thể giúp doanh nghiệp của bạn theo hai cách: nó có thể ngăn nhân viên không hài lòng thực hiện hành động pháp lý hoặc trả đũa, và nó có thể khuyến khích nhân viên cũ nói tốt về bạn và công ty của bạn. Có mối quan hệ làm việc tốt với người tiền nhiệm của nhân viên là điều quan trọng vì nhân viên mới có thể cần hỗ trợ với một nhiệm vụ cụ thể.
Bảo mật mạng ngoại trú
Mặc dù các nhà quản lý nhân sự tập trung một cách tự nhiên vào vô số hoạt động liên quan đến nhân sự liên quan đến quá trình giới thiệu, nhưng họ sẽ thiếu sót nếu bỏ qua tầm quan trọng của an ninh mạng trong quá trình giới thiệu. Các nhà quản lý nhân sự nên phối hợp với các bộ phận khác để đảm bảo tất cả những người tham gia vào quá trình offboarding đều tuân thủ các quy trình an ninh mạng tiêu chuẩn.
Nhân sự nên làm việc với các bộ phận khác, như CNTT và pháp lý, trong quá trình giới thiệu để cung cấp nền tảng cho các quy trình an ninh mạng phù hợp trong quá trình giới thiệu.
Dưới đây là một số điều mà các nhà quản lý nhân sự có thể làm để đảm bảo rằng họ không để lại bất kỳ lỗ hổng bảo mật nào khi nhân viên nghỉ việc.
#1. Sử dụng Quy trình giới thiệu để bắt đầu sử dụng các phương pháp hay nhất về an ninh mạng
Bước đầu tiên trong danh sách kiểm tra thành công là giới thiệu. Đối với bộ phận nhân sự, việc thuê một công nhân hoặc nhà thầu đáng tin cậy là chưa đủ; họ cũng phải liên lạc và đạt được thỏa thuận về các quy tắc và thủ tục bảo mật của công ty với người thuê mới. Nếu nhân viên buộc phải phê duyệt các chính sách bảo mật, thì nhiều khả năng họ sẽ tuân thủ.
Các chuyên gia nhân sự cũng có thể tìm ra những cách sáng tạo để thường xuyên đưa ra chủ đề về các kỳ vọng an ninh mạng với nhân viên. Sẽ tốt hơn nếu bạn làm một việc gì đó, ngay cả khi đó chỉ là một cuộc họp nhân viên hoặc một video vui nhộn hơn là chỉ gửi các bản sao sổ tay nhân viên và không làm gì khác.
Nhân viên nhân sự cũng có trách nhiệm nói rõ cho người lao động biết điều gì sẽ xảy ra nếu họ vi phạm các quy định về an ninh của công ty. Công nhân sẽ làm theo ví dụ của quản lý nếu nó coi các quy định và giao thức bảo mật là một suy nghĩ sau.
#2. Mua lại tài sản của công ty
Các tiện ích của nhân viên và phần cứng khác phải được thu thập để ngăn thông tin hoặc quyền truy cập bí mật rơi vào tay kẻ xấu. Bộ phận nhân sự và công nghệ thông tin nên cùng kiểm tra để đảm bảo tất cả tài sản kinh doanh đã được trả lại cho nhân viên sắp nghỉ việc.
Ngoài máy tính xách tay, máy tính bảng và điện thoại thông minh dễ thấy hơn, thuộc tính này còn bao gồm những thứ như phù hiệu cửa, mã thông báo, thiết bị bảo mật và ổ USB. Các ghi chú viết tay và tài liệu liên quan khác có thể chứa tài sản trí tuệ hoặc thông tin khách hàng, do đó, bộ phận Nhân sự và CNTT cũng nên xem xét việc khôi phục chúng.
Có thể cần phải kiểm tra các thiết bị cá nhân được sử dụng bởi nhân viên và nhà thầu độc lập. Người quản lý của nhân viên là một nguồn thông tin khác cho bộ phận nhân sự về quyền truy cập của nhân viên vào thiết bị của công ty.
#3. Thảo luận về các Điều khoản và Điều kiện với Nhóm Pháp lý
Các nhà quản lý nguồn nhân lực nên tham khảo ý kiến luật sư để xác định cách hành động tốt nhất để thực thi các thỏa thuận bảo mật cũng như các điều khoản và điều kiện sau tuyển dụng khác.
Ngoài ra, HR phải đảm bảo rằng người lao động sắp rời đi biết rằng tất cả các điều khoản và điều kiện sẽ tiếp tục được áp dụng ngay cả sau khi họ rời đi. Bộ phận Nhân sự nên tham khảo ý kiến tư vấn pháp lý về cách quản lý các vi phạm thỏa thuận.
#4. Tắt quyền truy cập vào hệ thống công ty
Nếu HR không phối hợp với IT để vô hiệu hóa quyền truy cập của nhân viên cũ vào máy tính, mạng và ứng dụng của doanh nghiệp, họ rất dễ gây rắc rối sau khi rời tổ chức. Nếu việc xóa một tài khoản là vì lợi ích tốt nhất của dịch vụ hoặc luật pháp thì có thể thực hiện được. Một kế hoạch dự phòng bao gồm nhân sự xác minh rằng CNTT đã hoàn thành các trách nhiệm này là một lựa chọn chắc chắn.
Công việc này phải bắt đầu trước khi một nhân viên nghỉ việc. Bộ phận nhân sự và công nghệ thông tin nên lập danh sách tất cả nhân viên có quyền truy cập vào hệ thống của công ty để tạo điều kiện loại bỏ truy cập trái phép.
Tại sao Offboarding lại quan trọng
Nguyên tắc cốt lõi và tuyên bố sứ mệnh của công ty đóng vai trò là ngôi sao phía bắc của tổ chức.
Mỗi nhân viên rời khỏi tổ chức nên phản ánh niềm tin và sứ mệnh cốt lõi của nó. Khi một nhân viên ra đi, tổ chức có một cơ hội cuối cùng để thể hiện lòng trắc ẩn và sự đánh giá cao.
Bạn có thể tạo ấn tượng tích cực với nhân viên hiện tại trong quá trình offboarding và bạn cũng có thể củng cố hình ảnh đó với đồng nghiệp cũ của nhân viên. Hãy xem xét các điểm sau đây về lý do tại sao nhân viên offboarding lại quan trọng như vậy.
#1. Hỗ trợ thu hồi nhân viên cũ
Đó không hẳn là dấu chấm hết cho những nhân viên cũ của một tập đoàn. Không có gì lạ khi các nhân viên cũ quay lại công ty cũ của họ sau khi dành một thời gian làm việc ở nơi khác.
Những công nhân này được gọi là nhân viên boomerang, bất kể họ trở lại vị trí cũ hay đảm nhận vị trí mới.
Nghiên cứu được thực hiện vào năm 2020 cho thấy những người lao động làm boomerang tận tâm với chủ hơn những người lao động khác. Họ đã vượt lên trên cả nhiệm vụ bằng cách đảm nhận các nhiệm vụ bổ sung cho công ty.
Nhân viên rời đi và sau đó quay trở lại là một lợi ích vì chuyên môn và kinh nghiệm mà họ mang theo. Những người được tuyển dụng lại có lợi thế hơn những người mới tuyển dụng vì họ có thể bắt tay ngay vào công việc của mình mà không cần phải đào tạo nhiều.
Ngoài ra, những nhân viên đã trải qua quá trình chuyển việc suôn sẻ có nhiều khả năng cân nhắc quay lại làm việc cho tổ chức trong tương lai.
#2. Cải thiện bảo mật dữ liệu
Vi phạm dữ liệu do công nhân nghỉ việc xảy ra ở khoảng 20% doanh nghiệp. Điều này hợp lý khi xem xét rằng 25% công nhân vẫn đang sử dụng thông tin đăng nhập từ chủ lao động trước đây của họ.
Thật không may, nếu một nhân viên bị sa thải mà không có lý do chính đáng, họ có thể cố gắng trả đũa tổ chức. Nhân viên có thể làm rò rỉ thông tin nhạy cảm của khách hàng bằng cách xóa tệp hoặc tải chúng lên máy chủ công cộng.
Một số nhân viên cũ, nếu họ vẫn có quyền truy cập vào tài khoản của công ty, có thể cố gắng lừa gạt khách hàng của công ty.
Tính bảo mật và an ninh mạng của thông tin độc quyền của công ty được duy trì thông qua một quy trình chuyển tiếp suôn sẻ. Tài khoản của nhân viên sẽ bị đóng và thiết bị do công ty cấp của họ sẽ được trả lại như một phần của quy trình này. Việc thoát tài khoản của nhân viên có thể bị xóa hoặc sửa đổi quyền của họ bởi bộ phận CNTT. Bằng cách đó, những người lao động cũ sẽ không thể truy cập thông tin nhạy cảm ngay cả khi họ cố gắng.
#3. Giảm thiểu rủi ro tuân thủ
Một số quy tắc và luật có thể áp dụng cho việc chấm dứt hợp đồng với nhân viên, tùy thuộc vào lĩnh vực mà bạn hoạt động.
Các cuộc phỏng vấn thôi việc là một công cụ hữu ích cho các công ty vì chúng có thể tiết lộ bất kỳ vấn đề nào mà nhân viên gặp phải khi làm việc ở đó. Không sợ bị trả thù, họ có thể nói về những lần đối mặt với phân biệt chủng tộc, kỳ thị phụ nữ và áp lực tại nơi làm việc. Theo cách tiếp cận này, người sử dụng lao động có thể giải quyết vấn đề trước khi nhân viên công khai hoặc sử dụng nó.
Khi một nhân viên rời khỏi một công ty có trụ sở tại EU, dữ liệu cá nhân phải được xóa khỏi tất cả các thiết bị theo Quy định chung về bảo vệ dữ liệu (GDPR).
Có sẵn một quy trình offboarding chắc chắn sẽ giúp việc tuân thủ các quy tắc bớt rắc rối hơn. Nhiều người sẽ tin tưởng vào công ty của bạn hơn nếu công ty đó có danh tiếng tốt và đảm bảo quyền riêng tư đối với dữ liệu của khách hàng.
#4. Thúc đẩy lòng trung thành với thương hiệu
Quá trình nghỉ việc cho một nhân viên sắp ra đi không chỉ là một cái bắt tay nhanh và một cái vẫy tay chào tạm biệt.
Sự lạnh lùng như vậy có thể có tác động tàn phá đến tinh thần tại nơi làm việc. Điều đó có thể dẫn đến việc khách hàng đăng phản hồi tiêu cực về doanh nghiệp của bạn trực tuyến. Tất cả những điều này làm tổn hại đến uy tín của công ty bạn với tư cách là một nhà tuyển dụng.
Tất cả những nhân viên sắp rời đi nên được để lại với tư cách là đại sứ thương hiệu thông qua quy trình nghỉ việc được thiết kế tốt. Đó là một cách tuyệt vời để thể hiện sự đánh giá cao đối với công việc khó khăn của ai đó và lắng nghe về thời gian họ làm việc tại tổ chức của bạn từ quan điểm của họ. Bằng cách đó, khi họ đi, họ sẽ có nhiều khả năng khoe khoang về bạn với người khác.
Cách bạn xử lý những nhân viên nghỉ việc sẽ gửi một thông điệp đến lực lượng lao động hiện tại của bạn. Khách hàng sẽ cảm thấy thoải mái hơn khi mua hàng của bạn nếu họ biết bạn quan tâm đến họ. Mong muốn được làm việc cho bạn của mọi người sẽ bị ảnh hưởng bởi tất cả những yếu tố này.
Kết luận
Offboarding là một phần quan trọng của quy trình nhân sự thường bị bỏ qua vì lợi ích của onboarding. Có thể duy trì năng suất và giảm thiểu sự gián đoạn trong quá trình chuyển đổi của nhân viên bằng cách lập kế hoạch cẩn thận cho quy trình chuyển việc. Tổ chức của bạn sẽ được bảo vệ khỏi mất năng suất, hành động pháp lý và hành động trả đũa, đồng thời bạn sẽ hiểu rõ hơn về những điểm mà mô hình kinh doanh của bạn có thể áp dụng một số điều chỉnh.
Câu hỏi thường gặp về offboarding
Mục tiêu của nhân viên offboarding là gì?
Khi một người rời khỏi công ty, sẽ có những rủi ro và tổn thất tiềm ẩn phải được quản lý thông qua quy trình offboarding. Một phần phổ biến của offboarding là thu thập những suy nghĩ của nhân viên sắp ra đi về văn hóa của công ty và cách cải thiện nó.
Sự khác biệt giữa offboarding và onboarding là gì?
Quá trình giới thiệu bắt đầu khi ứng viên chấp nhận lời mời làm việc. Nó bao gồm mọi thứ cần xảy ra để nhân viên mới được triển khai hiệu quả và bắt đầu đóng góp ngay lập tức. Offboarding là quá trình tách một nhân viên khỏi công ty, ngược lại với onboarding. Trao đổi kiến thức giữa các nhân viên là một cơ chế khả thi cho việc này.
Bài viết tương tự
- THU NHẬP CHO THUÊ FNMA: Ý nghĩa và Nguyên tắc
- Các phương pháp hay nhất về tuyển dụng mới vào năm 2023
- GIỚI THIỆU NHÂN VIÊN: Những điều bạn nên biết về toàn bộ quy trình gia nhập.
- PHẦN MỀM QUẢN LÝ TÀI SẢN CÔNG TY: Top Phần Mềm Tốt Nhất
Tài liệu tham khảo
