Văn bản công chứng là văn bản đã được cơ quan công chứng xác nhận tính xác thực. Để đảm bảo rằng quy trình là hợp pháp và các tài liệu có thể được các cơ quan có thẩm quyền yêu cầu tin cậy, công chứng bao gồm nhân chứng và hồ sơ về việc ký kết các tài liệu.
Lưu ý rằng:
- Các tài liệu đã được công chứng đã được công chứng viên xác nhận tính xác thực của chúng.
- Công chứng viên là người đại diện đủ tiêu chuẩn có nhiệm vụ bao gồm chứng kiến việc ký kết, ghi lại quá trình công chứng và xác minh danh tính; họ không đề phòng gian lận hoặc đưa ra lời khuyên pháp lý.
- Bạn phải hoàn thành một loạt các bước để tài liệu được công chứng, bao gồm cả việc chờ công chứng viên làm chứng trước khi ký bất cứ thứ gì.
- Hơn nữa, bạn có thể nhận các tài liệu được công chứng tại các tổ chức tài chính, công ty luật và dịch vụ bưu chính, trong số nhiều địa điểm thương mại khác hoặc thông qua các nhà cung cấp dịch vụ cụ thể.
- Cuối cùng, có thể công chứng trực tuyến đối với một số tài liệu ít chính thức hơn.
Công chứng hoạt động như thế nào?
Có được một tài liệu công chứng chỉ xác nhận tính hợp lệ của một chữ ký. Các công chứng viên không được yêu cầu hoặc bắt buộc phải đọc nội dung, phân tích nội dung đó cho bạn hoặc đưa ra lời khuyên pháp lý. Công chứng viên của bạn cũng sẽ không thông báo cho bạn về bất kỳ vấn đề nào mà bạn có thể đang đăng ký. Tất cả những gì họ làm là xác nhận khi nào và ai đã ký một tài liệu.
Ngoài ra, sau khi được công chứng, một tài liệu có thể có hoặc không ngay lập tức có trạng thái chính thức. Một tài liệu hoàn chỉnh và được công chứng hợp lệ có thể đủ để thực hiện một thỏa thuận nếu chữ ký hợp lệ là tất cả những gì được yêu cầu. Tham khảo ý kiến luật sư địa phương để được tư vấn về luật pháp trong khu vực của bạn và tình huống cụ thể của bạn.
Ví dụ về các tài liệu được công chứng
Văn bản công chứng đã được chứng thực sau khi được ký trước mặt công chứng viên. Công chứng viên là viên chức chứng kiến chữ ký, xác nhận tính xác thực của chữ ký, ghi sự kiện vào nhật ký chính thức, sau đó đóng dấu (hoặc “đóng dấu”) vào tài liệu.
Lưu ý rằng các tài liệu thường yêu cầu công chứng nếu chúng xử lý các vấn đề tài chính hoặc pháp lý quan trọng đòi hỏi rất nhiều sự tin tưởng từ tất cả các bên có tên trong tài liệu. Các loại tài liệu khác có thể cần công chứng viên là những loại tài liệu có khả năng gian lận.
Ví dụ: khi bạn ký gửi một khoản tiền đáng kể khi bạn chỉ định người thụ hưởng trong hợp đồng bảo hiểm nhân thọ, bạn sẽ không ở đó để chứng thực giao dịch. Giấy ủy quyền, di chúc và ủy thác, chỉ thị nâng cao và các biểu mẫu liên quan đến chăm sóc sức khỏe khác, giấy phép sử dụng súng ngắn và chuyển nhượng quyền sở hữu xe cộ hoặc bất động sản chỉ là một vài ví dụ trong số rất nhiều loại tài liệu thường yêu cầu công chứng.
Công chứng viên là gì?
Công chứng viên là người đại diện được pháp luật công nhận, đóng vai trò là nhân chứng khách quan cho việc ký kết văn bản pháp luật. Chứng thư bất động sản, bản tuyên thệ, di chúc, ủy thác, giấy ủy quyền, hóa đơn mua bán và các tài liệu giao dịch chính thức khác nằm trong số các bản ký kết thường yêu cầu dịch vụ của công chứng viên. Một công chứng viên chủ yếu được sử dụng để ngăn chặn gian lận.
Lưu ý rằng:
- Công chứng viên phục vụ như một nhân chứng khách quan cho việc chứng thực hoặc ký kết một văn bản pháp luật.
- Bản khai có tuyên thệ, di chúc, ủy thác, giấy ủy quyền và chứng thư bất động sản là một số tài liệu cần có công chứng viên.
- Công chứng viên phải từ 18 tuổi trở lên và là công dân của bang mà họ có nhiệm vụ. Sau đó, các thủ tục để trở thành một công chứng viên khác nhau giữa các tiểu bang.
- Một nguồn giáo dục và kiến thức tốt về công chứng viên là Hiệp hội Công chứng viên Quốc gia (NNA).
Trách nhiệm của Công chứng viên
Trách nhiệm của công chứng viên là xác nhận tính hợp lệ của từng chữ ký trên tài liệu. Điều này xảy ra sau nhiều lần kiểm tra kỹ lưỡng:
#1. Xác minh danh tính:
Bất kỳ ai ký vào một tài liệu đều phải xuất trình giấy tờ tùy thân và công chứng viên ghi lại thông tin về các giấy tờ tùy thân mà mỗi người xuất trình.
#2. Những người sẵn sàng ký tên:
Công chứng viên phải theo dõi các dấu hiệu ép buộc. Ngay cả khi bạn không đồng ý với nội dung của một tài liệu, bạn có tự nguyện ký hay ai đó đang gây áp lực buộc bạn phải làm như vậy không?
#3. Có khả năng ra quyết định đúng đắn:
Công chứng viên phải xác nhận rằng những người ký có đủ năng lực pháp lý để ký và họ có thể hiểu rõ những gì họ đang ký. Công chứng viên không thể công chứng tài liệu nếu người ký trong tình trạng say xỉn, chịu ảnh hưởng của ma túy hoặc rượu hoặc không có khả năng hiểu chuyện gì đang xảy ra.
Do đó, lưu ý rằng nếu người ký đặt ra bất kỳ vấn đề tiềm ẩn nào, công chứng viên sẽ từ chối xác thực chữ ký.
Cuối cùng, có thể nhận được một tài liệu liên quan đến hoạt động tội phạm được công chứng. Bạn cũng có thể có được một cái vô dụng vì nó không thể thi hành theo luật của tiểu bang của bạn. Bạn phải biết những gì bạn đang ký vì công chứng viên không thể tư vấn pháp lý cho bạn.
Tại Sao Giấy Tờ Cần Công Chứng?
Công chứng là một thành phần quan trọng trong việc ký kết hợp đồng và nhiều tài liệu chính thức khác, và nó giúp ngăn ngừa gian lận. Khi một tài liệu cần được công chứng, công chứng viên phải có mặt để chứng kiến chữ ký thực của bạn và xác nhận danh tính của bạn. Công chứng viên cũng xác nhận rằng bạn đang tự nguyện ký tên và bạn đã quen thuộc với nội dung của giao dịch hoặc tài liệu.
Ngoài ra, hợp đồng hoặc tài liệu khác sau đó sẽ được họ “công chứng” bằng cách thêm chữ ký và con dấu chính thức của họ.
Những Giấy Tờ Nào Cần Công Chứng?
Chỉ những loại giấy tờ cụ thể mới cần có con dấu của công chứng viên; không phải tất cả các giấy tờ phải ký đều phải được công chứng. Mặc dù luật khác nhau giữa các tiểu bang, nhưng chúng thường bao gồm các giao dịch bất động sản, các tài liệu pháp lý cụ thể, nhiều loại tài liệu tài chính và một số biểu mẫu liên quan đến chăm sóc sức khỏe. Các tài liệu cần được công chứng thường làm rõ điều đó và bao gồm khoảng trống cho con dấu và chữ ký của công chứng viên.
Sau đây là một số loại văn bản yêu cầu công chứng điển hình nhất:
- Điều lệ công ty.
- Hợp đồng bất động sản và chứng thư tài sản.
- Bản khai hợp pháp.
- Hồ sơ vay.
- Quyền hạn của luật sư.
- Các ứng dụng hộ chiếu.
Tôi có thể công chứng tài liệu ở đâu?
Nhiều công chứng viên quảng cáo dịch vụ của họ và cung cấp thông tin liên hệ trên danh sách hoặc trang web. Công chứng viên được tuyển dụng bởi nhiều công ty đóng gói, dịch vụ bưu chính, trung tâm bưu chính và cửa hàng sao chép. Trong số các địa điểm mà một tài liệu có thể được công chứng là:
- Bưu điện
- Ngân hàng và công đoàn tín dụng
- Công ty bất động sản
- Văn phòng thuế và kế toán
- Thư viện và Cao đẳng
- cửa hàng vận chuyển
Tuy nhiên, bạn cũng có thể tìm kiếm trực tuyến các công chứng viên trực tuyến tại địa phương. Trong đại dịch COVID-19, một số bang bắt đầu xem xét các lựa chọn công chứng điện tử và từ xa. Sau sự bùng phát và đại dịch COVID-19, luật cho phép Công chứng trực tuyến từ xa (RON) đã được thông qua ở nhiều tiểu bang.
Do đó, bằng cách sử dụng RON, miễn là các yêu cầu của tiểu bang của bạn được đáp ứng, bạn có thể truy cập các dịch vụ của công chứng viên trực tuyến từ mọi nơi. Văn phòng của Bộ trưởng Ngoại giao thường chịu trách nhiệm tuân thủ quy định; để tìm hiểu xem RON có thể truy cập được hay không, hãy liên hệ với Bộ trưởng Ngoại giao của bạn.
Làm thế nào để có được một tài liệu được công chứng trực tuyến
#1. công chứng:
Trên trang web hoặc ứng dụng Công chứng, bạn có thể đăng ký, tải tài liệu lên và xác nhận danh tính của mình. Khi chữ ký điện tử của bạn đã được chứng kiến, ký tên và đóng dấu công chứng vào tài liệu của bạn, bạn có thể kết nối với một công chứng viên trực tiếp. Tài liệu được công chứng của bạn sẽ có sẵn cho bạn dưới dạng kỹ thuật số hoặc bạn có thể gửi nó ở một nơi khác.
#2. Công chứng viên:
Với một nền tảng trực tuyến như OneNotary, bạn có thể có các bản công chứng trực tuyến nhanh chóng. Trên trang web của doanh nghiệp, có một công cụ lập lịch trực tuyến, nơi bạn có thể đặt một khoảng thời gian cho dịch vụ công chứng trực tuyến trong 15 phút. Bạn sẽ ngay lập tức nhận được lời mời qua email với thông tin bổ sung sau khi đăng ký. Mặc dù một số doanh nghiệp khác cung cấp dịch vụ nhanh chóng, nhưng phần lớn không cho phép bạn đặt lịch hẹn hoặc đảm bảo khung thời gian cụ thể.
#3. Công nghệ Nexsys:
Với dịch vụ công chứng trực tuyến hàng đầu cho các giao dịch bất động sản, Nexsys Technologies nổi bật. Công nghệ được doanh nghiệp sử dụng tập trung vào công chứng cho việc đóng và khởi tạo các khoản thế chấp nhiều trang.
#4. Camera công chứng
NotaryCam là một dịch vụ công chứng trực tuyến duy nhất có thể hoạt động với nhiều người ký tên để công chứng, ngay cả khi họ ở các địa điểm khác nhau.
Điều gì làm cho một tài liệu công chứng không hợp lệ?
Một tài liệu công chứng cũng sẽ bị từ chối nếu con dấu của công chứng viên đã hết hạn. Trong các trường hợp khác, dấu công chứng quá nhạt hoặc đậm, nhòe hoặc không đầy đủ có thể khiến văn bản công chứng bị từ chối hoặc vô hiệu.
Mất bao nhiêu để có được một tài liệu được công chứng ở Canada?
Ở Canada, lần công chứng đầu tiên (bao gồm con dấu và chữ ký của công chứng viên) có giá 37 đô la và các lần công chứng tiếp theo có giá 22 đô la mỗi lần.
Làm thế nào để tôi công chứng một tài liệu ở California?
Tại California, người ký một tài liệu phải có mặt trực tiếp trước một công chứng viên do tiểu bang chỉ định để hoàn tất việc ký. Trước khi phiên công chứng bắt đầu, tài liệu cần được hoàn thành và kiểm tra xem có sai sót hoặc thay đổi nào không.
Lệ phí công chứng bắt buộc phải được thanh toán bởi những người ký kết tại thời điểm công chứng. Một hình thức nhận dạng hợp pháp phải được cả hai người ký tên đưa ra cho công chứng viên để xác định danh tính của họ. Các ID này có thể bao gồm:
- Băng lai
- Hộ chiếu (Passport)
- Thẻ căn cước quân đội
- Chứng minh nhân dân do chính phủ cấp
- Thẻ thường trú
Sau đó, tài liệu sẽ được xem xét bởi tất cả các bên ký kết trước khi tất cả họ ký tên vào đó. Chữ ký xác nhận rằng người ký đã đọc toàn bộ tài liệu và họ đã tự nguyện ký vào đó.
Sau đó, công chứng viên áp dụng chữ ký của họ và niêm phong tài liệu sau khi nó đã được ký bởi từng người ký và họ cũng ghi lại giao dịch vào nhật ký công chứng của họ. Tài liệu được công chứng và ngay lập tức có hiệu lực pháp lý sau khi con dấu này được sử dụng.
Làm thế nào mạnh mẽ là một tài liệu công chứng?
Một tài liệu được công chứng, tùy theo hoàn cảnh của vụ án, có một số điểm tương đồng về mặt pháp lý. Lần đầu tiên, việc có một tài liệu được công chứng hợp lệ có nghĩa là tài liệu đó được thay đổi từ tài liệu hoàn toàn riêng tư sang tài liệu công khai mà tòa án có thể nhanh chóng yêu cầu nếu cần. Ngoài ra, các bên đã ký thỏa thuận được yêu cầu tuân theo các điều khoản của nó, điều này làm tăng độ tin cậy của bài viết.
Hơn nữa, thực tế là các tài liệu đã được công chứng có thể được chấp nhận tại tòa án là một điểm quan trọng khác cần lưu ý. Do kết quả của việc công chứng, chúng có thể được coi là bằng chứng hữu hình. Những tài liệu này thường được sử dụng để ngăn chặn các giao dịch gian lận vì bản chất của chúng, đặc biệt là khi nói đến các hợp đồng kinh doanh và pháp lý. Lưu ý rằng nếu bị kết tội làm giả tài liệu công chứng, luật sư có nguy cơ bị tước giấy phép hành nghề và tệ hơn nữa là bị phạt tù.
Tôi có thể viết một tài liệu và công chứng nó không?
Một tài liệu có chữ viết tay trên đó có thể được công chứng. Để đảm bảo họ sẽ chấp nhận tài liệu viết tay, trước tiên bạn phải xác nhận với tổ chức hoặc cơ quan có thẩm quyền nơi bạn gửi tài liệu.
Dịch Thuật Công Chứng Là Gì?
Nói một cách đơn giản, bản dịch công chứng là bản dịch có chữ ký của người dịch và được công chứng để xác nhận tính hợp pháp của nó. Nó không phải là một biện pháp kiểm soát chất lượng vì nó không chứng thực cũng như không khẳng định tầm cỡ của công việc.
CÔNG CỤ QUẢN LÝ TÀI LIỆU: Công dụng, Công cụ & Hướng dẫn Miễn phí
Cách ký tài liệu điện tử: Hướng dẫn từng bước
THEO DÕI TÀI LIỆU: Định nghĩa, Dịch vụ và Hướng dẫn
Tài liệu tham khảo:
