Định hướng cho nhân viên là một trong những cách để thúc đẩy mối quan hệ lành mạnh giữa nhân viên mới của bạn và những nhân viên đã có, cũng như môi trường mới của họ. Nó cung cấp cho nhân viên của bạn cái nhìn sâu sắc về những gì được mong đợi và những gì được mong đợi ở họ trong tổ chức. Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách bạn có thể tiến hành định hướng nhân viên thành công với danh sách kiểm tra để hướng dẫn bạn. Đầu tiên, chúng ta hãy xem tổng quan chung về định hướng nhân viên mới trông như thế nào.
Định hướng nhân viên mới là gì?
Định hướng nhân viên mới là quá trình giúp nhân viên mới được thuê làm quen với môi trường mới của họ. Nó cung cấp cho nhân viên thông tin tổ chức cơ bản mà họ cần để cảm thấy sẵn sàng cho nhóm, bộ phận và công việc mới của họ trong công ty. Định hướng nhân viên hiệu quả thông báo cho nhân viên về các tiêu chuẩn và kỳ vọng của công ty, xử lý mọi thủ tục giấy tờ và giải quyết mọi câu hỏi hoặc thắc mắc mà họ có thể có trước khi bắt đầu công việc mới.
Mục tiêu của định hướng nhân viên mới là chào đón nhân viên mới vào tổ chức, giải thích thông tin quan trọng về chính sách và văn hóa, và làm quen với nơi làm việc mới của họ.
Một kế hoạch và quy trình định hướng trước cho nhân viên sẽ giúp giảm bớt căng thẳng cho các nhà quản lý và các chuyên gia đào tạo, cho phép họ duy trì năng suất trong các nhiệm vụ hàng ngày của họ trong khi cũng bắt đầu một nhân viên mới.
Tại sao Định hướng Nhân viên Mới lại Quan trọng?
Định hướng có ý nghĩa quan trọng vì nó đánh dấu sự khởi đầu của mối quan hệ nhân viên - chủ nhân. Ngày đầu tiên làm việc là rất quan trọng vì các nhân viên tương lai muốn xác nhận quyết định chấp nhận lời đề nghị làm việc của bạn.
Cả nhân viên mới, sếp mới và đồng nghiệp của họ đều được hưởng lợi từ quá trình chuyển đổi suôn sẻ sang vai trò mới. Một nhân viên mới có thể sớm bắt đầu làm việc hiệu quả nếu những kỳ vọng và nghĩa vụ được truyền đạt rõ ràng cho họ. Một định hướng kỹ lưỡng và hấp dẫn, như là một phần của quy trình giới thiệu hiệu quả, cũng có thể hỗ trợ giảm thiểu tình trạng tiêu hao nhân viên mới do hiểu sai hoặc không đáp ứng được các kỳ vọng. Một chính sách định hướng nhân viên rõ ràng cũng sẽ đảm bảo rằng tất cả các thành viên mới trong nhóm đều nhận được thông tin và đào tạo giống nhau.
Định hướng cho nhân viên mới trong bao lâu?
Lượng thời gian thích hợp để dành cho việc định hướng nhân viên khác nhau ở mỗi tổ chức. Trước khi nhân viên mới có thể tham gia đầy đủ vào nhiệm vụ của họ, các lĩnh vực khác nhau yêu cầu các mức độ đào tạo và tóm tắt khác nhau. Tuy nhiên, tiêu chuẩn chung thường được chấp nhận cho định hướng nhân viên mới là ba giờ hoặc không quá một ngày làm việc.
Cách tạo chương trình định hướng nhân viên mới
Để tạo một chương trình định hướng cho nhân viên mới, hãy làm theo các bước sau:
# 1. Xác định thời gian biểu định hướng của bạn.
Xác định thời gian biểu cho các hoạt động và thủ tục trong khi lập kế hoạch định hướng. Bạn có thể yêu cầu lượng thời gian khác nhau tùy thuộc vào quy mô tổ chức của bạn và số lượng người trong mỗi chương trình định hướng. Đối với một số công ty, một vài giờ định hướng là đủ. Nếu bạn đang hướng dẫn một nhóm nhân viên mới lớn hơn hoặc có nhiều mặt bằng hơn, bạn có thể muốn kéo dài định hướng của mình trong một vài ngày.
# 2. Chuẩn bị sẵn tài liệu định hướng và tiếp cận phù hợp
Tùy thuộc vào nơi bạn thực hiện định hướng của mình, bạn có thể cần cung cấp cho nhân viên mới của mình quyền truy cập vào tòa nhà, chẳng hạn như thẻ khóa hoặc mã truy cập. Việc cung cấp thông tin như bản đồ, chỉ đường đến các tòa nhà và nơi đỗ xe có thể giúp các thành viên mới trong nhóm cảm thấy thoải mái hơn trong quá trình định hướng. Các tài liệu, bao gồm thông tin về nội dung định hướng và khung thời gian, có thể hỗ trợ nhân viên mới chuẩn bị cho ngày này.
# 3. Tham quan các cơ sở và văn phòng.
Bạn có thể bắt đầu định hướng của mình bằng một chuyến tham quan các tòa nhà và các địa điểm khác mà nhân viên có thể cần truy cập. Ví dụ: bạn có thể bắt đầu bằng một chuyến tham quan chung quanh văn phòng, bao gồm các phòng ban khác nhau, nhà ăn hoặc phòng ăn, phòng nghỉ, khu vực ngoài trời và khu vực sảnh đợi. Mô tả các cửa ra vào lý tưởng, cũng như các thủ tục và lối thoát hiểm. Bạn cũng có thể cung cấp thông tin về nơi để xe cũng như vị trí của cầu thang và thang máy.
#4. Lập kế hoạch thời gian để hoàn thành các thủ tục giấy tờ.
Hoàn thành các thủ tục giấy tờ cần thiết là một phần của quy trình giới thiệu cho nhân viên mới. Sắp xếp thời gian trong quá trình định hướng có thể đảm bảo rằng tất cả những người được tuyển dụng mới đều hiểu các thủ tục giấy tờ và có thể hoàn thành nó trước khi bắt đầu vị trí của họ. Cũng có thể thuận lợi cho những người mới tuyển dụng hoàn thành thủ tục giấy tờ của họ với sự có mặt của chuyên gia nhân sự để nếu họ không hiểu điều gì đó hoặc cần hỗ trợ, họ có thể hỏi bạn.
# 5. Thu hút sự tham gia của nhân viên hiện tại trong việc định hướng.
Sẽ rất thuận lợi nếu đưa các nhân viên hiện tại vào quá trình định hướng. Điều này có thể liên quan đến việc các trưởng nhóm hoặc người quản lý dẫn dắt các khía cạnh cụ thể của định hướng để thể hiện khả năng lãnh đạo của họ và bắt đầu tạo mối quan hệ với thành viên mới trong nhóm. Điều này cũng có thể dẫn đến việc giới thiệu nhân viên hiện tại với nhân viên mới thông qua việc tham gia các hoạt động. Bạn cũng có thể khuyến khích một số nhân viên liên hệ với những người được thuê gần đây để chào mừng họ đến với tổ chức và trả lời các câu hỏi dành riêng cho nhân viên.
# 6. Điều phối các hoạt động xây dựng nhóm và định hướng
Nếu bạn lên kế hoạch cho các hoạt động xây dựng nhóm của mình trước thời hạn, bạn sẽ có nhiều thời gian hơn để thu thập nguồn cung cấp và sắp xếp từng bài tập. Cân nhắc ghép các thành viên mới trong nhóm với nhau để giới thiệu họ với mọi người nếu bạn đang dẫn đầu một định hướng lớn. Cân nhắc đưa ra những người bắt đầu cuộc trò chuyện hoặc tạo trò chơi khuyến khích những người mới tuyển dụng cộng tác và cạnh tranh để giành giải thưởng.
# 7. Cung cấp chương trình và thiết bị đào tạo
Giúp mỗi thành viên trong nhóm cài đặt và sử dụng công nghệ của họ có thể làm cho ngày làm việc đầu tiên của họ hiệu quả hơn. Ví dụ, bạn có thể dạy họ cách sử dụng máy tính hoặc chương trình tại nơi làm việc. Cung cấp cho họ chi tiết đăng nhập và thông tin về cách công ty của bạn duy trì an ninh mạng sẽ giúp họ bảo vệ dữ liệu của mình và tuân theo chính sách công nghệ của công ty.
#số 8. Lập kế hoạch hành động của bạn cho sau khi định hướng.
Lập kế hoạch cho những việc cần làm sau khi người mới thuê đã hoàn thành định hướng của họ. Bạn có thể thêm cuộc họp với thành viên nhóm mới do người giám sát hoặc chuyên gia nhân sự lên lịch trong kế hoạch này. Tỷ lệ giữ chân có thể được tăng lên bằng cách đảm bảo họ cảm thấy thoải mái và thành công trong công việc của họ. Theo định hướng, bạn có thể lên lịch các buổi tiếp theo sau hai tuần, một tháng và hai tháng sau. Các khoảng thời gian khác nhau có thể thích hợp hơn tùy thuộc vào công ty và ngành.
Để hiểu rõ hơn cảm xúc của thành viên mới trong nhóm, trưởng nhóm hoặc chuyên gia nhân sự có thể hỏi những câu hỏi sau trong các cuộc họp này:
- Bạn có tin rằng mình đã được chuẩn bị đầy đủ cho vai trò mới của mình không?
- Bạn có tin rằng bạn đã hiểu rõ về công ty?
- Bạn nghĩ gì về vai trò của bạn trong tổ chức này?
- Có bất kỳ câu hỏi nào vẫn chưa được trả lời?
- Giao tiếp của bạn với người quản lý của bạn có hiệu quả không?
- Bạn có kế hoạch phát triển nhân viên nào trong tương lai?
- Việc đào tạo liên quan đến công việc mà bạn nhận được có mang lại lợi ích không?
- Khóa đào tạo có đủ thông tin không?
- Bạn có tin rằng khóa đào tạo của bạn là đáng giá không?
Chuẩn bị cho Định hướng nhân viên mới thành công
Bạn có thể sử dụng các đề xuất sau để xây dựng một định hướng tuyển dụng gần đây hiệu quả và thành công:
Tạo môi trường chào đón: Bạn có thể tạo ra một môi trường dễ chịu bằng cách chào đón nhân viên mới ngay khi họ bước vào cơ sở và chỉ đường cho họ. Những món quà nhỏ hoặc gói chào mừng cũng là những cách tuyệt vời để xây dựng một môi trường chào đón.
Cung cấp thông tin chi tiết: Khi các thành viên mới trong nhóm không hiểu chuyện gì đang xảy ra hoặc phải đi đâu, điều đó có thể gây nhầm lẫn, vì vậy hãy đảm bảo cung cấp cho họ càng nhiều thông tin càng tốt. Cân nhắc gửi email trước khi định hướng để hỏi về bất kỳ thắc mắc nào mà nhân viên mới có thể có để nắm bắt tốt hơn thông tin họ yêu cầu.
Thêm thời gian nghỉ uống cà phê và ăn uống: Bạn có thể thêm thời gian nghỉ giải lao để uống nước, cà phê và đồ ăn nhẹ, tùy thuộc vào thời lượng của buổi định hướng của bạn. Nó có thể giúp duy trì động lực cho nhân viên mới và tạo cơ hội đối thoại tự phát.
Đọc thêm: GIỚI THIỆU CÁC PHƯƠNG PHÁP TỐT NHẤT: Dành cho Nhân viên & Khách hàng.
Hỗ trợ nhân viên thiết lập mục tiêu: Trong quá trình định hướng, bạn có thể sử dụng thời gian để hỗ trợ các thành viên mới trong nhóm thiết lập các mục tiêu về hiệu suất và năng suất. Điều này có thể giúp họ xác định khung thời gian và theo dõi sự tiến bộ của họ so với mục tiêu ban đầu của họ.
Tạo điều kiện thuận lợi cho việc giới thiệu từ xa: Nếu bạn có một nhóm làm việc từ xa, hãy thử khuyến khích nhân viên của bạn giới thiệu bản thân với những nhân viên mới. Bạn có thể thực hiện điều này bằng cách yêu cầu từng nhân viên liên hệ với những người mới thuê qua email hoặc không gian làm việc trực tuyến.
Tạo danh sách kiểm tra định hướng nhân viên: Danh sách kiểm tra bao gồm từng mục bạn muốn hoàn thành có thể giúp bạn lập kế hoạch và theo dõi các mục tiêu định hướng nhân viên của mình. Cân nhắc đưa một bản sao cho nhân viên mới và giữ một bản cho chính bạn để theo dõi sự phát triển của họ.
Yêu cầu phản hồi về định hướng: Bạn có thể nhận được phản hồi về định hướng bằng cách thực hiện một cuộc khảo sát hoặc lên lịch một cuộc họp với những người mới thuê. Các thành viên mới trong nhóm có thể đề xuất cách cải thiện quy trình.
Danh sách Kiểm tra Định hướng Nhân viên là gì?
Danh sách kiểm tra định hướng nhân viên mô tả một quy trình định hướng có tổ chức để đảm bảo rằng mỗi nhân viên mới nhận được sự giới thiệu phù hợp với tổ chức, gặp đúng người và có các công cụ cần thiết để sớm trở thành một nhân viên hiệu quả. Dưới đây là danh sách kiểm tra để giúp bạn bắt đầu định hướng cho nhân viên mới:
# 1. Giải thích sứ mệnh, giá trị và chính sách của công ty
Nếu tổ chức của bạn kiên quyết cung cấp dịch vụ khách hàng xuất sắc hoặc đam mê làm việc theo nhóm, chương trình định hướng có thể đảm bảo rằng thông điệp này được truyền đạt đến tất cả các nhân viên mới một cách nhất quán.
- văn hóa
- Các giá trị
- Tầm nhìn / Sứ mệnh
- Điều Luật
# 2. Trước ngày làm việc đầu tiên của nhân viên mới
- Tôi nên đến khi nào và ở đâu?
- Tôi nên đỗ xe ở đâu?
- Tôi nên báo cáo với ai?
- Thông báo cho các nhân viên khác rằng một nhân viên mới đang bắt đầu.
- Máy trạm, vật tư văn phòng và các thiết bị khác đã sẵn sàng.
- Truy cập máy tính và điện thoại được thiết lập hoặc lên kế hoạch.
# 3. Định hướng theo bộ phận và công việc
- Mô tả giờ làm việc / ca làm việc của bạn.
- Ngày trả lương
- Chải lông và trang phục
- Thời gian nghỉ cho kỳ nghỉ
- Nghỉ ốm
- Breaks
- Mô tả các thủ tục và kỳ vọng đào tạo.
- Mô tả đánh giá hiệu suất.
- Hướng dẫn nhân viên
#4. Gửi lời chào đến nhân viên mới của bạn
- Chào đón nồng nhiệt
- Giới thiệu việc tuyển dụng mới cho tất cả các nhân sự quan trọng.
- Giới thiệu việc thuê mới cho tất cả những người mà người thuê mới sẽ làm việc trong một ca làm việc.
- Hiển thị “bức tranh toàn cảnh” hoặc mỗi vị trí có liên quan như thế nào với những vị trí khác trong nhóm.
- Chỉ ra cách nhóm tương tác với các phòng ban hoặc bộ phận khác của doanh nghiệp.
- Nếu có thể, nhân viên nên gặp chủ sở hữu, Giám đốc điều hành hoặc một giám đốc điều hành cấp cao khác.
- Chia sẻ tầm nhìn, mục tiêu, giá trị và lịch sử của công ty bạn.
- Chỉ định một “người bạn” cho người mới thuê của bạn, người có thể giải quyết các câu hỏi thủ tục đơn giản sau đó.
# 5. Các yếu tố cần thiết
- Cho biết vị trí của phòng vệ sinh.
- Cho biết vị trí của phòng ăn trưa.
- Cung cấp một chuyến tham quan ngắn gọn về các cơ sở.
- Cho thấy người thuê mới của bạn đã giữ các vật dụng cá nhân.
- Cho biết vị trí của phòng nghỉ hoặc nơi nghỉ giải lao.
# 6. Giải thích các chính sách và tiêu chuẩn của công ty
- Chính sách về hút thuốc
- Kỷ luật
- Trộm
- Sử dụng Internet và điện thoại trong giờ làm việc
- Vắng mặt
- Nơi làm việc không bị bắt nạt và quấy rối
- Cải tiến và đào tạo tại chỗ
- Thực hành trong ngày
- Sử dụng cá nhân vật liệu và thiết bị
- Danh sách việc làm và thăng chức
- Thương lượng tập thể
- Các thủ tục khiếu nại, cả không chính thức và chính thức
- Hội thảo
# 7. Quy trình an ninh, an toàn và khẩn cấp tại nơi làm việc
- Cách bảo mật
- Cách Yêu cầu Hỗ trợ
- Cách xử lý một nhân viên hoặc khách hàng nguy hiểm
- Kỹ thuật an toàn cháy nổ
- Các biện pháp phòng ngừa an toàn cá nhân
- Báo cáo tai nạn
- Trạm sơ cứu / nguồn lực
- Kế hoạch Sức khỏe và An toàn cho COVID-19
- COVID-19 Các giao thức, chính sách và thủ tục về sức khỏe và an toàn
- Thiết bị an toàn cá nhân
#số 8. Hoàn thành mọi thủ tục giấy tờ
- Khuyến khích nhân viên tiềm năng đăng ký vào các kế hoạch lợi ích của công ty.
- Yêu cầu nhân viên mới điền vào tất cả các biểu mẫu trả lương.
- Giải thích thời gian, cách thức và những gì họ được bồi thường.
Nếu nhân viên mới được đại diện bởi công đoàn, thì thường có một phần của khóa đào tạo, trong đó đại diện công đoàn giải thích các yêu cầu và lợi ích của tư cách thành viên công đoàn.
# 9. Thiết lập công việc và kỳ vọng của công ty
- Giai đoạn thử việc và giai đoạn đánh giá hiệu suất
- Kiểm tra mô tả công việc, làm nổi bật những gì được mong đợi về:
- Vai trò và nhiệm vụ chính
- Tiêu chí thực hiện
- Giờ
- Họp mặt nhân viên
- Khối lượng công việc
- Hội thảo
Đặc biệt chú trọng trong khi truyền đạt khái niệm dịch vụ khách hàng của bạn.
# 10. Bắt đầu định hướng cho nhân viên
Hướng dẫn sơ bộ vào ngày đầu tiên, cho dù đó là cách sử dụng máy tính tiền hay cách quản lý các cuộc điện thoại.
Giải thích rằng bạn sẽ tiếp tục đào tạo trong những ngày tới, cho dù đó là cố vấn trực tiếp hay tham gia một buổi đào tạo.
Điều gì tạo nên một định hướng thành công?
Điều quan trọng là nhân viên cảm thấy thoải mái khi đặt câu hỏi và đưa ra đề xuất trong quá trình định hướng. Trong hầu hết các trường hợp, loại đầu vào này hỗ trợ công ty giải quyết các vấn đề mà nhân viên gặp phải. Với thông tin này trong tay, một công ty có thể thực hiện các thay đổi về cấu trúc khi cần thiết.
Ba giai đoạn định hướng là gì?
Khi nói đến định hướng của nhân viên có thể được phân loại thành ba loại và chúng bao gồm:
- Định hướng trước.
- Định hướng công việc tại chỗ và.
- Định hướng công việc cụ thể.
Ai chịu trách nhiệm định hướng cho nhân viên mới?
Người quản lý tuyển dụng chịu trách nhiệm điều phối và thực hiện tất cả các khía cạnh của quy trình giới thiệu nhân viên mới. Sự tham gia và sáng kiến của người quản lý tuyển dụng trong suốt quá trình tuyển dụng mới ổn định thành công là rất quan trọng đối với sự hài lòng của người sau với công việc mới của họ.
Định hướng nên kéo dài bao lâu?
Giới thiệu thường bị nhầm lẫn với định hướng nhân viên, nhưng cả hai thực sự khá khác biệt. Một chương trình định hướng điển hình kéo dài từ hai đến năm ngày. Đó là quá trình tích hợp tinh thần, cảm xúc và hợp pháp của một nhân viên mới vào một tổ chức.
Những gì mong đợi trong quá trình định hướng?
Định hướng công việc thường bao gồm một bài thuyết trình về công ty, gặp gỡ các đồng nghiệp và nhóm mới, tìm hiểu về các chính sách và thủ tục của công ty, v.v. Nhân viên mới cũng sẽ được yêu cầu ký vào các tài liệu việc làm khác nhau vào thời điểm này, bao gồm cả những tài liệu liên quan đến thuế và bảng lương.
Làm thế nào để bạn bắt đầu một định hướng?
Để bắt đầu, vui lòng giới thiệu bản thân và mô tả ngắn gọn vai trò của bạn với tư cách là một trong những nhà lãnh đạo chủ chốt của công ty. Mỗi nhà lãnh đạo nên chuẩn bị một bài phát biểu ngắn để trình bày cho những người tham dự định hướng. Treo một sơ đồ ở phía trước của căn phòng phác thảo cấu trúc doanh nghiệp của bạn. Thêm hình ảnh của các thành viên trong nhóm bên cạnh tên của họ.
Bạn có bắt đầu công việc ngay sau buổi định hướng không?
Buổi định hướng có thể diễn ra trước khi bạn bắt đầu làm việc hoặc có thể diễn ra trong vài tuần đầu tiên khi bạn đi làm. Trước khi rời đi, hãy đảm bảo rằng bạn đã làm mọi thứ cần thiết để có một khởi đầu thuận lợi trong công việc mới.
Cuối cùng,
Tiến hành định hướng nhân viên mới giúp nhân viên mới của bạn làm quen với môi trường mới của họ. Danh sách kiểm tra trên sẽ giúp bạn tiến hành một chương trình định hướng nhân viên tốt.
Những câu hỏi thường gặp
Ba kiểu định hướng của nhân viên là gì?
Ba kiểu định hướng cho nhân viên là định hướng truyền thống, định hướng tương tác và định hướng lại.
Mục đích của việc định hướng nhân viên mới là gì?
Mục đích của việc định hướng cho nhân viên mới là làm cho nhân viên mới cảm thấy được chào đón, hòa nhập vào công ty và có khả năng thực hiện thành công vị trí mới càng sớm càng tốt.
Một chương trình định hướng tốt là gì?
Một chương trình định hướng tốt là một chương trình cho phép nhân viên đặt câu hỏi và cung cấp phản hồi về cảm nhận của họ về công việc của họ.
Bài viết liên quan
- Sự phát triển của tiếp thị (Giải thích)
- Danh thiếp Bất động sản: Ý tưởng, Mẫu, Mẫu & Báo giá tốt nhất để chốt giao dịch nhanh hơn
- Tiếp thị dịch vụ: Hướng dẫn toàn diện (+ Ví dụ thực tế)
- THẺ KINH DOANH SALON: Mẫu và Ý tưởng hấp dẫn để truyền cảm hứng cho bạn (+ công cụ nhanh)
- Danh thiếp Nhiếp ảnh: Mẫu, Mẫu, Ý tưởng, Công cụ miễn phí (+ Hướng dẫn nhanh)
- PHỎNG VẤN Ở LẠI: Mẹo Thực hiện Phỏng vấn Ở lại (+ Câu hỏi ví dụ)
- XÉT NGHIỆM THUỐC TRƯỚC NHÂN VIÊN: Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn thất bại? (Hướng dẫn dễ dàng)
