Viết báo cáo hàng tháng là một công cụ có giá trị để trình bày những thành tích và nhiệm vụ hiện tại của bạn cho công ty của bạn. Khi bạn xem xét hiệu suất và mức năng suất gần đây nhất của mình, quy trình sản xuất báo cáo cũng có thể quy trách nhiệm cho nhóm của bạn. Hãy cùng xem mẫu báo cáo hàng tháng chi tiết sẽ giúp chúng ta viết hay tạo một bản báo cáo hàng tháng hiệu quả.
Báo cáo hàng tháng là gì?
Báo cáo hàng tháng tóm tắt tất cả các hành động đã xảy ra và đang diễn ra trên một dự án trong một tháng cụ thể. Các báo cáo hàng tháng được các nhà quản lý dự án sử dụng để thông báo cho khách hàng về phạm vi hoạt động, các mối đe dọa đối với lịch trình, ngân sách hoặc nguồn lực và các vấn đề khác. Báo cáo hàng tháng cũng cung cấp một cái nhìn tổng quan về các nhiệm vụ của dự án vẫn cần phải hoàn thành.
Báo cáo hàng tháng nên ngắn gọn nhưng toàn diện, bao gồm các hoạt động và hành động quan trọng đã thực hiện cũng như các mục tiêu cho tháng tiếp theo.
Các thành phần cơ bản của báo cáo hàng tháng
# 1. Nhãn và Tiêu đề
Để đảm bảo rằng bất kỳ ai đọc báo cáo của bạn đều hiểu nội dung của nó, hãy đặt tiêu đề và gắn nhãn nó một cách rõ ràng và chính xác, bao gồm các thông tin chính như loại báo cáo, khoảng thời gian được đề cập trong báo cáo, ngày gửi báo cáo, tên bộ phận hoặc nhóm và tên riêng của bạn. Hãy định dạng tiêu đề của một tháng trong ví dụ dưới đây.
Ví dụ:
SMARTASSET.COM
BÁO CÁO HÀNG THÁNG CỦA ĐỘI TUÂN THỦ THÁNG 2020 NĂM XNUMX
Tổng hợp bởi Jane Reed
Ngày gửi: 3/2020/XNUMX
# 2. Định dạng
Trước khi bạn viết báo cáo hàng tháng đầu tiên của mình, hãy kiểm tra với người giám sát của bạn để xem liệu có một mẫu cụ thể nào bạn nên làm theo hay không. Vì vậy, nếu tổ chức hoặc bộ phận của bạn không có mẫu, hãy hỏi sếp của bạn xem ông ấy có sở thích nào đối với bố cục báo cáo của bạn hay không.
# 3. Thành tích và Trạng thái hiện tại
Sử dụng danh sách có dấu đầu dòng để trình bày ngắn gọn tất cả những gì đã đạt được trong tháng và trạng thái của mọi sáng kiến đang tiếp tục.
Ví dụ:
- Đã hoàn thành việc xem xét từng dòng về các tiêu chuẩn quy định cấp phép thẩm định của từng tiểu bang.
- Đơn xin phê duyệt Giới thiệu về Thẩm định Bất động sản đã được nộp đến Illinois, New York và Montana; thời gian quay vòng dự kiến cho Illinois là ba tuần, và bốn đến sáu tuần cho New York và Montana.
- Alabama và Georgia đã chấp thuận khóa học.
- Tại California, tôi đã tham dự một hội nghị công nghiệp.
- Quá trình chứng nhận để phát triển giáo dục thường xuyên đã được hoàn thành.
Mô tả mục tiêu của bạn trong tháng tới.
Báo cáo hàng tháng của bạn nên bao gồm việc cung cấp thông tin về kế hoạch của tháng sắp tới. Mặc dù phần này không cần phải quá rộng, nhưng cần nhấn mạnh rằng bạn và nhóm của bạn đã thiết lập các mục tiêu khó cho tương lai gần.
Ví dụ:
Mục tiêu và Kế hoạch tháng 2020 năm XNUMX
- Bắt đầu xem xét luật cấp phép môi giới bất động sản ở mỗi bang trong số 50 tiểu bang.
- Gửi đơn xin phê duyệt khóa học Thẩm định Trung cấp đến Nam Carolina, Arkansas, Texas và Indiana.
- Stephen và Christine sẽ tham dự cuộc họp hàng quý của Ban Thẩm định Florida tại Orlando.
- Bắt đầu quá trình thiết kế khóa học cho ba khóa học CE bất động sản mới.
Đưa ra một bản tóm tắt
Khi cần thiết, hãy viết một bản tóm tắt về vị trí của mọi thứ đối với nhóm của bạn hoặc công việc cá nhân của bạn.
Ví dụ:
Nhóm tuân thủ đã có một tháng làm việc hiệu quả vào tháng 2020 năm 50. Chúng tôi đã hoàn thành việc xem xét các quy định cấp phép thẩm định của tiểu bang, gửi đơn xin phê duyệt ba khóa học cho các cơ quan quản lý của tiểu bang, nhận được phê duyệt khóa học từ hai tiểu bang, tham dự một sự kiện kết nối ở California và hoàn thành chín -quá trình chứng nhận hàng tháng để chúng tôi có thể tiếp tục phát triển các chương trình giáo dục thường xuyên. Julie Connor xứng đáng được ghi nhận đặc biệt vì nỗ lực chăm chỉ của cô ấy trong việc liên hệ với XNUMX ban quản lý qua điện thoại và email để xác nhận rằng dữ liệu của chúng tôi là chính xác.
Những điều khác cần xem xét
Dưới đây là một số điều khác cần nghĩ đến khi bạn muốn viết báo cáo hàng tháng:
Người giám sát của bạn có thể yêu cầu một bản tổng quan tài chính nhanh chóng về các khoản chi tiêu của bạn trong tháng. Bao gồm một bảng trong tài liệu của bạn có thể là cách tiếp cận hiệu quả nhất để truyền đạt các con số của bạn.
Mặc dù mục đích của báo cáo hàng tháng là cung cấp tài khoản nhanh về các hành động của bạn trong tháng, điều quan trọng là phải cảm ơn các đồng nghiệp là thành viên trong nhóm của bạn hoặc những người đã hỗ trợ bạn. Đảm bảo đưa tên của họ vào báo cáo và tất nhiên, tên của họ được viết đúng chính tả.
Khi bạn muốn tạo một báo cáo hàng tháng mới, hãy xem qua những báo cáo trước đó. Một số dự án và hoạt động nhất định, chẳng hạn như nộp đơn cho các cơ quan nhà nước, có thể mất nhiều thời gian để hoàn thành. Hãy tính toán kỹ lưỡng mọi thứ bạn đã làm và hoàn thành.
Cách viết hoặc tạo một báo cáo hàng tháng tốt
Báo cáo dự án là một công cụ hiệu quả cho cả quản lý trong và ngoài dự án. Báo cáo tiến độ hàng tháng thường là một cuốn sổ ghi chép có thể được sử dụng trong trường hợp có tranh chấp pháp lý. Tất cả các thành viên dự án có nhiệm vụ chuyên môn là báo cáo chính xác dự án trong khả năng tốt nhất của họ bằng cách sử dụng các dữ liệu có sẵn tại thời điểm đó.
Báo cáo hàng tháng cũng là một cơ chế để ảnh hưởng đến sự thay đổi đáng kể đối với một dự án. Tuy nhiên, nếu không ai đọc báo cáo hoặc nếu nó quá phức tạp, nó sẽ mất mục đích và hiệu quả. Dưới đây là năm lưu ý cần ghi nhớ khi bạn viết hoặc tạo báo cáo hàng tháng để đảm bảo chúng mang lại giá trị đáng kể cho dự án.
#1. Thiết kế đồ họa
Khi bạn viết báo cáo hàng tháng, hãy thay thế văn bản bằng một bảng hoặc con số bất cứ khi nào có thể. Khi nói đến việc phát triển các báo cáo đơn giản, dễ hiểu, câu ngạn ngữ “một bức tranh đáng giá một ngàn lời nói” không thể đúng hơn. Khối lượng lớn dữ liệu có thể được giải thích dễ dàng bằng cách sử dụng biểu đồ và các biện pháp khác. Chúng tôi tuân theo quy tắc rằng báo cáo của bạn càng lên cao trong chuỗi thức ăn, thì việc tóm tắt dữ liệu đến “cấp lớp năm” càng quan trọng. Điều này không có nghĩa là các nhà quản lý cấp cao là học sinh lớp năm, nhưng thời gian của họ có hạn, và một báo cáo theo hướng văn bản khó hiểu có thể khiến họ chìm trong bóng tối về các vấn đề thực sự của dự án.
# 2. Thay thế các câu dài phức tạp cho các câu ngắn gọn có ý nghĩa
Nhiều thành viên trong nhóm dự án mắc sai lầm khi gõ những câu dài dòng khi họ có thể nói nhiều hơn nhưng lại ít hơn nhiều. Báo cáo dự án không được cho là thú vị. Chúng phải là một tập hợp đầy đủ các sự kiện, con số và quan sát. Vì vậy, một báo cáo xuất sắc phải chỉ ra được vị trí của dự án, nơi nó đang hướng tới, những mối quan tâm quan trọng và cách họ giải quyết những vấn đề đó.
# 3. Số trang nên được bao gồm trong mục lục
Người đọc có thể chỉ yêu cầu một dữ kiện, con số hoặc tuyên bố từ báo cáo hàng tháng của bạn. Làm cho nó đơn giản để họ tìm thấy thông tin họ yêu cầu. Đảm bảo rằng mỗi phần được đặt tên tốt và có số trang trong mục lục. Không có gì khiến người đọc khó chịu hơn việc cầm một bản báo cáo lên và thấy mục lục thiếu số trang. Nếu bạn không muốn bao gồm số trang, hãy gọi nó là “Đề cương báo cáo” thay vì “Mục lục”.
#4. Kiểm tra phần nội dung của văn bản để tìm phần đính kèm
Các tài liệu đính kèm của báo cáo được bao gồm để cung cấp cho người đọc thêm thông tin khi cần thiết. Tạo một nhận xét hoặc một quan sát trong báo cáo hàng tháng và gửi cho người đọc các tệp đính kèm thích hợp nếu họ muốn kiểm tra dữ liệu hoặc thông tin hỗ trợ.
# 5. Tạo một bản tóm tắt điều hành mạnh mẽ
Một báo cáo hàng tháng không giống như một luận văn đại học. Sự thật là hầu hết độc giả sẽ chỉ đọc phần tóm tắt điều hành và một vài phần khác. Vì vậy, hãy sử dụng bản tóm tắt điều hành để đưa ra lập luận của bạn và truyền cảm hứng cho hành động trên toàn dự án. Nếu có vấn đề, đừng ngại đưa chúng lên. Nếu bạn không xử lý mối lo ngại ngay lập tức, chúng sẽ quay lại ám ảnh nhóm dự án.
Các loại báo cáo hàng tháng
Báo cáo hàng tháng được phân thành ba loại:
# 1. Báo cáo trạng thái hàng tháng
Báo cáo tình trạng hàng tháng thường xuyên được đưa cho người giám sát như một bản cập nhật về các kế hoạch và hoạt động của nhân viên. Nó gần như chắc chắn sẽ được gửi đến người quản lý của người giám sát như một phần bổ sung cho báo cáo của chính anh ta. Nó cũng hoạt động như một bản ghi về quá trình làm việc của nhân viên và là một nguồn hữu ích trong các cuộc đánh giá hiệu suất hàng năm.
# 2. Báo cáo dự án hàng tháng
Mẫu báo cáo này không yêu cầu nhiều chi tiết cụ thể như báo cáo dự án hàng tuần, nhưng nó cung cấp một cái nhìn cấp cao hơn về sự phát triển của dự án. Các bên liên quan thường quan tâm đến việc theo dõi ngân sách, chi tiêu, chất lượng đầu ra của dự án và các rủi ro, vấn đề và các vấn đề ảnh hưởng đến dự án.
# 3. Báo cáo tiến độ hàng tháng
Mặt khác, các nhà thầu tạo một báo cáo tiến độ hàng tháng để cung cấp cho khách hàng ý tưởng về vị trí của dự án tại thời điểm này. Do vị trí của họ, khách hàng và nhà thầu có thể không gặp nhau thường xuyên. Khách hàng có thể không có đủ thời gian để theo dõi tiến độ của dự án. Báo cáo tình trạng dự án hàng tháng đóng vai trò là một kênh liên lạc quan trọng giữa nhà thầu và khách hàng, trong trường hợp này, vì vậy báo cáo phải càng đầy đủ càng tốt.
Làm thế nào tôi nên giới thiệu một báo cáo?
Tóm tắt hoặc giới thiệu luôn là phần đầu tiên của báo cáo mà bạn bắt đầu viết. Phần này chỉ nên chiếm một hoặc hai trang để cung cấp cho người đọc cái nhìn tổng quan nhanh về những phát hiện hoặc kết quả của bạn.
Làm cách nào để tạo một báo cáo tóm tắt?
Một báo cáo ngắn gọn bao gồm các chi tiết quan trọng về một chủ đề nhất định nhằm mục đích giáo dục người đọc. Một báo cáo có thể được gửi bằng miệng hoặc bằng văn bản dưới dạng một bản ghi nhớ hoặc thư. Nó thường bao gồm tổng quan về báo cáo, một số thông tin cơ bản, mục tiêu rõ ràng và kết luận.
Báo cáo phục vụ như thế nào?
Kết quả nghiên cứu được trình bày và thảo luận trong các báo cáo. Sự biện minh cho nghiên cứu, mô tả về phương pháp nghiên cứu, phát hiện, kết quả, thảo luận logic và kết luận/khuyến nghị đều được đưa ra cho người đọc.
Phần giới thiệu có cần thiết cho một báo cáo không?
Và phần giới thiệu là rất quan trọng đối với bất kỳ báo cáo. Người đọc phải tin rằng báo cáo chứa thông tin đáng đọc trong phần này, phần thường được đọc nhiều nhất.
Tổng kết
Điều quan trọng cần nhớ là báo cáo phải rõ ràng về bất kỳ vấn đề ngữ pháp hoặc đánh máy nào và cách trình bày báo cáo thể hiện cá tính và tính chuyên nghiệp của người viết báo cáo.
Các câu hỏi thường gặp trên báo cáo hàng tháng
Điều gì tạo nên một báo cáo hàng tháng tốt?
Một báo cáo tốt bao gồm tất cả thông tin mà nhóm quản lý của bạn yêu cầu để đưa ra quyết định. Bao gồm tổng quan cấp cao về thẻ điểm của tổ chức hoặc bộ phận của bạn để giúp họ dễ dàng hơn. Nội dung của phiếu ghi điểm này phải được cấu trúc theo thứ tự mà nó sẽ được đọc.
Báo cáo quản trị hàng tháng là gì?
Báo cáo quản trị hàng tháng là tài liệu xem xét và đánh giá hiệu quả hoạt động và tài chính của công ty bạn hàng tháng. Các báo cáo này cho phép nhóm quản lý của bạn theo dõi hiệu suất trong quá khứ và hiện tại của công ty bạn và đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt.
Báo cáo tiến độ hàng tháng là gì?
Thuật ngữ “Báo cáo tiến độ hàng tháng” hoặc “Báo cáo tiến độ” đề cập đến một báo cáo tiến độ của các Công trình đáp ứng các tiêu chuẩn theo chỉ dẫn của Chủ đầu tư / Quản lý dự án.
- BÁO CÁO TÀI CHÍNH: Tất cả những gì bạn cần biết với các Ví dụ (+ công cụ dễ dàng nhanh chóng)
- Báo cáo Bảng lương: Hướng dẫn Chi tiết về Báo cáo Bảng lương (Mở trong tab trình duyệt mới)
- Người bảo lãnh thế chấp: Quy trình, Mức lương, Công việc & Cách trở thành Hướng dẫn viên MU.
- VAY TRỰC TUYẾN: LỰA CHỌN TỐT NHẤT ĐỂ TÌM KIẾM (+ HƯỚNG DẪN NỘP ĐƠN)
- Trình tạo Mẫu Email Tốt nhất. Làm thế nào để chọn?
